Laporan Observasi Industri Fix Rev1 [PDF]

Citation preview

LAPORAN OBSERVASI INDUSTRI MATA KULIAH MANAJEMEN INDUSTRI “KOPERASI MAHASISWA (KOPMA) UNY”



Disusun Oleh : Muchlis Abdillah



(16506134010)



JURUSAN PENDIDIKAN TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Indonesia merupakan negara yang menganut sistem pemerintahan demokrasi yang mempunyai banyak bentuk badan usaha seperti Perseroan Terbatas (PT), Commanditaire Vennontschap (CV), Firma, Koperasi dan badan usaha lainnya. Banyaknya badan usaha yang ada terus bersaing satu sama lain untuk bisa mempertahankan eksistensi dari masing-masing badan usahanya. Koperasi merupakan salah satu jenis badan usaha yang ada di Indonesia. Koperasi diartikan sebagai badan usaha yang beranggotakan orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Dalam hal ini koperasi merupakan suatu badan usaha non-kapitalis yang menjunjung tinggi kesejahteraan bersama. Keberadaan koperasi di Indonesia saat ini belum mampu mengalahkan badan-badan usaha kapital seperti PT, CV dan yang lainnya. Hal ini disebabkan tidak mudahnya mengembangkan badan usaha perkoperasian ditengah-tengah arus ekonomi kapital yang terus berkembang. Dalam rangka meningkatkan perekonomian bangsa Indonesia ke arah yang lebih baik, maka adanya koperasi di Indonesia terus dikembangkan oleh pemerintah dan masyarakat. Beberapa hal yang 3 dilakukan yaitu dengan mengenalkan dan mengajarkan koperasi melalui dunia pendidikan formal. Koperasi yang ada di dunia pendidikan tergabung kedalam ekstra kulikuler dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang dinamakan Koperasi Siswa (Kopsis) dan Koperasi Mahasiswa (Kopma). Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) merupakan salah satu perguruan tinggi yang mempunyai Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) dalam bidang khusus yaitu KOPMA UNY UKM tersebut bergerak dalam peningkatan kesejahteraan mahasiswa baik secara pengetahuan (dengan pendidikan dan pelatihan) maupun secara ekonomi.



B. Tujuan Obeservasi Observasi ini



bertujuan untuk mengetahui system manajemen KOPMA UNY



mempelajari manajemen pengelolaan KOPMA UNY



C. Manfaat Observasi Bagi Mahasiswa Hasil observasi ini diharapkan dapat digunakan sebagai informasi mengenai manajemen Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta (Kopma UNY). Selain itu diharapkan dapat menambah wawasan bagi mahasiswa dan diharapkan penelitian ini mampu menimbulkan kebijakan-kebijakan baru yang ada dalam proses berlangsungnya organisasi ini, sehingga diharapkan mampu menjadikanya lebih baik lagi.



BAB II PROFIL PERUSAHAAN D. Visi Dan Misi Visi Menjadikan KOPMA UNY yang berorientasi kepada anggota sebagai badan usaha yang mandiri dan tangguh sekaligus sebagai wahana pengembangan usaha dan pengkaderan kewirakoperasian. Misi Menjadi sebuah badan usaha yang berbasis pada partisipasi aktif anggota sebagai strategi pengembangan KOPMA UNY yang dinamis, kompetitif, dan mensejahterakan anggota guna mewujudkan kader-kader yang handal, baik sebagai wirakoperasi maupun wirausaha sehingga dapat membangun kehidupan masyarakat pada umunya, dan anggota pada khususnya. E. Sejarah Singkat Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta lahir atas dasar ide dan prakarsa beberapa



aktivis



mahasiswa



yang



memandang



perlu



adanya



suatu



wadah peningkatan kesejahteraan mahasiswa. Oleh karena itu kehadiran sebuah koperasi mahasiswa merupakan hal yang sangat penting untuk direalisasikan. Pemikiran ini merupakan latar belakang turunnya Surat Keputusan Rektor SKR tentang panitia pendiri Kopma IKIP yang kemudian mengadakan rapat pendirian Kopma IKIP Yogyakarta pada tanggal 30 September 1982. Personel panitia pendiri Kopma IKIP Yogyakarta yang dimaksud adalah : Ketua Panitia : Khusaeni FPIPS Sekretaris : Sa‟dun Akbar FPIPS Anggota : Edy Susanto FPTK, Suryanto FPTK, Siwi Indarwati FPMIPA, Muhammad Jaiz FIP Rapat tersebut belum menghasilkan keputusan. Rapat selanjutnya pada tanggal 2 Oktober 1982 yang dihadiri oleh 76 mahasiswa menghasilkan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga ADART, akte pendirian, struktur organisasi, formasi pengurus, dewan penasehat, badan pemeriksa sekaligus menetapkan 2 Oktober 1982 sebagai tanggal berdirinya Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta Kopma IKIP Yogyakarta. Untuk memperkuat keberadaan Kopma UNY, maka segera



dimintakan badan hukum dan terbit pada tanggal 27 Oktober 1983 dengan nomor 1281BHXI. Pada tanggal 12 Mei 1983 diperoleh Surat Ijin Usaha Perdagangan SIUP dan tanggal 13 Oktober 1983 Kopma IKIP resmi menjadi primer Koperasi Pemuda Indonesia KOPINDO dengan SK Nomor 051F.5X1983. Unit usaha Cafetaria mulai beroperasi 1 Februari 1984 dan 3 bulan berikutnya berdiri Foto Copy dan laminatingpress. Pada September 1998 dengan adanya renovasi fisik gedung rektorat lama sebagai kantor dan mini market Kopma IKIP terpaksa dipindahkan ke Ruang kelas FPBS timur depan sanggar seni Bahasa Indonesia. Sedangkan untuk mini market dan foto copy dipindahkan ke garasi bis disebelah timur gedung rektorat lama. Perpindahan sementara ini berlangsung lebih kurang selama 6 bulan. Hal ini banyak mempengaruhi omzet usaha terutama mini market karena letak yang tidak strategis serta mengganggu kinerja karyawan. Kantor dan unit usaha mulai menempati gedung rektorat lama kembali pada bulan April 1999. Pada bulan Oktober 1999 Kopma IKIP Yogyakarta secara resmi berubah menjadi KOPMA



UNY



Pada



bulan



November



1999



disahkan



Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang baru dan tanda legalitas lainnya juga diubah pada bulan Februari 2000 mengingat masa berlaku legalitas tersebut sampai dengan akhir tahun 2000. Pada tahun 2008, Kopma UNY berhasil melaksanakan relokasi divisi Mini Market, Garden Café, dan kantor KOPMA UNY Divisi Mini Market dan Kantor Kopma UNY terletak di Gedung Business Center KOPMA UNY Sedangkan Garden Café terletak di depan Gedung Business Center. F. Core Bisnis Perusahaan ini bergerak pada bidang jasa dan, dagang, terutama yang kopma sendiri (minimarket uny) , yang ada dimaguwoharjo yaitu tokoku dan bisnis manufaktur yang ada di garden caffe, caffe taria, dan untuk bisnis jasa yaitu JNE kopma uny, servis laptop, sewa kamera, USP amanah dll..



G. Prestasi perusahaan Prestasi dan Penghargaan yang berhasil Kopma UNY peroleh antara lain: 1. Juara I Koperasi Pemuda terbaik dari Kabupaten Sleman pada tahun 2001 2. Juara II Koperasi Pengusaha Kecil dan Menengah dan Manajer Koperasi Berprestasi dari Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta pada tahun 2001 3. Juara II Koperasi Pengelolaan dan Pelayanan Terbaik dari Kabupaten Sleman tahun 2002 4. Juara I Jenis Aneka Usaha Terbaik dari Kabupaten Sleman tahun 2004 5. Juara II Koperasi Konsumen terbaik dari Kabupaten Sleman tahun 2004 6. Surat Tanda Klasifikasi B (Mantap) dari P2KPM Kabupaten Sleman pada tahun 2006- 2008 7. Juara I Koperasi Berprestasi kelompok Usaha dari Kabupaten Sleman pada tahun 2008 8. Juara I UKM berprestasi di Universitas Negeri Yogyakarta tahun 2009 9. Juara I Koperasi Berprestasi kelompok Jasa dari Pemerintah Kabupaten Sleman pada tahun 2009 10. Juara I Koperasi Berprestasi kelompok Jasa dari Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta pada tahun 2009 11. Koperasi konsumen Berprestasi tahun 2009 dari Kementerian Negara Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia 12. Penghargaan dari Universitas Negeri Yogyakarta atas prestasinya sebagai Koperasi Konsumen berprestasi Tingkat Nasional tahun 2009 (Berdasarkan Keputusan Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor: 23/Kep/M.KUKM/VII/2009 tanggal 1 Juli 2009) 13. Juara 2 Koperasi Jasa tingkat Kabupaten Sleman tahun 2012 14. Juara 1 Olimpiade Koperasi Nasional tahun 2012 15. Kopma Terbaik se-DIY dalam kegiatan Up Grading Kopma se-DIY yang diselenggarakan Tim JOKER tahun 2012 16. Tropi Walikota Yogyakarta (Juara 2) kegiatan Kopma Futsal Cup seDIY/Jateng tahun 2012



17. Stanisasi Terbaik dalam Pameran Produk dalam kegiatan diselenggarakan HIMA Pendidikan Ekonomi FE UNY tahun 2012



yang



18. Juara 1 dan 2 Turnamen Futsal UAD CUP se-Yogyakarta tahun 2012 19. Juara 2 Lomba Tangkas Trampil Koperasi se-DIY tahun 2013 20. Juara 1 Turnamen Futsal UAD CUP se-Yogyakarta tahun 2013 21. Juara 1 Lomba Catur antar Kopma se-DIY tahun 2014 22. Juara 3 Lomba Tangkas Trampil Perkoperasian bagi kopsis se-Kabupaten Sleman 23. Juara 2 Lomba Karya Tulis Ilmiah Tingkat Nasional di Politeknik Negeri Sriwijaya tahun 2015 24. Karya Tulis Terbaik dalam acara Youth Summit on Cooperative Entrepreneurship and Economic Democracy se- DIY tahun 2015 26. Juara 2 Kategori Organisasi Kemahasiswaan dalam Pemilihan Organisasi Kepemudaan Berprestasi Tingkat Nasional Tahun 2015



H. Gambaran Produksi Kopma uny ini adalah sebuah UKM yang bergerak dibidang wirausaha mini market dan jasa yang berkecibung di lingkungan masyarakat sekitar.



BAB III PERMASALAHAN PERUSAHAAN I. Manajemen 1. pembagian Kerja Dalam memanajemen KOPMA UNY, ada beberapa bidang yang bekerja menangani bagian-bagian khusus pada KOPMA, tugas masing-masing bidang antara lain sebagai berikut: a. Ketua Umum. Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi manajemen organisasi KOPMA secara keseluruhan dan penanggungjawab semua aktivitas kegiatan organisasi baik ke dalam maupun ke luar lembaga. b. Bidang Keorganisasian. Sebagai penanggungjawab sekaligus pelaksana fungsi administrasi dan kerumahtanggaan KOPMA UNY secara keseluruhan. c. Bidang Personalia. Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi-fungsi manajemen personalia KOPMA UNY secara keseluruhan divisi. d. Bidang Keuangan. Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsi-fungsi manajemen keuangan, penanggungjawab penggalian dan penggunaan dana organisasi. e. Bidang Usaha. Sebagai penyelenggara sekaligus pelaksana fungsifungsi manajemen usaha organisasi secara keseluruhan agar tercapai keberhasilan organisasi. f. Bidang Pengembangan Sumber Daya Anggota. Sebagai pemegang kewenangan dan kebijakan terhadap hal yang berkaitan dengan pengembangan sumber daya anggota. 2. Modal Kopma UNY awal mulanya meminjam uang sebagai modal usaha , selain itu Kopma UNY menerapkan sistem titip barang yaitu dengan melakukan pembayaran setelah barang yang dititipkan laku terjual.



3. Keuangan Kopma UNY menggunakan sistem keuangan terpusat . Setiap divisi akan mengirimkan uang hasil usaha kepada kasir pusat yaitu minimarket itu sendiri yang nantinya akan dikelola untuk mengatur cash flow, mengatur operasional, mengatur pengembangan usaha dan lain lain. Lalu dibuat uang yang digunakan untuk mengatur berbagai hal dibuat laporan keuangan oleh bidang divisi keuangan itu sendiri. 4. Mitra Usaha Sejauh ini minimarket Kopma UNY memiliki 12.000 varian produk yang dijual. Produk – produk tersebut disupply oleh 40 suplier yang berbeda.



J. Manajemen Kualitas dan kuantitas Dalam minimarket terdapat satu metode yaitu lit time dan ini digunakan oleh KOPMA UNY Lit time ini merupakan metode untuk memprediksi waktu penjualan barang dan hasilnya digunakan untuk menentukan minimal stok yang disediakan minimarket pada periode tertentu. Setelah itu pihak minimarket akan mengadakan penjadwalan stok barang dengan penyetok barang ke minimarket. Pada suatu usaha minimarket seperti Kopma UNY jaminan kualitas barang yang dijual sangatlah penting untuk menjaga kepercayaan konsumen atau pelanggan maka dari itu pada manajemen Kopma UNY terdapat divisi penerimaan dan pengecekan barang yang bertanggung jawab terhadap kualitas dan kuantitas barang yang disuply. Dalam pengecakan barang apabila terdapat barang yang kualitas atau kuantitasnya tidak sesuai akan diberlakukan beberapa tindakan, baik itu barang dikembalikan lalu dipotong tagihan maupun dikembalikan lagi ke suplier lalu suplier mengganti barang tersebut dan mengirim lagi ke minimarket. Permasalahan yang ada yaitu timing, apabila jumlah suplier banyak maka suplier mengantri, karena Kopma UNY belum mempunyai gudang tetap jadi barang dari suplier kurang tertata rapih atau menumpuk pada sembarang tempat misalnya di tangga menuju ruang administrasi.



K. Manajemen Sistem Informasi Kopma UNY bekerja sama dengan swalayan kita (toko online) yaitu dengan cara Kopma UNY mendaftarkan produk – produknya lalu dipasarkan melalui aplikasi online yang bernama Swalayan Kita itu sendiri. Selain itu karena lokasi yang strategis, Kopma



UNY membuat promosi langsung di minimarketnya, contohnya promosi parsel dan lain – lain. Media sosial juga digunakan untuk promosi. Yang belum dioptimalkan yaitu masalah digital marketing, karena masih kekurangan sumber daya manusia yang ahli dibidang tersebut. Di kasir Kopma UNY ada sistem informasi data yang bekerja sama dengan Benderaku. Lalu Kopma UNY ini akan menyusun prototype sistem informasi akutansi yang berfungsi untuk memudahkan dalam menyusun laporan keuangan sehingga laporan keuangan dapat tersaji dengan cepat dan lebih akurat. L. Master Planing Untuk rencana KOPMA UNY kedepan ingin membuat suatu brain dari KOPMA UNY sebagai merk dagang dan juga supaya dapat mengundang rekan rekan dari koperasi dan KOPMA yang lainya untuk dapat bekerja sama dan menggunakan brain atau merek dari KOPMA UNY itu sendiri. Serta untuk jangka waktu tahun ini dari KOPMA UNY sedang mengusahakan sebuah gudang pemyimpanan barang dengan merelokasi ruang admistrasi. Jadi KOPMA UNY ini menginginkan agar bisa menciptakan lulusan minimarket minimarket yang lain, terutama koperasi mahasiswa pada kampus kampus lain.



BAB IV PEMBAHASAN



M. Kaitkan dengan materi MI sesuai dengan kondisi di perusahaan 1. Permasalahan Umum a. Permasalahan yang cukup pelik dihadapi KOPMA UNY kurang lebih dapat digolongkan menjadi dua. Yang pertama adalah permasalahan digilatisasi. Perkembagan IT yang sangat pesat menuntut KOPMA UNY untuk mengikutinya, namun KOPMA UNY belum cukup siap untuk menghadapinya. b. Yang kedua ialah pada sumber daya manusia, pergantian pengurus cepat, dan permasalahan penyimpanan gudang yang belum dimiliki kopma.



2. Jawaban atas permasalahan yang berkaitan dengan Materi MI a. Dalam permasalahan digitalisasi pada kopma dapat diatasi dengan adanya memperbaiki system informasi yang ada dan menata ulang tempat agar ergonomis serta menggunakan suatu design system Operasi DFM (design fo manufacture) yaitu dengan kerja sama antara bagian design (R & D) dengan bagian produksi, yang brguna untuk menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan konumen. Pada tempat yang kami observasikan adalah jenis perusahaan dagang yang menjualkan produk dari suplayer sehingga kerjasama antara design dengan quality control dapat berfungsi untuk mengatasi permaslahan digitalisasi yang sangat berkembang pesat pada era industry 4.0 ini untuk sementara. b. Penggantian pengurus yang cepat dapat diatasi dengan penyampaian informsi betul betul harus diperhatikan, baik di manajemen maupun operasionalia, agar target system manejemen informasi dapat berjalan dengan baik, ringkasnya dalam permasalahan ini lebih baik menggunakan system informasi dengan tingkatan SIM dimana produksi harus terintegerasi dengan data akunting, sehingga biaya produksi yang terjadi dapat segera ditelusuri / dilacak secara akurat ;



1. Memeriksa barang yang masuk dari suplayer, 2. Penjadwalan operasional 3. Memonitoring status produksi 4. Mengatur barang dan kapasitas 5. Menjanjian waktu untuk pengadaan barang 6. Mengecek kehadiran karyawan, 7. Memonitoring team work karyawan.



N. Usulan Perbaikan Seharusnya kopma uny harus lebih meningkatkan pada siste informasi sesuai pada buku MI menurut Soetomo (2002), system informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk suatu kesatuan untuk mengintegerasikan data, memproses menyimpan serta mendistribusikan informasi dan tata letak yang ergonomic agar kenyamanan serta kepercayaan konsumen dapat terjaga, dan juga dapat memaksimalkan kinerja karyawan dengan tata letak yang ergonomis dan sesuai pada tempatnya.



BAB V KESIMPULAN DAN SARAN O. Kesimpulan Pada observasi perusahaan yang kami lakukan dikopma dapat disimpulkan bahwa kopma uny adalah suatu perusahaan yang berawal dari sebuah gagasan sekelompok mahasiswa untuk dapat berwirausaha, dan mengembangkan ilmu dalam bidang wirausaha. Pada observasi ini kami menyimpulkan bahwa masih banyak system manajemen dari kopma ini sendiri yang harus dibenahi terutama pada manajemen produksi dan system informasi serta ergonomic tata letak ruangan.



P. Saran harus meningkatkan sumber daya manusia sebagai perantara terjalannya system informasi, terutama pada digitalisasi di era revolusi industry 4.0 dan memperbaiki suatu susunan pada system tata letak, ergonomic agar cita cita kopma kedepannya untuk membentuk suatu brain dapat terlaksana dengan baik.



LAMPIRAN 1. Surat Balasan dari perusahaan



2. Foto di perusahaan



3. Foto-foto kegiatan perusahaan