Modul Mpi p4 [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



PERTEMUAN 4: MANAJEMEN PROYEK INFORMATIKA A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada bab ini akan dijelaskan mengenai Project Management Knowledge Area, Anda harus mampu: 1.1 Memahami tentang project management knowledge area yang terdiri dari 9 elemen proyek,yang berguna untuk membuat proyek menjadi lebih terarah dan efisien.



B. URAIAN MATERI Tujuan Pembelajaran 1.1: Memahami tentang project management knowledge area yang terdiri dari 9 elemen proyek,yang berguna untuk membuat proyek menjadi lebih terarah dan efisien.



Menyadari semakin meluasnya aplikasi manajemen proyek (MP) dalam dunia usaha, industri dan bidang-bidang lain dewasa ini, timbul pemikiran perlunya suatu kodefikasi dan standarisasi yang berkaitan dengan profesi MP. Menurut J.R Adams (1994) mengemukakan sebagai berikut: “Pada kenyataannya, siapa saja, terlepas dari pengalaman kerjanya, tidak pandang latar belakang pendidikan akademisnya, dapat menjadi pimpro dengan sekedar mengklaim title tersebut.”



4.1



Porsi Penguasaan komponen Teknis Sampai pada waktu ini pengalaman menunjukan bahwa umumnya (bagi non project



oriented company) para pimpro dan pelaku proyek yang lain tidak mempunyai persiapan untuk mengelola atau menduduki jabatan proyek. Biasanya persoalan berawal dari pucuk pimpinan perusahaan dengan adanya penambahan kegiatan baru atau perbaikan fasilitas yang telah ada yang harus dikerjakan sebagai proyek. Sebagai pemimpin menunjuk seorang sebagai penanggung jawab karena alasan sebagai berikut: 



Memiliki keahlian teknis sesuai dengan lingkup kerja proyek.







Tersedia pada saat itu, yaitu pada waktu diperlukan.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang







Manajer berpengalaman yang diharapkan mampu memecahkan masalah manajerial yang mungkin timbul.







Memiliki indikasi bersedia menghadapi berbagai tantangan.



Jadi, karir pimpro dan para perilaku penting umumnya mengikuti urutan diatas. Artinya tidak ada perencanaan nyata ataupun latihan dan pendidikan formal bagi mereka untuk profesi MP, kecuali bekal pengetahuan teknis dari lingkup kerja suatu proyek yang hendak ditangani.



4.2



Manajemen Proyek sebagai profesi Profesi adalah suatu kejuruan yang memerlukan pendidikan dan latihan serta



melibatkan kecakapan intelektual. Banyak profesi di masyarakat yang telah diakui secara formal, seperti akuntan, ekonom, dokter, pengacara, insinyur dan lain-lain. Sifat pelayanan profesi bervariasi contohnya: seorang dokter atau pengacara mempunyai kontak langsung dengan pelanggan, sedangkan seorang insinyur dan ekonom umumnya digaji oleh badan atau perusahaan tempat mereka bekerja. Langkah penting untuk mendapatkan pengakuan masyarakat atas profesi adalah memiliki “licensi” oleh otorisasi atau badan resmi yang dibentuk untuk maksud tersebut. Maksud dengan adanya licensi ini memberi tanda bahwa pemegangnya telah kompeten dalam bidangnya. Sertifikasi umumnya dikeluarkan dan di-administrasi-kan oleh perkumpulan profesi yang bersangkutan atau badan pemerintah yang berwenang, setelah memenuhi bermacam persyaratan seperti pendidikan, pengalaman dan ujian.



4.3



Knowledge Area Manajemen Proyek



PMI (Project Management Institute) di Amerika Serikat sejak tahun 1981 dan beberapa institusi di Negara-negara lain seperti INTERNET (International Project Management Association) di Eropa telah merintis program dan langkah-langkah untuk menyusun dan memenuhi attribute di atas dengan sasaran berikutnya sertifikasi profesi manajemen proyek. “Manajemen Proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.” Beberapa hubungan konsep Manajemen Proyek (MP) diantaranya: A. Hubungan dengan disiplin Ilmu Manajemen yang lain. B. Area Ilmu Manajemen Proyek. C. Batasan PM-BOK PM-BOK terdiri dari 1 kerangka kerja (frame work), 4 komponen inti (core function), dan 4 komponen pendukung (supporting functions)



1. Kerangka kerja terdiri dari: 



Pengelolaan integrasi



2. Komponen inti terdiri dari: 



Pengelolaan lingkup proyek







Pengelolaan waktu atau jadwal







Pengelolaan biaya







Pengelolaan kualitas atau mutu



3. Komponen pendukung terdiri dari: 



Pengelolaan sumber daya manusia (SDM)







Pengelolaan risiko







Pengelolaan pengadaan/kontrak







Pengelolaan komunikasi



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



PM BOK



1. Pengelolaan Integrasi



2. Pengelolaan Lingkup



- Perencanaa - Implementasi - Pengendalian



- Instalasi - Perencanaan lingkup - Definisi lingkup - Verifikasi lingkup - Pengendalian lingkup



6. Pengelolaan SDM - Penyusunan organisasi - Staffing - Pembentukan tim proyek



3. Pengelola Waktu



4. Pengelolaan Biaya



5. Pengelolaan Mutu



- Definisi kegiatan - Urutan kegiatan - Kurun waktu - Penyusunan jadwal - Pengendalian jadwal



- Perencanaan sumber daya - Perkiraan biaya - Anggaran - Pengendalian biaya



- Perencanaan mutu - Penjaminan mutu (QA) - Pengendalian mutu (QC)



7. Pengelolaan Pengadaan - Perencanaan pengadaan - Pembuatan RFP - Proses lelang - Administrasi kontrak



8. Pengelolaan Resiko - Identifikasi resiko - Kuantifikasi resiko - Tanggapan - Pengendalian



9. Pengelola Komunikasi - Perencanaan Komunikasi - Distribusi informasi - Laporan kinerja



Gambar 4.1 Sembilan komponen knowledge area PM-BOK dari PMI



4.3.1 Proses pengelolaan dan siklus proyek Pengelolaan Integrasi Pengelolaan integrasi adalah proses yang bertujuan agar berbagai unsur kegiatan proyek terkoordinasi dan terintegrasi sebagaimana mestinya. Langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut: 1. Menyusun perencanaan (Plan Development) 2. Melaksanakan hasil perencanaan (Plan Execution) 3. Mengendalikan seluruh perubahan (Overal change control)



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Penyusunan rencana (plan development)



Pelaksanaan rencana (plan execution)



Pengendalian perubahan (overall change control)



Berbagai Teknik, Metode, dan Prosedure Bersangkutan



Output:



Output:



- Perencanaan proyek - Keterangan pendukung



Output:



- Hasil pelaksanaan pekerjaan - Change Order



- Tindakan koreksi - Revisi perencanaan



Gambar 4.2 Proses pengelolaan integrasi



Teknik dan metode pada Pengelolaan Integrasi: Hubungannya dengan konsep system dan interface management



4.3.2 Pengelolaan Lingkup Lingkup adalah total jumlah kegiatan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut. Sistematis proses pengelolaan lingkup terlehita pada gambar dibawah ini dengan rincian keterangan dibawahnya.



Inisiasi Proyek



Perencanaan dan Definisi Lingkung



Pengendalian dan Verifikasi Lingkung



Berbagai Teknik, Metode, dan Prosedure Bersangkutan



Output: - Otorisasi mulai - Penentuan pimpro - Project charter



Output: - Uraian lingkup - Dokumen pendukung - WBS



Gambar 4.3 Proses pengelolaan lingkup



Output: - Change order - Tindakan koreksi - Formal acceptance



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Teknik dan metode pada pengelolaan Lingkup: Terutama dalam tahap pemilihan alternative serta batasan-batasan,sering digunakan metode dan teknik yang berkaitan dengan seleksi proyek, seperti pengkajian kelayakan proyek yang dilihat dari berbagai aspek (financial, ekonomi, teknik, lingkungan, dan lain-lain) serta cost and benefit rasio



4.4.3 Pengelolaan Biaya Pengelolaan biaya meliputi segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan dan pemakaian dana proyek, mulai dari proses memikirkan jumlah keperluan dana, mencari dan memilih sumber dan macam pembiayaan, perencanaan serta pengendalian alokasi pemakaian biaya sampai pada akuntansi dan administrasi pinjaman/keuangan.



Perencanaan sumber daya



Perkiraan Biaya



Penyusunan anggaran



Pengendalian biaya



Berbagai Teknik, Metode, dan Prosedure Bersangkutan



Output: - Keperluan sumber daya per kegiatan



Output: - Angka perkiraaan biaya - Data pendukung



Output: - Anggaran per kegiatan - Rencana penarikan dana



Gambar 4.4 Proses pengelolaan biaya







Teknik dan metode pada pengelolaan biaya: Mengkaji catatan masa lalu (data histories).







Menggunakan data bank, catalog, dan indeks harga.







Metode parametris, metode lang, dan rumus Hirsch & Glazier.







Quantity take-off dan harga satuan.







Varians dan metode earned value







Cost and schedule control systemcriteria.







Rekayasa nilai.



4.3.4 Pengelolaan waktu atau Jadwal



Output: - Tindakan koreksi - Revisi angka anggaran



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Waktu atau jadwal merupakan salah satu sasaran utama proyek. Keterlambatan akan mengakibatkan benrbagai bentuk kerugian, Dibawah ini gambar menunjukan proses pengelolaan waktu.



Identifikasi kegiatan



Penyusunan urutan kegiatan



Perkiraan kurun waktu



Penyusunan jadwal



Pengendalian waktu/jadwal



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output: - Daftar kegiatan - WBS



Output: - Jaringan kinerja (update) - Daftar kegiatan (update)



Output: - Jaringan kerja (update) - Keperluan sumber daya



Output: - Jadwal induk - Milestone



Output: - Tindakan koreksi - Jadwal revisi



Gambar 4.5 Proses pengelolaan waktu dan jadwal



Teknik dan metode pada pengelolaan waktu dan Jadwal:  Bagan balok dan jaringan kerja (CTM, PERT, PDM) untuk menyusun jadwal dan menganalisa waktu penyelesaian proyek. 



Data bank dan historical record untuk memperkirakan kurun waktu komponen kegiatan.







Resource leveling untuk meratakan penggunaan sumber daya.







Cost and schedule trade off untuk mencari jadwal yang ekonomis.







Simulasi, misalnya analisis Monte carlo.







Fast tracking







Mengelola float atau stack pada jaringan kerja, serta konsep cadangan waktu (time reserved)



4.3.5 Pengelolaan Mutu Pengelolaan mutu meliputi kegiatan-kegiatan yang diperlukan agar hasil proyek memenuhi persyaratan, criteria dan spesifikasi yang telah ditentukan. Agar suatu produk atau proyek memenuhi syarat penggunaan , diperlukan suatu proses yang panjang dan kompleks, mulai dari mengkaji syarat yang dikehendaki oleh pemilik proyek atau pemesan produk.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang Program pengelolaan mutu



Quality Assurance (QA)



Quality Control (QC)



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output: - Policy - Organisasi - Rencana kerja



Output: - Dokumen QA/QC



Output: - Hasil testing - Hasil inpeksi - Rework - Acceptance



Gambar 4.6 Proses pengelolaan mutu



Teknologi dan metode pada pengelolaan mutu:  Destruction test 



Inspeksi dan uji coba kemampuan kinerja (performance test)







Control chart.







Pareto diagram.







Metode sampling.



4.3.6 Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Pengelolaan ini bertujuan untuk mengupayakan penggunaan secara efektif sumber daya manusia proyek. Dimulai dari inventaris kebutuhan, merekrut atau mengajukan keperluan, menyusun organisasi, membentuk tim, serta mempraktekan cara kepemimpinan yang sesuai dengan tuntutan proyek. Sistematis proses pengelolaan Sumber Daya Manusia terlihat pada gambar dibawah ini.



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang Perrencanaan Orgnisasi



Pengisian Personil



Pembentukan tim



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output:



Output:



Output:



- Personil proyek - Staf proyek



- Struktur organisasi - Uraian tugas - Staffing plan



-Tim proyek - Peningkatan kinerja



Gambar 4.7 Proses pengelolaan sumber daya manusia (SDM)



Teknik dan metode pada pengelolaan Sumber Daya Manusia:  Penggunaan teori umum organisasi dan manajemen. 



Penggunaan kebijakan dan procedure perusahaan yang bersangkutan.







Pengadaan metode kontrak jangka pendek untuk merekrut personil







Pelatihan dan kursus untuk meningkatkan efektivitas tim.



4.3.7 Pengelolaan Resiko Pengelolaan resiko meliputi identifikasi secara sistematis jenis, besar, dan sumber resiko selama siklus proyek, penyiapan tanggapan yang tepat dalam arti meningkatkan segi positif dan menurunkan dampak negative yang mungkin timbul, selanjutnya pemantauan dan pengendalian terhadap pelaksanaanya. Sistematis pengelolaan resiko terlihat pada gambar dibawah ini:



Identifikasi dan klasifikasi resiko



Kuantifikasi resiko



Pembentukan tanggapan terhadap resiko



Program pemantauan dan pengendalian



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output: - Daftar sumber resiko - Penggolongan resiko



Output: - Tingkatan besar/ kecilnya resiko - Potensi terjadinya resiko



Output: - Rencana penanganan - Asuransi - Kontijensi - Sharing



Output: - Tindakan koreksi - up-date perencanaan



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



Gambar 4.8 Proses pengelolaan resiko



Teknik dan Metode pada pengelolaan resiko:  Simulasi, misalnya simulasi monte carlo untuk melihat kemungkinan melesetnya suatu jadwal. 



Metode berdasarkan ilmu statistic, terutama untuk melihat distribusi probabilitas perkiraan biaya dan lain-lain.







Decision tree.







Pengadaan kontrak dan penutupan asuransi







Penyediaan Kontijensi.



4.3.8 Pengelolaan Pengadaan Meliputi kegiatan yang berkaitan dengan usaha mendapatkan barang dan/atau jasa dari pihak luar untuk proyek. Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini: Perencanaan pengadaan



Penyiapan dokumen



Proses lelang



Administrasi kontrak



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output: - Kebijakaan pengadaan - Daftar pengadaan



Output: - Rancangan kontrak - Dokumen lelang/RFP



Output: - Proposal - Kontrak



Gambar 4.9 Proses pengelolaan pengadaan dan kontrak



Teknik dan metode pada pengelolaan pengadaan dan kontrak:  Analisis sewa atau beli 



Pemilihan jenis kontrak.







Metode seleksi (kontraktor, subkontraktor, konsultan)







Jenis cara pembayaran.







Pengendalian perubahan.







Audit keuangan dan kinerja.



Output: - Penyerahan - Pembayaran - Change order - Acepteance



Manajemen Proyek Informatika Universitas Pamulang



4.3.9 Pengelolaan Komunikasi Pengelolaan komunikasi adalah proses yang diperlukan agar mereka yang terlibat dalam proyek, misalnya stake holder, memperoleh informasi yang diperlukan dan pada waktu yang tepat. Sistematis terlihat pada gambar dibawah ini:



Perencanaan komunikasi



Distribusi Informasi



Laporan Kinerja



Penutupan administrasi



Berbagai Teknik, Metode dan Prosedure bersangkutan



Output: - Lembaran perencanaan komunikasi



Output: - Lembaran catatan informasi



Output: - Proposal kinerja



Output: - Arsip proyek - Laporan penutupan



Gambar 4.10 Proses pengelolaan Komunikasi



Teknik dan metode pada pengelolaan Komunikasi: Mengadakan pertemuan dan rapat, membuat laporan tertulis, dan menggunakan system informasi manajemen proyek.



C. SOAL LATIHAN/TUGAS 1. Apa yang anda ketahui tentang Knowledge Area Manajemen Proyek? 2. Jelaskan Teknik-teknik dan metode-metode pada pengelolaan proyek !



12



DAFTAR PUSTAKA



rd



Clough, R.G, Construction Project Management, 3 edition, John Wiley. 2000. Ervianto, Wulfram I. Teori-Aplikasi Manajemen Proyek Konstruksi. 2004. Yogyakarta : Penerbit ANDI Yogyakarta. Murahartawaty, S.T Modul Manajemen Proyek Sekolah Tinggi Teknologi Telkom Bandung. 2005. Imam Heryanto, Totok Triwibowo. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi. Edisi I. Bandung: Informatika Bandung, 2009.



13