Fmea Puskesmas [PDF]

Citation preview

AREA PRIORITAS Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan di Puskesmas Ngraho perlu dilakukan adanya upaya perbaikan yang berkesinambungan. Sehingga demi terwujudnya kualitas pelayanan yang maksimal, analisa kesalahan yang terjadi selama proses pelayanan perlu dilakukan agar resiko kesalahan dapat dikelola secara maksimal. Penentuan area prioritas dalam upaya perbaikan mutu layanan klinis perlu dilakukan karena adanya keterbatasan sumber daya yang ada di puskesmas. Oleh karena itu tenaga dengan pengelola puskesmas menetapkan prioritas fungsi dan proses pelayanan yang perlu disempurnakan. Penetapan prioritas dilakukan dengan kriteria 3H+1P (high risk, high cost, high volume, problem prone).



MENENTUKAN AREA PRIORITAS Area/unit kerja



High risk



High cost



High volume



Problem Prone



Total



Urutan Prioritas



Gawat darurat



10



5



8



8



31



III



Poli Umum



5



5



9



7



26



VII



Poli Gigi



8



7



7



6



28



VI



Farmasi



9



8



10



10



37



I



Laboratorium



9



8



9



5



31



IV



Rawat inap



6



7



6



7



26



VIII



Pendaftaran



8



4



10



10



32



II



Kamar bersalin



10



7



5



8



30



V



KIA



4



4



6



5



19



XI



KB



7



6



3



6



22



X



Imunisasi



7



6



6



6



25



IX



Dari hasil penentuan prioritas masalah yang dilakukan, didapatkan hasil prioritas unit yang akan dilakukan upaya perbaikan dan peningkatan mutu diantaranya adalah unit pelayanan Farmasi, Pendaftaran dan UGD. Terhadap unit tersebut akan dilakukan analisa kesalahan (Failure Mode and Effect Analysis).



LAPORAN FMEA I. Unit kerja: PUSKESMAS NGRAHO II. Tim FMEA: Ketua Tim FMEA Anggota



Petugas pencatat



dr. Punita Surya Luri (PJ MUTU) 1. dr. Riza ( PJ UKP) 2. Umar S (PJ UKM) 3. Wiwik Sri W ( PJ AUDIT INTERNAL) 4. Sutiyono (PJ Keselamatan Pasien) Amnesty



III. Peran masing-masing ketua dan anggota Tim FMEA Ketua



Peran Mengkoordinir resiko kesalahan di



Anggota



ruang Pendaftaran Membantu ketua untuk mengkoordinir resiko kesalahan di ruang pendfataran



IV. Jadual kegiatan tim: No 1



Kegiatan Mengidentifikasi resiko kesalahan



Waktu Minggu pertama



2



di ruang farmasi Pembentukan tim keselamatan



Januari 2019 Minggu pertama



Menetapkan tujuan



Januari 2019 Minggu pertama



Mencari solusi



Januari 2019 Minggu kedua



Membuat alur prosedur yang baru



Januari 2019 Minggu kedua



3 4 5



Januari 2019 2 3



Analisa dan identifikasi resiko Evaluasi resiko



V. Alur proses yang sekarang: 1. Petugas menerima resep;



Keterangan



2. Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 3-5 menit, sedangkan non puyer 2 menit; 3. Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan minum obat). Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep; 4. Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep; 5. Petugas memberikan label dan etiket pada obat; 6. Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan; 7. Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien; 8. Petugas memberkan informasi kepada pasien mengenai aturan minum obat; 9. Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian.



VI. Identifikasi Failure modes: No



Tahapan kegiatan pada alur proses



Failure modes



1



Petugas menerima resep



-



Salah mengambil resep



2



Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 3-5 menit, sedangkan non puyer 2 menit



-



Salah memberikan informasi (waktu tunggu) Pasien tidak memahami instruksi yang diberikan oleh petugas



3



Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan pakai obat). Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep



-



Salah membaca identitas pasien/nama obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



4



Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep



-



Salah mengambil obat Salah membuat sediaan obat (puyer/non puyer)



Petugas memberikan label dan etiket pada obat



-



Salah menuliskan etiket obat



5



-



6



Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan



-



Salah membaca permintaan resep



7



Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien



-



Salah memanggil identitas pasien Pasien tidak mendengar panggilan dari petugas farmasi Salah menyerahkan obat



-



8



Petugas memberkan informasi kepada pasien mengenai aturan pakai obat



-



Salah memberikan informasi aturan pakai obat



9



Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian



-



Salah mencatat pemakaian obat



VII. Matriks FMEA: No Tahapan kegiatan pada



Failure modes



Penyebab



Akibat



O



S



D



RPN



(occur rence)



(seve rity)



(detect ability)



(O x S x D)



Pasien tidak segera terlayani



3



4



3



48



alur proses 1 Petugas menerima resep .



1



Salah menerima resep



Resep tidak diletakkan di tempat yang disediakan Resep terselip/ terjatuh Resep tertukar



2 Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 3-5 menit, sedangkan non puyer 2 menit



2



Salah memberikan informasi (waktu tunggu)



Petugas salah memahami permintaan sediaan obat dlm resep (puyer/non puyer)



Komplain pasien (kepuasan pelanggan)



3



4



2



30



3



Pasien tidak memahami instruksi yang diberikan oleh petugas



Daya komunikasi pasien kurang



Pasien tidak menjalankan instruksi yg diberikan



5



4



2



40



Pasien lansia / tuna rungu



Pasien tidak menjalankan instruksi yg diberikan



3 Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan pakai obat)  Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep



4



Salah membaca identitas pasien/nama obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



3



9



5



135



Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



4 Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep



5



Salah mengambil obat



Penataan obat tidak standart (LASA)



Salah memberikan obat



5



10



4



200



6



Salah membuat sediaan obat (puyer/non puyer)



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif



1



3



2



6



5 Petugas memberikan label dan etiket pada obat



7



Salah menuliskan etiket obat



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif & tidak standart



3



9



5



135



6 Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan



8



Salah membaca permintaan resep



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



6



10



4



240



7 Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien



9



Salah memanggil identitas pasien



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



2



10



2



40



10 Pasien tidak mendengar panggilan dari petugas farmasi



Kursi tunggu terletak jauh dari ruang apotek



Pasien tidak segera terlayani



6



2



1



12



11 Salah menyerahkan obat



Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



4



10



4



160



12 Salah memberikan informasi aturan pakai obat



Petugas tidak memahami instruksi yang tertulis di dalam resep



Salah minum obat (pengobatan tidak efektif)



6



8



7



336



Pencatatan obat tidak maksimal



8



4



2



64



8 Petugas memberkan informasi kepada pasien mengenai aturan pakai obat



Petugas tidak kompeten (bukan apoteker / asisten apoteker) 9 Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian



13 Salah mencatat pemakaian obat



Pencatatan obat tidak langsung dilakukan setiap setelah memberikan pelayanan



VIII. Menetapkan cut off point dengan diagram Pareto: No



Failure modes: (urutkan dari RPN tertinggi ke terendah)



RPN



KumulatiF



Persentase kumulatif



12



Salah memberikan informasi aturan pakai obat



335



335



23.2 %



8



Salah membaca permintaan resep



240



575



39.8 %



5



Salah mengambil obat



200



775



53.6 %



11



Salah menyerahkan obat



160



935



64.7 %



4



Salah membaca identitas pasien/nama obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



135



1070



69.7 %



7



Salah menuliskan etiket obat



135



1205



83.4 %



13



Salah mencatat pemakaian obat



64



1269



87.8 %



1



Salah menerima resep



48



1317



91.1 %



3



Pasien tidak memahami instruksi yang diberikan oleh petugas



40



1357



93.9 %



9



Salah memanggil identitas pasien



40



1397



96.7 %



2



Salah memberikan informasi (waktu tunggu)



30



1427



98.7 %



10



Pasien tidak mendengar panggilan dari petugas farmasi



12



1439



99.6 %



6



Salah membuat sediaan obat (puyer/non puyer)



6



1445



100 %



Keterangan



Cut off point



IX. Matrix FMEA No



Failure modes



Penyebab



Akibat



O



S



D



RPN



(occur rence)



(seve rity)



(detect ability)



(O x S x D)



Solusi



Indikator untuk validasi



12



Salah memberikan informasi aturan pakai obat



- Petugas tidak memahami instruksi yang tertulis di dalam resep - Petugas tidak kompeten (bukan apoteker / asisten apoteker)



Salah minum obat (pengobatan tidak efektif)



6



8



7



336



- Petugas melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan obat kepada pasien - Pengajuan kebutuhan tenaga apotek



Prosentase kesalahan pemberian informasi aturan pakai obat



8



Salah membaca permintaan resep



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



6



10



4



240



- Petugas pemberi resep menuliskan resep dg lebih jelas - Petugas apotek melakukan konfirmasi kpd pemberi resep apabila ada yg tidak jelas



Prosentase kesalahan membaca resep



5



Salah mengambil obat



Penataan obat tidak standart (LASA)



Salah memberikan obat



5



10



4



200



Penataan obat sesuai dg LASA



Prosentase kesalahan pengambilan obat



11



Salah menyerahkan obat



Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



4



10



4



160



Petugas melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan obat kepada pasien



Prosentase kesalahan menyerahkan obat



4



Salah membaca identitas pasien/nama



- Tulisan pada resep kurang jelas (sulit



Salah memberikan



3



9



5



135



- Petugas pemberi resep menuliskan



Prosentase kesalahan membaca



7



obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



dibaca) - Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



obat



Salah menuliskan etiket obat



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif & tidak standart



3



9



5



135



resep dg lebih jelas - Petugas melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan obat kepada pasien



resep



Petugas melakukan pengecekan ulang sebelum menyerahkan obat kepada pasien



Prosentase kesalahan menuliskan etiket obat



X. Rencana dan Pelaksanaan Kegiatan: Diskusikan dan rencanakan kegiatan / tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan penanggungjawab dan kapan akan dilakukan: No Kegiatan 1 Penyediaan sticker / label LASA



WaktuPelaksanaan Februari



Penanggung jawab Kepala Puskesmas



Hasil SOP Baru



2



Maret



Penanggungjawab



SOP Baru



Penataan obat sesuai LASA



farmasi



Keterangan



XI. Alur proses yang baru: 1. Petugas menerima resep; 2. Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 3-5 menit, sedangkan non puyer 2 menit; 3. Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan minum obat). Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep; 4. Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep; 5. Petugas memberikan label dan etiket pada obat; 6. Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan; 7. Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien; 8. Petugas melakukan konfirmasi identitas pasien sebelum menyerahkan obat; 9. Petugas memberikan informasi kepada pasien mengenai aturan minum obat sesuai dengan yang tertera pada resep dan etiket obat; 10. Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian.



XI. Monitoring, validasi (bisa dihitung ulang RPN setelah implementasi), evaluasi, Dan pelaporan. Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN Tahapan Proses



Failure Modes



Sebab



Akibat



S



O



D



RPN



3



4



3



48



Komplain 3 pasien (kepuasan pelanggan)



4



2



30



Petugas menerima resep



Salah menerima resep



- Resep tidak diletakkan di tempat yang disediakan - Resep terselip/ terjatuh - Resep tertukar



Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 35 menit, sedangkan non puyer 2 menit



Salah memberikan informasi (waktu tunggu)



Petugas salah memahami permintaan sediaan obat dlm resep (puyer/non puyer)



Pasien tidak memahami instruksi yang diberikan oleh petugas



- Daya komunikasi pasien kurang - Pasien lansia / tuna rungu



Pasien tidak menjalankan instruksi yg diberikan



5



4



2



40



Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan minum obat). Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep



Salah membaca identitas pasien/nama obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



- Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca) - Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



3



9



5



135



Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep



Salah mengambil obat



Penataan obat tidak standart (LASA)



Salah memberikan obat



5 10



4



200



Salah membuat sediaan obat



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif



1



2



6



Pasien tidak segera terlayani



3



Upaya kendali yg sdh dilakukan



Kegiatan yang direkomendasikan



PJ



Kegiatan yang dilakukan



S



O D



RPN



(puyer/non puyer) Petugas memberikan label dan etiket pada obat



Salah menuliskan etiket obat



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif & tidak standart



3



9



5



135



Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan



Salah membaca permintaan resep



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



6 10



4



240



Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien



Salah memanggil identitas pasien



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



2 10



2



40



Pasien tidak mendengar panggilan dari petugas farmasi



Kursi tunggu terletak jauh dari ruang apotek



Pasien tidak segera terlayani



6



2



1



12



Salah menyerahkan obat



Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



4 10



4



160



Petugas memberikan informasi kepada pasien mengenai aturan minum obat sesuai dengan yang tertera pada resep dan etiket obat



Salah memberikan informasi aturan pakai obat



- Petugas tidak memahami instruksi yang tertulis di dalam resep - Petugas tidak kompeten (bukan apoteker / asisten apoteker)



Salah minum obat (pengobatan tidak efektif)



6



8



7



336



Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian



Salah mencatat pemakaian obat



Pencatatan obat tidak langsung dilakukan setiap setelah memberikan pelayanan



Pencatatan obat tidak maksimal



8



4



2



64



Petugas melakukan konfirmasi identitas pasien sebelum menyerahkan obat



Tahapan Proses



Failure Modes



Penyebab



Petugas menerima resep



Salah menerima resep



- Resep tidak diletakkan di tempat yang disediakan - Resep terselip/ terjatuh - Resep tertukar



Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu selama pengambilan obat dan menjelaskan kepada pasien jika peracikan obat puyer membutuhkan waktu 3-5 menit, sedangkan non puyer 2 menit



Salah memberikan informasi (waktu tunggu)



Petugas salah memahami permintaan sediaan obat dlm resep (puyer/non puyer)



Pasien tidak memahami instruksi yang diberikan oleh petugas



- Daya komunikasi pasien kurang - Pasien lansia / tuna rungu



Petugas melakukan skrining resep (identitas pasien, nama obat, jenis sediaan, jumlah obat, aturan minum obat). Apabila tulisan pada resep tidak jelas atau ada ketidaksesuaian farmasetik, atau bila obat yang diminta tidak ada, petugas mengkomunikasikan kepada pemberi resep



Salah membaca identitas pasien/nama obat/jenis sediaan/jumlah obat/aturan pakai obat



Petugas menyiapkan obat sesuai permintaan resep



Petugas memberikan label dan etiket pada obat



Akibat Pasien tidak segera terlayani



O



S



D



RPN



5



7



6



210



7



8



6



336



Pasien tidak menjalankan instruksi yg diberikan



4



4



3



48



- Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca) - Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



3



3



3



27



Salah mengambil obat



Penataan obat tidak standart (LASA)



Salah memberikan obat



5



6



5



150



Salah membuat sediaan obat (puyer/non puyer)



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif



6



4



5



120



Salah menuliskan etiket obat



Salah membaca resep



Pengobatan kurang efektif & tidak standart



7



5



7



245



Komplain pasien (kepuasan pelanggan)



Petugas memeriksa kembali kesesuaian obat dengan permintaan



Salah membaca permintaan resep



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



Petugas memanggil pasien dan menyerahkan obat kepada pasien



Salah memanggil identitas pasien



Tulisan pada resep kurang jelas (sulit dibaca)



Salah memberikan obat



Pasien tidak mendengar panggilan dari petugas farmasi



Kursi tunggu terletak jauh dari ruang apotek



Pasien tidak segera terlayani



Salah menyerahkan obat



Pasien banyak sehingga petugas kurang konsentrasi



Salah memberikan obat



Petugas memberikan informasi kepada pasien mengenai aturan minum obat sesuai dengan yang tertera pada resep dan etiket obat



Salah memberikan informasi aturan pakai obat



- Petugas tidak memahami instruksi yang tertulis di dalam resep - Petugas tidak kompeten (bukan apoteker / asisten apoteker)



Salah minum obat (pengobatan tidak efektif)



Petugas mencatat pengeluaran obat pada buku lidi dan register obat harian



Salah mencatat pemakaian obat



Pencatatan obat tidak langsung dilakukan setiap setelah memberikan pelayanan



Pencatatan obat tidak maksimal



Petugas melakukan konfirmasi identitas pasien sebelum menyerahkan obat



7



8



5



280