Pedoman Manajemen Resiko Puskesmas [PDF]

Citation preview

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Keselamatan (safety) telah menjadi isu global termasuk keselamatan Puskesmas. Ada lima isu penting yang terkait dengan keselamatan yaitu keselamatan pasien (patient safety), keselamatan pekerja atau petugas kesehatan, keselamatan bangunan dan peralatan Puskesmas yang bisa berdampak terhadap keselamatan pasien dan petugas, keselamatan lingkungan (green productivity) yang berdampak terhadap pencemaran lingkungan dan keselamatan “bisnis” Puskesmas yang terkait dengan kelangsungan hidup Puskesmas. Kelima aspek keselamatan terebut sangat penting untuk dilaksanakan di setiap Puskesmas, yang harus dikelola secara profesional, komprehensif dan terintegrasi. Di Puskesmas terdapat ratusan macam obat, berbagai bahan-bahan berbahaya, beragam alat kesehatan dengan berbagai teknologi yang semakin canggih dan berkembang dengan pesat, bermacam jenis tenaga profesi dan non profesi yang memberikan pelayanan. Keberagaman dan kerutinan pelayanan tersebut apabila tidak dikelola dengan baik, berisiko menimbulkan insiden. Karena itu Puskesmas Cempae perlu melakukan pengelolaan risiko dalam suatu manajemen risiko yang profesional, komprehensif dan terintegrasi, agar insiden dapat diminimalisasi dan dicegah sedini mungkin. B. Tujuan Sebagai acuan dalam melaksanakan program manajemen risiko di Puskesmas Cempae. C. Sasaran 1. Tersedianya pedoman manajemen risiko; 2. Tersedianya bukti sosialisasi pedoman manajemen risiko kepada pimpinan iunit layanan fungsional dan manajerial serta pegawai Puskesmas Cempae



D.Ruang Lingkup a. Manajemen risiko terhadap Lingkungan b. Manajemen risiko terhadap Pelayanan Klinis c. Manajemen risiko terhadap Pelaksana Program



BAB II PENGERTIAN A. Pengertian Manajemen



risiko



adalah



proses



untuk



menciptakan



dan



mengimplementasikan strategi, untuk meminimalkan kerugian akibat kecelakaan pada manusia, sarana prasarana fasilitas dan keuangan Puskesmas melalui identifikasi risiko dan penilaian potensi kehilangan aset Puskesmas, dan melakukan seleksi sesuai asumsi kerugian, mekanisme pengendalian dan pencegahan. Manajemen



risiko



juga



merupakan



sebuah



proses



strategis



untuk



mengkreasikan dan menerapkan secara langsung untuk meminimalisasi kejadian tidak diharapkan.Manajemen risiko berupa pendekatan proaktif untuk mengidentifikasi, menilai dan menyusun prioritas risiko, dengan tujuan untuk menghilangkan atau meminimalkan dampaknya. Pendekatan manajemen risiko difokuskan pada kejadian yang telah terjadi (reaktif) dan potensial terjadi (proaktif) dengan menerapkan manajemen risiko terintegrasi yang memprioritaskan keselamatan pasien, melalui revisi pengembangan proses, fungsi dan layanan. B. Ruang Lingkup I. Manajemen Risiko Lingkungan Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas adalah penerapan manajemen resiko untuk meminimalkan dampak yang ditimbulkan oleh aktifitas atau kegiatan di Puskesmas pada kesehatan pasien, petugas maupun pada lingkungan. Lingkup pelaksanaan manajemen resiko lingkungan di Puskesmas meliputi : - Penilaian persyaratan bangunan, sarana prasarana dan kondisi lingkungan Puskesmas. - Identifikasi risiko kondisi lingkungan yang berdampak pada pasien, petugas dan lingkungan sekitar Puskesmas. - Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan. - Pemantauan penerapan manajemen resiko lingkungan.



Penerapan manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Cempae meliputi: - Sarana dan prasarana bangunan Puskesmas. - Sarana



prasarana



fasilitas



Puskesmas



termasuk



rasio



jumlah karyawan dan toilet, dsb. - Tata ruang dan penetapan zona risiko. - Pemantauan



kualitas



lingkungan



termasuk



suplai



air bersih,



keadaan udara, penghawaan, kebisingan, pencahayaan, kelembaban. - Pemantauan fasilitas sanitasi Puskesmas sebagai berikut : 1) Toilet dan Kamar Mandi, 2) Pembuangan sampah, 3) Penyediaan air minum dan air bersih, 4) Hygiene dan sanitasi makanan 5) Pengolahan limbah, 6) Pengolahan limbah medis, 7) Pengelolaan linen, 8) Pengendalian serangga dan binatang pengganggu, 9) Dekontaminasi dan sterilisasi, 10) Promosi hygiene dan sanitasi, Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Cempae diterapkan pada seluruh kegiatan yang menimbulkan dampak risiko terhadap lingkungan yaitu : 1. Kegiatan pelayanan klinis di Puskesmas. 2. Kegiatan pelayanan kesehatan di Pustu, Ponkesdes dan Posyandu. 3. Kegiatan pasien/pengunjung Puskesmas. 4. Kegiatan karyawan/staf Puskesmas. Kegiatan penerapan manajemen risiko lingkungan sebagai berikut : a. Penilaian persyaratan bangunan, sarana dan prasarana Puskesmas - Bangunan Puskesmas terdiri dari bangunan dengan konstruksi kuat, atap tidak bocor, lantai tidak licin, permukaan dinding kuat dan rata serta menggunakan bahan bangunan yang tidak membahayakan.



- Lingkungan Puskesmas tidak panas, ventilasi cukup, pencahayaan cukup,seluruh ruangan tidak lembab dan tidak berdebu. - Terdapat fasilitas pemadam kebakaran dan petunjuk jalur evakuasi dan pintu darurat jika terjadi kecelakaan. - Rasio kecukupan toilet karyawan mengikuti indeks perbandingan jumlah karyawan dengan toilet yaitu 1:20 artinya setiap penambahan 20 karyawan harus ditambah 1 toilet dan 1 kamar mandi. - Tata ruang o Zona ruang dengan kategori :  Risiko rendah : meliputi ruang administrasi TU, Ruang Kepala Puskesmas, Ruang pertemuan, ruang penyimpanan rekam medis bersatu dengan loket (unit pendaftaran), ruang penyimpanan obat, ruang Akreditasi dan Musholla  Risiko sedang : meliputi poli rawat jalan (selain poli P2)  Risiko tinggi : meliputi Poli P2, Laboratorium, UGD dan tempat penampungan limbah/sampah medis o Penataan ruangan memperhatikan zona risiko penularan b. Identifikasi risiko kondisi lingkungan Setiap unit kerja melakukan identifikasi risiko kondisi lingkungan antara lain: 1. Sarana o Kerusakan bangunan atau sarana prasarana o Fasilitas



sanitasi



seperti



wastafel



buntu,



air



tidak



lancar,



sampah medis tidak tersedia, toilet rusak, dll 2. Kondisi



pencahayaan,penghawaan,kelembaban,kebisingan



peralatan



dan



sebagainya. 3. Kebersihan ruangan dan fasilitas 4. Limbah,



misalnya



sarana



pembuangan



paparan limbah pada lingkungan dll.



limbah



yang



penuh,



c. Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan 1. Toilet dan Kamar Mandi, o Tersedia dalam keadaan bersih o Lantai kedap air dan mudah dibersihkan o Terpisah antara toilet laki-laki dan perempuan o Tidak terdapat perindukan nyamuk 2. Pembuangan sampah, o Tersedia fasilitas tempat sampah organik dan non-organik di setiap ruangan o Tempat sampah tertutup o Sampah/ limbah non-medis padat ditampung dalam kantong warna hitam. Sampah medis ditampung dalam kantong warna kuning. o Sampah setiap hari dibuang di tempat penampungan sampah sementara. 3. Penyediaan air minum dan air bersih, o Tersedia air bersih o Tersedia air minum untuk karyawan sesuai kebutuhan 4. Hygiene dan sanitasi makanan o Kebersihan peralatan makan di Puskesmas 5. Pengolahan limbah o Limbah cair ditampung dalam SPAL Puskesmas 6. Pengolahan limbah medis o Limbah medis tajam ditampung dalam safety box o Limbah medis padat ditampung dalam tempat sampah medis dengan kantong warna kuning o Limbah medis padat selanjutnya ditampung pada penampungan sementara untuk dikirim ke tepat pemusnahan



7. Pengelolaan linen o Dilakukan pemisahan linen yang infeksius dan non-infeksius o Linen/kain yang terkontaminasi dilakukan proses desinfeksi o Linen/kain secara berkala dikumpulkan dan dikirim ke tempat pencucian 8. Pengendalian serangga dan binatang pengganggu o Dilakukan pengamatan terhadap serangga nyamuk, kecoa dan tikus o Kebersihan ruangan dijaga untuk mencegah binatang pengganggu. o Dilakukan pemberantasan jika terdapat binatang pengganggu 9. Dekontaminasi dan sterilisasi o Seluruh peralatan yang terkontaminasi dilakukan proses dekontaminasi dan sterilisasi o Proses dekontaminasi dilaksanakan segera setelah proses pelayanan, sterilisasi dilakukan di ruang sterilisasi 10.Promosi hygiene dan sanitasi o Tersedia promosi untuk menjaga kebersihan ruangan, membuang sampah, kebersihan kamar mandi dan cara mencuci tangan, etika batuk. d. Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan dilaksanakan oleh petugas sanitasi. II.Manajemen Risiko Pelayanan Klinis Manajemen risiko layanan klinis mencakup adanya prosedur untuk mencegah kejadian yang membahayakan (preventing harm) dan prosedur untuk meminimalkan risiko (patient safety).



Lingkup penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Cempae meliputi: 1. Risiko yang berhubungan dengan pasien/pengunjung Puskesmas 2. Risiko yang berhubungan dengan petugas kesehatan 3. Risiko yang berhubungan dengan staf Puskesmas lainnya 4. Risiko yang berhubungan dengan peralatan kesehatan dan properti Puskesmas lainnya



Penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Cempae dilaksanakan di unit pelayanan yang menyelenggarakan layanan klinis yaitu: 1. Ruang Pendaftaran dan Rekam Medis 2. Ruang Pemeriksaan Umum 3. Ruang MTBS 4. Ruang UGD 5. Ruang Lansia 6. Ruang KIA, KB, & Imunisasi 7. Ruang Kesehatan Gigi & Mulut 8. Ruang Promkes 9. Ruang TB/DOTS 10. Ruang Tindakan 11. Laboratorium 12. Ruang Farmasi Ruang lingkup penerapan manajemen risiko pelayanan klinis juga dilaksanakan di jaringan pelayanan Puskesmas Pasirkaliki yang melaksanakan layanan klinis seperti pemeriksaan, pengobatan dan tindakan termasuk imunisasi. Jaringan pelayanan Puskesmas yang dimaksud meliputi: Puskesmas Jejaring, Posbindu, dan Posyandu.



Proses penerapan manajemen risiko layanan klinis meliputi kegiatan: a. Identifikasi risiko Masing-masing unit pelayanan dan jaringan Puskesmas menyusun daftar risiko yang berpotensi membahayakan pasien dan petugas yang bisa didapatkan dari: - Hasil temuan pada audit internal - Keluhan pasien - Adanya insiden atau kejadian berbahaya yang pernah terjadi di unit pelayanan tersebut. Contoh daftar risiko pada layanan klinis di Puskesmas : Unit Layanan Ruang Pendaftaran dan rekam medis Ruang Pemeriksaan Umum Ruang Pemeriksaan gigi dan mulut Poli KIA-KB Ruang UGD Ruang TB



-



Ruang Laboratorium



Resiko Kesalahan pemberian identitas rekam medis Kesalahan pengambilan rekam medis Kesalahan diagnosis Kesalahan identifikasi pasien/salah orang Kesalahan pemberian terapi Kesalahan pemberian resep Kesalahan tindakan yang menimbulkan perlukaan Monitoring pengobatan atau tindakan yang kurang baik Insiden tertususk jarum bekas pakai Limbah medis berceceran Paparan dengan luka terbuka atau cairan tubuh pasien Tidak menggunakan APD Menggunakan peralatan tidak steril



- Kegagalan pengambilan sampel hingga menimbulkan perlukaan



- Kesalahan pengambilan sampel - Kesalahan pemberian label sampel laboratorium



- Hasil pemeriksaan hilang - Sampel rusak atau hilang



-



Kamar obat



-



Kesalahan membaca resep Kesalahan pemberian obat Kesalahan dosis/formula obat Kesalahan edukasi cara minum/pemakaian obat Kesalahan identifikasi pasien Pemberian obat kadaluarsa Kesalahan penulisan label Pemberian obat rusak Kesalahan pengambilan obat



Daftar risiko yang telah teridentifikasi, dicatat dalam formulir identifikasi manajemen risiko Puskesmas dan dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas. b. Analisis risiko (Risk Assessment) Daftar risiko yang telah diidentifikasi kemudian dilakukan analisis oleh Tim Mutu. Analisis risiko dilakukan dengan cara menilai tingkat kegawatan dari risiko (severity assessment) dan dengan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) seperti dalam Formulir berikut: Formulir Analisis FMEA Resiko Pelayanan Klinis Puskesmas Cempae N o



Failure (Kesalahan/kegagalan )



Penyeba b



Efe k



Frek Terjadiny a (OCC)



Kegawata n (SV)



Kemudaha n Terdeteksi (DT)



RPN (OCCxSVxDT )



solus i



Validas i solusi



Keterangan: - Rentang nilai OCC mulai 0-10; dimana 0= tidak mungkin terjadi dan 10 = sangat sering terjadi - Rentang nilai SV mulai 0-10; dimana 0=tidak gawat dan 10=sangat gawat - Rentang nilai DT mulai 0-10; dimana 0=mudah dideteksi dan 10=sangat sulit dideteksi c. Evaluasi risiko Evaluasi risiko dilakukan pada kasus yang terpilih berdasarkan kegawatan risiko. Evaluasi dilakukan dengan mencari penyebab masalah menggunakan Analisis Akar Masalah (RCA/Root Cause Analysis) kemudian ditentukan apakah memerlukan tindakan perbaikan (treatment) ataukah tidak.



d. Tindakan atau perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan



perbaikan



tindakan



perbaikan



dan



monitoring terhadap tindakan perbaikan. Setiap



dikonsultasikan



kepada



Kepala



Puskesmas



dan



dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya. III.Manajemen Risiko Pelaksanaan Program Manajemen resiko pada pelaksanaan program puskesmas merupakan upaya untuk mengidentifikasi,menganalisa



dan



meminimalkan



dampak



atau



resiko



atas



pelaksanaan program puskesmas.Manajemen resiko pelaksanaan program Puskesmas meliputi risiko : - Risiko pelaksanaan program terhadap masyarakat sasaran - Risiko pelaksanaan program terhadap lingkungan - Risiko pelaksanaan program terhadap petugas pelaksana program Tempat pelaksanaan program dan sasaran program termasuk pada pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Posyandu lansia. Penerapan manajemen resiko pelaksanaan program meliputi kegiatan 1. Identifikasi resiko Resiko yang dapat timbul karena pelaksanaan program antara lain: Program Posyandu Balita



Resiko - Kesalahan penentuan kebutuhan imunisasi - Kesalahan cara pemberian imunisasi - Kesalahan jenis imunisasi - Kesalahan dosis vaksin - Insiden kegagalan pemberian imunisasi



- Ceceran limbah medis - Insiden petugas tertususk jarum - Insiden balita terluka pada proses penimbangan menggunakan dacin - Kesalahan cara penimbangan - Kesalahan pencatatan hasil pengukuran dan pemeriksaan Posyandu Lansia



- Kesalahan identifikasi - Kesalahan pemeriksaan dan diagnosis - Insiden perlukaan karena penggunaan alat periksa - Kesalahan hasil pemeriksaan laboratorium - Insiden perlukaan karena pemeriksaan laboratorium - Insiden tertususk jarum - Insiden kontak dgn cairan tubuh pasien - Tidak menggunakan APD - Kesalahan pemberian obat - Kesalahan dosis obat



2. Analisis rIsiko Daftar risiko yang telah diidentifikasi kemudian dilakukan analisis oleh Tim Mutu. Analisis risiko dilakukan dengan cara menilai tingkat kegawatan dari risiko. 3. Evaluasi risiko Risiko yang teridentifikasi dianalisis menggunakan formulir FMEA dan analisis penyebab dengan menggunakan metode RCA (Root Caused Analysis). Tingkat risiko yang memiliki nilai yang tinggi merupakan prioritas untuk dilakukan pemecahan masalah. Identifikasi risiko dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas.



4. Tindakan perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dikonsultasikan kepada Kepala Puskesmas dan dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya.



BAB III ELEMEN KUNCI DESIGN PROGRAM MANAJEMEN RISIKO A. Tujuan Tujuan design program manajemen risiko adalah:  Untuk mengurangi mortality dan morbidity, dengan memperbaiki pelayanan kepada pasien, melalui identifikasi dan analisa, untuk mengurangi risiko yang dapat mencegah pasien dari cedera atau kecacatan terkait keselamatan pasien.  Untuk meningkatkan pelayanan pasien dengan mencegah penyimpangan hasil, melalui pendekatan sistematis, terkoordinasi



dan berkesinambungan untuk



meningkatkan keselamatan pasien.  Untuk melindungi orang, aset dan serta keuangan Puskesmas akibat kehilangan karena terjadinya insiden, akibat manajemen yang tidak efektif, meningkatkan



perbaikan



berkesinambungan



dengan



pada proses pelayanan pasien



melalui lingkungan yang diciptakan dengan aman. B. Kewenangan Dinas Kesehatan Kota Parepare selaku pemilik puskesmas memiliki tanggung jawab utama menjamin penyediaan lingkungan yang aman untuk memberikan pelayanan kesehatan. Adapun tanggung jawab yang diberikan sebagai berikut : 1. Dinas Kesehatan Kota Bandung mendelegasikan kewenangan kepada Kepala Puskesmas Cempae untuk membentuk organisasi manajemen risiko yang komprehensif dan berperan secara luas. 2. Kepala Puskesmas Cempae menugaskan kepada Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien untuk membentuk satuan tugas manajemen risiko masuk dalam struktur Tim PMKP. 3. Satuan tugas manajemen risiko bertanggung jawab mengkoordinasikan kegiatan manajemen risiko dengan Kepala Puskesmas, semua anggota staf medis, semua



pegawai dan dengan pihak luar Puskesmas.



C. Koordinasi Karena fungsi manajemen risiko sangat luas dan kegiatan Puskesmas yang sangat beragam, maka untuk keberhasilan program manajemen risiko, Puskesmas harus menetapkan mekanisme koordinasi baik secara formal maupun informal antara manajemen risiko profesional dengan semua unit layanan struktural dan fungsional Puskesmas serta fungsi lain di dalam dan di luar Puskesmas. Manajemen risiko profesional perlu menetapkan mekanisme komunikasi dengan orang-orang kunci dalam organisasi sebagai berikut : Kepala dan para pimpinan unit layanan di Puskesmas berfungsi sebagai pembuat keputusan untuk berbagai kegiatan penting dalam program manajemen risiko. Pimpinan Unit Kesehatan Perorangan (UKP) berfungsi sebagai penghubung antara program manajemen risiko dan staf medis, membantu manajemen risiko dalam koordinasi kepada para dokter, untuk memastikan bahwa organisasi melakukan clinical appointment staf medis, kredensial, kewenangan dan prosedur disiplin telah dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.  Bagian Keuangan bertanggung jawab dalam pembiayaan dan memberikan informasi yang berharga untuk program manajemen risiko, mengawasi operasi keuangan sesuai dengan dana yang ada dan mengawasi kinerja analisis keuangan Puskesmas.  Bagian Umum dan Kepegawaian, bertanggung jawab untuk mengembangkan efektifitas uraian tugas dan proses penilaian kinerja, pemeriksaan latar belakang pegawai dan uji kompetensi, verifikasi izin dan sertifikasi, pemberian cuti pegawai dan pemeriksaan kesehatan pegawai secara berkala yang semuanya penting untuk mencegah serta melindungi staf medis yang melakukan tindakan/ pelayanan.  Ketua K3 Puskesmas memiliki tanggung jawab utama membantu manajemen risiko dalam melakukan fire safety, manajemen bahan berbahaya, kesiapsiagaan darurat dan keselamatan staf.  Ketua Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien memiliki tanggung jawab utama membantu manajemen risiko dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas dan keselamatan pasien.



D.Tanggung Jawab Satuan tugas manajemen risiko adalah bagian dari struktur manajemen puncak dibawah Kepala. Tugasnya adalah mencegah kerugian (loss prevention) misalnya dengan inspeksi keamanan, pendidikan karyawan, analisa statistik tentang sumber potensial



klaim



dan



mengendalikan



kerugian



(loss



control),



dengan



cara



mengidentifikasi, investigasi, mengevaluasi, memonitor, mengukur, menangani klaim dan mengatasi risiko yang terkait dengan sumber daya manusia, sistem prosedur, pengawasan internal maupun gabungannya. 1. Tugas manajemen risiko dalam hal mencegah dan mengurangi kerugian sebagai berikut :  Mengembangkan mekanisme identifikasi risiko seperti laporan insiden, rujukan staf, tinjauan rekam medik, tinjauan keluhan pasien.  Mengembangkan dan memelihara hubungan kolaborasi dengan unit layanan terkait seperti manajemen mutu, kepelayanan, staf medis dan kontrol infeksi.  Mengembangkan statistik dan laporan kualitatif, trend dan pola manajemen risiko.  Mengembangkan aturan dan prosedur di area yang rentan terjadi risiko seperti informed consent, kerahasiaan dan penanganan kejadian sentinel. 2.Tanggung jawab satuan tugas manajemen resiko dibagi dalam enam bagian : a. Pengurangan dan pencegahan kehilangan b. Manajemen klaim c. Pembiayaan risiko d. Pelaksanaan akreditasi dan kebijakan e. Pelaksanaan manajemen risiko f. Etika Pelaporan kinerja tahunan menilai pencapaian dan pengembangan manajemen risiko, mengukur tujuan dan sasaran manajemen risiko secara spesifik. Manajemen risiko harus menyiapkan laporan tahunan untuk menentukan kegiatan selanjutnya, melaporkan kemajuan untuk menetapkan tujuan Puskesmas.



BAB IV TUJUAN MANAJEMEN RISIKO Tujuan dari manajemen risiko adalah untuk melestarikan aset, meningkatkan mutu pelayanan



dan



memanfaatkan



proses



untuk



mengidentifikasi,



mengurangi



atau



menghilangkan risiko kerugian. Kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan: 1. Mengidentifikasi semua risiko dan bahaya untuk mencegah dan memperbaiki kondisi berbahaya yang dapat menimbulkan risiko yang tidak perlu untuk pegawai, pasien dan lain- lain. 2. Review kinerja semua pegawai yang melaksanakan pelayanan pasien untuk mengidentifikasi dan memperbaiki praktek-praktek yang dapat menimbulkan risiko yang tidak perlu untuk pegawai, pasien dan lain- lain. 3. Meninjau kebijakan dan prosedur untuk direvisi agar dihasilkan pelayanan yang sesuai, dan dilakukan monitoring agar tidak terjadi hal-hal yang merugikan. 4. Investigasi kejadian tidak diharapkan untuk menilai dan menentukan bagaimana agar kejadian serupa dapat dihindari untuk mengontrol kerugian. 5. Menangani keluhan, menyelesaikan sengketa, dan meningkatkan mutu pelayanan pasien dan layanan yang terkait



BAB V RUANG LINGKUP MANAJEMEN RISIKO Program manajemen resiko dirancang untuk mengidentifikasi, menilai, mencegah dan mengontrol kerugian yang timbul akibat cedera pada pegawai, kewajiban pembayaran hutang, properti, kepatuhan terhadap peraturan dan kerugian lain yang timbul dalam proses kegiatan. Program manajemen risiko mencakup pencegahan kehilangan, kontrol dan kegiatan peningkatan mutu berkesinambungan. Upaya tim untuk melaksanakan program manajemen risiko mencakup dokter, administrator, manajemen, pengawas dan karyawan front line untuk mengidentifikasi, meninjau,



mengevaluasi



dan



pengendalian



risiko



yang



mengganggu mutu pelayanan pasien, keselamatan. Layanan diberikan untuk melakukan tindakan korektif dan pencegahan tepat yang diperlukan. Cakupan/ruang lingkup manajemen risiko: a. Terkait dengan pelayanan pasien b. Terkait dengan staf medis c. Terkait dengan karyawan d. Terkait dengan properti e. Keuangan f. Lain – lain a. Risiko terkait pelayanan pasien: - Berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. - Konsekkuensi hasil pengobatan yang tidak sesuai dengan



yang diharapkan.



- Kerahasiaan dan pemberian informasi yang sesuai. - Perlindungan dari pelecehan, kelalaian dan serangan. - Pasien diberitahu tentang risiko. - Pengobatan yang non diskriminatif. - Perlindungan barang berharga pasien dari kerugian atau kerusakan.



b. Risiko terkait staf medis. - Apakah telah dilakukan kredensial terhadap staf medis ? - Apakah tindakan medis dilakukan sesuai kompetensi dan prosedur baku ? - Apakah pasien dikelola dengan benar ? - Apakah staf yang kita miliki telah cukup dilatih ? c. Risiko terkait pegawai. - Menjaga lingkungan yang aman. - Kebijakan kesehatan pegawai. d. Risiko terkait property. - Melindungi aset dari kerugian akibat kebakaran, banjir, dll - Catatan rekam medik pasien non-elektronik dan catatan keuangan,dilindungi dari kerusakan atau perusakan. - Ikatan kerja sama dan asuransi untuk melindungi fasilitas dari kerugian. f. Risiko lain-lain: - Manajemen



bahan



berbahaya



menular,manajemen limbah. - Risiko terkait hukum dan peraturan.



lainnya



:Kimia,radioaktif,bahan



biologis



BAB VI PROSES MANAJEMEN RISIKO Manajemen risiko adalah proses yang berkesinambungan dan berkelanjutan. Risiko mungkin terpapar kepada pasien, staf, pengunjung dan organisasi yang terus-menerus berubah dan harus diidentifikasi.



Program manajemen risiko menggunakan 5 tahapan proses yaitu: 1. Tetapkan konteks 2. Identifikasi risiko 3. Analisis risiko 4. Evaluasi risiko dan memprioritaskan urutan resiko (ranking) 5. Pengelolaan risiko 1. TETAPKAN KONTEKS Pada tahapan ini: • Identifikasi dan pahami kegiatan operasional di lingkungan Puskesmas dan strategi



program manajemen risiko layanan kesehatan yang efektif.



• Tetapkan parameter organisasi dan lingkungan di mana proses manajemen risiko harus ditempatkan, tujuan dari aktivitas risiko dan konsekuensi potensial yang dapat timbul dari pengaruh internal dan eksternal. Tujuan, sasaran, strategi, ruang lingkup, dan parameter kegiatan, atau bagian dari organisasi Puskesmas dimana proses manajemen risiko sedang diterapkan, harus ditetapkan. Proses harus dipertimbangkan dengan seksama sesuai kebutuhan untuk menyeimbangkan



biaya, manfaat dan peluang. Perlu ditentukan pula kebutuhan



sumberdaya dan catatan yang harus didokumentasikan dan dipelihara. Ketika menentukan ruang lingkup program manajemen resiko secara mendalam, harus dipertimbangkan apakah proses manajemen risiko mencakup pelayanan yang banyak masalah, atau terbatas pada area praktik klinis spesifiik, unit pelayanan, fungsi, atau area proyek.



2. IDENTIFIKASI RISIKO Identifikasi risiko internal dan eksternal yang dapat menimbulkan ancaman sistem kesehatan, organisasi Puskesmas, unit pelayanan Puskesmas, atau pasien. Identifikasi risiko komprehensif sangat penting dan harus dikelola menggunakan proses sistematis yang terstruktur dengan baik, karena potensi risiko yang tidak diidentifikasi pada tahap ini akan dikecualikan dari analisis dan pelayanan lebih lanjut. Semua materi risiko harus diidentifikasi, apakah mereka berada di bawah kontrol organisasi manajemen risiko. Dari waktu ke waktu, semua risiko yang signifikan di tingkat nasional (sistem kesehatan), tingkat Puskesmas, unit pelayanan atau tingkat tim harus diidentifikasi, dinilai, dikelola dan dipantau. Untuk memulai proses, perlu dilakukan identifikasi dan penentuan prioritas risiko pelayanan kesehatan internal dan eksternal yang dapat menimbulkan ancaman. Identifikasi risiko memerlukan pemahaman yang mendalam dari para eksekutif layanan kesehatan terhadap komponen-komponen berikut:



1) Sumber risiko atau bahaya yang berpotensi menimbulkan kerugian. 2) Insiden



yang



terjadi



dan



dampaknya



pada



Puskesmas



atau



stakeholder



internal/eksternal. 3) Identifikasi konsekuensi, hasil dan dampak klinis risiko atau insiden di Puskesmas atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelayanan Puskesmas. 4) Faktor kontributor (apa dan mengapa) terhadap terjadinya risiko klinis atau bahaya dan insiden yang terjadi. 5) Kapan dan di mana risiko klinis atau bahaya dapat terjadi.



Identifikasi adalah elemen yang penting dalam manajemen risiko karena risiko tidak akan efektif ditangani bila tidak dilakukan identifikasi. Satuan tugas manajemen resiko dapat menggunakan berbagai informasi untuk mengidentifikasi potensi risiko. Identifikasi risiko dapat dilakukan secara reaktif dan proaktif. Beberapa sumber informasi untuk identifikasi risiko yang dapat dipakai seperti: - Daftar keluhan pasien. - Hasil survei kepuasan. - Diskusi dengan pimpinan unit layanan serta staf dan mitra kerja. - Laporan insiden. 3. ANALISIS RISIKO Tahap analisis dilakukan setelah tahap identifikasi. Organisasi manajemen risiko harus melakukan analisa secara sistematis terhadap system kesehatan, organisasi Puskesmas, unit pelayanan dan semua iunit layanan, untuk memahami risiko, mengidentifikasi tugas agar dapat menentukan tindakan lebih lanjut. Perlu proses sistematis untuk memahami sifat risiko dan menyimpulkan tingkat risiko, memisahkan risiko kecil yang dapat diterima serta risiko besar, serta menyediakan data untuk membantu evaluasi dan pelayanan. Pada umumnya risiko yang berpotensi menyebabkan kerugian keuangan akan menjadi prioritas intervensi. Makin besar kerugian yang akan terjadi, makin segera tindakan harus dilakukan. Analisis dilakukan dengan melakukan risk grading/tingkatan



risiko untuk menentukan keparahan dari tiap risiko dengan cara memeriksa kecenderungan terjadinya risiko dan akibatnya bila hal ini terjadi.



Analisis risiko harus mempertimbangkan bahwa telah ada kontrol atas risiko saat ini, termasuk kemungkinan keparahan apabila risiko tersebut muncul menjadi sebuah insiden (risiko yang potensial menjadi insiden), dan kemungkinan terjadinya insiden. Penilaian dan rangking risiko dilakukan menggunakan kategori kemungkinan dan konsekuensi. Lihat tabel kategori dan matriks penilaian risiko. Penilaian matriks risiko bertujuan untuk menentukan derajat risiko suatu insiden bedasarkan dampak dan probabilitasnya. a. Dampak Penilaian dampak adalah seberapa berat akibat yang dialami pasien mulai dari tidak ada cedera sampai meninggal, seperti tabel berikut. Tabel Penilaian Dampak Klinis/Konsekuensi/Severity Tingkat Risiko 1 2



Deskripsi Tidak Signifikan Minor



3



Moderat



4



Mayor



Dampak Tidak ada cedera  Cedera ringan mis. luka lecet  Dapat diatasi dengan pertolongan pertama Cedera sedang  mis. luka robek  Berkurangnya fungsi motorik/sensorok/psikologis atau intelektual (reversibel), tidak berhubungan dengan penyakit Setiap kasus yang memperpanjang waktu perawatan Cedera luas/berat mis. Cacat, lumpuh  Kehilangan fungsi motorik/sensorok/psikologis atau intelektual (reversibel), tidak berhubungan dengan penyakit



5KatastropikKematian yang tidak berhubungan dengan perjalanan penyakit



b. Probabilitas Penilaian tingkat probabilitas adalah seberapa seringnya insiden tersebut terjadi seperti pada tabel berikut : Tabel penilaian probabilitas/frekuensi Tingkat Resiko



Deskripsi



1



Sangat jarang/Rare (>5 Thn/Kali)



2



Jarang/Unlikely ( 2-5 thn/Kali)



3



Mungkin/Possible ( 1-2 Thn/Kali)



4



Sering/Likely ( Beberapa kali/Thn)



5



Sangat sering/Almost Certain (Tiap minggu/Bln)



Setelah nilai dampak dan probabilitas diketahui, masukkan dalam



Tabel



Matriks. Grading Risiko untuk menghitung skor risiko dan mencari warna brands risiko. Skor Risiko Skor Risisko = Dampak x Probabilitas



Untuk menentukan skor risiko, digunakan matriks grading risiko seperti tabel berikut.



3.



1.



Tetapkan frekuensi pada kolom kiri



2.



Tetapkan dampak pada baris ke arah kanan Tetapkan warna bandsnya, berdasarkan pertemuan antara frekuensi dan dampak



Tabel Matrix Grading Resiko Probabilitas



Sangat sering terjadi (Tiap minggu/Bln)



Tidak signifikan



Minor



Moderat



Mayor



Katastropik



1



2



3



4



5



Moderat



Moderat



Tinggi



Ekstrim



Ekstrim



Moderat



Moderat



Tinggi



Ekstrim



Ekstrim



Rendah



Moderat



Tinggi



Ekstrim



Ekstrim



Rendah



Rendah



Moderat



Tinggi



Ekstrim



Rendah



Rendah



Moderat



Tinggi



Ekstrim



5 Sering terjadi (Beberapa kali/Thn) 4 Mungkin terjadi (1-2 thn/Kali) 3 Jarang terjadi (2-5 thn/Kali) 2 Sangat jarang terjadi (>5 thn/Kali) 1



(Sumber: Pedoman Pelaporan IKP PERSI)



Skor risiko akan menentukan prioritas risiko. Jika pada penilaian risiko ditemukan dua insiden dengan hasil skor risiko yang nilainya sama, maka untuk memilih prioritasnya, dapat menggunakan warna bands risiko. Skala prioritas bands risiko adalah : Bands Biru



: Rendah/Low



Bands Hijau



: Sedang/Moderat



Bands Kuning



: Tinggi/High



Bands Merah



: Sangat tinggi/Ekstrim



BANDS RISIKO Bands risiko adalah derajat risiko yang digambarkan dalam empat warna yaitu : Biru,hijau,kuning dan merah dimana warna akan menentukan investigasi yang akan



dilakukan



Tabel Tindakan sesuai Tingkat dan Bands risiko Level/Bands Ekstrim (Sangat Tinggi) High (Tinggi)



Moderat (sedang)



Low (Rendah)



Tindakan Risiko ekstrim, dilakukan RCA paling lama 45 hari Membutuhkan tindakan segera, perhatian sampai ke Direktur Risiko tinggi, dilakukan RCA paling lama 45 hari Kaji dengan detil & perlu tindakan segera serta membutuhkan perhatian top manajemen Risiko sedang, dilakukan investigasi sederhana paling lama 2 minggu. Manajer/Pimpinan klinis sebaiknya menilai dampak terhadap biaya dan kelola risiko Risiko rendah, dilakukan investigasi sederhana, paling lama 1 minggu, diselesaikan dengan prosedur rutin



(Sumber: Pedoman Pelaporan IKP PERSI)



4. EVALUASI DAN RANGKING RISIKO Mengevaluasi risiko dan membandingkan kriteria risiko yang diterima untuk dikembangkan dalam daftar prioritas risiko yang akan ditindak lanjuti. Melakukan evaluasi risiko dan prioritas risiko dengan cara membandingkan tingkat risiko yang ditemukan selama analisis dengan kriteria risiko yang ditentukan sebelumnya, dan mengembangkan daftar prioritas risiko untuk menentukan tindak lanjut. Saat menyusun evaluasi kriteria layanan kesehatan, harus dilakukan identifikasi untuk menentukan tingkat risiko secara internal maupun eksternal yang siap diterima puskesmas. Kriteria risiko digunakan untuk menilai dan menentukan peringkat risiko, yang menunjukkan bahwa bila risiko diterima puskesmas, maka harus berhasil dilaksanakan. Dalam mengevaluasi kriteria risiko mungkin dipengaruhi oleh persepsi internal, eksternal dan persyaratan hukum. Penentuan kriteria sejak awal merupakan hal yang sangat penting. Lihat tabel asesmen risiko.



5. PENGELOLAAN RISIKO. Bila memungkinkan paparan risiko perlu dieliminasi. Contohnya memperbaiki alat yang rusak, memberikan pendidikan pada staf medis yang belum mendapatkan edukasi tentang prosedur pengoperasian alat. Bila risiko tidak dapat dieliminasi, maka perlu dicari teknik lain untuk menurunkan risiko kerugian. Setelah dilakukan identifikasi dan analisa risiko, maka satuan tugas manajemen resiko harus menangani dan mengendalikan risiko tersebut. Ada dua pendekatan dasar yaitu : a. Mengendalikan risiko (risk control) Risiko sedapat mungkin dihindari karena puskesmas tidak berani mengambil risiko dengan metode berikut. b. Menghindari risiko (risk avoidance) Adalah menghindarkan harta, orang atau kegiatan dari pajanan terhadap risiko dengan cara: - Menolak risiko atau menerima dan melaksanakan suatu kegiatan walaupun hanya untuk sementara - Meninjau kembali risiko yang telanjur diterima atau segera menghentikan kegiatan itu begitu diketahui mengandung risiko. - Mengendalikan kerugian dengan mencegah dan mengurangi kemungkinan terjadinya insiden yang menimbulkan kerugian



dengan cara mengurangi



kemungkinan terjadinya kerugian c. Menanggung risiko (risk retention). Risiko diterima dan ditangani sendiri oleh puskesmas. Artinya puskesmas mentolerir terjadinya kerugian untuk mencegah terganggunya kegiatan operasional puskesmas dengan menyediakan sejumlah dana untuk menanggulanginya.



BAB VII PEMANTAUAN DAN TINJAUAN Memantau dan meninjau risiko yang sedang berjalan, penting untuk memastikan bahwa rencana organisasi manajemen risiko puskesmas tetap relevan. Mengingat bahwa banyak faktor yang dapat mempengaruhi perubahan “kemungkinan dan dampak risiko” setiap saat, maka manajemen risiko harus melakukan pemantauan berulang kali, serta meninjau kembali setiap langkahdalam proses manajemen risiko. Penentuan prioritas risiko dan perencanaan kegiatan, memperhitungkan laporan insiden internal, informasi audit, keluhan dan isu-isu perorangan, serta persyaratan dan panduan tingkat nasional. Pimpinan unit layanan secara sistematis harus menyusun prioritas risiko menurut keparahan risiko (sesuai warna/ bands risiko), dan melakukan kontrol di tingkat unit layanan. Tindak lanjut dilakukan oleh manajer level tertentu tergantung tingkat keparahan risiko (sesuai warna/bands risiko). Tujuan utama pemantauan adalah: 1. Untuk mengembangkan sebuah daftar risiko (risk register) secara komprehensif yang diprioritaskan untuk membuat rencana tindakan terhadap risiko yang signifikan dan moderat. 2. Untuk mengembangkan daftar risiko internal dan rencana kegiatan untuk semua iunit layanan. 3. Untuk mengembangkan profil utama risiko dan risiko signifikan yang mungkin timbul dari kegiatan puskesmas serta untuk menganalisis risiko yang berdampak terhadap keuangan, kemungkinan risiko yang mungkin muncul menjadi insiden kemungkinan untuk mengontrol.



dan



BAB IX SISTEM PELAPORAN INSIDEN Laporan Insiden adalah laporan secara tertulis setiap keadaan yang tidak konsisten dengan kegiatan/ prosedur rutin yang berlangsung di puskesmas terutama untuk pelayanan kepada pasien. Saat ini laporan insiden diwajibkan bagi setiap RS dan puskesmas seperti tercantum dalam UU RS no 44 tahun 2009 pasal 43 dan Standar Akreditasi RS – KARS Secara umum maksud laporan insiden adalah untuk mengingatkan kepada manajemen risiko bahwa ada keadaan yang mengancam terjadinya klaim. Identifikasi akan membantu langkah langkah yang akan diambil puskesmas terhadap risiko tersebut. Tujuan umum laporan insiden (KKP Puskesmas): Menurunnya Insiden Keselamatan Pasien (KTD, KTC, KNC) dan Kondisi Potensial cedera (KPC) untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien. Tujuan Khusus Laporan Insiden (KKP Puskesmas) : 1) Puskesmas (Internal) a. Terlaksananya sistem pelaporan dan pencatatan insiden di Puskesmas. b. Diketahui penyebab insiden sampai pada akar masalah. c. Pembelajaran dan perbaikan asuhan kepada pasien untuk mencegah kejadian yang sama terulang kembali. 2) KKP-RS (Eksternal) a. Diperolehnya data peta nasional angka insiden b. Pembelajaran untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien bagi puskesmas lain. c. Ditetapkannya langkah-langkah praktis. Laporan insiden terdiri dari : • Laporan insiden RS (Internal): Pelaporan secara tertulis setiap kondisi potensial cedera dan insiden yang menimpa pasien, keluarga, pengunjung, maupun karyawan yang terjadi di puskesmas. • Laporan insiden keselamatan pasien eksternal: Pelaporan secara anonim dan tertulis ke KKP-RS setiap kondisi potensial cedera dan insiden keselamatan pasien, dan telah dilakukan analisa penyebab, rekomendasi, dan solusinya.



Jenis-jenis insiden dan kondisi yang harus dilaporkan sebagai berikut 1. Kejadian sentinel adalah insiden yang mengakibatkan kematian atau cedera yang serius sebagai berikut (Standar Akreditasi Internasional RS – JCI ) : a. Kematian yang tidak terduga dan tidak terkait dengan perjalanan penyakit pasien atau kondisi yang mendasari penyakitnya (contoh bunuh diri) b. Kehilangan fungsi yang tidak terkait dengan perjalanan penyakit pasien atau kondisi yang mendasari penyakitnya. c. Salah tempat, salah prosedur, salah pasien bedah. d. Bayi yang diculik atau bayi yang diserahkan kepada orang lain yang bukan orang tuanya. 2. Kejadian Tidak Diharapkan, selanjutnya disingkat KTD adalah insidenyang mengakibatkan cedera pada pasien. 3. Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien, tetapi tidak timbul cedera. 4. Kejadian Nyaris Cedera, selanjutnya disingkat KNC adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien. 5. Kondisi Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yangsangat berpotensi untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden. Tipe Insiden : 1. Administrasi Klinis 2. Proses / Prosedur klinis 3. Dokumentasi 4. Proses Medikasi / Cairan Infus 5. Oxigen 6. Alat Medis 7. Perilaku pasien 8. Pasien jatuh 9. Pasien Kecelakaan 10. Infrastruktur / Sarana / Bangunan 11. Sumber daya / Manajemen 12. Laboratorium



Siapa yang bertanggung jawab dalam pelaporan insiden ? - Staf RS yang pertama menemukan kejadian. - Staf yang terlibat dengan kejadian atau suvervisornya



BAB X INVESTIGASI INSIDEN Investigasi insiden adalah proses pengkajian ulang laporan insiden dengan mencatat



ringkasan



kejadian



secara



kronologis



dan



mengidentifikasi



masalah



pelayanan/Care Management Problem, mencatat staf yg terlibat dan mewawancarai mereka. Investigasi insiden terdiri dari : a. Investigasi Sederhana, Dilakukan oleh atasan langsung bila pita/ bands grading risiko berwarna biru atau hijau. Langkah-langkah melakukan investigasi sederhana: 1. Pengumpulan data: observasi, dokumentasi dan interview (wawancara). 2. Tentukan penyebab insiden dengan menggunakan 5 why : • Penyebab penyebab



langsung



(immediate/



direct



cause)



:



yang berhubungan langsung dengan insiden/ dampak terhadap



pasien. • Akar



masalah



(root



cause)



:



penyebab



yang



melatar belakangi



penyebab langsung (underlying cause). 3. Rekomendasi : tentukan penanggung jawab dan tanggal pelaksanaan 4. Tindakan yang akan dilakukan : tentukan penanggung jawab dan tanggal pelaksanaan b. Investigasi Komprehensif/Root Cause Analysis Dilakukan oleh Tim Keselamatan Pasien bila pita/ bands berwarna kuning atau merah. RCA adalah metode evaluasi terstuktur untuk identifikasi akar masalah dari kejadian tidak diharapkan dan tindakan adekuat untuk mencegah kejadian yang sama berulang kembali. Metode



proses



analisis



yang



dapat



digunakan



secara



retrospektif



untuk



mengidentifikasi faktor-faktor yang menyebabkan kejadian tidak diharapkan (KTD). Proses RCA merupakan gambaran kritis sistem manajemen mutu dan keselamatan karena dapat menjawab pertanyaan- pertanyaan untuk hal-hal yang berisiko tinggi, seperti:



• Apa yang terjadi (aktual) • Apa yang harusnya terjadi (kebijakan) • Mengapa terjadi dan apa yang dapat dilakukan untuk mencegah agar tidak terjadi kembali (tindakan/outcome ?) • Bagaimana



kita



dapat



mengetahui



bahwa



meningkatkan keselamatan pasien ? (melalui pengukuran) Langkah-Langkah RCA/ Analisa Akar Masalah : 1. Identifikasi Insiden yang akan di investigasi 2. Tentukan Tim Investigator 3. Kumpulkan data & informasi • Observasi • Dokumentasi • Interview 4. Petakan Kronologi kejadian • Narrative Chronology • Timeline • Tabular Timeline • Time Person Grid 5. Identifikasi CMP (Care Management Problem) • ( Brainstorming, Brainwriting ) 6. Analisis Informasi • 5 Why’s, • Analisis Perubahan • Analisis Penghalang • FishBone / Analisis Tulang Ikan 7. Rekomendasi dan Rencana Kerja untuk Improvement



tindakan



kita



dapat



BAB XI EVALUASI PROGRAM MANAJEMEN RISIKO Program manajemen risiko dan kemajuan untuk mencapai tujuan yang telah disusun dalam rencana, ditinjau minimal setiap tahun oleh Dinas Kesehatan Kota Bandung.



PEDOMAN MANAJEMEN RESIKO PUSKESMAS CEMPAE