Grand Design Devisi Kesekretariatan [PDF]

Citation preview

Grand Design Devisi Kesekretariatan (Kestari)



TIM BANTUAN MEDIS PERIODE 2019-2020



FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN TERNATE



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS (TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



I.Pendahuluan A. Struktur Divisi Koordinator : Nurul Amalia Anggota



: Gustia Nutiar Z



B.Latar Belakang C. Deskripsi Umum Divisi Kesekretariatan (Kestari) merupakan divisi yang bertanggung jawab terhadap sekretariatTim Bantuan Medis yaitu mengupayakan peningkatan, pengembangan dan pemeliharaan sarana dan prasarana sekretariat TBM Langerhans Unkhair dalam rangka peningkatan kinerja Tim Bantuan Medis dan menciptakan lingkungan yang kondusif guna kelancaran organisasi serta menciptakankenyamanan bagi seluruh pengurus Tim Bantuan Medis. Berperan dalam membangun kerjasama yang baik dalam melakukan koordinasi dengan Sekretaris Umum dalam persuratan juga menjadi tanggung jawab Devisi Kesekretariatan. D.Deskripsi Kerja 1. Koordinator a. Sebagai penanggung jawab segala kegiatan dalam program kerja TBM Langerhans Unkhair dibidangnya. b. Menyusun visi dan misi TBM pada periode kepengurusan. c. Menyusun dan mengkonsep program kerja Kestari sesuai dengan visi dan misi yang dimiliki. d. Staffing/pembagian tugas pada program kerja Kestari dengan staff bidang.



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS (TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



e. Menjadi perpanjangan tangan dari TBM Langerhans Unkhair, mengkonsep dan mengontrol perkembangan program kerja Kestari yang akan dilakukan serta mengevaluasi program kerja Kestari yang telah dilakukan. f. Mengarsipkan hasil setiap program kerja yang telah terselesaikan dari setiap devisi TBM serta persuratan bersama dengan staff. g. Menghadiri rapat pimpinan TBM Langerhans Unkhair. h. Melaksanakan koordinasi kerja dengan Sekertaris Umum untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam kegiatan. i. Menyediakan, menyiapkan dan menjaga barang-barang logistik yang diperlukan TBM Langerhans Unkhair bersama staff. j. Menurunkan setiap informasi yang ditujukan untuk pengurusstaff bidang Kestari. k. Menyusun sebuah grand design Kestari di awal masa kepengurusan bersamasama dengan staff. l. Melaksanakan dan mengevaluasi rencana pengembangan bidang tersebut selama kepengurusan. m. Menjaga hubungan baik, solidaritas dan persatuan dengan staff bidang Kestari melalui pendekatan hubungan personal sebagai fasilitator, pembangun, dan promotor ide-ide kreatif staff serta menjaga dan mengusahakan kenyamanan kerja dan kesejahteraan staff Kestari.



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS (TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



2. Staff Divisi a. Membantu Koordinator dalam melakukan perencanaan strategis mengenai proker dan penanggung jawab (PJ) untuk setiap proker yang dilimpahkan oleh Koordinator. b. Berperan serta aktif dalam memberikan masukan-masukan kepada koordinator. Masukan-masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan hasil yang akan diperoleh Kestrari nantinya. c.



Menghadiri setiap rapat bulanan Kestari jika tidak berhalangan saat itu.



d. Menjadi delegasi sebuah kegiatan jika ditunjuk oleh kepala bidang atau Ketua TBM. e. Melaporkan hasil dan pertanggung jawaban dari setiap program kerja yang menjadi tugasnya yaitu dalam bentuk LPJ. f. Membantu kepala bidang untuk mengurus segala hal yang berhubungan dengan surat dan administrasi yang berhubugan dengan kegiatan. g.



Menjaga hubungan baik, solidaritas dan persatuan dengan koordinator.



h. Membantu keapala bidang untuk mewujudkan grand design yang ideal dan juga rencana pengembangan bidang. i. Mengkonsultasikan segala kesulitan yang dialami selama tugasnya kepada koordinator. j. Membantu kepala bidang dalam menyediakan, menyiapkan dan menjaga barang-barang logistik yang diperlukan TBM Langerhans Unkhair. k. Membantu



kepala



bidang



mengumpulkan



musyawarah dan semua data-data TBM.



dan



mengarsipkan



hasil



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS (TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



E. Visi Membantu menunjang dan menjaga kualitas TBM Langerhans Unkhair melalui pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan logistik.



F. Misi 1. Mengoptimalkan kearsipan persuratan serta dokumen-dokumen organisasi 2. Mewujudkan penyediaan sekret TBM Langerhans Unkhair untuk menunjang kegiatan keorganisasian seluruh anggota TBM Langerhans Unkhair. 3. Membantu menunjang kegiatan operasional serta pelaksanaan program Pendidikan dan Pelatihan TBM Langerhans Unkhair melalui penyediaan logistik serta pelaksanaan invertarisasi.



G. MOTTO



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



Tertib Administrasi Kesekretariatan



A. Latar Belakang Tertib administrasi kesekretariatan merupakan program kerja pokok divisi kesekretariatan yang pelaksanaannya meliputi pendataan surat masuk dan keluar, pengelolaan arsip persuratan serta dokumen-dokumen organisasi. Selain sebagai bentuk program kerja pokok dari divisi kesekretariatan, “Tertib Administrasi Kesekretariatan” juga membantu penyusunan dokumendokumen keorganisasian baik selama masa aktif maupun saat dibuat LPJ nanti. B. Deskripsi Kerja Kegiatan Tertib Administrasi Kesekretariatan ini diadakan selama masa jabatan berlangsung. Adapun tugas yang akan dilakukan sebagai berikut: 1. Pendataan surat masuk dan keluar 2. Pengelolaan arsip surat dan dokumen-dokumen organisasi C. Tujuan Melaksanakan tugas utama dari divisi kesekretariatan D. Tempat Kondisional E. Sasaran Seluruh divisi TBM Langerhans



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



F. Sumber Dana Dana dan Usaha G. Penanggung Jawab Program  



Nurul Amalia Isnain Gustia Nutiar Z



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



Sekret TBM Langerhans



A. Latar belakang Dengan mempertimbangkan posisi TBM Langerhans sebagai salah satu organisasi internal kampus, dan juga untuk menunjang kegiatan-kegiatan keorganisasian, maka kami rasa perlu adanya sekret untuk TBM. Dengan adanya sekret, bisa mendukung program TBM lainnya seperti sebagai tempat penyimpanan arsip-arsip organisasi dan juga logistic, serta dapat digunakan sebagai tempat pertemuan seluruh anggota TBM. B. Deskripsi Kerja Pengadaan sekret TBM disini, kami mengusulkan untuk digunakan laboratorium fisiologi gedung Fakultas Kedokteran Unkhair lantai 1. Hal ini dipertimbangkan dengan alasan ruangan yang cukup luas, dan juga dikarenakan ini merupakan angkatan pertama dari TBM Langerhans sehinga belum banyak logistic dan arsip yang harus disimpan. Direncanakan, setelah diwujudkan pengadaan sekret, berikutnya sekret akan diisi dengan 1 buah lemari sebagai tempat penyimpanan arsip dan logistik, dan juga 1 buah papan tulis yang digunakan sebagai papan informasi bagi anggota TBM mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan. C. Tujuan Menunjang kegiatan keorganisasian seluruh anggota TBM Langerhans D. Tempat Laboratorium fisiologi Fakultas Kedokteran Unkhair



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



E.Sasaran Seluruh pengurus TBM Langerhans Unkhair F. Sumber Dana   



Proposal Dana kemahasiswaan Dana Usaha



G. Penanggung Jawab  



Nurul Amalia Isnain Gustia Nutiar Z



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



Papan Informasi



A. Latar Belakang Sebuah kebidangan organisasi harus memiliki sebuah standar prosedur operasional yang mengatur dan memberikkan pedoman dalam teknis pelaksanaan kegiatan. Dalam kebidangan sekretaris, Kegiatan pengadaan papan informasi ini sangat penting karena akan menentukan keseragaman langkah teknis yang diambil. Papan informasi merupakan salah satu media sebagai sarana penyampaian informasi kepada khalayak dalam hal ini untuk pengurus yang terlibat dalam keorganisasian. Papan informasi berfungsi sebagai tempat penyaluran aspirasi, jadwal kegiatan, hasil rapat dan lain sebagainya yang bertujuan untuk memberikan informasi dan kepada seluruh anggota TBM dalam bentuk yang transparansi dan akuntabel. akses terhadap segala informasi dan pengelolaan kegiatan dapat dilaksanakan secara terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan baik secara moral, teknis, legal, maupun administratif Partisipasi. B. Deskripsi Kegiatan Papan informasi ini akan ditempatkan di bagiani ruangan sekret TBM. Papan informasi ini berisi tentang pemetaan kegiatan setiap divisi dalam 1 tahun (12 bulan) kepengurusan. Sehingga dalam satu kolom akan memuat informasi tentang kegiatan salah satu kebidangan pada 1 bulan tertentu. Papan informasi ini berfungsi sebagai sarana untuk megetahui informasi ataupun sebagainya. C. Tujuan 1. Melihat kegiatan-kegiatan TBM dalam masa kepengurusannya. 2. Terjalin koordinasi antaradivisi kesekretariatan dengan semua pengurus TBM. 3. Mampu menjadi fasilitator dalam penyediaan dan referensi informasi keaktifan dalam kegiatan rapat TBM. 4. Anggota tahu dan paham tentang program kerja dan kegiatan yang akan dijalankan. 5. Tercipta suatu keharmonisan langkah antar semua anngota TBM. 6. Dapat menjadi media keterbukaan pengurus harian Kestari dengan semua anggota TBM



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



D. Waktu Selama Kepengurusan TBM LANGERHANS UNKHAIR Periode 2019/2020 E. Sasaran Sasaran yang ingin dicapai dalam pelaksanaan program ini, diharapkan agar seluruh pengurus TBM LANGERHANS UNKHAIR dapat mengetahui segala informasi yang dicantumkan melalui media papan informasi. G. Sumber Dana Usaha dana H. Rincian Anggaran Disesuaikan I.Penanggung jawab  Nurul Amalia Isnain  Gustia Nutiar Z



TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



Pengusahaan Logistik dan Inventarisasi



A. Latar Belakang Hal yang melatar belakangi pembuatan program kerja unit logistik ini adalah untuk mendukung pelaksanaan kegiatan operasional serta program pendidikan dan pelatihan TBM Langerhans. Seperti fungsinya, unit logistic berusaha memenuhi kebutuhan sesuai dengan permintaan dan kualitas yang tepat pada waktu dan jumlah yang dibutuhkan, unit logistic yang pada dasar tugasnya merupakan penyedia dan penyalur barang ataupun jasa tentu sangat berpengaruh dalam peningkatan mutu pelayanan. B. Deskripsi kegiatan 1. mengajukan rencana pembelian/pengadaan barang dengan mencatat setiap permintaan dan kebutuhan dari setiap unityang ada dan mengajukannya untuk di setujui atau diperiksa. 2. Menyimpan dan mearawat setiap barang yang telah dibelanjakan 3. Mengajukan peminjaman barang kepada pihak fakultas untuk menunjang kegiatan-kegiatan TBM. Serta bertanggung jawab dengan mengontrol kondisi barang saat peminjaman dan sebelum dikembalikan kepada pihak fakultas 4. Menyalurkan barang kepada setiap unit yang ada sesuai dengan permintaan dan mencatat setiap pengeluaran barang. 5. Mencatat seluruh pembelian barang, peminjaman barang, pengeluaran barang, dan stok barang selama masa jabatan C. Tujuan Menyediakan semua kebutuhan barang/jasa yang di perlukan untuk mendukung menghasilkan pelayanan yang baik dan bermutu D. Tempat Sekret TBM TIM BANTUAN MEDIS LANGERHANS



(TBM LANGERHANS) FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS KHAIRUN Kampus II Gambesi Ternate Maluku Utara. Kotak pos : 53 Ternate 9771 Telp (0921) 3110904 Fax (0921) 3110903110905 www.unkhair.ac.id email : [email protected] ig : tbmlangerhans



E. Sasaran Seluruh logistik yang diperlukan selama pelaksanaan kegiatan TBM F. Sumber Dana   



Proposal Dana kemahasiswaan Dana Usaha



G. Penanggung Jawab  



Nurul Amalia Isnain Gustia Nutiar Z