Laporan Magang Penerbit Buku [PDF]

Citation preview

i



PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN MAGANG



Dengan ini saya menyatakan bahwa karya tulis dengan judul “LAPORAN MAGANG DIVISI ADMINISTRASI KEUANGAN PT. GEMA INSANI PRESS MEDAN “ benar-benar hasil karya tulis yang saya buat sendiri, dimana seluruh isinya dapat dipertanggungjawabkan dan saya tidak melakukan penjiplakan atau pengutipan dengan cara-cara yang berlaku dalam masyarakat keilmuan. Atas pernyataan ini, saya siap menanggung sanksi yang dijatuhkan kepada saya apabila kemudian ditemukan adanya pelanggaran terhadap etika keilmuan dalam karya tulis ini.



Bogor, 14 oktober 2014 Yang membuat pernyataan,



NAZLAN SYAHPUTRA S.1115.125



i



ii



PERSETUJUAN PEMBIMBING



Laporan magang Divisi administrasi keuangan PT. Gema Insani Press Medan yang disusun oleh: Nama : Nazlan syahputra NIM



: S.1115.125



Telah disetujui oleh pembimbing sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi AKUNTANSI ISLAM Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) Tazkia Bogor.



Bogor, 31 oktober 2014 Pembimbing



Siti Khamsatun, S.E.I, M.Ak



ii



iii



HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai sivitas akademika STEI Tazkia, saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama



: Nazlan Syahputra



NIM



: S. 115.125



Program Studi



: Akuntansi Islam



Jenis Karya



: Laporan Magang



demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada STEI Tazkia Hak Bebas Royalti Noneklusif (Non Exclusive Royalty-Free Right) atas Laporan Magang saya yang berjudul : DIVISI ADMINISTRASI KEUANGAN PT. GEMA INSANI beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan hak bebas Royalti Noneklusif ini STEI Tazkia berhak menyimpan, mengalih mediakan atau memformat-kan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis atau pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.



Dibuat di



: Bogor



Pada Tanggal : 14 oktober 2014



Yang menyatakan, (Nazlan Syahputra)



iii



iv



KATA PENGANTAR



Alhamdulillah, segala puji dan syukur hanya untuk Allah SWT, tuhan semeseta alam atas segala nikmat dan karunia-Nya. Dengan kasih sayang-Nya juga, memudahkan penulis hingga mampu menyeselesaikan laporan magang ini. Shalawat serta salam yang selalu tercurah kepada Nabi Besar Muhammad SAW. Tidak lupa juga kepada keluarga, Sahabat setia beliau serta para pengikut beliau sampai akhir masa kelak. Dalam penulisan laporan magang ini, banyak pihak yang telah membantu baik melalui motivasi, bimbingan, maupun do’a. Penulis mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang terkait. Oleh karena itu, dalam laporan magang ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Ayahanda tercinta Hollad Suhunan, S.Sos dan Ibunda tercinta Dra. Azwani Lubis atas segala pengorbanan, kasih sayang, dan dukungannya. Serta do’a tulus yang tiada henti dan takkan pernah padam sepanjang masa. Dalam renungan hati ananda yang paling dalam, ananda ucapkan terimakasih. Semoga tetes keringat dan air matamu menjadi tinta emas yang mengukir keindahan dunia dan akhirat. 2. Bapak Sulhani, S.E.I, M.Ak selaku Ketua Prodi yang tiada bosanbosannya



senantiasa



mengingatkan dan



mendorong



kami



dalam



penyelasaian laporan magang. 3. Ibu Siti Khamsatun, S.E.I, M.Ak, selaku pembimbing internal yang senantiasa sabar dan ikhlas meluangkan waktunya untuk membimbing dan mengoreksi penulis selama proses magang, dari awal hingga penyelesaian laporan magang. 4. Segenap dosen STEI Tazkia yang telah memberikan ilmu serta wawasan sebagai bekal kepada penulis.



iv



v



5. Para



pembimbing eksternal,



Bapak



Abd.



Khaliqi



Hermansyah Nasution, dan Kak Fahmi yang telah



Siregar,



Kak



membantu dalam



memotivasi dan menambah ilmu serta pengetahuan sehingga penulis dapat melaksanakan magang dengan lancar di Gema Insani Press Medan. 6. Teman-teman sepenangungan dan seperjuangan angkatan 11 yang hebat dalam melaksanaan praktik magang. Semoga harapan dan impian teman – teman menjadi kenyataan. Amin



Terima kasih banyak kepada semua pihak baik yang disebutkan maupun yang tidak disebutkan yang telah berbaik hati atas keikhlasannya. Semoga semua kebaikan dan keikhlasan selama ini, dibalas dengan beribu kebaikan oleh Allah SWT. Amin.



Bogor, 14 oktober 2014



Nazlan Syahputra S.1115.125



v



vi



DAFTAR ISI



PERNYATAAN KEASLIAN LAPORAN MAGANG ........................................... i PERSETUJUAN PEMBIMBING........................................................................... ii HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS .............................................................. iii KATA PENGANTAR ........................................................................................... iv DAFTAR ISI .......................................................................................................... vi Daftar Gambar....................................................................................................... vii BAB I .......................................................................................................................1 PENDAHULUAN ...................................................................................................1 1.1 Latar belakang magang ..................................................................................1 1.2 Tujuan magang ...............................................................................................3 1.3 Manfaat magang .............................................................................................3 1.4 Waktu dan tempat magang .............................................................................4 1.5 Sistematika penulisan .....................................................................................4 BAB II ......................................................................................................................6 GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG ........................................................6 2.1 Profil dan latar belakang berdirinya gema insani ...........................................6 2.2 Visi, misi dan budaya perusahaan ..................................................................7 2.2.1 Perusahaan mampu menjadi multi spesialis yang terpercaya......................7 2.2.2 Perusahaan mampu meningkatkan kualitas .................................................7 2.2.3 Perusahaan menjunjung kejujuran, amanah, disiplin kempotensi dan kebersamaan .........................................................................................................8 2.2.4 Perusahaan bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dan masa depan .............9 2.3 Struktur pengurus gema insani press ............................................................10 2.4 Struktur pengurus gema insani press medan ................................................11 2.4 Proses bisnis perusahaan ..............................................................................11 2.5 Logo gema insani .........................................................................................12 BAB III ..................................................................................................................13 TINJAUAN MAGANG .........................................................................................13 3.1 Tempat dan waktu magang...........................................................................13



vi



vii



3.2 Deskripsi divisi .............................................................................................13 3.2.1 Deskripsi pekerjaan (job description) administrasi keuangan gema insani ............................................................................................................................13 A. Sistem infomasi .............................................................................................13 3.2.2 Tugas dan wewenang ................................................................................14 a. Tugas – tugas pokok Direktur utama ..........................................................14 b. Tugas – tugas pokok Direktur 1..................................................................14 c. Tugas-tugas pokok general manager ..............................................................15 d. Tugas-tugas pokok sekretaris perusahaan ......................................................15 e. Tugas – tugas pokok staff khusus ...............................................................16 f. Tugas – tugas pokok divisi penerbitan ............................................................17 g. Tugas – tugas pokok divisi pemasaran ...........................................................18 h. Tugas – tugas pokok kepala divisi keuangan dan p2k ...................................19 B. KEGIATAN MAGANG ............................................................................20 BAB IV ..................................................................................................................22 KEGIATAN DAN PEMBAHASAN .....................................................................22 4.1 Kegiatan yang dilakukan selama magang (job description) .........................22 BAB V....................................................................................................................25 PENUTUP ..............................................................................................................25 5.1 Kesimpulan ......................................................................................................25 5.2 Saran .............................................................................................................25 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................27



Daftar Gambar Gambar 1 . Struktur PT. Gema Insani Press Pusat ................................................ 10 Gambar 2 . Struktur PT. Gema insani Medan ....................................................... 11 Gambar 3 . Logo Perusahaan ................................................................................ 12



vii



BAB I



PENDAHULUAN



1.1 Latar belakang magang Dewasa ini telah diketahui bahwa buku memiliki peranan penting sebagai media informasi sekaligus menjadi menjadi media alih ilmu pengetahuan dan teknologi antar pribadi, generasi serta antar bangsa. Oleh karena itu, peran buku dalam pemberdayaan sumberdaya manusia sangatlah penting. Pada era reformasi maupun krisis moneter seperti sekarang ini keberadaan buku masih sangat dibutuhkan terlebih lagi bagi seorang pelajar. Saat ini banyak sekali perusahaan yang bergerak di bidang jasa penerbitan buku, baik yang terdaftar resmi dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI) maupun yang tidak terdaftar dalam Ikatan Penerbit Indonsia (IKAPI) dan beroperasi secara illegal. Sehingga tingkat persaingan bisnis dibidang jasa penerbitan buku semakin ketat. Bahkan akhir-akhir ini bisa dikatakan persaingan dalam bisnis jasa penerbitan buku semakin tidak sehat dan tidak fair. Perkembangan industri penerbitan buku telah mendorong pendiririan Ikatan penerbit Indonesia (IKAPI) pada 17 mei 1950 yang waktu itu hanya beranggota 13 penerbit. Seiring dengan perkembangan industri penerbitan buku di Indonesia maka jumlah anggota IKAPI kini mencapai ± 793 penerbit yang tersebar diseluruh Indonesia. ( Bkkbn.go.id ) Selain perusahaan penerbitan buku yang tergabung dalam IKAPI, terdapat perusahaan lainnya yang tidak menjadi anggota IKAPI. Dari hasil penelusuran diketahui bahwa perusahaan penerbitan diluar anggota IKAPI ini relatif sedikit. Diperkirakan kurang 10% dari total perusahaan penerbitan buku yag ada. Selain sedikit, perusahaan penerbitan buku diluar anggota IKAPI umumnya terdiri dari perusahaan-perusahaan skala kecil. Sulitnya mengetahui dan mendata perusahaan



1



2



penerbit buku skala kecil ini karena untuk mendirikan perusahaan penerbitan sangat mudah dan tidak membutuhkan investasi mahal.( bkkbn.go.id ) Dilihat dari jenis terbitan utamanya, IKAPI mengelompokkan 5 jenis penerbitan yaitu penerbitan jenis buku agama, buku umum, buku pelajaran, buku perguruan tinggi (PERTI) dan buku anak-anak/remaja dengan komposisi 17,95% buku agama (319 perusahaan), 13,96% buku perguruan tinggi (248 perusahaan), 10,35% buku anak-anak/remaja (184 perusahaan, 8,67% buku umum (154 perusahaan) dan 4,45% buku pelajaran (79 perusahaan). Untuk lebih lengkapnya industri penerbitan buku IKAPI dan penyebarannya tersebut dapat dilihat dari tabel berikut. TABEL – 1 Perkembangan penerbit buku di indonesia tahun 2002-2007



TAHUN



JUMLAH PERUSAHAAN



PERKEMBANGAN (%)



2002



931



2003



950



2,09



2004



979



3,07



2005



1,023



4,44



2006



1,052



2,87



2007



1,068



1,5



Catatan : *) sampai bulan april 2007 Sumber : bkkbn.go.id Perkembangan jumlah industri penerbitan buku ini terjadi seiring perkembangan bisnis informasi akhir-akhir ini. Selain itu dilaksanakannya otonomi daerah mapun otonomi perguruan tinggi, telah mendorong usaha penerbitan buku, baik dikampus-kampus untuk pengadaan diktat maupun usaha penerbitan daerah. Selain itu perkembangan industri penerbitan buku ini juga dipicu oleh alasan profit margin yang relatif besar dibandingkan industri lainnya, khususnya barang-barang konsumsi. Dengan ongkos cetak buku biasanya 20%



3



dari harga jualnya. Dengan memperhitungkan rabat 50% dan royalti penulis 10% maka penerbit dapat mengantungi 20% dari harga jual buku. Dari wacana diatas melatarbelakangi laporan magang ini yang berjudul “LAPORAN MAGANG DIVISI ADMINISTRASI KEUANGAN PT. GEMA INSANI PRESS MEDAN”



1.2 Tujuan magang Tujuan yang akan dicapai dari Magang ini adalah sebagai berikut : 1. Menerapkan dan mengembangkan pengatahuan tentang pengaplikasian sistem informasi yang didapatkan di bangku kuliah pada praktek dunia kerja sesungguhnya. 2. Mempelajari tatanan laporan keuangan perusahaan.



1.3 Manfaat magang Praktek magang ini diharapkan tidak hanya bermanfaat bagi mahasiswa tetapi juga bermanfaat untuk institusi magang dan juga kampus : Bagi mahasiswa a. Manfaat teoritis Dapat mengembangkan dan menerapkan berbagai pengetahuan yang diperoleh mahasiswa di bangku kuliah pada praktek dunia kerja sesungguhnya. b. Manfaat praktis 1.



Mendapatkan kesempatan untuk mengetahui keadaan dalam dunia kerja yang nyata.



2.



Meningkat kemampuan mahasiwa terutama dalam kemampuan berinteraksi.



4



3.



Mendapatkan pengalaman bagaimana penerapan suatu teori pada tataran praktis.



Bagi institusi magang 1.



Memperluas hubungan kerja antara institusi magang dengan kampus tempat dimana penulis melaksanakan perkuliahan.



2.



Mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan pekerjaan.



Bagi kampus 1.



Memperluas hubungan kerja antara kampus dengan institusi tempat dimana penulis melaksanakan praktek magang.



2.



Menambah wawasan mengenai penerapan suatu teori pada tataran praktis melalui laporang magang yang dibuat oleh penulis.



1.4 Waktu dan tempat magang Pelaksanaan Praktik magang ini dilaksanakan oleh mahasiswa S1 program studi Akuntansi Islam Sekolah Tinggi Akuntansi Islam TAZKIA : Waktu



: 1 Juli 2014 s/d 30 Agustus 2014



Tempat



: Gema Insani Press Medan



Alamat



: Jalan kenanga Raya no. 13 Medan



Telp/Fax



: (061) 7360083



Email



: [email protected]



1.5 Sistematika penulisan Sistematika penulisan adalah uraiain singkat tentang isi Bab demi Bab yang akan ditulis dalam laporan praktik magang yang terdiri dari :



5



BAB I : PENDAHULUAN Pada Bab ini berisi tentang Latar belakang magang, tujuan magang, manfaat magang, waktu dan tempat magang serta sistematika penulisan laporan magang. BAB II : GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG Pada Bab ini berisi tentang sejarah berdirinya Gema Insani Press, Visi dan Misi Gema insani, Struktur organisasi pegawai Gema Insani, Bidang usaha Gema Insani serta perkembangan Gema Insani. BAB III : TINJAUAN TEMPAT MAGANG Pada Bab ini berisi tentang Deskripsi Divisi serta Deskripsi pekerjaan (Job deskription). BAB IV : KEGIATAN DAN PEMBAHASAN Pada Bab ini berisi tentang kegiatan yang dilakukan selama magang, pembahasan kesesuaian antara deskripsi kerja dengan pelaksanaan, kemudian menarik nilai-nilai positif yang bisa diambil dari tempat magang. BAB V : PENUTUP Pada Bab ini berisi tentang kesimpulan kegiatan magang dan saran-saran yang dihasilkan sebagai impliksi dari kesimpulan tersebut.



BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG



2.1 Profil dan latar belakang berdirinya gema insani Seiring semakin tumbuhnya kalangan menengah muslim yang telah mendapat pendidikan memadai pada era ’80-an penerbit buku islam pun semakin marak. Buku telah menjadi kebutuhan kalangan terdidik ini, setelah kebutuhan sandang, pangan dan papan mereka terpenuhi. Hal ini dibaca sebagai peluang yagn menjanjikan bagi para pelaku penerbitan, khususnya penerbitan buku islam. Salah satu penerbit buku Islam yang muncul pada dekade 80-an, adalah penerbit buku islam GEMA INSANI. Penerbit buku islam ini didirikan pada 29 april 1986. Bermula dari usaha percetakan kalender, usaha ini kemudian berkembang pesat menjadi penerbitan berskala besar yang cukup diperhitungkan. “Momen” perang Afghanistan menjadi awal kemunculan penerbit buku Gema Insani. Perang yang pecah akibat invasi Uni Soviet ke negara Asia selatan itu telah mencabik-cabik perasaan ummat islam. Didorong rasa solidaritas terhadap penderitaan umat islam di Afghanistan. Penerbit buku Gema Insani menerbitkan buku yang berjudul perang Afghanistan pada pada 1986. Tak disangka, buku tersebut mendapat sambutan besar dan menjadi best seller. Hingga saat ini penerbit buku Gema Insani telah menerbitkan lebih dari seribu judul buku. Buku-buku tersebut mencakup bidang akidah, syari’ah, syakhsiyah (kepribadian), politik, ekonomi, manajemen, buku keluarga, buku remaja, buku anak dan kamus. Tidak hanya buku, penerbit buku Gema Insani juga menerbitkan produk penunjang multimedia, seperti kaset dan CD, dan non multimedia seperti kalender dan poster. Produk-produk tersebut tidak hanya diterbitkan dengan label Gema Insani, tetapi juga dengan nama-nama penerbit lain, yaitu Al-Qalam, Al-huda, Al-



6



7



insan, Inovasi, Kreasi, Prestasi, Perspektif dan Sinergi. kini, penerbit buku Gema Insani



telah



mengembangkan



sayap



menjadi



sebuah



kelompok



yang



membawahkan lini, tergantung jenis varian dan produk. 2.2 Visi, misi dan budaya perusahaan Komitmen gema insani : 1. Perusahaan mampu menjadi multi spesialis yang terpercaya 2. Perusahaan mampu meningkatkan kualitas 3. Perusahaan menjunjung kejujuran, amanah, disiplin, kompetensi dan kebersamaan 4. Perusahaan bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dunia 2.2.1 Perusahaan mampu menjadi multi spesialis yang terpercaya Pengembangan perusahaan untuk memasuki era global , perlu melakukan strategi yang adiktif, yaitu dengan mengembangkan potensi-potensi yang telah dimiliki perusahaan, menjadi suatu unit-unit usaha yang untuk selanjutnya berjalan secara mandiri. Hal ini tidak berarti menjadikan perusahaan menjadi general bidang usahanya, tetapi perusahaan diarahkan menjadi multispesialis. Semakin banyak jenis bidang usaha yang menjadi garapannya, namun ahli pada masing-masing bidangnya. Baik itu perusahaan terkait dengan bidang penerbitan, jasa, perdagangan, manufaktur dan lain-lain. Dengan tumbuhnya perusahaan menjadi multispesialis, kekuatan brand Gema Insani dipertahankan untuk tetap eksis. Gema Insani bisa menjadi brand association yang kuat untuk anak perusahaan sebagai satu kesatuan (holding), untuk itu, ke depam perusahaan dengan multispesialisnya berada dalam sebuah holding company yang bernama KELOMPOK GEMA INSANI terhadap semua produk\jasa yang dikeluarkan oleh kelompok Gema Insani. 2.2.2 Perusahaan mampu meningkatkan kualitas Makna meningkatkan kualitas dimaksudkan bahwa eksistensi perusahaan beserta segala hal yang menjadi produknya adalah mampu memberikan nilai



8



tambah kepada seluruh stakeholder, baik masyarakat konsumen, lingkungan, bahkan internal perusahaan yang terdiri dari para karyawan dan seluruh keluarga besar kelompok Gema Insani. Peningkatan kualitas itu mencakup sgala dimensi kehidupan utamanya dalah spiritual, intelektual, emotional dan aspek material yang menjadi pokok-pokok yang dapat meningkatkan kualitas hidup manusia yang tidak hanya berdimensi duniawi tetapi juga berdimensi ukhrowi. Untuk memenuhi komitmen perusahaan untuk menjadi yang terbaik dan terpercaya tentunya sejalan dengan upaya untuk meningkatkan kualitas SDM dan kesejahteraannya. Karena perusahaan memiliki pandangan bahwa sumber daya manusia tidak hanya menjadi pendukung kelangsungan hidup perusahaan, melainkan lebih dari itu sumber daya tersebut menjadi faktor yang mampu membawa dan menggerakkan perusahaan untuk memenangkan persaingan dan memberikan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan. Oleh sebab itu, perusahaan memiliki komitmen yang kuat untuk selalu menyeimbangkan kesetaraan antara kualitas sumber daya manusia dengan kesejahteraan karyawan beserta keluarganya. 2.2.3 Perusahaan menjunjung kejujuran, amanah, disiplin kempotensi dan kebersamaan a. Kejujuran bagi perusahaan adalah keterbukaan (transparansi) dalam merealisasikan hak-hak dan kewajiban karyawan, dan menginformasikan hal-hal yang terkait dengan hak dan kewajiban itu secara baik dan benar. Dan menjadi kewajiban seluruh karyawan terhadap perusahaan untuk bersikap jujur dalam menjalankan tugas dan pekerjaan. b. Amanah ialah saling menjaga dan memelihara antara perusahaan dan karyawan, dan antara sesama karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Kelangsungan dan pengembangan perusahaan kedepan adalah menjadi amanah yang dipegang oleh karyawan, dan timabl balik yang baik kepada karyawan adalah sebagai amanah yang dipikul oleh perusahaan.



9



c. Disiplin adalah sikap yang muncul dari rasa tanggung jawab terhadap tugas dan pekerjaan, sehingga perlakuan terhadap tugas dan pekerjaan selalu disesuaikan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku. d. Kompotensi adalah kemampuan dan keahlian yang disesuaikan dengan tugas dan pekerjaan yag diberikan oleh perusahaan. Dengan kata lain perusahaan menempatkan karyawan sesuai pada bidang keahliannya sehingga program kerja perusahaan dapat berjalan secara optimal dan berkesinambungan. Dan karyawan selalu terpacu untuk meningkatkan kemampuan dalam menunjang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. e. Dalam membina dan membangun sebuah komunitas kerja yang kondusif, dibtuhkan adanya kerjasama yang baik yang ditumbuhkan melalui kesadaran bersama atas kebutuhan dan kepentingan untuk mencapai kesamaan cita-cita. Oleh karena itu, perusahaan melakukan sosialisasi aturan dan kebijakan perusahaan secara kontiniyu kepada semua jajaran dan memberikan persepsi dan motivasi untuk terwujudnya kekompakan bersama seluruh jajaran didalam perusahaan. 2.2.4 Perusahaan bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dan masa depan ”sebaik-baik kalian adalah yang memberi manfaat.” Demikianlah Rasulullah saw mengingatkan kita untuk selalu memberi manfaat. Realisasi komitmen ini memiliki peran penting dalam pencitraan positif perusahaan baik secara internal maupun eksternal, nasional maupun internasional. Dengan perkembangan teknologi yang kian berkembang saat ini, yang memungkinkan semakin cepatnya informasi sampai ke masyarakat. Maka pencitraan perusahaan yang baik pada akhirnya akan mempengaruhi bergaining dalam memasuki pasar global.



10



2.3 Struktur pengurus gema insani press



DIV. KEUANGAN



DIREKTUR 1



SEKRETARIAT KORPORAT TEKNOLOGI INFORMASI KELEMBAGAAN



DIV. PSDM & UMUM



DIREKTUR UTAMA



DIV. PERCETAKAN



KEPALA KANTOR



DIREKTUR 2



GENERAL MANAGER



DIV. PEMASARAN



DIV. PENERBIT GEMA INSANI



DIV. PENERBIT KELOMPOK & PR



DIV. PENERBIT AL-HUDA



BAG. DESAIN & PERWAJAHAN



Gambar 1 . Struktur PT. Gema Insani Press Pusat



11



2.4 Struktur pengurus gema insani press medan



MANAGER AREA SUMBAGUT STAFF ADMINISTRASI STAFF MARKETING BAG GUDANG



Gambar 2 . Struktur PT. Gema insani Medan 2.4 Proses bisnis perusahaan Proses bisnis dimulai ketika naskah masuk kebagian Penerbitan, naskah dapat berasal dari pengarang Internal maupun pengarang Eksternal. Oleh bagian Penerbitan naskah tersebut masuk kedalam proses editing. Setelah itu naskah diberi kepada bagian Perujuk untuk mendesign lay-out nya. Kemudian naskah di kirim ke bagian pracetak untuk di periksa kembali dan dikirim ke bagian Percetakan untuk di cetak dan dilakukan Finishing. Setelah itu barang dimasukan ke dalam Gudang. Bagian Pemasaran mengambil buku yang sudah jadi dari Gudang untuk didistribusikan ke perwakilan – perwakilan pemasaran yaitu daerah Jabodebanbek, Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Medan. Dari setiap perwakilan, buku tersebut di distribusikan lagi ke toko buku, TEB (Toko Eceran Besar seperti : Gramedia, TGA), TEK (Toko Eceran Kecil), Grosir. Dari setiap toko buku tersebut akan melaporkan jumlah barang yang terjual kepada setiap Perwakilan daerah, dan setiap perwakilan daerah akan melaporkan kepada pusat berapa banyak buku yang terjual. Dari situ dapat dihitung berapa pendapatan yang dihasilkan. Buku yang tidak laku terjual atau rusak akan dikembalikan ke kantor pusat.



12



2.5 Logo gema insani



Gambar 3 . Logo Perusahaan



BAB III TINJAUAN MAGANG



3.1 Tempat dan waktu magang Kegiatan praktek kerja lapangan atau magang ini dilaksanakan di PT. Gema Insani Press Medan yang bertempat di jalan Kenanga Raya no.13 setia budi medan, dimulai pada hari selasa tanggal 1 Juli 2014 yang bertepatan dengan bulan suci Ramadhan 1435H sampai dengan 30 Agustus 2014, dengan waktu kurang lebih 2 bulan. 3.2 Deskripsi divisi Selama dilaksakannya praktek kerja lapangan atau magang, penulis ditempatkan di bagian Administrasi keuangan, yang mengurusi pencatatan jumlah buku serta keuangan perusahaan. 3.2.1 Deskripsi pekerjaan (job description) administrasi keuangan gema insani A. Sistem infomasi Pada awalnya PT. Gema Insani menggunakan sistem yang dibuat oleh zahir untuk mendukung kegiatan bisnisnya. Namun seiring berkembangnya usaha dan meningkatnya kebutuhan akan proses data yang lebih cepat, tepat dan akurat sistem zahir ini dirasa sudah tidak lagi dapat lagi mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Menurut para user (pengguna) sistem zahir ini dirasa kurang cepat dalam melakukan proses transaksi, control dan sistem keamanan yang kurang memadai, link yang tidak baik antar bagian / divisi, serta stock gudang yang tidak terintegrasi sehingga tidak dapat dimonitor yang tentunya sangat dirasakan kelemahannya pada perusahaan manufaktur seperti PT. Gema Insani.



13



14



Sehingga pada tahun 2007 PT. Gema Insani mengganti sistem zahirnya tersebut dengan sistem yang dikembangkan sendiri yang disebut SIGI (sitem informasi gema insani). Sampai saat ini SIGI sudah mencakup kesemua bagian dan divisi. 3.2.2 Tugas dan wewenang a. Tugas – tugas pokok Direktur utama Direktur utama menjadi penanggung jawab di dalam maupun di luar perusahaan, dan memeliki wewenang dalam menentukan berbagai kebijakan umum perusahaan. Adapun yang menjadi tugas – tugas pokok direktur utama adalah sebagai berikut : 1. Menentukan arah keseluruhan aktivitas perusahaan. 2. Mengkoordinasi



perumusan



“corporate



planning”



(perencanaan



perusahaan). 3. Mengkoordinasi seluruh potensi perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. 4. Mengkoordinasi pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan dan secara lebih khusus kegiatan divisi pemasaran, penerbitan dan kelompok usaha GIP. 5. Mengevaluasi seluruh potensi kegiatan perusahaan dan secara lebih khusus mengevaluasi kegiatan divisi pemasaran, penrbitan dan kelompok usaha GIP. b. Tugas – tugas pokok Direktur 1 Direktur 1 bertanggung jawab atas pelaksaan tugas – tugasnya kepada direktur utama. Berwewenang dalam menentukan kebijakan pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan umum sesuai dengan arah pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan umum yang telah ditetapkan oleh dewan direksi. Adapun tugas – tugas pokok direktur 1 adalah :



15



1. Menentukan arah pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan umum. 2. Mengkoordinasi perumusan, perencanaan keuangan perusahaan, SDM dan umum. 3. Mengorganisasikan seluruh potensi keuangan perusahaan, SDM dan umum. 4. Mengkoordinasi pelaksanaan pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan umum. 5. Mengevaluasi pelaksaan pengelolaan keuangan perusahaan,SDM dan umum. 6. Memiliki kelayakan terbit naskah Produk Remaja dan anak. c. Tugas-tugas pokok general manager General manager bertanggun jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada direksi perusahaan, dan memiliki wewenang dalam menentukan berbagai kebijakan operasional perusahaan 1. Menetukan perencanaan operasional perusahaan. 2. Bersama tim manajemen lainnya menetapkan struktur dan penempatan personalia perusahaan. 3. Memimpin dan mengarahkan kepala-kepala Divisi, sub divisi dan menegelola aktivitas perusahaan. 4. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan aktifitas-aktifitas Divisi, Sub divisi dan staff General manager. 5. Bersama-sama bagian riset dan pengembangan merintis perluasan wilayah penjualan. d. Tugas-tugas pokok sekretaris perusahaan Sekretaris perusahaan bertanggung jawab atas pengaturan pelaksanaan kegiatan – kegiatan perusahaan kepada direksi serta menentukan kebijakan – kebijakan ketatausahaan perusahaan dan perkantoran. Adapun tugas – tugas pokok sekretaris perusahaan adalah :



16



1. Mengelola ketatausahaan perusahaan 2. Mendampingi / mewakili Direksi dalam rapat – rapat / pertemuan intern maupun



ekstern, dan menyusun agenda aktivitas manajemen serta



penggunaan ruang pertemuan. 3. Menjaga data / informasi perusahaan yang bersifat rahasia. 4. Menyusun



dan



mendokumentasikan



surat



keputusan – surat



keputusan manajemen. 5. Sebagai



koordinator



perwakilan (garis instruktif) dan koordinatif



kepada bagian yang terkait di Pusat. 6. Pengendali informasi dan teknologi perusahaan. 7. Menyeleksi tamu –tamu yang datang dan telepon –telepon yang masuk yang berhubungan dengan Direksi. 8. Menjadi juru bicara manajemen / perusahaan dalam memberikan informasi atau hal – hal yang perlu / telah digariskan kepada pihak lain. 9. Membuat laporan secara berkala kepada Direksi. 10. Melakukan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Direksi. e. Tugas – tugas pokok staff khusus Staff khusus bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan – kegiatan pembelian dan pengawasan kepada direktur utama, serta menentukan jenis dan kualitas bahan atau barang – barang yang dibeli dengan memperhatikan prinsip efisiensi perusahaan. Adapun tugas – tugas pokok staff khusus adalah : 1. Mengelola tugas – tugas khusus yang diberikan Direksi berkaitan dengan tugas – tugas Kadiv dan Ka-Subdiv. 2. Merencanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan pembelian dan pengawasan. 3. Memberikan masukan



dan pertimbangan – pertimbangan tentang



perencanaan pengeluaran perusahaan yang terkait dengan pembelian barang.



17



4. Bersama dengan Kadiv Keuangan dan P2K dan Kasubdiv PSDM ikut mempertimbangkan permohononan pinjaman karyawan dan non karyawan. 5. Membuat laporan secara berkala kepada Direksi. 6. Melaksanakan kegiatan – kegiatan lain yang ditugaskan oleh Direksi. 7. Melakukan pengecekan terhadap transaksi harian keuangan. 8. Mengkoordinasikan hasil – hasil pengawasan dengan General Manager. f. Tugas – tugas pokok divisi penerbitan Divisi penerbitan bertanggung jawab atas seluruh proses dan hasil kegiatan penerbitan kepada General manager, serta menentukan kebijakan – kebijakan yang berkaitan dengan penerbitan. Adapun tugas – tugas pokok divisi penerbitan adalah : 1.



Merencanakan kegiatan – kegiatan dan menentukan kebijakan – kebijakan Penerbitan Umum, Produk Remaja & Penunjang, Produk Anak, dan Produk Wanita untuk mencapai target yang telah ditentukan.



2.



Mengorganisasikan, Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan – kegiatan di Subdiv Pengembangan Penerbitan, Bagian Umum, Bagian Produk Remaja dan Penunjang, Produk Anak serta Produk Wanita.



3.



Menghunting naskah dari penulis – penulis atau calon – calon penulis.



4.



Senantiasa berikhtiar untuk mengoptimalkan performansi SDM pada Divisi Penerbitan.



5.



Selalu berusahan mengikuti perkembangan dunia perbukuan.



6.



Membina hubungan yang baik dengan mitra usaha, terutama para penulis, editor. Penerjemah dan desainer / ilustrator.



7.



Merentang koordinasi denganDivisi



Pemasaran dalam



rangka



mendapatkan naskah dan menerbitkan buku sesuai dengan selera pembaca.



18



8.



Membina hubungan kerja yang harmonis dan melakukan koordinasi dengan semua Divisi serta Sub Divisi dalam menunjang pelaksanaan program Divisinya dan Program Perusahaan secara keseluruhan.



9.



Membuat laporan secara berkala kepada General Manajer.



10. Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan (General manager)



g. Tugas – tugas pokok divisi pemasaran Divisi pemasaran bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pemasaran produk GIP dan kelompok usahanya kepada general manager dan bersama general manager menentukan pasar – pasar baru yang akan dibidik, kebijakan – kebijakan penjualan dan distribusi serta promosi dan iklan. Adapun tugas – tugas pokok divisi pemasaran adalah : 1. Bersama General Manager merumuskan kebijakan tentang pemasaran perusahaan. 2. Mengorganisasi dan mengarahkan SDM pada unit kerjanya untuk secara efektif melakukan kegiatan – kegiatan penjualan, pameran dan promosi serta distribusi produk – produk perusahaan. 3. Mengendalikan kegiatan – kegiatn Sub Divisi Jabotabek, Bagian Penjualan, dan Bagian Gudang & Distribusi. 4. Mengendalikan pengeluaran – pengeluaran / biaya – biaya pada Divisinya sesuai dengan rencana dan budget yang telah ditentukan. 5. Menentukan kebijakan pameran dan promosi (sponsorship, dan lain – lain). 6. Selalu membina hubungan baik dengan relasi (baik secara bisnis maupun personal) dan pihak – pihak lain yang berkaitan dengan pemasaran. 7. Selalu berusaha memperluas wilayah pemasaran produk kelompok GIP.



19



8. Membina hubungan kerja serasi dan melakukan koordinasi dengan Divisi lain serta semua Sub-Divisi dalam menunjang pelaksanaan programnya maupun program perusahaan secara keseluruhan. 9. Mengikuti



perkembangan



lingkungan



eksternal



meliputi



perkembangan pemasaran buku, persaingan dan teknologi. 10. Mengevaluasi harga jual per-unit dan jumlah tiras produk GIP. 11. Mempersiapkan Program Kerja Tahunan sebagai ikhtiar meraih tujuan perusahaan. 12. Merentang koordinasi dengan Divisi Penerbitan dalam rangka mendapatkan naskah dan menerbitkan buku sesuai dengan selera pembaca. 13. Aktif menciptakan pasar – pasar baru. 14. Membuat laporan secara berkala kepada General Manager. 15. Melakukan kegiatan – kegiatan lain yang diberikan oleh Pimpinan (GM dan Direksi). 16. Bersama GM mengembangkan pemasaran di masing – masing wilayah relasi GIP. h. Tugas – tugas pokok kepala divisi keuangan dan p2k Divisi keuangan dan p2k bertanggung jawab pengelolaan keuangan dan rumah tangga perusahaan kepada General manager dan bersama general manager menentukan kebijakan – kebijakan keuangan yang sesuai dengan wawasan Gema Insani. Adapun tugas – tugas pokok divisi keuangan dan p2k adalah : 1. Aktif dalam Tim Manajemen menentukan arah dan kebijakan perusahaan,



sertamengaplikasikannya



dalam



tugas-tugas



dan



mengendalikan pengeluaran sehingga tidak terjadi defisit anggaran. 2. Bersama Staf khusus dan Kasubdiv PSDM ikut mempertimbangkan permohonan pinjaman karyawan dan non karyawan. 3. Bersama Kadiv pemasaran mengkoordinasi penagihan. 4. Membuat perencanaan keuangan secara berkala.



20



5. Melaksanakan dan mendayagunakan personal bagian Akuntansi dan Keuangan dalam mencatatat, membukukan dan melaporkan berbagai transaksi keuangan perusahaan dan kelompok Gema Insani secara tertib, teratur, dan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi. 6. Menelaah kebijakan dan



mengendalikan kegiatan - kegiatan pada



Bagian Akuntansi dan Keuangan. 7. Mengkoordianasi aktivitas Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan pemeriksaaan kebenaran semua bukti laporan keuangan dari seluruh unit kerja. 8. Mengoptimalkan efektivitas kerja SDM pada unit kerjanya. 9. Mengendalikan pengeluaran-pengeluaran/ biaya-biaya pada Divisinya sesuai dengan rencana dan budget yang telah ditentukan/ada. 10. Selalu mengikuti perkembangan lingkungan eksternal meliputi kondisi ekonomi moneter dan teknologi. 11. Berperan aktif dalam mewujudkan anggaran tahunan yang surplus. 12. Membina hubungan kerja yang serasi dan melakukan dengan semua



koordinasi



divisi serta Sub Divisi lainnya dalam menunjang



pelaksanaan program Divisinya dan program perusahaan secara keseluruhan. 13. Membuat laporan keuangan secara berkala kepada General Manager. 14. Melakukan tugas-tugas lain yang diberkan oleh GM.



B. KEGIATAN MAGANG Dalam pelaksanaan magang ini, pekerjaan yang disiapkan oleh Gema Insani adalah menginput data dengan menggunakan aplikasi SIGI (sistem informasi gema insani). Berbagai kegiatan yang disiapkan oleh Gema insani adalah menginput data : a. Penerimaan kas dan pengeluaran kas b. Dropping ke kas besar dan kas kecil



21



c. Pencatatan hutang dan piutang d. Laporan kas e. Tanda terima tukar faktur f. Cetak data barang g. Data pesanan buku h. Data penjualan buku i. Data penerimaan buku retur j. Pengiriman pindah gudang k. Jumlah persediaan buku l. Jumlah buku yang diretur



Adapun kegiatan magang yang dilaksanakan tanpa menggunakan aplikasi SIGI adalah sebagai berikut : a. Menghitung jumlah buku secara manual b. Mengumpulkan buku yang akan dikirim c. Packing buku yang akan dikirim d. Menyusun buku sesuai tempatnya



BAB IV KEGIATAN DAN PEMBAHASAN



4.1 Kegiatan yang dilakukan selama magang (job description) Kegiatan magang dilakasanan selama kurang lebih dua bulan, terhitung sejak tanggal 1 juli 2014 sampai tanggal 30 agustus 2014 di Gema Insani Press Medan sebagai bagian admin, yang bertugas menginput data transaksi penjualan dan pembelian, mendata jumlah stock buku, retur buku dan lain-lain dengan menggunakan aplikasi SIGI (sistem informasi gema insani) dan juga microsoft excel. Ada banyak ilmu dan pengalaman yang didapat dalam praktek kerja ini, sama halnya seperti kerja di dunia nyata. Terutama sistem informasi yang digunakan oleh Gema Insani yaitu SIGI. Aplikasi SIGI ini sama seperti aplikasi MYOB yang telah dipalajari di bangku perkuliahan. Di dalam melaksanakan pekerjaan penulis dibimbing oleh Bapak Hermansyah Nasution sebagai staff administrasi keuangan dan Bapak Abdul Khaliqi srg sebagai Manajer Gema Insani Medan. A. Input data jumlah buku Dalam hal pendataan buku ini baik persediaan, pesanan, penjualan, retur dan pindah gudang buku dilakukan dengan menghitung secara manual sesuai judul buku, dan di dalam penghitungan ini dibantu oleh bagian gudang buku, hasil dari penghitungan tersebut dituliskan kedalam kertas, kemudian data tersebut di input kedalam aplikasi SIGI (sistem informasi gema insani). Di aplikasi SIGI ini hanya menginput jumlah buku saja karena seluruh judul buku telah terdata di aplikasi tersebut, sehingga memudahkan karyawan di dalam melaksanakan pekerjaannya. Setelah data jumlah buku diinput dan dikonfirmasi maka, data tersebut secara otomatis akan masuk ke kantor pusat Gema Insani secara online.



22



23



B. Penerimaan kas dan pengeluaran kas Penerimaan kas di PT. Gema Insani didapat dari hasil penjualan buku kepada konsumen. Proses penjualan buku ini dilakukan dengan beberapa cara, yang pertama dengan mengadakan expo atau bazar yang bertempat di kampus – kampus dan di berbagai acara, yang kedua penjualan konsinyasi atau titip jual, yaitu menyalurkan atau memasukkan buku – buku ke toko buku, dan pemilik toko akan membayar sejumlah nilai nominal netto dari barang yang terjual dengan ketentuan yang telah disepakati dan yang terakhir adalah penjualan langsung, dimana konsumen atau pembeli langsung membeli dari gudang Gema Insani. Pengeluaran Gema Insani adalah untuk keperluan seperti pembayaran rekening listrik dan air, pengeluaran karyawan untuk kepentingan perusahaan, serta biaya – biaya lainnya untuk kepentingan perusahaan. Seluruh penerimaan kas dan pengeluaran kas harus bukti atau fakturnya, faktur – faktur inilah yang kemudian dikumpulkan menjadi sebuah dokumen. Penerimaan dan pengeluaran kas serta seluruh data keuangan baik hutang maupun piutang didalam sistem input data Gema Insani dilakukan secara manual perhari didalam lembar kerja harian dan diolah secara otomatis pada aplikasi microsoft excel, setelah terdata maka di input ke dalam aplikasi SIGI dan dilaporkan ke bagian administrasi pusat secara bulanan. C. Rekapitulasi kas Rekapitulasi kas merupakan suatu cara untuk mengetahui apakah terjadi keseimbangan atau tidak antara debet dan kredit. Apabila terjadi keseimbangan atau adanya saldo dalam posisi debet dan saldo dalam posisi kredit dalam rekapitulasi maka dapat disimpulkan bahwa jurnal yang disusun telah benar dan dapat dipostingkan kedalam buku besar. Namun apabila terdapat ketidakseimbangan atau terdapat perbedaan antara debet dan kredit setelah disusun rekapitulasi maka disimpulkan bahwa jurnal yang disusun masih salah dan perlu dilakukan koreksi atau pembenaran sebelum dipostingkan ke buku besar. Pengolahan data rekapitulasi kas pada PT. Gema Insani Press Medan yang berkaitan dengan jumlah kas, hutang dan piutang adalah buku besar atau kas dimana data keseluruhan laporan kas disimpan kedalam lembar kerja microsoft



24



excel, dengan memngumpulkan dokumentasi sebagai bukti penerimaan dan pengeluaran kas, dari hasil tersebut diketahui jumlah dari debit dan kredit serta saldo setiap bulannya. D. Rapat dan breafing Agenda ini dilakukan untuk mengevaluasi seluruh tugas dan pekerjaan karyawan serta untuk meningkatkan kinerja para karyawan Gema Insani Press Medan. Di dalam evaluasi ini juga membahas tentang kenaikan dan penurunan kinerja perusahaan dalam hal penjualan, expo yang diadakan serta piutang konsumen baik yang dapat ditagih maupun yang tak tertagih dan mencari solusi dari masalah tersebut.



BAB V PENUTUP



5.1 Kesimpulan Praktek magang yang telah dilaksanakan oleh penulis selama kurang lebih dua bulan ini banyak sekali manfaat yang penulis dapatkan ketika magang di Gema Insani Press Medan. penulis diberikan banyak kesempatan untuk terjun langsung mempelajari bagaimana alur atau pun proses dari suatu laporan dan diberikan banyak pelajaran bagaimana menyiapkan laporan-laporan yang harus disiapkan baik untuk publikasi, maupun intern. Pelajaran yang didapat selama magang berlangsung ialah: 1. Program magang memberikan banyak pengetahuan baru bagi penulis, dimana penulis dapat memahami kegiatan-kegiatan yang dilakukan seharihari oleh PT. Gema Insani Press Medan. 2. Penulis dapat mempelajari dan mengaplikasikan sistem informasi yang dimiliki oleh PT. Gema Insani Press Medan yaitu SIGI (sistem informasi Gema insani). 3. Penulis mengetahui bagaimana sistem dan kinerja Gema Insani 4. Penulis dapat mengetahui bagaimana realita di dunia kerja nyata 5. Penulis juga belajar bagaimana waktu itu dimanfaatkan dengan baik demi meningkatkan produktivitas kita selama kerja, semua karyawan bekerja secara baik sesuai dengan aturan di PT. Gema Insani. Hal ini dilakukan karena seluruh karyawan beserta penulis ingin menjadi manusia yang produktif dengan seluruh kemampuan yang dimiliki sehingga PT. Gema Insani dapat mewujudkan tujuan dan cita – citanya. 5.2 Saran Menurut penulis kinerja pegawai PT. Gema Insani Press Medan sudah baik, dan ada beberapa catatan oleh penulis yang mungkin dapat dijadikan saran



25



26



untuk PT. Gema Insani press medan untuk bisa lebih memajukan efektifitas serta kinerja dimasa yang akan datang, diantaranya : 1. Fasilitas merupakan salah satu alat penunjang karyawan dalam pekerjaan. Penulis melihat, fasilitas yang ada di PT. Gema Insani press Medan masih minim terutama komputer, perangkat komputer yang digunakan saat ini sudah



ketinggalan



kecanggihannya



dengan



komputer



sekarang.



Penggantian perangkat komputer hendaknya dilakukan dengan tujuan agar mempercepat pekerjaan dan memberikan rasa nyaman saat bekerja. 2. Melakukan evaluasi untuk penjualan konsinyasi ( penjualan titipan), yaitu dengan mendisiplinkan dan mempertegas pihak konsinyi (Penerima titipan) untuk melaporkan persediaan barang tepat pada waktunya, mengembalikan pendapatan hasil dari penjualan serta menjaga keamanan barang – barang titipan. 3. Kurangnya pengamat untuk mengawasi pihak – pihak konsinyi (penerima titipan), untuk mengurangi resiko dari kerugian – kerugian yang mungkin terjadi. 4. Melakukan pembenahan terhadap strategi pemasaran agar tercapai hasil yang maximal.



DAFTAR PUSTAKA



GIP Medan, company profil Buku pedoman Magang dan skripsi STEI TAZKIA http://www.bkkbn.go.id/arsip/Documents/Perpustakaan/ALIH%20MEDIA%2020 12/030/ 7.%20Perkembangan%20Penerbit%20Buku%20Di%20Indonesia.pdf



27