UserManual WCM Distributor [PDF]

Citation preview

User Manual Web Commerce



Pupuk Indonesia Holding Company (PIHC) Group



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 2 dari 103



DAFTAR ISI 1. Profil dan Akun ....................................................................................................... 3 2. Distributor ............................................................................................................... 7 3. Sales Area ............................................................................................................ 13 4. Gudang ................................................................................................................ 15 5. Pengecer .............................................................................................................. 16 6. SPJB Operasional ................................................................................................... 38 7. RDKK ...................................................................................................................... 42 8. Permintaan Penebusan ........................................................................................... 53 9. Monitoring Order ..................................................................................................... 61 10. Rencana Penebusan ............................................................................................. 74 11. Monitoring DO ....................................................................................................... 78 12. Penyaluran DO ...................................................................................................... 81 13. Item Penyaluran .................................................................................................... 88 14. Laporan Bulanan Distributor.................................................................................. 92 15. Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer .............................................................. 97



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 3 dari 103



1. Profil dan Akun LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce Nomor Dokumen 001 Nama Proyek Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by Tim WCM



Tanggal



PENJELASAN WEB COMMERCE (WCM) Web Commerce atau lebih sering disebut dengan WCM merupakan sebuah situs yang membantu Distributor untuk melakukan pembelian pupuk subsidi kepada Produsen atau Anak Perusahaan Pupuk Indonesia. Masing-masing Distributor akan diberikan sebuah username dan password untuk dapat mengakses WCM melalui email yang dikirimkan pada saat pertama kali terdaftar sebagai Distributor. Jika Admin Pupuk Indonesia tidak mengisi field email pada saat pembuatan Distributor, maka email akan dikirimkan ke alamat email Admin Pupuk Indonesia. Berikut ini adalah contoh email yang dikirimkan ke Distributor:



Dokumen ini akan menjelaskan bagaimana mengelola akun yang dimiliki oleh Disributor.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 4 dari 103



DISPLAY PROFILE Display Profile dapat dilakukan oleh User yang sedang Login. Informasi yang terdapat pada profile ini adalah nama User dan email User. Berikut langkah-langkah untuk Display Profile: 1. Login ke Web Commerce baik sebagai Admin atau Distributor.



Keterangan: No. Field/Tombol Nama 1. Pengguna



Mandatory/Option Mandatory



2.



Kata Kunci



Mandatory



3.



Lupa Password?



Optional



4.



Masuk



-



Fungsi Username untuk masuk ke halaman Web Commerce Password untuk masuk ke halaman Web Commerce Jika Distributor lupa atau hendak mengganti Password. Tombol untuk masuk ke halaman utama Web Commerce.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 5 dari 103



2. Klik tombol Admin di sebelah kanan atas dan pilih Profile.



3. Sistem akan menampilkan halaman berikut ini.



Nama pengguna merupakan Username Login yang digunakan untuk akses ke Web Commerce. Sedangkan Email yang tertera pada halaman tersebut merupakan alamat Email yang telah diisi pada Customer master data SAP. Email ini dapat diubah sesuai dengan kebutuhan User terkait. Karena informasi contact person ini terdapat pada general data, untuk mengubahnya maka Distributor memberikan informasi ke Admin Anper untuk melakukan perubahan Email.



UBAH PASSWORD Ubah password dapat dilakukan oleh User yang sedang Login. Fitur ini dapat digunakan untuk mengubah password default yang diberikan oleh sistem melalui Email. Berikut langlah-langkah untuk Ubah Password yang dilakukan oleh Distributor setelah mendapat password baru dari Email: 1. Klik



pada bagian kanan bawah halaman.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 6 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



2. Sistem akan menampilkan halaman Recover Password.



3. User mengisi Email yang telah terdaftar pada akun Web Commerce kemudian user memilih tombol melalui Email kepada User.



. Sistem akan mengirim password



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 2.



Halaman: 7 dari 103



Distributor LEMBAR INFORMASI DOKUMEN



Nama Dokumen



User Manual Web Commerce Nomor Dokumen 002 Nama Proyek Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by Tim WCM PENJELASAN – PROFIL DISTRIBUTOR



Profil Distributor yang ditampilkan pada Web merupakan hasil replikasi data Customer Subsidi yang telah dibuatkan terlebih dahulu di SAP. Data Distributor yang tereplikasi ke Web terdiri dari: a. General Data • Nama • Alamat • VAT Reg. No. (NPWP) • Data Bank • Nama dan Email Contact Person b. Sales Area Data • Term of Payment, atau jumlah hari sebagai batas pembayaran baik uang muka maupun uang pokok. • Partner Function, yang termasuk di dalamnya adalah alamat pengiriman/ship to party jika berbeda dengan alamat utama Distributor. Data ini akan muncul sebagai alamat Gudang Distributor. c. Company Code Data • Payment Methode, atau jenis pembayaran yang diperboleh oleh Anper. • Additional dari PIHC • Tanggal terdaftar sebagai Distributor • Status Distributor • Jenis Perusahaan • Data SIUP, SITU, Surat Rekomendasi serta tanggal berlakunya • Nilai Aset dan Revenue Selain data dari SAP, terdapat beberapa data Distributor yang hanya di-maintenance di Web, seperti registrasi sebagai pemilik fasilitas Distributor Financing pada Bank tertentu, dan Pengecer yang berada di bawah wilayah kerja Distributor tersebut. Selanjutnya di bawah ini akan dijelaskan lebih detail langkah–langkah dalam me-



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 8 dari 103



manage Profil dan master data pada Web Commerce.



DISPLAY PROFIL DISTRIBUTOR Sebelum masuk ke dalam Display Profil Distributor, Distributor harus mendaftarkan diri sebagai Distributor Subsidi ke masing-masing Anper. Setelah terdaftar di SAP, Distributor mendapat sebuah email yang berisi username, password serta URL untuk dapat mengakses Web Commerce. Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Profil Distributor dengan asumsi masing-masing Distributor telah mendapatkan email yang berisi username dan password 1. Berikut ini adalah contoh email yang akan didapatkan oleh Distributor.



2. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Display Profil Distributor. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Master Data”. 3. Klik pada menu “Master Data” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Distributor”. Klik pada sub menu “Distributor”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 9 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 10 dari 103



4. Lalu akan muncul halaman daftar atau list data Distributor seperti yang tertera pada gambar berikut.



5. Klik nama Distributor pada kolom Nama untuk menampilkan halaman Detail Profil Distributor seperti yang tertera pada gambar berikut. a. Profil Distributor



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 11 dari 103



b. Sales Area Distributor



Pada tab Sales Area ini merupakan informasi Distributor tersebut terikat kontrak dengan anak perusahaan Pupuk Indonesia mana saja. Selain itu terdapat juga informasi yang diatur berdasarkan masing-masing anak perusahaan tersebut, seperti term of payment, tax classification dan tipe pembayaran dan mengunduh data sales area distributor ke device dengan melakukan klik pada tombol



.



c. Bank DF Distributor



Tab ini menginformasikan kepada Distributor bahwa Distributor tersebut memiliki fasilitas pembayaran penebusan dengan Distributor Financing pada Bank tertentu. Pada tab Bank DF ini, Admin yang akan meregistrasikan Distributor tersebut di Web Commerce agar Distributor tersebut dapat melakukan penebusan dengan menggunakan fasiltas Distributor Financing.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 12 dari 103



d. Entry Bank DF Baru



Tab ini berfungsi untuk menambahkan data Bank DF dengan melakukan klik pada tombol sistem akan menampilkan form tambah bank DF baru seperti diatas. Jika data DF distributor telah melewati batas tanggal yang sudah di-entry ke WCM atau berstatus inactive maka distributor tidak dapat memilih pembayaran DF pada saat penebusan order. e. Gudang Distributor (Ship to party)



Untuk mengunduh data gudang distributor dan memunculkan data Gudang Distributor, Distributor harus mendaftarkan Gudangnya ke masing-masing Anper terkait. Pihak Anper akan menginputkannya ke dalam sistem SAP lalu akan direplikasikan ke Web Commerce.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) f.



Halaman: 13 dari 103



Pengecer Distributor



Untuk memunculkan data Pengecer yang berelasi dengan distributor, Distributor harus mendaftarkan Pengecer yang berada di bawah wilayah kerja Distributor tersebut ke dalam Web Commerce, lalu pihak Anper akan mengaktifkan Pengecer yang telah dimasukkan. Atau dapat juga Anper yang memasukkan langsung ke dalam Web Commerce dan langsung mengaktifkannya di dalam sistem. Distributor atau Anper akan memasukkannya ke dalam sistem Web Commerce baik secara masal maupun secara manual. Proses unggah dan membuat data Pengecer akan dijelaskan pada dokumen user manual yang terpisah.



3. Sales Area LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce 003 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – SALES AREA



Tanggal



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 14 dari 103



Sales Area merupakan menu yang digunakan distributor untuk pencarian pupuk subsidi pada area yang telah dipetakan. Satu Sales Area pada suatu Kabupaten mengatasi kebutuhan pupuk beberapa Distributor di lebih dari satu Kecamatan pada Kabupaten tersebut. Kebutuhan data Sales Area dalam sistem adalah sebagai pencatatan perolehan Distributor pupuk subsidi dan untuk mengetahui penyaluran pupuk subsidi. Sales Area melaksanakan pemantauan penyaluran pupuk bersubsidi guna memastikan bahwa alokasi pupuk tersedia dalam jumlah yang cukup di Gudang, Distributor dan Pengecer; memantau realisasi penebusan dan realisasi penyaluran pupuk bersubsidi oleh Distributor dan Pengecer, serta berperan aktif dalam penjualan pupuk non subsidi dan pupuk perkebunan.



DISPLAY SALES AREA Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Sales Area: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Sales Area. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Master Data”. 2. Klik pada menu “Master Data” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Sales Area”. Klik pada sub menu “Sales Area”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 3.



Halaman: 15 dari 103



Lalu akan muncul halaman daftar atau list data Sales Area seperti yang tertera pada gambar berikut.



4.



Gudang LEMBAR INFORMASI DOKUMEN



Nama Dokumen



User Manual Web Commerce Nomor Dokumen 004 Nama Proyek Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – GUDANG



Gudang merupakan lokasi yang digunakan untuk penyimpanan pupuk subsidi pada masingmasing area yang telah dipetakan. Satu Gudang pada suatu Kabupaten mengatasi kebutuhan pupuk setiap Distributor pada satu Kecamatan pada Kabupaten tersebut. Kebutuhan data Gudang dalam sistem adalah sebagai pencatatan stok dan lokasi penyimpanan pupuk subsidi pada masing-masing Distributor.



DISPLAY GUDANG Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Gudang: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Gudang. 2. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Gudang akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Master Data”. 3. Klik pada menu “Master Data” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Gudang”. Klik pada sub menu “Gudang”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 16 dari 103



4. Lalu akan muncul halaman daftar atau list data Gudang seperti yang tertera pada gambar berikut.



5.



Pengecer LEMBAR INFORMASI DOKUMEN



Nama Dokumen



User Manual Web Commerce Nomor Dokumen 005 Nama Proyek Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team



Tanggal



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 17 dari 103



PENJELASAN – PENGECER, PENGECER ADMINISTRATIF Pengecer merupakan orang yang membeli pupuk subsidi dari Distributor. Satu Distributor pada suatu Kabupaten mengatasi kebutuhan pupuk beberapa Pengecer di lebih dari satu Kecamatan pada Kabupaten tersebut. Kebutuhan data Pengecer dalam sistem adalah sebagai pencatatan permintaan penebusan pupuk subsidi dan untuk mengetahui penyaluran pupuk subsidi. Pada menu Pengecer terdapat fitur Entry Baru Pengecer Administratif, Pengecer Administratif adalah pengecer virtual digunakan ketika di wilayah kecamatan tidak terdapat pengecer namun terdapat alokasi aktif, maka distributor dapat menggunakan data pengecer pada kecamatan lain yang berdekatan untuk dijadikan pengecer aktif di kecamatan yang tidak terdapat pengecer. Pengecer Administratif memiliki kode RTA pada penomoran kode pengecer untuk membedakan pengecer asli dan pengecer administratif.



Jika ketiga entitas tersebut dipetakan akan seperti pada gambar berikut.



Kelompok



Kelurahan/



Untuk menjadi Pengecer, Distributor harus mendaftarkannya terlebih dahulu ke dalam Web Commerce untuk diaktifkan oleh Anper terkait. Pada Web Commerce, ada dua cara untuk memasukkan data Pengecer, yaitu: 1. Input atau Entry Manual Input atau entry manual dapat dilakukan jika Pengecer yang akan dimasukkan sedikit karena cara ini dilakukan dengan memasukkan data Pengecer atau Kelompok Tani atau Petani satu persatu ke dalam sistem. 2. Upload Cara ini dilakukan jika Pengecer yang akan dimasukkan ke dalam sistem dalam jumlah besar dengan menggunakan template excel yang dapat diunduh di dalam Web Commerce.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 18 dari 103



Status master data pada Web Commerce yang akan digunakan untuk ketiga entitas diatas adalah: a. Active, menandakan jika data telah diapprove oleh Anper dan dapat digunakan untuk transaksi pada WCM, serta data tidak dapat diubah. b. Submitted, menandakan jika data tersebut telah dibuat oleh Distributor namun masih menunggu approval dari Admin Anper. Pada status ini, data masih belum dapat digunakan untuk transaksi serta data tidak dapat diubah. c. Draft, menandakan jika data tersebut masih bersifat draft atau masih dapat diubah-ubah dan belum sepenuhnya final. Data berstatus ini tidak dapat digunakan untuk bertransaksi. Jika sudah tersedia Pengecer pada Kecamatan tersebut, Distributor dapat memilih Pengecer dengan menggunakan fitur relasi. Status relasi antara Pengecer dan Distributor pada Web Commerce adalah: a. Active, menandakan jika data Pengecer, Petani dan Kelompok Tani telah diapprove oleh Anper dan dapat digunakan untuk transaksi pada WCM, serta data tidak dapat diubah. b. Inactive, menandakan jika data Pengecer, Petani dan Kelompok Tani tidak disetujui oleh Anper dan belum dapat digunakan untuk transaksi pada WCM, serta data tidak dapat diubah. c. Suspend, ketika terjadinya kasus-kasus khusus pada Pengecer dimana Pengecer tersebut dipecat pada tahun berjalan atau pindah ke Distributor lainnya sedangkan masih memiliki tanggungan stok sehingga wajib untuk menyalurkan pupuk subsidi. d. Unsuspend, adalah status yang digunakan untuk membatalkan data yang berstatus suspend. Data yang berstatus suspend akan berubah menjadi aktif. Selanjutnya di bawah ini akan dijelaskan lebih detail langkah–langkah dalam menjalankan unggah atau membuat data Pengecer serta Pengecer Administratif.



INPUT BARU PENGECER Cara pertama adalah memasukkan data Pengecer secara manual ke dalam sistem Web Commerce. Cara ini lebih aman digunakan untuk memasukkan Pengecer dibandingkan dengan menggunakan cara unggah masal. Berikut adalah langkah-langkah untuk memasukkan data Pengecer atau pengecer administratif ke dalam aplikasi Web Commerce: 1. Masuk ke dalam menu “Master Data” dan pilih sub menu “Pengecer”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 19 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 2. Pilih button



untuk mendaftarkan Pengecer baru.



3. Masukkan data yang diperlukan seperti pada gambar berikut:



Halaman: 20 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 21 dari 103



Keterangan:



1



Kode Pengecer



-



Default / Freetext / Pilihan -



2



Nama Pengecer



Mandatory



Freetext



3



Nama Pemilik



Mandatory



Freetext



4



Status



-



-



5



Alamat Pengecer



Mandatory



Pilihan



6



Provinsi



Mandatory



Pilihan



7



Kabupaten



Mandatory



Pilihan



8



Kecamatan



Mandatory



Pilihan



9



Kelurahan



Optional



Freetext



Optional



Freetext



Mandatory



Freetext



12 No. Fax Kantor



Optional



Freetext



13 Email



Optional



Freetext



14 No. NPWP



Optional



Freetext



15 Tanggal NPWP



Optional



Pilihan



Mandatory



Freetext



17 SIUP Berlaku



Optional



Pilihan



18 SITU



Optional



Freetext



19 SITU Berlaku



Optional



Pilihan



No.



Field / Tombol



10 No. Telp



11 No.HP



16 SIUP



Mandatory / Optional



Keterangan Akan terisi ketika berhasil disimpan. Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan nama pemilik yang dimasukkan. Akan terisi setelah berhasil disimpan Data terisi sesuai dengan alamat Pengecer yang dimasukkan. Pilihan sesuai dengan SPJB aktif Pilihan sesuai dengan SPJB aktif Pilihan sesuai dengan SPJB aktif Data terisi sesuai dengan Kelurahan yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan nomor telepon yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan nomor HP yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan nomor fax kantor yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan Email yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan nomor NPWP yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan tanggal NPWP yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan SIUP yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan SIUP berlaku yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan SITU yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan SITU berlaku yang dimasukkan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 20 TDP



Optional



Freetext



21 TDP Berlaku



Optional



Pilihan



22 Tombol Submit



-



-



23 Tombol Save



-



-



24 Tombol Cancel



-



-



Halaman: 22 dari 103 Data terisi sesuai dengan TDP yang dimasukkan. Data terisi sesuai dengan TDP berlaku yang dimasukkan. Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah Diinputkan dengan status Submitted. Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah Diinputkan dengan setatus Draft. Tombol ini digunakan untuk membatalkan pembuatan data Pengecer atau Kelompok Tani atau Petani.



4. Klik “Submit” atau “Simpan” dan akan muncul pesan sukses di atas yang menandakan Pengecer berhasil bertambah di dalam aplikasi Web Commerce. Tombol “Submit” digunakan jika data pengecer sudah tepat dan siap untuk dilakukan approval oleh Anper dengan status pengecer “Submitted”. Tombol “Simpan” digunakan jika data pengecer masih dilakukan perubahan oleh distributor serta data pengecer berstatus “Draft”



5. Akan muncul notifikasi sebagai berikut:



INPUT BARU PENGECER ADMINISTRATIF Pengecer administratif hanya dapat di-entry secara manual dengan form yang telah disediakan oleh Web Commerce. Berikut adalah langkah-langkah untuk memasukkan data Pengecer administratif ke dalam aplikasi Web Commerce: 1. Masuk ke dalam menu “Master Data” dan pilih sub menu “Pengecer”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 23 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



2. Pilih button Adminstratif baru.



Halaman: 24 dari 103



untuk mendaftarkan Pengecer



3. Memilih kode Pengecer asli yang akan dibuat pengecer administratif, serta masukkan data yang diperlukan seperti pada gambar berikut:



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 25 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 26 dari 103



Keterangan:



1



Kode Pengecer



Mandatory



Default / Freetext / Pilihan Pilihan



2



Nama Pengecer



Mandatory



Freetext



3



Nama Pemilik



Mandatory



Freetext



4



Status



-



-



5



Alamat Pengecer



Mandatory



Pilihan



6



Provinsi



Mandatory



Pilihan



7



Kabupaten



Mandatory



Pilihan



8



Kecamatan



Mandatory



Pilihan



9



Kelurahan



Optional



Freetext



Optional



Freetext



Mandatory



Freetext



12 No. Fax Kantor



Optional



Freetext



13 Email



Optional



Freetext



14 No. NPWP



Optional



Freetext



15 Tanggal NPWP



Optional



Pilihan



Mandatory



Freetext



17 SIUP Berlaku



Optional



Pilihan



18 SITU



Optional



Freetext



19 SITU Berlaku



Optional



Pilihan



20 TDP



Optional



Freetext



No.



Field / Tombol



10 No. Telp 11 No.HP



16 SIUP



Mandatory / Optional



Keterangan Mengisi data pengecer asli yang akan dijadikan pengecer administratif Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Akan terisi setelah berhasil disimpan Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal serta bisa disesuaikan Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal. Pengecer Administratif tidak diperbolehkan satu wilayah kecamatan dengan pengecer asli Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 21 TDP Berlaku



Optional



Pilihan



22 Tombol Submit



-



-



23 Tombol Save



-



-



24 Tombol Cancel



-



-



Halaman: 27 dari 103 Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih diawal Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah Diinputkan dengan status Submitted. Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah Diinputkan dengan setatus Draft. Tombol ini digunakan untuk membatalkan pembuatan data Pengecer atau Kelompok Tani atau Petani.



4. Klik “Submit” atau “Simpan” dan akan muncul pesan sukses di atas yang menandakan Pengecer Administratif berhasil bertambah di dalam aplikasi Web Commerce. Tombol “Submit” digunakan jika data pengecer sudah tepat dan siap untuk dilakukan approval oleh Anper dengan status pengecer “Submitted”. Tombol “Simpan” digunakan jika data pengecer masih dilakukan perubahan oleh distributor serta data pengecer berstatus “Draft”



5. Akan muncul notifikasi sebagai berikut:



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 28 dari 103



RELASI DISTRIBUTOR DAN PENGECER Pengecer yang sudah ada atau dimasukkan dalam Web Commerce dapat direlasikan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati bersama Distributor dengan Pengecer. Pengisian relasi distributor dengan pengecer mengacu pada alokasi SPJB pada setiap wilayahnya. Perlu diingat, sebelum distributor melakukan relasi distributor dengan pengecer, maka terlebih dahulu harus memiliki SPJB yang aktif. Karena wilayah pengecer hanya bisa dipilih sesuai dengan alokasi SPJB yang aktif. Berikut adalah langkah-langkah untuk merelasikan Distributor dengan Pengecer:



1. Carilah Distributor yang hendak merelasikan Pengecernya dengan memilih tombol .



2. User mengisi Form Relasi Distributor pada wilayah kerja Distributor untuk melakukan pencarian berdasarkan Distributor yang akan merelasikan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 29 dari 103



Pengecernya. Kemudian pilih tombol . Ketika klik Cari, maka muncul list Pengecer yang ada Kecamatan tersebut. Jika pengecer tidak ditemukan pada wilayah yang dipilih bisa jadi belum terdapat SPJB yang aktif pada wilayah pengecer tersebut.



3. Sistem menampilkan beberapa list Distributor. Jika user ingin memilih beberapa Distributor yang relasinya ingin disimpan pada satu Pengecer, maka user memberi tanda centang pada checkbox sebelah kiri. Kemudian pilih tombol .



4. Setelah disimpan, akan masuk ke halaman List Relasi Distributor-Pengecer. 5. Pada setiap row Pengecer terdapat tombol Submit untuk mensubmit Pengecer tersebut agar disetujui oleh Admin Anper.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 30 dari 103



6. Dapat juga melalui menu Distributor submenu Pengecer, checklist beberapa Pengecer (jika banyak yang akan disubmit), lalu klik tombol aksi di kanan bawah, dan pilih Submit. 7. Setelah disubmit, Admin Anper akan melakukan approval jika disetujui, lalu merubah status Pengecer menjadi Aktif.



UPLOAD PENGECER Sebelum dapat upload data Pengecer, Distributor harus menyiapkan datanya dengan menggunakan template file upload yang dapat diunduh dari Web Commerce dalam bentuk file excel (.xlsx). Dengan cara ini, Distributor dapat langsung merelasikannya dengan Distributor terkait. Untuk langkah-langkah upload Pengecer jika pada aplikasi Web Commerce adalah sebagai berikut: 1. Login ke dalam Web Commerce sebagai pihak Distributor.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 31 dari 103



2. Masuk ke dalam menu “Master Data” dan pilih sub menu “Pengecer”.



3. Klik tombol “Download Template”



4. Template Pengecer berhasil terdownload dan tersimpan di local disc komputer. 5. Isikan template yang telah diunduh dengan data Pengecer. 6. Berikut merupakan referensi pengisian data Pengecer.



a. Data Pengecer 1. Cara pengisian data Pengecer ke dalam format upload adalah sebagai berikut: Format number Format pada Field Value Mandatory data excel 4000000087 Y NUM Number Distributor C000 Y CHAR General Sales Org



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 32 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) Kode Pengecer Nama Pengecer Nama Pemilik Perusahaan Alamat Pengecer Kode Kecamatan Kecamatan Desa No. Telepon Kantor No. Faks kantor No. Handphone Email NPWP Masa berlaku NPWP SIUP Masa berlaku SIUP SITU Masa berlaku SITU TDP Masa berlaku TDP Surat Rekomendasi Dinas Masa berlaku Surat Rekomendasi Dinas Status Pengecer



RT0300001007 GEMILANG SENIN 2 SIAMIK



N Y Y



CHAR CHAR CHAR



General General General



JL. BLITAR 4 NO. 23, GKB 352510



Y



CHAR



General



Y



NUM



General



Manyar Yosowilangun 3959286



N N Y



CHAR CHAR CHAR



General General General



3959286 081553327342 [email protected] 46164916916A 2019-Apr-04



N N N N N



CHAR CHAR CHAR CHAR DATE



General General General General General



46164916916A 19/04/2019



N N



CHAR DATE



General General



46164916916A 24/04/2019



N N



CHAR DATE



General General



46164916916A 10/04/2019



N N



CHAR DATE



General General



N



CHAR



General



N



DATE



General



N



CHAR



General



Submited



2. Kode distributor diperlukan ketika upload karena pada saat data pengecer di-upload akan langsung berelasi dengan distributor.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 33 dari 103



3. Admin memilih tombol “Upload” untuk mengunggah data Pengecer dalam bentuk Excel dengan format yang sesuai dengan Template Pengecer.



4. Admin mengunggah file dengan mengklik tombol “Choose File” untuk menuju ke local disc drive.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 34 dari 103



5. Admin memilih file Excel Data Pengecer lalu klik “Open”.



6. Admin memilih tombol “Upload Save” untuk mengunggah data Excel Pengecer.



7. Sistem akan menampilkan pesan bahwa data Pengecer berhasil disimpan. 8. Data pengecer yang diupload akan berstatus “Submitted” sedangkan relasi distributor dan pengecer berstatus “Draft”.



EDIT PENGECER Edit data Pengecer dilakukan ketika Distributor melaporkan bahwa Pengecer yang berada di bawah wilayah kerjanya mengalami perubahan data atau sudah tidak terlibat lagi sehingga perlu untuk dinon-aktifkan. Berikut adalah langka-langkah untuk mengubah data Pengecer: 1. Masuk ke dalam menu “Master Data” dan pilih sub menu “Pengecer”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 35 dari 103



2. Pilih Pengecer yang akan diubah datanya. Untuk mempermudah, dapat dilakukan filtering untuk menemukan Pengecer atau Kelompok Tani atau Petani sesuai dengan jenis kriteria yang disedikan.



3.



Klik pada nama Pengecer lalu akan muncul layar detail data dari Pengecer tersebut.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



4.



Halaman: 36 dari 103



Ubah data sesuai dengan kebutuhan. Untuk Pengecer tidak semua data dapat diubah karena Pengecer dapat memiliki relasi dengan Distributor lainnya. Contoh data yang diubah adalah nama pemilik.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 37 dari 103



Data-data yang dapat diubah oleh Admin atau Distributor adalah sebagai berikut : Pengecer Field Editable Kode pengecer Nama pengecer Nama pemilik √ Status Alamat



√



Provinsi Kota/kabupaten Kecamatan Kelurahan/desa No. telp. Kantor Telepon genggam



√ √ √



No. fax kantor Email NPWP



√ √ √



NPWP berlaku hingga SIUP SIUP berlaku hingga SITU SITU berlaku hingga TDP TDP berlaku hingga



√



5.



√ √ √ √ √ √



Tekan tombol “Submit” lalu data perubahan tersimpan ke dalam sistem dengan menampilkan message sukses pada layar atas.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 38 dari 103



6. SPJB Operasional LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



Nomor Dokumen Nama Proyek



014 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Gresik 1 April 2020 User Manual



Tempat Pembuatan Dokumen Tanggal Pembuatan Dokumen Penggunaan Dokumen



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN DATA SPJB OPERASIONAL



Fitur Alokasi SPJB Operasional adalah nilai alokasi pupuk subsidi yang berisi nilai alokasi setiap Distributor, Provinsi, Kabupaten dan Kecamatan. Nilai alokasi SPJB Operasional digunakan sebagai parameter approval Sales Order atau penebusan order pupuk subsidi



DISPLAY DATA SPJB OPERASIONAL Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Data SPJB Operasional: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Data SPJB Operasional. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Alokasi”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Keterangan: No. Field/Tombol



Mandatory/Option



1.



Nama Pengguna



Mandatory



2.



Kata Kunci



Mandatory



3.



Lupa Password?



4.



Masuk



Optional -



Halaman: 39 dari 103



Fungsi Username untuk masuk ke halaman Web Commerce. Password untuk masuk ke halaman Web Commerce. Jika Distributor lupa atau hendak mengganti Password. Tombol untuk masuk ke halaman utama Web Commerce.



2. Klik pada menu “Alokasi” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “SPJB Operasional”. Klik pada sub menu “SPJB Operasional”.



3. Web Commerce akan menampilkan list Display Data SPJB Operasional yang telah dibuat.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 40 dari 103



Penjelasan status pada alokasi SPJB Operasional : 1. Active adalah status yang telah disetujui oleh anper serta dapat dijadikan transaksi. 2. Inactive adalah status yang tidak disetujui atau dinonaktifkan oleh anper. 3. Partial Active adalah status jika pada satu data alokasi SPJB Operasional terdapat beberapa item dengan status active dan beberapa item berstatus inactive.



DISPLAY DETAIL DATA SPJB OPERASIONAL 1. Untuk melihat detail data setiap masing-masing SPJB Operasional, maka Distributor memilih salah satu Nomor SPJB pada kolom No. SPJB.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 41 dari 103



2. Sistem Web Commerce akan mengarahkan Anper pada halaman Detail SPJB Operasional. Terdapat keterangan status pada setiap bulan alokasi SPJB Operasional. Jika data berwarna hitam artinya data berstatus active namun jika data berwarna merah maka data berstatus inactive.



DOWNLOAD DATA SPJB OPERASIONAL Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengunduh List Data SPJB Operasional: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Download List Data SPJB Operasional. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 42 dari 103



salah satunya adalah menu “Alokasi”. 2. Klik pada menu “Alokasi” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Data SPJB Operasional”. Klik pada sub menu “Data SPJB Operasional” dan klik tombol “Download” pada pojok kanan atas halaman untuk mengunduh list Data SPJB Operasional.



3. Berikut merupakan tampilan file Excel list Data SPJB Operasional yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download.



7. RDKK LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



Nomor Dokumen



015



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Gresik 1 April 2020 User Manual



Nama Proyek Tempat Pembuatan Dokumen Tanggal Pembuatan Dokumen Penggunaan Dokumen



Versi 1.0



Halaman: 43 dari 103



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN DATA RDKK



Distributor membuat RDKK (Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok Tani) untuk masing-masing Pengecer sebagai acuan untuk penebusan order dan laporan penyaluran pupuk subsidi dan juga sebagai pembanding dengan alokasi SPJB yang telah ditentukan oleh Pemerintah. RDKK yang diajukan kemudian akan diverifikasi oleh AE tiap anper di masing–masing wilayah kerja AE. Fitur RDKK (Rencana Definitif Kebutuhan Kelompok) adalah untuk mengajukan berapa banyak kebutuhan pupuk subsidi dari permintaan para pengecer. Jumlah kebutuhan yang diajukan oleh distributor bisa saja berbeda dengan jumlah yang diverifikasi oleh AE. Jumlah yang akan dijadikan acuan transaksi adalah jumlah kuantum persetujuan. Entry atau upload data RDKK mengacu pada SPJB aktif yang dimiliki oleh masingmasing distributor.



DISPLAY DATA RDKK Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Data RDKK: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Data RDKK. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Alokasi”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Keterangan: No. Field/Tombol



Mandatory/Option



1.



Nama Pengguna



Mandatory



2.



Kata Kunci



Mandatory



3.



Lupa Password?



4.



Masuk



Optional -



Halaman: 44 dari 103



Fungsi Username untuk masuk ke halaman Web Commerce. Password untuk masuk ke halaman Web Commerce. Jika Distributor lupa atau hendak mengganti Password. Tombol untuk masuk ke halaman utama Web Commerce.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 45 dari 103



2. Klik pada menu “Alokasi” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “RDKK”. Klik pada sub menu “RDKK”.



3.



Web Commerce akan menampilkan list Display Data RDKK yang telah dibuat.



Penjelasan status pada alokasi RDKK : 1. Active adalah status yang telah disetujui oleh anper serta dapat dijadikan transaksi. 2. Inactive adalah status yang tidak disetujui atau dinonaktifkan oleh anper. 3. Partial Active adalah status jika pada satu data alokasi RDKK terdapat beberapa item dengan status active atau beberapa item berstatus inactive atau beberapa item berstatus submit atau beberapa item berstatus draft. 4. Draft adalah status awal ketika RDKK baru dibuat oleh distributor serta belum diajukan ke Anper. 5. Submitted adalah status RDKK yang telah diajukan oleh distributor dan siap untuk dilakukan approval oleh anper.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 46 dari 103



DISPLAY DETAIL DATA RDKK 1.



Untuk melihat detail data setiap masing-masing RDKK, maka pengguna memilih salah satu Nomor RDKK pada kolom No. RDKK.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 47 dari 103



2. Sistem Web Commerce akan menampilkan halaman Detail RDKK.



INPUT DATA RDKK Untuk langkah-langkah membuat Data RDKK pada aplikasi Web Commerce adalah sebagai berikut: 1. Pada halaman RDKK, pilih tombol “Entri Baru”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 48 dari 103



2. Web akan menampilkan halaman RDKK yang harus diisi oleh Distributor.



Keterangan : Mandatory / Optional



Default / Freetext / Pilihan



1. Distributor



Mandatory



Pilihan



2. Provinsi



Mandatory



Pilihan



3. Kabupaten



Mandatory



Pilihan



4. Kecamatan



Mandatory



Pilihan



No.



Field / Tombol



Keterangan Data terisi sesuai Distributor yang dipilih. Data terisi sesuai dengan yang dipilih. Data terisi sesuai Kabupaten yang dipilih. Data terisi sesuai Kecamatan yang dipilih.



dengan Provinsi dengan dengan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 49 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 5. Pengecer



Mandatory



Pilihan



6. Luas Lahan



Mandatory



Freetext



Indeks Pertanaman



Mandatory



Freetext



8. Luas tanam



Mandatory



Freetext



Mandatory



Pilihan



Mandatory



Freetext



Data terisi sesuai dengan Pengecer yang dipilih. Luas lahan terisi otomatis sesuai dengan Luas Lahan yang dipilih Data terisi sesuai dengan Indeks Pertanaman yang dimasukkan. Data terisi dari hasil perkalian Luas Lahan dengan Indeks Pertanaman. Data terisi sesuai dengan periode tanam yang dipilih. Data terisi sesuai dengan jumlah Urea yang dimasukkan.



Mandatory



Freetext



Data terisi sesuai dengan jumlah NPK yang dimasukkan.



Mandatory



Freetext



Data terisi sesuai dengan jumlah Organik yang dimasukkan.



Mandatory



Freetext



Data terisi sesuai dengan jumlah ZA yang dimasukkan.



Mandatory



Freetext



Data terisi sesuai dengan jumlah SPK-36 yang dimasukkan.



7.



9. 10. 11. 12. 13. 14.



Periode Tanam Kuantum Kebutuhan Urea Kuantum kebutuhan NPK Kuantum Kebutuhan Organik Kuantum Kebutuhan ZA Kuantum Kebutuhan SPK-36



Tombol 15. Submit



-



-



16. Tombol Save



-



-



Tombol Cancel



-



-



27.



Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan dengan status Submitted. Tombol ini digunakan untuk menyimpan data yang telah dimasukkan dengan status Draft. Tombol ini digunakan untuk membatalkan Create RDKK.



UPLOAD DATA RDKK Data RDKK juga dapat memiliki fungsi untuk mengunggah data. Fitur ini dapat digunakan untuk memasukkan data RDKK dalam jumlah besar ke dalam sistem. Upload data RDKK dapat dilakukan oleh Distributor terkait dengan menggunakan template RDKK yang telah disediakan dan dapat diunduh dari Web Commerce pada halaman Data RDKK. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengunggah Data RDKK: 1. Masuk ke dalam menu “Alokasi” dan pilih sub menu “RDKK”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 50 dari 103



2.



Sistem akan menampilkan halaman Data RDKK dan unggah data dengan klik tombol “Upload Data”.



3.



Sistem Web Commerce menampilkan halaman “Upload Data” dan Anper memilih tombol “Choose File” untuk mengunggah file yang telah disiapkan sebelumnya dan disimpan pada lokal komputer masing-masing User.



4.



Pilih file Data RDKK yang dimaksudkan lalu klik Open.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 51 dari 103



5.



File telah terpilih, lalu klik “Start Upload”.



6.



File Excel RDKK berhasil diunggah dan sistem Web Commerce menampilkan pesan bahwa data tersebut telah berhasil diunggah.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 52 dari 103



DOWNLOAD DATA RDKK Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengunduh List Data RDKK: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Download List Data RDKK. Ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Alokasi”. 2. Klik pada menu “Alokasi” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Data RDKK”. Klik pada sub menu “Data RDKK” dan klik tombol “Download” pada pojok kanan atas halaman untuk mengunduh list Data RDKK.



3. Berikut merupakan tampilan file Excel list Data RDKK yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 53 dari 103



8. Permintaan Penebusan LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



Nomor Dokumen Nama Proyek



016 Proyek Jasa Pengembagan Aplikasi Web Commerce Gresik 1 April 2020 User Manual



Tempat Pembuatan Dokumen Tanggal Pembuatan Dokumen Penggunaan Dokumen



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – PERMINTAAN PENEBUSAN



Penebusan Pupuk Subsidi dapat dilakukan oleh Distributor jika telah mendapatkan alokasi SPJB Tahunan serta telah disetujui nilai RDKK. Penebusan Pupuk Subsidi Tunai di muka adalah salah satu cara untuk menebus pupuk subsidi yang telah dialokasikan oleh Pemerintah melalui SPJB. Penebusan Pupuk Subsidi Kredit merupakan salah satu fasilitas yang diberikan oleh PIHC untuk dapat menebus pupuk subsidi yang telah dialokasikan pada SPJB. Pada fasilitas ini dikhususkan untuk metode pembayaran dengan Distributor Financing. Kredit Distributor Financing merupakan kredit yang diberikan oleh Bank tertentu dengan memberikan plafon limit untuk melakukan penebusan pupuk subsidi. Distributor harus mendaftarkan diri terlebih dahulu ke Bank yang dipilih untuk mendapatkan fasilitas ini.



DISPLAY PERMINTAAN PENEBUSAN Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Permintaan Penebusan: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Permintaan Penebusan ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Order”. 2. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Permintaan Penebusan”. Klik pada sub menu “Permintaan Penebusan”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 54 dari 103



3. Lalu akan muncul halaman input baru data Permintaan Penebusan yang harus diisi oleh Distributor.



INPUT BARU PERMINTAAN PENEBUSAN Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat data Permintaan Penebusan ke dalam aplikasi Web Commerce: 1. Masuk ke dalam menu “Order” dan pilih sub menu “Permintaan Penebusan”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 55 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 56 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



2. Secara otomatis sistem akan mengarahkan Distributor ke halaman input data Permintaan Penebusan. a. Form Penebusan



Keterangan: No.



Field / Tombol



Mandatory / Default / Freetext / Optional Pilihan



1.



Produsen



Mandatory



Pilihan



2.



Pembeli



Mandatory



Pilihan



3.



Diterima Oleh



Mandatory



Pilihan



4.



Tanggal



Mandatory



Default



5.



SPJB



Mandatory



Pilihan



6.



Sales Office



Mandatory



Pilihan



7.



Sales Group



Mandatory



Pilihan



8.



Syarat Penebusan



Mandatory



Pilihan



Keterangan Data terisi berdasarkan Produsen yang dipilih Admin. Data terisi sesuai dengan Pembeli yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Penerima yang dipilih. Data terisi secara otomatis sesuai dengan Tanggal yang dipilih. Data terisi sesuai dengan SPJB yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Sales Office yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Sales Group yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Syarat



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 57 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



9.



Tipe Pembayaran



Mandatory



Pilihan



10.



Jenis Truk



Mandatory



Pilihan



11.



Kode Referensi



Optional



Kode Referensi



Penebusan yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Tipe Pembayaran yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Jenis Truk yang dipilih. Data terisi sesuai dengan Kode Referensi yang dipilih.



Berikut merupakan contoh pengisian form Penebusan pada halaman Permintaan Penebusan:



b. Form Item Penebusan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 58 dari 103



Untuk membuka pengecer ditiap kecamatan dapat mengklik tanda pada kiri table item penebusan. Maka pengecer akan tampil kebawah sesuai domisili kecamatannya.



Penjelasan nilai alokasi pada masing-masing produk adalah: 1. RDKK, nilai yang ditampilkan adalah sisa dari kuantum RDKK dikurangi dengan order yang telah dibuat dan disetujui. 2. SK Dinas KAB, nilai yang ditampilkan adalah sisa dari pengurangan alokasi SK DINAS KAB dengan order yang telah dibuat dan disetujui. 3. Alokasi SPJB, nilai yang ditampilkan adalah sisa dari pengurangan alokasi SPJB pada triwulan bulan berjalan dengan order yang telah dibuat dan disetujui. Apabila terdapat sisa alokasi pada triwulan sebelumnya akan diakumulasi pada triwulan berikutnya. Keterangan T1 = Triwulan 1, T2 = Triwulan 2, T3 = Triwulan 3, T4 = Triwulan 4.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 59 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) Keterangan: No.



Field/Tombol



Mandatory/ Optional



Default/freetext/ pilihan



1.



Gudang Pemilik



Mandatory



Pilihan



2.



Kuantitas Pupuk setiap Pengecer



Mandatory



Freetext



-



-



-



-



-



-



4.



Tombol Sebelumnya Tombol Selanjutnya



5.



Tombol Simpan



3.



Keterangan Data diisi sesuai dengan Gudang Pemilik yang dipilih. Data diisi sesuai dengan jumlah pupuk dalam ton yang dipesan oleh masingmasing Pengecer. Untuk kembali ke halaman sebelumnya. Untuk melanjutkan ke halaman selanjutnya. Untuk menyimpan data yang telah diisi.



Berikut merupakan contoh pengisian form Item Penebusan pada halaman Permintaan Penebusan:



3. Form Checkout



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 60 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Keterangan: No.



Field / Tombol



Mandatory / Optional



Default / Freetext / Pilihan



1.



Gudang Pemilik



Mandatory



Pilihan



2.



Kuantitas Pupuk setiap Pengecer



Mandatory



Default



3.



Tombol Sebelumnya



Mandatory



-



Keterangan Data diisi sesuai dengan Gudang Pemilik yang dipilih. Data terisi otomatis sesuai dengan jumlah pupuk dalam ton yang dipesan oleh masingmasing Pengecer. Untuk kembali ke halaman sebelumnya.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 61 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 4.



Tombol Submit



Mandatory



-



Untuk menyimpan data yang telah diisi.



Web Commerce akan menampilkan message box bahwa data berhasil disimpan seperti pada gambar berikut ini:



Berikut merupakan tampilan ketika data berhasil disimpan dalam Permintaan Penebusan dan akan ditampilkan pada halaman list Permintaan Penebusan.



Hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan penebusan order pupuk subsidi adalah : 1. Sebelum melakukan penebusan harus memiliki alokasi SPJB, SK Dinas Kab, dan RDKK yang aktif pada bulan berjalan. 2. Jumlah penebusan tidak diperbolehkan melebihi alokasi SPJB atau SK Dinas Kab. 3. Jumlah Penebusan boleh melebihi alokasi RDKK, akan terdapat warning namun tetap dapat dilakukan penebusan. 4. Pengecer yang tampil adalah pengecer yang berelasi aktif dengan distributor. 5. Jika field Syarat Penebusan tidak dapat dipilih, artinya master data pricing pada wilayah tersebut belum ter-maintence. 6. Jika submit order penebusan terjadi error karena material product, maka artinya plant yang dipilih belum tersedia material produk untuk produk yang akan dilakukan penebusan. 7. Field untuk mengisi jumlah order disabled, kemungkinan SPJB tidak tersedia atau pricing belum termaintance secara lengkap.



9. Monitoring Order LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



Nomor Dokumen Nama Proyek



017 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 62 dari 103



Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – MONITORING ORDER



Fitur Monitoring Order adalah fitur yang berfungsi untuk me-monitoring order yang telah ter-submit oleh Distributor apakah telah tersedia nomor kode Booking dan nomor SO dari pembuatan order tersebut. Output fitur montoring order adalah: 1. Tabel Monitoring Order 2. Download Data Monitoring Order 3. Cek Plafon Distributor 4. Cetak No. Kode Booking 5. Cetak No. Sales Order



DISPLAY MONITORING ORDER Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Monitoring Order: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Monitoring Order ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Monitoring Order”. 2. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring Order”. Klik pada sub menu “Monitoring Order”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 63 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 3.



Halaman: 64 dari 103



Akan muncul list Master Monitoring Order yang telah dibuat.



Penjelasan status order pada menu Monitoring Order adalah sebagai berikut: 1. Submitted adalah status order yang baru disubmit/diajukan oleh distributor namun belum dilakukan pengecekan RATP. 2. Approved adalah status order yang telah disetujui serta telah terdapat kode booking untuk dilakukan pembayaran. 3. Reviewed adalah status order yang tidak disetujui oleh sistem. Banyak hal yang menyebabkan order berstatus reviewed, diantaranya adalah • Tidak tersedia stok di gudang. Hubungi pihak anper terkait untuk mengkonfirmasi order yang telah dilakukan. • Order masuk kategori Manual Approval. Hubungi pihak anper terkait untuk mengkonfirmasi order yang telah dilakukan. 4. Paid adalah status order yang telah terbayarkan secara penuh. Order yang berstatus paid akan secara otomatis tergenerate kode SO yang dicreate di SAP. Jika kode SO belum terbentuk dapat dikonfirmasi kepada anper terkait. 5. DP Paid adalah status order yang telah terbayarkan namun hanya sebagian. Status ini muncul ketika distributor memilih metode pembayaran DF. 6. Good Issued adalah status order yang telah dilakukan GI terhadap SO yang dibuat dan tercreate nomor DO. 7. Complete adalah status order yang telah selesai melakukan Good Issued (GI) secara penuh. 8. Cancel SO adalah status untuk order yang dilakukan pembatalan SO/order. 9. Close adalah status untuk order yang telah melampaui batas akhir pembayaran.



DISPLAY DETAIL NOMOR PENEBUSAN 1. Untuk melihat Permintaan Penebusan setiap masing-masing Order, maka Distributor memilih salah satu Nomor Penebusan dan sistem akan mengarahkan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 65 dari 103



pada halaman Permintaan Penebusan.



DISPLAY KODE BOOKING 1. Untuk melihat Kode Booking setiap masing-masing Order, maka Distributor memilih salah satu Kode Booking pada kolom Kode Booking dan sistem akan mengunduh 5 file PDF yang di dalamnya berisikan Kode Booking serta nominal yang harus dibayarkan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 66 dari 103



2. Berikut merupakan tampilan file PDF Kode Booking yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download. 3. Berikut merupakan tampilan ketika file PDF Kode Booking dibuka. Distributor dapat melihat informasi mengenai nominal yang harus dibayarkan dan Kode Booking serta tanggal Kode Booking.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 67 dari 103



DOWNLOAD KODE SALES ORDER Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengunduh Kode Sales Order: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring Order”. Klik pada sub menu “Monitoring Order” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Monitoring Order. Distributor memilih salah satu Kode SO pada kolom Kode SO.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 68 dari 103



2. Berikut merupakan tampilan file PDF Kode SO yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download. 3.



Berikut merupakan tampilan ketika file PDF Kode SO sebanyak masing-masing 2 lembar. Distributor dapat melihat informasi mengenai Kode SO, tanggal pembuatan SO, produk, kuantitas, Incoterm dan Plant pengambilan produk. Gambar di bawah ini merupakan halaman pertama dari Kode SO.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 69 dari 103



4. Gambar di bawah ini merupakan halaman terakhir atau kedua dari Lampiran Kode SO.



CEK PLAFON Cek Plafon adalah fasilitas yang diberikan oleh Bank terkait pembayaran dengan metode Distribution Financing. Distributor dapat mengecek plafon limit yang masih tersisa untuk dapat dilakukan order dengan metode pembayaran DF.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 70 dari 103



Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam mengecek plafon limit distributor melalui menu Monitoring Order: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring Order”. Klik pada sub menu “Monitoring Order” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Monitoring Order.



2. Klik Tombol Cek Plafon. 3. Sistem akan menampilkan form Info Plafon seperti berikut.



4. Lengkapi data Produsen dan nama distributor.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 71 dari 103



5. Klik tombol Cek Plafon.



6. Sistem akan menampilkan info plafon yang dikirim oleh Bank serta dikurangi dengan order yang masih outstanding.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Keterangan: No Nama Kolom 1 Nama Distributor 2 Produsen 3 Nama Bank 4 Expired Date 5 Kredit Limit 6 Available Amount 7 Hold Amount 8 9



Outstanding SO Numbers Outstanding SO



10



Amount



Halaman: 72 dari 103



Keterangan Nama Distributor Nama Produsen Nama Bank Tanggal berakhir DF (bank) Kredit Limit Total (bank) Kredit Limit yang tersedia (bank) kredit Limit yang menggantung belum dilakukan pembayaran penuh (bank) List nomor order yang telah approve namun belum dilakukan pembayaran DF secara penuh (WCM) Jumlah order yang telah approve namun belum dilakukan pembayaran DF secara penuh (WCM) Total Tagihan order yang telah approve namun belum dilakukan pembayaran DF secara penuh (WCM)



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 73 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero) 11



Available



Sisa kredit limit penebusan order



distributor



yang



dapat



dilakukan



DOWNLOAD LIST MONITORING ORDER Berikut ini merupakan langkah-langkah dalam mengunduh list Monitoring Order pada aplikasi Web Commerce: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring Order”. Klik pada sub menu “Monitoring Order” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Monitoring Order. Distributor mengunduh list Monitoring Order yang tombolnya berada pada pojok kanan atas.



2. Berikut merupakan tampilan file PDF List Monitoring Order yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 74 dari 103



10. Rencana Penebusan LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



018 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – RENCANA PENEBUSAN



Fitur Permintaan Penebusan Order adalah fitur utama untuk melakukan order dengan sistem Web Commerce. Dalam pembuatan order terdapat 3 tahap yang harus dilalui Distributor agar dapat terbuat nomor order-nya. Tahap pertama yaitu memasukkan header Penebusan Order. Tahap yang kedua yaitu memasukkan item Detail Penebusan Order. Dan tahap yang ketiga adalah melakukan Checkout Pembayaran. Pada masing-masing tahap, dapat dilakukan penundaan order dengan klik tombol Simpan disetiap tahapnya. Order yang tersimpan akan berstatus draft. Agar dapat diubah sebelum dilakukan submit order. Fitur Rencana Penebusan Order adalah fitur yang menampilkan Order yang berstatus Draft. Dimana order dengan status draft dapat dilakukan perubahan data Order kembali sebelum di-Submit. Output dari fitur Rencana Penebusan Order adalah: 1. Mengubah Data Penebusan Order 2. Input Permintaan Order Baru 3. Pembatalan Order 4. Download Data Rencana Penebusan Order



DISPLAY RENCANA PENEBUSAN Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Rencana Penebusan: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Rencana Penebusan”. Klik pada sub menu “Rencana Penebusan”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 75 dari 103



2. Web Commerce akan menampilkan list Permintaan Penebusan yang telah dibuat.



DOWNLOAD LIST RENCANA PENEBUSAN Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengunduh List Rencana Penebusan: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Permintaan Penebusan”. Klik pada sub menu “Permintaan Penebusan” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Permintaan Penebusan. Klik Download untuk mengunduh List Permintaan Penebusan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 76 dari 103



2. Berikut merupakan tampilan file Excel dari List Permintaan Penebusan yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download.



PEMBATALAN PERMINTAAN PENEBUSAN Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Pembatalan Permintaan Penebusan: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Permintaan Penebusan”. Klik pada sub menu “Permintaan Penebusan” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Permintaan Penebusan. Klik tombol Batal pada kolom Aksi yang tertera pada List Permintaan Penebusan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 77 dari 103



2. Berikut merupakan tampilan dari konfirmasi pembatalan data Permintaan Penebusan. Distributor dihadapkan dengan 2 pilihan. Jika Ya, maka data Permintaan Penebusan terhapus. Jika tidak, maka data tidak jadi atau batal terhapus.



3. Web Commerce akan menampilkan alert bahwa data Permintaan Penebusan berhasil dibatalkan atau dihapus.



4. Tampilan ketika data Pemrintaan Penebusan telah dibatalkan yaitu data tersebut sudah hilang atau tidak ada dalam List Permintaan Penebusan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 78 dari 103



11. Monitoring DO LEMBAR INFORMASI DOKUMEN User Manual Web Commerce Nomor Dokumen 019 Nama Proyek Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nama Dokumen



Versi 1.0



Alasan Perubahan



Tanggal



Initial Draft by WCM Team PENJELASAN – MONITORING DO



Fitur Monitoring DO (Delivery Order) adalah fitur yang berfungsi untuk melihat SO yang telah muncul nomor DO yang artinya telah Good Issue (GI). SO yang telah tersedia nomor DO maka dapat dilakukan penyaluran DO. Data monitoring DO diperoleh secara backend system dari proses GI yang dilakukan pada aplikasi APG. Output dari fitur Monitoring DO adalah:



1. Tabel Monitoring DO 2. Download Monitoring DO



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 79 dari 103



DISPLAY MONITORING DO Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Monitoring Order: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring DO”. Klik pada sub menu “Monitoring DO”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 80 dari 103



2. Web Commerce akan menampilkan list Monitoring DO yang telah dibuat.



DOWNLOAD MONITORING DO Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk mengunduh Monitoring DO: 1. Klik pada menu “Order” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Monitoring DO”. Klik pada sub menu “Monitoring DO” kemudian web akan menampilkan daftar atau list Monitoring DO. Distributor memilih tombol Download pada pojok kanan atas halaman untuk mengunduh list Monitoring DO.



2. Berikut merupakan tampilan file PDF list Monitoring DO yang berhasil diunduh dan masuk ke dalam local disc. Biasanya otomatis masuk ke dalam folder Download.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 81 dari 103



12. Penyaluran DO LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



036 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team



Tanggal



PENJELASAN – PENYALURAN DO Fitur Penyaluran DO berfungsi untuk membuat penyaluran DO atas SO yang telah good issued (GI) agar dapat tercreate laporan F5. Penyaluran DO dapat dibuat jika sudah tersedia form F5 pada bulan pelaporan.



DISPLAY – PENYALURAN DO Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Penyaluran DO: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Penyaluran DO ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Laporan”. 2. Klik pada menu “Laporan” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Penyaluran DO”.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 82 dari 103



3. Web Commerce akan menampilkan list penyaluran DO dari SO yang telah ter-good issue.



BUAT PENYALURAN BARU Buat Penyaluran Baru dilakukan ketika Distributor membuat data penyaluran DO yang baru sebagai laporan penyaluran SO yang telah di tebus. Penyaluran DO dapat dicreate ketika SO sudah Good Issue dan sisa kuantitas DO adalah Nol, artinya sudah tersalurkan semua. Dalam pembuatan penyaluran DO, jumlah penyaluran tidak boleh melebihi jumlah penebusan SO, alokasi RDKK dalam satu tahun dan SK Dinas Kab dalam satu tahun. Serta dapat dikonfigurasi dapat melakukan lintas kecamatan dalam penyalurannya sesuai dengan konfigurasi per produsen. Berikut langkah-langkah dalam pembuatan Penyaluran Baru : 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Penyaluran DO” 2. Sistem akan menampilkan list penyaluran DO yang telah dibuat. Tombol Buat Penyaluran tampil ketika masih tersedia sisa kuantitas DO.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce



Halaman: 83 dari 103



Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



3. Klik tombol pada salah satu list, sistem akan menampilkan form entri penyaluran DO baru sebagai berikut :



Keterangan : Field / Tombol



Mandatory / Optional



Default Freetext Pilihan



1.



Nomer SO



Mandatory



Default



2.



Distributor



Mandatory



Default



No.



/ /



Keterangan Kode SO salah satu list pada halaman list penyaluran DO Nama Distributor yang akan di tambahkan penyaluran DO baru



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 84 dari 103



Tujuan adalah data lokasi kabupaten dari tujuan penyaluran DO Incoterm adalah data default syarat 4. Incontrem Mandatory Default penebusan Freetext Tanggal dibuatnya SO oleh 5. Tanggal Order Mandatory Date distributor. Tanggal penyaluran DO yang dibuat Tanggal Freetext oleh distributor. Tanggal penyaluran 6. Mandatory Penyaluran Date dapat back date sampai dengan tanggal dilakukan DO. Tombol untuk kembali ke halaman Penyaluran DO/ tombol untuk 7. Batal membatalkan entri penyaluran DO baru Tombol untuk Submit adalah tombol 8. Simpan untuk menambahkan data penyaluran DO baru. 4. Sistem akan menampilkan Form Penyaluran PKP (Penyaluran Ke Pengecer) seperti berikut: 3.



Tujuan



Mandatory



Default



Penjelasan kolom yang terdapat pada penyaluran DO ditiap produk adalah sebagai berikut: 1. Total SO adalah kuantitas total ketika melakukan penebusan SO. 2. Total DO adalah kuantitas total SO yang telah good issue. 3. Penyaluran adalah kuantitas penyaluran yang telah dibuat dan berstatus submitted. 4. Draft Penyaluran adalah kuantitas penyaluran yang telah dibuat dan masih berstatus Draft. 5. Tersedia adalah kuantitas maksimal yang dapat dilakukan penyaluran. 6. SO adalah kuantitas total SO dalam kecamatan.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 85 dari 103



7. RDKK adalah kuantitas sisa hasil pengurangan alokasi RDKK dengan penyaluran yang telah dibuat sebelumnya. 8. SK Dinas Kab adalah kuantitas sisa hasil pengurangan alokasi SK Dinas Kab dengan penyaluran yang telah dibuat sebelumnya. 9. Sisa RDKK adalah kuantitas hasil pengurangan alokasi sisa RDKK dengan penyaluran yang dilakukan. Nilai pada sisa RDKK akan dinamis sesuai dengan input nilai penyalurannya. 10. Sisa SK Dinas Kab adalah kuantitas hasil pengurangan alokasi sisa SK Dinas Kab dengan penyaluran yang dilakukan. Nilai pada sisa SK Dinas Kab akan dinamis sesuai dengan input nilai penyalurannya. 11. Penyaluran adalah kuantitas total penyaluran yang dilakukan. 5. Distributor mengisikan kuantitas penyaluran dalam kolom Penyaluran. Jumlah minimal input penyaluran adalah sesuai dengan isi satu sak karung pupuk subsidi.



6. Klik tombol Submit jika input penyaluran yang dilakukan telah valid, Data akan berstatus submit. Serta Klik Simpan jika input penyaluran yang dilakukan akan dilakukan perubahan kembali, data akan berstatus draft. Penyaluran tidak dapat disubmit jika form F5 dalam kondisi submitted atau approved.



DISPLAY LIHAT PENYALURAN Display Lihat penyaluran digunakan untuk mengetahui list penyaluran PKP yang telah dilakukan. Berikut langkah-langkah dalam melakukan Lihat Penyaluran: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Penyaluran DO” 2. Sistem akan menampilkan list penyaluran DO yang telah dibuat.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 86 dari 103



3. Klik tombol untuk melihat semua data penyaluran PKP yang telah dilakukan sebelumnya. 4. Sistem akan menampilkan halaman List Penyaluran Order PKP seperti berikut ini:



5. Jika distributor ingin menampilkan detail form penyaluran PKP klik Nomor PKP yang tersedia dikolom NO. PKP.



6. Jika distributor ingin menampilkan form F5, klik Lihat – F5 yang tersedia dikolom No. Laporan.



7. Jika distributor ingin mendownload dokumen BAST, klik tombol Cetak BAST yang tersedia di kolom Aksi.



8. Berikut tampilkan dokumen BAST penyaluran PKP dengan format PDF.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 87 dari 103



DOWNLOAD PENYALURAN DO Download Penyaluran DO dilakukan ketika Admin mengunduh semua data list penyaluran DO. Berikut langkah-langkah dalam download data list penyaluran DO: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Penyaluran DO” 2. Sistem akan menampilkan list penyaluran DO yang telah dibuat.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



3. Klik tombol format .xls .



Halaman: 88 dari 103



untuk mengunduh semua data penyaluran DO dalam



13. Item Penyaluran LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



037 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team



Tanggal



PENJELASAN – ITEM PENYALURAN Fitur Item Penyaluran berguna untuk menampilkan list penyaluran PKP yang telah dilakukan oleh distributor. Penyaluran yang tercatat adalah penyaluran melalui Penyaluran DO, initial Stok F5, Initial Stok F6 serta Penyaluran F5.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 89 dari 103



DISPLAY – ITEM PENYALURAN Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Manual Approved: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Item Penyaluran ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Laporan”. 2. Klik pada menu “Laporan” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Item Penyaluran”.



3. Sistem akan menampilkan halaman list item penyaluran sebagai berikut :



Penjelasan kolom tipe penyaluran adalah: 1. DistribReportGroup adalah penyaluran yang dilakukan pada laporan F5 2. Order adalah penyaluran yang dilakukan secara normal melalui Penyaluran DO 3. Initial Stok F5 adalah penyaluran yang dilakukan melalui menu initial Stok F5 4. Initial Stok F6 adalah penyaluran yang dilakukan melalui menu initial stok F6. 4. Jika distributor ingin melihat detail nomor penyaluran PKP, Klik nomor PKP yang tersedia di kolom No. PKP. Detail penyaluran PKP yang dapat dilihat adalah detail penyalura DO dengan Tipe Penyaluran order.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 90 dari 103



5. Sistem akan mengarahkan ke form detail penyaluran DO.



DOWNLOAD DATA ITEM PENYALURAN Download Item Penyaluran dilakukan ketika Admin mengunduh semua data list penyaluran DO. 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Item Penyaluran” 2. Sistem akan menampilkan list item penyaluran yang telah dibuat.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



3. Klik tombol format .xls .



Halaman: 91 dari 103



untuk mengunduh semua data penyaluran DO dalam



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 92 dari 103



14. Laporan Bulanan Distributor LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



038 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team



Tanggal



PENJELASAN – LAPORAN BULANAN DISTRIBUTOR Fitur Laporan Bulanan Distributor adalah menu yang digunakan untuk melakukan laporan bulanan distributor dokumen F5. Dokumen Laporan F5 ter-create jika terdapat alokasi SPJB yang aktif setiap bulannya. Dokumen F5 otomatis ter-create setelah SPJB selesai diupload serta berstatus aktif.



DISPLAY – LAPORAN BULANAN DISTRIBUTOR Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Laporan Bulanan Distributor: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Laporan Bulanan Distributor ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Laporan”. 2. Klik pada menu “Laporan” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Laporan Bulanan Distributor”.



3. Sistem akan menampilkan halaman list laporan bulanan distributor sebagai berikut:



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 93 dari 103



VIEW DETAIL LAPORAN DISTRIBUTOR View detail laporan bulanan distributor dilakukan ketika distributor melihat detail data laporan bulanan distributor F5, atau melakukan submit data laporan F5. Berikut langkah-langkah untuk view detail laporan distributor: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Laporan Bulanan Distributor” 2. Sistem akan menampilkan list laporan bulanan yang telah dibuat.



3. Klik pada list no F5 untuk melihat detail laporan bulanan distributor, sistem akan menampilkan halaman detail sebagai berikut :



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 94 dari 103



Penjelasan kolom yang tersedia pada Detail laporan Bulanan Distributor: 1. Kolom Persediaan Awal adalah persediaan stok yang dimiliki distributor pada bulan pelaporan. 2. Kolom Penebusan adalah total penebusan yang dilakukan distributor selama bulan pelaporan. 3. Kolom Penyaluran adalah total penyaluran yang dilakukan distributor melalui menu Penyaluran DO. 4. Kolom Persediaan Akhir adalah hasil dari ((Persediaan Awal + Penebusan) – Penyaluran). Serta akan menjadi Persediaan Awal bulan depan. 4. Klik tombol 5. Klik tombol 6. Klik pada tombol distributor.



untuk merubah status laporan bulanan distributor, untuk mengunduh data detail laporan bulanan distributor untuk melakukan sinkronisasi detail data laporan bulanan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 95 dari 103



DOWNLOAD LAPORAN BULANAN DISTRIBUTOR BARU Download Laporan Bulanan Distributor dilakukan ketika Distributor ingin mengunduh semua data laporan bulanan distributor. Distributor juga dapat melakukan download dokumen F5 serta cetak BAST. Berikut langkah-langkah untuk download data list laporan bulanan distributor: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Laporan Bulanan Distributor” 2. Sistem akan menampilkan list laporan bulanan yang telah dibuat.



3. Klik tombol dalam format .xls .



untuk mengunduh semua data laporan bulanan distributor



4. Jika Distributor ingin mengunduh dokumen F5, klik tombol Download pada kolom Aksi. Jika distributor ingin mengunduh dokumen BAST, klik tombol Cetak BAST pada kolom Aksi.



5. Berikut dokumen download F5 dan BAST F5.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 96 dari 103



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 97 dari 103



15. Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer LEMBAR INFORMASI DOKUMEN Nama Dokumen



User Manual Web Commerce



039 Proyek Jasa Pengembangan Aplikasi Web Commerce Tempat Pembuatan Dokumen Gresik Tanggal Pembuatan Dokumen 1 April 2020 Penggunaan Dokumen User Manual Nomor Dokumen Nama Proyek



Versi 1.0



Alasan Perubahan Initial Draft by WCM Team



Tanggal



PENJELASAN – REKAPITULASI LAPORAN BULANAN PENGECER Menu Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer adalah menu yang digunakan untuk laporan distributor kepada pengecer atau laporan F6. Laporan F6 terbentuk otomatis ketika distributor submit laporan Bulanan Distributor F5.



DISPLAY – REKAPITULASI LAPORAN BULANAN PENGECER Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk Display Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer: 1. Login dengan menggunakan Username dan Password yang tertera pada Email sebagai key untuk dapat memulai aktivitas Web Commerce seperti Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer ketika sudah masuk ke halaman utama Web Commerce, Distributor akan dihadapkan dengan beberapa menu utama Web Commerce yang salah satunya adalah menu “Laporan”. 2. Klik pada menu “Laporan” lalu akan muncul beberapa sub menu diantaranya adalah sub menu “Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer”.



3. Sistem akan menampilkan halaman list rekapitulasi laporan bulanan pengecer sebagai berikut :



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 98 dari 103



INPUT LAPORAN F6 Input Laporan F6 dilakukan ketika distributor akan melakukan penyaluran F6 dengan pengecer. Berikut langkah-langkah dalam input laporan F6: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer” 2. Sistem akan menampilkan list laporan bulanan yang telah dibuat.



3. Klik pada list no F6 untuk melihat serta dilakukan penyaluran detail rekapitulasi laporan bulanan pengecer, sistem akan menampilkan halaman detail sebagai berikut :



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 99 dari 103



4. Mengisi penyaluran distributor ke pengecer pada kolom Penyaluran.



5. Klik tombol pengecer,



untuk merubah status rekapitulasi laporan bulanan



6. Klik tombol pengecer



untuk mengunduh data detail rekapitulasi laporan bulanan



7. Klik pada tombol untuk melakukan sinkronisasi detail data rekapitulasi laporan bulanan pengecer.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 100 dari 103



DOWNLOAD REKAPITULASI LAPORAN BULANAN PENGECER Download data rekapitulasi laporan bulanan pengecer dilakukan ketika distributor ingin melakukan download dokumen Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer F6. Dokumen yang dapat didownload oleh distributor adalah Download list Rekapitulasi Laporan bulanan Pengecer, Download Rekap F6, Download F6, Berita Acara F6. Berikut langkah-langkah untuk melakukan download pada menu Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer: 1. Masuk ke menu “Laporan” lalu klik sub menu “Rekapitulasi Laporan Bulanan Pengecer” 2. Sistem akan menampilkan list laporan bulanan yang telah dibuat.



3. Klik tombol bulanan pengecer. 4. Klik tombol Rekap F6 download PDF rekap F6.



untuk mengunduh semua data rekapitulasi laporan untuk mengunduh data Rekap F6. System akan



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 101 dari 103



5. Klik tombol Download F6 untuk mengunduh data Download F6. System akan download PDF Download F6.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 102 dari 103



6. Klik tombol Berita Acara F6 untuk mengunduh data Berita Acara F6. System akan download PDF Berita Acara F6.



Nama Dokumen : User Manual Web Commerce Perusahaan : PT Pupuk Indonesia (Persero)



Halaman: 103 dari 103