Makalah Bentuk-Bentuk Surat (Lanjutan) Kelompok 6 [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN PERSURATAN Bentuk Bentuk Tata Persuratan (Lanjutan) Tugas Ini Di Buat Untuk Memenuhi Mata Kuliah “Manajemen Persuratan” Dosen Pengampu: Drs.M.Yasin.MA



Disusun oleh kelompok 6 Putri Hasanah Hasibuan (0307193115) Riska Apriani (0307191002) M.Yusuf Lubis (0307193116)



MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM-2 SEMESTER-3 FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA TAHUN AJARAN 2020-2021



1



2



KATA PENGANTAR



‫بسم هللا الرحمن الرحيم‬



Syukur Alhamdulillah kita ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini. Shalawat serta salam kita hadiahkan kepada junjungan kita, Nabi besar Muhammad SAW yang telah membawa ajaran islam yang dapat kita imani, pelajari dan kita amalkan dalam kehidupan sehari-hari. Harapan kami semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu bacaan yang bermanfaat sehingga dapat membantu pembaca menambah pengetahuan. Penulis juga menyadari bahwa makalah ini masih terdapat banyak kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis minta maaf apabila terdapat kesalahan-kesalahan yang tidak berkenan di hati para pembaca, karena kesempurnaan hanya milik Allah SWT Dalam penyusunan tidak menutup kemungkinan adanya kekeliruan. Oleh karena itu penulis berharap adanya saran konstruktif dari semua pihak terutama bagi pembaca. Dan semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua.



Medan, 30 November 2020



3



Penulis



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR…………………………………………….………..2 DAFTAR ISI………………………………………………….……………3



BAB I PENDAHULUAN ……………………………………….…………4 A. Latar Belakang……………………………..……………………….4 B. Rumusan Masalah ………………………………………………….4 C. Tujuan ……………………………………………………………...4 BAB II PEMBAHASAN…………………………………………………..5 A. B. C. D.



Pengertian Bentuk-bentuk Tata Persuratan…..…………………....5 Bentuk Leku ( Indented Style)…………………………………….6 Bentuk Menggantung ( Hanging Paragraph)………...…………….7 Contoh Contoh Bentuk Surat Lekuk Dan Menggantung………….9



BAB III PENUTUPAN………………………………………………….10 A. Kesimpulan ……………………….……………………………..10 B. Saran ……………………………………………………………..10 DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………..11



4



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Surat-menyurat merupakan salah satu bentuk komunikasi tulis. Sebagai bentuk komunikasi, pesan yang disampaikan harus dapat diterima dengan baik oleh para pembacanya. Kegiatan surat-menyurat tidak hanya menerima dan mengirim surat saja, tetapi berfungsi surat sebagai media komunikasi dan bahan bukti hitam di atas putih dalam sebuah organisasi baik pemerintahan maupun swasta. Purwanto (2011) “Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan bisnis maupun non bisnis.” Artinya kegiatan surat-menyurat dilakukan dalam bentuk komunikasi tulis dengan cara saling berkirim surat yang isinya berkaitan dengan sebuah informasi antara penerima dan pengirim surat. Hal ini sejalan dengan Syafriadi (2015) menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu instansi dan intitusi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar organisasi (eksternal) maupun untuk berkomunikasi dalam lingkup organisasi itu sendiri. Selain itu, tata bentuk surat tidak kalah pentingnya. Tata bentuk surat Indonesia pada tiap-tiap organisasi baik pemerintah atau swasta merupakan suatu ciri khas penulisan surat.



B. Rumusan Masalah 1. Apa yang dimaksud dengan bentuk-bentuk tata persuratan? 2. Apa itu surat bentuk lekuk( Indintent Style)? 3. Apa itu surat bentuk menggantung (Hanging Paragraph)? 4. Bagaimana contoh surat bentuk lekuk (Indintent Style) 5. Bagaimana contoh bentuk menggantung (Hanging Paragraph)?



C. Tujuan 1. Untuk mengetahui pengertian bentuk-bentuk tata persuratan. 2. Untuk mengetahui surat bentuk lekuk (Indintent Style) 3. Untuk mengetahui surat bentuk menggantung (Hanging Paragraph). 5



4. Untuk mengetahui contoh contoh bentuk lekuk dan menggantung.



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Bentuk Bentuk Tata Persuratan Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya (Suprapto, 2006:1). Menurut Bratawidjaja (2002) surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain disini dapat diartikan perorangan atau badan. Pendapat lain mengatakan surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan lain dan mempunyai tujuan tertentu. Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisaasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan(Wursanto, 2006:232) Cara penulisan surat dalam kegiatan surat-menyurat dapat dikelompokkan kedalam beberapa bentuk sesuai dengan penulisan surat tersebut. Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi pada umumnya bagian-bagian surat. Adapun pemakaian bentuk surat pada setiap instansi atau organisasi itu berbeda-beda. Keragaman itu bergantung pada kebiasaan dan aturan suatu instansi yang bersangkutan (2008:86). Pengertian bentuk surat selanjutnya adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat, masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan peranan terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Menurut Finoza (1991:15) bentuk tata persuratan adalah Penempatan bagaian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) tertentu. Artinya bentuk surat yang satu dengan yang lain akan berbeda sesuai dengan kebiasaan instansi pemakainya. Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dalam memperkenalkan dan mengomunikasikan pesan si pengirim. Berikut bagianbagian surat menurut Soedjito dan Solchan (2004 : 3863); 1) Kepala Surat; 2) Tanggal surat; 3) Nomor surat; 4) Perihal surat; 5) Lampiran; 6) Alamat yang dituju; 7) Salam pembuka; 8) Kalimat pembuka; 9) Isi surat; 10) Kalimat penutup; 11) Salam penutup; 12) Tembusan. 6



Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang bersisi bercakapan tertulis antara pihak dengan pihak lain yang saling baerkepentingan.Surat juga merupakan alat komunikasi yang dimanfaatkan untuk memberitahukan informasi dari kubu satu ke kubu lain.Secara rinci menurut Agus Sugiarto (2005:2), pengertian surat adalah instrumen untuk penyampaian pesan dari ke kubu lain dengan syarat tertentu seperti pemakaian kertas, pemakaian bentuk, adanya notasi dan kode, menggunakan bahasa yang spesifik dan pembubuhan tanda tangan.. Rumusan lain tentang surat dapat ditemukan bahwa, surat adalah sehelai kertas yang tertulis atau lebih yang memuat situs bahan komunikasi,berupa pemberitahuan, permohonan, undangan dan lainnya yang disampaikan seseorang kepada orang atau pihak lain. Baik atas nama pribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instrasi, atau perusahaan. Dalam praktik surat menyurat senatiasa ada informasi atau pesan yang disampaikan, ada pihak pengirim dan penerima informasi atau pesan, ada media yaitu tulisan kertas betulisan. Surat menyurat akan terjadi bila minimal ada dua pihak yang saling berkepentingan. Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kreteria yaitu: Bahasa yang digunakan sesuai etika dan estetika, Logika menarik, Padat, Dan jelas. Bentuk lekuk indented style B. Adapun bentuk-bentuk surat lanjutanBentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk lekuk adalah bentuk penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alenia menjolok kedalam.1Bentuk surat lekuk dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda. Adapun perbedaannya terletak pada penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan bergerigi, yakni penulisan baris pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri, baris kedua menjorok lima hentakan dari awal baris pertama selanjutnya baris ketiga menjorok lima hentakan dari baris kedua, dan seterusnya. Sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.



1



Asriel Silvia Armada, dkk, manajemen kantor, (Jakarta: Kencana ,2016), hlm 111-11261



7



Serta pada bentuk surat lekuk tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan. Sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alinea baru masuk kedalam lima spasi. Adapun format surat dan bagian-bagian surat dari bentuk lekuk (indented style): 1. Kop surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor surat 4. Lampiran/Hal 5. Salam pembukaan 6. Pendahuluan isi surat 7. Penjelasan isi surat 8. Penutup isi surat 9. Salam penutu 10. Nama jabatan 11. Tanda tangan 12. Nama yang mendatangani 13. Tembusan 14. Halaman lampiran surat/Inisial C. Bentuk Menggantung (hanging paragraph) Bentuk surat menggantung atau surat bentuk alinea menggantung juga disebut sebagai hanging paragraph style. Setiap alinea pada surat bentuk menggantung ditulis secara menggantung. Artinya, hanya awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris -baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin kiri. Sebenarnya dengan surat bentuk lurus, perbedaanya hanya pada penulisan alamat dan alinea surat dan bagian-bagian. Setiap alenia ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjolok kedalam.2 Format surat dan bagian-bagian surat dari bentuk alinea menggantung (hanging paragraph) 2



Asriel Silvia Arminda,dkk, manajemen kantor, (Jakarata:Kencana,2016), hlm 111-112



8



1. Kop surat 2. Tanggal dibuatnya surat 3. Nomor surat 4. Lampiran/hal 5. Hal/lampiran 6. Surat yang ditujukan 7. Salam pembuka 8. Pendahuluan isi surat 9. Penjelasan isi surat 10. Penutup isi surat 11. Salam penutup 12. Nama jabatan 13. Tanda tangan 14. Nama yang menandatangani 15. Tembusan 16. Halaman lampiran surat/ inisial D. Contoh Bentuk Surat Lekuk dan Menggantung



9



A.Contoh Bentuk Surat Lekuk( Indintent Style)



B.Contoh Bentuk Surat Menggantung(Hanging Paragraph)



10



11



BAB III PENUTUPAN A. Kesimpulan Surat berhubungan erat dengan kantor. Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya salat yang terdapat di kantor tersebut. Surat merupakan sarana komunikasi dalam bentuk tulisan, apapun mediannya. Tata persuratan merupakan tahap penciptaan dalam daur hidup arsip. Kegiatan tata persuratan menyangkut materi yang lingkupnya esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional serta penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Dalam tata persuratan ada bentuk bentuknya,di antaranya ialah bentuk lekuk (indented style) dan bentuk menggantung(hanging Paragraph). Seperti kita tau bahwa bentuk surat perbedaannya di lihat dari tata letak penyusunannya. Dilihat dari bentuk logo penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga dan setiap alinea menjorok ke dalam, sedangkan bentuk menggantung adalah surat bentuk alinea menggantung yang artinya awal Alina dimulai dari kiri lalu menjorok selama hentakan dari margin kiri. B. Saran Dari penjelasan makalah di atas, kita sudah mengetahui mengenai bentuk-bentuk surat lekuk dan menggantung, harapan penulis ingin menyarankan kepada pembaca untuk menerapkan susunan bentuk bentuk surat yang telah kami paparkan agar masyarakat lebih mengerti mengenai susunan bentuk-bentuk surat dalam tata persuratan. All



12



DAFTAR PUSTAKA



Asriel Silvia Armida,Dkk, 2016, Manajemen Kantor, (Jakarta:Kencana) https://surat.porosilmu.com/2016/05/bentuk-lekuk-indented-style.html?m=1 https://surat.porosilmu.com/2016/05/bentuk-lekuk-indented-style.html?m=1#:~:text=Bentuk %20surat%20lekuk%20dan%20bentuk,terletak%20pada%20penulisan%20alamat %20tujuan.&text=Sedangkan%20isi%20surat%20diketik%20dari,masuk%20ke%20dalam %20lima%20spasi.



13