Pedoman Manajemen Resiko Puskesmas [PDF]

Citation preview

PEDOMAN MANAJEMEN RISIKO PUSKESMAS BUMIAYU



DINAS KESEHATAN KABUPATEN BREBES



PUSKESMAS BUMIAYU



DAFTAR ISI BAB I ……………………………………………................................................... DEFINISI........................................................................................... BAB II ……………………………………………….............................................. RUANG LINGKUP...................................................................................... BAB III …………………………………………………………….............................. TATA LAKSANA ........................................................................................ BAB IV …………………………………………………………….............................. DOKUMENTASI............................................................................................... BAB V …………………………………………………………….............................. REFERENSI...............................................................................................



BAB I DEFINISI A. Pengertian Risiko



1 3 13 26 33



a. Risiko adalah peluang terjadinya sesuatu yang akan berdampak pada tujuan. Jenis-jenis risiko dalam pelayanan kesehatan: o Corporate risk: kejadian yang akan memberikan dampak negatif terhadap tujuan organisasi o Non-clinical (physical) risk: bahaya potensial akibat lingkungan o Clinical risk: bahaya potensial akibat pelayanan klinis o Financial risk: risiko finansial yang secara negatif akan berdampak pada kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. b. Manajemen



risiko



merupakan



proses



mengenal,



mengevaluasi,



mengendalikan, meminimalkan risiko dalam suatu organisasi secara menyeluruh B. Pengertian Manajemen Risiko Klinis 1. Clinical Risk Management adalah meminimalkan risiko terhadap pasien: o dengan mengenal kesalahan atau kemungkinan kesalahan selama mendapat asuhan klinis, o mengenal faktor-faktor yang berpengaruh terhadap terjadi kesalahan/risiko, o belajar dari pengalaman terhadap setiap adanya adverse event, o memastikan terjadi



bahwa



dilakukan



kesalahan/risiko,



dan



tindakan



untuk mencegah



membangun



sistem



untuk



mengurangi terjadinya risiko. 2. Manajemen Risiko Klinis adalah suatu pendekatan untuk mengenal keadaan yang menempatkan pasien pada suatu risiko dan tindakan untuk mencegah terjadinya risiko tersebut. C. Pengertian Kejadian Risiko a. Insiden keselamatan pasien yang selanjutnya disebut insiden adalah setiap kejadian yang tidak disengaja dan kondisi yang mengakibatkan atau berpotensi mengakibatkan cedera yang dapat dicegah pada pasien, terdiri dari Kejadian Tidak Diharapkan, Kejadian Nyaris Cedera, Kejadian Tidak Cedera dan Kejadian Potensial Cedera. b. Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) adalah insiden



yang



mengakibatkan cedera pada pasien. c. Kejadian Nyaris Cedera (KNC)/near miss adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien. d. Kejadian Tidak Cedera, selanjutnya disingkat KTC adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien, tetapi tidak timbul cedera.



e. Kondisi Potensial Cedera, selanjutnya disingkat KPC adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cedera, tetapi belum terjadi insiden. f. Kejadian sentinel adalah suatu KTD yang mengakibatkan kematian atau cedera yang serius.



D. Pengertian Analisis Risiko a. Severity Assesment adalah penilaian keparahan suatu kejadian dan untuk memilih kejadian yang akan diinvestigasi. b. RCA (Root Cause Analysis/Analisis Akar Masalah)



merupakan



investigasi terstruktur yang bertujuan untuk melakukan identifikasi penyebab masalah paling dasar dan untuk menentukan tindakan agar kejadian yang sama tidak terjadi lagi. c. FMEA (Failur Mode and Effec Analysis) adalah suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,



melakukan



penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur.



BAB II RUANG LINGKUP Lingkup manajemen risiko meliputi : A. Lingkup Strategi dan Kebijakan 1. Strategi manajemen risiko: reaktif dan proaktif 2. Kebijakan dan prosedur untuk melaporkan setiap insiden 3. Kebijakan dan prosedur menangani komplain 4. Informasi penanganan komplain bagi karyawan 5. Kebijakan dan prosedur untuk menangani tuntutan 6. Kebijakan



dan



prosedur



untuk



mencegah



kejadian



yang



membahayakan (preventing harm) dan meminimalkan risiko (patient safety) B. Lingkup Program : 1. Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien 2. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 3. Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga kesehatan yang lain 4. Risiko yang terkait dengan sarana dan prasarana 5. Risiko financial 6. Risiko lain (yang lain, misalnya yang terkait dengan penggunaan kendaraan/alat transportasi, misalnya ambulans, vans, sepeda motor dsb) Selain di atas, lingkup manajemen risiko juga meliputi : I. MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN A. DEFINISI Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas adalah penerapan manajemen risiko untuk meminimalkan dampak yang ditimbulkan oleh aktifitas atau kegiatan di Puskesmas pada kesehatan pasien, petugas maupun pada lingkungan. B. RUANG LINGKUP PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN Lingkup pelaksanaan manajemen risiko lingkungan di Puskesmas meliputi : -



Penilaian



persyaratan



bangunan,



sarana



prasarana



dan



kondisi



-



lingkungan Puskesmas Identifikasi risiko kondisi lingkungan yang berdampak pada pasien,



-



petugas dan lingkungan sekitar Puskesmas Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan



-



Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan



Penerapan manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Bumiayu meliputi : -



Sarana dan prasarana bangunan Puskesmas Sarana prasarana fasilitas Puskesmas termasuk rasio jumlah karyawan



-



dan toilet, dsb Tata ruang dan penetapan zona risiko Pemantauan kualitas lingkungan termasuk suplai air bersih, keadaan



udara, penghawaan, kebisingan, pencahayaan, kelembaban Pemantauan fasilitas sanitasi Puskesmas 1) Toilet dan Kamar Mandi, 2) Pembuangan sampah, 3) Penyediaan air minum dan air bersih, 4) Hygiene dan sanitasi makanan 5) Pengolahan limbah, 6) Pengolahan limbah medis 7) Pengelolaan linen 8) Pengendalian serangga dan binatang pengganggu 9) Dekontaminasi dan sterilisasi 10)Promosi hygiene dan sanitasi C. PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LINGKUNGAN DI PUSKESMAS -



Manajemen risiko lingkungan di Puskesmas Bumiayu diterapkan pada seluruh kegiatan yang menimbulkan dampak risiko terhadap lingkungan yaitu: 1. 2. 3. 4.



Kegiatan pelayanan klinis di Puskesmas Kegiatan pelayanan kesehatan di Pustu, Poskesdes dan Posyandu Kegiatan pasien/ pengunjung Puskesmas Kegiatan karyawan/ staf Puskesmas



Kegiatan penerapan manajemen risiko lingkungan a. Penilaian persyaratan bangunan, sarana dan prasarana Puskesmas - Bangunan Puskesmas terdiri dari bangunan dengan konstruksi kuat, atap tidak bocor, lantai tidak licin, permukaan dinding kuat dan rata serta -



menggunakan bahan bangunan yang tidak membahayakan Lingkungan Puskesmas tidak panas, ventilasi cukup, pencahayaan cukup,



-



seluruh ruangan tidak lembab dan tidak berdebu. Terdapat fasilitas pemadam kebakaran dan petunjuk jalur evakuasi dan



-



pintu darurat jika terjadi kecelakaan Rasio kecukupan toilet karyawan mengikuti indeks perbandingan jumlah karyawan dengan toilet yaitu 1:20 artinya setiap penambahan 20



-



karyawan harus ditambah I toilet dan 1 kamar mandi. Tata ruang o Zona ruang dengan  Risiko rendah : meliputi ruang administrasi TU, Ruang Kepala Puskesmas, Ruang pertemuan, ruang penyimpanan rekam medis bersatu dengan loket (unit pendaftaran), ruang 



penyimpanan obat, ruang Akreditasi dan Musholla Risiko sedang: meliputi poli rawat jalan (selain poli P2)







Risiko tinggi: meliputi Poli P2, Laboratorium, UGD dan



tempat penampungan limbah/sampah medis o Penataan ruangan memperhatikan zona risiko penularan b. Identifikasi risiko kondisi lingkungan Setiap unit kerja melakukan identifikasi risiko kondisi lingkungan antara lain: 1. Sarana o Kerusakan bangunan atau sarana prasarana o Fasilitas sanitasi seperti wastafel buntu, air tidak lancar, sampah medis tidak tersedia, toilet rusak, dll 2. Kondisi pencahayaan, penghawaan,



kelembaban,



kebisingan



peralatan, dsb 3. Kebersihan ruangan dan fasilitas 4. Limbah, misalnya sarana pembuangan limbah yang penuh, paparan limbah pada lingkungan dll. c. Tatalaksana penerapan manajemen risiko lingkungan 1. Toilet dan Kamar Mandi, o Tersedia dalam keadaan bersih o Lantai kedap air dan mudah dibersihkan o Terpisah antara toilet laki laki dan perempuan o Tidak terdapat perindukan nyamuk 2. Pembuangan sampah, o Tersedia fasilitas tempat sampah organik (sampah basah) dan non organik (sampah kering) di setiap ruangan o Tempat sampah tertutup o Sampah/ limbah non medis padat ditampung dalam kantong warna hitam. Sampah medis ditampung dalam kantong warna kuning. o Sampah setiap hari dibuang di tempat penampungan sampah 3.



4. 5. 6.



sementara Penyediaan air minum dan air bersih, o Tersedia air bersih o Tersedia air minum untuk karyawan sesuai kebutuhan Hygiene dan sanitasi makanan o Kebersihan peralatan makan di Puskesmas Pengolahan limbah o Limbah cair ditampung dalam SPAL Puskesmas Pengolahan limbah medis o Limbah medis tajam ditampung dalam safety box o Limbah medis padat ditampung dalam tempat sampah medis dengan kantong warna kuning o Limbah medis padat selanjutnya ditampung pada penampungan



sementara untuk dikirim ke tepat pemusnahan 7. Pengelolaan linen o Dilakukan pemisahan linen yang infeksius dan non infeksius o Linen / kain yang terkontaminasi dilakukan proses desinfeksi o Linen / kain secara berkala dikumpulkan dan dikirim ke tempat pencucian 8. Pengendalian serangga dan binatang pengganggu o Dilakukan pengamatan terhadap serangga nyamuk, kecoa dan tikus



o Kebersihan ruangan dijaga untuk mencegah binatang pengganggu o Dilakukan pemberantasan jika terdapat binatang pengganggu 9. Dekontaminasi dan sterilisasi o Seluruh peralatan yang terkontaminasi dilakukan proses dekontaminasi dan sterilisasi o Proses dekontaminasi dilaksanakan



segera



setelah



proses



pelayanan, sterilisasi dilakukan di ruang sterilisasi 10. Promosi hygiene dan sanitasi o Tersedia promosi untuk menjaga kebersihan ruangan, membuang sampah, kebersihan kamar mandi dan cara mencuci tangan, etika batuk. d. Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan Pemantauan penerapan manajemen risiko lingkungan dilaksanakan oleh petugas sanitasi D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko lingkungan didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas II. MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS A. DEFINISI Manajemen risiko merupakan proses identifikasi, evaluasi, mengendalikan dan



meminimalkan



risiko



dalam



suatu



organisasi



secara



menyeluruh.



Manajemen risiko layanan klinis adalah suatu pendekatan untuk mengenal keadaan yang menempatkan pasien pada suatu risiko dan tindakan untuk mencegah terjadinya risiko tersebut. Manajemen



risiko



layanan



klinis



di



Puskesmas



dilaksanakan



untuk



meminimalkan risiko akibat adanya layanan klinis oleh tenaga kesehatan di Puskesmas yang dapat berdampak pada pasien maupun petugas. Tujuan utama penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas adalah



untuk



keselamatan



pasien



dan



petugas.



Penyusunan



panduan



manajemen risiko layanan klinis bertujuan untuk memberikan panduan bagi petugas kesehatan dalam memberikan pelayanan kesehatan yang paling aman untuk pelanggan Puskesmas. B. RUANG LINGKUP PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS Manajemen risiko layanan klinis mencakup adanya prosedur untuk mencegah kejadian



yang



membahayakan



(preventing



harm)



dan



prosedur



untuk



meminimalkan risiko (patient safety). Lingkup penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Bumiayu meliputi: 1. Risiko yang berhubungan dengan pasien/ pengunjung Puskesmas 2. Risiko yang berhubungan dengan petugas kesehatan 3. Risiko yang berhubungan dengan staf Puskesmas lainnya



4. Risiko yang berhubungan dengan peralatan kesehatan dan properti Puskesmas lainnya Penerapan manajemen risiko layanan klinis di Puskesmas Bumiayu dilaksanakan di unit pelayanan yang menyelenggarakan layanan klinis yaitu: 1. Pendaftaran dan Rekam Medis 2. Pemeriksaan Umum 3. Kesehatan Ibu, Anak dan KB 4. Kesehatan Gigi dan Mulut 5. Pelayanan Gawat Darurat 6. Laboratorium 7. Farmasi Ruang



lingkup



penerapan



manajemen



risiko



pelayanan



klinis



juga



dilaksanakan di jaringan pelayanan Puskesmas Bumiayu yang melaksanakan layanan klinis seperti pemeriksaan, pengobatan dan tindakan termasuk imunisasi. Jaringan pelayanan Puskesmas yang dimaksud meliputi: Puskesmas Pembantu (Pustu), Polindes/ Poskesdes dan Posyandu. . C. PENERAPAN MANAJEMEN RISIKO LAYANAN KLINIS Proses penerapan manajemen risiko layanan klinis meliputi kegiatan: 1. Identifikasi risiko Masing-masing unit pelayanan dan jaringan Puskesmas menyusun daftar risiko yang berpotensi membahayakan pasien dan petugas yang bisa didapatkan dari: -



Hasil temuan pada audit internal Keluhan pasien/pelanggan Puskesmas Adanya insiden atau kejadian berbahaya yang pernah terjadi di unit pelayanan tersebut



Contoh daftar risiko pada layanan klinis di Puskesmas: Unit Layanan Pendaftaran Rekam Medis



Risiko dan - Kesalahan pemberian identitas rekam medis - Kesalahan pengambilan rekam medis



Pemeriksaan



umum, Kesehatan Gigi dan mulut, KIA/ KB dan Pelayanan Gawat Darurat



Kesalahan diagnosis Kesalahan identifikasi pasien/salah orang Kesalahan pemberian terapi Kesalahan pemberian resep Kesalahan tindakan yang menimbulkan perlukaan Monitoring pengobatan atau tindakan yang kurang



-



baik Insiden tertusuk jarum bekas pakai Limbah medis berceceran Paparan dengan luka terbuka atau cairan tubuh



-



pasien Tidak menggunakan Alat Pelindung Diri



Unit Layanan



Risiko - Menggunakan peralatan tidak steril



Laboratorium



-



Kegagalan



-



menimbulkan perlukaan Kesalahan pengambilan sampel Kesalahan pemberian label sampel laboratorium Kesalahan penulisan hasil pemeriksaan laboratorium Hasil pemeriksaan hilang Sampel rusak atau hilang



-



Kesalahan membaca resep Kesalahan pemberian obat Kesalahan dosis/formula obat Kesalahan edukasi cara minum/pemakaian obat Kesalahan identifikasi pasien Pemberian obat kadaluwarsa Kesalahan penulisan label Pemberian obat rusak Kesalahan pengambilan obat



Farmasi



pengambilan



sampel



sehingga



Daftar risiko yang telah teridentifikasi, dicatat dalam formulir identifikasi manajemen risiko Puskesmas dan dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas. 2. Analisis risiko (Risk Assessment) Daftar risiko yang telah diidentifikasi kemudian dilakukan analisis oleh Tim Mutu. Analisis risiko dilakukan dengan cara menilai tingkat kegawatan dari risiko (severity assessment) dan dengan metode FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) seperti dalam Formulir berikut:



Formulir Analisis FMEA Risiko Pelayanan Klinis Puskesmas Bumiayu No



FAILU PENY



EFE



FREKU



KEGAW



KEMUDA RP



SOL



VALID



N



RE (Kega galan/



EBAB



K



Kesal



ENSI



HAN



(OC



TERJAD ATAN



TERDET



C x



INYA



EKSI



SV



(DT)



x



(SV)



(OCC)



ahan)



ASI USI



SOLU SI



DT)



Keterangan: -



Rentang nilai OCC mulai 0-10; dimana 0= tidak mungkin terjadi dan 10 =



-



sangat sering terjadi Rentang nilai SV mulai 0-10; dimana 0=tidak gawat dan 10=sangat gawat Rentang nilai DT mulai 0-10; dimana 0=mudah dideteksi dan 10=sangat sulit dideteksi



3. Evaluasi risiko Evaluasi risiko dilakukan pada kasus yang terpilih berdasarkan kegawatan risiko.Evaluasi dilakukan dengan mencari penyebab masalah menggunakan Analisis Akar Masalah (RCA/Root Cause Analysis) kemudian ditentukan apakah memerlukan tindakan perbaikan (treatment) ataukah tidak. 4. Tindakan atau perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan.Setiap tindakan



perbaikan



dikonsultasikan



kepada



Kepala



Puskesmas



dan



dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya. D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko layanan klinis didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.



III. MANAJEMEN RISIKO PELAKSANAAN PROGRAM A. DEFINISI Manajemen risiko pada pelaksanaan program Puskesmas merupakan upaya untuk mengidentifikasi, menganalisa dan meminimalkan dampak atau risiko atas pelaksanaan program Puskesmas.



B. RUANG LINGKUP Manajemen risiko pelaksanaan program Puskesmas meliputi risiko : -



Risiko pelaksanaan program terhadap masyarakat sasaran Risiko pelaksanaan program terhadap lingkungan Risiko pelaksanaan program terhadap petugas pelaksana program Tempat pelaksanaan program dan sasaran program termasuk pada



pelaksanaan kegiatan Posyandu balita dan Posyandu lansia C. PENERAPAN Penerapan manajemen risiko pelaksanaan program meliputi kegiatan 1. Identifikasi risiko Risiko yang dapat timbul karena pelaksanaan program antara lain: Program Posyandu Balita



Risiko - Kesalahan penentuan kebutuhan imunisasi - Kesalahan cara pemberian imunisasi - Kesalahan jenis imunisasi - Kesalahan dosis vaksin - Insiden kegagalan pemberian imunisasi - Insiden efek samping imunisasi - Ceceran limbah medis - Insiden petugas tertusuk jarum - Insiden balita terluka pada proses penimbangan -



menggunakan dacin Kesalahan cara penimbangan Kesalahan pencatatan hasil



pengukuran



dan



pemeriksaan Posyandu Lansia



-



Kesalahan identifikasi Kesalahan pemeriksaan dan diagnosis Insiden perlukaan karena penggunaan alat periksa Kesalahan hasil pemeriksaan laboratorium Insiden perlukaan karena pemeriksaan laboratorium Insiden tertusuk jarum Insiden kontak dengan cairan tubuh penderita Tidak menggunakan APD Kesalahan pemberian obat Kesalahan dosis obat



2. Analisis risiko 3. Evaluasi risiko Risiko yang teridentifikasi dianalisi menggunakan formulir FMEA dan analisis penyebab dengan menggunakan metode RCA (Root Caused Analysis).Tingkat risiko yang memiliki nilai yang tinggi merupakan



prioritas untuk dilakukan pemecahan masalah. Identifikasi risiko dilaporkan kepada Tim Mutu Puskesmas 4. Tindakan perbaikan Jika diperlukan tindakan perbaikan maka Tim Mutu merekomendasikan rencana tindakan perbaikan dan monitoring terhadap tindakan perbaikan. Setiap tindakan perbaikan dikonsultasikan kepada Kepala Puskesmas dan dikomunikasikan kepada petugas Puskesmas lainnya D. DOKUMENTASI Seluruh kegiatan manajemen risiko layanan klinis didokumentasikan dan dilaporkan kepada Kepala Puskesmas.



BAB III TATA LAKSANA Untuk dapat menanggulangi semua risiko yang mungkin terjadi, diperlukan sebuah proses yang dinamakan sebagai manajemen risiko. A. Tahapan Proses Manajemen Risiko Tahapan proses manajemen risiko adalah sebagai berikut : 1. Menetapkan lingkup manajemen risiko Tahapan pertama dalam proses manajemen risiko adalah tahap menetapkan lingkup manajemen risiko seperti Risiko yang terkait dengan pelayanan pasien, Risiko yang mungkin dialami oleh tenaga klinis 2. Idensifikasi Risiko Tahapan kedua dalam proses manajemen risiko adalah tahap identifikasi risiko. Identifikasi risiko merupakan suatu proses yang secara



sistematis



dan



terus



menerus



dilakukan



untuk



mengidentifikasi kemungkinan timbulnya risiko atau kerugian



terhadap kekayaan, hutang, dan personil perusahaan. Proses identifikasi risiko ini mungkin adalah proses yang terpenting, karena dari proses inilah, semua risiko yang ada atau yang mungkin terjadi pada



suatu



pekerjaan,



harus



diidentifikasi.



Adapun



proses



identifikasi harus dilakukan secara cermat dan komprehensif, sehingga tidak ada risiko yang terlewatkan atau tidak teridentifikasi. Dalam pelaksanaannya, identifikasi risiko dapat dilakukan dengan beberapa teknik, antara lain: a. b.



Audits Complaints



d. Claims e. Incidents 3. Analisa Risiko Setelah



risiko-risiko



yang



mungkin



terjadi



diidentifikasi,



selanjutnya dapat dilakukan suatu analisa untuk menganalisa dampak risiko secara keseluruhan, dengan menggunakan matriks evaluasi risiko. Analisis risiko merupakan upaya untuk menentukan estimasi risiko secara kuantitatif atau kualitatif berdasarkan tehniktehnik evaluasi maupun matematis. Analisis risiko merupakan proses untuk mengenali bahaya yang mungkin terjadi dan bagaimana potensi kegawatan dari bahaya tersebut. Analisa risiko dengan cara : Severity analysis (analisis tingkat kegawatan, Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)/analisis terhadap kegagalan dan efek prosedur, Root Cause Analysis (RCA)/ analisis akar penyebab masalah. 3.1 Severity Analysis (Analisis Kegawatan/Bahaya) Severity analysis dengan menggunakan parameter probabiltas dan severity. Severity, meliputi minor, moderat,mayor dan extreme. Severity assesment, menilai kegawatan / bahaya dengan memadukan probability dan severity seperti pada tabel. Langkah dalam severity assesment adalah menentukan : a) Probability, meliputi



sangat sering, kemungkinan besar,



mungkin, sepertinya tidak akan dan sangat kecil Tabel Tingkat Probabilitas



DESKRIPSI Sangat Sering



INSIDEN Hampir sering muncul dalam



Kemungkinan besar



waktu yang relative singkat Beberapa kali terjadi dalam 1



terjadi



Tahun



Mungkin terjadi



Terjadi kira – kira 1 – 2 tahun



Sepertinya tidak akan



Terjadi kira – kira 2 – 5 tahun



terjadi Sangat kecil



Jarang terjadi (dapat terjadi dalam



kemungkinan terjadi



> 5 - 30 tahun)



b) Severity meliputi sangat gawat, gawat, sedang, tidak begitu gawat dan tidak gawat Tabel Severity DESKRIPSI



Sangat gawat



Gawat



Sedang



Tidak begitu gawat Tidak gawat



INSIDEN Penderita meninggal tidak terkait proses alami penyakit. Contoh: meninggal karena persalinan, kesalahan prosedur yg menyebabkan kematian atau kerusakan saraf Pasien dengan kerugian permanen fungsi utama tubuh (sensorik, motorik, psikologi, intelegensi) cacat Pasien dengan berkurangnya permanen fungsi tubuh. Contoh: cidera ringan sampai sedang, penambahan lama perawatan/operasi tambahan/prosedur tambahan Pasien dengan peningkatan tingkat perawatan termasuk review dan evaluasi Pasien tanpa cidera atau tanpa terkait perawatan/lama menginap



Tabel Assesment Severity catagory of incidents Severity Probability



Sangat Sering Kemungkinan besar terjadi Mungkin terjadi Sepertinya tidak akan terjadi Sangat kecil kemungkinan



Sangat gawat 1 1 1 1 2



Tidak Gawat



Sedang



begitu



Tidak



gawat



gawat



1



2



2



3



1



2



3



3



2



2



3



4



2



3



4



4



3



3



4



4



terjadi Keterangan : 1 = extreme risk 2 = high risk 3 = moderate risk 4 = low risk Kejadian yang masuk dalam katagori 1=extreme risk (warna merah) dan katagori 2 = high risk (warna kuning) adalah kejadian yang perlu dilakukan investigasi / RCA. 3.2 Root Cause Analysis (RCA) Langlah RCA adalah sebagai berikut : a) Investigasi kejadian:  menentukan masalah,  mengumpulkan bukti-bukti yang nyata,  melakukan wawancara,  meneliti lingkungan kejadian,  mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian,  menggambarkan rantai terjadinya kejadian. b) Rekonstruksi kejadian :  mengenali kejadian-kejadian yang mengawali terjadinya adverse event ataupun near miss,  melakukan analisis dengan menggunakan pohon masalah untuk mengetahui kegiatan atau kondisi yang menyebabkan timbul kejadian,  lanjutkan sehingga dapat dikenali sistem yang melatar belakangi timbulnya kejadian atau sampai tidak beralasan lagi untuk melanjutkan c) Analisis sebab :  mengidentifikasi akar-akar penyebab:  Faktor manusia: kelalaian, incompetence, sistem



pengelolaan



sumber



termasuk reward system  Sistem breakdown, system



daya failure,



manusia system



incapability  Sistem pengendalian  Sumber daya (fasilitas dan peralatan) dan manajemen sumber daya  rumuskan pernyataan akar masalah d) Menyusun rencana tindakan :  menetapkan strategi yang tepat untuk mengatasi penyebab yang diidentifikasi, dan dapat diterima oleh pihak yang terkait dengan kejadian.



 Rencana



tindakan



disusun



untuk



tiap



akar



penyebab kejadian dan pengukuran untuk menilai efektifitas tindakan thd akar penyebab  Dapatkan persetujuan dari kepemimpinan dalam organisasi e) Melaporkan proses



analisis



dan



temuan kepada



Kepala Puskesmas:  Catat proses dan alat yang digunakan  Biaya yang dibutuhkan  Ringkasan kejadian  Proses investigasi dan analisis  Temuan Diagram Root Cause Masala



h



ROOT CAUSE



3.3 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,



dan



mengenali



model-model



adanya



kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,



melakukan



penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan mencari



penyebab



terjadinya,



mengenali



akibat



dari



kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur Langkah – langkah FMEA adalah sebagai berikut :



 Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses  Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim  Tetapkan peran dari tiap anggota tim  Gambarkan alur proses yang ada sekarang  Kenalilah Failure modes pada proses tersebut  Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan  Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan  Lakukan



penilaian



untuk



tiap



model



kesalahan/kegagalan:  







Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 0 : tidak pernah, 10 sangat sering Kegawatannya (severity): (SV) 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat Kemudahan untuk terdeteksi: (DT) 0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi



 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan:



Occ x SV x DT  Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk



prioritas  Tentukan



kegiatan



untuk



mengatasi



(design



action/solution)  Tentukan



cara



memvalidasi



apakah



solusi



tersebut



berhasil  Gambarkan



alur



yang



tersebut



Saverity Rating Scale (SV)



baru



dengan



adanya



solusi



Nila i 10



Penjelasan Amat



Pengertian



sangat Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian



berbahaya 9



Sangat



8



berbahaya



pelanggan dan kerusakan sistem tanpa tandatanda yang mendahului Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen



pada



pelanggan



atau



gangguan serius pada sistem yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda 7



Berbahaya



yang mendahului Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan menyebabkan



gangguan



dan/atau



sistem



yang



membutuhkan perbaikan berat atau kerja 6



Berbahaya



ulang yang signifikan Kesalahan berakibat



sedang



dengan



sedikit



pada



cedera



ketidakpuasan



ringan



pelanggan



5



dan/atau menimbulkan masalah besar pada



4



sistem Kesalahan menyebabkan cedera sangat ringan



Berbahaya ringan



3



sampai atau



sedang



tidak



mengganggu



cedera oleh



tetapi pelanggan



dirasakan dan/atau



menyebabkan masalah ringan pada sistem 2



Berbahaya



yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan



ringan



pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan



1



Tidak berbahaya



atau tidak berakibat pada sistem Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem Occurance Rating Scale (Occ)



Nilai 10



Penjelasan Kemungkinan



Kesalahan



Pengertian terjadi paling tidak sekali



terjadinya



dapat sehari atau hampir setiap saat



9



dipastikan Hampir tidak



dapat Kesalahan



8



dihindarkan Kemungkinan



atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari terjadi Kesalahan sering terjadi atau terjadi



7 6



sangat tingggi Kemungkinan



paling tidak seminggu sekali terjadi Kesalahan terjadi sekali sebulan



5 4



tinggi sedang Kemungkinan



terjadi Kesalahan kadang terjadi, atau sekali



3 2



sedang Kemungkinan



tiap tiga bulan terjadi Kesalahan jarang terjadi atau terjadi



1



rendah Kemungkinan



sekitar sekali setahun terjadi Kesalahan hampir tidak



amat sangat rendah



dapat



diprediksi



terjadi



pernah



terjadi, atau tidak ada yang ingat



kapan terakhir terjadi Detection Rating Scale (Dt) Nilai 10 9



Tidak



Penjelasan ada peluang Tidak



untuk diketahui Sangat sulit diketahui



8



ada



mengetahui adanya kesalahan Kesalahan dapat diketahui inspeksi feasible



7



Pengertian mekanisme



yang dan



untuk dengan



menyeluruh, tidak



segera



tidak dapat



dilakukan Kesalahana dapat diketahui dengan



Sulit diketahui



6



inspeksi manual atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui, sehingga



5



Berpeluang



ketahuan karena kebetulan sedang Ada proses untuk double checks atau



untuk diketahui



inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling tinggi Dipastikan ada proses inspeksi



4



Berpeluang



3 2



untuk diketahui rutin tetapi tidak otomatis Berpeluang sangat Dipastikan ada proses inspeksi rutin



1



tinggi untuk diketahui yang otomatis Hampir dipastikan Ada proses otomatis untuk diketahui



yang



yang



akan



menhentikan proses untuk mencegah kesalahan Tabel FMEA



Failure



Cause of



Effects of



Occ



SV



DT



RPN



Design



Design



Mode



Failure



Failur



Action/Solution



Validation



4. Evaluasi Risiko Setelah risiko-risiko yang mungkin terjadi diidentifikasi dan dianalisa, langkah selanjutnya melakukan evaluasi risiko. Tim manajerial menentukan apakah risiko memerlukan tindakan atau tidak. Jika suatu risiko memerlukan tindakan maka tim manajerial menyusun rencana aksi. 5. Tindakan / treatment terhadap risiko Tim manajerial memformulasikan strategi penanganan risiko yang tepat. Strategi ini didasarkan kepada sifat dan dampak potensial / konsekuensi dari risiko itu sendiri. Adapun tujuan dari strategi ini adalah untuk memindahkan dampak potensial risiko sebanyak mungkin dan meningkatkan kontrol terhadap risiko. Tindakan



risiko



bertujuan



untuk



menghilangkan



atau



meminimalkan resiko yang mungkin timbul. 6. Monitoring Monitoring



dilaksanakan



untuk



mengamati



dan



meninjau



pelaksanaan tindakan, apakah pelaksana melaksanakan tindakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. 7. Komunikasi Komunikasi risiko dilakukan kepada stakeholders, tim manajerial dan pelaksana agar proses manajemen risiko dapat diterapkan dengan efektif. B. Tim Manajemen Risiko Tim manajemen risiko terdiri dari Risk Manager, Assistant Risk Manager dan Health & Safety Manager.  Risk Manager : Kepala Puskesmas  Assistant Risk Manager : Wakil Manajemen Mutu/Ketua Tim Mutu  Health & Safety Manager :  Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP),  Koordinator Mutu bidang Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM),



 Koordinator Mutu bidang Administrasi dan Manajemen (Admen). Tim manajemen



risiko



mempunyai



peran



memfasilitasi,



mengkoordinasi, memonitor kegiatan manajemen risiko baik klinis maupun



non-klinis



dalam



menjalankan



peran



meningkatkan



kesadaran



organisasi.



adalah



Fungsi



menyediakan



melalui



pelatihan



utama



dalam



dukungan,



dan



terhadap



seluruh



karyawan tentang mengelola risiko Uraian tugas dan Tanggung jawab tim manajemen risiko : a. Risk Manager Uraian tugas :  Merumuskan,memelihara dan mereview secara



periodik



efektivitas penerapan manajemen resiko  Menetapkan kebijakan dan pedoman manajemen resiko  Memberikan arahan strategis tentang penerapan manajemen resiko Tanggung jawab : bertanggung jawab dan akuntabilitas terhadap keseluruhan manajemen risiko b. Assistant Risk Manager Uraian tugas Assistant Risk Manager adalah sebagai berikut :  Mengkoordinasikan penetapan konteks risiko.  Mengintegrasikan penerapan manajemen risiko pada lintas 



fungsi organisasi. Memelihara efektivitas penerapan manajemen risiko secara







periodik. Mengelola risiko korporat yang berdampak strategis dan







risiko unit kerja yang signifikan. Memberikan saran mengenai penerapan manajemen risiko







kepada Risk Manager Melaporkan dan mengkomunikasikan secara periodik







tentang penerapan manajemen Meningkatkan kesadaran tantang







manajemen risiko di seluruh karyawan. Memfasilitasi kegiatan–kegiatan penerapan



manajemen







risiko di lingkungan Puskesmas. Memfasilitasi kegiatan-kegiatan



manajemen



 



risiko di unit–unit kerja. Memonitor penerapan manajemen risiko di unit-unit kerja. Melakukan tugas-tugas sebagai counterpart dalam







penerapan manajemen risiko. Mensosialisasikan penerapan efektif di lingkungan Puskesmas.



manfaat



penerapan



manajemen



penerapan



risiko



secara







Memfasilitasi pengembangan kompetensi para pihak yang



terkait dalam penerapan manajemen Tanggung jawab Assistant Risk manager adalah bertanggung jawab



terhadap



manajemen



risiko



pada



semua



operasional pelayanan c. Health & Safety Manager Uraian tugas Health & Safety Manager adalah :  Menerapkan manajemen risiko terhadap



tingkat



pencapaian







sasaran dan tujuan di unit kerjanya. Melakukan risk assessment yang meliputi identifikasi risiko,







analisis risiko, dan evaluasi risiko. Melakukan penanganan (mitigasi) terhadap risiko yang







menjadi tanggung jawab unit kerjanya. Melakukan monitoring dan reviu manajemen



risiko



serta



melakukan



atas analisis



penerapan terhadap







potensi timbulnya risiko baru. Mengkomunikasikan hasil penerapan manajemen risiko







kepada assistant risk manager Memelihara dan mendokumentasikan data pengelolaan



risiko. C. Strategi Dalam Manajemen Risiko Klinis Strategi dalam manajemen resiko klinis antara lain : a. Strategi Proaktif : o Prosedur operasional untuk mengangkat dan mengarahkan isuisu risiko klinis yang mungkin terjadi melalui kejelasan tanggung jawab dan kendali pada semua lini pelayanan. o Pemahaman terhadap tingkat dan proses pengambilan keputusan sehingga tidak terjadi tumpang tindih o Pendekatan multidisiplin dalam mengelola risiko o Pelatihan orientasi bagi karyawan baru, terutama dalam mengoperasikan peralatan medis/klinis o Kebijakan dalam pemeliharaan peralatan yang dikerjakan secara konsisten o Kebijakan dalam: o fire safety, o infectious and non-infectious waste management, o infection control o occupational health o Audit klinis yang dilaksanakan secara teratur dengan tindak lanjut yang nyata. o Pengelolaan dokumen rekam medik, pencatatan medik yang akurat dan terjamin ketelursuran o Komunikasi dalam tim medis, tim keperawatan terpelihara dengan baik o Serah terima dilakukan secara adekuat



o Adanya komunikasi yang terdokumentasi antara staff dan pasien/keluarga mengenai keputusan terapi/tindakan klinis o Dokumentasi spesifik keadaan-keadaan medis tertentu, misalnya alergi, dsb, pada rekam medik, yang secara legal ditandatangani b. Strategi Reaktif : o Komplain dari pasien dan karyawan ditangani segera dan optimal, dan dibuktikan dengan “consent” dari semua pihak yang terkait o Tinjauan terhadap morbiditas dan mortalitas dilakukan untuk mengenal faktor-faktor yang dapat dicegah, dan menjamin bahwa pelayanan yang terbaik diberikan o Jika terjadi tuntutan, dilakukan pendekatan untuk mengenal akar masalah (root cause) dan dilakukan dengan pendekatan budaya tidak menyalahkan o Adanya mekanisme untuk melaporkan terjadi adverse incident baik klinis maupun non klinis, termasuk kejadian near miss, dan dicatat dalam risk register untuk audit dan analisis. B. Penanganan terhadap KTD, KPC, KTC dan KNC Langkah–langkah penanganan KTD, KPC, KTC dan KNC adalah sebagai berikut: 1. Catat setiap kejadian risiko pada register/catatan kejadian risiko 2. Laporkan setiap kejadian risiko mulai dari pelaksana kegiatan, penanggung jawab upaya, Tim mutu dan Kepala Puskesmas 3. Lakukan Severity analysis untuk menentukan prioritas kegawatan/bahaya dari kejadian risiko; 4. Lakukan Root Cause Analysis (RCA) untuk mengetahui akar penyebab masalah dan rencana tindak lanjut untuk kejadian risiko yang masuk katagori extreem risk dan high risk; 5. Tindaklanjuti temuan hasil RCA 6. Lakukan FMEA untuk menganalisis prosedur; 7. Lakukan Monitoring dan Komunikasi antara Kepala Puskesmas, tim manajemen, dan pelaksana.



BAB IV DOKUMENTASI Semua kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan manajemen risiko harus didokumentasikan dan dikendalikan dengan baik sesuai dengan form yang berlaku. Setiap penanggung jawab program/pelayanan mencatat kejadian risiko pada buku catatan Kejadian Risiko. Form dokumentasi kegiatan manajemen risiko sebagai berikut : a. Form Analasis Akar Masalah (RCA) FORM ANALASIS AKAR MASALAH ( RCA)



1. Kejadian yang akandianalisa : 2. Tim RCA : a. Ketua Tim : b. Anggota ( pastikan semua area terkait terwakili) c. Petugas notulen : 3. Tanggal pelaksanaan RCA : mulai…………………… selesai…………………….. 4. Pengumpulan data dan informasi: a. Observasi langsung b. Dokumen: c. Wawancara: d. Waktu kejadian (isi table dibawah ini: WAKTU Kejadian Informasi Tambahan Good practice (kalau ada) Masalah pelayanan



e.



Staf yang terlibat ( pelaku) dan waktu:



Staf



Waktu



pelaku



a. Identifikasi masalah dalam pengelolaan pelayanan pasien:



Masalah



Penjelasan



5. Analisis Sebab Masalah : a. TehnikMengapa:



Masalah: Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa Mengapa b. Analisis Penyimpangan



Prosedur yang Normal



Prosedur yang dilakukan saat



(SOP)



insiden



Apakah terdapat bukti penyimpangan dalam proses



c. Analisis Barier Barier apa saja



Apakah barrier



Mengapa barrier



yang sudah ada



tersebut ada



gagal, dan apa



terkait masalah



/dilakukan



dampaknya



ini



c. Fish bone analysis (gambarkan diagram tulang ikan ) d. Faktor-faktor yang berkontribusi : 1. Faktor diluar FKTP ( regulasi/peraturanperundangan, ekonomi, sosial budaya dsb) 2. Faktor Organisasi dan manajemen:



3.



4.



5. 6.



7.



a. Organisasi dan Manajemen: b. Kebijakan Internal : c. Prosedur : d. Administrasi : e. Budaya keselamatan: f. SDM g. Pendidikan/pelatihan/kompetensi Faktor Lingkungan Kerja a. Bangunan : b. Lingkungan c. Peralatan/perlengkapan: Faktor Kontributor: Tim Kesehatan a. Supervisi dan konsultasi b. Konsistensi pelaksanaan tugas c. Kepemimpinan dan tanggungjawab d. Respons terhadap kejadian Faktor contributor : Staf a. Kompetensi b. Stressor fisikdan mental Faktor contributor: Tugas a. Ketersediaan SOP b. Ketersediaan dan akurasi hasil test c. Faktor penunjang dalam validasi alat medis d. Disaintugas Faktor contributor : Pasien a. Kondisi b. Personal ( kepribadian, bahasa, kondisisosial,



keluarga) c. Pengobatan d. Riwayat e. Hubungan staf dan pasien 8. Faktor kontibutor: Komunikasi a. Komunikasi verbal/komunikasi tertulis 6. Rekomendasi dan Rencana Tindak Lanjut Akar Masalah



Tindakan



Tingkat



Penanggungjawab



Pelaksana



Waktu



Sumberdaya



Bukti



yang



penyelesaian



dibutuhkan



8. Hasil Pelaksanaan dan pelaporan b. Form Failure Mode FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)



UNIT KERJA : Tim FMEA: d. Ketua Tim : e. Anggota:



Paraf



f. Petugas notulen: g. Peran masing-masing I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisa: II. Identifikasi failure mode : III. Tujuan melakukan analisis FMEA: IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap-tiap failure mode Identifikasikan kemungkinan penyebab dari tiap failure mode,



V.



dan deskripsikan upaya-upaya yang sudah dilakukan ( kalau ada) untuk mengatasi failure mode: VI. Tahapan proses



VII.



Lakukan penghitungan RPN ( Risk Priority Number) dengan menggunakan matriks sbb: Failure mode



Akibat



S (Severity)



Kemungkinan sebab



O (Occurrence)



Upaya kendali yg sdh dilakukan



D (detectability)



RPN



Tetapkan Treshold untuk memilih failur mode yang akan diselesaikan dan tetapkan failure mode apa saja yang akan diselesaikan. 1. Urutkan Failur Mode mulai yang paling tinggi nilai RPNnya (Pareto) Failur



Nilai



Mode E A F C B J I D G H



RPN 320 300 150 120 100 90 80 60 40 30



2. Tentukan nilai Threshold



Failur Mode



Nilai RPN



Nilai Kumulatif



Prosentasi Kumulatif



E



320



320



25 %



A



300



620



48 %



F



150



770



59 %



C



120



890



69 %



B



100



990



77 %



(320/1290X100%)



J



90



1080



84 %



I



80



1160



90 %



D



60



1220



95 %



G



40



1260



97 %



H



30



1290



100 %



Threshold



(1290/1290x100%)



Jadi : yang dicarikan solusinya dari batas treshold ke atas yang mempunyai nilai RPN dari 90 – 320. VIII.



Tahapan Proses



Diskusikan dan rencanakan kegiatan/tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure mode tersebut, tetapkan penanggung jawab dan kapan akan dilakukan Failur Mode



IX.



Tahapan Proses



Failur Mode



Akibat



S



Kemung kinan sebab



O



Upaya kendali yang sudah dilakukan



D



RPN



Kegiatan direkomenda sikan



Penanggung jawab



Pelaksana kegiatan dan evaluasi Laksanakan kegiatan dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN Akibat



S



Kemung kinan sebab



O



Upaya kendali yang sudah dilaku kan



D



RP N



Kegiatan direkomen dasikan



Penang gung jawab



Kegiatan yang dilakukan



S



O



c. Form Identifikasi Risiko FORM IDENTIFIKASI RISIKO



NO



Waktu



Unit Pelayanan



Jenis Pelayanan



Identifikasi Risiko



Tindakan Rekomendasi yang Tindakan sudah ada lain



D



RPN



d. Form Catatan Kejadian Risiko FORM CATATAN KEJADIAN RISIKO No



Tgl Kejadian



Tempat Kejadian



Ringkasan Kejadian



Kondisi Korban



Kategori risiko



Skor SA/kega watan



Tindakan yg dilakukan



Usulan rencana Perbaikan



Paraf Penanggung jawab



BAB V REFERENSI 



Menteri Kesehatan Republik Indonesia 2004, Peraturan Menteri Kesehatan RepublikIndonesia No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan



Lingkungan Rumah Sakit  Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes 2017, Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor



Tahun 2017 tentang Penerapan Manajemen Risiko



Dalam Pelaksanaan Program dan Pelayanan di Dinas Kesehatan Kabupaten Brebes