Laporan Rapat Tinjauan Manajemen [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN BATANG DINAS KESEHATAN UPTD PUSKESMAS SUBAH Alamat : Jalan Raya Subah No. 7b Batang 51262 Telp. 0285-666263 Email : [email protected]



LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UPTD PUSKESMAS SUBAH TAHUN 2016 I.



Pendahuluan Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksanaan tentang permasalahan – permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/ indikator mutu/ dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal maupun incidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajeman atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajeman adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.



II.



Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun karakteristik pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1.



Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat kepentingan.



2.



Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan.



3.



Didokumentasikan dengan baik.



4.



Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja.



5.



Membahas perubahan – perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



6.



Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



7.



Tindak lanjut terhadap rekomendasi yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya. 1



8.



Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait di undang dalam pertemuan tinjauan manajemen.



9.



Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya.



10. Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup : a. Masalah – masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. b. Umpan balik / keluhan pelanggan. c. Penilaian kinerja. d. Hasil audit internal. e. Rekomendasi hasil pertemuan manajemen di tindak lanjuti dan dievaluasi. III.



Langkah – Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun langkah – langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi : Rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang. 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan. 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen. 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat. 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.



2



IV.



Pembahasan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Berdasarkan pembahasan rapat tinjauan manajemen didapatkan hasil sebagai berikut : No. 1.



Sumber Data Masalah Operasional a. UKM



Uraian Masalah



Penyebab Masalah



- Inspeksi sarana sanitasi air bersih kurang



Rekomendasi



- Kurang tenaga tidak ada anggaran



- Memaksimalkan tenaga yang ada penyusunan jadwal, usulan untuk biaya bisa dianggarkan di BLUD tidak hanya berasal dari APBD.



- Perilaku tidak sehat pada masyarakat - Buang air besar sembarangan karena - Sudah diberikan penyuluhan PHBS desa



tidak mempunyai jamban



dan diberikan stimunal (bantuan dana ) pada warga tidak mampu atau



miskin untuk pembuatan jamban. - Masih banyak orang tua yang - Pendekatan pada tokoh masyarakat,



- Cakupan imunisasi masih kurang



menolak



anaknya



di



imunisasi



karena alasan tertentu b. UKP



- Pelayanan



Konseling



KB



tokoh



membantu



terjaga



- Antrian di loket lama pasien



untuk



kader



agar



memotivasi



dilakukan di ruang konsultasi atau ruang



tunggu



dan



keluarga supaya mau di imunisasi. kurang - Tempat sempit privasi pasien kurang - Pelaksanaan konsultasi bisa



maksimal



- Tempat



agama



- Kurangnya petugas pada loket pemeriksaan - Kurangnya tempat duduk



umum dan loket jadi satu



yang



mendukung



privasi



pasien - Adanya penambahan petugas untuk mengantisipasi antrian lama - Pemisahan tempat tunggu antara pasien pemeriksaan umum dan loket telah dilakukan namun penambahan



3



- Pelayanan



rujukan



yang



tempat duduk belum terealisasi kurang - Rujukan ke rumah sakit sulit karena - Telah dilakukan MOU dengan



maksimal



selalu penuh



Rumah Sakit Umum Daerah Batang dan Rumah Sakit Swasta (RS QIM



2.



- Kurangnya



- Petugas yang kurang ramah



pelanggan



tentang pelayanan yang maksimal petugas agar lebih ramah lagi - Kurangnya kebersihan di kamar mandi - Kurangnya kesadaran petugas - Menghimbau kepada seluruh dan lingkungan puskesmas



pemahaman



dan RS ARO Pekalongan) petugas - Memberikan pembinaan



Umpan Balik/ keluhan



tentang kebersihan



petugas



agar



kepada



menumbuhkan



kesadaran tentang kebersihan serta membuat jadwal cleaning service dan telah dilakukan renovasi pada kamar mandi - Adanya Truk parkir di depan gedung - Telah dilakukan pemasangan drum



- Gedung Puskesmas Subah tidak terlihat



Puskesmas Subah sehingga Gedung



Penilaian Kinerja



depan



halaman



Puskesmas Subah tidak terlihat Puskesmas subah - Adanya pedagang asongan yang - Telah dipasang



- Kenyamanan Pasien terganggu



3.



di



gedung



papan



bahwa



yang



masuk ke area Puskesmas Subah



menerangkan



pedagang



sehingga mengganggu kenyamanan



asongan dilarang masuk ke ruang



pasien pelayanan - Upaya perbaikan gizi masyarakat masih - Pemberian MP ASI 6-24 bulan gakin - Peningkatan kegiatan surveilence kurang



targetnya masih kurang



gizi, evaluasi pemenuhan MP ASI 6-



24 bulan - Upaya Kesehatan Lingkungan masih - Cakupan TP3 yang dibina masih - Peningkatan pembinaan TP3 oleh kurang



kurang



penaggung Kesehatan



4



jawab Lingkungan



program serta



menjalin kerjasama lintas sektor (Pemerintahan Desa) dalam upaya mendukung kegiatan tersebut - Cakupan institusi yang dibina masih - Peningkatan pembinaan institusi kurang



oleh penanggung jawab program kesehatan



lingkungan.



Untuk



institusi yang dibina yaitu Sekolah, Balai Desa, dan perkantoran – perkantoran yang ada - Upaya kesehatan usia lanjut masih - Cakupan pelayanan kesehatan usila - Pembentukan posyandu lansia di kurang



masih kurang



semua



desa



Puskesmas kepada



wilayah Subah.



UPTD



Sosialisasi



masyarakat



tentang



pentingnya posyandu lansia. - Peningkatan kerja sama dengan lintas - Upaya



pelayanan



gigi



(pencatatan - Pencatatan



odontogram secara lengkap)



sektor



untuk



posyandu lansia belum - Memaksimalkan



odontogram



lengkap



pengisian



pelaksanaan pelaksanaan



odontogram



oleh



penanggung jawab pelayanan gigi - Waktu tunggu pelayanan obat jadi - Mengoptimalkan kinerja petugas



- Upaya pelayanan obat masih kurang



dan obat racikan masih kurang



unit farmasi untuk melaksanakan



tugas sesuai standar - Waktu kalibrasi alat serta alat ukur - Telah dibuat usulan kalibrasi alat



- Manajemen alat masih kurang



dan alat 5



laboratorium



yang di



kesehatan tahun 2016



kalibrasi tepat waktu masih belum tepat waktu 4.



Hasil Audit Internal I



UKM KIA (Kunjungan Ibu Hamil Resiko Tinggi) - Bidan



belum



melakukan



koordinasi - Tidak ada bukti tertulis



dengan Kepala Desa - Bidan



belum



- Mulai bulan Juli sebelum kunjungan rumah



lengkap



dalam - Anamnesa belum lengkap



harus



koordinasi



dahulu



dengan Kepala Desa - Mulai bulan Juli harus membuat



melaksanakan anamnesa daftar tilik anamnesa - Bidan belum melaksanakan pemeriksaan - Tidak semua kunjungan di lakukan - Mulai bulan Juli pada fisik



pemeriksaan fisik



waktu



kunjungan membawa alat untuk



pemeriksaan fisik - Tidak dilaporkan secara langsung hanya - Tidak ada laporan rutin ke Bidan - Mulai bulan Juli ada laporan rutin bentuk laporan bulanan



Koordinator



hasil



kegiuatan



kepada



Bidan



Koordinator UKM KIA (Kunjungan Rumah Pemantauan Kesehatan Bayi Drop Out) - Bidan belum melaksanakan koordinasi - Tidak ada bukti Bidan melakukan - Mulai bulan Juli setiap melakukan dengan Kepala Desa



koordinasi dengan Kepala Desa



- Bidan belum melakukan anamnesa ke ibu - Anamnesa kurang lengkap bayi - Bidan tidak melakukan pemeriksaan fisik



koordinasi harus dicatat di buku kegiatan oleh Bidan - Mulai bulan Juli



membuat



dokumentasi SOAP untuk anamnesa - Bidan tidak membawa alat untuk - Mulai bulan Juli pada waktu pemeriksaan bayi



kunjungan bidan membawa alat untuk pemeriksaan bayi



UKP Pelayanan Pendaftaran - Petugas langsung bertanya



identitas - Tidak diminta kartu identitas 6



- Segera setelah audit pada bulan Juli



pasien



Petugas terlebih dahulu menanyakan



- Masih ada petugas dari unit pelayanan - Petugas pendaftaran tidak mengantar langsung meminta ke ruang RM



RM



kartu identitas pasien - Laksanakan sesuai



SOP



yang



mengantar RM adalah petugas RM ataupun petugas pendaftaran yang



- Masih ada petugas di unit pelayanan yang - Petugas mengantar ke ruang RM



pendaftaran



tidak



mengambil RM setelah pelayanan



telah diberi pelimpahan wewenang - Bila telah selesai pelayanan petugas pendaftran Laksanakan



- Petugas pendaftaran tidak mengecek - Petugas kelengkapan RM



tidak



melakukan



pengecekan RM



mengambil sesuai



SOP



RM. segera



setelah audit pada ban Juli - Laksanakan prosedur sesuai SOP bila



RM



tidak



lengkap



segera



kembalikan ke unit pelayanan dan - Petugas



meminta untuk dilengkapi - Lengkapi formulir asuransi bagi



tidak mencatat di formulir - Formulir asuransi kosong



asuransi untuk pasien yang memiliki



yang



asuransi



setelah melakukan audit pada bulan



- Masih ada petugas dari unit pelayanan - Petugas pendaftaran tidak mengantar langsung meminta ke ruang RM



RM



memiliki



juli - Laksanakan



asuransi,



sesuai



SOP



segera



yang



mengantar RM adalah petugas RM ataupun petugas pendaftaran yang



- Masih ada petugas di unit pelayanan yang - Petugas mengantar ke ruang RM



pendaftaran



tidak



mengambil RM setelah pelayanan



telah diberi pelimpahan wewenang - Bila telah selesai pelayanan petugas pendaftran Laksanakan



7



mengambil sesuai



SOP



RM. segera



- Petugas pendaftaran tidak mengecek - Petugas kelengkapan RM



tidak



melakukan



pengecekan RM



setelah audit pada ban Juli - Laksanakan prosedur sesuai SOP bila



RM



tidak



lengkap



segera



kembalikan ke unit pelayanan dan - Petugas jaga tidak langsung menginput - Tidak ditemukan data pasien pada ke dalam RM dan simpus pada keesokan



keesokan harinya



harinya



meminta untuk dilengkapi - Masukan data pasien ke RM dan simpus pada keesokan harinya bagi pasien yang datang diluar jam kerja, segera lakukan setelah audit



UKP Pelayanan Laboratorium - Hanya jas dan sarung tangan, masker - Petugas tidak menggunakan masker tidak selalu digunakan hanya pada saat



- Selalu gunakan APD lengkap pada pemeriksaan



memeriksa TB - Petugas mencocokan identitas pasien tapi - Tidak ditanyakan kesesuain jenis



apapun,



laksanakan



setelah audit segera pada bulan Juli - Lakukan informed consent secara



untuk jenis pemeriksaan tidak ditanyakan



pemeriksaan dengan identitas pasien



tertulis perbaikan segera setelah



hanya membaca formulir yang dibawa



Informed consent hanya lisan



hasil audit pada bulan Juli



pasien, tidak dilakukan informed consent tertulis - Masih ada hasil rawat inap yang diambil - Tidak semua hasil pada rawat inap oleh petugas rawat inap



diantar oleh petugas laboratorium



hasil



kembali, tapi petugas rawat inap



laboratorium



yang mengambil - Merapikan dan mencuci bila semua - Alat tidak langsung di cuci dan di pemeriksaan selesai dilakuakan semua



rapikan



pada siang hari - Petugs masih menggunakan APD untuk - Petugas tidak melepas APD setelah 8



- Laksanakan prosedur sesuai SOP diantar



oleh



petugas



- Laksanakan sesuai prosedur segera setelah hasil audit pada bulan Juli - Laksanakan sesuai SOP lepas APD



pemeriksaan selanjutnya pasien pemeriksaan selesai - Setelah beberapa kali memeriksa tidak - Tidak melakukan cuci tangan setelah langsung satu kali setelah pemeriksaan



setiap melakukan pemeriksaan



cuci



selesai - Petugas tidak langsung mencatat pada - Tidak langsung dicatat pada buku buku register tapi pada catatan kecil



setelah selesai pemeriksaan - Laksanakan sesuai prosedur SOP



register setelah selesai pemeriksaan



setelah semua pemeriksaan selesai siang



tangan



setelah



melakukan



tindakan - Lakukan pencatatan langsung pada register setelah selesai melakukan pemeriksaan



hari baru di rekap di tulis pada buku register laboratorium Admen Manajemen Keuangan - Bendahara penerimaan tidak



selalu - Bendahara



mengambil hasil penerimaan di unit-unit



tidak



datang



secara



langsung di unit pelayanan



- Laksanakan sesuai SOP mengambil setoran di unit pelayanan



pelayanan meskipun tidak ada kegiatan luar gedung, tetapi petugas dari unit pelayanan



yang



menyetorkan



ke



bendahara penerimaan - Tidak dilakukan setiap hari



- Memasukkan



SIMDA



tidak



- Laksanakan sesuai SOP



- Tidak dilakukan setiap hari



dilakukan setiap hari - Memasukkan SIMDA



tidak



- Laksanakan sesuai SOP



dilakukan setiap hari Admen Pelayanan Manajemen - Tidak semua dilaporkan



langsung



pelaksanaan perbaikan laporan terakhir saat laporan hasil capaian bulanan - Penilaian kinerja masih sebatas capaian - Tidak dilakukan penilaian sesuai kinerja bulanan oleh penangung jawab 9



indikator yang telah ditetapkan tapi



- Laksanakan penilaian akuntabilitas rutin 3 bulan sekali sesuai indikator



program



kinerja di nilai setiap bulan melalui



yang ada dan isi formula secara



capaian kinerja saja



lengkap dan disampaiakn kepada



- Sebatas masukkan pada saat lokmin - Penyampaian bulanan atau pun saat melaporkan hasil



melalui



capaian kinerja bulanan secara langsung



langsung



hasil



lokmin



secara



serta



lisan -



konsultasi



yang dinilai Laksanakan penilaian akuntabilitas sesuai indikator yang ada dan isi formula



secara



lengkap



disampaiakn kepada yang dinilai



10



dan



V.



Penutup Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan / pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya – upaya untuk melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan – perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.



Mengetahui Kepala UPTD Puskesmas Subah



dr. Ida Susilkasmi, M.Kes NIP. 19710927 200212 2 002



11