Elemen Penilaian KPS 3 Regulasi Proses Rekrutmen [PDF]

Citation preview

REGULASI PROSES REKRUTMEN



RSU FANDIKA



Jl. H.M.Hasan Gayo, Lingkungan Temil Blang Kolak 1 Bebesen Telp. / Fax : 0643 – 21880 Takengon, Aceh Tengah



BAB I PENDAHULUAN A.



B.



Latar Belakang Pemenuhan kebutuhan Sumber Daya manusia adalah hal pokok dalam menyiapkan sebuah input yang baik dalam rangka menjalankan proses untuk mencapai output yang diinginkan. Rekrutmen sebagai cara untuk memenuhi kebutuhan Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit Umum Fandikaadalah cara penyiapan input untuk menyediakan tenaga yang dibutuhkan dalam menjalankan misi rumah sakit. Rekrutmen juga dipandang sebagai langkah lanjutan dalam perencanaan SDM yang disusun oleh para pimpinan di unit/ instalasi melalui berbagai metode seperti Workload Indicator Staff Need (WISN), dan rumus rumus penghitungan kebutuhan tenaga lainnya. Rekrutmen, selain dipandang sebagai cara untuk memenuhi kebutuhan jumlah, namun juga harus memenuhi kebutuhan akan jaminan mutu, termasuk kualifikasi, yang di dalamnya mencakup pengetahuan, ketrampilan, dan legalitas dari sumber daya manusia yang ditugaskan.Sehingga dalam panduan ini, diaturlah sebuah tata cara untuk menjawab semua kebutuhan tersebut, melalui sebuah proses rekrutmen yang baik hingga penugasan awal selesai dilakukan Tujuan 1. Tujuan umum Menyediakan proses yang bermutu dan seragam dan diaplikasikan dalam pemenuhan kebutuhan serta dalam penjaminan ketrampilan dan pengetahuan staf. 2.



Tujuan Khusus 1. Sebagai acuan unit SDM dalam melaksanakan proses rekrutmen yang bermutu. 2. Terintegrasinya seluruh proses, termasuk kredensial dalam keseluruhan lingkup rektrutmen. 3. Tersedianya SDM berkualitas pada waktu dan saat yang tepat sesuai dengan kebutuhan melalui proses rekrutmen yang bermutu.



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



1



A. B. C. D. E.



BAB II RUANG LINGKUP Panduan ini mengatur tentang : Tata cara pembukaan lowongan. Proses rektrutmen untuk seluruh Pegawai. Keputusan untuk penerimaan Pegawai dan dilakukan penugasan awal. Evaluasi pada masa penugasan awal. Evaluasi pada akhir masa penugasan awal.



BAB III TATA LAKSANA A. Pihak Yang Terlibat dan Tugasnya dalam Proses Rekrutmen 1. Unit SDM Tugas: a. Berdasarkan pengajuan dari unit/instalasi, menyusun daftar kebutuhan tenaga (kuantitas dan kualifikasinya). b. Mengajukan usulan pelaksanaan rekrutmen kepada direktur utama. c. Membuka lowongan, melalui pengumuman di media cetak maupun elektronik, atau cara-cara lainnya. d. Melakukan seleksi berkas. e. Melakukan wawancara dan psikotes f. Memberikan penjelasan kepada peserta rekrutmen tentang alur, peraturan, hasil, dsb. g. Mengidentifikasi penguji yang dibutuhkan. h. Mengkoordinasikan para personil yang terlibat pada proses rekrutmen dan evaluasi. i. Berkewajiban menyusun jadwal rekrutmen, dan evaluasi. j. Menyusun Keputusan Direktur utama untuk penugasan awal. k. Melakukan pendokumentasian proses rekrutmen. l. Bertindak selaku koordinator dari seluruh proses. m. Melakukan perekapan dan pendokumentasian hasil evaluasi pada masa penugasan awal. n. Menyusun jadwal rapat terkait proses rekrutmen hingga akhir masa penugasan awal.



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



2



2. Badan Pengawas Harian (BPH) Tugas: 1. Turut serta dalam melakukan seleksi peserta rekrutmen. 2. Berdasarkan hasil rapat dan proses seleksi, memutuskan penerimaan peserta rekruitmen sebagai Pegawai dengan status masa penugasan awal (MPA)/ OJT. 3. Direktur Utama Tugas: a. Memberikan keputusan untuk dilakukannya pelaksanaan proses rekrutmen. b. Turut serta dalam melakukan seleksi peserta rekrutmen. c. Berdasarkan hasil rapat dan proses seleksi, memutuskan calon Pegawai yang lolos dalam seleksi tahap kedua. d. Berdasarkan hasil rapat dan hasil evaluasi staf pada masa penugasan awal, menetapkan pengangkatan Pegawai. 4. Manajer Tugas: a. Memberikan persetujuan pengajuan kebutuhan tenaga dari jajarannya. b. Turut serta dalam melakukan seleksi peserta rekrutmen. c. Turut serta dalam rapat penentuan hasil rekrutmen dan memberikan pertimbangannya. d. Turut serta dalam rapat evaluasi masa penugasan awal (MPA)/ OJT dan memberikan pertimbangannya. 5. Pimpinan Unit/Instalasi Tugas: a. Menyusun kebutuhan staf. b. Mengajukan kebutuhan staf kepada atasan. c. Turut serta dalam melakukan seleksi peserta rekrutmen. d. Turut serta dalam rapat penentuan hasil rekrutmen dan memberikan pertimbangannya. e. Melakukan pengawasan dan penilaian kepada staf baru dalam masa penugasan awal. f. Turut serta dalam rapat evaluasi masa penugasan awal dan memberikan pertimbangannya. 6. Tim Penguji a. Menyusun instrument untuk menguji. b. Melakukan pengujian yang dibutuhkan, sesuai dengan keahliannya. c. Menyampaikan hasil pengujian kepada Unit SDM untuk ditindaklanjuti. B. Penguji Penguji terdiri dari: 1. Unit SDM 2. Para pimpinan. 3. Badan Pengawas Harian (BPH)



C.



Alur Rekrutmen



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



3



Berikut adalah daftar dari alur yang ditetapkan. Namun akan dijabarkan di bagian lain. 1. Alur Pembukaan Lowongan 2. Alur Proses Rekrutmen 3. Alur Evaluasi Pada Masa Penugasan Awal 1. Dokter 2. Perawat & Bidan 3. Staf Penunjang Medis 4. Staf lainnya (non profesi) 5. Penjabaran Alur 1.



Dokter dan Dokter Gigi (termasuk spesialis) a. Alur Pembukaan Lowongan Dokter dan Dokter Gigi (termasuk spesialis) 1) Pengajuan dari unit/Instalasi/Pimpinan yang membutuhkan/ inisiatif direktur. 2) Form pengajuan SDM dokter disampaiakan kepada Unit SDM dan disetujui oleh seluruh atasan, kecuali bila diajukan oleh Direktur Medis. 3) Pimpinan Unit SDM menyerahkan pengajuan SDM dokter kepada Direktur Utama. 4) Direktur Utama menjawabpermintaan SDM dokter denganmengadakan rapat pembahasan pembukaan lowongan dokter dengan Para pimpinan terkait (Seluruh Pimpinan User, Pimpinan Unit SDM dan Manager Keuangan & Administrasi), rapat termasuk membahas pola ketenagaan bagi dokter tersebut. 5) Keputusan Pembukaan Lowongan Dokter Umum, Dokter Gigi, Dokter Spesialis atau Dokter Gigi Spesialis, berdasarkan keputusan rapat, berdasarkan kebutuhan pada pola ketenagaan (jumlah & kualifikasi staf yg dibutuhkan), serta pertimbangan direktur utama. 6) Keputusan rapat yang ditetapkan oleh direktur utama dituangkan dalam notulen rapat untuk kemudian ditindaklanjuti oleh Unit SDM untuk membuka/tidak membuka lowongan.



b. Alur Rekrutmen Hingga Penugasan Awal Dokter dan Dokter Gigi (termasuk spesialis) 1) Lamaran diterima unit SDM RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



4



2)



3)



4)



5) 6) 7)



8)



Lamaran yang sudah masuk diserahkan kepada Direktur Utama melalui Nota Dinas dari unit SDM yang berisi data kebutuhan tenaga berdasarkan pola ketenagaan (Jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan), dan daftar pelamar. Keputusan akhir pelaksanaan rekrutmen dikeluarkan oleh Direktur Utama melalui jawaban Nota Dinas kepada Unit SDM. Dilakukan proses seleksi administrasi dan Kredensial (ijazah yang dilegalisir, STR, dan lain-lain ke sumber aslinya)oleh unit SDM. Wawancara User (Minimal dilakukan oleh Direktur Medis) Wawancara Direktur Utama Rapat pembahasan hasil seleksi dokter tahap kedua oleh jajaran Direktur, Jajaran Manajer, dan Komite Medis. Calon Pegawai yang dinyatakan lolos tahap kedua dipanggil untuk Wawancara dengan Badan Pengawas Harian (BPH).



9)



Keputusan Badan Pengawas Harian (BPH) tentang Penerimaan Dokter. 10) Penugasan klinis oleh Direktur Utama berdasarkan hasil dari Kredensial. c. Alur Evaluasi Penugasan Awal Dokter Umum dan Dokter Gigi (termasuk spesialis) 1) Para Pimpinan melaksanakan fungsi evaluasi kinerja setiap bulan pada masa penugasan awal melalui proses penilaian kinerja yang berlaku di Rumah Sakit Umum Fandika kepada Dokter yang menjalani penugasan awal. 2) Mulai dilakukan pendataan untuk bahan penyusunan On-Going Profesional Practice Evaluation (OPPE) kepada dokter yang bersangkutan oleh Pimpinan terkait.Teknis pelaksanaan OPPE berdasarkan regulasi pelaksanaan OPPE di Rumah Sakit Umum Fandika yang berlaku



3)



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



Feedbacksecara lisan dan tertulis dari Direktur Medis/Ketua Kelompok Staf Medis berdasarkan masukkan dari jajaran pelayanan mengenai kinerja Dokter yang bersangkutan (bila ada), yang dilakukan 5



satu bulan sekali pada masa penugasan awal (3 bulan). 4) Pada akhir masa penugasan awal, dilakukan penilaian secara OPPE yang mekanismenya diatur dalam peraturan direktur utama lain yang mengatur tentang OPPE 5) Dokumen hasil OPPE disusun oleh Unit SDM berdasarkan data yang diterima dari para pimpinan terkait, untuk kemudian diajukan ke Direktur Utama 6) Penyerahan hasil OPPE dari Direktur Utama kepada Dokter yang bersangkutan yang disampaikan melaluiDirektur Medis/Ketua Kelompok Staf Medis 2. Perawat dan Bidan a. Alur Pembukaan Lowongan Perawat & Bidan 1) Pengajuan dari instalasi/ pimpinan yang membutuhkan/ Inisiatif Direktur Medis 2) Form Pengajuan SDM perawat/bidan disampaikan dari Kepala Instalasi Perawat/Bidan/ Manajer Pelayanan Medis) dan disetujui oleh seluruh atasannya (kecuali bila diajukan oleh direktur medis, kepada kepala Unit SDM. 3) Kepala Unit SDM menyerahkan pengajuan SDM dokter kepada Direktur Utama. 4) Direktur Utama mengadakan rapat pembahasan pembukaan lowongan dengan Para Pimpinan Terkait (Seluruh Pimpinan User, KepalaUnit SDM, dan Manajer Keuangan & Administrasi), rapat termasuk membahas pola ketenagaan (jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan) bagi profesi perawat/bidan tersebut. 5) Keputusan Pembukaan Lowongan perawat atau bidan, berdasakan keputusan rapat dan berdasarkan kebutuhan pada pola ketenagaan, serta pertimbangan direktur utama, dituangkan dalam notulen rapat. 6) Keputusan rapat yang dituangkan dalam notulen rapat ditindaklanjuti oleh Unit SDM untuk membuka/tidak membuka lowongan.



b. Alur Rekrutmen Hingga Penugasan Awal Perawat & Bidan 1) Lamaran diterima Unit SDM 2) Lamaran diajukan ke Direktur Utama melalui Nota Dinas dari Unit SDM yang berisi data kebutuhan tenaga berdasarkan pola ketenagaan, dan daftar pelamar RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



6



3)



Keputusan mengenai pelaksanaan rekruitmen dikeluarkan oleh Direktur Utama melalui jawaban Nota Dinas kepada Unit SDM. 4) Unit SDM menindaklanjuti kelanjutan proses rekruitmen dengan pengecekan kelengkapan berkas (seleksi administrasi), termasuk dimulainya proses kredensial administratif (ijazah yang dilegalisir, STR, dan lain-lain ke sumber aslinya) 5) Pelamar yang lolos seleksi berkas dipanggil untuk tes tertulis (meliputi tes potensi akademik, tes bidang perawatan/bidan, tes agama dan psikotes) dan tes wawancara administrasi serta psikologi oleh Unit SDM. 6) Seluruh peserta kemudian menjalani interview dengan seluruh atasannya sebagai user,yaituatasan langsung, Manajer (Manajer Keperawatan & Kebidanan dan atau Manajer Pelayanan & Penunjang Medis), Direktur Medis, dan Direktur Utama. 7) Rapat pembahasan hasil seleksi perawat/ bidan tahap kedua oleh Direktur Utama, Direktur Medis, Manajer Keperawatan & kebidanan, Komite Keperawatan dan Kepala Unit SDM. 8) Calon Pegawai yang dinyatakan lolos tahap kedua dipanggil untuk Wawancara dengan adan Pengawas Harian (BPH). 9) Keputusan Badan Pengawas Harian (BPH) tentang Penerimaan perawat/bidan. 10) Petugas diterima sebagai PegawaiMPA/ OJT dan menerima penugasan awal melalui Keputusan BPH, dan diserahkan kepada Kepala Instalasi dimana dia ditugaskan. Kepadanya dapat diberikan Surat Penugasan Klinis awal dengan tingkat kewenangan klinis yang terendah. c. Alur Evaluasi Penugasan Awal Perawat & Bidan 1) Para Pimpinan melaksanakan fungsi evaluasi kinerja setiap bulan pada masa penugasan awal melalui proses penilaian kinerja yang berlaku di Rumah Sakit Umum Fandikakepada Perawat dan Bidan yang menjalani masa penugasan awal (MPA)/ OJT. 2) Dilakukan monitoring selama masa penugasan awal sebagai bahan penyusunan data evaluasi kinerja kepada/perawat/bidan yang bersangkutan, oleh Kepala Instalasi dimana tersebut bertugas, manajer. Keperawatan& Kebidanan, Manajer Pelayanan & RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



7



3)



4)



5)



6)



7) 8)



9)



penunjang Medis, Direktur Medis dan Direktur Utama. Feedback secara lisan dan tertulis dari PimpinanInstalasi dimana perawat/bidan tersebut ditugaskan, dan dari Manajer Keperawatan & Kebidanan, yang dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali pada masa penugasan awal, dan didokumentasikan prosesnya di Unit SDM. Data hasil evaluasi kinerja dari atasan langsung dan tidak langsung dikumpulkan ke Unit SDMuntuk didokumentasikan dan direkap. Dilakukan rapat pembahasan hasil evaluasi kinerja perawat/bidan pada akhir masa penugasan awal, yang diikuti oleh Direktur Utama, Direktur Medis, Manajer Pelayanan& penunjang Medis, manajer keperawatan & Kebidanan, Pimpinan Instalasi dimana petugas tersebut ditugaskan, dan Pimpinan Unit SDM, untuk menentukan status Pegawai tersebut berikutnya berdasarkan hasil evaluasi kinerja. Penyusunan dokumen evaluasi kinerja perawat dan bidan oleh Unit SDM, menggunakan template yang sudah ditetapkan berdasarkan hasil evaluasi kinerja dari para pimpinan. Penyampaian hasil evaluasi kinerja oleh Pimpinan Instalasi Perawat/Bidan. Penyampaian hasil keputusan rapat mengenai pengangkatan Pegawai setelah masa penugasan awal selesai oleh Unit SDM. Keputusan pengangkatan perawat/bidan sebagai Pegawai kontrak berdasarkan hasil rapat dan pertimbangan direktur utama dituangkan melalui Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum fandika.



3. Staff Penunjang Medis a. Alur Pembukaan Lowongan Staf Penunjang Medis 1) Pengajuan dari unit/intalasi/pimpinan yang membutuhkan/Inisatif Direksi. 2) Form Pengajuan SDM penunjang medis disampaikan dari pempinan Unit/Instalasi/Manajer Pelayanan & RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



8



Penunjang Medis dan disetujui oleh seluruh atasannya (Kecuali bila diajukan oleh Direktur Medis), kepada Unit SDM. 3) Unit SDM menyerahkan pengajuan SDM penunjang medis kepada Direktur Utama. 4) Direktur Utama 5) mengadakan rapat pembahasan pembukaan lowongan dengan Para Pimpinan Terkait (Pimpinan User, kepala Unit SDM, dan manajer Keuangan & Administrasi), rapat termasuk membahas pola ketenagaan (kuantitas dan kualifikasi) bagi petugas penunjang medis tersebut. 6) Keputusan Pembukaan Lowongan tenaga penunjang medis, berdasakan keputusan rapat dan berdasarkan kebutuhan pada pola ketenagaan (jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan), serta pertimbangan direktur. 6) Keputusan rapat yang dituangkan dalam notulen rapat kemudian ditindaklanjuti oleh Unit SDM untuk membuka/tidak membuka lowongan. d. Alur Rekrutmen Hingga Penugasan Awal Staf Penunjang Medis 1) Lamaran diterima Unit SDM 2) Lamaran diajukan ke Direktur Utama melalui Nota Dinas dari Unit SDM yang berisi data kebutuhan tenaga berdasarkan pola ketenagaan (jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan), dan daftar pelamar 3) Keputusan mengenai pelaksanaan rekruitmen dikeluarkan oleh Direktur Utama melalui jawaban Nota Dinas kepada Unit SDM 4) Unit SDM menindaklanjuti kelanjutan proses rekruitmen dengan pengecekan kelengkapan berkas (seleksi berkas), termasuk melaksanakan kredensial legalitas bukti kompetensi (ijazah, STR, dsb) oleh unit SDM. 5) Pelamar yang lolos seleksi berkas dipanggil untuk wawancara administrasi oleh Unit SDM 6) Pelamar kemudian menjalani tes praktek sesuai dengan profesinya masing-masing yang diampu oleh Kepala Unit/ Instalasi terkait. Hal ini dilakukan termasuk sebagai bentuk pelaksanaan kredensial pada staf penunjang medis. 7) Seluruh peserta menjalani interview dengan seluruh atasannya sebagai user, yaitu pimpinan unit/instalasi dimana ia akan ditugaskan, manajer pelayanan



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



9



8)



9)



10) 11)



12)



&penunjang medis, direktur medis, dan direktur utama. Rapat pembahasan hasil seleksi staf penunjang medis tahap kedua oleh Direktur Utama, Direktur Medis, Direktur Umum ,Manajer Administrasi & Keuangan, Manajer Pelayanan & Penunjang Medis, Kepala Unit/Instalasi Terkait,dan Pimpinan Unit SDM Calon Pegawai yang dinyatakan lolos tahap kedua dipanggil untuk Wawancara dengan Badan Pengawas Harian (BPH). Keputusan Badan Pengawas Harian (BPH) tentang Penerimaan Pegawai. Penugasan Klinis Staf Pelayanan &Penunjang Medis oleh Direktur Utama berdasarkan hasil dari Kredensial dan Tes Seleksi Penerimaan Pegawai, serta pertimbangan Direktur Utama, dan dituangkan melalui Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Fandika. Staf diterima sebagai Pegawai MPA/ OJT dan menerima penugasan awal, dan diserahkan kepada Kepala Unit/Instalasi dimana dia ditugaskan.



e. Alur Evaluasi Penugasan Awal Staf Penunjang Medis 1) Para Pimpinan melaksanakan fungsi evaluasi kinerja setiap bulan pada masa penugasan awal melalui proses penilaian kinerja yang berlaku di Rumah Sakit Umum Fandika kepada Staf Penunjang Medis yang menjalani masa penugasan awal (MPA)/ OJT. 2) Dilakukan monitoring selama masa penugasan awal sebagai bahan penyusunan data evaluasi kinerja kepada staf yang bersangkutan, oleh Kepala Unit/Instalasi dimana staf tersebut bertugas, Manajer Pelayanan & Penunjang Medis, Direktur Medis, dan Direktur Utama. 3) Feedback secara lisan dan tertulis dari Kepala Unit/Instalasi dimana staf tersebut ditugaskan dan oleh Manajer Pelayanan & Penunjang Medis, yang dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali pada masa penugasan awal, dan prosesnya didokumentasikan di SDM. 4) Data hasil evaluasi kinerja dari atasan langsung dan tidak langsung dikumpulkan ke SDM untuk direkap 5) Dilakukan rapat pembahasan hasil evaluasi kinerja



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



10



staf pada akhir masa penugasan awal, yang diikuti oleh Jajaran Direksi (Direktur Utama, Direktur Medis, Direktur umum), Manajer Pelayanan &Penunjang Medis, Kepala Unit/Instalasi dimana staf tersebut ditugaskan, dan Pimpinan Unit SDM, untuk menentukan status Pegawai tersebut berikutnya. 6) Penyusunan dokumen evaluasi kinerja staf penunjang medis oleh Unit SDM, menggunakan template yang sudah ditetapkan, dan berdasarkan hasil rapat serta hasil penilaian kinerja dari para pimpinan 7) Penyampaian hasil evaluasi kinerja oleh Manajer Pelayanan &Penunjang Medis 8) Penyampaian hasil keputusan rapat mengenai pengangkatan Pegawai setelah masa penugasan awal selesai oleh Unit SDM. 9) Keputusan pengangkatan staf penunjang medis sebagai Pegawai kontrak berdasarkan hasil rapat serta pertimbangan direktur utama, dituangkan melalui Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Fandika. 4. Staf Lainnya a. Alur Pembukaan Lowongan Staf Lainnya 1) Pengajuan dari unit/instalasipimpinan yang membutuhkan/Inisatif Direksi 2) Form Permintaan SDM staf disampaikan dari Kepala Bagian terkait/Manajer terkait dan disetujui oleh seluruh atasannya (Kecuali bila diajukan oleh Direktur Umum), kepada Pimpinan SDM 3) Pimpinan SDM menyerahkan permintaan SDM kepada Direktur Utama. 4) Direktur Utama mengadakan rapat pembahasan pembukaan lowongan dengan Para Pimpinan Terkait (Pimpinan User, Pimpinan Unit SDM, Direktur umum dan Manajer Administrasi & Keuangan), rapat termasuk membahas pola ketenagaan (kuantitas dan kualifikasi) bagi staf yang dibutuhkan tersebut. 5) Keputusan Pembukaan Lowongan staf, berdasakan keputusan rapat dan berdasarkan kebutuhan pada pola ketenagaan (jumlah & kualifikasi staf yang dibutuhkan), serta pertimbangan dari direktur utama dituangkan dalam notulen rapat. 6) Keputusan rapat yang dituangkan dalam notulen rapat



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



11



ditindaklanjuti oleh Unit SDM untuk pembukaan lowongan b. Alur Rekrutmen Hingga Penugasa Awal Staf Lainnya 1) Lamaran diterima Unit SDM 2) Lamaran diajukan ke Direktur Utama melalui Nota Dinas dari Unit SDM yang berisi data kebutuhan tenaga berdasarkan pola ketenagaan (jumlah dan kualifikasi staf yang dibutuhkan), dan daftar pelamar 3) Keputusan mengenai pelaksanaan rekruitmen dikeluarkan oleh Direktur Utama melalui jawaban Nota Dinas kepada Unit SDM 4) Unit SDM menindaklanjuti kelanjutan proses rekruitmen dengan pengecekan kelengkapan berkas oleh SDM (seleksi berkas), termasuk melaksanakan kredensial legalitas bukti kompetensi (ijazah, STR (bila ada). 5) Seluruh pelamar kemudian menjalani interview dengan Seluruhatasannya sebagai user, yaitu kepalaunit/instalasi/kepala bagian dimana ia akan ditugaskan, manajer terkait, direktur terkait, dan direktur utama. 6) Rapat pembahasan hasil seleksi staf tahap kedua oleh Jajaran Direksi Terkait (Direktur Utama, Direktur Umum), Manajer terkait, Unit/Instalasi/Pimpinan Unit Terkait, dan Unit SDM. 7) Calon Pegawai yang dinyatakan lolos tahap kedua dipanggil untuk Wawancara dengan adan Pengawas Harian (BPH). 8) Keputusan Badan Pengawas Harian (BPH) tentang Penerimaan Pegawai. 9) Staf diterima sebagai PegawaiMPA/ OJT dan menerima penugasan awal, yang dituangkan melalui Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Umum Fandika, dan diserahkan kepada atasan langsung dimana dia ditugaskan. c. Alur Evaluasi Penugasan Awal Staf Lainnya 1) Para pimpinan melaksanakan fungsi evaluasi kinerja setiap bulan pada masa penugasan awal melalui proses penilaian kinerja yang berlaku di Rumah Sakit Umum Fandika kepada staf yang menjalani masa penugasan awal (MPA)/ OJT.



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



12



2)



3)



4)



5)



6) 7)



8)



Dilakukan monitoring selama masa penugasan awal sebagai bahan penyusunan data evaluasi kinerja kepada staf yang bersangkutan, oleh Kepala Unit/Instalasi/kepala bagian dimana staf tersebut bertugas, Manajer terkait, Wakil Direktur terkait, dan Direktur Utama. Feedback secara lisan dan tertulis dari atasan langsung dimana staf tersebut ditugaskan yang dilakukan setiap 1 (satu) bulan sekali pada masa penugasan awal, dan prosesnya didokumentasikan di SDM. Sebelum berakhirnya masa penugasan awal, dilakukan rapat pembahasan hasil evaluasi kinerja staf pada masa penugasan awal, yang diikuti oleh Jajaran Direksi terkait, Manajer terkait, Kepala Unit/Instalasi terkait, dimana petugas tersebut ditugaskan, dan Unit SDM, untuk menentukan status Pegawai tersebut berikutnya. Penyusunan dokumen evaluasi kinerja staf oleh Unit SDM, menggunakan template yang sudah ditetapkan, dan berdasarkan hasil rapat serta hasil penilaian kinerja dari para pimpinan Penyampaian hasil evaluasi kinerja oleh atasan langsung dimana staf tersebut ditugaskan Penyampaian hasil keputusan rapat mengenai pengangkatan Pegawai setelah masa penugasan awal selesai oleh Unit SDM. Keputusan pengangkatan staf sebagai Pegawai kontrak berdasarkan hasil keputusan rapat dan pertimbangan direkturutama, dituangkan melalui Keputusan Direktur Utama Rumah Sakit Rumah Sakit Umum Fandika



E. Tata Laksana Seleksi Berkas Seleksi berkas dilaksanakan oleh Unit SDM di Rumah Sakit Umum Fandika dengan mengumpulkan seluruh berkas pelamar yang menjadi kandidat Pegawai untuk memenuhi kebutuhkan Pegawai. Unit SDM sesuai dengan kualifikasi Pegawai yang dibutuhkan, menyaring berkas-berkas pelamar.Hanya berkas RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



13



pelamar yang memenuhi kriteria kualifikasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan-lah yang diloloskan untuk mengikuti tahap selanjutnya. Dalam menentukan apa yang dibutuhkan, Unit SDM mengacu pada persyaratan umum jabatan serta persyaratan jabatan yang telah ditetapkan untuk unit/instalasi yang membutuhkan SDM. Dalam seleksi tahap seleksi berkas (seleksi admistrasi) dilakukan pula proses kredensial awal pada calon pegawai berupa verifikasi ijazah, STR (bila ada), dan lain-lain ke sumber aslinya. F. Tata Laksana Psikotes 1. Konsep Psikotes Psikotes merupakan tes yang dilaksanakan untuk menilai dan memberikan gambaran umum kepada pimpinan tentang potensi dan kekurangan dari pelamar. 2. Siapa saja yang menjalani psikotes Yang harus menjalani psikotes adalah seluruh pelamar. 3. Persiapan tes Tes dipersiapkan dengan baik oleh unit SDM 4. Pelaksana tes Pelaksana tes adalah memberikan soal psikotes kepada seluruh pelamar untuk dikerjakan 5. Penilai tes Psikotes dinilai oleh unit SDM. 6. Bentuk Penilaian Hasil penilaian psikotes adalah berupa hasil kualitatif dari penilaian potensi serta hambatan pelamar.



G. Tata Laksana Tes Tertulis 1. Konsep tes tertulis Tes tertulis merupakan tes yang dijalani oleh para pelamar untuk memberikan gambaran mengenai tingkat pemahaman terhadap ilmu pengetahuan dan agama yang harus dimiliki seseorang (dalam hal ini pelamar) untuk dapat melaksanakan RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



14



tugasnya dengan baik. Tes tertulis dijadikan sebagai salah satu parameter penilaian, dan berkontribusi terhadap nilai akhir seleksi.Tes Tertulisterdapat 2 macam; a. Tes Potensi Akademik b. Tes Bidang (semua posisi) 2. Siapa saja yang menjalani tes tertulis Yang harus menjalani tes tertulis adalah seluruh pelamar, kecuali dokter spesialis. 3. Persiapan tes a. Staf Medis (kecuali dokter spesialis) Tes tertulis dipersiapkan oleh Manajer Pelayanan & Penunjan Medis. Manajer Pelayanan & Penunjang Medis kemudian menyerahkan soal beserta kunci jawaban kepada Unit SDM untuk dipakai dalam proses seleksi. b. Paramedis Tes tertulis dipersiapkan oleh kepala bagian perawat atau bidan sesuai dengan pelamar yang di tes. Kepala bagian terkait ini, kemudian menyerahkan soal beserta kunci jawaban kepada Unit SDM untuk dipakai dalam proses seleksi. c. Staf Penunjang Medis (profesi) Tes tertulis dipersiapkan oleh kepala Unit/Instalasi/Manajer dengan profesi yang sesuai. Kemudian soal beserta kunci jawaban diserahkan kepada Unit SDM untuk dipakai dalam proses seleksi. d. Staf lainnya Tes tertulis dipersiapkan oleh atasan langsungnya. Misalnya ada rekrutmen untuk tenaga akuntansi, maka yang mempersiapkan tes tertulisnya adalah kepala bagian akuntansi, atau dapat juga oleh manajer keuangan. Soal tes dan kunci jawaban kemudian juga diserahkan kepada Unit SDM untuk dipakai dalam proses seleksi. 4. Bentuk soal Soal tes tertulis dapat berupa pilihan ganda, ataupun essay.



5. Pelaksana tes Pelaksanaan tes tertulis dikoordinir oleh Unit SDM, dapat bekerja sama dengan unit/instalasi terkait. Dalam hal ini Komite terkait dapat pula berperan. 6. Penilai tes tertulis Penilai tes tertulis sebaiknya adalah yang membuat soal.



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



15



Khususnya apabila soal tes tertulis adalah berupa essay. Penilai merekap hasil tes tertulis untuk semua peserta (pelamar), dan kemudian melaporakannya kepada unit/instalasi. 7. Bentuk Penilaian Tes Praktek dinilai dalam bentuk kuantitatif (angka) dengan skala 0-100 8. Kaitan dengan Kredensial Pelaksanaan tes tertulis khususnya untuk perawat, bidan, serta tenaga kesehatan dari profesi lainnya dapat dijadikan sebagai suatu bentuk kredensial dalam menentukan kewenangan klinis ataupun kewenangan profesinya. H. Tata Laksana Tes Praktek 1. Konsep tes praktek Tes praktek merupakan tes yang dijalani oleh para pelamar untuk memberikan gambaran mengenai tingkat penguasaan terhadap ketrampilan (skill) yang harus dimiliki seseorang (dalam hal ini pelamar) untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik kelak. Tes praktek dijadikan sebagai salah satu parameter penilaian, dan berkontribusi terhadap nilai akhir seleksi. 2. Tes praktek ini dapat dimasukkan dalam proses kredensial. Siapa saja yang menjalani tes praktek Yang harus menjalani tes praktek adalah semua pelamar yang nantinya dalam menjalankan tugas harus mampu mempraktekkan keahlian-keahlian tertentu yang telah dipelajari secara formal dan informal, yang berkaitan dengan profesinya. Minimal yang wajib menjalani tes praktek adalah seluruh calon Pegawai yang berprofesi sebagai tenaga kesehatan, driver, dan staf lain yang sangat berkaitan erat dengan kemampuan melaksanakan suatu skill tertentu dalam pekerjaannya. 3. Persiapan tes Tes dipersiapkan dengan baik oleh atasan terkait. Dalam hal ini Unit SDM yang akan menentukan, apakah pelamar yang diseleksi wajib mengikuti tes praktek atau tidak, serta siapa yang harus mempersiapkan tes praktek ini. 4. Pelaksana tes Pelaksana tes adalah atasan langsung, atau atasan terkait (misalnya calon perawat bisa saja diuji oleh kepala Instalasi rawat inap, ataupun oleh kepala bagian perawat), dalam hal ini Komite dapat pula turut serta dalam prosesnya. Dalam hal ini, bisa saja atasan yang lain yang membawahi posisi



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



16



tersebut, ikut memberikan tes praktek. 5. Penilai tes Tes praktek dinilai langsung oleh orang yang melaksanakan tes. Hasil tes nantinya direkap dan dilaporkan ke Unit SDM. 6. Bentuk Penilaian Tes Praktek dinilai dalam bentuk kuantitatif (angka) dengan skala 0-100. 7. Kaitan dengan Kredensial Pelaksanaan tes praktek khususnya untuk perawat, bidan, serta tenaga kesehatan dari profesi lainnya dapat dijadikan sebagai suatu bentuk kredensial dalam menentukan kewenangan klinis ataupun kewenangan profesinya. I. Tata Laksana Wawancara Para Pimpinan 1. Gambaran Umum Para pimpinan dalam proses seleksi wajib dan berhak untuk melakukan tes wawancara dengan peserta rekrutmen. Hal ini diperlukan karena para pimpinan wajib memberikan nilai pada proses rekrutmen serta memberikan pertimbangannya pada rapat penerimaan Pegawai. Format wawancara sesuai form wawancara pimpinan yang disediakan oleh Unit SDM, dan jadwal pelaksanaannya sesuai dengan yang diatur oleh Unit SDM. 2. Tujuan Wawancara Pimpinan Wawancara diharapkan dapat memberikan gambaran secara lebih mendalam kepada para pimpinan tentang: a. Mengetahui karakter pelamar b. Mengetahui tingkat pemahaman pelamar tentang keilmuan yang harus dikuasai pelamar c. Mengetahui bagaimana sikap, misalnya kesopanan, dan etika pelamar. d. Mengetahui potensi loyalitas pelamar. e. Mengetahui potensi pelamar dalam hal pekerjaan. f. Mengetahui tingkat motivasi dan kegigihan pelamar. g. Hal lain yang dibutuhkan pimpinan untuk memutuskan apakah akan mengusulkan untuk menerima pelamar atau tidak. 3. Penilaian Wawancara Wawancara dinilai menggunakan cara kuantitatif (angka), dengan rentang 0-100 sehingga nantinya dapat digabungkan dengan hasil tes lainnya. Standar penilian diserahkan kepada masing-masing interviewer



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



17



untuk menetapkan. Namun para interviewer wajib melakukan perekapan sehingga muncul nilai rata rata hasil wawancara seluruh komponen untuk pelamar tersebut. 4. Pelaksana Tes Wawancara Pelaksana tes wawancara adalah seluruh atasan, baik atasan langsung, maupun tidak langsung, hingga ke direktur utama dan BPH, dalam satu garis komando. Atasan langsung untuk tenaga kebidanan adalah pimpinan unit Instalasi Kebidanan & Perinatal. Atasan langsung untuk staf penunjang medis adalah pimpinan unit masing-masing.Atasan langsung untuk staf lainnya adalah kepala pimpinan unit tersebut. Untuk calon Pegawai dengan profesi keperawatan dan kebidanan dilakukan wawancara dengan Manajer Pelayanan & Penunjang Medis dan atau Manajer Keperawatan & Kebidanan. K. Tata Laksana Wawancara Badan Pengawas Harian 1. Gambaran Umum BPH dalam proses seleksi wajib dan berhak untuk melakukan tes wawancara dengan peserta rekrutmen.Hal ini diperlukan untuk mengetahui komitmen bermuhammadiyah para calon Pegawai. Format wawancara sesuai form wawancara BPH yang disediakan oleh Unit SDM, dan jadwal pelaksanaannya sesuai dengan yang diatur oleh Unit SDM. 2. Penilaian Wawancara Wawancara dinilai menggunakan cara kuantitatif (angka), dengan rentang 0-100 sehingga nantinya dapat digabungkan dengan hasil tes lainnya. Standar penilian diserahkan kepada masing-masing interviewer untuk menetapkan. Namun para interviewer wajib melakukan perekapan sehingga muncul nilai rata rata hasil wawancara seluruh komponen untuk pelamar tersebu 3. Pelaksana Tes Wawancara Pelaksana tes wawancara BPH adalah setelah dilakukan proses penyaringan kedua. Dan dijadwalkan oleh Unit SDM. Format wawancara sesuai form wawancara yang disediakan oleh Unit SDM, dan jadwal pelaksanaannya sesuai dengan yang diatur oleh Unit SDM. 4. Penilaian Wawancara Wawancara dinilai menggunakan cara kuantitatif (angka), RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



18



dengan rentang 0-100 sehingga nantinya dapat digabungkan dengan hasil tes lainnya. Standar penilian diserahkan kepada masing-masing interviewer untuk menetapkan. Namun para interviewer wajib melakukan perekapan sehingga muncul nilai rata rata hasil wawancara seluruh komponen untuk pelamar tersebut. 5. Pelaksana Tes Wawancara Pelaksana tes wawancara BPH adalah setelah dilakukan proses penyaringan kedua. Dan dijadwalkan oleh Unit SDM. L. Penyaringan Penyaringan peserta seleksi yaitu berada di tahap berikut ini. 1. Penyaringan pertama terjadi di seleksi berkas 2. Penyaringan kedua adalah pada saat rapat hasil penyaringan kedua, setelah peserta mengikuti semua tes agama, tes tertulis, tes praktek, psikotes, dan wawancara para pimpinan (semua tes yang disebutkan di poin ke 2 ini tidak mengakibatkan penyaringan tersendiri). 3. Penyaringan ketiga adalah berdasarkan keputusan Badan Pengawas Harian (BPH), setelah peserta mengikuti tes wawancara dengan BPH. M. Integrasi Kredensial dengan Rekrutmen Proses kredensial awal dapat dilaksanakan pada calon Pegawai yang membutuhkan kredensial dengan cara verifikasi berkas ke sumber yang sahih (sumber aslinya). Kegiatan ini dilaksanakan oleh bagian SDM. Format wawancara sesuai form wawancara BPH yang disediakan oleh Unit SDM, dan jadwal pelaksanaannya sesuai dengan yang diatur oleh Unit SDM. 6. Penilaian Wawancara Wawancara dinilai menggunakan cara kuantitatif (angka), dengan rentang 0-100 sehingga nantinya dapat digabungkan dengan hasil tes lainnya. Standar penilian diserahkan kepada masing-masing interviewer untuk menetapkan. Namun para interviewer wajib melakukan perekapan sehingga muncul nilai rata rata hasil wawancara seluruh komponen untuk pelamar tersebut. 7. Pelaksana Tes Wawancara Pelaksana tes wawancara BPH adalah setelah dilakukan proses RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



19



penyaringan kedua. Dan dijadwalkan oleh Unit SDM. N. Penyaringan Penyaringan peserta seleksi yaitu berada di tahap berikut ini. 1. Penyaringan pertama terjadi di seleksi berkas 2. Penyaringan kedua adalah pada saat rapat hasil penyaringan kedua, setelah peserta mengikuti semua tes agama, tes tertulis, tes praktek, psikotes, dan wawancara para pimpinan (semua tes yang disebutkan di poin ke 2 ini tidak mengakibatkan penyaringan tersendiri). 3. Penyaringan ketiga adalah berdasarkan keputusan Badan Pengawas Harian (BPH), setelah peserta mengikuti tes wawancara dengan BPH. O. Integrasi Kredensial dengan Rekrutmen Proses kredensial awal dapat dilaksanakan pada calon Pegawai yang membutuhkan kredensial dengan cara verifikasi berkas ke sumber yang sahih (sumber aslinya). Kegiatan ini dilaksanakan oleh bagian SDM. N. Format Tabel Penilaian Hasil Tes Seleksi Berikut adalah format dari tabel hasil tes seleksi 1 2 3 4 5 6 7 8 9



10



11



12



13



14



Keterangan: 1. Nomor Urut Pelamar diurutkan berdasarkan pencapaian nilai tertinggi. 2. Nama Pelamar Diisi nama lengkap pelamar 3. Alamat Diisi alamat lengkap pelamar sesuai surat lamaran 4. Hasil Psikotes Diisi dengan kesimpulan hasil psikotes 5. Hasil Tes Tertulis Diisi dengan angka hasil tes tertulis (0-100) 6. Hasil Tes Praktek Diisi dengan angka hasil tes praktek (0-100) 7. Hasil Wawancara 1 Diisi dengan angka hasil tes wawancara dengan kepala unit SDM RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



20



(0-100) 8. Hasil Wawancara 2 Diisi dengan angka hasil tes wawancara dengan atasan langsung (0-100) (perhatikan siapa yang disebut sebagai atasan langsung, khususnya untuk perawat dan bidan). 9. Hasil Wawancara 3 Diisi dengan wawancara hasil tes wawancara dengan atasan tidak langsung pertama (0-100). Untuk perawat dan bidan, atasan tidak langsung di sini adalah manajer keperawatan & kebidanan. 10. Hasil Wawancara 4 Diisi dengan wawancara hasil tes wawancara dengan atasan tidak langsung kedua (0-100). Untuk perawat dan bidan, atasan tidak langsung di sini adalah direktur medis. 11. Hasil Wawancara 5 Diisi dengan wawancara hasil tes wawancara dengan direktur utama (0-100). 12. Total Nilai Merupakan penjumlahan dari seluruh nilai hasil tes. 13. Rata-rata nilai rata rata dari seluruh tes yang dijalani. V.



RAPAT HASIL PENYARINGAN KEDUA A. Tujuan Tujuan dari dilaksanakannya rapat hasil penyaringan kedua adalah tercapainya keputusan mengenai siapa saja pelamar yang lolos seleksi kedua, berdasarkan hasil tes, maupun pertimbangan lain dari para pimpinan, sehingga proses rekrutmen benar benar memberikan outcome berupa SDM yang berkualitas.



B. Waktu Pelaksanaan Pelaksanaan rapat hasil penyaringan kedua adalah sesegera mungkin setelah seluruh proses tes seleksi selesai dilaksanakan. C. Peserta Rapat Peserta rapat adalah: 1. Unit SDM 2. Direktur Utama



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



21



3. Manajer Keuangan & Administrasi 4. Seluruh para pimpinan yang membawahi 5. Pimpinan bagian lain/para profesional yang dibutuhkan pendapatnya. D. Hasil Rapat Hasil rapat merupakan keputusan siapa saja pelamar yang lolos penyaringan keduauntuk selanjutnya diajukan kepada BPH untuk dilakukan penyaringan ketiga. E. Tindak Lanjut Hasil rapat ditindaklanjuti oleh Unit SDMdengan membuat keputusan direktur dan menyiapkan nota dinas tentang hasil penyaringan rekrutmen tahap kedua untuk diserahkan kepada BPH dan dilakukan penyaringan ketiga. VI. KEPUTUSAN BADAN PENGAWAS HARIAN Keputusan Ketua Badan Pengawas Harian (BPH) adalah adanya keputusan penerimaan siapa saja pelamar yang akhirnya diterima sebagai Pegawai MPA/OJT di Rumah Sakit Umum Fandika berdasarkan hasil wawancara BPH, maupun pertimbangan lain dari para pimpinan, sehingga proses rekrutmen benar-benar memberikan outcome berupa SDM yang berkualitas. Pengeluaran Keputusan Badan pengawas harian tentang keputusan hasil rekrutmen dilaksanakan sesegera mungkin setelah dilakukan VII.



DOKUMENTASI Seluruh proses rekrutmen termasuk seleksi dan rapat didokumentasikan oleh Unit SDM, di dalam file kePegawain



RUMAH SAKIT UMUM FANDIKA



22