Pedoman Pengorganisasian Kepegawaian [PDF]

Citation preview

PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT KEPEGAWAIAN DI RSUD BAYUNG LENCIR BAB I PENDAHULUAN HRD adalah singkatan dari Human Resources Development. Dalam ilmu terapannya, HRD biasa disebut sebagai “Personalia” atau “Kepegawaian”. HRD dalam manajemen juga biasa disebut dengan “Human Capitol” atau “Human Resources Management”. Arti



lain



dari



Human



Resources



Development



(Sumber



Daya



Manusia/SDM) adalah suatu proses menangani berbagai masalah pada ruang lingkup karyawan, pegawai, buruh, manajer dan tenaga kerja lainnya untuk



dapat



menunjang



aktifitas



organisasi



atau



perusahaan



demi



mencapai tujuan yang telah ditentukan. Bagian atau unit yang biasanya mengurusi sdm adalah departemen sumber daya manusia. Manajemen sumber daya manusia juga dapat diartikan sebagai suatu prosedur yang berkelanjutan yang bertujuan untuk memasok suatu organisasi atau perusahaan dengan orang-orang yang tepat untuk ditempatkan pada posisi dan jabatan yang tepat pada saat organisasi memerlukannya. Adapun Peran Kepegawaian di RSUD Bayung Lencir antara lain : 1. Kepegawaian bertugas melakukan persiapan dan seleksi tenaga kerja a) Persiapan Persiapan meliputi jumlah kebutuhan karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. b) Rekruitmen Tenaga Kerja adalah sebuah proses untuk mencari calon pegawai atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan SDM di dalam instansi. Dalam tahapan ini Kepegawaian perlu melakukan analisis jabatan yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan dan juga spesifikasi pekerjaan c)



Seleksi Tenaga Kerja ( Selection ) adalah sebuah proses yang dilakukan untuk menemukan tenaga kerja yang tepat dari sekian banyak kandidat sesuai dengan proses dan aturan yang ada. 1



2. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan ( Development and Evaluation ) Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai sebuah pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih menguasai dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada. 3. Pemberian Kompensasi dan Proteksi pada Pegawai Kompensasi adalah imbalan atau upah atas kontribusi kerja pegawai secara teratur dari organisasi atau perusahaan. Pemberian kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada pada lingkungan eksternal agar tidak menimbulkan masalah ketenagakerjaan atau kerugian pada organisasi atau perusahaan. Jadi dalam hal ini karyawan adalah aset utama dalam perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktifitas instansi. Untuk itu salah satunya dibagian Kepegawaian RS akan melakukan berbagai kegiatan untuk lebih mudah dalam melakukan perekruitan karyawan / tenaga baru namun tetap memiliki kualitas yang baik dan sesuai dengan standar rumah sakit atau yang dibutuhkan rumah sakit dalam meningkatkan produktifitas produk melalui tenaga tersebut. Adapun sistematika penyusunan Pedoman Pengorganisasian Bagian BAB I



Pendahuluan



BAB II



Gambaran Umum RSUD Bayung Lencir



BAB III



Visi, Mis,Moto dan Tujuan RSUD Bayung lencir



BAB IV



Struktur Organisasi RSUD Bayung lencir



BAB V



Struktur Organisasi Unit Kerja



BAB VI



Uraian Jabatan



BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX



Penilaian Kinerja SDM



BAB X



Kegiatan Orientasi



BAB XI



Pertemuan / Rapat



BAB XII Pelaporan BAB XIII Penutup



2



BAB II GAMBARAN UMUM RSUD BAYUNG LENCIR 2.1. IDENTITAS RUMAH SAKIT UMUM DAERAH BAYUNG LENCIR Nama Rumah Sakit



: Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir



Nomor Kode RS



:



Jenis Rumah Sakit



: Pemerintah Daerah



Kelas



: Tipe berdasarkan SK Bupati Nomor :



Alamat



/KPTS/RSUD/ : Jl. Raya Palembang-jambi KM.205 Kec. Bayung lencir Kab. Musi banyuasin. Tlp. Email :



Luas tanah



:±



m2



Luas bangunan



:±



m2



2.2. PERJALANAN RSUD BAYUNG LENCIR 1.1.1.



Sejarah Berdirinya Rumah Sakit



RSUD Bayung Lencir didirikan tahun



, terletak di Jalan Raya



Palembang – jambi pada Km 205, Kecamatan bayung lencir. Operasional mulai tanggal kapasitas



berdasarkan Keputusan Bupati dengan tempat tidur dan Keputusan Menteri Kesehatan Republik



Indonesia No HK.07.06/III/1493/08 tanggal 10 Mei 2008 tentang izin penyelenggaraan RSUD Bayung Lencir dan No.827/Menkes/SK/ix/2008 tanggal 3 September 2008, tentang penetapan kelas D RSUD Bayung Lencir serta terdaftar pada Kementerian Kesehatan No.IR.01.01/1.1/1059/2009 tanggal 06 Maret 2009, registrasi 1607012. Tahun 2009 RSUD Bayung Lencir terakreditasi lima layanan bersyarat berdasarkan Keputusan Menkes Ri No : YM.01.10/III/5060/09 tanggal 6 Desember 2009. RSUD Bayung Lencir ditetapkan sebagai Rumah Sakit dengan status Badan Layanan Umum Daerah sesuai keputusan Bupati Bayung Lencir nomor 1046/KPTS/RSUD/2013 pada tanggal 13 Desember 2013. Pada tanggal 15 Oktober 2014 sesuai keputusan Bupati Bayung Lencir nomor



3



756/KPTS/RSUD/2014 RSUD Bayung Lencir telah ditetapkan sebagai Rumah Sakit dengan tipe kelas C. Sebagai hasil penafsiran terhadap perubahan lingkungan, maka dilakukan pendekatan –pendekatan manajemen strategis yang digunakan sebagai penghubung antara penafsiran keadaan dengan tindakan yang akan dilakukan oleh organisasi. Untuk itu dibuatlah rencana strategis Rumah Sakit yang merupakan arah pedoman bagi pengelola Rumah Sakit selama lima tahun kedepan. Rencana strategis RSUD Bayung Lencir Kabupaten Bayung Lencir merupakan penjabaran secara rinci dari visi dan misi rumah sakit yang mempertimbangkan analisa lingkungan strategis dengan berpedoman pada RPJMD Kabupaten Bayung Lencir tahun 2009 – 2013. 1.1.2.



Gambaran Umum



Wilayah kerja RSUD Bayung Lencir adalah Kabupaten Bayung Lencir yang merupakan salah satu Kabupaten dari 17 kabupaten/kota yang ada di Provinsi Sumatera Selatan. Luas wilayah Kabupaten Bayung Lencir 11.832.99 km2 ( 12,18% dari luas Propinsi Sumatera Selatan). Kabupaten Bayung Lencir merupakan pemekaran dari Kabupaten Musi Banyuasin. Bayung Lencir dan diresmikan Menteri Dalam Negeri atas nama Presiden RI pada tanggal 2 Juli 2002 sesuai dengan Undang-Undang No.6 Tahun 2002 tentang Pembentukan Kabupaten Bayung Lencir dengan Ibu Kota Pangkalan Balai. Pada tahun 2011 Kabupaten Bayung Lencir memiliki 17 Kecamatan dan 288 Desa serta 16 Kelurahan, dengan jumlah penduduk 761.176 jiwa. Terdapat 29 Puskesmas dan 1 Rumah Sakit Umum Daerah.



1.1.3. Analisa Situasi Kekuatan Rumah Sakit (Strength): 1. Rumah Sakit sebagai BLUD diberikan 13 fleksibilitas dalam mengelola manajemen rumah sakit. 2. Perkembangan pertumbuhan penerimaan pendapatan rumah sakit dari tahun ke tahun cenderung meningkat. 3. Perkembangan cost recovery dari tahun ke tahun menunjukkan peningkatan. 4. Tersedianya berbagai jenis pelayanan medis dan penunjang medis. 5. Merupakan rumah sakit dengan beberapa pelayanan unggulan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan masyarakat. 6. Tersedianya fasilitas peralatan kedokteran yang memadai. 7. Tingkat kepercayaan masyarakat terhadap rumah sakit semakin meningkat. 8. Terakreditasi lengkap 5 pelayanan RS . 9. Tenaga keperawatan dan tenaga lainnya mempunyai kompetensi dibidangnya masing-masing.



Kelemahan Rumah Sakit (Weakness): 1. Belum efektif dan efisiennya dalam perencanaan kegiatan serta pemanfatan sarana dan prasarana menjadikan biaya tinggi. 2. Stigma sebagai rumah sakit pemerintah masih melekat di masyarakat dengan birokrasi pelayanan yang berbelit-belit. 3. Masih lemahnya kegiatan pemasaran menjadikan masyarakat tidak mengetahui



secara



menyeluruh



perkembangan



dan



kemajuan



pelayanan rumah sakit. 4. Belum semua karyawan memahami perubahan rumah sakit sebagai BLUD menjadikan nilai dan budaya organisasi sebagai dasar dalam memberikan pelayanan. 5. Sedikitnya tenaga pegawai negeri sipil (PNS) baru menjadikan rumah sakit harus merekrut tenaga kontrak yang berakibat belanja pegawai untuk tenaga kontrak dari tahun ke tahun terus meningkat. Peluang Rumah Sakit (Opportunity): 1. Adanya kebijakan tentang kepastian penjaminan pembiayaan bagi pasien JKN yang mendapat pelayanan di rumah sakit. 2. Adanya kesempatan untuk mencari sumber pembiayaan lain baik dari hibah maupun kerja sama investasi. 3. Kesempatan untuk meraih pasar konsumen menengah keatas maupun dengan



meningkatkan



kerjasama



dengan



penjamin



khususnya



perusahaan BUMN dan swasta. 4. Kesempatan untuk mendapatkan bantuan dana maupun sarana dan prasarana pendidikan dari luar rumah sakit. Ancaman bagi Rumah Sakit (Threat): 1. Makin terbatasnya anggaran subsidi dari pemerintah untuk biaya operasional dan belanja modal cenderung turun dari tahun ke tahun. 2. Kepercayaan masyarakat golongan menengah ke atas dan perusahaan masih kurang. 3. Semakin banyaknya rumah sakit dan klinik kesehatan merupakan pesaing yang perlu diwaspadai. 4. Meningkatnya kesadaran hukum di masyarakat sehingga meningkatkan potensi terjadinya tuntutan hukum.



6



1.1.4.



Kondisi Sosial Ekonomi



RSUD Bayung Lencir berada di lokasi yang kurang strategis yaitu Jl. Palembang jambi Km 205, kecamatan bayung lencir, Kabupaten Musi Banyuasin, yang merupakan jalan lintas Sumatera yang mudah dijangkau dari berbagai arah baik dengan kendaraan pribadi maupun kendaraan umum, tetapi untuk beberapa wilayah di kabupaten Bayung Lencir yang termasuk daerah perairan harus menempuh jarak yang jauh, dan karena kabupaten Bayung Lencir merupakan perbatasan dengan kota Palembang maka masyrakat cenderung lebih dekat untuk berobat langsung ke Rumah Sakit di kota Palembang RSUD Bayung Lencir merupakan rumah sakit rujukan puskesmas wilayah kecamatan Bayung Lencir, sebagian besar pengguna jasa layanan Bayung Lencir mempunyai status sosial ekonomi yang sangat bervariatif, meliputi pegawai negeri sipil (PNS), pelajar, mahasiswa, masyarakat agraris, pelaku industri, wisatawan dan lain-lain. 1.1.5.



Ringkasan Pencapaian/Kinerja



RSUD Bayung Lencir dengan pelayanan yang meliputi pelayanan Instalasi Gawat Darurat, Rawat Jalan, Rawat Inap, Penunjang Medik dan Penunjang Non Medik dengan layanan unggulan Jumlah kunjungan Rawat Jalan mencapai 14.376 pengunjung lama dan 7.390 pengunjung baru. Rata-rata jumlah kunjungan lama per hari mencapai 90 pasien perhari dan rata-rata jumlah kunjungan baru per hari mencapai 31 pasien dengan jumlah hari buka 5 hari. Sedangkan Rawat Inap dengan jumlah pasien keluar sebesar 4.079 dan Instalasi Gawat Darurat total pengunjung mencapai 4.639 Secara umum program kegiatan RSUD Bayung Lencir pada tahun 2016 sudah bisa dilaksanakan dengan baik. Berdasarkan indikator yang bisa menggambarkan efisiensi pengelolaan rumah sakit meliputi BOR (Bed Occupancy Rate) mencapai 36,95%, TOI (Turn Over Interval) mencapai 5 hari, BTO (Bed Turn Over) mencapai 40 kali, LOS (Length Of Stay) mencapai 3 hari, GDR (Gross Death Rate) mencapai 37,51‰.



7



1.1.6.



Ringkasan Hambatan



Pengumpulan data yang dilakukan oleh seksi Evaluasi dan Pelaporan terkadang mengalami keterlambatan, hal ini disebabkan karena : -



Beberapa satuan unit kerja pindah ruangan, sehingga proses administrasi terganggu.



-



Beberapa satuan unit kerja masih menggunakan sistem manual dalam mengolah data, sehingga membutuhkan waktu lebih lama dibandingkan dengan sistem komputer.



1.1.7.



Ringkasan Solusi



Meningkatkan koordinasi terhadap satuan unit kerja terkait, melakukan follow-up terhadap satuan unit kerja yang laporannya terlambat baik melalui lisan maupun surat dinas. Tujuan dan Sasaran Strategis Tujuan : 1. Terwujudnya pelayanan yang paripurna. 2. Terealisasinya Rumah Sakit sebagai pusat rujukan yang handal. 3. Tersedianya SDM dan sarana prasarana Rumah Sakit yang berkualitas. 4. Terwujudnya peningkatan cakupan layanan. Sasaran strategis : 1. Meningkatnya efisiensi, mutu pelayanan dan kepuasan masyarakat dengan indikator : a. Persentase elemen akreditasi pelayanan yang memenuhi standar Akreditasi RS versi 2012. b. Persentase Elemen Akreditasi Pelayanan yang memenuhi standar Akreditasi RS versi JCI. c. Persentase Indikator Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang mencapai target. d. Bed Occupancy Rate (BOR) e. Average Length of Stay (ALOS) f. Turn Over Interval (TOI) g. Bed Turn Over (BTO) h. Net Death Rate (NDR) i. Gross Death Rate (GDR) j. Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)



8



2. Meningkatnya kualitas dan tata kelola rumah sakit dan SDM yang profesional dengan indikator : a. Persentase kelengkapan dokumen SAKIP yang tepat waktu. b. Cost recovery ratio (CRR). c. Indeks Kepuasan Masyarakat. d. Persentase hasil Penilaian Kinerja Pegawai yang baik. 2.3. KETENAGAAN RSUD BAYUNG LENCIR Tabel 1.1 Ketenagaan Berdasarkan Status Kepegawaian Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir Periode januari Tahun 2019 NO 1 2 3 4 5 6



STATUS KEPEGAWAIAN



JUMLAH



PNS KONTRAK DAERAH TENAGA KERJA SUKARELA TENAGA PTT KERJASAMA (MOU) TENAGA AHLI TITIPAN RSUD BAYUNG LENCIR KE INSTANSI LAIN JUMLAH YANG ADA



2.4. JENIS PELAYANAN DI RSUD BAYUNG LENCIR Jenis-jenis pelayanan yang dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir terdiri dari : 2.4.1 Pelayanan Gawat Darurat Instalasi ini merupakan garis terdepan pelayanan rumah sakit. Pelayanan Unit Gawat Darurat yang dibuka selama 24 jam dan di tangani oleh tenaga medis, paramedis dan administrasi yang siap melayani kasus-kasus kegawatdaruratan di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir. Penanggulangan penderita Gawat Darurat bertujuan untuk mencegah kematian dan cacat pada penderita gawat darurat, merujuk penderita melalui sistem rujukan untuk memperoleh penanganan yang memadai, dan menanggulangi korban bencana.



9



2.4 .2. Pelayanan Rawat Jalan Pelayanan Rawat Jalan terdiri dari: a. Poli Penyakit Dalam Poliklinik penyakit dalam merupakan pelayanan rawat jalan yang melayani pasien dengan berbagai keluhan terutama penyakit dalam. Dilengkapi dengan alat ECG (Elektro Cardio Graf), USG sebagai penunjang penegakan diagnose. Pelayanan penyakit dalam ditangani langsung oleh dokter spesialis penyakit dalam yang dibantu oleh tenaga paramedis untuk kelancaran pelayanan terhadap pasien. Poli Penyakit Dalam juga melayani pemeriksaan kesehatan dan Surat Keterangan Sehat. b. Poli Anak Pelayanan poli anak selalu berusaha memberikan pelayanan yang berkualitas pada kesehatan anak yang ditangani oleh Dokter Spesialis Anak. Hasil kegiatan pelayanan pasien di poli anak meliputi KIE ( Konsultasi Informasi Edukasi ) pada anak – anak, penanganan penyakit, dan program imunisasi. b. Poli Kebidanan dan KB Poli kebidanan dan KB memberikan pelayanan kesehatan reproduksi komprehensif. Yang termasuk prioritas kesehatan reproduksi ditujukan pada kesehatan ibu dan anak (perinatal). Pelayanan yang diberikan berupa pelayanan



KB,



pencegahan



dan



penanggulangan



penyakit



menular



seksual, infeksi saluran reproduksi (ISR) termasuk PMS, HIV/AIDS, Kesehatan Reproduksi Remaja (KRR). Poli ini dilengkapi dengan alat USG untuk



membantu



dokter



spesialis



obstetri



dan



gynekologi



dalam



menganalisa keadaan pasien sebagai penunjang diagnosa. c. Poli Bedah Poli bedah melayani pemeriksaan rawat jalan penyakit bedah, baik konsultasi, rawat jalan pre operasi maupun rawat jalan post operasi. d. Poli Gigi Salah satu program pelayanan di poli gigi adalah menurunkan tingkat kesakitan gigi dan mulut, serta meningkatkan kebersihan dan kesehatan gigi dan mulut sehingga tercapailah kesehatan gigi dan mulut secara optimal. Poliklinik gigi merupakan pelayanan rawat jalan yang melayani



pasien yaitu konsultasi, pencabutan, penambalan, scalling dan tindakantindakan lain. 2.4.3. PELAYANAN RAWAT INAP Pelayanan Rawat Inap di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir meliputi : a. Anak b. Bangsal PDL Infeksi c. Bangsal PDL Non Infeksi d. Bangsal Bedah e. Bangsal HCU f. Bangsal Kebidanan 2.4.4. Pelayanan Penunjang Medis Selain Unit Gawat Darurat, Rawat Jalan dan Rawat Inap, di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir juga dilengkapi dengan beberapa instalasi penunjang, diantaranya : a. Instalasi Bedah Sentral (Kamar Operasi) Instalasi ini buka 24 jam dengan dukungan tenaga medis, tenaga perawat dan tenaga administrasi yang profesional sesuai bidangnya. Pelayanan meliputi kegiatan operasi yang direncanakan (elektif) atau darurat (emergency) dengan berbagai jenis kasus yakni kasus Bedah Umum, Kebidanan dan Kandungan, Mata dengan kategori operasi kecil, sedang, besar dan besar khusus. b. Laboratorium Laboratorium



merupakan



salah



satu



faktor



pendukung



penegak



diagnosis dengan melayani berbagai macam pemeriksaan, yaitu : 







Hematologi, Haemoglobin (Hb), Leukosit Laju Endap Darah (LED), Hitung jenis leukosit (Diff Count), Erytrosit, Trombosit, Waktu perdarahan (Blooding Time), Waktu pembekuan (Cloting Time), Golongan darah dan Rhesus Factor, Rumple Leed Kimia Klinik, Darah yang mencakup Bilirubin Total, Bilirubin direct, SGOT,



SGPT,



Gula



darah



(BSS,BSN,BSPP),



Gamma-



Glutamyltranferase (G-GT), Ureum, Creatinin, Uric acid, Colesterol total, Colesterol HDL, Trygliserides, Protein total, Albumin, Urine yang mencakup Protein, Reduksi, Urobilin, Bilirubin, PH Urine, BJ Urine, Redimen. 



Mikrobiologi diantaranya Direct Preparat : Malaria, BTA (tebal dan tipis), Faeses rutin, Telur cacing



c. Instalasi UTDRS (Unit Transfusi Darah Rumah Sakit) Unit transfusi darah rumah sakit melayani pemeriksaan transfusi dan penggalangan donor darah sukarela dimana darah yang didistribusikan kepada resepien (pasien) sebelum didonorkan terlebih dahulu dilakukan screening terhadap darah pendonor seperti pemeriksaan hemoglobin, golongan darah tekanan darah, pemeriksaan darah, pemeriksaan hepatitis B, hepatitis C, Sifilis, HIV dan pemeriksaan crossmatching d. Instalasi Radiologi Seperti halnya Laboratorium, Radiologi juga merupakan salah satu faktor penunjang penegak diagnosis. Instalasi ini didukung dengan peralatan yang canggih sehingga dapat memberikan pelayanan foto roentgen. Pelayanan yang diberikan yaitu : 



Pemeriksaan rontgen Cranium AP/Lateral







Pemeriksaan rontgen Thorax AP/PA







Pemeriksaan rontgen BNO







Pemeriksaan BNO 3 posisi







Pemeriksaan Ekstrimitas atas dan Ekstrimitas bawah



e. Instalasi Farmasi Instalasi Farmasi RSUD Bayung Lencir merupakan suatu Unit di Rumah Sakit yang berperan sebagai penunjang pelayanan kesehatan dalam melaksanakan fungsi pengobatan di Rumah Sakit. Tugas istalasi farmasi yaitu



melakukan



kegiatan



menyediakan,



peracikan,



pendistribusian,



pengelolaan, penyimpanan obat - obatan dan alat kesehatan serta memberikan



informasi tentang obat. Instalasi Farmasi memberikan



pelayanan kepada pasien mengenai penggunaan obat yang rasional. Semua obat-obatan disediakan dari Rumah Sakit. Instalasi Farmasi yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir bekerjasama dengan Apotik Sinar Medika buka selama 24 jam. Melayani resep obat generik maupun obat non generik bagi pasien umum, pihak ke-3, askeskin maupun karyawan rumah sakit. f. Pelayanan Gizi Instalasi gizi memberikan pelayanan makanan bagi pasien rawat inap. Pelayanan yang diberikan yaitu :







Konsultasi Gizi







Penyelenggaraan makanan pasien







Pembelian Bahan Makanan







Persiapan bahan makanan







Pengolahan bahan makanan







Pendistribusian makanan



g. Fisioterapi h. Kamar Jenazah i. Pelayanan Ambulance/Mobil Jenazah j. IPSRS (Instalasi Sarana dan Prasarana Rumah Sakit)



2.4.5. Informasi sarana fisik bangunan RSUD Bayung Lencir a. Sarana Air Bersih



: PDAM dan Sumur Bor



b. Listrik



: PLN dan Genset



c. Pengolahan Limbah Padat



: Incenerator



d. Pengolahan Limbah Cair



:



e. Kendaraan Roda 2



:0



f. Kendaraan Roda 4



:2 Unit Operasional kantor 1 Unit Mobil Jenazah 3 Unit Mobil Ambulance



14



BAB III VISI, MISI,MOTTO DAN TUJUAN RSUD BAYUNG LENCIR



Visi Misi Motto



Tujuan



15



BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT



Berdasarkan Peraturan Bupati Musi Banyuasin Nomor 19 Tahun 2015 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Bayung Lencir status kelembagaan RSUD Bayung Lencir ditetapkan sebagai lembaga teknis daerah setingkat badan dengan struktur organisasi struktural terdiri dari Direktur, 1 Kabag, 3 Kepala Bidang, dengan 9 Kepala Seksi. Disamping itu terdapat beberapa Komite yang membantu tugas-tugas Direktur dan beberapa Instalasi di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir.



BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KEPEGAWAIAN Di RSUD Bayung Lencir Unit Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang membawahi 6 Staf Kepegawaian.



Direktur



Kepala Bagian Tata Usaha



Kasubbag Kepegawaian



Staf Kepegawaian



BAB VI URAIAN JABATAN 1. Kepala Unit Kepegawaian Nama Jabatan



: Kepala Sub Bagian



Unit Kerja



: Unit Kepegawaian



Ikhtisar Jabatan



:



a. Merencanakan langkah-langkah kegiatan Sub Bagian Kepegawaian agar rencana kerja terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dan sesuai



dengan



ketentuan



peraturan



perundang-undangan



yang



berlaku; b. Melaksanakan administrasi kepegawaian, menyusun dan memelihara data kepegawaian, buku induk pegawai, dan laporan kinerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, mengawasi,



dan



mengamankan



data-data



system



informasi



kepegawaian; d. Melaksanakan kegiatan administrasi perencanaan kebutuhan tenaga, rekruitmen, seleksi, orientasi, promosi, mutasi dan penilaian kinerja pegawai; e. Mengurus daftar hadir pegawai, daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai negeri sipil dan perjalanan dinas pegawai; f. Menerima dan memproses angka kredit jabatan fungsional yang sudah dikoreksi dan diverifikasi oleh Tim Penilai Angka Kredit sesuai dengan profesi; g.



Mempersiapkan



usul-usul



pengangkatan,



kenaikan



pangkat,



kenaikan gaji berkala, mutasi, pengangkatan dalam jabatan dan lainlain yang berhubungan dengan kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; h. Mempersiapkan asal-usul pemberian hukuman jabatan, bebas tugas, mutasi dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu, pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai;



i. Mempersiapkan asal-usul pemberian gaji, intensif, pesangon, cuti, pensiun, pemeriksaan kesehatan, jaminan kesehatan/keselamatan kerja dan lain-lain yang berhubungan dengan hak pegawai. j. Melaksanakan



proses



administrasi



kepegawaian



meliputi



pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemindahan, pemberhentian sementara, pensiun, cuti, hukuman jabatan, usulan pemberian penghargaan serta penyelesaian administrasi kepegawaian lainnya; k. Mempersiapkan pegawai untuk mengikuti latihan kerja, kursuskursus, tugas belajar, ujian dinas dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai; l. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai; m.Menghimpun Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (P2KP); n. Membuat nominatif data pegawai; o. Menilai pelaksanaan pekerjaan bawahan sebagai bahan pengisian Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (P2KP); p. Membuat dan memaraf konsep surat dinas untuk ditandatangani atasan; q. Membuat laporan hasil kegiatan Sub Bagian Kepegawaian sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; r. Menyelenggarakan kegiatan diklat, pelatihan kerja, kursus-kursus, dinas dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan keterampilan. s.



Menyelenggarakan dan



atau



memfasilitasi



penelitian-penelitian



dibidang klinik maupun non klinik dalam rangka mengembangkan standar mutu pelayanan Rumah Sakit t. Melakukan pemantauan dan monitoring pelaksanaan kegiatan Diklat; u. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan/kinerja Diklat secara berkala;



v. Menyiapkan bahan usulan kerja sama bidang pemasaran Diklat; w.Melaksanakan kegiatan penunjang Diklat sesuai bidangnya; x. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk atasan;



20



Hasil Kerja : 



SPO, Juknis kegiatan Juknis kegiatan pelayanan Kepegawaian, meliputi



rekruitmen



karyawan,



pencatatan,



pengelolaan



data



karyawan / ketenagaan, penyimpanan dan perhitungan tenaga. 



Uraian tugas bawahan.







Petunjuk kerja bawahan.







Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.







Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.







Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Unit HRD







Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan .



Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Kamis



: jam 08.00 - 16.00



Jumat



: jam 08.00 – 16.00



Spesifikasi Jabatan : a. Pendidikan : – S1 Keperawatan b. Pengalaman kerja : - Minimal 3 tahun dalam jabatan supervisi ; c. Keahlian & Ketrampilan



:



-



Manajemen SDM



-



Terampil mengoperasikan Komputer



-



Mampu berkomunikasi dengan baik



Uraian Tugas : a. Merencanakan langkah-langkah kegiatan Sub Bagian Kepegawaian agar rencana kerja terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dan sesuai berlaku;



dengan



ketentuan



peraturan



perundang-undangan



yang



b. Melaksanakan administrasi kepegawaian, menyusun dan memelihara data kepegawaian, buku induk pegawai, dan laporan kinerja sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; c. Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengendalikan, mengawasi,



dan



mengamankan



data-data



system



informasi



kepegawaian; d. Melaksanakan kegiatan administrasi perencanaan kebutuhan tenaga, rekruitmen, seleksi, orientasi, promosi, mutasi dan penilaian kinerja pegawai; e. Mengurus daftar hadir pegawai, daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai negeri sipil dan perjalanan dinas pegawai; f. Menerima dan memproses angka kredit jabatan fungsional yang sudah dikoreksi dan diverifikasi oleh Tim Penilai Angka Kredit sesuai dengan profesi; g.



Mempersiapkan



usul-usul



pengangkatan,



kenaikan



pangkat,



kenaikan gaji berkala, mutasi, pengangkatan dalam jabatan dan lainlain yang berhubungan dengan kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; h. Mempersiapkan asal-usul pemberian hukuman jabatan, bebas tugas, mutasi dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu, pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai; i. Mempersiapkan asal-usul pemberian gaji, intensif, pesangon, cuti, pensiun, pemeriksaan kesehatan, jaminan kesehatan/keselamatan kerja dan lain-lain yang berhubungan dengan hak pegawai; j. Melaksanakan



proses



administrasi



kepegawaian



meliputi



pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pemindahan, pemberhentian sementara, pensiun, cuti, hukuman jabatan, usulan pemberian penghargaan serta penyelesaian administrasi kepegawaian lainnya; k. Mempersiapkan pegawai untuk mengikuti latihan kerja, kursuskursus, tugas belajar, ujian dinas dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai; l. Menyusun Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai; 22



m.Menghimpun Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (P2KP); n. Membuat nominatif data pegawai; o. Menilai pelaksanaan pekerjaan bawahan sebagai bahan pengisian Daftar Penilaian Prestasi Kerja Pegawai (P2KP); p. Membuat dan memaraf konsep surat dinas untuk ditandatangani atasan; q. Membuat laporan hasil kegiatan Sub Bagian Kepegawaian sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada atasan; r. Menyelenggarakan kegiatan diklat, pelatihan kerja, kursus-kursus, dinas dan lain-lain yang berhubungan dengan peningkatan mutu pengetahuan dan keterampilan serta pengembangan keterampilan. s.



Menyelenggarakan dan



atau



memfasilitasi



penelitian-penelitian



dibidang klinik maupun non klinik dalam rangka mengembangkan standar mutu pelayanan Rumah Sakit t. Melakukan pemantauan dan monitoring pelaksanaan kegiatan Diklat; u. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan/kinerja Diklat secara berkala;



v. Menyiapkan bahan usulan kerja sama bidang pemasaran Diklat; w.Melaksanakan kegiatan penunjang Diklat sesuai bidangnya; x. Melaksanakan tugas lain sesuai petunjuk atasan;



Wewenang : 1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Unit Kepegawaian. 2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan . 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 2. Staf Kepegawaian Nama Jabatan : Staf Fungsional HRD Unit Kerja



: Unit HRD



Sifat Jabatan



:



Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : Senin – Kamis



: jam 08.00 - 16.00



Jumat



: jam 08.00 – 16.00



23



Spesifikasi Jabatan : a. Pendidikan : – S1 Kesehatan Masyarakat - S1 Ilmu Pemerintahan b. Pengalaman kerja : - Minimal 2 tahun dalam bidangnya ; c. Keahlian & Keterampilan : -



Terampil mengoparasikan Komputer



-



Mampu berkomunikasi dengan baik



Uraian Tugas : 1) Mewakili Kepala Sub Bagian Kepegawaian apabila berhalangan hadir; 2) Membantu Kepala Sub Bagian Kepegawaian dalam perencanaan, koordinasi,



pembinaan,



dan



pengawasan



serta



pendidikan



dan



pelatihan di bidang SDM. 3) Membantu



Kepala



Sub



Bagian



Kepegawaian



dalam



menghitung



kebutuhan tenaga sesuai dengan strandar dan ketentuan yang berlaku. 4) Membantu Kepala Sub Bagian Kepegawaian dalam merencanakan dan mempersiapkan SDM baik dalam rekruitment dan pengembangan di semua bagian untuk diajukan kepada Kepala Bagian Tata Usaha. 5) Membantu Kepala Sub Bagian Kepegawaian dalam mempersiapkan formulir dan segala sesuatunya yang berhubungan dengan rekruitmen pegawai baru. 6) Membantu menyelenggarakan arsip dan administrasi kepegawaian yang lengkap, akurat dan terarah. 7) Membantu menyimpan biodata pegawai di tempat yang bersih dan aman. 8) Membantu melaksanakan pembinaan; pendidikan dan pelatihan terhadap semua karyawan. 9) Membantu memeriksa absensi pegawai apakah sudah sesuai dengan jadwal dinas. 10)



Membantu membuat laporan kepatuhan karyawan terhadap SPO



keterlambatan, Kedisiplinan serta cuti karyawan. 11)



Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Sub



Bagian Kepegawaian.



2 4



BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA Dalam rangka menyelenggarakan tugasnya, bagian kepegawaian perlu mengadakan koordinasi dengan unit/bagian yang lain. Dalam melakukan aktifitas dikepegawaian wajib membina hubungan kerja yang harmonis, baik di lingkungan



bagian



kepegawaian



ataupun



hubungan



dengan



unit



lain



dilingkungan rumah sakit. No



Unit / Bagian



Hal / Tujuan



1



Direktur



Pelaporan dan pertanggujawaban tugas



2



Kepala Bagian



Koordinasi tugas



3



Para Kepala Sub Bagian



Koordinasi tugas



4



Seluruh Unit-unit lain dal



Pelaksana tugas



seluruh staf 5



Pejabat berwenang pada unit



Pelaksana tugas



kerja / lembaga / instansi terkait



25



VIII POLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASI Dalam upaya mempersiapkan tenaga kepegawaian yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi instansi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar



organisasi.



Tujuannya



adalah



mendayagunakan



sumber-sumber



tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan kemampuan



oganisasi



untuk



dalam



mempertahankan



mencapai



dan



sasarannya



meningkatkan



melalui



strategi



pengembangan kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit Kepegawaian RSUD Bayung Lencir adalah sebagai berikut : POLA KETENAGAAN Unit Kepegawaian RSUD Bayung Lencir NAMA JABATAN



KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL



Kepala Sub Bagian



a. Pendidikan : - S1 Keperawatan b. Pengalaman kerja : - Minimal 5 tahun dlm jabatan supervisi c. Keahlian Sertifikasi : - Manajemen SDM - Terampil mengoparasikan Komputer - Mampu berkomunikasi dengan baik d. Berbadan sehat



TENAGA YANG DIBUTUHKAN 1



2 6



Staf Kepegawaian



a. Pendidikan : - S1 Kesehatan Masyarakat - S1 Ilmu Pemerintahan b. Pengalaman kerja : - Minimal 2 tahun di bidangnya c. Keahlian Sertifikasi : - Terampil mengoperasikan Komputer - Mampu berkomunikasi dengan baik



6



d. Berbadan sehat Jumlah



7



27



BAB IX PENILAIAN KINERJA SDM Penilaian Kinerja adalah proses yang berkelanjutan untuk menilai kualitas kerja petugas / tenaga dan usaha untuk menilai kualitas pencapaian target / sasaran sistem manajemem suatu perusahaan. Tujuan Penilaian Kinerja : 1. Mengenali SDM yang perlu dilakukan pembinaan 2. Menentukan Kriteria tingkat pemberian kompensasi 3. Memperbaiki kualitas pelaksanaan pekerjaan 4. Sebagai bahan perencanaan manajemen program SDM masa datang 5. Memperoleh umpan balik atas hasil prestasi petugas / tenaga Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan. Penilaian Kinerja dilakukan dengan 2 cara : 1. Penilain Kinerja Individu : 1.a Staf Medis ; OPPE / FPPE  Kreteria OPPE : 







Review terhadap operasi dan prosedur klinis lainnya dan hasilnya audit medis/klinis Pola penggunaan darah dan obat-obatan.







Permintaan pemeriksaan test dan prosedur







Pola lamanya dirawat (length of stay)







Data morbiditas dan mortalitas







Praktek konsultasi dan spesialis







Kriteria relevan lainnya seperti ditentukan oleh rumah sakit.







Kreteria FPPE :







2 8







Review terhadap prosedur-prosedur operatif dan klinis lain serta hasilnya (kepatuhan SPO/ outcome misal ILO, Reoperasi, Pneumoni pasca operasi (anestesi)







Pola Penggunaan darah/Obat/alkes : keseuaian antara permintaan dgn







kebutuhan jumlah kantung darah yg tidak digunakan. Kepatuhan terhadap formularium. Penggunaan alkes yg tidka sesuai



SPO 



 







Pola Permintaan tes/prosedur/Tindakan: Kepatuhan permintaan penunjang/prosedur/tindakan sesuai SPO Length of stay: berbasis dokter dan penyakit Data Morbiditas dan mortalitas: kriteria morbiditas sesuai ndikator yg digunakan Jumlah kasus yang dikonsulkan/dirujuk ke spesialis lain



1.b Staf Keperwatan & Kebidanan ; Kesehatan Lain & Non Kesehatan : Penilaian kinerja sesuai dengan Uraian Tugas dan hasil kerja yang ditetapkan. 2. Penilain Kinerja Unit : a. Sasaran mutu/ indikator mutu/standar pelayanan minimal b. Hasil survei kepuasan pasien c. Efisisensi & efektifitas biaya d. Hasil penilaian







Laporan.



PELAKSANAAN : 1. Penilaian kinerja dilaksanakan secara periodik yaitu 1 tahun sekali, kecuali untuk karyawan masa percobaaan dilaksanakan selesai masa percobaan selama 6 (enam) bulan dan karyawan ikatan kontrak kerja selama 1 (satu) tahun sebelumnya dinilai. 2. Unsur-unsur yang dinilai secara garis besar sesuai pencapaian indicator penilaian kinerja yang berbasis pada uraian kerja masing masing SDM. 3. Penilaian konduite dilakukan oleh atasan langsung dalam form penilaian karyawan 29



4. Setiap



karyawan



memiliki



buku



catatan



penilaian



kinerja



karyawan/buku rapor yang berisi tentang prestasi, pelanggaran-2, kesalahan dan perilaku yang positif terkait dengan kedinasan. Yang mengisi buku tersebut adalah atasan langsung dan ditanda tangani karyawan yang bersangkutan. 5. Dalam melakukan penilaian harus memperhatikan catatan yang ada dalam buku penilaian kinerja karyawan tersebut. 6. Penilaian karyawan tersebut dilaksanakan dengan menggunakan Form



Penilaian Kinerja



rangkap



3 masing-masing



untuk unit



Kepegawaian, pejabat penilai dan atasan pejabat penilai 7. Hasil penilaian asli disimpan dalam file ketenagaan yang bersangkutan di Kepegawaian Peningkatan Kompetensi SDM Pembinaan/pengembangan



kompetensi



tenaga



HRD



dilakukan



melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.



30



BAB X KEGIATAN ORIENTASI



Agar berkinerja baik, staf baru, apapun status kepegawaiannya, perlu mengenal



keseluruhan



RS



dan



bagaimana



tanggung



jawabnya



yang



spesifik/khusus klinis atau nonklinis berkontribusi pada misi RS. Ini dapat dicapai melalui orientasi umum tentang RS dan tugasnya di RS serta orientasi yang spesifik tentang tugas tanggung jawab dalam jabatannya. Jenis dan Meteri Orientasi adalah : 1. Materi Umum antara lain : a. Visi, Misi RS b. Struktur Organisasi RS c. Ketentuan kepegawaian RS d. Peningkatan mutu e. KPRS - SKP f. P I 2. Materi khusus / spesifik antar lain : a. Kebijakan & prosedur b. Peralatan c. Struktur organisasi di unit kerja d. Pola kerja yang sesuai dengan tugas & tanggung jawab PELAKSANAAN ORIENTASI : 1. Pelaksanaan Orientasi untuk staf baru, tenaga kontrak, tenaga sukarela kalau ada dan staf yang baru di rotasi. 2. Pelaksanaan orientasi umum 1 – 2 hari, dan khusus 2 minggu.



3 1



BAB XI PERTEMUAN RAPAT Pertemuan / rapat dilakukan oleh bagian keuangan terdiri dari : 1. Rapat resmi (formal meeting) yaitu rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku. Peserta rapat biasanya mendapat surat / pemberitahuan / undangan yang dilengkapi dengan agenda rapat. 2. Rapat tidak resmi (informal meeting) yaitu rapat yang dilaksanakan tanpa perencanaan yang bersifat resmi. Rapat ini biasanya dijadikan untuk mendiskusikan hal-hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung. 3. Rapat terbuka yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh pegawai dan materi yang dibahas merupakan masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia. 4. Rapat tertutup yaitu rapat yang hanya dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah bersifat rahasia.



32



XII PELAPORAN 1. Laporan Bulanan Laporan bulanan di Unit Kepegawaian meliputi : 1. Laporan Keterlambatan karyawan 2. Laporan Kesesuaian Jam / Daftar Dinas 2. Laporan Tahunan Laporan tahunan meliputi : 1. Laporan & Evaluasi Keterlambatan Karyawan 2. Laporan / Rekapitulasi Cuti Karyawan 3. Laporan & Evaluasi kesesuaian Jam / Daftar Dinas 4. Laporan & evaluasi kepatuhan SPO 5. Laporan & Evaluasi Kinerja Karyawan (Individu) 6. Laporan & Kinerja Unit / Instalasi



33



BAB XIII PENUTUP Pedoman Pengorganisasian Unit Kepegawaian diperlukan sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan di unit kepegawaian. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah memberikan data yang diperlukan dalam rangka penyusunan pedoman pengorganisasian unit kepegawaian di Rumah Sakit Umum Daerah Bayung Lencir.



DITETAPKAN DI :Bayung Lencir PADA TANGGAL :



Direktur RSUD Bayung Lencir Kabupaten Bayung Lencir,



dr. Diyanti Novitasari, MARS NIP. 198103132010012015



3 4