MODUL - 11 Pemantapan Mutu Lab [PDF]

Citation preview

MODUL 11 PEMANTAPAN MUTU LABORATORIUM



I. DESKRIPSI SINGKAT



Tuntutan masyarakat dibidang kesehatan merupakan tantangan bagi laboratorium kesehatan untuk meningkatkan pelayanan dalam memberikan kepuasan kepada konsumen dengan memberikan hasil pemeriksaan yang dapat dipercaya.Hasil pemeriksaan ini penting artinya dalam menangani pasien untuk menegakkan diagnosis penyakit, pengobatan, evaluasi hasil pengobatan khususnya pada penderita HIV AIDS dan lain-lain. Jaminan mutu merupakan kegiatan yang dilakukan oleh laboratorium untuk pencegahan dan pengawasan dalam pemeriksaan dan dilakukan secara rutin. Dengan melakukan program jaminan mutu kesalahan yang terjadi dan penyebab timbulnya kesalahan tersebut dapat segera diketahui, sehingga dapat diupayakan tindakan perbaikan yang cepat dengan langkah yang tepat agar kesalahan tersebut tidak terulang kembali.Dengan demikian laboratorium tersebut dapat memberikan jaminan mutu hasil pemeriksaan laboratoriumnya dan hasil pemeriksaan dapat dipercaya sepenuhnya.



II. TUJUAN PEMBELAJARAN A.



Tujuan pembelajaran umum: Setelah mengikuti materi peserta mampu melakukan jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV dalam rangka pemantapan mutu laboratorium.



B.



Tujuan pembelajaran khusus: Setelah mengikuti materi ,peserta mampu : 1. Menjelaskan tentang jaminan mutu layanan kesehatan 2. Menjelaskan elemen-elemen penting dari sistim mutu laboratorium



1



3. 4. 5. 6.



Menjelaskan tentang pengendalian mutu Menjelaskan tentang pemantapan mutu eksternal Menjelaskan tentang pemantapan mutu internal Melakukan jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV dalam rangka pemantapan mutu laboratorium



III. POKOK BAHASAN 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Jaminan mutu layanan kesehatan Elemen-elemen penting dari sistim jaminan mutu laboratorium Pengendalian mutu Pemantapan mutu eksternal Pemantapan mutu internal Jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV dalam rangka pemantapan mutu labora torium



IV. LANGKAH- LANGKAH PEMBELAJARAN Langkah 1 : Pengkondisian (waktu 10 menit) 1. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum berkenalan mulai dengan perkenalan. 2. Sampaikan tujuan pembelajaran, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang Langkah 2 : Pembahasan Materi Pemantapan Mutu (waktu 55 menit) 1. Fasilitator melakukan curah pendapat tentang pemahaman peserta terhadap pemantapan mutu laboratorium. Tanyakan apa yang dimaksud dengan pemantapan mutu? Mengapa penting dalam pemeriksaan laboratorium khususnya pemeriksaan HIV? Mintalah peserta untuk berbagi pengalaman dalam pelaksanaannyadi fasyankes. Tuliskan poin-poin penting penyampaian peserta pada kertas flipchart. 2. Fasilitator menyampaikan paparan dengan menggunakan tayangan power point, tentang : Pokok Bahasan 1. Jaminan mutu layanan kesehatan Pokok Bahasan 2. Elemen-elemen penting dari sistim jaminan mutu laboratorium Pokok Bahasan 3. Pengendalian mutu Pokok Bahasan 4. Pemantapan mutu eksternal Pokok Bahasan 5. Pemantapan mutu internal Pokok Bahasan 6. Jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV 3. Pada penyampaian materi setiap pokok bahasan, lakukan secara interaktif, berikan contoh-contoh atau minta peserta memberikan contoh-contoh berdasarkan pengalaman mereka. Kaitkan juga dengan pendapat peserta pada waktu curah pendapat, agar merasa dihargai (dalam proses ini fasilitator tetap perlu mengklarifikasi pendapat peserta yang telah tertuang saat curah pendapat, dengan membandingkannya dengan materi yang telah disajikan). 4. Berikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya, dan beri juga kesempatan menjawab pertanyaan peserta lainnya. 5. Pada akhir pembahasan sampaikan rangkuman



2



Langkah 3. Memfasilitasi Latihan Melakukan Jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV dalam rangka pemantapan mutu laboratorium (waktu 65 menit) 1. Fasilitator menyampaikan bahwa peserta akan melakukan Latihan Melakukan Jaminan mutu dalam pemeriksaan HIV dalam rangka pemantapan mutu labora torium. Jelaskan penugasan peserta sesuai dengan petunjuk Latihan yang ada pada fasilitator. 2. Selama mengerjakan latihan, lakukan pengamatan terhadap aktivitas dan partisipasi peserta di semua kelompok, dan beri bantuan apabila diperlukan. 3. Setelah selesai mengerjakan latihan, fasilitator memandu presentasi hasil kelompok. Setiap kelompok secara bergiliran mempresentasikan hasilnya, dan mintalah peserta dari kelompok lain untuk menanggapi. 4. Pada bagian akhir, fasilitator menyampaikan ulasan dan klarifikasi. Langkah 4.



Rangkuman dan Penutup (10 menit)



1. Fasilitator mengajak seluruh peserta untuk melakukan rangkuman bersama tentang pembahasan materi ini. Apakah tujuan pembelajaran yang ditetapkan sudah tercapai? Apa yang dapat dipelajari untuk pelaksanaan di tempat bekerja? 2. Dilanjutkan dengan menutup sesi ini dengan memberikan apresiasi atas keterlibatan aktif seluruh peserta.



3



POKOK BAHASAN 1.JAMINAN MUTU LAYANAN KESEHATAN



V. URAIAN MATERI



Jaminan mutu (quality assurance) laboratorium adalah semua kegiatan yang ditujukan untuk menjamin ketelitian dan ketepatan hasil pemeriksaan laboratorium. Mutu Mutu adalah kemampuan sebuah produk atau layanan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan.Kita dapat mencapainya dengan menyusun persyaratan dan standarisasi. Contoh layanan pemeriksaan HIV yang bermutu akan mencakup penyediaan layanan dan penginterpretasikan hasil pemeriksaan HIV Pengalaman tentang mutu Mutu dapat dievaluasi dari setiap pengalaman kita.Kita akan lebih mengerti konsep mutu dan sistem peningkatan mutu dengan memikirkan apa yang kita alami di restoran yang baik: Pikirkan tentang apa yang kita harapkan untuk mendapatkan pengalaman tentang mutu di restoran yang baik? Jika harapan kita sebagai pelanggan terpenuhi oleh pihak restoran, berarti restoran telah memberikan pelayanan “bermutu”. Hal yang sederhana: peningkatan mutu mencakup evaluasi yang terus-menerus tentang:  Apa yang sudah dilakukan  Bagaimana hal itu dilakukan  Adakah kesempatan untuk peningkatan  Bagaimana membuat perubahan untuk mencapai peningkatan tersebut  Apakah dampak dari perubahan/peningkatan Ingat skenario restoran ini sewaktu mempelajari modul ini. PENTINGNYA MUTU



Mutu pemeriksaan di fasyankes Pemeriksaan akurat, terpercaya Mutu Layanan Kesehatan dalam segala aspek Mengapa mutu penting?



4



Mutu di fasyankes akan menghasikan hasil pemeriksaan yang akurat dan tepercaya, termasuk mutu layanan kesehatan dalam semua aspek kesehatan pasien, yaitu pencegahan, perawatan dan terapi. Pendekatan sistem untuk jaminan mutu Pendekatan yang kita ambil guna menjamin mutu laboratorium disebut pendekatan sistem. Pendekatan sistem akan mengenai seluruh komponen dalam sistem, tidak hanya fokus pada satu komponen saja. Pendekatan ini dapat menjelaskan hubungan antar komponen dalam sistem dengan cara mengidentifikasi komponen itu sendiri. Mari kita mengeksplorasi konsep ini lebih jauh dengan menggunakan tubuh kita sebagai contoh. Sakit kepala bisa disebabkan oleh gangguan di bagian-bagian lain dari sistim tubuh manusia. Anda harus melihat ke bagian - bagian lain untuk menemukan kerusakan apa yang terjadi dengan kepala kita. Hal yang sama, untuk mencapai mutu yang menyeluruh di laboratorium atau di layanan pemeriksaan, anda harus melihat ke seluruh kegiatan, baik langsung ataupun tidak langsung, yang mungkin berkontribusi dalam mutu



Definisi sistem jaminan mutu laboratorium Sistem jaminan mutulaboratorium meliputi struktur organisasi, tanggung jawab, proses, prosedur, dan sumber daya dalam mengimplementasikan pengaturan mutu laboratorium atau layanan pemeriksaan. Dengan kata lain, sistem jaminan mutu menggambarkan semua aktivitas yang berkontribusi pada mutu pemeriksaan baik langsung ataupun tidak langsung. Sistem jaminan mutu di fasyankes pemeriksaan HIV akan memberikan beberapa keuntungan yaitu:  Pengawasan terhadap semua bagian dari sistem pemeriksaan  Deteksi dan pengurangan kesalahan-kesalahan  Peningkatan konsistensi antar fasyankes  Membantu mengurangi biaya



5



POKOK BAHASAN 2. ELEMEN-ELEMEN PENTING DARI SISTIM JAMINAN MUTU LABORATORIUM



Sistem jaminan mutu laboratorium Elemen-elemen penting dari sistim jaminan mutu laboratorium.



Organisasi



Staf



Pengadaan dan Inventarisasi Proses Kontrol, Kontrol Mutu Alat dan Alat



Dokumen & Catatan



Pengaturan



Perbaikan Proses



Layanan Pelanggan



Perlengkapan



Pengaturan Informasi



Penilaian



Fasilitas dan Keamanan



Sistem jaminan mutu laboratorium mempunyai 12 komponen. Baca dan pelajari setiap komponen 1. Organisasi Organisasi adalah kepemimpinan atau tanggung jawab untuk menentukan dan mengatur seluruh sistem.Sistem jaminan mutu harus berawal dari organisasi. Untuk memastikan kesuluruhan mutu laboratorium, organisasi harus:   



Menciptakan kebijakan dan standar mutu Memanfaatkan sumber daya yang cukup untuk memenuhi kebutuhan mutu Mendefinisikan peran dan tanggung jawab dengan jelas



6



 Menciptakan budaya berkomitmen terhadap mutu Komponen ini berhubungan dengan komponen lain seperti staf, perlengkapan, peningkatan proses dan layanan pelanggan 2. Staf Staf merupakan bagian terpenting di dalam sistem jaminan mutu laboratorium karena staf berhubungan dengan semua komponen.Untuk mencapai mutu laboratorium yang baik, kita harus mempunyai orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, bermotivasi dan berkompeten tinggi. Pertimbangkan: 



Perencanaan sumber tenaga, kemampuan apa yang anda butuhkan? Berapa banyak orang yang anda butuhkan? Kapan anda membutuhkan mereka?  Penggajian, berapa gaji yang cocok untuk mereka? Hal ini harus dimulai dengan deksripsi pekerjaan yang jelas mencakup kewajiban, tanggung jawab dan keterampilan yang dibutuhkan.  Retensi, apa yang anda rencanakan untuk membuat staf anda betah ketika mereka bekerja? Bagaimana anda akan menghadapi masalah tentang pergantian staf yang tinggi?  Pengawasan, pengawas sangat dibutuhkan karena mereka dapat mensosialisasikan pengharapan, menjadi panutan, memberikan umpan balik, dan memotivasi staf. Mereka memastikan staf mendapatkan dukungan, yang meliputi informasi, peralatan, dan konsultasi pemecahan masalah.  Pelatihan, sebelum bekerja, staf harus berorientasi diri dengan kebijakan dan kegiatan tehnis. Karena pergantian staf sering terjadi, maka pelatihan dibuat untuk memutakhirkan keterampilan staf. Penilaian kompetensi di awal dan sewaktu bekerja dibutuhkan untuk melihat kemampuan staf. Memastikan pekerjaan staf yang prima termasuk pencapaian tujuan, umpan balik, penghargaan dan pengukuran peningkatan. 3. Perlengkapan Perlengkapan di fasyankes pemeriksaan rapid HIV mencakup lemari pendingin, lemari pembeku, dan pipet pengukur.Laboratorium yang menjadi pusat rujukan fasyankes pemeriksaan rapid HIV harus memastikan perlengkapan yang digunakan sudah tepat dan dipakai secara optimal. Hal ini dapat dicapai dengan cara:      



Memilih perlengkapan yang tepat. Kontrak pengadaan alat mencakup pemasangan dan kalibrasi; pengecekan teratur; dan pelatihan mengoperasikan perlengkapan Menyusun mekanisme pemeliharaan yang teratur dan rutin untuk memastikan pelayanan tidak terputus dan memperpanjang masa kerja perlengkapan Memastikan tenaga ahli tersedia untuk memperbaiki kerusakan Menyimpan persediaan suku cadang yang sering rusak Membuat prosedur pemecahan masalah Menciptakan buku harian tentang catatan pemeliharaan dan meninjau catatan secara berkala



7







Mematikan perlengkapan dengan tepat. Hal ini mencakup bagaimana menemukan sinyal kerusakan, menyingkirkan bagian yang rusak dan menyelamatkan bagian yang masih dapat digunakan. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti staf, pengadaan dan inventarisasi, dokumen dan pencatatan, serta fasilitas dan keamanan. 4. Pengadaan dan Inventarisasi Pengadaan biasanya ditangani melalui pengadaan terpusat dan proses inventarisasi. Staf laboratorium harus terlibat selama proses penentuan kriteria kebutuhan alat dan perlengkapan. Pengadaan dan inventarisasi mencakup:    



Menentukan kriteria alat dan layanan yang akan diadakan Menentukan sistem penerimaan, pengawasan, penyimpanan alat Memelihara inventarisasi Membangun sistem yang menghubungkan alat yang diperlukan dengan pasien, kegiatan atau pencatatan yang tepat. Hal ini penting pada kejadian dimana ada pemberitahuan dari pabrik atas adanya masalah potensial dengan nomor lot kit tertentu. Anda akan mengetahui nomor lot mana yang digunakan jika informasi tercatat. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti organisasi, proses pengawasan, dokumen dan pencatatan, dan fasilitas dan keamanan. 5. Proses pengawasan Proses pengawasan mengacu kepada kegiatan dan teknik untuk memastikan:   



Prosedur pemeriksaan sudah dijalankan dengan benar Lingkungan yang cocok untuk hasil pemeriksaan tepercaya Peralatan pemeriksaan bekerja seperti yang diharapkan untuk mendapatkan hasil pemeriksaan yang akurat dan tepercaya



Proses pengawasan menitik beratkan semua aspek dari kegiatan laboratorium, tidak hanya sekedar prosedur pemeriksaan. Contohnya:  Metoda pemeriksaan dievaluasi dengan tepat.  Lokasi pemeriksaan mempunyai Standard Operating Procedure (SOP) terbaru.  Setiap staf mengikuti SOP yang tertulis secara tepat.  Spesimen dikumpulkan, diproses, dikirim, dan dibuang dengan tepat.  Kontrol mutu dilakukan dan diawasi. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti staf, pengadaan dan inventarisasi, dokumen dan pencatatan, fasilitas dan keamanan. 6. Dokumen dan pencatatan Dokumen dan pencatatan bisa berbentuk kertas atau komputer. Tanpa memandang bentuk pencatatan, sistem harus ditentukan meliputi:



8



 Menciptakan fomulir yang standar  Mengatur revisi, penyetujuan dan pengiriman dokumen  Mengatur rekam medik pasien  Memelihara penyimpanan, pengambilan kembali dan penghancuran dokumen. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti pengadaan dan inventarisasi, pengaturan informasi, pengkajian dan pengaturan informasi. 7. Pengaturan Informasi Pengaturan informasi mengacu kepada kegiatan:  Mengatur informasi yang masuk dan keluar  Menentukan pengumpulan informasi yang standar  Memastikan kerahasiaan informasi pasien Kegiatan ini dapat menggunakan komputer.Jika komputer digunakan, staf harus dilatih menggunakan komputer. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti staf, pengadaan dan inventarisasi, dan layanan pelanggan. 8. Pengaturan Kejadian Pengaturan kejadian berkaitan dengan masalah-masalah dan kesalahan-kesalahan laboratorium ketika hal ini terjadi.Contoh-contoh peristiwa mencakup terpercik darah dan tertusuk jarum yang tidak disengaja. Sebagai contoh, Anda harus mencatat semua keadaan yang terkait dengan kesalahan atau masalah yang terjadi dan membicarakan tindakan yang akan dilakukan dengan orang yang mengalami peristiwa tersebut. Informasi ini berguna untuk orang yang menjalankan pemeriksaan, dan untuk pasien atau dokter. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti proses pengawasan, dokumen dan pencatatan, dan layanan pelanggan. 9. Penilaian Penilaian adalah pemeriksaan dan monitoring periodik kegiatan laboratorium terhadap standar. Penilaian melibatkan evaluasi eksternal dan internal. Evaluasi periodik terhadap diri sendiri untuk kegiatannya dibandingkan dengan persyaratan mutu merupakan latihan yang baik. Setiap kekurangan yang ditemukan dapat segera ditangani. Ada 2 tipe penilaian atau evaluasi eksternal: 



Fasyankes pemeriksaan dapat dimonitor secara rutin dalam bentuk kunjungan supervisi  Penilaian eksternal bisa dilakukan oleh lembaga luar untuk tujuan akreditasi. Hal ini biasa dikerjakan oleh lembaga independen untuk penilaian yang obyektif sesuai dengan persyaratan mutu yang telah dibuat atau standar yang telah diterbitkan. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti organisasi, staf, dan pengawasan proses.



9



10. Perbaikan Proses Perbaikan proses merujuk pada kegiatan yang didisain untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi penyebab mutu buruk, dan untuk menurunkan hal-hal yang tidak berguna serta meningkatkan efisiensi melalui eliminasi kegiatan yang tidak berguna. Kadangkala diadakan penelitian resmi dan hasilnya dianalisis secara statistik. Sebagai contoh, : 



Efisiensi fasyankes pemeriksaan dalam melaporkan hasil pemeriksaan pasien. Apakah pelaporan hasil memang membutuhkan waktu 2 jam yang seharusnya bisa dilaporkan dalam 30 menit?..



Tetapi penelitian tersebut tidak harus selalu resmi. Kesempatan perbaikan proses dapat dilakukan kapanpun jika Anda memberi perhatian. Ini contohnya: 



Anda harus membuang jarum suntik setiap kali pemeriksaan tetapi wadah pembuangan jarum diletakkan di ruang terpisah. Hal ini dapat membuat flebotomi tidak mengikuti kewaspadaan universal dan akan meningkatkan potensi tertusuk jarum ketika membawa jarum ke wadah pembuangan di ruang sebelah. Apa Anda harus lakukan?







Anda perlu melacak catatan dan laporan pemeriksaan setiap hari, tetapi hal ini memakan waktu yang lama. Setelah mengetahui lokasi catatan, ternyata informasi tidak tercatat.



Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti organisasi, staf, dokumen dan pencatatan, proses pengawasan, dan layanan pelanggan. 11. Layanan pelanggan Siapa pelanggan Anda? Pasien, tentunya adalah pelanggan Anda. Tetapi, jangan melupakan dokter, staf dan orang epidemiologis. Orang-orang ini adalah pelanggan internal kita. Setiap orang yang bekerja di Fasyankes Pemeriksaan Rapid HIV mempunyai tanggung jawab untuk memberikan pelayanan yang terbaik dari penerima tamu, konselor dan staf laboratorium. Fasyankes harus aktif mencari informasi tentang kepuasan baik dari internal maupun eksternal melalui wawancara atau tanya jawab, dan menggunakan data yang terkumpul untuk peningkatan proses. Staf yang memberikan pelayanan terbaik bisa diberikan penghargaan. Komponen ini terkait erat dengan komponen lain seperti staf, dokumen dan pencatatan, proses pengawasan. 12. Fasilitas dan Keamanan Sangat penting untuk memastikan bahwa fasilitas, pemeriksaan dan ruang penyimpanan teratur untuk mendapatkan hasil pemeriksaan yang tepercaya, contoh, mengawasi pemeriksaan dan suhu ruang penyimpanan. Penting juga untuk mempersiapkan lingkungan kerja yang aman dan nyaman. Komponen ini terkait erat dengan komponen



10



lain seperti organisasi, staf, pengadaan dan inventarisasi, pengaturan kejadian, proses pengawasan, dan layanan pelanggan. Jaminan Mutu vs. Pengendalian Mutu Jaminan Mutu/ Quality assurance (QA) adalah kegiatan memastikan proses suatu sistem sudah adekuat dalam mencapai tujuannya. Pengendalian mutu/ Quality control (QC), adalah kegiatan mengevaluasi suatu produk atau hasil kerja. Contoh-contoh QA mencakup menentukan prosedur standar pengumpulan spesimen dan menentukan kriteria atas specimen yang dapat diterima. Contoh-contoh QC mencakup analisis spesimen QC yang sudah diketahui untuk menentukan apakah pemeriksaan tersebut valid, dan memutuskan apakah spesimen dapat diterima untuk pemeriksaanan. Seperti yang kamu lihat, QC adalah bagian dari QA. Siklus Jaminan Mutu



Pasca-Tes



s Te aPr



Persiapan pasien Pengumpulan spesimen



Kompetensi Staf Evaluasi pemeriksaan



Pencatatan Pengaturan Data dan Laboratorium Keamanan Layanan pelanggan



Penerimaan Spesimen



Penyimpanan RM



Kontrol Mutu



Pengiriman Spesimen



Pemeriksaan



Tes QA diaplikasikan keseluruh proses di Fasyankes pemeriksaan. QA bukan hanya kegiatan sewaktu. Sebagaimana Anda lihat pada grafik di atas, QA merupakan proses berlanjut meliputi 3 fase dan terdapat beberapa kegiatan yang berhubungan dengan setiap fase pemeriksaan.



11



Mengapa Kesalahan-Kesalahan Terjadi? Kesalahan-kesalahan dapat terjadi di setiap proses. Beberapa penyebab mencakup:        



Tanggung jawab pribadi yang tidak jelas Prosedur tidak tertulis Prosedur ditulis tetapi tidak diikuti Pelatihan tidak dilakukan atau tidak lengkap Tidak dilakukan pemeriksaan kesalahan Peralatan pemeriksaan tidak tersimpan baik QC, QA tidak dilakukan Perlengkapan tidak dipelihara dengan tepat



12



13



POKOK BAHASAN 3. PENGENDALIAN MUTU



Pengendalian Mutu (QC) Pengendalian Mutu adalah ukuran yang diambil untuk memonitor mutu dari pemeriksaan itu sendiri.Pengendalian mutu menjamin bahwa pemeriksaan bekerja dengan benar dan pemeriksa dapat melaporkan hasil pemeriksaan yang akurat dengan penuh percaya diri. Ada 2 tingkat QC pemeriksaan HIV: 



Memeriksa spesimen yang diketahui statusnya untuk memvalidasi prosedur pemeriksaan telah berjalan baik  Menginterpretasikan ada atau tidaknya pita atau garis kontrol pada kaset atau carik tes tersebut Jika terjadi masalah atau kesalahan, jangan mengeluarkan hasil pemeriksaan sebelum diambil tindakan perbaikan. Pengendalian Mutu Internal dan Eksternal



14



Ada dua jenis pengendalian mutu pemeriksaan HIV: internal dan eksternal. Pengendalian mutu internal:  



Spesimen/bahan kontrol dengan hasil yang diketahui tercakup dalam kit pemeriksaan, yang akan Anda periksa sebagaimana spesimen pasien. Jenis lain kontrol internal adalah dengan melihat adanya garis kontrol yang muncul disetiap reagen pemeriksaan Rapid HIV.



Pengendalian mutu eksternal : 



Bahan kontrol tidak tercakup dalam kit pemeriksaan. Bahan kontrol ini disediakan oleh sumber luar misalnya laboratorium rujukan regional di wilayah Anda atau supplier komersial  Jenis bahan kontrol harus diperiksa dengan cara yang sama seperti Anda melakukan pemeriksaan spesimen pasien Untuk spesimen kontrol internal dan eksternal, Anda sudah tahu hasilnya apakah positif atau negatif. Sekali diperiksa, Anda harus mendapatkan hasil sebagaimana diharapkan. Jika tidak, ini merupakan petanda adanya masalah dengan pelaksanaan pemeriksaan Anda. Sumber Bahan Kontrol Sumber Bahan Kontrol Internal Kontrol Internal Tercakup dalam strip atau bagian dari kit



Kontrol Eksternal Bahan kontrol, seringkali diterima dalam tabung atau vial krio. Foto ini menggambarkan bahan kontrol dengan rapi tersimpan dalam kontainer styrofoam.



Garis kontrol



Sumber Bahan Kontrol Eksternal Kontrol eksternal bisa diperoleh dari pabrik komersial, atau laboratorium lain yang menyediakan spesimen kontrol yang disiapkan sendiri yang telah divalidasi. Sangat penting untuk menyimpan bahan kontrol dengan baik.Untuk bahan kontrol yang diperoleh secara komersial, penting untuk menyimpannya sesuai dengan instruksi pabrik.Untuk bahan kontrol yang disiapkan sendiri, bahan kontrol ini harus disimpan di lemari pendingin segera setelah diterima. Untuk semua bahan kontrol, Anda harus: 



Mencatat nomor vial dengan tanggal ketika pertama kali digunakan



15



 



Periksa sebelum kadaluarsa Jaga agar bahan kontrol tidak terkontaminasi



Box Informasi



Tanpa memandang asal bahan kontrol eksternal, penting untuk mengerti prosedur dan logistik untuk penyediaan bahan kontrol yang teratur di semua Fasyankes. Anda harus tahu:  Proses meminta persediaan bahan kontrol  Bagaimana sejumlah bahan kontrol dikirim Fasyankes  Berapa sering kontrol didistribusi  Siapa yang harus ditelepon jika timbul masalah dengan kontrol



Frekuensi Penggunaan: Kapan Anda memeriksa Bahan Kontrol Eksternal? Contoh kontrol yang sudah diketahui nilainya diikut sertakan dalam pemeriksaan rutin :  



Seminggu sekali Ketika menggunakan reagen dengan nomor batch baru



Untuk menilai apakah bahan kontrol masih baik atau tidak perlu dilakukan pemeriksaan secara reguler pada persediaan bahan kontrol yang ada dan pada bahan kontrol yang baru diterima menggunakan reagensia yang kita tahu pasti masih baik kondisinya. Apa yang anda lakukan ketika mendapatkan hasil Invalid? Jika hasil anda tidak valid lakukan pemeriksaan ulang dan identifikasi masalah serta hubungi penanggung jawab laboratorium untuk diambil tindakan perbaikan. Hasil invalid yang berulang mungkin disebabkan oleh masalah terkait dengan produk reagen atau prosedur pemeriksaan. Dalam hal ini, Anda harus melanjutkan pemeriksaan dengan algoritma pemeriksaan alternatif yang sudah disetujui. Pemecahan Masalah Hasil Tidak Valid Penting untuk mengikuti SOP setiap pemeriksaan, hal yang mungkin berbeda antar pemeriksaan:   



Jenis sampel (darah utuh, serum atau plasma) Volume spesimen dan buffer Masa inkubasi – masa inkubasi bisa berbeda antar pemeriksaan. Selalu ikuti waktu yang direkomendasikan pabrik.



16



Gunakan tabel di bawah ini untuk membantu Anda memecahkan masalah hasil tidak valid. Masalah Tidak ada pada kontrol



Penyebab potensial



Tindakan



garis Kontrol atau kit sudah rusak



Reaksi positif dengan kontrol eksternal negatif disebut positif palsu Garis kontrol yang sangat nyata



Mengulang pemeriksaan dengan menggunakan alat dan darah baru Prosedur tidak diikuti Ikuti langkah pemeriksaan dari SOP Periksa ulang buffer dan/atau volume spesimen Tunggu waktu yang spesifik sebelum membaca pemeriksaan Penyimpanan kontrol atau Periksa tanggal kadaluarsa alat pemeriksaan tidak tepat atau kontrol. Jangan gunakan yang sudah kadaluarsa Periksa catatan temperatur ruang penyimpanan atatu ruang pemeriksaan Masa inkubasi terlewatkan Ulang kembali pemeriksaan kontrol negatif dengan menggunakan alat baru dan baca hasil dalam rentang waktu spesifik Garis kontrol dapat bervariasi Tidak ada tindakan dibutuhkan. dalam intensitas Setiap garis kontrol valid.



Kemungkinan Hasil Pemeriksaan HIV: Algoritma Pemeriksaan Serial Ada variasi kombinasi hasil ketika mengikuti algoritma pemeriksaan serial. Algoritma Pemeriksaan Serial PEMERIKSAAN 1 Non-reaktif Reaktif Reaktif Reaktif Reaktif Reaktif



PEMERIKSAAN 2



Reaktif Non-reaktif Reaktif Non-reaktif



PEMERIKSAAN 3



Status HIV



Non-reaktif Non-reaktif Reaktif Reaktif



Non Reaktif ????? Indeterminate Indeterminate Reaktif Indeterminate



Jika hasil tidak valid didapat, tindakan perbaikan harus diambil sebelum melaporkan hasil pemeriksaan. Memelihara Pencatatan QC Mengapa catatan penting? Karena catatan memberikan hasil pemeriksaan tepercaya.



membantu



memecahkanmasalah



dan



Bagaimana memelihara catatan? Dengan menggunakan lembar pencatatan yang standar.



17



Kapan Anda harus memelihara pencatatan QC? Setiap kali melakukan pemeriksaan bahan QC. Anda harus juga mencatat semua hasil tidak valid dan melaporkan ke supervisor. Pencatatan QC: Sebuah Contoh Contoh pencatatan QC disediakan sebagai rujukan Anda di akhir modul ini. Selama meninjau hasil QC, lebih mudah mempunyai 1 buku catatan harian untuk semua hasil QC dibanding halaman per halaman.Buku ini juga lebih mudah untuk melihat frekuensi pemeriksaanan contoh QC, dan mengidentifikasi masalah. Meninjau Catatan Secara Berkala Anda harus meninjau Hasil QC secara berkala untuk mendeteksi masalah lebih awal. Peninjauan ini mencakup:  Meninjau hasil kontrol internal harian sebelum menerima hasil pemeriksaan  Meninjau hasil kontrol eksternal hasil oleh petugas yang melakukan pemeriksaan  Meninjau hasil QC eksternal mingguan atau bulanan dengan supervisor  Mengaudit atau mengkaji secara berkala Ingatlah jika masalah terdeteksi, Anda harus segera mengambil tindakan perbaikan.  Selalu mengikuti SOP untuk setiap pemeriksaan yang pemeriksaan dilakukan.



Pesan Kunci



 Jika masalah atau kesalahan terjadi, Anda harus segera mengambil tindakan perbaikan sebelum Anda memberikan hasil ke pasien.  Jika hasil tidak valid didapat, tindakan perbaikan harus diambil sebelum melaporkan hasil pemeriksaan.  Hasil QC harus dicatat dan ditinjau secara berkala untuk pendeteksian masalah lebih awal.



18



POKOK BAHASAN 4 : PEMANTAPAN MUTU EKSTERNAL



Definisi Pemantapan Mutu Eksternal (PME) Pemantapan Mutu Eksternal/External Quality Assessment (EQA) adalah penilaian obyektif tentang pelaksanaan pemeriksaan di fasyankes dan hasil pemeriksaan dinilai oleh petugas dari luar. Mengapa PME? PME membandingkan hasil antar laboratorium termasuk mengidentifikasi masalah secara sistematik. Sebagai tambahan, PME juga menyediakan bukti obyektif mutu pemeriksaan, mengindikasikan daerah mana yang memerlukan perbaikan dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Penyelenggaraan PME PME harus diselenggarakan di semua tingkatan fasyankes. Hal ini meliputi laboratorium rujukan nasional, propinsi atau laboratorium perantara serta fasyankes. Agar program PME efektif, Kementerian Kesehatan harus mendirikan struktur organisasi dan menetapkan tanggung jawab untuk menjamin bahwa monitoring di fasyankes dilaksanakan di semua lokasi. Di kebanyakan Negara, Laboratorium Rujukan Nasional (LRN) memiliki tanggung jawab menyeluruh. Namun demikian, agar jangkauan dalam memenuhi kebutuhan fasyankes di daerah terpencil terpenuhi, paling baik dilakukan oleh laboratorium propinsi. Di Indonesia, PME dilakukan di: 1. Tingkat nasional/tingkat pusat : dengan peserta dari RS kelas A,B,C, BLK/BBLK, UTD, Laboratorium Calon Tenaga Kerja Indonesia (CTKI), Puskesmas, dan Laboratorium Kesehatan Swasta (LKS). Penyelenggaraan kegiatan ini adalah Direktorat Bina Pelayanan Penunjang Medik dan Sarana Kesehatanyang bekerjasama dengan organisasi profesi /instansi lain. 2. Tingkat propinsi/wilayah: dengan peserta dari laboratorium Puskesmas di propinsi/wilayah yang bersangkutan. Penyelenggara kegiatan ini adalah Balai Besar Laboratorium Kesehatan (BBLK) / Balai Laboratorium Kesehatan (BLK) Propinsi yang bersangkutan. Kegiatan Pemantapan Mutu Eksternal yang dilaksanakan oleh Pemerintah adalah :



19



1. Program PME Nasional untuk Imunologi, meliputi HIV, hepatitis B, hepatitis C dan sifilis diselenggarakan oleh Direktorat Bina Pelayanan Penunjang Medik dan Sarana Kesehatan melalui kerjasama dengan BBLK Surabaya. 2. Program PME Imunologi HIV dilaksanakan juga secara regional oleh 6 (enam) BBLK/BLK DKI Jakarta, Bandung, Surabaya, Palembang, Makassar, dan Jayapura. 3. Program PME CD4, diselenggarakan oleh Direktorat Bina Pelayanan Penunjang Medik dan Sarana Kesehatan melalui kerjasama dengan RS Dharmais. 4. Program PME Imunologi dan CD4 diselenggarakan sekurang-kurangnya 1 kali setahun. Tanggung Jawab Petugas Pemeriksaan Tanggung jawab petugas pemeriksaan terhadap PME mencakup:    



Berpartisipasi dengan Program PME Mengambil tindakan perbaikan Memelihara pencatatan PME Mengkomunikasikan hasil ke supervisor



Metoda PME Ada tiga metoda utama PME:   



Pengujian kemampuan alat. Alat penguji mungkin dibutuhkan selama kunjungan. Evaluasi di klinik dilakukan oleh auditor atau petugas Pemeriksaan/pengujian spesimen kembali



Pengujian Kemampuan alat



Evaluasi di Klinik



Pengujian/ Pemeriksaan kembali Apa yang dimaksud pemeriksaan profisiensi? Pada pemeriksaan profisiensi, laboratorium rujukan mengirimkan panel spesimen ke bebrapa fasyankes, yang kemudian melakukan pemeriksaan terhadap panel spesimen ini dan melaporkan hasilnya. Hasil yang dilaporkan mengindikasikan mutu dari tenaga dan laboratorium.Hasil seringkali dibandingkan antara beberapa fasyankes. Apa yang dimaksud evaluasi “on site”? Evaluasi “on-site” adalah kunjungan periodik ke fasyankes.untuk penilaian sistematik terhadap kegiatan laboratorium. Kunjungan ini tertuju pada bagaimana laboratorium memonitor kegiatannya dan menjamin mutu pemeriksaan. Evaluasi ini menyediakan informasi untuk perbaikan internal. Evaluasi “on-site” disebut juga audit, penilaian atau kunjungan supervisi. Kunjungan ini membuat kita mampu mempelajari “dimana kita saat ini”, jadi kita dapat mengukur gap atau kekurangan kita. Dari kunjungan ini kita dapat mengumpulkan informasi untuk perencanaan dan pelaksanaan, monitoring dan perbaikan berkesinambungan. Penilaian ini merupakan bagian dari setiap sistim mutu laboratorium.



20



Kunjungan ini seharusnya bersifat pelajaran bukan hukuman. Tujuan utama dari kunjungan “on-site” adalah untuk mengamati pemeriksaan di bawah kondisi rutin untuk mengecek bahwa pemeriksaan tersebut memenuhi standar mutu Apa yang dimaksud dengan pemeriksaan ulang? Pemeriksaan ulang adalah proses dimana spesimen yang dipilih secara random dari spesimen rutin di fasyankes, dikirimkan ke laboratorium rujukan untuk dilakukan validasi. Ini digunakan untuk mendeteksi kesalahan. PME Harus Menunjukkan Tindakan perbaikan Take



Identify EQA perbaikan adalah Tindakan tindakan yang diambil Corrective untuk memperbaiki masalah/ kekurangan Problems Actionmencakup: yang tejadi dalam pengaturan sistem. Contoh kekurangan



 Memproduksi hasil yang salah  Langkah di dalam proses yang terkait hasil yang salah  Ketika mencatat mutu sistem tidak diikuti seperti yang diharapkan Ketika mutu sistem tidak bertemu dengan mutu SOP Masalah mungkin Terjadi di Seluruh Proses Pemeriksaan Masalah mungkin terjadi di setiap proses pemeriksaan: pra pemeriksaan, saat pemeriksaan dan pasca pemeriksaan. Kebanyakan masalah terjadi di fase pra pemeriksaan, baik di luar maupun di dalam laboratorium.Kesalahan pra pemeriksaan di luar laboratorium misalnya terkait dengan registrasi, distribusi dan penerimaan spesimen, sedangkan kesalahan pra pemeriksaan di dalam laboratorium misalnya terkait integritas, persiapan, penyimpanan atau pemilihan spesimen. Masalah terkait dengan reagen, metoda pemeriksaan, pengendalian mutu, atau kompetensi staf mungkin terjadi selama pemeriksaan. Oleh karena sejumlah spesimen dikumpulkan dan ditransportasikan oleh berbagai fasyankes, perhatian harus diberikan untuk memastikan pencatatan data di keseluruhan proses pemeriksaan. Mengambil Tindakan Perbaikan Ketika masalah dideteksi, tindakan perbaikan harus diambil.     



Memanggil tim pemecah masalah Menyelidiki akar penyebab dan mengembangkan tindakan perbaikan yang tepat Mengimplementasikan tindakan perbaikan Memeriksa efektivitas perbaikan Mencatat semua tindakan dan penemuan



Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum melaksanakan Program Pemeriksaan Ulang Pelaksanakan Program Pemeriksaan Ulangmemerlukan pertimbangan hal-hal berikut:  



Apa tujuan pemeriksaan ulang? Apakah pemeriksaan ulang memungkinkan?



21



     



Adakah kapasitas teknis di laboratorium rujukan? Dapatkan hasil pemeriksaan ulang memenuhi waktu untuk tindakan perbaikan yang segera? Jenis spesimen apa yang harus dikumpulkan untuk pemeriksaan ulang? Bagaimana seharusnya spesimen PME dikirimkan ke laboratorium dan dicatat? Kapan spesimen dikirimkan ke laboratorium rujukan? Laboratorium mana yang harus melakukan pemeriksaan ulang terhadap spesimen yang dikirimkan oleh fasyankes?  PME memberikan peringatan awal untuk masalah terkait dengan alat atau operasional  Masalah bisa terjadi di seluruh proses pemeriksaan



Pesan kunci



 Tindakan perbaikan harus diimplementasikan dan dicatat terkait dengan masalah teridentifikasi.  Hasil pemeriksaan yang baik pemeriksaan yang baik juga



tergantung



penerimaan



22



POKOK BAHASAN 5. PEMANTAPAN MUTU INTERNAL



Definisi Pemantapan Mutu Internal Pemantapan mutu internal adalah kegiatan pencegahan dan pengawasan yang dilaksanakan oleh masing – masing laboratorium secara terus menerus agar diperoleh hasil pemeriksaan yang tepat. Cakupan objek pemantapan mutu internal meliputi aktivitas : tahap pra pemeriksaan, tahap pemeriksaan dan tahap pasca pemeriksaan. Tujuan : 1. Pemantapan dan penyempurnaan metode pemeriksaan dengan mempertimbangkan aspek analitis dan klinis. 2. Mempertinggi kesiagaan tenaga, sehingga pengeluaran hasil yang salah tidak terjadi dan perbaikan kesalahan dapat dilakukan segera. 3. Memastikan bahwa semua proses mulai dari persiapan pasien, pengambilan, pengiriman, penyimpanan dan pengolahan spesimen sampai dengan pencatatan dan pelaporan telah dilakukan dengan benar. 4. Mendeteksi kesalahan dan mengetahui sumbernya. 5. Membantu perbaikan pelayanan penderita melalui peningkatan mutu pemeriksaan. Verifikasi adalah upaya yang dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam melakukan kegiatan laboratorium mulai dari tahap pra pemeriksaan sampai pasca pemeriksaan Faktor kunci yang dapat menurunkan mutu pemeriksaan HIV Faktor utama yang dapat menurunkan mutu pemeriksaan HIV 1. Petugas : 



Petugas belum terlatih sehingga tidak memiliki pengetahuan dan keterampilan untuk mengerjakan pemeriksaan HIV



2. Reagensia    



Penyimpanan reagensia tidak sesuai prosedur Menggunakan buffer dari produk/kit lain. Reagensia belum dievaluasi oleh Laboratorium Rujukan Nasional (LRN) Sensitifitas dan spesifitas reagensia tidak sesuai dengan syarat Permenkes



3. Peralatan  



Alat yang digunakan tidak dikalibrasi dan tidak pernah dilakukan perawatan Pipet Tip dipakai ulang



23



4. Prosedur  Petugas tidak mengikuti Prosedur Kerja Standar (SOP)  Hasil tidak terdokumentasi Tanggung jawab petugas dalam mencegah dan mendeteksi kesalahan sebelum, selama dan sesudah pemeriksaan. Siapa yang Bertanggung Jawab terhadap Mutu? Mutu merupakan tanggung jawab pemeriksa dan pengawas. Sebagai contoh:  



Pengaturan laboratorium dan penempatan staf menentukan mutu pelaksanaan prosedur. Setiap staf menjalankan prosedur yang bermutu



24



POKOK BAHASAN 6.JAMINAN MUTU DALAM PEMERIKSAAN HIV



Tabel di bawah ini menunjukkan contoh-contoh kesalahan yang terjadi selama 3 fase Siklus pemantapan mutu dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaikinya.



KesalahanKesalahan Umum



Bagaimana Cara Mencegah / Mendeteksi Kesalahankesalahan



Sebelum Pemeriksaan • Spesimen tidak ditandai atau salah ditandai • Spesimen tidak tersimpan baik sebelum pemeriksaan • Spesimen tidak dikirim dengan tepat • Reagensia tidak tersimpan baik



•



• •



•



•



Memeriksa tempat penyimpanan dan suhu ruangan Memilih pemeriksaan yang tepat Memeriksa reagensia yang tersedia dan tanggal kadaluarsa Mengikuti prosedur pemeriksaan baku Mencatat informasi identitas (ID) pada tabung sampel dan



Selama Pemeriksaan •Algoritma tidak diikuti •Waktu pembacaan hasil tidak sesuai prosedur. • Volume spesimen/buffer yang tidak sesuai •Reagen yang digunakan sudah kadaluarsa • Penggunaan reagen tidak tepat (contoh, menggunakan bufferyang berbeda batch atau merek) • Menggunakan spesimen yang beku cair berulang • Menggunakan tip bekas pakai •Menentukan dan meninjau Quality Control (QC) •Mengikuti kewaspadaan universal •Melakukan pemeriksaan sesuai prosedur tertulis •Hasil pemeriksaan dibaca dengan tepat



Setelah Pemeriksaan • Pembacaan hasil yang salah • Pelaporan yang salah • Pelaporan dikirim ke tempat yang salah • Sistem informasi tidak dijaga kerahasiaannya



• Memeriksa ulang kesesuaian identitas pasien dengan spesimen yang diperiksa • Menulis dengan jelas • Membersihkan dan membuang limbah dan bahan habis pakai yang terkontaminasi • Spesimen dipemeriksaan ulang, jika perlu



25



•



memberi ID pasien ke atas reagen (membran/strip/k aset) yang dipakai. Mengambil darah dan memisahkan sampel dengan benar



Ingat, setiap pemeriksaan ditinjau untuk mencegah dan mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum, selama, and setelah pemeriksaan.



DAFTAR PUSTAKA 1. Departemen Kesehatan RI, 2010, Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Pedoman Praktek Laboratorium yang Benar,. 2. Departemen Kesehatan RI, 2006, Pedoman Konseling dan Testing HIV secara sukarela, 3. Departemen Kesehatan RI, 2006, Pedoman standar pelayanan laboratorium untuk pemeriksaan HIV dan infeksi oportunistik. 4. CDC, Atlanta, 2005 HIV Rapid Training Module.



26