Laporan Rapat Tinjauan Manajemen [PDF]

Citation preview

LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UPTD PUSKESMAS JUNI 2021



I.



Pendahuluan Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksanaan tentang permasalahan – permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/ indikator mutu/ dan kinerja. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja untuk masalah – masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal maupun incidental sesuai dengan kebutuhan. Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajeman atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajeman adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.



II.



Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun karakteristik pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1.



Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu 6 bulan sekali. yaitu di bulan Juni dan Desember



2.



Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan.



3.



Didokumentasikan dengan baik.



4.



Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja.



5.



Membahas perubahan – perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



6.



Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.



7.



Tindak lanjut terhadap rekomendasi yang dihasilkan pada pertemuan dipantau pelaksanaannya.



8.



Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait di undang dalam pertemuan tinjauan manajemen.



9.



Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya.



10. Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup : 1



a. Masalah – masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan. b. Umpan balik / keluhan pelanggan. c. Penilaian kinerja. d. Hasil audit internal. e. Rekomendasi hasil pertemuan manajemen di tindak lanjuti dan dievaluasi. III.



Langkah – Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen Adapun langkah – langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut : 1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi : Rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang. 2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan. 3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen. 4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat. 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan tinjauan manajemen.



2



IV.



Pembahasan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Berdasarkan pembahasan rapat tinjauan manajemen didapatkan hasil sebagai berikut : No. 1.



Sumber Data Hasil Audit Internal a. UKM



Uraian Masalah



Penyebab Masalah



Rekomendasi/RTL



- Angka kasus stunting cukup tinggi - Hasil pengukuran kurang akurat yaitu 9,5%



- Sosialisasi



- Alat antropometri tidak mencukupi kebutuhan untuk seluruh Polindes



SOP



pengukuran



tinggi/Panjang balita - Petugas melakukan pengukuran dengan seksama sesuao standar yang telah ditetapkan - Membuat



usulan



permintaan



antropometri kit ke dinas Kesehatan b. UKP



- Rekam Medis tidak bisa seluruhnya - Ruang Rekam Medis terlalu kecil/ Membuat usulan untuk perluasan atau tersusun



di



lemari



atau



penyimpanan Rekam Medis



rak



sempit sehingga tidak memungkinkan pembangunan Gedung baru untuk



dilakukan



penyusunan



dan



penataan yang rapi sesuai standar yang telah ditetapkan - Petugas Rekam Medis sering memberi - Petugas kesulitan mencari kartu RM kartu Rekam Medis yang baru untuk - Petugas pasien lama



tidak



berkompeten



karena



bukan tenaga perekam medis. - Petugas di RM bidan dan tamatan SMA



- Pelayanan maksimal



rujukan



yang



-



Penyusunan RM sesuai standar yang telah ditetapkan



-



Membuat usulan tenaga perekam medis



- Sosialisasi SOP Penyimpanan RM kurang - Rujukan ke rumah sakit terkendala - Telah menempatkan petugas baru untuk karena petugas rujukan diperdayakan 3



pelaksana rujukan



untuk P care vaksinasi covid-19



- Membuat



- Ketersediaan dokter kurang hanya ada 2



usulan



pengadaan



dokter



umum dengan menggunakan



orang dokter yang harus berbagi tugas untuk C. ADMEN



jaga



poli,



UGD,



kegiatan



lapangan dan vaksinasi - Dokter umum hanya ada 2 orang - Usulan Pengadaan dokter umum dan



- SDM dokter kurang - Apoteker tidak ada



dengan Puskesmas rawat inap dan



apoteker dilakukan secara berkala (setiap



jumlah populasi 20.000 lebih



bulan)



- Usulan pengadaan apoteker sudah lama - Petugas



dibuat tetapi belum ditindaklanjuti UGD banyak yang tidak - Petugas keberatan untuk mengikuti - Puskesmas



memiliki



sertifikat



ATLS/BTLS/ACLS/GELLS/PPGD



pelatihan



dikarenakan



biaya



yang



cukup mahal



untuk



mengirim mengikuti



petugas



UGD



pelatihan



kegawatdaruratan dengan menggunakan dana JKN dan dilakukan secara bertahap (1 tahun 2 orang petugas) - Petugas yang dikirim untuk pelatihan membuat perjanjian untuk tidak pindah



2.



Umpan Balik/



- Dokter sering tidak ada



keluhan



dari Puskesmas Seruway - Membuat usulan pengadaan



- Kurangnya ketersediaan dokter - Dokter merangkap tugas sebagai dokter



pelanggan



poli,



UGD



dan



petugas



dokter



umum



skrining



vaksinasi covid-19 - Antrian terlalu lama



- Pelayanan



pasien



dokter jaga poli 4



harus



menunggu - Membuat



usulan



umum ke dinkes



pengadaan



dokter



- Dokter merangkap sebagai dokter poli, UGD - Pasien sering salah masuk poli - Kamar



mandi



pasien



dan



dokter



vaksinasi covid-19 - Petugas tidak



untuk



skrining



mengidentifikasi - Sosialisasi SOP identifikasi pasien



kebutuhan pasien diperhatikan - Petugas kebersihan



terlambat - Telah dilakukan pemasangan drum di



kebersihannya membersihkan kamar mandi - Setiap kali datang selalu dilakukan - Pasien lama mendapat kartu RM baru pengukuran BB, TB



depan halaman gedung Puskesmas subah - Sosialisasi SOP penyimpanan RM



- Petugas tidak teliti mencari RM yang - Membuat usulan pengadaan petugas benar



5



perekam medis



V.



Penutup Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan / pengguna dibahas dan ditindak lanjuti dalam upaya – upaya untuk melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan – perubahan dan perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam pertemuan.



Mengetahui Kepala UPTD Puskesmas Seruway



ASRUL,S.Kep NIP.197110071996032001



6