FMEA Laboratorium [PDF]

Citation preview

FMEA Kelompok 3



I. Unit kerja: Laboratorium Puskesmas PROSEDUR PELAYANAN 1.



Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium



2.



Petugas mencocokkan identitas pasien.



3.



Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.



4.



Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ; a.



Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen



b.



Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .



c.



Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.



d.



Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.



5.



Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan.



6.



Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan .



7.



Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien.



II. Tim FMEA: Ketua Tim FMEA Anggota (pastikan semua area terkait terwakili) Petugas pencatat (notulis)



Ketua Tim Mutu 1. Petugas Lab 2. Anggota KP 3...................................................................................................... 4...................................................................................................... 5.dst. ........................................................................................................ .



III. Peran masing-masing ketua dan anggota Tim FMEA Ketua Anggota



Peran Memonitor pekerjaan Anggota FMEA Paham proses FMEA Hadir setiap pertemuan FMEA Mempersiapkan kebutuhan-kebutuahan untuk melakukan FMEA



Memberikan input yang jujur kepada tim Mendengarkan aktif IV. Jadual kegiatan tim: No



Kegiatan



V. Alur proses yang sekarang:



DIAGRAM ALUR PELAYANAN



Waktu



Keterangan



VI. Identifikasi Failure modes: No Tahapan kegiatan pada alur proses 1 Permohonan pemeriksaan laboratorium 2 Pencocokan identitas pasien 3 Pengambilan sampel darah vena



4 5 6 7



Pelabelan sampel pemeriksaan, misalnya sampel urine Pemeriksaan spesimen Penulisan hasil pemeriksaan laboratorium pada blanko hasil pemeriksaan Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien



Failure modes Blangko permohonan tidak terisi lengkap Identitas tidak diisi dengan lengkap



Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang dibutuhkan Labelisasi salah Hasil pemeriksaan spesimen tidak akurat Tulisan dalam blanko hasil pemeriksaan tidak jelas Pasien langsung pulang setelah menerima hasil



VII. Matriks FMEA:



NO



1



PROSES/LANGKAH



Permohonan pemeriksaan laboratorium



APA YANG MUNGKIN GAGAL



Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes



2



Pencocokan identitas pasien



Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan



3



Pengambilan sampel darah vena



Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang dibutuhkan



4



Pelabelan sampel pemeriksaan, misalnya sampel urine



Labelisasi salah



PENYEBAB KEGAGALAN Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium



EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium



SV



5



OCC



7



DT



7



RPN



245



Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama



Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaannya



7



3



10



210



Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas



Pasien harus di suntik ulang



6



8



10



480



Petugas tidak langsung melakukan pelabelan



Pasien menerima hasil pemeriksaan laboratorium yang salah, sehingga dapat salah diagnosis



7



1



8



56



Ranking RPN



2



3



1



7



SOLUSI



Pengecekan ulang setiap formulir permintaan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis Adanya cross cek ulang identitas antara petugas pemanggil pasien dan petugas pengambil sample pemeriksaan berdasarkan kartu tanda berobat Peningkatan ketrampilan dan teknik teknik pengambilan sampel darah Labelisasi langsung dilakukan segera setelah menerima sampel urine



5



Pemeriksaan spesimen



6



Penulisan hasil pemeriksaan laboratorium pada blanko hasil pemeriksaan



7



Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien



Hasil pemeriksaan spesimen tidak akurat



Alat untuk pemeriksaan tidak di kalibrasi



Salah diagnosis dan terapi



Tulisan dalam blanko hasil pemeriksaan tidak jelas



Petugas terburuburu dalam menulis hasil pemeriksaan



Waktu konsultasi dokter menjadi terganggu /kurang efektif



Pasien langsung pulang setelah menerima hasil



Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter



Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaannya



7



3



3



2



7



6



5



7



10



70



147



180



6



Adanya kalibrasi dan jadwal perawatan alat secara rutin



5



Hasil pemeriksaan Laboratorium dapat di print langsung dari alat pemeriksaannya



4



Edukasi mengenai pentingnya konsultasi kepada dokter dan bahwa hasil pemeriksaan harus terekap dalam rekam medis yang berada di ruang dokter



Cut Point kegagalan Pelayanan Laboratorium



NO 1 2 3



4 5 6 7



EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN Pasien harus di suntik ulang Pasien menunggu proses konfirmasi administrasi Pengulangan pengambilan sampel Pasien tidak mengetahui kondisi terkait hasil pemeriksaan laboratoriumnya Waktu konsultasi dokter menjadi kurang efektif Salah diagnosisi dan terapi Hasil pemeriksaan laboratorium salah



480



KOMULATI F 480



PRESENTASE KOMULATIF 34 %



245



725



52 %



210



935



67 %



180



1115



80 %



147 70



1262 1332



90 % 96 %



56



1388



100 %



RPN



Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah Tabel 3. Solusi dan Indikator keberhasilan



NO



1



2



3.



4



APA YANG MUNGKIN GAGAL



PENYEBAB KEGAGALAN



Penyerahan hasil pemeriksaan Laboratorium kepada pasien



Pasien langsung pulang setelah menerima hasil



Pasien merasa hanya ingin chek up dan tidak perlu berkonsultasi dengan dokter



Pasien tidak mengetahui hal hal yang berkaitan dengan hasil pemeriksaannya



Permohonan pemeriksaan laboratorium



Blanko permohonan pemeriksaan laboratorium tidak terisi lengkap, misal jenis jamkes



Tenaga medis kurang teliti dalam melengkapai formulir pemeriksaan laboratorium



Pencocokan identitas pasien



Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar pada saat pengambilan sample pemeriksaan



Pasien harus menunggu proses konfirmasi dari kasir ke tenaga medis pemberi formulir pemeriksaan laboratorium



Petugas tidak sempat melakukan cross cek, pemanggilan secara lisan hanya berdasarkan nama



Pengambilan sampel darah vena



Darah vena tidak dapat terambil sesuai volume darah yang dibutuhkan



PROSES/LANGKAH



Kurangnya ketelitian dan ketrampilan petugas



EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN



SOLUSI



INDIKATOR KEBERHASILAN



WAKTU EVALUASI



KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis



100 % pasien melakukan konsultasi ke dokter paska pemeriksaan laboratorium



Adanya cross cek oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium



100 % data pasien tertulis lengkap dalam blanko permintaan pemeriksaan laboratorium



Pasien harus di ulang pengambilan sample pemeriksaannya



Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan



Tidak terdapat (0%) kejadian salah identitas pada saat penambilan sampel darah



Setiap bulan



Pasien harus di suntik ulang



Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan sampel darah vena



Angka kejadian pengulangan penyuntikan ulang untuk memperoleh sampel darah vena naksimal 5 % tiap bulan



Setiap bulan



Setiap 3 bulan



Setiap bulan



X. Rencana dan Pelaksanaan Kegiatan: Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modest ersebut, tetapkan penanggungjawab dan kapan akan dilakukan: No



Kegiatan



Waktu Pelaksanaan



Penanggung jawab



Hasil



Keterangan



Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan PROSEDUR PELAYANAN 1.



Petugas menerima formulir permohonan pemeriksaan laboratorium



2.



Crosssek kelengkapan formulir permohonan pemeriksaan laboratorium oleh paramedis



3.



Petugas mencocokkan identitas pasien.



4.



Cross cek identitas pasien dengan kartu tanda berobat yang dimiliki



5.



Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan pemeriksaan sesuai jenis pemeriksaan yang diminta.



6.



Petugas mengambil spesimen untuk pemeriksaan ; a.



Untuk pemeriksaan darah, Petugas mengambil spesimen



b.



Untuk pemeriksaan urine , Petugas menyuruh pasien untuk buang air kecil ditampung dalam pot yang diberikan Petugas .



c.



Untuk pemeriksaan dahak, Petugas meminta pasien untuk mengeluarkan dahaknya.



d.



Untuk pemeriksaan faeces, Petugas memberikan alat swap untuk mengambil tinja pasien.



7.Petugas mengecek kondisi alat (kalibrasi) 8.Petugas melakukan pemeriksaan spesimen sesuai permohonan. 9.Petugas mencatat hasil pemeriksaan pada buku register dan bangko hasil pemeriksaan dengan tulisan yang jelas atau print out hasil pemeriksaan langsung dari alat 10.Petugas menyerahkan hasil pemeriksaan kepada pasien. 11. Petugas memberikan KIE pentingnya konsultasi kepada dokter mengenai hasil pemeriksaan laboratoriumnya



ALUR PELAYANAN Permohonan pemeriksaan laboratorium dan kwitansi pembayaran



Tidak lengkap



Crosscek kelengkapan permohonan laboratorium



Paramedis mengembalikan formulir permohonan laboratorium kepada dokter pemberi formulir



Lengkap



Petugas laboratorium mencocokkan identitas pasien



Petugas laboratorium melakukan crosscek identitas pasien dengan kartu tanda berobat



Petugas mengambil spesiemen sesuai permintaan



Tidak sesuai



Petugas meminta pasien yang tertulis di formulir yang melakukan pemeriksaan



Sesuai



Petugas memeriksa kondisi / kalibrasi alat



Pemeriksaan spesimen



Pencatatan / print out hasil pemeriksaan



KIE kepada pasien mengenai pentingnya konsultasi ke dokter



Penyerahan hasil pemeriksaan ke pasien



Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah NO



1



PROSES/LANGKAH



APA YANG MUNGKIN GAGAL



PENYEBAB KEGAGALAN



EFEK KEGAGALAN TERHADAP PASIEN



Pasien tidak mendapatkan penjelasan dari dokter



SV



OCC



DT



4



4



3



KIE mengenai pentingnya konsultasi dengan dokter dan supaya data hasil pemeriksaan laboratorium dapat tercatat di rekam medis



Pemahaman dari pasien menganai KIE yang diberikan oleh petugas



Kemampuan petugas dalam memberikan KIE kurang



2



Adanya cross cek oleh paramedis mengenai kelengkapan data di blanko permintaan pemeriksaan laboratorium



Proses cross cek tidak rutin dilakukan



Kurangnya jumlah petugas atau adanya tugas luar dari instansi sehingga jumlah petugas berkurang



Pasien menunggu proses konfirmasi data



5



3



Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan pengambilan sampel pemeriksaan



Proses pencocokan tidak dilakukan dengan detail



Keterbatasan waktu petugas



Salah identitas dan salah jenis pemeriksaan laboatorium yang diinginkan



7



4



Peningkatan ketrampilan dan update petugas mengenai teknik teknik pengambilan sampel darah vena



Tidak semua petugas menerima diklat yang optimal



Keterbatasan dana dan SDM pengganti saat proses diklat



Proses penyuntikan untuk pengambilan sampel darah vena dapat diulang beberapa kali



7



RPN



KETERANGAN



48



Terjadi penurunan nilai RPN



4



2



40 Terjadi penurunan nilai RPN



2



2



28 Terjadi penurunan nilai RPN



4



2



56 Terjadi penurunan nilai RPN