Panduan Penanganan Waktu Henti Terbaru [PDF]

Citation preview

PANDUAN PENANGANAN WAKTU HENTI RSU GMIM SILOAM SONDER



RSU GMIM SILOAM SONDER 2021



SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSU GMIM SILOAM SONDER Nomor : 149-SK/04/VII/2021 TENTANG PANDUAN PENANGANAN WAKTU HENTI DI RSU GMIM SILOAM SONDER MENIMBANG : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan RSU GMIM Siloam Sonder, maka diperlukan panduan Penanganan Waktu Henti ( Down Time ) b. Bahwa agar pelayanan Teknologi Informasi di RSU GMIM dapat terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur RSU GMIM Siloam Sonder sebagai landasan bagi penyelenggaraan tersebut; c. Bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam butir a dan b, perlu ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSU GMIM Siloam Sonder; MENGINGAT : 1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46 tahun 2014 tentang Sistem Informasi; 2. Undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 82 tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit; 4. Surat Keputusan Pengurus Yayasan Medika nomor : B.08/YMEDGMIM/XI/2021 tentang Penetapan Dr. Daud Alexander Kiroyan, M. Kes. sebagai Direktur RSU GMIM Siloam Sonder periode 20212025;



MENETAPKAN :



MEMUTUSKAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RSU GMIM SILOAM SONDER NOMOR : 149-SK/04/VII/2021 TENTANG PANDUAN WAKTU HENTI (DOWN TIME) DI RSU GMIM SILOAM SONDER



Pertama



:



Kedua



:



Ketiga



:



Keempat



:



Panduan Penanganan Waktu Henti di RSU GMIM Siloam Sonder yang dimaksud dalam keputusan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini; Panduan Penanganan Waktu Henti di RSU GMIM Siloam Sonder dapat dilakukan perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada; Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya sampai ada keputusan lain yang mengaturnya lebih lanjut; Apabila di kemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya; Ditetapkan di : Sonder Pada tanggal : 15 Juli 2021 RSU GMIM Siloam Sonder Direktur,



Dr. Daud Alexander Kiroyan, M. Kes.



Tembusan disampaikan kepada: 1. Unit Server 2. Unit Admin 3. Nurse Stasion 4. Unit Farmasi 5. Unit Laboratorium 6. Unit Radiologi 7. Rekam Medis



8. Arsip



KATA PENGANTAR Puji dan syukur untuk penyertaan Tuhan yang begitu ajaib dan luar biasa, sebab oleh bimbingan dan penyertaanNya kita semua boleh dimampukan dalam penyusunan Penanganan Waktu Henti di RSU GMIM Siloam Sonder. Penyusunan ini juga tidak terlepas dari bantuan semua pihak terkait. Oleh karena itu, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dan berperan aktif dalam penyusunan Penyelenggaraan Waktu Henti ini. Kami menyadari bahwa Penanganan Waktu Henti ini masih jauh dari kesempurnaan bahkan masih memiliki banyak kekurangannya. Oleh sebab itu, kami mengharapkan masukan, kritik dan saran yang membangun guna menyempurnakan sehingga kedepannya mampu meningkatkan kualitas yang bekesinambungan di RSU GMIM Siloam Sonder. Akhirnya semoga Penanganan Waktu Henti di RSU GMIM Siloam Sonder ini dapat berguna bagi kita semua. Tuhan kiranya memberkati kita semua.



Sonder, 15 Juli 2021 RSU GMIM Siloam Sonder Direktur,



Dr. Daud Alexander Kiroyan, M. Kes.



Lampiran Keputusan Direktur Nomor: 149-SK/04/VII/2021 Tanggal: 15 Juli 2021 PANDUAN PENANGANAN WAKTU HENTI DI RSU GMIM SILOAM SONDER



BAB I LATAR BELAKANG Sistem data adalah bagian yang penting dalam memberikan perawatan/ pelayanan pasien yang aman dan bermutu tinggi. Interupsi dan kegagalan sistem data adalah kejadian yang tidak bisa dihindari. Interupsi ini sering disebut sebagai waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana. Waktu henti, baik yang direncanakan atau tidak direncanakan, dapat memengaruhi seluruh sistem atau hanya memengaruhi satu aplikasi saja. Komunikasi adalah elemen penting dari strategi kesinambungan pelayanan selama waktu henti. Pemberitahuan tentang waktu henti yang direncanakan memungkinkan dilakukannya persiapan yang diperlukan untuk memastikan bahwa operasional dapat berlanjut dengan cara yang aman dan efektif. Rumah sakit memiliki suatu perencanaan untuk mengatasi waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana dengan melatih staf tentang prosedur alternatif, menguji program pengelolaan gawat darurat yang dimiliki rumah sakit, Sebagai salah satu institusi yang memberikan pelayanan publik, RSU GMIM Siloam Sonder merasa penanganan waktu henti perlu di lakukan untuk system yang lebih baik sehingga dapat terjalannya system yang baik dan mempermudah setiap unit atau bagian dalam melakukan pelayanan kepada pasien atau keluarga. Dalam melakukan proses penanganan waktu henti di RSU GMIM Siloam Sonder di lakukan dengan cara mencari sebab kerusakan terlebih dahulu kemudian di lanjutkan dengan perbaikan sebab kerusakan



1



BAB II PENGERTIAN Dalam panduan ini yang di maksud dengan : 1. Waktu Henti Terencana adalah ketika akan terjadi perbaikan atau pemeliharaan yang menyebabkan terjadi waktu henti di suatu unit atau bagian tetapi sudah ada pemberitahuan terlebih dahulu via grup whatsupp bahwa akan terjadi waktu henti sehingga diketahui oleh unit atau bagian yang menggunakan. 2. Waktu Henti Tidak Terencana adalah Ketika terjadi waktu henti yang di luar waktu terencana 3. Server adalah system computer yang memiliki layanan khusus berupa menyimpan data dan juga melayani segala permintaan dari klien untuk diproses 4. Admin adalah yang melayani pendaftaran dan kebutuhan administrasi pasien, melayani pasisen di loket dan menjawab segala pertanyaan dan keperluan pasien. 5. Nurse Stasion adalah tempat perawat dan staf dan untuk menyimpan obat pasien, peralatan, catatan rekam medis manual maupun dari system. 6. Farmasi adalah tempat mengatur obat pasien dan tempat pengambilan obat untuk pasien 7. Laboratorium adalah tempat untuk melakukan pemeriksaan sampel yang telah di ambil dari pasien dan di lakukan pemeriksaan lebih lanjut di laboratorium 8. Radiologi adalah tempat untuk melakukan pemeriksaan pada pasien dengan menggunakan sinar X 9. Rekam Medis adalah tempat penyimpanan berkas rekam medis semua pasien dari awal pemeriksaan sampai akhir pemeriksaan



2



BAB III MAKSUD DAN TUJUAN



A. Maksud: Panduan Penanganan Waktu Henti di RSU GMIM Siloam Sonder dimaksudkan sebagai interupsi dan kegagalan sistem data sehingga terjadi waktu henti yang tidak bisa di hindari baik terencana maupun tidak terencana maka di susun panduan penanganan waktu henti sebagai acuan ketika terjadi waktu henti. B. Tujuan Pedoman ini disusun bertujuan sebagai acuan dilakukannya persiapan yang di perlukan untuk memastikan bahwa operasional dapat berlanjut dengan aman dan efektif dan untuk meningkatkan pelayanan di RSU GMIM Silam Sonder



3



BAB VI RUANG LINGKUP



Ruang lingkup panduan waktu henti meliputi down time terencana dan tidak terencana dengan unit terkait Server, Admin, Nurse Stasion, Farmasi, Laboratorium, Radiologi dan Rekam Medis.



4



BAB II TATA LAKSANA PENANGANAN WAKTU HENTI 1. TERENCANA A. UPDATE SIMRS Jika terjadi pengupdetan pada SIMRS petugas IT akan melakukan pemberitahuan terlebih dahulu memalui media grup whatsup bahwa akan di laksanakan pengupdetan dan pemberitahuan jam pelaksanaan dan jam selesai update aplikasi. Dan selama pengupdetan SIMRS maka unit yang terdampak saat update harus melaksanakan prosedur waktu henti sesuai dengan SPO yang ada. B. PERBAIKAN JARINGAN Jika terjadi perbaikan pada jaringan maka bagian IT akan melakukan pemberitahuan terlebih dahulu kepada unit- unit terkait yang menggunakan SIMRS agar selama perbaikan jaringan terjadi unit-unit terkait harus melakukan prosedur penanganan waktu henti dan wajib mengisi kembali ke SIMRS jika waktu henti sudah di nyatakan selesai. 2. TIDAK TERENCANA A. LISTRIK PADAM Jika terjadi listrik padam di area rumah sakit yang menyebabkan tidak berjalannya SIMRS maka bagian atau unit terdampak harus melaksanakan prosedur waktu henti dan wajib mengisi kembali ke SIMRS ketika listrik telah menyala. Prosedur penanganan waktu henti padam listrik di unit- unit atau bagian berbeda untuk setiap unit-unit atau bagian, pelaksanaan prosedur waktu henti harus sesuai dengan SPO yang ada. Dan pelaksanaan prosedur waktu henti hanya untuk unit atau bagian yang terdampak padam listrik bagi unit atau bagian yang tidak padam listrik dan SIMRS bisa digunakan maka tidak perlu menjalankan prosedur waktu henti. B. KOMPUTER SERVER ERROR Jika terjadi error pada server dan mengakibatkan tidak berjalannya SIMRS maka bagian unit-unit terkait yang menggunakan SIMRS yang terdampak harus melaksanakan prosedur waktu henti sesuai dengan SPO yang ada C. APLIKASI ERROR Ketika terjadi error pada SIMRS pada unit atau bagian tertentu maka bagian atau unit terdampak harus melaksanakan prosedur waktu henti sesuai dengan SPO yang ada dan unit atau bagian yang tidak terdampak error aplikasi dan SIMRS bisa digunakan maka tidak perlu melaksanakan prosedur waktu henti.



5



BAB III DOKUMENTASI Pasal 13 1. Ketentuan Umum Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis pasien di RSU GMIM Siloam Sonder terdiri atas rekam medis fisik dan rekam medis elektronik. Pengisian rekam medik elektronik dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password masing-masing. Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi/bagian/unit didokumentasikan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke pimpinan. Pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim mutu RSU GMIM Siloam Sonder. 2. Pendokumentasian a. Contoh buku manual bagian admin



6



b. Contoh buku manual bagian admin



c.



Contoh buku manual bagian radiologi



7



BAB VI PENUTUP Pasal 14 Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan bagi petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa, penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya panduan ini dapat meningkatkan mutu pelayanan di RSU GMIM Siloam Sonder.



Direktur RSU GMIM Siloam Sonder



Dr. Daud Alexander Kiroyan, M. Kes.



8