Materi Bab 1 [PDF]

Citation preview

BAB 1 INTEGRASI ANTAR APLIKASI OFFICE Pada era komputerisasi seperti saat ini, Anda sudah tidak asing lagi terhadap aplikasi office, aplikasi office umumnya terdiri atas aplikasi pengolah kata, aplikasi pengolah angka dan aplikasi untuk presentasi. Setiap aplikasi tersebut memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda-beda, namun sebenarnya ketiga aplikasi tersebut dapat diintegrasikan. Oleh karena itu, pada bab ini Anda akan membahas bagaimana mengintegrasikan aplikasi office. A. SEJARAH APLIKASI OFFICE Aplikasi office diciptakan menyesuaikan kebutuhan perkantoran. Sesuai dengan namanya office yang dalambahasa indonesia berarti kantor, aplikasi ini berisi paketpaket perkantoran. Banyak sekali perusahaan-perusahaan yang telah menciptakan aplikasi office, mulai dari aplikasi office yang gratis untuk digunakan, sampai dengan aplikasi yang berbayar. Contoh aplikasi office yang gratis untuk digunakan adalah OpenOffice, SoftMaker FreeOffice, LibreOffice, WPS Office, Zoho Docs, Google Docs, dan iWork. Aplikasi office tersebut rata-rata sudah bisa untuk membuat dokumen tulisan, spreadsheet, presentasi, grafis dan database. Adapun aplikasi office berbayar yang sudah terkenal dan biasanya sudah menyatu dengan sistem operasi adalah Microsoft Office. Paket Aplikasi yang terdapat dalam program Microsoft Office antara lain Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Microsoft Visio, Microsoft Access, Microsoft Outlook, Microsoft Publisher, dan Microsoft Info Path. Di antara semua paket aplikasi Microsoft Office tersebut yang paling digemari dan sangat terkenal adalah Microsoft Excel, Microsoft Word, dan Microsoft PowerPoint. Beberapa versi dari Microsoft Office yang masih banyak digunakan saat ini antara lain Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP (2002), Microsoft Office 2003, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013 dan yang terakhir sampai sekarang adalah Microsoft Office 2019.



Gambar 1.1 Logo Microsoft Office Sumber:



https://www.computerworld.com/article/3302161/microsoft-to-end-device-



limits-for-consumer-office-365-subscribers.html.



B. JENIS APLIKASI MICROSOFT OFFICE POPULER Hingga saat ini, Microsoft Office sudah menghadirkan banyak aplikasi. Aplikasiaplikasi tersebut di antaranya sebagai berikut. 1. MICROSOFT WORD Microsoft Word merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata. Sesuai dengan fungsinya, semua pekerjaan yang berhubungan dengan pengolahan kata dapat dilakukan dengan aplikasi ini. Misalnya membuat surat, membuat tabel, membuat tulisan dengan berbagai variasi (word Art), memasukkan gambar, dan membuat dokumen.



Gambar 1.2 Logo Microsoft Word



Manfaat yang bisa didapatkan dengan menggunakan Microsoft Word, di antaranya memudahkan dalam menyelesaikan pekerjaan, menghemat waktu dalam pekerjaan, meminimalisir kesalahan penulisan serta menghemat kertas dan biaya. 2. MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel merupakan aplikasi perangkat lunak berjenis spreadsheet yang dirancang untuk mengolah angka atau data. Fungsi Microsoft Excel di antaranya sebagai berikut. a. Membuat sebuah laporan keuangan. b. Menyajikan data dalam bentuk tabel. c. Melakukan operasi perkalian dan pembagian dengan cepat. d. Menghitung kurs mata uang. e. Membuat grafik dan tabel dari suatu penghitungan. f. Membuat diagram. g. Membantu



kita



dalam



menyelesaikan



soal-soal



matematika. h. Menyajikan data secara tepat, rapi, dan akurat.



logika



dan



C. Gambar 1.3 Logo Microsoft Excel



Manfaat dari Microsoft Excel di antaranya sebagai berikut. a. Memudahkan untuk membuat rumus yang sulit dan variatif. b. Fitur grafik data memberikan kemudahan dalam proses menganalisis data dalam bentuk tabel maupun grafik. c. Jika terjadi kesalahan penghitungan pada tahapan tertentu dapat diketahui secara mudah menggunakan fasilitas trace error. d. Jumlah baris dan kolom yang sangat banyak akan memudahkan ketika menginput data dalam jumlah yang sangat banyak. 3. MICROSOFT POWERPOINT Microsoft PowerPoint merupakan sebuah program komputer yang banyak digunakan sebagai media presentasi dengan menggunakan beberapa slide. Beberapa fungsi dari aplikasi Microsoft PowerPoint di antaranya sebagai berikut. a. Sarana untuk mempermudah presentasi. b. Membuat materi presentasi berbentuk softcopy sehingga dapat diakses oleh berbagai perangkat komputer. c. Membuat presentasi dalam bentuk slide yang menarik dengan dukungan fitur audio, video, gambar, dan animasi, serta template desain yang akan digunakan. d. Mempermudah dalam membuat, mengatur, dan mencetak berbagai slide.



Gambar 1.4 Logo Microsoft PowerPoint



Microsoft PowerPoint memberikan banyak kemudahan kepada pengguna dalam menyiapkan presentasi. Manfaat yang bisa didapatkan dari aplikasi ini di antaranya sebagai berikut. a. Memudahkan presentator mempresentasikan informasi. b. Membuat proses presentasi lebih tersusun.



c. Membantu mengorganisasi informasi presentasi. d. Materi yang disampaikan menjadi mudah untuk dimengerti. e. Tampilan lengkap dan menarik memberi kesan baik saat presentasi. C. INTEGRASI ANTARA APLIKASI OFFICE Setelah mengetahui fungsi-fungsi dan manfaat dari aplikasi Microsoft Office yang cukup populer digunakan dalam banyak aktivitas, ternyata semua fungsi-fungsi yang dimiliki oleh setiap aplikasi dapat di integrasikan. Integrasi artinya mengaitkan data antarsub sistem sehingga data dari sistem tersebut dapat digunakan di sistem yang lain. Seperti contoh data pada Microsoft Excel ditautkan dengan dokumen Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Kedua contoh tersebut merupakan contoh implementasi



dari integrasi



antaraplikasi di Microsoft Office. Microsoft Excel digunakan sebagai media database atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi. Berikut contoh penerapan integrasi pada Microsoft Office 1. INTEGRASI ANTARA MICROSOFT WORD DENGAN MICROSOFT EXCEL Dalam kehidupan sehari-hari, sering ditemukan kondisi ketika hendak menyalin data yang ada pada file Microsoft Excel untuk disajikan ke dalam file Microsoft Word. Misalnya saat membuat laporan, surat, makalah, dan artikel. Hal tersebut dilakukan untuk mempermudah pekerjaan dan menghasilkan hasil yang lebih baik. Berikut merupakan contoh cara mengimplementasikan pekerjaanpekerjaan yang berkaitan dengan integrasi antara Microsoft Word dan Microsoft Excel. a. Membuat Laporan Berbentuk Grafik Grafik dapat digunakan sebagai bagian dari laporan atau digunakan untuk mempresentasikan data seperti data keuangan perusahaan dan data stok produk. Berikut langkah-langkah membuat grafik dengan menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel. I. Buka aplikasi Microsoft Word. II. Pada halaman baru Microsoft Word, tambahkan grafik pada menu Insert, kemudian klik pada sub menu Chart dan pilih jenis (template) grafik. Misalnya grafik batang (COLUMN) dan klik Ok.



Gambar 1.5 Langkah Chart 1



III. Secara otomatis layar komputer akan membuka dua jendela (window) yaitu Microsoft Word dan Microsoft Excel seperti terlihat pada gambar berikut



Gambar 1.6 Langkah Chart 2



IV. Selanjutnya, data input atau data grafik chart yang ada di Microsoft Excel diubah sesuai dengan keperluan grafik yang akan dibuat pada Microsoft Word. Secara otomatis data pada Microsoft Word akan mengikuti data yang dibuat di Microsoft



Excel. Misalnya grafik nilai Matematika, Bahasa Indonesia, dan IPA. i. Ubah Category 1,2,3 dan 4 pada Microsoft Excel menjadi nama siswa (Hari, Ega, Asep, dan Ina). ii. Ubah Series 1, 2, dan 3 menjadi (Matematika, Bahasa Indonesia, dan IPA). iii. Rekayasa data menjadi nilai-nilai pada setiap mata pelajaran untuk setiap siswa.



Gambar 1.7 Langkah Chart 3



V. Tutup jendela Excel, kemudian ubah judul data menjadi “Data Nilai Ujian Nasional Siswa” dengan double klik pada bagian Chart Title



Gambar 1.8 Langkah Chart 4



VI. Jika ingin mengubah data, klik pada chart/diagram, kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu pilih submenu Edit Data seperti terlihat pada gambar berikut.



Gambar 1.9 Langkah Chart 5



VII.



Jika ingin merubah design/jenis diagram yang dibuat, bisa



dilakukan dengan cara klik pada chart/diagram, kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu, pilih Change Chart Type seperti terlihat pada gambar berikut.



Gambar 1.10 Langkah Chart 6



b. Membuat Dokumen Mail Merge Ada suatu waktu Anda harus membuat dan mengirim dokumen yang sama ke tujuan yang berbeda. Undangan, surat lamaran kerja, sertifikat, surat pengantar, dan laporan biasanya memiliki format dan isi yang sama, namun harus dikirim ke banyak alamat. Dengan Microsoft Word, Anda dapat membuat cukup satu dokumen master saja dan sebuah sumber data tanpa harus mengetik satu persatu. Fasilitas semacam ini disebut dengan mail merge. I. Mengenal Mail Merge i. Pengertian Mail Merge Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. ii. Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber data adalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Tanggal Lahir dalam Tabel 1.1. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record, perhatikan Tabel 1.1. Field 1



Field 2



Field 3



No.



Nama Lengkap



Tanggal Lahir



Record



1



1



Ade Narasty



30 Juli 2003



Record



2



2



Bintang



01 Nopember



Cahyani



2002



Field 4



Field 5



Alamat



Kota



Jl. Cendrawasih 6



Balikpapan



Jl. Nuri 683



Samarinda



Record



3



3



Chintya Auliya



12 April 2003



Jl. Kasuari 40



Bontang



Record



4



4



Dian Eka Putra



18 Oktober 2003



Jl. Kutilang 34



Tenggarong



Record



5



5



Eka



09 September



Purnamasari



2003



Jl. Perkutut 65



Penajam



Tabel 1.1 Field dan Record



II. Langkah Membuat Mail Merge Surat yang bersifat dinamis ini dapat dibuat dengan mengintegrasikan Microsoft Excel dan Microsoft Word. Langkah langkah yang dapat dilakukan di antaranya sebagai berikut. i. Buat terlebih dahulu dokumen master surat yang akan diintegrasikan menggunakan Microsoft Word. Atur format dokumen pada menu Layout dengan ketentuan sebagai berikut: (i) Size (Ukuran Kertas) : A4



Gambar 1.11 Mail Merge Langkah 1.a



(ii) Margin : Moderate



Gambar 1.12 Mail Merge Langkah 1.b



Bentuk Suratnya sebagai berikut kemudian disimpan dengan nama “Surat Undangan.docx”



Gambar 1.13 Mail Merge Langkah 1.c



ii. Selanjutnya buat sumber data nomor surat, nama penerima, jabatan penerima, dan alamat penerima pada Microsoft Excel agar surat yang dibuat bisa menjadi dinamis. Setelah itu simpan dengan nama file “Penerima Surat.xlsx”



Gambar 1.14 Mail Merge Langkah 2



iii. Untuk memudahkan, simpan kedua file tersebut di dalam satu buah folder yang sama.



Gambar 1.15 Mail Merge Langkah 3



iv. Untuk mengintegrasikan sumber data “Penerima Surat” yang dibuat menggunakan Excel ke dalam dokumen master “Surat Undangan” di Microsoft Word, file penerima surat harus di-close terlebih dahulu atau tidak dalam keadaan aktif. v. Buka kembali file surat undangan, kemudian pada bagian menu klik menu Mailings.



Gambar 1.16 Mail Merge Langkah 5



vi. Pada menu Mailings terdapat beberapa submenu. Untuk mengintegrasikan file Excel yang berisi penerima surat ke dalam Microsoft Word, klik menu Select Recipients, kemudian klik Use an Existing List ….



Gambar 1.17 Mail Merge Langkah 6



vii. Akan muncul jendela explorer untuk menambahkan file Excel ke dalam file Word, kemudian tambahkan file penerima surat yang sudah dibuat, setelah itu klik Open



Gambar 1.18 Mail Merge Langkah 7



viii.



Setelah Open file Excel yang dipilih, akan muncul kotak



dialog yang menampilkan sheet yang akan digunakan, pilih sheet-nya dan klik OK.



Gambar 1.19 Mail Merge Langkah 8



ix. Langkah selanjutnya, blok bagian yang akan diisi datanya menggunakan Excel yang sudah ditambahkan baris per baris



Gambar 1.20 Mail Merge Langkah 9



x. Setelah diblok, masih pada menu Mailings, klik submenu Insert Merge Field, kemudian klik field menu yang sesuai dengan yang dikehendaki.



Gambar 1.21 Mail Merge Langkah 10



xi. Begitu selanjutnya sampai semua field yang dikehendaki terpakai,



yakni



nomor



surat,



nama



penerima,



jabatan



penerima, dan alamat penerima.



Gambar 1.22 Mail Merge Langkah 11



xii. Untuk memunculkan hasilnya, dapat menggunakan submenu Preview Result pada menu Mailings.



Gambar 1.23 Mail Merge Langkah 12



xiii.



Di samping submenu Preview Results terdapat tombol



panah kanan dan kiri untuk melihat hasil pada data-data berikutnya.



Gambar 1.24 Mail Merge Langkah 12



2. INTEGRASI MICROSOFT EXCEL DENGAN MICROSOFT POWERPOINT Microsoft Excel dapat diintegrasikan dengan Microsoft PowerPoint sebagai objek untuk presentasi. Berikut contoh penerapan pengintegrasian Microsoft Excel dengan Microsoft PowerPoint. a. Menampilkan Presentasi Berbentuk Grafik Langkah-langkah membuat grafik dalam Microsoft PowerPoint sama dengan langkah-langkah membuat grafik pada Microsoft Word. i. Buka aplikasi Microsoft PowerPoint. ii. Pada halaman baru Microsoft PowerPoint, tambahkan grafik pada menu Insert, kemudian klik pada submenu Chart dan pilih jenis (template) grafik, misalnya grafik batang (COLUMN) dan klik Ok.



Gambar 1.25 PowerPoint Chart Langkah 1



iii. Secara otomatis layar komputer akan membuka dua jendela (window) yaitu Microsoft PowerPoint dan Microsoft Excel seperti terlihat pada gambar berikut.



Gambar 1.26 PowerPoint Chart Langkah 2



iv. Selanjutnya, ubah data input atau data grafik chart yang ada pada Microsoft Excel dengan data berikut. I. Ubah Category 1, 2, 3, dan 4 pada Microsoft Excel menjadi nama siswa (Hari, Ega, Asep, dan Ina). II. Ubah Series 1, 2, dan 3 menjadi (Matematika, Bahasa Indonesia, dan IPA). III. Rekayasa data menjadi nilai-nilai pada setiap mata pelajaran untuk setiap siswa.



Gambar 1.27 PowerPoint Chart Langkah 3



v. Tutup jendela Excel dan ubah data judul menjadi “Data Nilai Ujian Nasional Siswa” dengan double klik pada bagian Chart Title



Gambar 1.28 PowerPoint Chart Langkah 4



vi. Jika ingin mengubah data, klik pada chart/diagram, kemudian pilih menu Design pada Chart Tools, kemudian pilih sub menu Edit Data seperti terlihat pada gambar berikut.



Gambar 1.29 PowerPoint Chart Langkah 5



vii. Jika ingin mengubah design/jenis diagram yang dibuat, bisa dilakukan dengan cara klik pada chart/diagram, kemudian pilih menu Design pada Chart Tools. Lalu pilih Change Chart Type seperti terlihat pada gambar berikut.



Gambar 1.30 PowerPoint Chart Langkah 6



• •



TIPS Tekan tombol Ctrl + Z pada keyboard untuk melakukan perintah Undo dengan cepat. Tekan tombol Ctrl + Y pada keyboard untuk melakukan perintah Redo dengan cepat.



b. Menampilkan Tabel Microsoft Excel pada Microsoft PowerPoint Dalam pembuatan PowerPoint, data tabel sangat mungkin untuk ditampilkan. Data dari lembar kerja Excel yang disimpan dapat ditautkan ke presentasi PowerPoint. Dengan begitu, jika data di lembar kerja berubah, maka dapat dengan mudah diperbarui di presentasi PowerPoint. Berikut langkah-langkah untuk menautkan lembar kerja Excel pada PowerPoint. i. Pada PowerPoint, pada menu Insert, klik submenu Object.



Gambar 1.31 PowerPoint Tabel Langkah 1



ii. Di kotak dialog Insert Object, pilih Create from file.



Gambar 1.32 PowerPoint Tabel Langkah 2



iii. Klik Browse, dan pada jendela pemilihan file yang muncul, cari lembar kerja Excel dengan data yang ingin disisipkan dan tautkan. iv. Sebelum kita menutup kotak Insert Object, pilih Link, dan klik OK.



Gambar 1.33 PowerPoint Tabel Langkah 3



v. Data Excel yang sudah ditautkan akan muncul pada layar presentasi. Jika akan mengedit isi tabel tersebut, cukup klik dua kali pada tabel yang tampil, maka aplikasi Excel akan terbuka.



Gambar 1.34 PowerPoint Tabel Langkah 3



Demikian dua contoh integrasi antara Microsoft Excel dan Microsoft PowerPoint. Anda dapat mencobanya sendiri beberapa kali, hingga mahir melakukannya. Setelah itu, silahkan mengerjakan Tugas 1.3!