Komunikasi Bisnis (Proses Penulisan) Kelompok 5 [PDF]

Citation preview

KOMUNIKASI BISNIS PROSES MENULIS



DI SUSUN OLEH KELOMPOK 5 NAMA KELOMPOK : 1. NI WAYAN KRISNI



13/1602622010644



2. LUH PUTU NOVI SRI WIJAYANTI



14/1602622010645



3. DEWA AYU SAMA DEWI



19/1602622010650



4. NI KADEK DWI ANTARI



31/1602622010662



5. NI KADEK AYU ADNYANI



33/1602622010664



6. NI LUH PUTU AYU JULIANTARI



35/1602622010666



UNIVERSITAS MAHASARASWATI TAHUN AJARAN 2018



5.1 PERSIAPAN UNTUK MENULIS PESAN-PESAN BISNIS Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujun yang jelas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik. Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang efektif perlu diperhatikan. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu: 1. Perencanaan Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan. 2. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan. 3. Revisi Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin. 5.2 PENDEKATAN TERHADAP PROSES PENULISAN SECARA SISTEMATIS Dasar penulisan bisnis dapat dibagi menjadi 3 yaitu : 1. Mempunyai tujuan, yaitu menulis untuk menyelesaikan masalah dan menyampaikan informasi. 2. Hemat ekonomis, yaitu mencoba untuk mengemukakan ide secara jelas namun singkat.



3. Berorientasi pada pembaca, yaitu berkonsentrasi memandang sebuah masalah dan perspektif pembaca alih-alih melihatnya dari perspektif anda sendiri. Perbedaan ini sebenarnya mengurangi tugas penulis, dalam menulis kebanyakan dokumen bisnis, tidak perlu berimajinasi untuk mencari ide-ide topic yang kreatif. Tidak perlu menjabarkan ide-ide untuk membuat tampak lebih rumit. Dalam banyak hal penulisan bisnis lebih mudah dari pada penulisan akademik,namun tetap saja diperlukan kerja keras , terutama bagi pemula tetapi dengan mengikuti proses, mempelajari contoh-contoh,dan memperaktekkan keterampilan tersebut dapat membuat hamper semua orang bisa menjadi penulis dan pembicara bisnis yang berhasil. 5.3 MENYESUAIKAN DAN MENGUBAH PROSES Meskipun penulis yang baik bergerak melalui setiap tahap proses penulisan sejumlah langkah mungkin dapat dipadatkan untuk pesan-pesan yang pendek dan rutin. singkatnya berbagai dokumen harian dibuat melalui proses 3-x-3 tetapi beberapa tahap dapat dilakukan dengan cepat tanpa pertimbangan panjang. sebagai contoh prapenulisan mungkin mengambil bentuk sebuah pemikiran sesaat. Tahap penulisan dapat meliputi kegiatan memeriksa arsip dengan cepat membuat sedikit catatan di pinggir kertas dan mengetik pesan di komputer. revisi mungkin mencakup aktvitas membaca hasil cetak memeriksa kembali ejaan dan tata bahasa dan membuat sedikit perubahan. Dokumen-dokumen yang lebih panjang dan sukar seperti memo persuasiif ,surat penjualan, laporan manajemen, proporsal, dan resume memerlukan lebih banyak perhatian pada semua bagian proses. Menyesuaikan dan mengubah proses penulisan bisa didapatkan untuk pesan singkat. Langkah-langkah dalam proses penulisan bisa di atur ulang. 1. Penulisan tim, yang diperlukan untuk proyek besar atau ketika diperlukan keahlian yang luas, mengubah proses penulisan. Tim sering bekerja sama dalam melakukan sumbang saran (brainstorming) serta menentukan prosedur dan tugas masing-masing. 2. Kemudian anggota individual menulis bagian laporan atau presentasinya masing-masing. 3. Selama tahap ketiga (revisi), tim mungkin bekerja sama lagi untuk mengabungkan draf mereka. Teknologi membantu penulis dengan program pengolah kata, revisi, dan saran kolaborasi.



Mengidentifikasi Tujuan dan Memilih Saluran Terbaik Komunikator harus memutuskan mengapa mereka menyampaikan sebuah pesan dan apa yang ingin mereka capai. Meskipun banyak pesan hanya memberi informasi, beberapa juga harus membujuk. Setelah mengidentifikasi tujuan sebuah pesan, komunikator harus memilih saluran yang paling tepat. Pilihan tersebut tergantung pada kepentingan pesan, jumlah dan kecepatan umpan balik yang diperlukan, kebutuhan akan catatan permanent, biaya saluran, dan tingkat formalitas yang diinginkan. Mengantisipasi Audiensi dan Membuat Profil Audiensi Komunikator yang baik berusaha untuk membayangkan penerima sebuah pesan. 1. Apa yang diketahui penerima mengenai topik? 2. Seberapa baik audiensi mengenal pengirim pesan? 3. Apa yang diketahui tentang pendidikan, keyakinan, budaya, dan sikap penerima? 4. Apakah respon terhadap pesan akan positif, netral, atau negative? 5. Apakah audiensi sekunder berbeda dari audiensi primer? 5.4 MENGANALISIS TUGAS Analisis Tugas adalah suatu proses atau metode untuk menganalisa bagaimana manusia melaksanakan



tugas



atau



pekerjaannya



dengan



sistem



yang



ada,



menganalisis



tugas/pekerjaan manusia, apa saja yang akan dilakukan, peralatan yang akan digunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu diketahui. Istilah-istilah dalam analisis tugas : 1. Sasaran (external task) adalah kondisi sistem yang ingin dicapai manusia. 2. Tugas (Internal Task) adalah himpunan terstruktur dari aktivitas yang dibutuhkan, digunakan atau dipercaya sebagai hal penting untuk mencapai sasaran dengan menggunakan perangkat tertentu. 3. Aksi (action) adalah tugas yang tidak mengandung pemecahan persoalan atau komponen struktur terkendali. 4. Rencana (method) terdiri atas sejumlah tugas atau aksi yang disusun dalam suatu urutan.



5.5 MENGANTISIPASI AUDIENS Sebagai pembicara kita bertanggung jawab kepada kesuksesan diri kita sendiri. Untuk menyentak perhatian audien, ada tiga area yang bisa kita gunakan secara bervariasi yaitu kita



(pembicara), audien dan elemen ruangan. Dengan pengalaman, kita bisa menggunakan taktik tersebut pada momen yang tepat sehingga tidak peduli berapa lama kita bicara, audien akan tetap memperhatikan setiap kata yang kita ucapkan. A. VARIASI ELEMEN PEMBICARA Berikut adalah variabel elemen pembicara yang perlu diperhatikan untuk menga audien tetap fokus kepada pembicaraan kita: 



Suara Berbicara dengan monoton sama saja dengan bunuh diri. Gunakan variasi vokal untuk menangkap perhatian. Ubahlah kecepatan, gunakan bisikan dan berhenti berbicara sementara waktu. Dari ketiga hal tersebut, berhenti sementara adalah cara paling kuat untuk menarik perhatian.







Kontak mata Presentasi seharusnya bersifat interaktif. Ketika kita melakukan kontak mata dengan seseorang maka kita mendapatkan perhatian orang tersebut. Bahkan di ruang besar kita bisa membuat koneksi dengan audien yang letaknya jauh dari kita.







Properti Jika kita bisa membawa properti, maka kita akan lebih baik lagi dalam memberikan materi. Bawalah properti yang relevan dengan materi yang kita sampaikan. Ceritakan sesuatu sambil memegang properti di tangan.



B. VARIASI ELEMEN RUANGAN Berikut adalah variabel elemen ruangan yang perlu diperhatikan untuk menga audien tetap fokus kepada pembicaraan kita: 



Slide Buatlah desain slide yang bervariasi sebagaimana kita membuat variasi vokal kita. Kombinasikan teks dengan gambar ilustrasi. Teks harus singkat. Teks hanya bersifat pengingat poin materi yang akan kita sampaikan, bukan sebagai penjelasan. Review setiap slide sesuai urutan untuk memberikan alur.







Cahaya



Cahaya tidak harus terang benderang. Yang penting bisa menyinari seluruh isi ruangan sehingga kita bisa melihat audien dengan jelas dan audien pun bisa melihat kita dengan jelas pula. 



Setting Ruangan Kursi kosong bisa menurunkan level energi di ruangan. Usahakan audien duduk bersama di bagian depan. Jika perlu, buat setting ruangan hanya untuk sedikit orang. Kita bisa menambahkan kursi jika kursi yang tersedia tidak mampu menampung jumlah audien yang ada.



5.6 ADAPTASI TERHADAP TUGAS DAN AUDIENS Setelah menganalisis tujuan dan mengantisipasi audiensi anda, anda harus menyampaikan tujuan anda kepada audiensi tersebut. Adaptasi adalah proses membuat sebuah pesan yang sesuai dengan audiensi. Salah satu aspek pentik adaptasi adalah nada. Diungkapkan secara luas dengan kata-kat sebuah pesan, nada mencerminkan bagaimana perasaan seorang penerima setelah membaca atau mendengar sebuah pesan. 



Menyoroti Manfaat Penerima Memfokuskan pada audiensi kedengarannya seperti sebuah ide moderen, tetapi ketika menguraikan penulisan efektif lebih dari 200 tahun silam, Ben Franklin mengamati,” Agar menjadi baik, tulisan harus mempunyai kecenderungan untuk menguntungkan pembaca.” Kata-kata bijak ini telah menjadi pedoman dasar bagi komunikator bisnis dewasa ini.







Menggunakan Bahasa yang Bebas Dalam mengadaptasi pesan kepada audiensi, pastikan bahasa anda peka dan tanpa prasangka. Hampir tidak ada penulis yang ingon menyakiti pembacanya. Meskipun demikian terkadang kita menatakan sesuatu yang tisk pernah kita fakir ayau menyakitkan. Masalah sebenarnya adalah bahwa kita tidak berpikir mengenai kata-kata yang mengandung serotype terhadap kelompok-kelompok orang: seperti para pria di ruang surat atau gadis di ruang tamu.







Mengungkapkan Diri Anda Sendiri Secara Positif Kata-kata negative tertentu mebuat orang sakit hati karena mereka tampaknya menyalahkan pembaca. Sebagai contoh membuka sebuah surat kepada seorang pelanggan



dengan anda mengatakan bahwa menunjukan bahwa anda tidak memercayai si pelanggan. 



Menyederhanakan Bahasa Anda Dalam menyesuaikan pesan kepada audiensi, jika memungkinkan gunakan kalimat yang singkat dan lazim yang anda piker akan dipahami oleh pembaca. Namun, jangan menghindari kata-kata yang rumit yang bisa menyampaikan ide anda secara efisien dan tepat bagi audiensi. Tujuan anda adalah untuk menghindari bahasa yang muluk-muluk dan berlebihan.



5.7 BERADAPTASI TERHADAP TANGGUNG JAWAB LEGAL Salah satu tanggung jawab utama anda dalam menulis untuk organisasi atau diri anda sendiri adalah menghindari bahasa yang bisa menyeret anda kepengadilan. Dalam lingkungan bisnis saat ini, dimana banyak sekali tuntunan perkara, banyak di antaranya di sebabkan oleh penggunaan dan penyalah gunaan bahasa. Anda dapat melindungi diri anda sendi dan menghindari tuntunan hukum dengan mengetahui apa yang legal dan mendaptasi bahasa anda sesuai dengannya.Komunikator yang berhati-hati harus mengakrabkan diri mereka dengan informasi dalam empat bidang informasi : Investasi, Keamanan, Pemasaran dan Sumber daya manusia.