Kompetensi Planning and Organizing Penatausahaan BMN Dikti Bogor [PDF]

Citation preview

KOMPETENSI Planning and Organizing



PUSDIKLAT KEKAYAAN NEGARA DAN PERIMBANGAN KEUANGAN BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN 30 SEPTEMBER 2019



KOMPETENSI ASN Setiap jabatan ditetapkan sesuai dengan KOMPETENSI yang dibutuhkan (Pasal 16 UU No. 5 Tahun 2014 ttg ASN)



KOMPETENSI TEKNIS



KOMPETENSI SOSIAL KULTURAL



KOMPETENSI MANAJERIAL



KOMPETENSI



Planning Organizing



Kemampuan menyusun



rencana



kerja, baik jangka pendek maupun jangka panjang, dengan target spesifik, realistis, terukur, dan waktu penyelesaian yang diselaraskan dengan



visi organisasi, termasuk proses pengelolaan sumber daya terlibat didalamnya.



yang



KOMPETENSI PLANNING ORGANIZING



Perilaku Kunci



Memiliki pemahaman untuk menyusun rencana kerja individual sesuai dengan panduan yang ada.



Menyusun dan mengelola rencana kerja di lingkup unit kerjanya/organisasi secara detail mencakup berbagai aspek



Mampu menyusun tindakan antisipasi terhadap kendala yang mungkin muncul.



Menyusun dan mengelola rencana kerja strategis jangka panjang organisasi



KOMPETENSI PLANNING ORGANIZING LEV



DESKRIPSI



INDIKATOR PERILAKU



1



Personal ownership



a. Memahami pentingnya keselarasan antara rencana tindakan yang disusun dengan implementasinya. b. Berusaha mempersiapkan rencana kerja/ aktivitas harian di lingkup tanggung jawabnya sesua1 dengan metode kerja/SOP yang ada.



2



Merencanakan dan a. Mengintegrasikan sumber daya dari seluruh unit kerja yang berada di ruang lingkup Mengelola di Lingkup Unit tanggung jawabnya dalam rangka menyusun rencana jangka pendek maupun panjang Kerja yang realistis, efektif dan komprehensif. b. Mengelola kegiatan di lingkup unit kerja, mulai dari menjabarkan target kerja menjadi beragam rencana kerja yang spesifik, terukur, menantang dan realistis, target waktu yang jelas, dan beban kerja yang merata



KOMPETENSI PLANNING ORGANIZING LEV



DESKRIPSI



INDIKATOR PERILAKU



3



Merencanakan dan Mengelola di Lingkup Organisasi



a. Mengintegrasikan sumber daya dari lingkup yang lebih luas dari unit kerjanya, dalam rangka menyusun rencana jangka pendek maupun panjang yang realistis, efektif, dan komprehensif. b. Mengelola kegiatan pada lingkup yang lebih luas dari unit kerjanya, mulai dari menjabarkan target kerja menjadi beragam rencana kerja yang spesifik, terukur, menantang dan realistis, target waktu yang jelas, dan beban kerja yang merata



4



Merencanakan clan Mengelola Rencana Strategis



a. Mengevaluasi beragam permasalahan implementasi rencana kerja di lingkup organiasi, dan mengembangkan beragam strategi dan metode komprehesif untuk solusinya. b. Melakukan penelaahan strategis rencana pencapaian tujuan organisasi, yang berdampak pada berubahnya sebagian dari strategi jangka panjang organisasi, dan menuangkannya dalam bentuk rencana kerja strategis sebagai panduan pelaksanaan di semua lini organisasi.



Apa yang dimaksud



PERENCANAAN Louise E. Boone dan David L. Kurtz



kegiatan untuk MENETAPKAN TUJUAN yang akan dicapai beserta CARA-CARA UNTUK MENCAPAI TUJUAN tersebut



T. Hani Handoko



pemilihan atau PENETAPAN TUJUAN ORGANISASI dan PENENTUAN STRATEGI, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang DIBUTUHKAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN



10



PENTINGNYA PERENCANAAN ❑ Memberikan arah langkah. ❑ Memudahkan untuk fokus, fokus akan memberikan hasil yang optimal. ❑ Membantu mengoptimalkan waktu. ❑ Menunjukkan apakah tujuan bisa dicapai atau tidak ❑ Mengontrol agar tetap di jalur yang mengarah menuju impian



❑ Membuat kita berfikir lebih sistematis



Organisasi Kerja (Organizing work)



Perencanaan kerja



• • • • • • • •



Menentukan tujuan Menentukan tolok ukur Memahami situasi Memahami hambatan Menentukan sumber daya Menentukan aktivitas Menentukan prioritas Pentingnya time management dalam menentukan prioritas kerja



• • • • • •



Membagi pekerjaan Memahami ketergantungan Memahami tanggung jawab Membangun kerjasama Membuat SOP Memperhitungkan efisiensi



Visi



Pesaing



Mitra



Pulau impianku



CUACA



Rubah haluan Nahkoda Arah Perjalanan saat ini



RAMBU



(current direction)



daily management



Lingkungan, Jalan penuh ombak dan cuaca yang tidak menentu



Cross-functional management



Arah Perencanaan Strategik (Strategic Planning)



EMPAT TAHAP KEGIATAN PERENCANAAN [T. HANI HANDOKO ]



❑ Tujuan Organisasi ❑ Tujuan Individu



MENETAPKAN TUJUAN



MERUMUSKAN KEADAAN SAAT INI



❑ mengetahui sumber daya ❑ informasi yang lengkap ❑ melalui komunikasi



❑ Idenfikasi kemudahan dan hambatan ❑ Faktor internal dan eksternal Mengidentifikasikan kemudahan dan hambatan



Mengembangkan serangkaian tindakan



❑ Mengembangkan dan memilih tindakan



MEMBUAT PERENCANAAN ORGANISASI



Rencana Strategi Kemenristekdikti



PRIBADI



Menetapkan visi



Sudahkah anda menetapkan VISI Anda?4) !



PENTINGNYA VISI ❑ Memberikan motivasi dan energi menjalani hidup ❑ Referensi mengambil keputusan



❑ Pedoman menentukan prioritas ❑ Bekal menghadapi segala kesulitan dan rintangan ❑ Membantu lebih fokus pada hal-hal penting



MEMBUAT SASARAN DENGAN PRINSIP SMART



• Apa yang harus dicapai?



SPECIFIC



MEASURABLE • Bagaimana mengukur kemajuan tim?



• Bagaimana cara meraihnya?Alat apa saja yang diperlukan



ACHIEVABLE



RESULT • Berupa apa produk jadi atau hasil akhirnya



• Berapa lama waktu yang dibutuhkan?



TIMEBOUND



MANAJEMEN WAKTU ❑ Kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan dan melaksanakan tanggung jawab individu dalam mencapai kepuasan individu tersebut.



❑ Sebuah aktivitas untuk memanfaatkan waktu yang tersedia dan potensi-potensi yang tertanam dalam diri



kita untuk mencapai tujuan-tujuan penting dalam kehidupan kita.



Sudahkah



kita



mengelola



waktu kita dengan baik?



YUUK KITA CEK…. ✓ Menonton televisi ✓ Menggunakan medsos [WA/facebook/ ✓ Browsing/membaca berita ✓ Browsing/melihat youtube ✓ Ngobrol dengan rekan kerja ✓ Melakukan perjalanan pulang pergi



✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓



Main game online Menelepon Menunggu Melamun Melayani tamu yang tidak diundang Ngopi di kantin Beribadah Berdoa Menyelesaikan tugas kantor



YUUK KITA CEK……



 Evaluasi kembali tujuan, rencana dan prioritas anda  Letakkan tujuan dalam rencana periodik atau program kerja



 Buat daftar pekerjaan harian  Tutup semua hal yang dapat memalingkan anda dari tujuan-



tujuan tsb.  Manfaatkanlah waktu luang



PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU



Agar dapat mencapai tujuan hidup



Agar dapat menunaikan hak-hak orang lain yang ada dalam diri saya



FAKTA TENTANG WAKTU



Tidak dapat diperbarui



Selalu dipakai pada setiap kegiatan



Tidak dapat dibeli



Dimiliki setiap orang tanpa kecuali



Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan



PRINSIP MENGELOLA WAKTU



Tetapkan Tujuan



Identifikasi kegiatan



Susun prioritas



Susun Jadwal



Disiplin Waktu



Tidak Menunda



Manfaatkan waktu luang



LANGKAH MENGELOLA WAKTU 1. Identifikasi kegiatan dan alokasi waktu 2. Membuat prioritas 3. Buat Penjadwalan 4. Delegasikan pekerjaan



Identifikasi kegiatan aktivitas



IDENTIFIKASI KEGIATAN - AKTIVITAS Waktu



Aktivitas



KATEGORI



Penanggungjawab



KETERANGAN



Menyusun tanggung jawab dan tugastugas berdasarkan kepentingannya



Skala Prioritas – Evaluasi Pemakaian Waktu



MENDESAK



TIDAK MENDESAK



PENTING



K1 pekerjaan yang harus segera diselesaikan, dan jika tidak, VISI DAN MISI TIDAK TERCAPAI



K2 Kegiatan yang sangat terkait erat dengan TUJUAN, MISI DAN VISI. Tetapi masih ada tenggang waktu



TIDAK PENTING



K3 Kegiatan yang tidak terkait dengan tujuan, misi dan visi. Tetapi ada tenggat waktu



K4 Kegiatan yang tidak terkait erat dengan tujuan, misi dan visi Tidak ada tenggat waktu



KLASIFIKASI TINDAK LANJUT PEKERJAAN SESUAI SKALA PRIORITAS No.



1.



Kategori Prioritas



Karakteristik



waktu



Jangan Dikerjakan



  



2.



Dikerjakan Nanti







 



Masalah dapat hilang tanpa diatasi Sudah kedaluarsa Dapat dikerjakan oleh orang lain Tidak disertai jatuh tempo Dapat ditunda Dapat diperlambat



Alasan penundaan tugas :  Tidak ingin memulai  Tidak tahu dari mana memulai  Tidak tahu dari mana memulai meskipun ingin memulai



3.



Dikerjakan Sekarang



Kebutuhan unit operasional harian Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda



KUADRAN



IDENTIFIKASI KEGIATAN - AKTIVITAS Waktu tersedia



Aktivitas



Senin



Waktu tersedia



Aktivitas



Selasa



07.3008.30



Buka email



07.3012.00



Browsing untuk mengumpulkan materi penyusunan buku Integritas



08.3009.00



Browsing untuk memperoleh informasi terbaru



13.0014.00



09.0014.00



Merencanakan dan membuat bahan ajar



Browsing untuk mencari referensi untuk menyusun materi penyusunan buku Integritas



14.0016.00



Merencanakan dan membuat bahan tayang



14.0015.00



Merapikan file digital bahan tayang, video , referensi sesuai dengan mata diklat



16.0017.00



Browsing untuk video-video pendukung bahan ajar



15.0017.00



17.0017.05



Merapikan dosir dan berkas



Membackup file digital laptop ke hardisk dan memindahkan ke laptop baru



KEGIATAN PENATAUSAHAAN BMN PEMBUKUAN • pendaftaran • pencatatan ke dalam daftar barang



INVENTARISASI



PELAPORAN



• kegiatan pendataan, • pencatatan, dan • pelaporan hasil pendataan BMN • Penggolongan dan kodefikasi • Minimal 5 th sekali kecuali barang persediaan dan KDP



• Penyampaian data informasi • Semesteran dan tahunan



PRAKTIK PLANNING ORGANIZING