FMEA Laboratorium [PDF]

Citation preview

Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA



I.



Pelayanan Laboratorium



UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA



KERTAS KERJA FMEA



Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti: Pelayanan Laboratorium UPT Puskesmas Munjuljaya



Tujuan Tim FMEA (Tim Mutu Puskesmas): Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pelayanan laboratorium rujukan dari posyandu



Tanggung jawab tim:  Melakukan analisis  Menyusun rekomendasi perbaikan  Melaksanakan perbaikan (apabila ternyata ada kesalahan/kekurangan) Proses yang diteliti melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin keilmuan, yaitu: 1. Tim Mutu 2. Tim PMKP 3. Unit Laboratorium 4. Unit Pelayanan KIA 5. Unit Pendaftaran dan Rekam Medik 6. Loket Pembayaran 7. Posyandu



Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Nunun Tri Aryanty, dr. (Ketua) Novia Maulinawati, SST (Notulis) Nurhayati, AMd.Keb. (Narasumber) Imas Saribanon, AMd. Keb Irawati, AMd.Keb Suci Nopitri, AMd. Kep



Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA



Pelayanan Laboratorium



UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA



Anggota tim meliputi 1. Individu yang terkait langsung dengan proses 2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerepan perubahan 3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel 4. Individu yang mempunyai kewenangan pengambilan keputusan 5. Individu dengan pengetahuan luas



Sumber daya yang dibutuhkan agar tim FMEA dapat bekerja:  Man (meliputi semua unit yang terlibat)  Money (biaya operasional rapat)  Material (terutama data statistik pada unit laboratorium)  Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis data, dan presentasi laporan)  Method (alur kerja unit laboratorium dan kesepakatan sistem kerja tim FMEA)



Dokumentasi proses meliputi: Alur pelayanan Pasien Unit laboratorium, jenis dan tarif produk layanan, data kunjungan pasien dan data rekam medis pasien



Biaya yang dibutuhkan tim Rp. 200.000,-



Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari



Hasil akan dikomunikasikan kepada siapa, dg cara bagaimana dan kapan : Kepala Puskesmas Munjuljaya dan semua unit pelayanan terkait, pelaporan dilakukan dengan cara presentasi dan penyerahan laporan secara tertulis.



II. FLOW CHART (ALUR SEKARANG)



Pasien Posyandu Pasien Dalam Dengan rujukan



Tanpa rujukan



Pendaftaran



Bagian Rekam Medis



Unit Pelayanan Unit Laboratorium



Unit Laboratorium



Unit Laboratorium



Pengambilan Spesimen Pasien membayar di kasir Pengambilan hasil (oleh pasien)



Hasil dibawa pulang pasien



Hasil dibawa pasien ke unit pengirim



Hasil normal



Hasil tidak normal



Dicatat dalam RM



Disimpan dalam RM



Tidak dicatat dalam RM



Dibawa pasien



Disimpan di Ruangan



Proses : Alur Pelayanan Laboratorium catatan: RPN cut-off point disepakati untuk ditetapkan pada nominal 150 poin



No



Tahapan Proses



Failure Mode Penyebab Potensial Validasi (indikator) (model kesalahan) potensial



Efek Potensial



Kontrol (barier)



Tindakan yang



yang ada sekarang



direkomendasikan (perubahan disain)



1



Pendaftaran Pasien



Pasien luar tidak mendaftar



Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus mendaftar



Tidak ada



5



2



1



10



Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran nomor RM



2



Pendaftaran Pasien



Identitas pasien tidak lengkap



Petugas pendaftaran RM yang diambil tidak memeriksa salah kelengkapan identitas pasien



Tidak ada



4



2



5



40



Dibuat checklist untuk mendata kelengkapan identitas pasien



Data identitas pasien dalam SIM lengkap



3



Pendaftaran pasien



Kesalahan entry identitas



Data identitas pasienRM yang diambil yang kurang lengkap salah



Dokter memeriksa 4 kesesuaian dengan data visite sebelumnya



2



5



40



Pasien diminta memberikan data identitas yang lengkap



Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)



4



Pelacakan Pasien luar tidak dan Distribusi memperoleh RM RM



Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus memiliki RM



Tidak ada



5



3



1



15



Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran dan nomor RM memiliki RM



5



Pelacakan Pasien dalam tidak RM hilang/ belum dan Distribusi memperoleh RM kembali dari klinik RM



Penelusuran RM ke 6 semua unit



3



1



18



Tracing RM yang Jumlah RM tidak belum kembali kembali pada akhir dilakukan harian ke hari pelayanan (%) semua unit



Data tidak ada



6



Pelacakan Kesalahan dan Distribusi membaca nomor RM RM



Format penulisan RM yang diambil nomor pada map RM salah yang berupa 2 kolom dan 3 lajur tanpa petunjuk arah pembacaan yang jelas



Petugas 3 melakukan crosscheck antara kartu periksa, data RM dalam SIM, dan dokumen RM



2



1



6



Pembuatan desain Jumlah RM yang dokumen RM yang dikembalikan tidak rancu/jelas karena kesalahan cara pembacaannya pengambilan RM (%)



7



Pelacakan Kesalahan dan Distribusi mengambil RM RM



kurang lengkapnya RM yang diambil identitas pasien atau salah petugas sedang kurang fokus



Dokter memeriksa 3 kesesuaian dengan data visite sebelumnya



2



1



6



Pasien diminta memeriksa kembali apakah dokumen RM sudah sesuai dengan identitas pasien



8



Posyandu



Rujukan ke unit Bidan perujuk tidak Kesalahan Laboratorium tidak terbiasa menulis pemberian jenis terdokumentasikan rujukan untuk produk layanan permintaan lab; laboratorium belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan



Tidak ada



3



3



8



72



Dibuat aturan Semua pasien ke tentang unit Laboratorium dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)



9



Posyandu



Hasil Lab tidak Bidan perujuk tidak Data tidak ada terdokumentasikan terbiasa menulis dalam RM analisis hasil lab ke dalam RM; belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan



Tidak ada



7



7



2



88



Dibuat aturan Jumlah RM dengan tentang rujukan ke unit dokumentasi analisis Laboratorium tanpa hasil laboratorium dokumentasi analisis hasil laboratorium (%)



10



Posyandu



Kesalahan pembacaan hasil laboratorium



Tidak ada



3



8



8



192



Diagnosis, perawatan pengirim



tepat



Keterbatasan kemampuan pembacaan hasil laboratorium



Kesalahan Penetapan hasil Diagnosa



Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)



Pemberian analisis Ada keterangan hasil laboratorium oleh analisis hasil lab ekspertisi Laboran oleh laboran feed back dari unit



11



Unit Lab



Laboratorium



12



Unit Lab



Unit Lab 13 angka kerusakan



spesimen mudah



Kesalahan jenis Pelayanan lab



Instruksi permintaan Kesalahan Hasil pemeriksaan lab secara lisan interpretasi diagnosa



yang diperiksa (tidak tertulis) dan petugas unit Laboratorium yang kurang fokus



3



8



2



48



oleh petugas perujuk



Dibuat aturan lab dianalisis



Semua pasien ke tentangunit



dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)



Kesalahan teknik pengambilan specimen



Keterbatasan Kesalahan Hasil pemeriksaan 3 kapabilitas petugas hasil Interpretasi lab dianalisis unit Laboratorium oleh petugas perujuk



8



5



120



Pemberian analisis - terdapat hasil lab oleh keterangan laboran analisis hasil lab oleh laboran - Diagnosis dan perawatan tepat



Kualitas hasil



Instruksi petugas



4



8



5



160



Kesalahan /



pemeriksaan diulang



Lab yang Lab yang kurang Kerusakan reagen kurang baik (misal: /kondisi pasien kurang reagen mendekati kooperatif



Pemberian instruksi-



baik tertulis dan lisan mengenai teknis



kadaluarsa)



reagen minimal pengambilan yang dpt dgn



dipahami - Diagnosis dan perawatan tepat



pasien



14



Unit Lab



Interpretasi hasli Analis Laboratorium Kesalahan tidak sepenuhnya hanya satu orang diagnosis dilakukan oleh ekspertisi Laboran



Tidak ada



5



8



5



200



Penegakan prosedur - terdapat interpretasi hasil lab keterangan analisis hasil rontgen oleh ekspertisi radiolog



15



Kasir



Kesalahan nominal Tidak adanya Kerugian pembayaran informasi tertulis dari pendapatan antar petugas unit Laboratorium ke loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)



Cross-check rekap Pendapatan



1



1



1



1



Pemberian informasiSelisih pencatatan pendapatan oleh tertulis dari petugas



bagian keuangan



unit Laboratorium ke unit loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)



IV. FLOW CHART (ALUR REKOMENDASI)



Pasien Posyandu



Pasien Dalam



Dengan rujukan



Tanpa rujukan



Pendaftaran



Pendaftaran



Pendaftaran



Bagian Rekam Medis



Bagian Rekam Medis



Bagian Rekam Medis



Unit Pelayanan(buat rujukan)



Klinik (buat rujukan)



Unit Laboratorium



Unit Laboratorium



Unit Laboratorium



Pasien diberi informasi jenis,prosedur & tarif layanan yang akan dilakukan Pengambilan spesimen Pasien membayar di kasir Hasil laboratorium dianalisis oleh Laboran Normal



Hasil dibawa pulang pasien



Tidak Normal



Feedback Hasil Lab



Hasil dibawa ke Unit Pelayanan Analisis hasil laboratorium didokumentasikan Dokter/petugas Hasil Laboratorium disimpan dalam RM



Hasil laboratorium dibawa pasien



Hasil laboratorium dibawa konsul RS