![Modul Ajar Elemen 6 [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/modul-ajar-elemen-6.jpg)
16 0 319 KB
MODUL AJAR ELEMEN 6 PERALATAN DAN APLIKASI TEKNOLOGI PERKANTORAN Deskripsi
Meliputi pemahaman tentang jenis peralatan kantor, prosedur penggunaan peralatan kantor, pemeliharaan peralatan kantor, aplikasi perangkat lunak, prosedur penggunaan aplikasi perangkat lunak, prosedur mencetak dokumen
A. INFORMASI UMUM 1. INDENTITAS SEKOLAH Nama Sekolah
SMKS BUDI AGUNG MEDAN
Nama Guru Pengampu
Inelia Marhamah, S.Pd
Kelas
10 MPLB
Alokasi Waktu
1350 menit
Jumlah Pertemuan
6 TM x @6JP (’45 menit)
Fase Capaian
E
2. KOMPETENSI AWAL Manajemen peralatan dan aplikasi teknologi perkantoran meliputi pemahaman tentang jenis peralatan kantor, prosedur penggunaan peralatan kantor, pemeliharaan peralatan kantor, aplikasi perangkat lunak, prosedur penggunaan aplikasi perangkat lunak, prosedur mencetak dokumen 3. PROFIL PELAJAR PANCASILA Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan berakhlak Mulia, bergotong royong Mandiri, Bernalar Kritis, dan Kreatif 4. SARANA & PRASARANA Alat dan Bahan : LCD, Komputer/ laptop, vidio laser pointer, ATK smartphone, earphone, wabcam, headphone piranti lunak, Alat penganda, penjilit, aplikasi piranti, lunak, printer, Sop penggunaan peralatan di tempat kerja/ simulasi, SOP menggunakan aplikasi piranti lunak, SOP mencetak dokumen Materi dan Sumber Ajar : LMS, Modul, Buku, Slide, Video, Gambar, Lingkungan belajar terdekat 5. TARGET PESERTA DIDIK: Peserta didik yang menjadi target yaitu peserta didik reguler atau inklusif 6. MODEL PEMBELAJARAN YANG DIGUNAKAN : Model Pembelajaran
Discovery Learning
Moda Pembelajaran
Daring / Kombinasi
Metode Pembelajaran
Diskusi, presentasi, demonstrasi, simulasi praktik, kunjungan industri
B. KOMPONEN INTI
1. TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Siswa mampu mengetahui jenis perlatan kantor yang ada dengan cara mengidentifikasi peralatan yang sering digunakan di perusahaan/organisasi 2. Siswa mampu mengetauhi prosedur penggunaan peralatan kantor dan menjelaskan berdasarkan pengetahuan yang telah dipelajari 3. Siswa mampu menjelaskan prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang ada dan dapat menerapkannya di dalam kehidupan sehari-hari. 4. Siswa mampu mendeskripsikan prosedur penggunaan jenis aplikasi perangkat lunak yang ada beserta fungsinya dalam kegiatan MPLB . 5. Siswa mampu menerapkan penggunaan jenis aplikasi sesuai standard operasional yang berlaku 6. Siswa mampu mendeskripsikan prosedur mencatak dan menggandakan dokumen MPLB berdasarkan penegtahuan yang telah dipelajari . 7. Siswa dapat menerapkan prosedur mencetak dan menggandakan dokumen sesuai standard operasionalnya di dalam kehidupan sehari hari 2. PEMAHAMAN BERMAKNA Peralatan kantor meliputi benda-benda yang berukuran relatif besar dan kebanyakan digunakan untuk jangka panjang. Misalnya adalah meja, kursi, lemari, komputer, pesawat telepon, dll. Perlengkapan kantor meliputi benda-benda yang berukuran relatif kecil dan kebanyakan digunakan untuk jangka pendek. Misalnya adalah kertas, pulpen, penggaris, dll. 3. PERTANYAAN PEMANTIK Sebutkan peralatan kantor yang anda ketahui? Adakah salah satu peralatan kator yang dapat anda ketahui cara pengunaannya? Mengapa perlu dilakukannya pemeliharaan pada peralatan kantor yang ada Sebutkan jenis aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan dalam kegiatan MPLB Apakah anda pernah menggunakan aplikasi perangkat lunak sebelumnya? Pernahkah anda mencetak atau menggandakan dokumen MPLB sbelumnya? Bagaimanan pendapat anda mengenai manfaat penggunaa media cetak yang anda rasakan? 4. PERSIAPAN PEMBELAJARAN Membantu peserta didik menemukan passionnya dengan melakukan assesmen diagnostic kognitif dan nonkognitif, sehingga guru bisa menemukan karekteristik peserta didik selama mengikuti pembelajaran.
5. KEGIATAN PEMBELAJARAN PERTEMUAN 1 DARING/LURING (270 MENIT) 1. Mengidentifikasi jenis perlatan kantor. 2. Menjelaskan prosedur penggunaan peralatan kantor. Kegiatan Awal ( 30 Menit)
Kegiatan Inti (210 Menit)
1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik : a. Sebutkan jenis peralatan kantor yang anda ketahui? b. Pernahkan anda menggunakan peralatan-peralatan kantor didalam kehidupan sehari anda? c. Apa manfaat dari penggunaan peralatan kantor yang anda rasakan ? d. Apa harapanmu setelah mempelajari materi ini?
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang jenis peralatan kantor dan perosedur penggunaannya 2. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai: a. Definisi Perlatan Kantor. b. Jenis-jenis peralatan kantor dan prosedur penggunaannya 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengeksplorasi pertanyaan diatas 4. Peserta didik diminta melaporkan hasil studinya dan kemudian bersama-sama dengan dibimbing oleh guru mendiskusikan hasil laporannya di depan kelas 5. Untuk analisis dampak dampak dan Tantangan Revolusi Industri 4.0. dapat dilakukan secara kolaboratif di papan tulis. Peserta didik secara bergantian mengungkapkan gagasannya. Guru membimbing diskusi. 6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan menyimpulkan hasil diskusi.
Kegiatan Penutup (30 Menit)
Referensi
1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.
• Sumathy, dkk. 2011. Office Management (Office Secretary ship) Vocational Education Higher Secondary-Second Year. Tamilnadu Tectbook Corporation Mesin-Mesin Kantor. http://eprints.polsri.ac.id/2449/3/BAB %20II.pdf Tgl. 23 Mei 2020 • 8.2 Dasar-dasar Manajemen
Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron
Refleksi
Lembar Kegiatan
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
1. Lembar Analisis peralatan kantor 2. Soal-soal Latihan Pertemuan 1
PERTEMUAN 2 DARING/LURING (270 MENIT) 3. Menjelaskan prosedur pemeliharaan peralatan kantor. Kegiatan Awal ( 30 Menit)
Kegiatan Inti (210 Menit)
1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. menurutmu mengapa perlu dilakukan pemeliharaan peralatan kantor? b. Apa manfaat yang diperoleh dari pemeliharaan peralatan kantor? c. Apa yang harapanmu setelah mempelajari prosedur pememliharaan kantor .
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang pemeliharaan peralatan kantor 2. Peserta didik diberikan pertanyaan untuk diskusi yaitu: a. Identifikasilah factor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan peralatan kantor? b. Menurut anda mengapa dalam proses pemeliharaan peralatan kantor harus memperhatikan segi jenis barang dan kurun waktu barang tersebut! c. Identifikasilah Langkah-langkah dalam perawatan/pemeliharaan peralatan kantor 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengonfirmasi jawaban dari pertanyaan tersebut 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya
Kegiatan Penutup (30 menit)
Referensi
1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.
• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron
Refleksi
Lembar Kegiatan
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
Lembar Aktivitas Praktik 2
PERTEMUAN 3- 4 DARING/LURING (270 MENIT) 4. Mendeskripsikan prosedur penggunaan jenis aplikasi perangkat lunak. 5. Menerapkan penggunaan jenis aplikasi sesuai standard Kegiatan Awal ( 30 Menit)
Kegiatan Inti (210 Menit)
1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Apa yang anda bayangkan Ketika di sebutkan perangkat lunak? b. Sebutkan perangkat lunak yang anda ketahui? c. Pernahkah anda menggunakan aplikasi Ms.Word, Ms. Exel, Ms.Power Point? d. Sebutkan manfaat dari aplikasi Ms.Word, Ms. Exel, Ms.Power Point yang anda ketahui?
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang konsep otomatisasi perkantoran 2. Dengan metode tanya jawab guru memberikan pertanyaan mengenai: a. Jenis aplikasi perangkat lunak b. Manfaat aplikasi perangkat lunak MPLB c. Fungsi dan kegunaan Perangkat lunak MPLB. 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna mengeksplorasi 4. Peserta didik diminta melaporkan hasil studinya dan kemudian bersama-sama dengan dibimbing oleh guru mendiskusikan hasil laporannya di depan kelas 5. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal dan menyimpulkan hasil diskusi.
Kegiatan Penutup (30 menit)
Referensi
1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.
• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron
Refleksi
Lembar Kegiatan
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
Lembar Aktivitas Praktik 3
PERTEMUAN 5-6 DARING/LURING (270 MENIT) 6. Mendeskripsikan prosedur mencatak dan menggandakan dokumen. 7. Menerapkan prosedur mencetak dan menggandakan dokumen sesuai standard. Kegiatan Awal ( 30 Menit)
Kegiatan Inti (210 Menit)
1. Peserta didik dan Guru memulai dengan berdoa bersama. 2. Peserta didik disapa dan melakukan pemeriksaan kehadiran bersama dengan guru. 3. Peserta didik bersama dengan guru membahas tentang kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran 4. Peserta didik dan guru berdiskusi melalui pertanyaan pemantik: a. Aplikasi apakah yang biasa digunakan dalam mencetak? b. Apakah anda mengenal Ms. Publisher c. Apakah fungsi dari Ms.Publisher d. Apa yang harapan anda ketika mempelajari materi ini?
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan secara umum tentang prosedur mencetak dan menggandakan dokumen 2. Peserta didik diberikan pertanyaan mengenai a. Mengidentifikasi Ms. Publisher b. Kegunaan Ms.Publisher c. Kelebihan dan kelemaha Ms.Publisher d. Melakukan prkatik dengan cara mencetak ataupun menggandakan dokumen secara langsung sesuai SOP nya 3. Peserta didik diberikan kesempatan untuk melakukan studi pustaka (browsing dan /atau mengunjungi perpustakaan) guna menambah wawasan mengenai tema yang diskusikan 4. Waktu eksplorasi dibatasi maksimal 30 menit. Setelah itu hasil eksplorasi dikumpulkan 5. Peserta didik masing-masing menyampaikan hasil eksplorasinya dan guru memfasilitasi diskusinya 6. Peserta didik diminta untuk mengerjakan soal dan menyimpulkan hasil diskusi
Kegiatan Penutup (30 menit)
Referensi
1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang tidak dipahami pada guru 2. Peserta didik mengomunikasikan kendala yang dihadapi selama mengerjakan 3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi dari guru.
• 8.2 Dasar-dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis_Bab 1-4 • Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia. • Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron
Refleksi
Lembar Kegiatan
1. Apakah ada kendala pada kegiatan pembelajaran? 2. Apakah semua siswa aktif dalam kegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat diidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan ketika berkegiatan dapat teratasi dengan baik? 5. Apa level pencapaian rata-rata siswa dalam kegiatan pembelajaran ini? 6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran? 7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat menuntaskan kompetensi?
Lembar tugas 2 melakukan diskusi kelompok
5. ASSESMEN Asesmen sebelum pembelajaran (diagnostik) Asesmen selama proses pembelajaran (formatif) Asesmen pada akhir pembelajaran (sumatif) 1. Tes tertulis (tes objektif : essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah) 2. Kuisioner 6. PENGAYAAN DAN REMEDIAL Remedial diberikan kepada peserta didik yang membutuhkan bimbingan untuk memahami materi atau pembelajaran mengulang.
C. LAMPIRAN
1. BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA
MATERI PERTEMUAN KE-1 : JENIS PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR
A.Jenis Peralatan Kantor dan Prosedur Penggunaannya 1. Pengertian Peralatan Kantor Pengertian Peralatan dan Perlengkapan kantor Pesatnya perkembangan zaman di masa sekarang ini, menuntut kita untuk lebih profesional dalam hal apapun, diantaranya efisiensi kita dalam hal bekerja dan berusaha. Namun dengan kemampuan manusia yang terbatas, maka perlu ditunjang dengan adanya pengoptimalisasian peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat membantu mempermudah proses kerja yang ada. Dengan adanya pengoptimalisasian peralatan dan perlengkapan, maka kita tidak perlu membuang- buang waktu dan tenaga yang banyak untuk mengerjakan setiap pekerjaan yang ada, selain itu pekerjaan akan terlaksana dengan efektif dan efisien. Ada beberapa definisi dari para ahli tentang pengertian peralatan dan perlengkapan kantor antara lain: 1. Menurut Santoso (1998:143), mengatakan bahwa peralatan kantor merupakan salah satu penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. 2. Menurut Wibowo Subekti (2013:15), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan, dalam melakukan atau melaksanakan kegiatan- kegiatan administrasinya. 3. Menurut The Liang Gie (2000:299), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, mengetik, atau secara kimiawi. 5 4. Menurut Abubakar (2000:173), mengatakan bahwa perlengkapan kantor adalah sesuatu yang sangat diperlukan pada setiap instansi, baik instansi pemerintan maupun instansi swasta. Tujuanya yaitu dapat dipergunakan untuk melakukan setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai yang diharapkan perusahaan. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka, dapat ditarik kesimpulan peralatan dan perlengkapan kantor merupakan alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan sebagai penunjang dalam menyelesaikan proses kerja secara efektif dan efisien. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan kantor maka pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat, tepat dan mudah. 2. Macam-macam Peralatan dan Perlengkapan Kantor Adapun peralatan dan perlengkapan kantor terdiri dari: 1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhdap pekerjaan kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dan sebagainya. 2. Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dan sebagainya.
Apabila dirinci peralatan dan perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi: 1. Barang-barang yang habis dipakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai satu kali atau tidak tahan lama, yaitu kertas dan amplop. 2. Barang yang tidak habis dipakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama yaitu penggaris, hecter/stepler, dan gunting. 3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang dapat digunakan untuk memproses pekerjaan kantor yaitu, komputer, mesin fotocopy, mesin laminating, dan mesin print. 4. Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun pihak luar kantor, yaitu telefon dan mesin fax. 5. Interior kantor yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi yaitu gambar, lampu dan vas bunga. 3. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor
Peralatan dan perlengkapan kantor sepertinya sudah menjadi sangat penting dalam setiap organisasi atau instansi yang ada, sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa manusia sangat membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor dalam membantu menunjang setiap aktifitas kerja perkantoran. Untuk itu perlu adanya penanganan khusus dalam pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan suatu perusahaan dalam disertai dengan 7 pengetahuan tentang jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk nantinya dipakai dalam mempermudah aktifitas pekerjaan karyawan. Adapun jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor (Office Equipment) menurut Sugiarto (2005:12) yaitu: 1. Komputer Adalah rangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila mana diperlukan. 2. Printer Merupakan alat yang dihubungkan pada komputer dan dapat mencetak hasil dalam layar komputer yang sesuai dengan ketikan atau kerjaan dalam layar komputer. 3. Mesin penghancur kertas Adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkasberkas dengan cara yang aman, dengan mesin ini berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat dan aman. 4. Filling cabinet Merupakan salah satu furniture perkantoran yang bisa dibilang wajib untuk dimiliki. Sesuai dengan fungsi dan tujuanya biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen dalam folder sehingga dapat mempermudah pengelolaanya. 5. Mesin fotocopy Adalah alat pegganda secara praktis karena setiap saat diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. 6. Telepon Adalah alat yang digunakan dalam melakukan hubungan komunikasi lisan yang dilakukan baik dalam organisasi maupun organisasi dengan pelanggan
MATERI PERTEMUAN KE-2 : PROSEDUR PEMELIHARAAN KANTOR
B. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu. Menurut Soedarmayanti (2005:173) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam rangka memelihara dan meningkatkan penggunaan mesin kantor, antara lain: 1. Pemeliharaan (Maintenance) Perawatan terhadap peralatan dan perlengkapan materil perlu dilakukan agar peralatan dan perlengkapan dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan dapat ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih tinggi.
2. Reparasi (Repair) Perbaikan terhadap peralatan dan perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinnya. 3. Peningkatan (Batterment) Mengusahakan peralatan dan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah. 4. Penggantian (Replacement) Mengganti peralatan dan perlengkapan yang telah ada dengan peralatan yang lain yang lebih baru. 5. Penambahan (Addition) Menambah jumlah peralatan dan perlengkapan yang fungsinya sama, sehingga nilai guna dari peralatan dan perlengkapan yang sejenis dapat bertambah. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan cara-cara berikut ini: a) Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang tersebut digunakan b) Selalu memperbaiki barang yang rusak c) Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis peralatan d) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar. e) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya. LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR
1. Pemeliharaan dan perawatan barangManfaatnya yaitu: a. Barang-barang akan terpeliharaw dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat c. Menghindari kehilangan karena terkontrol terus d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur e. Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik 2. Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang a. Menurut kurun waktu 1) Pemeliharaan sehari-hari
2) Pemeliharaan berkala b. Menurut jenis barang 1) Barang bergerak 2) Barang tidak bergerak 3. Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor a. Selalu membersihkan barang secara teratur b. Selalu memperbaiki barang yang rusak c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing d. Selalu menyimpan kembali barawng yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan gaik dan benar e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pemakaiannya 4. Pemeliharaan mesin-mesin kantor Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut: a. Kontrak pemeliharaan b. Servis perorangan c. Servis kantor (company operated service) 5. Langkah-langkah perawatan mesin kantor a. Mesin tik manual 1) Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap yang halus 2) Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus 3) Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal 4) Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder 5) Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik 6) Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai 7) Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus itu benar-benar telah mongering b. Mesin tik listrik 1) Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik 2) Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal 3) Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci 4) Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah lembaran kertas yang akan diketik 5) Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor 6) Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak 7) Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin c. Mesin pelubang kertas 1) Bersihkan pelubang itu setiap saat 2) Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau pelubang dapat lancar bergerak 3) Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di
dalamnya sudah penuh 4) Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin pelubang kertas tersebut d. Mesin penomor 1) Bersihkan bak tinta 2) Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak 3) Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus 4) Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan tidak mengotori kertas e. Mesin penjepret kertas 1) Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur dasn perut kawat jepret 2) Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas 3) Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut f. Mesin pemotong kertas 1) Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat 2) Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan 3) Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya g. Mesin stensil manual 1) Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih 2) Bersihkan baki kertas dan baki penadah 3) Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah kanan dan kirpi 4) Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan h. Mesin stensil listrik 1) Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang bersih 2) Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel 3) Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin dalam posisi off 4) Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin 5) Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak 6) Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
MATERI PERTEMUAN KE-3-4 : APLIKASI PERANGKAT LUNAK A. Menerapkan pengoperasian Aplikasi Pengolah Kata 1. Pengertian Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor)
Aplikasi pengolah kata (word processor) merupakan software / perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah kata dan berkaitan dengan dokumen, seperti tahapan membuat, mengedit, memodifikasi, menyunting maupun mencetak dokumen, banyak digunakan untuk membuat naskah laporan, artikel, brosur, karya tulis, surat menyurat, dan lain-lain. Perangkat lunak pengolah kata (Bahasa Inggris: word processor) adalah suatu aplikasi komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan, pemformatan, dan kadang pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak.
2. Macam-macam / Contoh Aplikasi Perangkat Lunak Pengolah Kata. Macam-mcam / Contoh aplikasi pengolah kata diantaranya :
OpenOffice.org Writer, Notepad, Wordpad, Microsoft Word, Google Docs, Word Star, Word Online (Office Online)
3. Fungsi Aplikasi Pengolah Kata Dengan aplikasi ini kita dapat membuat berbagai dokumen, berikut ini merupakan fungsi Aplikasi Pengolah Kata seperti :
naskah laporan, proposal, artikel, kolom koran, mail merge, brosur, booklet, karya tulis, surat menyurat, word art, smart art , tabel dan sebagainya.
B. PENGOPERASIAN APLIKASI PENGOLAH ANGKA (MS. EXCEL) 1. Pengertian Ms. Excel Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office, berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri
dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Microsoft Excel telah menjadi software pengolah data / angka terbaik di dunia, selain itu Microsoft Excel telah didistribusikan secara multi-platform. Microsoft Excel tidak hanya tersedia dalam platform Windows, Microsoft Excel juga tersedia di MacOS, Android dan Apple. Microsoft Excel secara fundamental menggunakan spreadsheet untuk manajemen data serta melakukan fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal dengan formula Excel. Excel merupakan program spreadsheet elektronik. Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang terdiri atas baris dan kolom tempat anda memasukkan angka pada Microsoft Excel. Jumlah Sel Microsoft Excel 2016 terdiri dari 1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel.
2. Fungsi Microsoft Excel Microsoft Excel digunakan di berbagai bidang pekerjaan, baik usaha kecil maupun perusahaan berskala internasional. Adapun beberapa fungsi dan kegunaan Microsoft Excel adalah sebagai berikut
Membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisis, meringkas, dan memformat data serta grafik.
Membuat catatan keuangan dan anggaran keuangan.
Menghitung dan mengelola investasi, pinjaman, penjualan, inventaris, dll.
Melakukan analisis dan riset harga.
Melakukan perhitungan statistika.
Membantu berbagai sektor bisnis untuk mempermudah melakukan laporan keuangan.
Membuat daftar nilai sekolah maupun universitas.
Konversi mata uang.
Membuat grafik persamaan matematika.
Membuat program Excel dengan Visual Basic.
Melakukan penelitian dengan berbagai metode penelitian.
Sarana pembelajaran komputer dan logika.
Dan lain-lain.
3. Manfaat Ms. Excel dalam perkantoran 1. Memudahkan pengguna dalam menganalisis data, baik dalam bentuk tabel maupun grafik 2. Memudahkan pengguna untuk membuat suatu rumus ynag sulit dan variative karena telah disediakan banyak formula 3. Memudahkan pengguna menganalisis kesalahan rumus pada tahap penghitungan rumus yang panjang 4. Memudahkan pengguna dalam memilih data dengan fasilitas auto filter 5. Pengguna dapat mengurutkan data berdasarkan empat kriteria sekaligus bahkan lebih
C. PENGOPERASIAN PERANGKAT LUNAK PERSENTASE Pengertian Perangkat Lunak Pengolah Presentasi Perangkat lunak pengolah presentasi adalah aplikasi yang berfungsi untuk membuat, mengolah dan menampilkan file presentasi yang terdiri dari kumpulan slide yang berisi teks, gambar, animasi, audio hingga video untuk menerangkan / menjelaskan sesuatu. Pemanfaat software presentasi contohnya untuk menerangkan materi, produk, ide / gagasan, rencana, hingga menjelaskan suatu ilmu / materi kepada banyak orang supaya lebih menarik dan mudah dipahami. Objek yang bisa di masukan ke dalam software ini antara lain: tabel gambar, icon, 3D model, grafik, bagan, grafik, animasi, audio, maupun video. Salah satu contohnya: Power Point, biasanya sudah disediakan beberapa desain, animasi, hingga efek agar menarik. Pasti kita pernah kan ikut seminar dengan banyak orang, kalau cuman bicara tanpa adanya ilustrasi dari yang diterangkan pasti akan membosankan. Fungsi Perangkat Lunak Presentasi: Kegunaan atau fungsi utama perangkat lunak presentasi adalah untuk menerangkan sesuatu agar lebih menarik, dan mudah dipahami. Fungsi Perangkat lunak Presentasi Bidang Pendidikan 1. Untuk mengajar / menerangkan materi kepada siswa secara visual. 2. Menjelaskan pendapat / gagasan / materi dari siswa dalam lingkup perkuliahan. Ketika kita masuk ke jenjang perkualiahan, nanti kita akan sering melakukan presentasi untuk melatih komunikasi dan keberanian berbicara di depan teman sekelas. Fungsi Perangkat Lunak Presentasi Bidang Usaha / Bisnis 1. Menjelaskan suatu produk. 2. Menerangkan rencana perusahaan. 3. Mempresentasikan kinerja perusahaan, seperti pencapaian. Fungsi Perangkat Lunak Presentasi Bidang Perkantoran / Pekerjaan 1. Menjelaskan hasil kinerja seorang karyawan kepada managaer. 2. Menjelaskan kondisi dan situasi pekerjaan. 3. Menerangkan target / deadline pekerjaan. Dalam bidang pekerjaan, jika kita bekerja di perkantoran, dan berhubungan dengan komputerisasi, akan ada rapat mingguan, dan bulanan. Nah, di sini biasanya ada CEO / Owner / Manager. Ada kalanya, kita memerlukan program presentasi untuk menerangkan situasi dan kondisi dari pekerjaan dengan menampilkan data-data yang kita miliki agar lebih praktis, menarik, dan mudah dipahami.
Macam Macam Perangkat Lunak Pengolah Presentasi Contoh atau macam aplikasi perangkat lunak pengolah presentasi: 1. Power Point Power point adalah aplikasi pengolah presentasi yang masuk dalam Paket Office buatan Microsoft Corporation. Software ini dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menyisipkan objek seperti desain slide, tabel, gambar, animasi, grafik, efek, audio, hingga video yang berguna untuk menarik perhatian, dan membantu mempermudah dalam menerangkan sesuatu secara porfesional. Kelebihan dan Kekurangan Power Point Kelebihan: 1. Software power point lebih mudah digunakan. 2. Fitur lengkap karena bisa menyisipkan banyak objek. 3. Format penyimpanan beragam mulai dari Pdf, Gif hingga Video. 4. Tersedia banyak desain slide yang menarik secara offline maupun online. 5. Pilihan transisi bermacam-macam. 6. Ada banyak pilihan animasi, efek, dan suara. 7. Bisa digunakan untuk mempresentasikan jarak jauh secara online melalui link. 8. Perpindahan slide bisa diatur secara custom, seperti dengan kli, atau durasi. Kekurangan: 1. Microsoft power point berbayar, dan dijual dalam satu paket bersama software lain. 2. Open Office Impres
source : ApacheOffice Open Office Impress, atau disebut Impress adalah salah satu perangkat lunak presentasi gratis (Open Source) buatan Apache Software Fondation. Aplikasi ini mendukung untuk memasukan objek gambar 2D, 3D, efek khusus yang menarik, hingga animasi. 3. iWork Keynotes iWork Keynotes adalah aplikasi presentasi buatan Apple yang memiliki tampilan yang sederhana dan elegan. 4. Kpresenter
Kpresenter merupakan salah satu program aplikasi untuk membuat presentasi yang beroperasi pada OS Windoes, dan Linux. Software buatan KOffice ini dibuat dengan bahasa progam C++ dan Java, dengan tampilan yang sederhana sehingga mudah digunakan. 5. Libre Office Impress Adalah software presentasi buatan Libre Office yang dapat memasukan beragam mulimedia seperti 2D dan 3D.
MATERI PERTEMUAN KE-5-6 : PENGOPERASIAN APLIKASI PENGOLAH BAHAN CETAK 1. Pengertian Microsoft Office Publisher Microsoft Publisher adalah program aplikasi yang termasuk dalam bagian Microsoft Office Suite dari Perusahaan Microsoft yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Hah ? Desktop Publishing ? Apa itu ? Ya, desktop publishing intinya menghasilkan sesuatu untuk diterbitkan, seperti majalah, poster, brosur, katalog, kartu ucapan, koran, mading, kalender, dan lain-lain. Sesuai dengan namanya “Publisher” yang berarti Penerbit. Jadi intinya aplikasi ini dipergunakan untuk membuat sesuatu yang akan diterbitkan bahkan untuk tujuan komersial. Ada beragam versi dari Microsoft Publisher, diantaranya yaitu Microsoft Publisher 2007, Microsoft Publisher 2010, dan yang terbaru yaitu Microsoft Publisher 2013. Semuanya memiliki tampilan/desain yang berbeda, namun fungsi, tujuan dan kegunaannya tetap sama. Yaitu untuk menciptakan karya desktop publishing. 2. Kenapa harus memakai Microsoft Publisher ? Walaupun kita bisa membuat koran atau majalah menggunakan Microsoft Word dan Powerpoint, namun hasilnya tetap akan beda jika kita menggunakan Microsoft Publisher. Mengapa ? Karena fitur dari Microsoft Publisher sangat cocok dan khusus untuk kegiatan desktop publishing. Jadi hasilnya akan lebih memuaskan.
tampilan microsoft publisher 2013 Microsoft Publisher menyediakan berbagai macam template yang siap digunakan. Jadi ketika kita ingin membuat suatu karya, kita hanya tinggal memilih template sesuai kebutuhan. Setelah itu kita mengeditnya sesuai keinginan dengan meggunakan fitur-fitur menarik yang ada di dalamnya. Seandainya kita akan membuat sesuatu menggunakan Publisher, tentu hasilnya tidak akan mengecewakan dan lebih cepat untuk jadi. Misalnya saat membuat kartu nama. Kita tinggal memilih template, edit, simpan dan cetak. Jadi deh. Atau juga membuat majalah dinding untuk tugas sekolah. Hasilnya akan jauh lebih menarik, bagus dan bermakna tentunya dengan pembuatan yang sangat mudah. Hal ini berbanding terbalik jika kita harus membuat mading secara manual. Harus menulis, harus menggambar, harus inilah, itulah yang tentu cukup merepotkan. Pilih mana, manual atau ms publisher ? 3. Fungsi dan Kegunaan Microsoft Publisher Microsoft Publisher memiliki berbagai fungsi dan kegunaan, diantaranya yaitu :
1. Untuk pembuatan banner. 2. Untuk pembuatan sertifikat. 3. Untuk pembuatan majalah. 4. Untuk pembuatan kartu nama 5. Untuk pembuatan kartu undangan. 6. Untuk pembuatan kalender. 7. Untuk pembuatan kartu ucapan. 8. Untuk pembuatan brosur. 9. Untuk pembuatan katalog. 10. Untuk pembuatan poster. 11. Untuk pembuatan koran. 12. Dan untuk pembuatan desktop publishing lainnya. 4. Keunggulan Microsoft Publisher Ms. Publisher memiliki beberapa kelebihan atau keunggulan, diantaranya yaitu : 1. Adanya banyak template yang siap digunakan. 2. Mudah digunakan dalam pembuatan karya desktop publishing, bahkan untuk pemula sekalipun. 3. Hasil jadi dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format. 4. Hasil jadi dapat dikirim melalui e-mail. 5. Hasil jadi dapat diconvert dengan mudah menjadi bentuk HTML. 6. Hasil jadi dapat langsung disimpan secara online, sehingga dapat diakses kapan saja dan di mana saja. 7. Banyaknya fitur yang mendukung pembuatan desktop publishing sehingga hasilnya lebih bagus dan menarik. 6. Kekurangan Microsoft Publisher
Merupakan program berbayar, artinya tidak gratis
