E Learning XI [PDF]

Citation preview

A.PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN 1. Pengertian dokumen dan bukti transaksi Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha. 2. Jenis bukti transaksi Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu: a. Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan tersebut. b. Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah 1) KUINTANSI Kuintansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu.kuintansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. 2) NOTA DEBIT Nota Debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah didebit dengan jumlh tertentu. 3) NOTA KREDIT Nota Kredit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya,bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlh tertentu. 4) FAKTUR Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit. 5) CEK cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu. 6) BILYET GIRO Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namnya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. 7) REKENING KORAN Rekening Koran adalah bukti muatasi kas di bank yang disuusun oelh bank untuk para nasabahnya. 3. Prosedur pendokumentasian bukti-bukti anggaran Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi : 



Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen



Otomatisasi tata kelola keuangan kelas XI Rahayu Dwi Kurniawati ,S,Pd.



Page 1



A.PENDOKUMENTASIAN BUKTI-BUKTI PENGGUNAAN ANGGARAN







Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler







Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan Mesin penghancur dokumen (shredden) Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing



   



Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah :  Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad  Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu  Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka  Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan wilayah atau daerah 4. Pembuatan dokumen kegiatan pendokumentasian bukti-bukti penggunaan anggaran a. Catatlah setiap bukti-bukti transaksi pengeluaran kas kecil ke dalam bukti kas keluar6. Satukan bukti kas keluar dengan bukti transaksi pengeluaran dengan posisi bukti kas keluar di depan dan bukti transaksi pengeluaran di belakangnya. Untuk bukti transaksi yang berukuran kecil seperti tiket tol dapat ditempel dahulu dikertas HVS yang dibagi dua, kemudian di satukan dengan bukti kas keluar menggunakan stepler b. Siapkan ordner untuk mendokumentasikan bukti-bukti transaksi, berikut dengan 2 (dua) buah guide, yaitu guide DEBET dan guide KREDIT



Otomatisasi tata kelola keuangan kelas XI Rahayu Dwi Kurniawati ,S,Pd.



Page 2