Job Description Pendaftran Dan Kasir [PDF]

Citation preview

JOB DESCRIPTION PENDAFTARAN DAN KASIR UNIT KERJA



: PENDAFTARAN



Pendaftaran atau Registrasi pasien merupakan bagian terdepan dari pelayanan Klinik, di sini pasien didata identitas dan keperluan kunjungannya ke Klinik. Bagian pendaftaran ini sangat penting karena menjadi acuan data pasien untuk proses-proses berikutnya, apabila proses di bagian pendaftaran salah, maka proses data pasien di bagian lain juga otomatis akan salah. Bagian pendaftaran atau registrasi ini mencatat informasi tentang data pribadi pasien dan data lain yang diperlukan seperti penanggung pasien, asuransi, pekerjaan, alamat darurat dan lain sebagainya, di samping itu juga mencatat data kunjungan pasien atau pasien hendak berkunjung kemana, poliklinik, laboratorium, UGD, dan lain sebagainya. Untuk pendaftaran Rawat Inap, dicatat pula pasien masuk ke ruang apa, kelas berapa. Hal ini penting karena beberapa komponen biaya di rumah sakit akan mengacu kepada data pasien tersebut, oleh karena itu pencatat data yang benar diawal akan sangat menentukan keakuratan data proses berikutnya.



FUNGSI UNIT PENDAFTARAN Fungsi atau peranan pendaftaran dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan yang pertama kali diterima pasien atau keluarganya sehingga baik buruknya mutu pelayanan akan dinilai di sini. Adapun fungsi Unit Pendaftaran adalah : 1. Pencatatan identitas pasien dalam formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap, sebagai data dasar pasien, KIB dan buku register pendaftaran pasien. 2. Pemberi dan pencatat nomor rekam medis sesuai dengan kebijakan penomoran yang ditetapkan. 3. Penyedia dokumen rekam medis baru untuk pasien baru. 4. Penyedia dokumen rekam medis lama untuk pasien lama. 5. Penditribusian dokumen rekam medis untuk pelayanan rawat jalan dan rawat inap. 6. Penyedia informasi jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.



TUGAS POKOK UNIT PENDAFTARAN 1. Memberikan informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di Klinik. 2. Melakukan pencatatan identitas pasien dengan jelas dan lengkap. 3. Membuat KIB dan menyerahkannya kepada pasien. 4. Mencatat pendaftaran pasien dalam buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 5. Menulis nomor rekam medis pada setiap lembar dokumen rekam medis sebagai identitas pasien. 6. Mencari nomor rekam medis lama bagi pasien kunjungan ulang (lama) dengan menggunakan KIUP untuk keperluan pencarian dokumen rekam medis pasien tersebut. 7. Mendistribusikan dokumen rekam medis ke URJ. 8. Melakukan pencatatan setiap ada perubahan nama pasien masuk dan keluar yang sedang rawat inap, termasuk mutasi pasien antar ruang. Bila perlu nama-nama pasien yang sedang rawat inap dipasang pada papan sehingga mudah dibaca. 9.



Menerima pasien yag rawat inap untuk diarahkan ke ruangan dan kelas perawatan yang sesuai dengan pilihan pasien dan admission note.



10. Menyedikan formulir RM rawat inap tambahan yang diperlukan URI untuk mencatat pelayanan medis dan keperawatan yang sesuai. 11. Memberikan informasi yang jelas kepada yang membutuhkan. DOKUMEN /CATATAN YANG DIGUNAKAN UNIT PENDAFTARAN 1. Formulir pendaftaran 2. KIB (Kartu Identitas Berobat) 3. Dokumen rekam medis / RM 4. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan 5. Buku register pendaftaran pasien rawat inap 6. Surat persetujuan rawat inap



DESKRIPSI KEGIATAN POKOK UNIT PENDAFTARAN 1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan, yaitu : a. Formulir Pendaftaran Pasien. b. KIB (Kartu Identitas Berobat) c. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan. 2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama. 3. Pelayanan kepada pasien baru meliputi : a. Menanyakan identitas pasien lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis rawat jalan dan KIB b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk dibawa kembali bila datang berobat berikutnya. c. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan untuk mengarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai. d. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poliklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi. 4. Pelayanan pasien lama, meliputi : a. Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak. b. Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya untuk dicarikan dokumen rekam medis lama. c. Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di system klinik. Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di system untuk dicarikan dokumen rekam medis lama. 5. Mempersilahkan pasien menunggu giliran/antrian ke Poliklinik terkait. 6. Menerima pasien rawat inap berdasarkan admission note atau pasien GD. 7. Mewancarai pasien untuk menentukan bangsal dan kelas perawatan serta membuat surat persetujuan rawat inap.



TANGGUNG JAWAB UNIT PENDAFTARAN 1. Memastikan pasien mendapat pelayanan yang baik dan sesuai dengan antrian di Poli terkait. 2. Memastikan pasien mendapat KIB dan no RM yang berbeda-beda. 3. Menyampaikan informasi sejelas-jelasnya kepada pasien mengenai fasilitas dan kebijakan klinik. 4. Memastikan pasien memberikan data yang sesuai/valid, sehingga dapat dihubungi kemudian hari jika ada hal-hal mendesak. 5. Memastikan pasien yang daftar terdaftar di poliklinik atau di ruang rawat inap yang dituju. 6. Bertanggung jawab atas semua data administrasi pasien dan setiap informasi mengenai klinik sentya yang di berika terhadap pasien.



UNIT KERJA



: KASIR



Pengerti an kasir secara umum adalah orang yang bertugas untuk menangani keuangan suatu organisasi baik organisasi yang mempunyai tujuan komersial maupun yang non-komersial. Tugas kasir pada umumnya sama, yaitu menerima pembayaran dari konsumen. Bedanya, kasir rumah sakit akan terhubung dengan rekam medis pasien (medical record ) dari pasien. Kasir memiliki fungsi sebagai orang yang menangani pembayaran.



FUNGSI UNIT KASIR Fungsi atau peranan kasir dalam pelayanan kepada pasien adalah sebagai pemberi pelayanan pembayaran untuk semua tindakan yang telah dilakukan oleh tenaga medis dan diterima oleh pasien termasuk obat-obatan yang diberikan. Adapun fungsi Unit Pendaftaran adalah : 1.



Penerima pembayaran tunai dari pasien ke pihak Klinik atas semua tindakan yang telah dilakukan tenaga medis.



2.



Penyedia Billing tagihan pasien sesuai tindakan yang diterima pasien.



3.



Penyedia informasi/keterangan pasien telah menyelesaikan seluruh biaya administrasi klinik untuk rawat jalan dan rawat inap.



4.



Penerima pembayaran untuk uang muka rawat inap.



TUGAS POKOK UNIT KASIR 1. Melayani proses administrasi pasien. 2. Menerima uang / pembayaran pasien rawat jalan dan rawat inap. 3. Membuat laporan penerimaan tunai/ transaksi pasien. 4. Membuat perincian pembayaran pasien rawat jalan dan rawat inap. 5. Memberi informasi terkait billing kepada pasien (Rawat Inap) 6. Memastikan kelancaran dan konfirmasi ke bagian terkait pada saat penyelesaian administrasi pasien 7. Menginput pembayaran ke dalam sistim operasional DOKUMEN /CATATAN YANG DIGUNAKAN UNIT KASIR 1. Slip Registrasi 2. Billing Tagihan Pasien 3. Kwitansi Pasien 4. Catatan Setoran per Shift DESKRIPSI KEGIATAN POKOK UNIT PENDAFTARAN 1. Menyiapkan tagihan pasien yang sudah lengkap, dan menginformasikan jumlah yang harus dibayarkan pasien. 2. Menerima pembayaran tunai dari pasien sesuai jumlah yang terinformasi di tagihan untuk rawat jalan dan rawat inap. 3. Memberikan cetakan billing tagihan pasien sebagai bukti pembayaran yang sah. 4. Menginformasikan uang muka yang harus dibayarkan pasien rawat inap. 5. Menerima pembayaran uang muka pasien rawat inap. 6. Menerima pembayaran paien OTC/bebas. TANGGUNG JAWAB UNIT KASIR 1. Memastikan pasien melakukan pembayaran terhadap fasilitas yang telah digunakan di Klinik. 2. Bertanggung jawab atas segala transaksi keuangan yang ada didalam klinik baik pasien rawat jalan, rawat inap, maupun pasien OTC.



3. Menyampaikan informasi sejelas-jelasnya kepada pasien mengenai fasilitas dan kebijakan klinik terkait pembayaran tagihan. 4. Memastikan pasien mendapat billing tagihan yang sesuai.