Fungsi Manajemen Logistik [PDF]

Citation preview

1



MANAJEMEN LOGISTIK



A. PENGERTIAN Siagian:



1992,



menyatakan



manajemen



adalah



seni



memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan



pengadaan,



penyimpanan,



penyaluran



dan



pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. (Subagya: 1994), sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya menyatakan sebagai berikut:



Unsur manajemen: Man Money Material Machine Method



Fungsi manajemen: Planning Organizing Actuating Controlling



Fungsi logistic: Fungsi perencanaan Fungsi penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi penyimpanan Fungsi penyaluran Fungsi penghapusan Fungsi Pengendalian



2



Pelaksanaan



manajemen



yang



baik,



maka



unsur-unsur



manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen dan fungsi tersebut



merupakan



pegangan



umum



untuk



dapat



terselenggaranya fungsi-fungsi logistik.



FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai berikut (Mustiksari: 2007):



Perencanaan



Penghapusan



Penganggaran



Pengendalian (control)



Pendistribusian



Pengadaan



Penyimpanan



Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk itu kita bahas satu persatu fungsi logistik tersebut.



3



1 Fungsi Perencanaan Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran



dan



menentukan



langkah-langkah



yang



harus



dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan



secara



merencanakan



khusus



kebutuhan



perencanan



logistik



logistik



yang



adalah



pelaksanaannya



dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi( Mustikasari: 2007). Subagya menyatakan perencanaan adalah hasil



rangkuman



dari



kaitan



tugas



pokok,



gagasan,



pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya



sehingga



akan



sangat



sulit



dalam



pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.



4



Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan



sebaliknya



pelaksanaannya. kerjasama



antara



akan



Di



berakibat



bawah



pimpinan,



ini



tidak



akan



perencana,



lancar



dalam



dilukiskan



bagan



pelaksana



dan



pengawas (Subagya: 1994).



Pimpinan/Staf



Pengkajian



Persiapan



Pengendalian



Sasaran



Pelaksana



Pengawasan



Pengawas



Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf,



5



perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masingmasing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.



Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut: a. Rencana jangka panjang (Long range) b. Rencana jangka menengah (Mid range) c. Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi merupakan



dalam



usaha



suatu



penentuan



perencanaan skala



sekaligus



perioritas



secara



menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci.



Melalui



fungsi



perencanaan



kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain: a. Rencana Pembelian b. Rencana Rehabilitasi c. Rencana Dislokasi d. Rencana Sewa e. Rencana Pembuatan.



dan



penentuan



6



Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat f. Bagaimana



diselenggarakan



(how)



untuk



menentukan



proses yang tepat g. Mengapa di butuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat



2 Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari)



7



Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari danadana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah



diolah



dalam



rencana



biaya



keseluruhan,



maka



penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan.



Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah: a. Peraturan–peraturan terkait b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik



8



Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta sumber anggaran berasal dari



Dana Subsidi



(Yayasan dan Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari). Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat kebersihan dan suku cadang.



3 Fungsi Pengadaan Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan



Mustikasari



berpendapat



fungsi



pengadaan



merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan



9



kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Cara–cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan adalah: a. Pembelian b. Penyewaan c. Peminjaman d. Pemberian ( hibah ) e. Penukaran f. Pembuatan g. Perbaikan



Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan b. Penyusunan dokumen tender c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang d. Pemasukan dan pembukuan penawaran e. Evaluasi penawaran



10



f. Pengusulan dan penentuan pemenang g. Masa sanggah h. Penunjukan pemenang i. Pengaturan kontrak j. Pelaksanaan kontrak Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.



Kebijakan



pemerintah yang mengatur tentang pengadaan barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.



Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain: a. Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:  Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan  Tidak boleh ada keterangan orang dalam, siapapun.



kepada



11



 Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika b. Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:  Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari



unsur:



Perencana,



pemikir



pekerjaan



yang



bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.  Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa.  Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek  Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya:1994)



12



4 Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. (Mustikasari: 2007) Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan



mengenai



pengurusan,



pengelolaan



dan



penyimpanan barang. Fungsi yang lain adalah: Kualitas barang dapat



dipertahankan,



barang



terhindar



dari



kerusakan,



pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.



Faktor – faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah: a. Pemilihan lokasi Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik. b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:



13



 Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda dll.  Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll. c. Pengaturan ruang Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan. d. Prosedur/sistem penyimpanan Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dll. e. Penggunaan alat bantu f. Pengamanan dan keselamatan Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.



5 Fungsi Penyaluran (Distribusi) Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya (Subagya: 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain: a. Proses Administrasi



14



b. Proses penyampaian berita (data-data informasi) c. Proses pengeluaran fisik barang d. Proses angkutan e. Proses pembongkaran dan pemuatan f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan



Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.



6 Fungsi Penghapusan Penghapusan adalah kgiatan atau usaha pembebasan barang



dari



pertanggungjawaban



sesuai



peraturan



dan



perundang-undangan yang berlaku (Subagya: 1994). Alasan penghapusan barang antaralain: a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan



yang



tidak



dapat



diperbaiki,



obsolete



(meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu



15



suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. c. Surplus dan ekses d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara



Program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain: a. Aspek yuridis, administrasi dan prosedur Dalam aspek yuridis mencakup hal-ha: Pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturanperaturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus. b. Aspek rencana pelaksana tehnis Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antaralain:



16



 Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen



yang



masih



dapat



digunakan



kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru.  Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain  Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung  Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah)  Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang  Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan



7 Fungsi Pengendalian Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari: 2007).



17



Bentuk kegiatan pengendalian antara lain: a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain b. Melaksanakan



pengamatan



(Monitoring),



evaluasi



dan



laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan d. Melakukan supervisi



Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut: a. Struktur organisasi yang baik b. Sistem informasi yang memadai c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi d. Pendidikan dan pelatihan e. Anggaran yang cukup memadai



18



DAFTAR PUSTAKA Aljian George W ( 1958 )”Purchasing Hanbook ” 2 nd Edition, New York, Mc Mc Graw Hill Mustikasari ( 2007 ) Kuliah Manajemen Sumber Daya Menusia, Tidak di Publikasikan Subagya M S, ( 1994 ) “Manajemen Logistik” cetakan keempat Jakarta : PT Gunung Agung