Kak RTM [PDF]

Citation preview

KERANGKA ACUAN KEGIATAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN PUSKESMAS SITU TAHUN 2019



UPT PUSKESMAS DTP SITU Jl. Angrek-Situ No. 21 Telp. 0261-204525 Sumedang 45323 E-mail: [email protected]



KERANGKA ACUAN KEGIATAN PERTEMUAN TINJAUAN MANAJEMEN I.



PENDAHULUAN Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran atau indikator mutu dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja dan antar unit kerja untuk permasalahan yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik yang terjadwal maupun yang insidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan.



II. LATAR BELAKANG Tinjauan manajemen adalah salah satu elemen yang penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Tinjauan manajemen biasanya dilakukan secara rutin yang pelaksanaannnya setiap 6 bulan sekali. Tinjauan manajemen umumnya dilakukan dengan cara rapat bersama dengan Kepala Puskesmas, Koordinator Manajemen Mutu beserta seluruh anggota manajemen mutu, Pokja Admen, Pokja UKP, Pokja UKM dan tim Keselamatan pasien untuk memaparkan pencapaian dan kendala yang dihadapi. Oleh karena itu seringkali disebut Rapat Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan dari tinjauan manajemen harus dipelihara catatannya. III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS A.



Tujuan Umum Sebagai salah satu upaya evaluasi dan peningkatan mutu dan kinerja staf UPT Puskesmas Mojosari



B. Tujuan Khusus 1) Evaluasi kerja Tim Manajemen Mutu 2) Pelaporan bukti monitoring yang telah dilakukan 3) Sarana pemecahan masalahdari hasil temuan Tim Manajemen Mutu IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Pertemuan Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Penanggung jawab mutu dengan agenda sebagai berikut: 1. Pembukaan oleh Penanggung jawab mutu. Pada pembukaan pertemuan tinjauan manajemen, penanggung jawab mutu menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan tinjauan manajemen. 2. Pengarahan oleh Kepala Puskesmas. Kepala Puskesmas diberi kesempatan untuk memberikan arahan pada pertemuan tinjauan manajemen untuk menyampaikan prioritas permasalahan yang perlu dibahas dan prioritas perbaikan yang akan dilakukan oleh Puskesmas 3. Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu. pertemuan



tinjauan



manajemen



yang lalu,



rekomendasi, tindak



lanjut,



dan hasil-hasil yang sudah dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan tindak lanjut harus dibahas. Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas untuk mengatasi hambatan yang ada. 4. Pembahasan hasil audit internal Hasil audit internal terutama yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas pada pertemuan tinjauan manajemen untuk dapat ditindak lanjuti 5. Umpan balik pelanggan, Upaya menanggapi umpan balik juga harus dibahas dalam pertemuan tinjauan manajemen. 6. Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan. Hasil survey pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti dalam upaya memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan. 7. Pembahasan hasil penilaian kinerja Pertemuan tinjauan manajemen membahas capaian kinerja selama satusemester, untuk ditindak lanjuti dalam perencanaan kegiatan satu semester mendatang. Perubahan strategi dalam mencapai target kinerja dapat dibahas dalam pertemuan.



8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan system manajemen mutu, dan pelayanan UKM dan UKP 9. Rekomendasi untuk perbaikan. Keseluruhan pembahasan yang dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen menghasilkan rekomendasi untuk ditindaklanjuti. 10. Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa kegiatankegiatan yang akan dilakukan. 11. Penutup. Penanggung



jawab



mutu



menutup



pertemuan



dengan



membacakan



kesimpulan dan rekomendasi V.



CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Pelaksanaan kegiatan dengan cara membuat undangan untuk seluruh staf 5 (lima) hari sebelum pelaksanaan. Rapat Tinjauan Manajemen dilakukan setiap 6 (enam) bulan sekali. Langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen perlu dituangkan dalam standar operasional prosedur, yang memuat antara lain tahapan sebagai berikut: 1. Penanggung jawab mutu bersama dengan Kepala Puskesmas menyiapkan pertemuan tinjauan manajemen: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang diundang dalam pertemuan 2. Penanggung



jawab



mutu



mengundang



peserta



pertemuan.



Kepala Puskesmas dan para penanggung jawab/koordinator, dan pelaksana adalah peserta yang harus diundang dalam pertemuan tinjauan manajemen 3. Penanggung jawab mutu memimpin pertemuan sesuai dengan agenda yang disusun. Pertemuan



diawali



dengan



pembukaan



oleh



Penanggung



jawab



mutu,



dilanjutkan arahan oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya dilaksanakan sesuai dengan agenda yang disusun. 4. Penanggung



jawab



mutu



memberikan



simpulan



hasil



pertemuan.



Pada akhir pertemuan penanggung jawab mutu menyampaikan simpulan, rekomendasi, dan garis besar rencana tindak lanjut yang akan dilakukan termasuk batasan waktu untuk melaksanakan tindak lanjut



5. Penanggung



jawab



mutu



melakukan



pemantauan



perbaikan



setelah



pertemuan tinjauan manajemen. Tindak



lanjut



terhadap



rekomendasi



hasil



pertemuan



tinjauan



manajemen



dipantau oleh penanggung jawab mutu. VI. SASARAN 1.



Terpecahkannya masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh Tim Manajemen Mutu



2.



Meningkatkan Mutu dan Kinerja UPT Puskesmas Mojosari



VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN NO 1



KEGIATAN Monitoring Mutu



2



PELAKSANAAN Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nop Des √ √ √ √



dan



Kinerja Rapat



√



√



√



√



√



√



√



√



√



√



√



√



Bulanan Tim Manajemen 3



Mutu Pertemuan



√



√



Tinjauan Manajemen VIII. MONITORING EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Evaluasi kegiatan dilakukan pada saat persiapan proses dan akhir kegiatan dengan pelaporan pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen. IX. PENCATATAN PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Pencatatan dilakukan terhadap hasil-hasil yang dicapai dari hasil kaji banding oleh penanggungjawab kegiatan kepada Kepala Puskesmas.