13 0 387 KB
Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA
I.
Pelayanan Laboratorium
UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA
KERTAS KERJA FMEA
Lingkup proses pelayanan yang akan diteliti: Pelayanan Laboratorium UPT Puskesmas Munjuljaya
Tujuan Tim FMEA (Tim Mutu Puskesmas): Melakukan penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap prosedur pelayanan laboratorium rujukan dari posyandu
Tanggung jawab tim: Melakukan analisis Menyusun rekomendasi perbaikan Melaksanakan perbaikan (apabila ternyata ada kesalahan/kekurangan) Proses yang diteliti melibatkan unit-unit atau petugas kesehatan dari disiplin keilmuan, yaitu: 1. Tim Mutu 2. Tim PMKP 3. Unit Laboratorium 4. Unit Pelayanan KIA 5. Unit Pendaftaran dan Rekam Medik 6. Loket Pembayaran 7. Posyandu
Anggota tim FMEA mewakili unit-unit/disiplin keilmuan: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Nunun Tri Aryanty, dr. (Ketua) Novia Maulinawati, SST (Notulis) Nurhayati, AMd.Keb. (Narasumber) Imas Saribanon, AMd. Keb Irawati, AMd.Keb Suci Nopitri, AMd. Kep
Failure Mode and Effect Analysis Worksheets DINAS KESEHATAN KABUPATEN PURWAKARTA
Pelayanan Laboratorium
UPT PUSKESMAS MUNJULJAYA
Anggota tim meliputi 1. Individu yang terkait langsung dengan proses 2. Individu yang kritikal diperlukan untuk penerepan perubahan 3. Pimpinan yang berpengetahuan, dihargai dan kredibel 4. Individu yang mempunyai kewenangan pengambilan keputusan 5. Individu dengan pengetahuan luas
Sumber daya yang dibutuhkan agar tim FMEA dapat bekerja: Man (meliputi semua unit yang terlibat) Money (biaya operasional rapat) Material (terutama data statistik pada unit laboratorium) Machine (berupa hardware dan software untuk rapat, analisis data, dan presentasi laporan) Method (alur kerja unit laboratorium dan kesepakatan sistem kerja tim FMEA)
Dokumentasi proses meliputi: Alur pelayanan Pasien Unit laboratorium, jenis dan tarif produk layanan, data kunjungan pasien dan data rekam medis pasien
Biaya yang dibutuhkan tim Rp. 200.000,-
Batas waktu penyelesaian FMEA 3 hari
Hasil akan dikomunikasikan kepada siapa, dg cara bagaimana dan kapan : Kepala Puskesmas Munjuljaya dan semua unit pelayanan terkait, pelaporan dilakukan dengan cara presentasi dan penyerahan laporan secara tertulis.
II. FLOW CHART (ALUR SEKARANG)
Pasien Posyandu Pasien Dalam Dengan rujukan
Tanpa rujukan
Pendaftaran
Bagian Rekam Medis
Unit Pelayanan Unit Laboratorium
Unit Laboratorium
Unit Laboratorium
Pengambilan Spesimen Pasien membayar di kasir Pengambilan hasil (oleh pasien)
Hasil dibawa pulang pasien
Hasil dibawa pasien ke unit pengirim
Hasil normal
Hasil tidak normal
Dicatat dalam RM
Disimpan dalam RM
Tidak dicatat dalam RM
Dibawa pasien
Disimpan di Ruangan
Proses : Alur Pelayanan Laboratorium catatan: RPN cut-off point disepakati untuk ditetapkan pada nominal 150 poin
No
Tahapan Proses
Failure Mode Penyebab Potensial Validasi (indikator) (model kesalahan) potensial
Efek Potensial
Kontrol (barier)
Tindakan yang
yang ada sekarang
direkomendasikan (perubahan disain)
1
Pendaftaran Pasien
Pasien luar tidak mendaftar
Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus mendaftar
Tidak ada
5
2
1
10
Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran nomor RM
2
Pendaftaran Pasien
Identitas pasien tidak lengkap
Petugas pendaftaran RM yang diambil tidak memeriksa salah kelengkapan identitas pasien
Tidak ada
4
2
5
40
Dibuat checklist untuk mendata kelengkapan identitas pasien
Data identitas pasien dalam SIM lengkap
3
Pendaftaran pasien
Kesalahan entry identitas
Data identitas pasienRM yang diambil yang kurang lengkap salah
Dokter memeriksa 4 kesesuaian dengan data visite sebelumnya
2
5
40
Pasien diminta memberikan data identitas yang lengkap
Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)
4
Pelacakan Pasien luar tidak dan Distribusi memperoleh RM RM
Tidak ada informasi/ Data tidak ada petunjuk pasien luar harus memiliki RM
Tidak ada
5
3
1
15
Semua jenis pasien Pasien ke unit harus melalui bagian Laboratorium memiliki pendaftaran dan nomor RM memiliki RM
5
Pelacakan Pasien dalam tidak RM hilang/ belum dan Distribusi memperoleh RM kembali dari klinik RM
Penelusuran RM ke 6 semua unit
3
1
18
Tracing RM yang Jumlah RM tidak belum kembali kembali pada akhir dilakukan harian ke hari pelayanan (%) semua unit
Data tidak ada
6
Pelacakan Kesalahan dan Distribusi membaca nomor RM RM
Format penulisan RM yang diambil nomor pada map RM salah yang berupa 2 kolom dan 3 lajur tanpa petunjuk arah pembacaan yang jelas
Petugas 3 melakukan crosscheck antara kartu periksa, data RM dalam SIM, dan dokumen RM
2
1
6
Pembuatan desain Jumlah RM yang dokumen RM yang dikembalikan tidak rancu/jelas karena kesalahan cara pembacaannya pengambilan RM (%)
7
Pelacakan Kesalahan dan Distribusi mengambil RM RM
kurang lengkapnya RM yang diambil identitas pasien atau salah petugas sedang kurang fokus
Dokter memeriksa 3 kesesuaian dengan data visite sebelumnya
2
1
6
Pasien diminta memeriksa kembali apakah dokumen RM sudah sesuai dengan identitas pasien
8
Posyandu
Rujukan ke unit Bidan perujuk tidak Kesalahan Laboratorium tidak terbiasa menulis pemberian jenis terdokumentasikan rujukan untuk produk layanan permintaan lab; laboratorium belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan
Tidak ada
3
3
8
72
Dibuat aturan Semua pasien ke tentang unit Laboratorium dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)
9
Posyandu
Hasil Lab tidak Bidan perujuk tidak Data tidak ada terdokumentasikan terbiasa menulis dalam RM analisis hasil lab ke dalam RM; belum ada punishment untuk tidak mendokumentasikan kegiatan
Tidak ada
7
7
2
88
Dibuat aturan Jumlah RM dengan tentang rujukan ke unit dokumentasi analisis Laboratorium tanpa hasil laboratorium dokumentasi analisis hasil laboratorium (%)
10
Posyandu
Kesalahan pembacaan hasil laboratorium
Tidak ada
3
8
8
192
Diagnosis, perawatan pengirim
tepat
Keterbatasan kemampuan pembacaan hasil laboratorium
Kesalahan Penetapan hasil Diagnosa
Jumlah RM yang dikembalikan karena kesalahan pengambilan RM (%)
Pemberian analisis Ada keterangan hasil laboratorium oleh analisis hasil lab ekspertisi Laboran oleh laboran feed back dari unit
11
Unit Lab
Laboratorium
12
Unit Lab
Unit Lab 13 angka kerusakan
spesimen mudah
Kesalahan jenis Pelayanan lab
Instruksi permintaan Kesalahan Hasil pemeriksaan lab secara lisan interpretasi diagnosa
yang diperiksa (tidak tertulis) dan petugas unit Laboratorium yang kurang fokus
3
8
2
48
oleh petugas perujuk
Dibuat aturan lab dianalisis
Semua pasien ke tentangunit
dokumentasi rujukan dengan keterangan (misal: pasien hanya rujukan akan dilayani bila ada keterangan rujukan)
Kesalahan teknik pengambilan specimen
Keterbatasan Kesalahan Hasil pemeriksaan 3 kapabilitas petugas hasil Interpretasi lab dianalisis unit Laboratorium oleh petugas perujuk
8
5
120
Pemberian analisis - terdapat hasil lab oleh keterangan laboran analisis hasil lab oleh laboran - Diagnosis dan perawatan tepat
Kualitas hasil
Instruksi petugas
4
8
5
160
Kesalahan /
pemeriksaan diulang
Lab yang Lab yang kurang Kerusakan reagen kurang baik (misal: /kondisi pasien kurang reagen mendekati kooperatif
Pemberian instruksi-
baik tertulis dan lisan mengenai teknis
kadaluarsa)
reagen minimal pengambilan yang dpt dgn
dipahami - Diagnosis dan perawatan tepat
pasien
14
Unit Lab
Interpretasi hasli Analis Laboratorium Kesalahan tidak sepenuhnya hanya satu orang diagnosis dilakukan oleh ekspertisi Laboran
Tidak ada
5
8
5
200
Penegakan prosedur - terdapat interpretasi hasil lab keterangan analisis hasil rontgen oleh ekspertisi radiolog
15
Kasir
Kesalahan nominal Tidak adanya Kerugian pembayaran informasi tertulis dari pendapatan antar petugas unit Laboratorium ke loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)
Cross-check rekap Pendapatan
1
1
1
1
Pemberian informasiSelisih pencatatan pendapatan oleh tertulis dari petugas
bagian keuangan
unit Laboratorium ke unit loket pembayaran tentang jenis pelayanan dan jenis pasien (dalam/luar)
IV. FLOW CHART (ALUR REKOMENDASI)
Pasien Posyandu
Pasien Dalam
Dengan rujukan
Tanpa rujukan
Pendaftaran
Pendaftaran
Pendaftaran
Bagian Rekam Medis
Bagian Rekam Medis
Bagian Rekam Medis
Unit Pelayanan(buat rujukan)
Klinik (buat rujukan)
Unit Laboratorium
Unit Laboratorium
Unit Laboratorium
Pasien diberi informasi jenis,prosedur & tarif layanan yang akan dilakukan Pengambilan spesimen Pasien membayar di kasir Hasil laboratorium dianalisis oleh Laboran Normal
Hasil dibawa pulang pasien
Tidak Normal
Feedback Hasil Lab
Hasil dibawa ke Unit Pelayanan Analisis hasil laboratorium didokumentasikan Dokter/petugas Hasil Laboratorium disimpan dalam RM
Hasil laboratorium dibawa pasien
Hasil laboratorium dibawa konsul RS