Pedoman Pengendalian Dokumen [PDF]

Citation preview

PEDOMAN PENYUSUNAN REGULASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI



RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI KABUPATEN MANOKWARI 2018



i



KATA PENGANTAR



Puji syukur kepada Tuhan YME, atas segala rahmat yang telah dikaruniakan kepada penyusun sehingga dapat menyelesaikan Buku Pedoman Penyusunan Regulasi. Buku Pedoman Penyusunan Regulasi Ini merupakan Pedoman bagi Rumah Sakit Umum Daerah Manokwari dalam mengendalikan regulasi. Dalam buku pedoman ini diuraikan tentang tanggung jawab ,



pengesahan



regulasi,



penomoran regulasi, penggandaan dan pendistribusian, pemeliharaan regulasi, perubahan regulasi, pemusnahan regulasi. Diharapkan dengan adanya buku ini dapat meningkatkan ketelitian dan ketepatan regulasi di RSUD Manokwari. Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam-dalamnya atas bantuan semua pihak dalam menyelesaikan Buku pedoman Penyusunan Regulasi Kami sangat menyadari banyak terdapat kekurangan-kekurangan dalam buku ini. Kekurangan ini secara berkesinambungan akan terus diperbaiki sesuai dengan tuntunan dalam pengembangan rumah sakit ini.



Manokwari, 01 September 2018



Penyusun



ii



PEMERINTAH KABUPATEN MANOKWARI



BADAN LAYANAN UMUM DAERAH RUMAH SAKIT UMUM MANOKWARI Jln. Bhayangkara No. 01 Manokwari - Papua Barat Telp. (0986) 211440



e-mail: [email protected]



KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI NOMOR : 800/11/SK-DIR/PED.PR/2018 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN REGULASI



Disusun Oleh :



(………………………………………….) Disetujui Oleh :



......................



Ditetapkan Oleh :



dr. Yodi Kairupan, Sp.B Pembina Utama NIP: 19601102 199103 1 002



iii



PEMERINTAH KABUPATEN MANOKWARI



BADAN LAYANAN UMUM DAERAH RUMAH SAKIT UMUM MANOKWARI Jln. Bhayangkara No. 01 Manokwari - Papua Barat Telp. (0986) 211440



e-mail: [email protected]



KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI NOMOR : 800/ 11 /SK-DIR/PED.PR/2018 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN REGULASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MANOKWARI Menimbang



: a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektifitas administrasi penyelenggaraan Rumah Sakit Umum Daerah Manokwari, perlu mengatur penyusunan regulasi di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Manokwari ; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a, maka perlu menetapkan Pedoman Penyusunan Regulasi di lingkungan Rumah Sakit Umum Daerah Manokwari dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Manokwari.



Mengingat



: 1. Undang



Undang-Undang



Nomor



32



Tahun



2004



tentang



Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844) ; 2. Undang–Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun



2009



tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5072) ;



iv



: 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang



Pembentukan



Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234) ; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Daerah; 6. Peraturan



Menteri



Kesehatan



Republik



Indonesia



Nomor



147/MENKES/PER/I/2010 tentang Perijinan Rumah Sakit; 7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit;



v



MEMUTUSKAN : Menetapkan



:



KESATU



: Pedoman Penyusunan Regulasi di Lingkungan RSUD Manokwari.



KEDUA



: Pedoman Penyusunan Regulasi sebagaimana dimaksud diktum kesatu adalah sebagai pedoman/acuan dalam penyusunan regulasi yang berlaku berlaku.



KETIGA



: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan dalam keputusan ini akan diadakanperubahan sebagaimana mestinya.



Ditetapkan di Pada Tanggal



: Manokwari : 01 September 2018



Direktur Badan Layanan Umum Daerah Rumah Sakit Umum Manokwari



dr. Yodi Kairupan, Sp.B Pembina Utama NIP: 19601102 199103 1 002



vi



DAFTAR ISI



PENDAHULUAN............................................................................................................................ 1 A.



LATAR BELAKANG.......................................................................................................... 1



B.



MAKSUD DAN TUJUAN .................................................................................................. 1



C.



SASARAN ........................................................................................................................... 1



D.



ASAS.................................................................................................................................... 2



E.



RUANG LINGKUP ............................................................................................................. 2



PENGENDALIAN REGULASI RSUD MANOKWARI ................................................................ 4 A.



TANGGUNG JAWAB ........................................................................................................ 4



B.



PENGESAHAN REGULASI .............................................................................................. 4



C.



PENOMORAN REGULASI ................................................................................................ 5



D.



PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN ................................................................. 6



E.



REVIEW ULANG ............................................................................................................... 7



F.



REVISI DOKUMEN............................................................................................................ 7



G.



PEMELIHARAAN DOKUMEN ......................................................................................... 7



H.



PENCATATAN REGULASI EKSTERNAL ...................................................................... 8



I.



RETENSI DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN .................................................................. 8



J.



PENELUSURAN ................................................................................................................. 8



vii



BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Pedoman Penyusunan Regulasidi Lingkungan RSUD Manokwari diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi RSUD Manokwari. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan RSUD Manokwari adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Pedoman penyusunan Regulasi di Lingkungan RSUD Manokwari sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang Tata Naskah yaitu jenis, penyusunan, penggunaan lambang rumah sakit, logo, stempel, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskahserta pengelolaan regulasi (kebijakan dan prosedur internal RS). Keterpaduan penyusunan regulasi di lingkungan RSUD Manokwari sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas RSUD Manokwari secara berdaya guna dan berhasil guna.Untuk itu diperlukan Pedoman Penyusunan Regulasidi lingkungan RSUD Manokwari sebagai acuan dalam melaksanakan tata naskah dan pengendalian di lingkungan RSUD Manokwari.



B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Penyusunan Regulasidi lingkungan RSUD Manokwari dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan, pembuatan dan pengendalian naskah dinas di lingkungan RSUD Manokwari. 2. Tujuan Pedoman



Penyusunan



Regulasidi



lingkungan



RSUD



Manokwari



bertujuan



menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di lingkungan RSUD Manokwari.



C. SASARAN 1. Tercapainya



kesamaan



pengertian,



bahasa,



dan



penafsiran



penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan RSUD Manokwari;



1



dalam



2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsur 3. lainnya dalam lingkup administrasi umum; 4. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 5. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di Lingkungan RSUD Manokwari yang efisien dan efektif;



D. ASAS 1. Asas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah regulasi secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Asas Pembakuan Naskah regulasi diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk



yang telah



dibakukan, termasuk jenis, penyusun naskah, dan tata cara penyelenggaraannya. 3. Asas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah regulasi dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan , dan keabsahan. 4. Asas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah regulasi terkait dengan kegiatan administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya. 5. Asas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah regulasi harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyempaian dan distribusi. 6. Asas Keamanan Tata naskah regulasi harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.



E. RUANG LINGKUP Ruang



lingkup



Pedoman



Penyusunan



Manokwarimeliputi :



2



Regulasidi



Lingkungan



RSUD







Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan, pengidentifikasian, penertiban, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan, perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen.







Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen.



3



BAB II PENGENDALIANREGULASI RSUD MANOKWARI



A. TANGGUNG JAWAB 1. Direktur RSUD Manokwari bertanggung jawab atas pengesahan dokumen internal, 2. Para Kabid bertanggung jawab atas kesesuaian dan kebenaran isi dokumen dan/atau pengubahan dokumen, 3. Para Kepala Instalasi/bertanggung jawab atas materi usulan pembuatan/atau pengubahan dokumen, 4. Sekretariat bertanggung jawab atas penyimpanan dokumen dan pelaksanaan pemusnahan dokumen,



B. PENGESAHAN REGULASI 1. Keefektifan dan kesesuaian regulasi yang telah disusun, ditinjau dan dievaluasi jika telah sesuai, ditandatangani dan dicantumkan tanggal efektifnya. 2. Tanggung jawab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan regulasi sesuai tabel berikut: No



Jenis Regulasi



Disiapkan Oleh



1



Sekretariat



2



Keputusan Direktur Rumah sakit, Instruksi Direktur Rumah sakit, Surat Edaran Direktur Rumah sakit. Panduan, Pedoman



3



SPO



4



Perjanjian/MOU



Unit atau Pokja Akreditasi Tim/Unit/Panitia



Unit atau Pokja Akreditasi



Diperiksa Oleh Authorized Person



Ditetapkan Oleh Direktur Rumah sakit



Authorized Direktur Person/ Rumah sakit Kepala Bidang Kepala Bidang Direktur Rumah sakit Authorized Direktur Person / Rumah sakit Direktur Rumah sakit



Khusus untuk regulasi Nomor1 dan 2 yang sudah berjalan, tidak perludiganti formatnya sementara yang baru harus mengikuti aturan.Pengesahan oleh yang berwenang dilakukan dengan menggunakan paraf di sebelah kanan atau kiri dari nama Direktur pada tanda tangan Direktur.



4



C. PENOMORAN REGULASI Penomoran dari regulasi nomor 1, ditetapkan oleh keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor 73 Tahun 2004 TentangPedoman Pola Klasifikasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Khusus untuk SPO (Standar Prosedur Operasional) penomoran dilakukan dengan format no urut/lokus atau pokja yang menyiapkan/bulan terbit dalam romawi/tahun terbit. Contoh : 012/LAB/XII/2015. Daftar Kode Penomoran SPO No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62



Nama Bagian/Ruangan Pendidikan dan Pelatihan Kepegawaian Sarana dan Sanitasi Perencanaan dan Keuangan Radiologi Laboratorium Rehabilitasi Medik Farmasi Gizi Rekam Medis Rawat Inap Rawat Jalan Kamar Bedah Instalasi Gawat Darurat ICU Komite Medis Komite Etik Komite Keperawatan Komite Mutu dan Keselamatan Pasien Komite Farmasi dan Terapi Pokja SKP Pokja APK Pokja AP Pokja HPK Pokja PAB Pokja MPO Pokja PPK Pokja PP Pokja PMKP Pokja TKP Pokja PPI Pokja KPS Pokja MFK Pokja MDGS (PONEK,DOTS,HIV) Pokja MKI



5



Kode Bagian/Ruangan DIKLAT UP SARPRAS KEU RAD LAB REM IFSRS GIZI RM IRI IRJ IBS IGD ICU KOMED KME KK KMP KFT SKP APK PAP HPK PAB MPO PPK PP PMKP TKP PPI KPS MFK MDGs MKI



Kode SPO SPO yang telah disahkan dicatat dalam tabel buku ekspedisi kecil dengan format : No



Nomor SPO



Tanggal Terbit



Judul SPO



Regulasi dicatat dalam tabel daftar regulasi yang telah terkomputerisasi dengan format Microsoft Excell format :



No



Tanggal Surat



Nomor Surat



Judul



Pengelola



Pelaksana Review



Review Ulang Tanggal



Review Ulang Oleh



D. PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN 1. Dokumen terdiri dari dokumen terkendali dan dokumen tidak terkendali. Penggandaannya dilakukan dengan membubuhkan capdokumen terkendali pada cover/ halaman depan dokumen asli. 2. Dokumen final dalam bentuk dokumen komputer (soft copy) disimpan tersendiri untuk dipergunakan apabila terjadi perubahan / revisi atas dokumen yang sudah disahkan. 3. Penggandaan dokumen terkendali dilakukan sebanyak jumlah penerimanya yang dituangkan dalam buku ekspedisi penerima dokumen. 4. Pendistribusian dalam bentuk soft copy dilakukan dengan melakukan scan dokumen kemudiandisimpan dalam server dan di share melalui local area network pada komputer SIM. 5. Dokumen hanya diberikan kepada kelompok kerja atau organisasi lain yang berkepentingan dengan dokumen tersebut dengan persetujuan Direktur rumah sakit. 6. Authorized Person bertanggung jawab dalam penerbitan dokumen internal dan selalu diperiksa keabsahan, nomor, revisi dan jumlah halamannya. 7. Penyimpanan dan pengendalian dokumen asli / master dilakukan oleh sekretariat.



6



E. REVIEW ULANG Review ulang adalah proses pengecekan kembali isi dokumen masihkan relevan dengan situasi dan kondisi yang masih berjalan saat ini. Frekuensi review dokumen dilakukan secara rutin dan insidentil. Review rutin dilakukan 1 tahun sekali. Review insidentil dilakukan apabila ada suatu regulasi baru dari pemerintah yang berkaitan dengan regulasi tersebut atau ada insiden yang mengharuskan regulasi tersebut perlu di review ulang.



F. REVISI DOKUMEN 1. Unit yang terlibat pada suatu proses dapat mengajukan usulan perubahan dokumen internal yang diperkirakan mengakibatkan penyimpangan/masalah terhadap kinerja . 2. Usulan diajukan kepada Kepala Bidang 3. Semua usulan dievaluasi sesuai dengan jenis permintaannya dan alasan perubahan yang disampaikan. 4. Revisi atau Pencabutan Keputusan Direktur dilakukan dengan membuat Keputusan Direktur dengan nomor baru dan menambahkan Mencabut Keputusan Direktur dengan Nomor xxx/xxxx/xxxx pada Diktum Memutuskan. 5. Revisi SPO dapat dilakukan sampai revisi 100, setelah itu dokumen harus diterbit ulang dan kembali ke revisi 00. 6. Khusus untuk dokumen eksternal yang dicap salinan terkendali, apabila mengalami perubahan, dokumen yang sudah mengalami perubahan ditarik, dipisahkan dan dimusnahkan atau jika disimpan diberi identifikasi kadaluarsa.



G. PEMELIHARAAN DOKUMEN Pemeliharaan dokumen adalah proses untuk menjaga dokumen agar tetap terbaca, tidak terduplikasi, terkontrol dan di implementasikan. Untuk menjaga keawetan dari dokumen, maka dokumen disimpan di dalam stopmap plastic dan disimpan dalam rak yang tertutup.Penyimpanan juga dilakukan dengan menyimpan softcopy pada komputer dengan scan dan dicatat dalam tabel daftar regulasi. Pengontrolan dokumen dilakukan dengan mencari regulasi yang telah ada pada tabel excel kemudian melakukan review.



7



H. PENCATATAN REGULASI EKSTERNAL Regulasi eksternal dicatat dalam buku masuk secara digital dengan tabel sebagai berikut : No



Tanggal Masuk



Nomor



Judul



Author



I. RETENSI DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN 1. Masa retensi dokumen adalah 5 tahun setelah tanggal dibuat dokumen. 2. Ketua Authorized Person mengidentifikasi dan mengusulkan pemusnahan dokumen yang tidak berlaku dan disampaikan kepada unit masing-masing melalui memo. 3. Ketua Authorized Person menyampaikan usulan pemusnahan dokumen yang telah disetujui oleh Direktur Unit masing-masing kepada Direktur rumah sakit. 4. Atas perintah Direktur rumah sakit, staf sekretariat melaksanakan pemusnahan dokumen dan membuat berita acara pemusnahan dengan mengisi formulir berita acara pemusnahan dengan melampirkan daftar dokumen yang dimusnahkan. 5. Pemusnahan dokumen dapat dilakukan dengan cara dibakar, dicacah atau dijadikan bubur kertas, atau cara lain sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi.



J. PENELUSURAN Untuk mempermudah proses penelusuran, maka semua daftar dokumen dicatat secara digital dalam tabel Microsoft Excell, untuk mempermudah proses penelusuran dari dokumen tersebut. Dokumen juga dilakukan scanning dan dinamai dengan sesuai judul dokumen sehingga akan mempermudah proses pencarian dokumen.



8