Modul Mpi p2 [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



PERTEMUAN 2: MANAJEMEN PROYEK INFORMATIKA A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pengertian Manajemn proyek dan perbedaan antara proyek dan operasional/program, Anda harus mampu: 1.1 Mengetahui Definisi dan Pengertian proyek/manajemen proyek 1.2 Mengetahui Perbedaan proyek dengan operasional 1.3 Mengetahui Mekanisme dan faktor-faktor keberhasilan proyek dan manajer Proyek Metodologi dan knowledge area



B. URAIAN MATERI Tujuan Pembelajaran 1.1: Mengerti apa itu Manajmen Manajemen Proyek



Seperti yang telah dipaparkan dalam bab sebelumnya bahwa aspek manajemen sangat penting artinya bagi setiap jenis usaha. Ia berfungsi untuk aktivitas-aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian yang disingkat dengan POAC dengan tidak memandang jenis, tujuan, maupun rumitnya aktivitas tersebut. Studi aspek manajemen terhadap sebuah proyek disebabkan karena dua hal. Pertama: pada saat pembangunan suatu proyek diperlukan perencanaan yang matang agar tujuan yang diinginkan tercapai. Kedua: pada saat bisnis dioperasionalkan secara rutin diperlukan kaidah atau prinsip dalam pengelolaannya. Sampai dengan saat ini, masih banyak proyek yang gagal dibangun dan dioperasionalkan bukan disebabkan oleh aspek lain, melainkan lemahnya aspek manajemennya sehingga tidak memiliki panduan lengkap untuk dijadikan referensi dalam membuat rancangan desain proyek. Proyek dalam istilah ekonomi adalah suatu kegiatan yang menggunakan modal atau faktor produksi untuk memproduksi aset yang diharapkan mendapatkan kemanfaatan setelah jangka waktu tertentu. Dengan proyek inilah, maka manusia akan meningkatkan taraf kesejahteraannya. “A project is an investment activity, where we expend capital resource to create a producing assets from which we can expect to realize benefits over an extended period of time, or the whole complex of activities in valued in using resources to gain benefits, is a project”. (J. Price Gittinger, 1972:1). Sedangkan dalam perspektif bisnis diperoleh pengertian proyek adalah rangkaian kegiatan sekali saja yang memiliki satu titik awal dan titik akhir yang tegas dalam waktu. Sehingga manajemen proyek adalah pekerjaan untuk membuat kegiatan-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan secara tepat waktu, di dalam



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



kerangka anggaran dan sesuai dengan perincian. Saat ini manajemen proyek menjadi begitu populer karena pendekatan yang terdapat dalam menajemen proyek sangat cocok bagi lingkungan dinamis dan membutuhkan fleksibilitas serta respon yang tanggap. Metode-metode dalam manajemen proyek dapat membantu dalam menetapkan sasaran-sasaran yang akan dicapai serta menggarisbawahi kegiatankegiatan yang harus dilakukan. Berikut adalah definisi manajemen proyek menurut beberapa ahli: 1. Pengertian manajemen proyek menurut H. Kerzner : Manajemen proyek adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hiraki vertikal dan horizontal 2. Pengertian manajemen proyek menurut Olson (2003;16) manajemen proyek adalah aplikasi sumber daya yang mencakup pengetahuan, peralatan, dan teknik untuk merancang aktivitas proyek dan kebutuhan proyek. 3. Pengertian manajemen proyek menurut IAI adalah pengelolaan jalannya proses konstruksi secara menyeluruh yang dimulai sejak proses tahap persiapan inisiatif proyek, yaitu tahap perumusan kebutuhan atau gagasan proyek, penyusunan anggaran dan jadwal pembangunan secara keseluruhan sampai dengan selesainya proses pelaksanaan konstruksi termasuk masa pemeliharaan serta proccurement ’pengadaan’ peralatan dan perlengkapan bangunan. 4. Pengertian manajemen proyek menurut Hughes dan Cotteral (2002;8-9) manajemen proyek adalah suatu cara untuk menyelesaikan masalah yang harus dipaparkan oleh user, kebutuhan user harus terlihat jelas dan harus terjadi komunikasi yang baik agar kebutuhan user bisa diketahui. 5. Pengertian manajemen proyek dalam buku Information Technology Project Management4th edition karangan katy, manajemen proyek ialah aplikasi dari ilmu pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. 6. Pengertian manajemen proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dalam buku Budi Santoso (2009:3) manajemen proyek adalah aplikasi pengetahuan (knowledges), ketrampilan (skills), alat (tools) dan teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhankebutuhan proyek. 7. Pengertian manajemen proyek menurut Schawalbe (2004;8) manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktifitas suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dari sebuah proyek.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



8. Pengertian manajemen proyek menurut Wulfram I. Ervianto (2003:19) Manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan koordinasi suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek untuk menjamin biaya proyek dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya, dan tepat mutu. 9. Pengertian manajemen proyek menurut Chase, Aquilano, Jacobs (2001;58) Manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengarahan, dan pengaturan sumber daya (manusia, peralatan, bahan baku) untuk mempertemukan bagian teknik, biaya dan waktu suatu proyek. 10. Pengertian manajemen proyek menurut Soeharto (1997;28) manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus kegiatan) vertikal dan horizontal. 11. Pengertian manajemen proyek menurut Nicholas (2001;9) manajemen proyak adalah manajemne yang lebih sederhana, yang operasi-operasinya berulang damana pasar dan teknologinya dapat diprediksi, ada kepastian tentang antisipasi hasil, lebih sedikit organisasi yang dilibatkan. 12. Pengertian manajemen proyek menurut Budi santoso (2003;3) manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.



1.1 Siklus Hidup Proyek 1.1.1 Tahap Perencanaan Proyek Apabila dilakukan proyek pembukaan usaha baru atau pengembangan bisnis dengan metode baru maka akan memerlukan sumber daya baik itu materi, biaya, waktu, dan lain sebagainya yang sifatnya sangat terbatas untuk mendapatkan hasil atau keuntungan seoptimal mungkin. Untuk mencapai pola efektif dan efesien maka sebelum mengambil sebuah keputusan apakah proyek tersebut feasible atau tidak perlu perencanaan yang matang dimana dilakukan perhitungan-perhitungan yang didasarkan pada perbandingan (ratio) antara manfaat (benefit) yang akan diperoleh dengan biaya-biaya yang harus dikeluarkan (costs) selama kegiatan-kegiatan proyek



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



tersebut berlangsung. Terdapat beberapa alasan yang menekankan betapa pentingnya perencanaan proyek, yaitu1: 1) Penerjemah Kebijakan Umum Kebijakan umum perusahaan ditentukan oleh manajemen tingkat atas (top level management) yang lebih terfokus dalam menetapkan visi, misi, dan strategi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan baik untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Dengan adanya perencanaan, diharapkan terdapat suatu pengarahan kegiatan yang berupa pedoman bagi pelaksanaan kegaitan yang ditujukan kepada pencapaian tujuan. 2) Berupa Perkiraan yang Bersifat Ramalan Perencanaan dilakukan dengan melakukan suatu perkiraan (forecasting) terhadap hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui. Perkiraan dilakukan mengenai potensi-potensi dan prospek perkembangan proyek dan juga hambatan dan resiko yang mungkin dihadapi. Melalui perencanaan yang baik maka ketidakpastian dapat dibatasi sebanyak mungkin. 3) Berfungsi Ekonomi Apabila sumber daya yang tersedia sangat terbatas, maka diperlukan perencanaan yang baik agar sumber daya dapat dialokasikan secara optimal sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yang terbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara yang terbaik (the best combination). 4) Memastikan Suatu Kegiatan Dalam perencanaan suatu aktivitas, maka diperlukan prosedur pelaksanaan aktivitas yang berisi hak dan kewajiban, tugas dan tanggung jawab, serta wewenang pelaksana kerja agar tujuan yang diinginkan dapat tercapai. Hal ini diperlukan agar setiap orang yang ditunjuk sebagai pelaksana kerja memiliki kepastian karena prosedur kerjanya telah jelas dan terstruktur. 5) Alat Koordinasi Berkaitan dengan adanya kepastian suatu kegiatan, maka memudahkan untuk melakukan koordinasi bagi setiap pengemban tugas yang berupa kapan tugas akan dilaksanakan dan bagaimana proses pengerjaannya. Kesatuan kerja sangat diperlukan agar tujuan perusahaan dapat diwujudkan. 6) Sarana Pengawasan Rencana kerja dapat dijadikan tolak ukur untuk mengetahui tingkat keberhasilan suatu rencana yang telah direalisasikan. Untuk itu pengawasan dilakukan untuk mengukur apakah suatu kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan atau belum sehingga diperlukan tindakan penegasan. Dari alasan-alasan tersebut diatas sangatlah jelas bahwa sebelum merealisasikan sebuah bisnis besar diperlukan sebuah perencanaan yang baik khususnya bagi negara berkembang (developing country) seperti Indonesia dimana negara kita kekurangan modal/investasi, kekurangan tenaga ahli, tingkat pendapatan yang masih rendah serta tingkat teknologi yang masih rendah pula. Pada Gambar 2.1 terdapat tujuh tahapan proses yang harus dilakukan dalam merencanakan sebuah proyek. 1



Bintoro Tjokroamidjojo, Perencanaan Pembangunan. Jakarta, PT Gunung Agung, 1981, hal.9.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang 1 Merumuskan Sasaran



2 Mengidentifikasi kegiatan dan sumber daya



3 Menentukan Urutan 4 Memperkirakan waktu bagi kegiatan



5 Menentukan tanggal penyelesaian 6 Memperbandingkan dengan sasaran 7 Menentukan permintaan tambahan sumber



Gambar 2.1 Tahapan Perencanaan Proyek Pada tahap pertama ditentukan sasaran yang ingin dicapai (setting up the objectives) yang dapat dilakukan dengan proses brainstorming. Langkah ini perlu dicapai sebab pengelola proyek atau manajer proyek dan seluruh anggota tim harus mengetahui apa yang diharapkan. Kemudian dilanjutkan pada tahap identifikasi kegiatan dan sumber daya, artinya mengumpulkan data-data mengenai kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, serta bahan-bahan apa saja yang digunakan untuk menyelesaikan proyek. Setelah kegiatan-kegiatan diidentifikasi maka perlu dilakukan pengurutan kegiatan agar tidak terjadi overlapping dimana kegiatan-kegiatan apa yang harus lebih dahulu diselesaikan sebelum kegiatan-kegiatan yang lain dimulai atau bisa jadi ada kegiatan yang dapat dilakukan bersamaan. Untuk mengurutkan kegiatan sebaiknya menggunakan diagram alur atau flowchart. Setelah diurutkan maka setiap kegiatan harus diperkirakan waktu penyelesaian yang optimal sehingga akan diperoleh penjadwalan proyek secara keseluruhan dan tanggal penyelesaian proyek secara tepat dan akurat. Apabila kegiatan-kegiatan tersebut berbeda dengan sasaran yang diinginkan maka perlu dilakukan penyesuaian. Misalnya waktu penyelesaian proyek ternyata lebih lama dari yang diharapkan maka mungkin dapat dilakukan penyesuaian terhadap alokasi sumber daya yang menangani kegiatan kritis tersebut sehingga dapat diselesaikan dengan lebih singkat. Untuk mengetahui mengenai teknik penjadwalan kegiatan proyek akan dibahas secara ringkas mengenai metode penjadwalan dan jaringan kerja yaitu bagan Gantt dan CPM.



1.1.2 Tahap Evaluasi Rencana Proyek Pada tahap ini dilakukan studi kelayakan terhadap proyek untuk mengetahui apakah proyek tersebut memberikan manfaat yang signifikan apabila direalisasikan. Studi kelayakan dapat dibagi minimal dalam tiga aspek, yaitu aspek pasar (market analysis), aspek teknis (technical analysis) dan aspek finansial (financial analysis). Pada Gambar 2.2 dapat dilihat tahapan evaluasi proyek secara sistematis.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



1.1.2.1 Analisis Pasar Feasibility study yang dilakukan pertama kali adalah meninjau kelayakan proyek dari segi pasar. Namun, tidak semua proyek harus melakukan market analysis, dikarenakan bagi proyek yang pemasarannya sudah pasti tidak perlu meninjau kembali segmen pasarnya. Analisis pasar diperuntukkan bagi proyek dalam pengembangan bisnis baru yang belum memiliki gambaran pasarnya. Apabila diperoleh hasil peninjauan pasar yang menunjukkan keragu-raguan dalam pemasarannya maka sebaiknya implementasi proyek sebaiknya ditolak ataupun dapat ditangguhkan. Jika hasil analisis menunjukkan feasible maka data-data tersebut dijadikan dasar dalam menentukan aspek berikutnya yaitu analisis aspek teknis proyek. 1.1.2.2 Analisis Teknis Analisis teknis diperuntukkan untuk menjawab apakah proyek layak dari sisi teknis pelaksanaannya. Informasi mengenai data yang diperlukan dalam analisa teknis terdiri dari: (1) Informasi produk (Product Information)  Desain produk dan spesifikasinya  Tingkatan kualitas produk  Kebutuhan pelayanan terhadap produk (Service requirement) (2) Informasi pasar (Market Information)  Perkiraan penjualan (sales forecasting)  Cara penyampaian pelayanan ke konsumen (delivery service requirements)  Lokasi konsumen (3) Informasi material (Material Information)  Spesifikasi material (spesifications)  Pengadaan material (availability)  Waktu penyerahan (delivery lead time)  Tempat pelayanan (Service locations) (4) Analisa Lainnya  Kemampuan dalam pengadaan modal (capital availability)  Kemampuan dalam pengadaan tenaga kerja (labour availability) Apabila menurut analisa teknis proyek tersebut layak maka dilanjutkan pada tahap analisis selanjutnya yaitu analisis finansial atau analisis ekonomis.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Feasibility Study Analisis Pasar



Analisis Teknis



Analisis Finansial



Biaya Implementasi Awal Proyek



Biaya Operasional



Neraca Perkiraan Rugi Laba



Analisa Perhitungan: NPV, BCR, IRR



Pengambilan Keputusan Pelaksanaan Proyek



Gambar 2.2 Tahapan Evaluasi Proyek 1.1.2.3 Analisis Finansial Analisis finansial hanya didasarkan pada perhitungan:  Net Present Value (NPV)  Benefit Cost Ratio (BCR)  Internal Rate of Return (IRR)



1.1.3 Tahap Pelaksanaan Proyek



a. b. c. d.



Kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah: Negoisasi dengan Lembaga Keuangan / Perbankan, kontraktor serta supplier baik di dalam negeri maupun di luar negeri Penandatanganan kontrak-kontrak atau perjanjian antara kedua belah pihak Engineering design Pelaksanaan pembangunan proyek (construction works)



1.1.4 Tahap Pengawasan Proyek Setelah proyek dilaksanakan maka sepatutnya dilakukan proses monitoring untuk melihat performansi proyek sehingga akan memberikan feedback bagi pelaksana proyek apabila terdapat kendala datau hambatan dalam pelaksanaan proyek tersebut. Umpan balik yang diberikan dapat dijadikan inputan pada tahap evaluasi proyek selanjutya yaitu tahap evaluasi setelah proyek berjalan, sehingga dapat dilakukan langkah-langkah konkrit dalam pengelolaan proyek selanjutnya.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Agar pelaskasanaan proyek dapat diselesaikan dengan tepat waktu sehingga tidak menghabiskan banyak sumber daya, maka sebelum pekerjaan atau kegiatan dilakukan sebaiknya dipersiapkan rencana jaringan kerja (Network planning) yaitu bagan Gantt atau CPM dan PERT. Dengan network planning ini diharapkan akan mempermudah proses pengawasan dan contolling pekerjaan. Mengenai metode ini akan diberikan pembahasan selengkapnya pada bab selanjutnya.



1.2



Proyek dan Program



Pada dasarnya proyek dan program mempunyai arti dan fungsi yang sama dengan proyek, perbedaannya hanya terletak pada jangka waktu pelaksanaan dan jumlah sumber daya yang digunakan. Progaram mempunyai skala yang lebih besar dan jangka waktunya juga relatif lama. Contoh: program transmigrasi, program KB dan lain-lain. 2.3.1 Perbedaan Kegiatan proyek dan kegiatan operasional Kegiatan proyek 1. Bersifat dinamis 2. Berlangsung dalam kurun waktu terbatas 3. Intensitas kegiatan berbeda 4. Kegiatan harus selesai sesuai dengan dana dan waktu yang telah di tentukan 5. Menyangkut kegiatan yang beragam maka perlu klasifikasi tenaga kerja yang bermacam-macam 6. Guna memperoleh hasil yang efektif perlu jalur komunikasi dan tanggung jawab baik vertikal maupun horizontal Kegiatan operasional 1. Bersifat rutin 2. Berlangsung kontinue/jangka panjang 3. Intensitas kegiatan relatif sama 4. Batasan tidak setajam proyek hanya diatur dalam anggaran tahunan 5. Tidak terlalu banyak macam kegiatan sehingga hanya diperlukan sedikit keahlian Tenaga Kerja 6. Penekanannya pada jalur komunikasi vertikal



1.3



Timbulnya Proyek 1. Berasal dari Pemerintah Contoh : proyek bendungan, jalan raya, irigasi, jembatan untuk kepentingan umum dan lain-lain. 2. Berasal dari permintaan pasar Hal ini terjadi bila pasar membutuhkan kenaikan jumlah produk cukup besar sehingga perlu dibangun perluasan fasilitas produksi (pabrik baru) 3. Berasal dari Penelitian dan pengembangan penelitian dan pengembangan menghasilkan produk yang sangat besar minatnya sehingga perlu dibangun produksi baru



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



4. Berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas fasilitas produksi agar dapat melayani permintaan pasar maupun mempertinggi daya saing.



2.5



Macam dan Ragam Proyek Menurut R.D. Achibald (1976), macam proyek adalah sebagai berikut : 1. Proyek Kapital (Modal) Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin dan konstruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru 2. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke 3. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan. Proyek ini dapat berupa proyek yang bertujuan memperbaiki dan meningkatkan mutu produk, pelayanan dan metode produksi 4. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemprosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya). Contoh : proyek penggunaan data prosesing oleh konsultan. 5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen perusahaan merancang reorganisasi perusahaan merancang program efisiensi dan penghematan merancang deversifikasi, merger (penggabungan) dan pengambil alihan Proyek ini biasanya dikerjakan oleh para konsultan.



2.6



Ukuran Proyek Menurut J.A. Bent kriteria penyusunan proyek adalah :



Insinyur



-



(jam- orang) orang



Kecil 100.000 100



Konstruksi



-



(jam-orang) orang



500.000 400



4.000.000 1.500



50



150



>500



25



30



>30



Tenaga staff Jadwal (bulan)



pelaksanaan



Sedang 600.000 200



Besar >1.500.000 >400 >8.000.000.000 >3.000



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Jadi ukuran proyek/besar kecilnya suatu proyek ditentukan oleh : 1. Jumlah tenaga kerja yang digunakan untuk menyelesaikan proyek 2. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek 3. Jumlah biaya yang harus dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek



2.7 Manajer Proyek 2.7.1 Implementasi Manajemen Proyek Kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi, perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang sesuai dengan kriteria ,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap salah-satu dari ketiga faktor tersebut dapat mempengaruhi dua faktor lainnya yang tentunya juga akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan. Lalu seberapa besar pentingnya penerapan manajemen proyek dalam suatu perusahaan? Manajemen proyek mulai dianggap penting saat Amerika mengalami kegagalan yang sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 pada bulan April 1970 untuk melakukan pendaratan di bulan membuka mata NASA mengenai pentingnya menerapkan manajemen proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi, pihak NASA hanya menekankan masalah yang bersifat teknis dan mengabaikan permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya dimulai dari industri konstruksi. Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek IT. Pada tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyekproyek IT yang dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26% yang benar-benar dapat dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori challenged (overtime dan over budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed (gagal). Dan yang paling menarik dari hasil penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah teknis, melainkan faktor manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan manajemen proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam dunia IT memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan. Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kegiatan pengembangan perusahaan ke arah yang bersifat strategis. Beberapa alasan yang dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat kompetisi global serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



2.7.2 Definisi Manajer Proyek Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI, 2001) mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Menurut Ritz (1994) seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss. Pemilihan seorang manajer proyek merupakan satu dari dua atau tiga keputusan paling utama mengenai proyek. Manajer proyek perlu memiliki kerangka harapan agar dapat berhasil dengan baik. Berikut adalah daftar kepopuleran, keterampilan dan kualitas yang dicari manakala pemilihan seorang manajer proyek: 1. Latar belakang teknis yang kuat. 2. Seorang manajer yang “keras kepala”. 3. Individu yang bersifat dewasa. 4. Seseorang yang tersedia. 5. Seseorang yang memiliki hubungan baik dengan para eksekutif senior. 6. Seseorang yang dapat memelihara kenyamanan tim proyek. 7. Orang yang telah bekerja dalam beberapa departemen berbeda. 8. Seseorang yang memiliki peranan dan tanggung jawab Manajer PMBOK Guide (PMI, 2001) menjabarkan peranan tanggung jawab serta apa yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek pada setiap proses manajemen proyek. Hal ini dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Kepemimpinan seorang manajer proyek harus ditunjukkan pada semua tahapan proyek. 2. Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam mengatur proyek. 3. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek harus mengkoordinir dan mengarahkan berbagai alat penghubung teknis dan organisasi yang ada dalam proyek. 4. Manajer proyek bersama dengan pemberi kuasa menyediakan sumber daya organisasi untuk merancang aktivitas proyek. 5. Manajer proyek harus mengenali proyek dan ditugaskan sejak awal studi kelayakan. Manajer proyek harus selalu ditugaskan sebelum dimulai perencanaan proyek dilaksanakan dan lebih disukai yang sebelumnya telah banyak menyelesaikan proyek tersebut. 6. Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek bertanggung jawab menentukan kualitas dan nilai proyek. 7. Manajer proyek juga mempunyai tanggung jawab kepada sumber daya manusia untuk menerima dan melepas bawahannya tergantung atas organisasi atau industri dimana mereka menjadi anggota. 8. Peran dan tanggung jawab dari manajer proyek biasanya kritis pada kebanyakan proyek tapi sangat berarti dalam penerapannya. 9. Manajer proyek bertanggung jawab dalam membuat pelaporan rangkap kepada manajer fungsional dan timnya sendiri.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



10. Manajer proyek dan tim manajemen resiko memberi tanggapan kepada pemilik proyek terhadap resiko yang dilaporkan. Hal ini akan mengurangi efek yang tidak diantisipasi dan koreksi yang diperlukan untuk mengurangi resiko. 11. Manajer proyek yang diusulkan harus bersertifikat Project Management Profesional (PMP) atau yang diusulkan harus mempunyai dokumentasi pengalaman kerja sebelumnya pada proyek yang sama. 2.7.3 Tanggung Jawab Manajer Proyek secara umum Hal utama yang harus dilakukan oleh Manajer Proyek adalah berhubungan langsung dengan tim proyek untuk pihak luar. Mereka bertanggung jawab untuk memberikan laporan mengenai rencana dan program yang ada kepada user, menajer tingkat atas dan kepada siapa saja yang memerlukan. Semua informasi yang selalu berubah, keuangan, jadwal, orang dan isu perusahaan atau semua hal yang mempengaruhi perusahaan harus dikomunikasikan dengan Manajer Proyek yang akan menyampaikan kepada para anggota tim. Manajer Proyek akan menggunakan segala informasi yang ada untuk menyelesaikan pekerjaan. Pertanggungjawaban yang lain adalah untuk mengatur rencana tim. Manajer Proyek adalah pemimpinnya, yang memberikan motivasi dan memberikan jalan keluar terhadap masalah-masalah tim yang harus dipecahkan. Tanggung Jawab Manajer Proyek Secara khusus dalam Setiap fase 1. Definisi (Definition) Manajer Proyek adalah orang yang mengatur diambil atau tidaknya suatu keputusan. Hal ini mungkin mempengaruhi wawancara dengan user dan membantu dalam pembuatan dokumentasi. Manajer Proyek dibantu oleh PL yang akan memberikan bantuan teknis, seperti persiapan rencana proyek. Ketika semuanya sudah selesai Manajer Proyek yang akan menghitung seluruh total pengeluarannya, membuat jadwalnya dan mencari tenaga kerjanya. Setelah proposal disetujui, Manajer Proyek biasanya membuat Project File (PF). File proyek akan menjadi pusat untuk semua hal mengenai dokumen proyek, termasuk laporan keadaan, waktu pertemuan, mernbuat memo, dll. 2. Analisis (Analysis) Manajer Proyek harus membuat beberapa bagian mengenai spesifikasi fungsional : pengantar, spesifikasi perubahan, penerimaan (masukan dari PL secara rinci), hubungi dan kondisi, jaminan dan semuanya tentang pengaruh sistem yang baru dalam lingkungan user. Manajer Proyek akan memastikan bahwa FS (prototipe sistem) dapat selesai pada waktunya (sebagian besar masukan dari user diterima pada waktunya). Negosiasi antara FS dengan klien, menghasilkan kesepakatan. Bagian tersulit adalah membuat user memahami bahwa perubahan FS tidak untuk selamanya dan segala perubahan disetujui oleh tim teknik. 3. Desain (Design) Seorang Manajer Proyek menyusun pertemuan secara rutin dan menerbitkan sebuah laporan harian. Setiap minggunya dia harus memeriksa waktu dan merencanakan peningkatan anggaran yang telah perkiraan direncanakan, total biaya dan tanggal pengiriman, serta mengulas kembali pendapatan jika diperlukan. Seorang Manajer



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Proyek harus dapat memeriksa semua permasalahan dan menyelesaikannya, jika ini memungkinkan dan rnerencanakan ulang jika tidak dapat menyelesaikannya. 4. Pemrograman (programming) Pada tahap ini banyak melibatkan orang dengan segala bentuk permasalahannya. Seorang manajer harus dapat memonitor semua yang terjadi dalam segala yang ada. Tim dan merespon masalah seorang manajer juga harus dapat memberikan suatu pandangan untuk memastikan perkembangan yang telah dicapai. Dan seorang manajer harus lebih banyak mengontrol, berkomunikasi dengan programmer dan mempergunakan pengaruhnya untuk setiap permasalahan. 5. Integrasi Sistem dan Tes (System Integration And Test) Pada tahap ini seorang Manajer Proyek harus bisa menjaga keutuhan perusahaan. Di lingkungan luar (clien, manajer tingkat atas) mungkin bingung, menelepon manajer, mengundang rapat, menutup rapat dan meminta laporan perkembangan harian. Disinilah keberadaan Manajer Proyek dibutuhkan untuk tetap menjaga keseluruh keberhasilan dari tender proyek. Pada akhirnya ketika PL melaporkan bahwa semua sistem telah terintegrasi dan berjalan, maka Manajer Proyek harus memastikan ATP (Acceptance Test Plan) berjalan normal dan terkoneksi. 6. Penerimaan (Acceptance) Manajer Proyek menjadwalkan waktu, fasilitas dan sumber-surnber yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem dan memastikan user menandatangani perjanjian



7. Operasi (Operation) Manajer Proyek harus memastikan bahwa dukungan teknik yang ditampilkan sebelumnya tersedia dan user puas dengan sistem operasional. Dan akhirnya Manajer Proyek mengadakan pertemuan untuk mengevaluasi proyek dan memberikan laporan proyek. 2.7.4 Kualifikasi Manajer Proyek Menurut Imam Soeharto (1997), karena tanggung jawab yang harus diemban oleh manajer proyek cukup berat dalam menentukan keberhasilan proyek, maka seorang manajer proyek harus mempunyak kualifikasi tertentu, yaitu: 1. Mempunyai jiwa kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaran. 2. Seorang yang generalis yang berpandangan luas dan spesialis 3. Memiliki kredibilitas secara teknis, latar belakang pengalaman yang cukup dan pendidikan yang memadai. 4. Menguasai aspek sumber daya manusia. 5. Menurut Lyle Spencer, seorang manajer proyek harus mempunyai kompetensi manajemen proyek yang meliputi pengontrolan sumber daya dan waktu pelaksanaan, manajemen sumber daya manusia dan manajemen strategis. Manajer proyek harus terus mengetahui informasi dalam pelaksanaan pekerjaan dan mempunyai inisiatif untuk menyelesaikan masalah yang terjadi. Manajer proyek harus dapat belajar dari pengalaman yang sudah didapatnya



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



dalam pelaksanaan proyek sebelumya untuk dapat diterapkan dalam metode kerja proyek yang sedang dipimpinnya. 2.7.5 Kemampuan Manajer Proyek Berkaitan dengan pekerjaan seorang manajer, menurut Katz, kemampuan yang diperlukan oleh manajer adalah: 1. Kemampuan konseptual 2. Kemampuan interpersonal 3. Kemampuan administrasi 4. Kemampuan teknis Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh seorang manajer proyek, diantaranya adalah: 1. Budgeting and Cost Skills: Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya proyek baik dalam hal analisis biaya proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana. 2. Schedulling and Time Management Skills: Manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS (Work Breakdown Structure). Selain itu, manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi setiap aktivitas secara realistis. 3. Technical Skills: Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek, dsb 4. Resource Management and Human Relationship Skills: Manajer proyek perlu memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, sehingga diperlukan kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun jaringan sosial dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para stakeholder. 5. Communication Skills: Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. 6. Negotiating Skills: Selain kemampuan komunikasi yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian akan muncul kepercayaan. 7. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills: Manajer proyek juga harus memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Selain itu, kedekatan dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsif terhadap



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan mereka. Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan adalah komunikasi secara terus-menerus anatar pelanggan maupun antar tim proyek (Tjiptono&Diana, 2003). 8. Leadership Skills: Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek menandakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Grey&Larson (2006) memberikan contoh gaya kepemimpinan dengan memberi teladan sebagai syarat menuju manajer proyek yang efektif. Ada enam aspek yang melingkupinya, antara lain : a. Prioritas, hal ini berbicara mengenai penggunaan waktu. Manajer proyek memerlukan banyak waktu untuk mengamati sebuah pengujian kritis daripada menunggu laporan, menyatakan pentingnya penguji dan pekerjaan tim. b. Urgensi, dengan meningkatkan pola interaksi dengan tim seperti laporan dan rapat penting dengan sering akan membuat tim merasa bahwa pekerjaan ini sangat penting. c. Pemecahan masalah, manajer proyek yang efektif akan lebih memusatkan kepada bagaimana tim dapat mengubah masalah menjadi kesempatan atau apa yang dipelajari dari suatu kesalahan untuk lebih proaktif dalam memecahkan masalah. d. Kerjasama, berbicara mengenai bagaimana manajer proyek bertindak terhadap orang luar dan mempengaruhi bagaimana anggota tim berinteraksi dengan orang luar. e. Standar kinerja, manajer proyek harus menetapkan standar yang tinggi untuk kinerja proyek melalui respon yang cepat atas kebutuhan tim, mengikuti isu-isu penting, berprinsip teguh, serta hati-hati dalam menjalankan pertemuanpertemuan kritis. f. Etika, jika seorang manajer proyek dengan bebas menyalahgunakan atau menahan informasi penting dari manajemen atau pelanggan, hal ini memberi isyarat kepada anggota tim bahwa perilaku seperti ini dapat diterima dan dilakukan. Tjiptono&Diana (2003) dalam buku Total Quality Management (TQM) mendeskripsikan pemimpin yang baik memiliki karakteristik; tanggung jawab yang seimbang, Model peranan yang positif, memiliki keterampilan komunikasi yang baik, memiliki pengaruh yang positif, dan memiliki kemampuan untuk meyakinkan orang lain. 2.7.6 Kriteria Manajer Proyek Yang Efektif Nobody’s Perfect, kata ini memang menunjukkan sebuah realitas. Bagaimanapun tuntutan kesempurnaan kerja seorang manajer proyek yang efektif tidak dapat seratus persen terwujud. Akan tetapi ada beberapa kriteria dan usaha pendekatan ke arah sana. Grey&Larson (2006) mendeskripsikan beberapa indikator, ciri dan kualitas seorang manajer proyek yang efektif. Beberapa kontradiksi yang dihadapkan oleh manajer proyek antara lain:



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



a. b. c. d. e. f.



Inovasi dan menjaga stabilitas. Menetapkan gambaran dan terlibat langsung di lapangan. Mendorong individu tetapi juga menekan tim. Campur tangan atau tidak. Fleksibel tapi ketat. Loyalitas tim dan loyalitas organisasi.



Kontradiksi ini memerlukan kecakapan khusus bagi manajer proyek untuk mengambil posisi mereka dan menempatkan keputusan sesuai dengan keadaan. Terpaku pada suatu prinsip yang ketat tidak akan menyelesaikan masalah, karena manajer proyek tidak bekerja sendiri. Dalam buku yang sama Grey&Larson (2006) juga menggambarkan ciri-ciri dari seorang manajer proyek yang efektif. Diantaranya adalah: 1. Pemikir Sistem, kemampuan dalam berpikir untuk mengelola interaksi antar komponen dan sumber daya proyek yang berbeda-beda, karena tidak bisa dikatakan efektif apabila penyelesaian masalah hanya secara parsial. Hal ini akan mempersulit sang manajer untuk mengambil keputusan. 2. Integritas Pribadi, membangun dan meningkatkan kemampuan diri menjadi sangat penting dilakukan terlebih dahulu sebelum meningkatkan kemampuan anggota tim. 3. Proaktif, bedakan dengan reaktif. Para manajer proyek dituntut tidak hanya akan melihat peristiwa yang telah terjadi (reaktif), akan tetapi juga selalu meneropong masa depan dan berjuang keras menemukan masa depan proyek (Kartajaya, 2003) 4. Toleransi yang tinggi terhadap Stress, mengingat proyek merupakan hal yang rumit dan kompleks, pasti akan menimbulkan tekanan terhadap orang yang dibebankan tanggungjawab kepadanya. Manajer proyek harus mampu mengelola kondisi psikologis mereka agar dapat bertahan dalam tekanan. 5. Perspektif Bisnis Umum, seorang manajer proyek harus memahami dasar-dasar bisnis dari disiplin teknis yang berbeda-beda sebagai kerja antar fungsional. 6. Komunikator yang baik, telah dijelaskan sebelumnya. 7. Manajemen waktu yang efektif, telah dijelaskan sebelumnya. 8. Politikus Mahir, strategi dalam menghadapi banyak orang dan mendapatkan dukungan dari semua pihak merupakan cirri penting manajer proyek yang sukses. 9. Optimis, Slater (1999) dalam bukunya Saving Big Blue mengatakan “Anda dalam kesulitan Besar jika Menganggap anda Sudah Selesai”. Maksud dari kata-kata ini ialah, masalah-masalah yang sudah diselesaikan tidak bisa kita lepas begitu saja, karena pada nantinya akan bermunculan masalah-masalah baru di dalam pelaksanaan proyek. Kepercayaan diri terhadap proyek, mampu membuat seorang manajer proyek melakukan inovasi dan mengubah strategi proyek ke arah yang lebih baik tanpa meninggalkan perencanaan yang telah ditetapkan.



C. SOAL LATIHAN/TUGAS 1. Apa yang dimaksud dengan proyek dan apakah syarat dasar sesuatu dapat 2. 3. 4. 5. 6.



dikatakan proyek ? Sebutkan ciri-ciri dan macam-macam proyek yang saudara ketahui ? Sebutkan perbedaan antara Proyek dan Program? Uraikan perbedaan antara kegiatan proyek dan kegiatan operasional (program) ? Jelaskan sumber timbulnya suatu proyek yang saudara ketahui ? Apakah ukuran besar/kecilnya suatu proyek menurut J.A. Bent ?



17



DAFTAR PUSTAKA



rd



Clough, R.G, Construction Project Management, 3 edition, John Wiley. 2000. Ervianto, Wulfram I. Teori-Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. 2004. Yogyakarta : Penerbit ANDI Yogyakarta. Murahartawaty, S.T Modul Manajemen Proyek Sekolah Tinggi Teknologi Telkom Bandung. 2005. Imam Heryanto, Totok Triwibowo. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi. Edisi I. Bandung: Informatika Bandung, 2009.



18