Pedoman Tata Naskah RSDDP [PDF]

Citation preview

PEDOMAN TATA NASKAH



RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP Tahun 2018



KATA SAMBUTAN



Penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang baik harus didukung oleh kemampuan tertib administrasi yang baik pula dan salah satu komponen yang penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit adalah administrasi umum. Peningkatan tertib administrasi merupakan salah satu tujuan yang harus kita capai. Banyak permasalahan yang harus kita cermati, kurangnya perhatian dari para pemangku jabatan terhadap masalah administrasi, keterbatasan sumber daya manusia yang tersedia, ketidak pahaman dari para pegawai/ pemangku jabatan yang bertanggung jawab dalam mengelola administrasi dan masih banyak lagi permasalahan yang kita temui sehari-hari yang menjadi salah satu faktor penyebab kurangnya tertib administrasi di lingkungan Rumah Sakit. Dalam upaya mewujudkan tertib administrasi Rumah Sakit Umum Sei Dadap telah menerbitkan



Peraturan



Kepala



Rumah



Sakit



Umum



Sei



Dadap



Nomor



RSSDP/KKS/SK/KRS/VI/2018 tentang Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Dengan diterbitkannya peraturan ini diharapkan pengaturan dan pengelolaan surat-surat baik terhadap kop surat, logo, ukuran dan jenis kertas, penggunaan huruf, bentuk surat, kewenangan penandatanganan serta stempel Rumah Sakit dapat lebih teratur dan terarah sehingga tercapai efektifitas dan efisiensi tertib administrasi perkantoran serta dapat memberikan ciri khas Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Kepada semua pihak yang terlibat proses penyusunan buku pedoman ini, kami mengucapkan terima kasih.



KEPALA RSU SEI DADAP



dr. Marlinawati



i



KATA PENGANTAR



Puji syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat dan karunia yang telah dilimpahkan kepada kita semua. Buku Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap diterbitkan dalam rangka pengaturan dan pengelolaan surat-surat baik terhadap kop, logo, ukuran dan jenis kertas, penggunaan huruf, bentuk surat, kewenangan penandatanganan serta stempel Rumah Sakit dapat lebih teratur dan terarah sehingga efisiensi dan efektifitas dalam administrasi perkantoran dapat tercapai. Buku Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap ini diharapkan dapat menjadi pedoman atau acuan bagi para pemangku jabatan dan pegawai di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap dalam rangka pengelolaan tata naskah. Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tim penyusun dan seluruh pihak yang terkait atas kerja keras yang telah dilakukan sehingga buku pedoman ini bisa diterbitkan. Semoga buku pedoman ini dapat digunakan dengan sebaik-baiknya guna menciptakan kelancaran komunikasi tulis internal maupun eksternal yang efektif dan efisien dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



KEPALA RSU SEI DADAP



dr. Marlinawati



ii



PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR : RSSDP/KKS/SK/KRS/V/2018



TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP, Menimbang



:



a.



b.



c.



Mengingat



:



1. 2. 3. 4.



5.



6.



7.



bahwa untuk terselenggaranya tertib administrasi dan penyeragaman sistem administrasi di rumah sakitperlu disesuaikan dengan perkembangan regulasi tentang tata naskah rumah sakit; bahwa dengan adanya perkembangan administrasi dan peraturan perundang-undangan yang baru, maka dipandang perlu untuk menerbitkan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1538 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di lingkungan Kementerian Kesehatan dan Buku Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi KARS Tahun 2012; bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam butir a dan b, perlu diatur kembali Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap dengan Peraturan Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tertanggal 13 Oktober Tahun 2009 tentang Kesehatan; Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tertanggal 28 Oktober Tahun 2009 tentang Rumah Sakit; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 012 Tahun 2012 tertanggal 15 Maret 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2013 tertanggal 23 November 2013 tentang Pelayanan Kesehatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional; Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 Tahun 2014 tertanggal 18 Agustus 2014 tentangKlasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit; Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 659 MENKES/PER/ VIII /2009 tertanggal 14 Agustus 2009 tentangRumah Sakit Indonesia Kelas Dunia; Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 428 MENKES/ SK / XII /2012 tertanggal 07 Desember 2012 tentang iii



8.



Penetapan Lembaga Independen Pelaksana Akreditasi Rumah Sakit di Indonesia; Keputusan Direktur Utama PT. Sri Pamela Medika Nusantara Nomor SPDU/SKPTS/87/X/2018 tertanggal 07 Oktober 2018 tentang Pengangkatan Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap;



MEMUTUSKAN Menetapkan



: PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP.



Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap tercantum dalam Lampiran Peraturan ini.



Pasal 2 Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 agar digunakan sebagai acuan dalam tertib administrasi di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



Pasal 3 Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.



Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : Kamis, 17 Mei 2018 KEPALA RSU SEI DADAP



dr. Marlinawati



iv



LAMPIRAN



PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR : RSSDP/KKS/SK/KRS/01/V/2018



TENTANG



PEDOMAN TATA NASKAH RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP



v



LAMPIRAN PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NO: RSSDP/KKS/SK/KRS/01/V/2018 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP



PEDOMAN TATA NASKAH RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP



SISTEMATIKA BAB I



PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud 2. Tujuan C. SASARAN D. AZAS E. RUANG LINGKUP F. PENGERTIAN



BAB II



PENYUSUNAN NASKAH A. PRINSIP B. PROSEDUR C. PENGGUNAAN LOGO DAN STEMPEL RUMAH SAKIT



BAB III



JENIS DAN FORMAT NASKAH A. JENIS 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi a. Peraturan Kepala Rumah Sakit b. Keputusan Kepala Rumah Sakit c. Pedoman d. Panduan e. Standar Prosedur Operasional f. Instruksi g. Surat Edaran vi



h. Perjanjian 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat a. Surat Biasa b. Surat Keterangan c. Surat Perintah d. Surat Izin e. Surat Kuasa f. Surat Undangan g. Surat Panggilan h. Memorandum i. Pengumuman j. Laporan k. Surat Pengantar l. Lembar Disposisi m. Berita Acara n. Telaahan Staf o. Rekomendasi p. Daftar Hadir q. Sertifikat Pelatihan r. Notulen s. Formulir t. Naskah Elektronis



B. BENTUK 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi a. Peraturan Kepala Rumah Sakit b. Keputusan Kepala Rumah Sakit c. Pedoman/Panduan d. Pedoman e. Standar Prosedur Operasional f. Prosedur Tetap g. Instruksi h. Surat Edaran i. Perjanjian vii



2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat a. Surat Biasa b. Surat Keterangan c. Surat Perintah d. Surat Cuti / Izin e. Surat Kuasa f. Surat Undangan g. Surat Panggilan h. Memorandum i. Pengumuman j. Laporan k. Surat Pengantar l. Lembar Disposisi m. Berita Acara n. Telaahan Staf o. Rekomendasi p. Daftar Hadir q. Sertifikat Pelatihan r. Notulen BAB IV



TATA SURAT A. PENGERTIAN B. KETENTUAN PENYUSUNAN SURAT C. KETENTUAN SURAT MENYURAT D. JENIS DAN KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH E. GARIS KEWENANGAN DAN PENANDATANGANAN F. PELAKSANAAN TUGAS (Plt.) G. PELAKSANAAN HARIAN (Plh.)



BAB V



PENUTUP



viii



DAFTAR ISI



Halaman



Kata Sambutan .......................................................................................................................... i Kata Pengantar .......................................................................................................................... ii Peraturan Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap ..................................................................... iii Lampiran ................................................................................................................................... v Daftar isi .................................................................................................................................... ix



BAB I



PENDAHULUAN .............................................................................................. 1 A. Latar Belakang ............................................................................................ 1 B. Maksud dan Tujuan .................................................................................... 1 1. Maksud .................................................................................................. 1 ................................................................................................................ 2. Tujuan .................................................................................................... 1 C. Sasaran ........................................................................................................ 1 D. Asas ............................................................................................................. 2 E. Ruang Lingkup ............................................................................................ 2 F. Pengertian ..................................................................................................... 2



BAB II



PENYUSUNAN NASKAH ................................................................................ 4 A. Prinsip .......................................................................................................... 4 B. Prosedur ....................................................................................................... 4 C. Penggunaan Logo dan Stempel Rumah Sakit ............................................. 7



BAB III



JENIS DAN FORMAT NASKAH .................................................................... 11 A. JENIS .......................................................................................................... 11 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi ........................................................................... 11 a. Peraturan Kepala Rumah Sakit ........................................................ 11 b. Keputusan Kepala Rumah Sakit ...................................................... 11 c. Pedoman .......................................................................................... 11 d. Panduan ........................................................................................... 11 e. Standar Prosedur Operasional .......................................................... 11 ix



f. Instruksi ........................................................................................... 11 g. Surat Edaran ..................................................................................... 12 h. Perjanjian .......................................................................................... 12 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat ........................................ 12 a. Surat Biasa ....................................................................................... 12 b. Surat Keterangan .............................................................................. 12 c. Surat Perintah ................................................................................... 12 d. Surat Izin .......................................................................................... 12 e. Surat Kuasa ...................................................................................... 12 f. Surat Undangan ................................................................................ 12 g. Surat Panggilan ................................................................................ 12 h. Memorandum ................................................................................... 13 i. Pengumuman .................................................................................... 13 j. Laporan............................................................................................. 13 k. Surat Pengantar ................................................................................ 13 l. Lembar Disposisi.............................................................................. 13 m. Berita Acara...................................................................................... 13 n. Telaahan Staf .................................................................................... 13 o. Rekomendasi .................................................................................... 13 p. Daftar Hadir...................................................................................... 14 q. Sertifikat Pelatihan ........................................................................... 14 r. Notulen ............................................................................................. 14 s. Formulir ........................................................................................... 14 t. Naskah Elektronis ........................................................................... 14 B. BENTUK ...................................................................................................... 14 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produkproduk hukum berupa regulasi ............................................................... 14 a. Peraturan Kepala Rumah Sakit ........................................................ 14 b. Keputusan Kepala Rumah Sakit ....................................................... 18 c. Pedoman/Panduan ........................................................................... 22 d. Pedoman .......................................................................................... 24 e. Standar Prosedur Operasional .......................................................... 29 f. Prosedur Tetap ................................................................................. 33 g. Instruksi ............................................................................................ 37 h. Surat Edaran ..................................................................................... 40 x



i. Perjanjian .......................................................................................... 42 2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat ........................................ 45 a. Surat Biasa ....................................................................................... 45 b. Surat Keluar dari unit kerja .............................................................. 47 c. Surat Keterangan .............................................................................. 50 d. Surat Perintah ................................................................................... 52 e. Surat Cuti / Izin ................................................................................ 54 f. Surat Kuasa ...................................................................................... 56 g. Surat Undangan ................................................................................ 58 h. Surat Panggilan ................................................................................ 61 i. Memorandum ................................................................................... 63 j. Pengumuman .................................................................................... 65 k. Laporan............................................................................................. 67 l. Surat Pengantar ................................................................................ 70 m. Lembar Disposisi.............................................................................. 72 n. Berita Acara...................................................................................... 74 o. Telaahan Staf .................................................................................... 76 p. Rekomendasi .................................................................................... 78 q. Daftar Hadir...................................................................................... 80 r. Sertifikat Pelatihan ........................................................................... 82 s. Notulen ............................................................................................. 84



BAB IV



TATA SURAT ..................................................................................................... 86 A. Pengertian .................................................................................................... 86 B. Ketentuan Penyusunan Surat ....................................................................... 86 C. Ketentuan Surat-Menyurat .......................................................................... 87 D. Jenis dan Kewenangan Penandatanganan Naskah ....................................... 88 E. Garis Kewenangan dan Penandatanganan ................................................... 88 F. Pelaksana Tugas (Plt.) ................................................................................ 89 G. Pelaksana Harian (Plh.) ............................................................................... 89



BAB V



PENUTUP ...........................................................................................................



xi



BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan Rumah Sakit Umum Sei Dadap adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah di lingkungan rumah sakit, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran. Tata naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap sebagai salah satu unsur administrasi umum mencakup pengaturan tentang jenis, penyusunan, penggunaan logo rumah sakit, stempelserta penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam naskah. Keterpaduan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap sangat diperlukan untuk menunjang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan dalam bidang kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk itu diperlukan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap sebagai acuan dalam melaksanakan tata persuratan di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap dimaksudkan sebagai acuan pengelolaan dan pembuatan naskah dinas di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang berhasil guna dan berdaya guna dalampenyelenggaraan tugas pokok dan fungsi di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



1



C. SASARAN 1. Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap; 2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dengan unsure lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis; 4. Tercapainya penyelenggaraan tata naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap yang efektif dan efisien.



D. AZAS 1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna Penyelenggaraan tata naskah secara berdaya guna dan berhasil guna dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas. 2. Azas Pembakuan Naskah diproses dan disusun menurut tata cara dan bentukyang telah dibakukan, termasuk jenis, penyusunan naskah, dan tata cara penyelenggaraannya. 3. Azas Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan. 4. Azas Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah terkait dengan unsur administrasi umum lainnya. 5. Azas Kecepatan dan Ketepatan Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan organisasi, tata naskah harus dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional, kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian dan distribusi. 6. Azas Keamanan Tata naskah harus aman secara fisik dan substansi (isi) mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.



2



E. RUANG LINGKUP Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap meliputi pengaturan tentang jenis, format naskah, penyusunan naskah, prinsip dan prosedur penyusunan naskah termasuk penggunaan logo, stempel, dan amplop serta kewenangan penandatanganan naskah.



F. PENGERTIAN UMUM 1.



Naskah adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang.



2.



Tata Naskah adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yangmencakup pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam komunikasi.



3.



Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah (tata persuratan, distribusi, formulir, dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, dan tata ruang perkantoran.



4.



Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi yang dilakukan antar unit kerja di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap, secara vertikal dan horisontal.



5.



Komunikasi Ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Sei Dadap dengan pihak lain di luar lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



6.



Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan susunan redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan logo, dan stempel.



7.



Kewenangan Penandatanganan Naskah adalah hak dan kekuasaan yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai dengan tugas dan tanggung jawab pada jabatannya.



8.



Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi naskah berdasarkan sistem tata kearsipan dinamis instansi bersangkutan.



9.



Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas instansi.



10. Lampiran adalah bahan keterangan yang disertakan pada surat asli sebagai bukti, penguat tambahan terhadap apa yang dinyatakan di dalam surat. 3



11. Tembusan Surat adalah hasil penggandaan dari suatu naskah yang jumlahnya sesuai dengan jumlah pejabat atau satuan organisasi yang dipandang perlu untuk mengetahui isi surat dan disebut dalam naskah asli itu sebagai penerima tembusan. 12. Verbal Konsep Surat adalah rancangan surat yang ditulis dalam bentuk verbal oleh staf atau pejabat yang terkait dengan substansi isi surat yang kemudian diperiksa dan disetujui pejabat yang akan menetapkan dan berwenang menandatangani surat tersebut.



4



BAB II PENYUSUNAN NASKAH



A. PRINSIP Penyusunan naskah memperhatikan prinsip : 1. Kejelasan berarti harus memperhatikan aspek fisik dan materi; 2. Ketelitian berarti harus sesuai dengan bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa; 3. Tepat dan akurat berarti yang dikemukakan dalam naskah adalah fakta yang benar; 4. Singkat dan padat, berarti harus menggunakan bahasa indonesia yang formal, efektif, singkat, dan lengkap; 5. Logis dan meyakinkan berarti naskah yang disusun harus runtut dalam penuangan gagasan ke dalam naskah dan dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan sehingga mudah dipahami oleh penerima naskah; 6. Pembakuan naskah sesuai dengan peraturan berarti naskah yang disusun harus mengikuti aturan yang berlaku;



B. PROSEDUR 1. Penyusunan Konsep Setiap naskah yang akan ditindaklanjuti wajib dilakukan dengan penyusunan konsep yang harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Konsep naskah disusun/disiapkan oleh pejabat/pegawai dengan menggunakan verbal konsep. b. Setiap verbal konsep yang diajukan kepada atasan atau Kepala Rumah Sakit wajib terlebih dahulu diteliti pejabat yang ditunjuk oleh Kepala Rumah Sakit : -



Isi, sesuai dengan kebijakan yang ditentukan Kepala Rumah Sakit dan dapat dipertanggungjawabkan;



-



Redaksi, sesuai dengan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar;



-



Bentuk, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.



2. Persetujuan Konsep Dalam persetujuan konsep harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut :



5



a. Apabila isi naskah dan lampirannya menyangkut lebih dari satu unit kerja, verbal konsep



tersebut



harus



terlebih



dahulu



diedarkan



dan



disetujui



oleh



kepala/penanggungjawab dari unit terkait. b. Verbal konsep naskah yang berkaitan dengan pembentukan peraturan terlebih dahulu diajukan dan disetujui oleh pemilik rumah sakit, kecuali dalam hal pengangkatan pegawai. c. Verbal konsep naskah yang akan ditandatangani oleh kepala/penanggungjawab dari unit terkait, terlebih dahulu diajukan dan disetujui oleh Kepala Rumah Sakit. d. Sebagai tanda persetujuan konsep tersebut, staf/pegawai yang berwenang menandatangani naskah, wajib membubuhkan paraf pada verbal konsep naskah. e. Pada setiap lembar draft naskah verbal terakhir wajib dibubuhi paraf oleh kepala/penanggungjawab di pojok kanan bawah. f. Apabila isi naskah tentang keuangan dan kebijakan yang ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit atau Kepala Rumah Sakit utama PT, maka setiap halaman naskah dan lampirannya harus diparaf oleh minimal pejabat keuangan rumah sakit. g. Naskah tentang keuangan dan kebijakan yang telah disetujui oleh staf/pegawai penandatangan, maka pada setiap halaman naskah dan lampiran harus diparaf oleh staf/pegawai dari staf/pegawai penandatangan tersebut. 3. Registrasi Naskah a. Setelah naskah mendapatkan persetujuan dari staf/pegawai yang berwenang, konsep tersebut diregistrasi dan diberi nomor naskah dan tanggal. Registrasi naskah merupakan segmen penting dalam tata berkas, sehingga dapat disusun berdasarkan kronologis pemberkasan dan memberikan kemudahan temu balik serta bila dilakukan penilaian arsip. b. Penomoran naskah berupa peraturan perundang-undangan hanya menggunakan nomor urut dan tahun berjalan. c. Net asli setiap verbal pembentukan peraturan kecuali dalam hal pengangkatan pegawai, dilakukan oleh staf/pegawai yang bertanggung jawab di unit yang sudah ditentukan. d. Setiap arsip net asli peraturan perundang-undangan disimpan oleh kepala sub bidang personalia dan diklat rumah sakit. 4. Pengetikan Beberapa hal harus diperhatikan dalam pengetikan naskah : a. Bentuk naskah di Rumah Sakit Umum Sei Dadap ada 2 (dua) bentuk, yaitu : -



Naskah dalam bahasa Indonesia menggunakan bentuk lurus atau bentuk balok 6



( block style). -



Naskah dalam bahasa Inggris menggunakan bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok (Italic).



b. Ukuran dan jenis kertas : -



Ukuran Untuk keseragaman kertas dan Sistematika Penulisan



-







Page Setup: Paper Size: Legal 8.5”x13” (Legal 8.5”x33”).







Line Spacing: 1.5 lines dengan Bentuk Huruf (fonts) Times New Roman.



Jenis Kertas Menggunakan kertas HVS putih (70-80 gram).



-



Bentuk Huruf (fonts) Setiap tulisan naskah kecuali pembentukan peraturan perundang-undangan yang mengetikannya menggunakan komputer, menggunakan bentuk huruf Times New Roman ukuran 11 atau 12 dan spasi 1 sampai dengan 1,5.



c. Ruang Tepi (margin) Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah, yaitu : -



Ruang tepi atas



: apabila menggunakan kop naskah, 1 spasi di bawah kop, Dan apabila tanpa kop naskah, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas.



-



Ruang tepi bawah



: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi bawah kertas.



-



Ruang tepi kiri



: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kiri atas.



-



Ruang tepi kanan



: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan atas.



Catatan: Dalam pelaksanaannya penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.



7



5. Pembubuhan tanda-tangan Net naskah terlebih dahulu diteliti oleh kepala sub-bidang personalia dan diklat. Selanjutnya diverifikasi oleh Kepala Rumah Sakit dan setelah disetujui dilakukan penanda tangan pada lembar naskah. Lembar naskah sebelum distempel, difotocopy terlebih dahulu sebagai arsip. 6. Warna tinta Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk pembubuhan paraf dan tanda tangan disesuaikan dengan warna tinta yang ada. 7. Penulisan Alamat Surat a. Penulisan alamat surat dibuat secara lengkap di dalam naskah maupun dalam amplop surat harus sama. Contoh surat eksternal Rumah Sakit Umum Sei Dadap : Yang terhormat, Presiden Republik Indonesia Jalan Medan Merdeka Utara No.... b. Penulisan nama jabatan tidak menggunakan sebutan bapak atau ibu. c. Untuk perhatian (u.p.) digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. Contoh penggunaan u.p. Yang terhormat, Kepala Biro Kepegawaian Setjen Kementerian Kesehatan u.p. Kepala Bagian Mutasi



C. PENGGUNAAN LOGO DAN STEMPEL RUMAH SAKIT Logo dan stempel rumah sakit digunakan dalam tata naskah sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi. Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan Tata Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap perlu ditentukan penggunaan logo, dan stempel rumah sakit pada kertas surat dan sampul. 1.



Penggunaan Logo a. Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam tata naskah sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya.



8



b. Logo yang digunakan di Rumah Sakit Umum Sei Dadap adalah lambang:



. c. Penggunaan logo diletakkan di sebelah kiri kepala surat. d. Logo digunakan oleh pejabat berwenang Rumah Sakit Umum Sei Dadap. 2.



Kepala Naskah Pada kepala surat, dicantumkan logo rumah sakit, nama rumah sakit, alamat lengkap tanpa singkatan seyogyanya disertai kode pos, telepon, faksimile, surat elektronik (email) apabila ada, serta garis penutup tebal.



3.



Format Kepala Naskah a. Penggunaan kop surat hanya pada lembar pertama naskah. b. Naskah surat yang ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit. Naskah surat yang ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit menggunakan kop surat dengan logo rumah sakit yang diletakkan secara sejajar diposisi kiri dari alamat lengkap rumah sakit.



Format Kepala Naskah



RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP Jl. Lintas Sumatera, Sei Dadap. Kode Pos : 21272, Kab. Asahan, Sumatera Utara



4.



Cap atau stempel



Setiap dokumen untuk kepentingan teknis operasional rumah sakit digunakan cap rumah sakit, yaitu :



9



5.



Nomor Halaman Nomor halaman ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah bawah, kecuali halaman pertama naskah yang menggunakan kop naskah tidak perlu mencantumkan nomor halaman.



6.



Sampul surat Sampul surat hanya diberi stempel Rumah Sakit pada bagian kanan bawah sampul surat.



10



BAB III JENIS DAN FORMAT NASKAH



A. JENIS Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap terdiri dari dua jenis, yaitu : 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Kepala Rumah Sakit Peraturan Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap adalah naskah yang berbentuk peraturan, yang mengatur urusan Rumah Sakit Umum Sei Dadap untuk mewujudkan



kebijakan



dan



kebijaksanaan



baru,



melaksanakan



peraturan



perundang-undangan yang lebih tinggi dan menetapkan sesuatu dalam lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b. Keputusan Kepala Rumah Sakit Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundangundangan, yaitu kebijakan dalam rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan, ketatalaksanaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c. Pedoman Pedoman adalah naskah yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan rumah sakit yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya



disesuaikan



dengan



karakteristik



instansi/organisasi



yang



bersangkutan. d. Panduan Panduan adalah naskah yang memuat petunjuk dalam melakukan satu kegiatan. e. Standar Prosedur Operasional Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.



11



f. Instruksi Instruksi adalah naskah yang memuat arahan atau perintah tentang pelaksanaan kebijakan. g. Surat Edaran Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak. h. Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.



2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya. b. Surat Keterangan Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. c. Surat Perintah Surat perintah adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan. d. Surat Izin Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu. e. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya. f. Surat Undangan Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. 12



g. Surat Panggilan Surat Panggilan adalah Naskah yang dipergunakan untuk memanggil pejabat instansi Pemerintah/Badan Hukum/Swasta/Perorangan, guna diminta keterangan mengenai sesuatu permasalahan/persoalan. h. Memorandum Memorandum



adalah



bentuk



naskah



intern



yang



dibuat



oleh



seorang



pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memorandum memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memorandum dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. i. Pengumuman Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. j. Laporan Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas. k. Surat Pengantar Surat pengantar adalah naskah yang berisikan penjelasan singkat atau informasi mengenai suatu pengiriman yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah. l. Lembar Disposisi Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar disposisi dibuat diatas kertas ukuran ¼ folio. m. Berita Acara Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan, pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.



13



n. Telaahan Staf Telaahan Staf adalah Naskah yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah. o. Rekomendasi Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan. p. Daftar Hadir Daftar Hadir adalah Naskah yang dipergunakan untuk mencatat dan mengetahui kehadiran seseorang. q. Sertifikat Pelatihan Sertifikat Pelatihan adalah surat tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan. r. Notulen Notulen adalah Naskah yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan. s. Formulir Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. t. Naskah Elektronis Naskah elektronis adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia elektronis. Lingkup kegiatan naskah elektronis mencakup surat-menyurat elektronis, arsip, dan dokumentasi elektronis, transaksi elektronis, serta naskah elektronis lainnya.



14



B. BENTUK 1. Naskah yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk produk- produk hukum berupa regulasi. a. Peraturan Kepala Rumah Sakit Bentuk dan susunan naskah peraturan Kepala Rumah Sakit adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kop naskah peraturan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum Umum Sei Dadap. b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis simetris dengan huruf kapital. c) Nomor peraturan ditulis dengan huruf kapital di bawah kata Peraturan. Penomoran Naskah Peraturan Kepala Rumah Sakit RSSDP / POKJA / SK / KRS / 01 / VI / 2018 Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat Bulan penerbitan surat Singkatan Kepala RUmah Sakit Singkatan Kepala Rumah Sakit Singkatan untuk Surat Peraturan Singkatan Rumah Sakit Sei Dadap



d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital. e) Judul peraturan ditulis dengan huruf kapital. f) Nama jabatan yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital.



2) Pembukaan a) Jabatan pembentuk peraturan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital.



15



b) Konsiderans -



Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) dan diletakkan di bagian kiri;



-



Konsiderans Mengingat, yang memuat dasar kewenangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundang - undangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsiderans Mengingat diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.



c) Diktum -



Diktum Memutuskan ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin.



-



Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;



-



Nama peraturan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik.



3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Peraturan terdiri dari : a) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal; b) Substansi pada umumnya dikelompokan ke dalam: - Ketentuan Umum; - Materi Pokok yang diatur; - Ketentuan Sanksi (jika diperlukan); - Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); - Ketentuan Penutup. c) Dicantumkan



saat



berlakunya



peraturan,



perubahan,



pembatalan,



pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan d) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan.



16



4) Kaki Kaki peraturan merupakan bagian akhir substansi peraturan yang memuat penanda tangan penetapan peraturan, pengundangan peraturan yang terdiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menandatangani.



5) Penandatanganan. Peraturan Kepala Rumah Sakit ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



17



PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR RSSDP/KKS/SK/KRS/01/V/2018 TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP Menimbang



: a. ................................................................; b. .................................................................



Mengingat



: 1. ................................................................; 2. ................................................................; 3. dst.



MEMUTUSKAN Menetapkan



: MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM Pasal 1



........................................................................................................



Pasal 2 ........................................................................................................ DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas 18



b. Keputusan Kepala Rumah Sakit Bentuk dan susunan naskah keputusan Kepala Rumah Sakit adalah sebagai berikut : 1. Kepala a) Kop naskah keputusan terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis simetris di tengah margin dengan huruf kapital. c) Nomor keputusan ditulis dengan huruf kapital.



d) Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital. e) Judul keputusan ditulis dengan huruf kapital. Keterangan : Nama Pokja : 1. Sasaran Keselamatan Pasien Rumah Sakit (SKP) 2. Akses ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan (ARK) 3. Hak Pasien dan Keluarga (HPK) 19



4. Asesmen Pasien (AP) 5. Pelayanan dan Asuhan Pasien (PAP) 6. Pelayanan Anestesi dan Bedah (PAB) 7. Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO) 8. Manajemen Komunikasi dan Edukasi (MKE) 9. Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) 10.Pencegahan dan Pengendalian Infeksi (PPI) 11.Tata Kelola Rumah Sakit (TKRS) 12.Manajemen Fasilitas dan Keselamatan (MFK) 13.Kompetensi dan Kewenangan Staf (KKS) 14.Manajemen Informasi dan Rekam Medis (MIRM) 15.Program Nasional (PROGNAS) 16.Integrasi Pendidikan Kesehatan dalam Pelayanan Rumah Sakit (IPKP)



2. Pembukaan a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis simetris di tengah dengan huruf kapital. b) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri tanda baca titik dua, dan diletakkan di bagian kiri. (2) Konsiderans Mengingat memuat dasar kewenangan dan keputusan yang memerintahkan pembuatan keputusan tersebut. Keputusan yang menjadi dasar hukum adalah keputusan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. c) Diktum (1) Diktum Memutuskan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diletakkan di tengah margin. (2) Diktum



Menetapkan



dicantumkan



sesudah



kata



Memutuskan,



disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (3) Nama keputusun sesuai dengan judul (kepala) keputusan seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik. 20



3. Batang Tubuh a) Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya : Kesatu



:



dst b) Dicantumkan saat berlakunya keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan keputusan. 4. Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan.



5. Penandatanganan. Keputusan Kepala Rumah Sakit ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



21



Format Naskah Keputusan



KEPUTUSAN KEPALA RUMAH SAKIT SEI DADAP NOMOR ………………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP Menimbang



: a. bahwa .................................................................; b. bahwa .................................................................; c. bahwa ..................................................................



Mengingat



: 1..................................................................; 2. .................................................................; 3. dst. MEMUTUSKAN



Menetapkan Kesatu Kedua Ketiga



: : : :



KEPUTUSANMMMMMMMM TENTANG MMMMM. .................................................................. .................................................................. ..................................................................



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



22



Lampiran Keputusan Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap Nomor : Tanggal :



MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



23



c. Pedoman/Panduan



(Referensi:



Buku



Panduan



Penyusunan



Dokumen



Akreditasi Kars Tahun 2012) Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokokyang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Sedangkan panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan. Dengan demikian, dapat diartikan bahwa pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya meliputi 1 (satu) kegiatan. Agar pedoman/panduan dapat dimplementasikan dengan baik dan benar, diperlukan pengaturan melalui Standar Prosedur Operasional (SPO). Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka sulit untuk dibuat standar sistematikanya atau format bakunya. Oleh karena itu Rumah Sakit dapat menyusun/membuat sistematika buku pedoman/panduan sesuai kebutuhan. Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman/panduan ini yaitu : 



Setiap pedoman/panduan harus dilengkapi dengan peraturan/keputusan Kepala Rumah Sakit/Pimpinan Rumah Sakit untuk pemberlakukan pedoman/panduan tersebut.



Bila Kepala Rumah Sakit/Pimpinan Rumah Sakit diganti,



peraturan/keputusan Kepala Rumah Sakit/Pimpinan Rumah Sakit untuk pemberlakuan pedoman/panduan tidak perlu diganti. Peraturan/Keputusan Kepala Rumah Sakit/pimpinan Rumah Sakit diganti bila memang ada perubahan dalam pedoman/panduan tersebut. 



Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun sekali.







Bila Kementerian Kesehatan sudah menerbitkan pedoman/panduan untuk suatu kegiatan/pelayanan



tertentu



maka



Rumah



Sakit



dalam



membuat



pedoman/panduan wajib mengacu pada pedoman/panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan tersebut. 



Walaupun format baku sistematika pedoman/panduan tidak ditetapkan, namun ada sistematika yang lazim digunakan sebagai berikut : a.



Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja : BAB I



Pendahuluan



BAB II



Gambaran Umum RS



BAB III



Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan RS



BAB IV



Struktur Organisasi RS 24



BAB V



Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Unit Kerja



BAB VI



Struktur Organisasi Unit Kerja



BAB VII



Uraian Jabatan



BAB VIII



Tata Hubungan Kerja



BAB IX



Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil



BAB X



Penilaian Kinerja



BAB X I



Kegiatan Orientasi



BAB XII



Pertemuan/rapat



BAB XIII



Pelaporan -



Laporan Harian



-



Laporan Bulanan



-



Laporan Tahunan



-



Laporan indikator mutu dan insiden keselamatan pasien



b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I



PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan Pedoman C. Ruang Lingkup D. Batasan Operasional E. Landasan Hukum



BAB II



STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Pengaturan Jaga



BAB III



STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang B. Standar Fasilitas



BAB IV



TATA LAKSANA PELAYANAN



BAB V



LOGISTIK



BAB VI



KESELAMATAN PASIEN



BAB VII



KESELAMATAN KERJA 25



c.



BAB VIII



PENGENDALIAN MUTU



BAB IX



PENUTUP



Format Panduan Pelayanan RS BAB I



DEFINISI



BAB II



RUANG LINGKUP



BAB III



TATA LAKSANA



BAB IV



DOKUMENTASI



Sistematika panduan pelayanan Rumah Sakit tersebut diatas bukanlah baku tergantung dari



materi/isi



panduan.



Pedoman/panduan



yang



harus



dibuat



adalah



pedoman/panduan minimal yang harus ada di Rumah Sakit yang di persyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian. Bagi rumah sakit yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh Tim Akreditasi Rumah Sakit atau Bagian Sekretariat Rumah Sakit, sedangkan di unit kerja bisa dengan melihat di intranet rumah sakit.



d. Pedoman (Referensi: Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1538 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan) 1) Pengertian Pedoman adalah naskah yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional/teknis dan penerapannya



disesuaikan



dengan



karakteristik



instansi/organisasi



yang



bersangkutan. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatangan Pedoman yang dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lembar Pemisah Lembar pemisah terdiri dari : 26



-



Logo dan nama rumah sakit yang diletakkan secara sejajar;



-



Tulisan Lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman ditulis dengan huruf kapital seeara simetris, dan dicantumkan diantara Peraturan dan Lampiran Peraturan yang berupa Pedoman.



b) Kepala Bagian kepala Pedoman terdiri dari : -



Tulisan pedoman, yang dicantumkan di tengah atas ditulis dengan huruf kapital;



-



Rumusan judul Pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.



c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Pedoman terdiri dari : -



Pendahuluan, yang berisi latar belakang/dasar pemikiran/maksud, tujuan/ruang lingkup/tata urut, dan pengertian;



-



Materi Pedoman;



-



Penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan, penjabaran lebih lanjut, dan alamat pembuat Pedoman yang ditujukan kepada para pembaca/pengguna atau mereka yang akan menyampaikan saran penyempurnaan



d) Penutup Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan dan stempel jabatan serta nama lengkap pembuat keputusan. 4) Hal yang Harus Diperhatikan Dengan mengingat Pedoman merupakan Lampiran Peraturan, penomoran Pedoman



sama



dengan



penomoran



Peraturan



yang



mengantarkannya.



Penomoran Pedoman dituangkan dalam lembar pemisah. Susunan nomor terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun berjalan), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.



27



Contoh Penomoran PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR .......... TAHUN .......... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP,



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



28



Format Lembar Pemisah



LAMPIRAN PERATURAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR ............ TAHUN .......... TENTANG PEDOMAN MMMMMMMMMMMMMMMMMM



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



29



FORMAT PEDOMAN



PEDOMAN MMMMMMMMMMMMMMMMM



BAB I PENDAHULUAN A. Umum ............................................................................ B. Maksud dan Tujuan ............................................................................ C. Ruang Lingkup ............................................................................ D. Pengertian ............................................................................



BAB II A. ............................................................................ B. Dan seterusnya



BAB III ............................................................................, dan seterusnya



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



30



e. Standar Prosedur operasional (SPO) (Referensi: Buku Panduan Penyusunan Dokumen Akreditasi Kars Tahun 2012) Bentuk dan susunan naskah standar prosedur operasional adalah sebagai berikut. 1) Kepala - Kepala sebelah kiri memuat - Kop naskah standar prosedur operasional terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap serta alamat Rumah Sakit Umum Sei Dadap di bawahnya. - Tulisan Standar Prosedur Operasional dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. - Kepala sebelah kanan memuat a. Judul standar prosedur operasional yang ditulis dengan huruf kapital. b. Nomor Dokumen, Nomor Revisi, dan Halaman dicantumkan secara simetris dibawah judul. Penomoran dokumen RSSDP / POKJA / SPO / 01 / VI / 2018 Tahun Pembuatan SPO Bulan Pembuatan SPO No. Urut Singkatan Standart Operasional Prosedur Singkatan dari unit kerjayang berhubungan dengan pokja Singkatan Rumah Sakit Sei Dadap



c. Tanggal Terbit dicantumkan dibawah nomor dokumen. d. Tanda Tangan dan Nama Jelas pejabat yang menetapkan standar prosedur operasional dicantumkan dibawah nomor revisi dan halaman. 2) Batang Tubuh Batang tubuh standar prosedur operasional terdiri atas pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur, dan instalasi / unit terkait.



31



Format Naskah Standar Prosedur Operasinal Logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap



MMMMMMMM



No. Dokumen :



No. Revisi :



Tanggal Terbit :



Halaman :



Ditetapkan Oleh Kepala Rumah Sakit



SPO



Nama Jelas



PENGERTIAN



TUJUAN



KEBIJAKAN



.......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ...................................................................................... Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk .......................................................................................................................... .......................................................................................................................... ..................... 1. ........................................................................................ 2. ........................................................................................ 3. ........................................................................................ 4. Dst



PROSEDUR



UNIT TERKAIT



........................................................................................ ........................................................................................



32



MMMMM



No. Dokumen : PROSEDUR ( Lanjutan )



UNIT TERKAIT



No. Revisi :



Halaman :



........................................................................................ ........................................................................................



........................................................................................ ........................................................................................



Keterangan :



NO



POKJA



NOMOR SPO



II. PENOMORAN SPO SARS VERSI 2012 1



SKP (Sasaran Keselamatan Pasien)



RSSDP/SKP/SPO/01/VI/2018



2



ARK (Akses Ke Rumah Sakit dan Kontinuitas Pelayanan)



RSSDP/ARK/SPO/01/VI/2018



3



HPK (Hak Pasien dan Keluarga)



RSSDP/HPK/SPO/01/VI/2018



4



AP (Asesmen Pasien)



RSSDP/AP/SPO/01/VI/2018



5



PAP (Pelayanan dan Asuhan Pasien)



RSSDP/PAP/SPO/01/VI/2018



6



PAB (Pelayanan Anestesi dan Bedah)



RSSDP/PAB/SPO/01/VI/2018



7



PKPO (Pelayanan Kefarmasian dan Penggunaan Obat (PKPO)



RSSDP/PKPO/SPO/01/VI/2018



8



MKE (Manajemen Komunikasi dan Edukasi)



RSSDP/MKE/SPO/01/VI/2018



9



PMKP (Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien)



RSSDP/PMKP/SPO/01/VI/2018



10



PPI (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi)



RSSDP/PPI/SPO/01/VI/2018



11



TKRS (Tata Kelola Rumah Sakit)



RSSDP/TKRS/SPO/01/VI/2018 33



12



MFK (Manajemen Fasilitas dan Keselamatan)



RSSDP/MFK/SPO/01/VI/2018



13



KKS (Kompetensi dan Kewenangan Staf)



RSSDP/KKS/SPO/01/VI/2018



14



MIRM (Manajemen Informasi dan Rekam Medis)



RSSDP/MIRM/SPO/01/VI/2018



15



PROGNAS (Program Nasional)



RSSDP/PROGNAS/SPO/01/VI/2018



16



IPKP (Integrasi Pendidikan Kesehatan Dalam Pelayanan Rumah



RSSDP/IPKP/SPO/01/VI/2018



Sakit)



f. Prosedur Tetap (Referensi: Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1538 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kesehatan) 1) Pengertian Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu. 2) Tujuan Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) bertujuan untuk a) Menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b) Memudahkan pekerjaan; c) Memperlancar pelaksanaan kegiatan; d) Meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana. 3) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Pejabat yang menetapkan dan menandatangani Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) adalah pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk. 4) Susunan a) Kepala Bagian kepala Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) terdiri dari: -



Kop naskah berisi logo serta nama instansi, ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;



-



Tulisan prosedur tetap, yang dicantumkam di bawah logo instansi, ditulis dengan huruf kapital, serta nomor prosedur tetap (prosedur operasional standar) yang ditulis secara simetris di bawahnya;



-



Kata tentang, yang dicantumkan di bawah kata prosedur tetap (prosedur operasional standar) ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris; 34



Judul prosedur tetap (prosedur operasional standar), ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diletakkan di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) terdiri dari : -



Dasar penetapan Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar);



-



Pertimbangan ditetapkannya Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar);



-



Prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan.



c) Penutup Bagian kaki Prosedur Tetap (Prosedur Operasional Standar) terdiri dari: -



Tempat dan tanggal penetapan;



-



Nama jabatan penanda tangan;



-



Ruang tanda tangan dan cap instansi;



-



Nama pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;



-



Cap.



5) Hal yang Perlu Diperhatikan Penomoran Prosedur Tetap menggunakan pola klasiflkasi yang mengacu pada Kode pokja di lingkungan rumah sakit. Contoh penomoran: RSSDP / POKJA / SPO / 01 / VI / 2018 Tahun Pembuatan Bulan Pembuatan Nomor Urut Singkatan Standard Operasional Prosedur Singkatan dari unit kerja yang berhubungan dengan pokja Singkatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



35



PROSEDUR TETAP NOMOR HK ........ / ........ / ........ / ....... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM



Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : …………….. KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



36



Format Prosedur Tetap



PROSEDUR TETAP NOMOR HK ........ / ........ / ........ / ....... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMM



BAB I PENDAHULUAN A. Umum .................................................................... B. Maksud dan Tujuan .................................................................... C. Ruang Lingkup .................................................................... D. Dasar ....................................................................



BAB II A. ...................................................................., dan seterusnya.



Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : …………. KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas 37



g. Instruksi Bentuk dan susunan naskah instruksi adalah sebagai berikut : 1) Kepala a) Kop naskah instruksi terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap b) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital. c) Nomor instruksi ditulis dengan huruf kapital. Penomoran surat instruksi RSSDP / 001/ Ins / KRS / VI / 2018 Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat Singkatan Kepala Rumah Sakit Singkatan instruksi Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis Singkatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital. e) Judul (kepala) instruksi ditulis dengan huruf kapital. f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis



dengan huruf



kapital.



2) Pembukaan Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis simetris ditengah dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma. a) Konsiderans (1) Konsiderans Menimbang, memuat uraian singkat tentangpokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang danalasan pembuatan peraturan. (2) Konsiderans Mengingatyang memuat dasar kewenangandan peraturan perundang-undangan yang memerintahkanpembuatan peraturan tersebut. Peraturan perundangundanganyang menjadi dasar hukum peraturanyang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.



38



adalah



b) Diktum 1) Kata Menginstruksikan ditulis simetris di tengah denganhuruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua.



2) Kata Kepada ditulis dengan huruf awal kapital dan diletakan sesudah kata Menginstruksikan yangdisejajarkan ke bawah dengan kata menimbang danmengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. 3) Kata Kepada diisi dengan menyebutkan kepada siapainstruksi ditujukan 4) Kata Untuk ditulis dengan huruf awal kapital, dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus dengan kataKepada. 5) Kata Untuk ditulis diisi dengan menyebutkan instruksi apayang harus dilaksanakan. 3) Batang Tubuh Batang Tubuh tidak dirumuskan dalam bentuk pasal-pasal, tetapi dirumuskan dalam bentuk PERTAMA, KEDUA, dan seterusnya. Kata PERTAMA, KEDUA, KETIGA, dan seterusnya ditulis denganhuruf kapital dan diletakkan pada bagian pinggir tegak lurus denganletak kata Untuk.



4) Kaki Kaki memuat nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun, nama jabatan, tanda tangan,cap jabatan, dan nama lengkap pemberi instruksi.



5) Penandatanganan. Instruksi Kepala Rumah Sakit ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



39



Format Naskah Instruksi



INSTRUKSI KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP NOMOR………………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM KEPALA RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP,



Menimbang



:



a. bahwa .............................................................; b. bahwa ..............................................................



Mengingat



: 1. .............................................................; 2. dst. MENGINSTRUKSIKAN



Kepada



: 1.



Nama / Jabatan Pegawai;



2. dst. Untuk



:



PERTAMA



: Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm;



KEDUA



: dst.



Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : ………………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



40



h. Surat Edaran Bentuk dan susunan naskah dinas surat edaran adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop naskah surat edaran terdiri atas gambar logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) Tulisan surat edaran dicantumkan di bawah logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap,ditulis dengan huruf kapital. c) Nomor surat edaran ditulis dibawah surat edaran dengan huruf kapital. Penomoran surat edaran RSSDP / 001 / SE / KRS / 2018



Tahun penerbitan surat Singkatan Kepala Rumah Sakit Singkatan Surat Edaran Nomor Urut Nomor urut penerbitan surat berdasarkan jenis



d) Kata tentang dicantumkan dibawah surat edaran ditulisdengan huruf kapital. e) Rumusan judul (kepala) SURAT EDARAN ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang. 2) Batang Tubuh Batang tubuh surat edaran memuatpemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; 3) Kaki Kaki sebelah kanan bawah memuat a) Tempat dan tanggal penetapan; b) Nama jabatan yang menandatangani, ditulis denganhurufawal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) Nama lengkap yang menandatangani ditulis dengan hurufawal kapital; e) Stempel Rumah Sakit Umum Sei Dadap. 4) Penandatanganan. Surat Edaran ditandatangani oleh Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap. 5) Distribusi Surat Edaran didistribusikan kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. 41



Format Naskah Surat Edaran



SURAT EDARAN NOMOR: ………………………. TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM



A. Umum ....................................................................... B. Maksud dan Tujuan ....................................................................... C. Ruang Lingkup ....................................................................... D. Dasar ....................................................................... E. (Substansi surat edaran) ....................................................................... dan seterusnya Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : ………………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas Tembusan : 1. ...................... 2. ...................... 3. dan seterusnya 42



i. Perjanjian Bentuk dan susunan naskah perjanjian adalah sebagai berikut 1) Kepala naskah perjanjian a) Tulisan “Perjanjian Kerja Sama” yang ditempatkan ditengah lembar naskah dinas; b) Nomor dan tahun; c) Tulisan “Tentang”; d) Judul Surat Perjanjian.



2) Isi naskah perjanjian a) Hari, Tanggal, Bulan dan Tahun serta tempat pembuatan; b) Nama, pangkat, NIP (bagi PNS), pekerjaan dan alamat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian; c) Permasalahan-permasalahan yang diperjanjikan, dirumuskan dalam bentuk uraian atau dibagi dalam pasal-pasal dan dikemukakan yang menyangkut hak dan kewajiban dari masing-masing pihak serta tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; d) Tujuan kerja sama; e) Ruang lingkup kerja sama; f) Pelaksanaan kegiatan; g) Pembiayaan; h) Penyelesaian perselisihan; i) Lain-lain; j) Penutup.



3) Bagian akhir naskah perjanjian a) Tulisan “Pihak ke ……..”; b) Nama jabatan pihak-pihak yang membuat perjanjian; c) Tanda tangan pihak-pihak yang membuat perjanjian; d) Materai; e) Nama jelas pihak-pihak penandatangan; f) Pangkat dan NIP bagi PNS; g) Stempel Jabatan/Instansi; h) Saksi-saksi (nama jelas dan tandatangan).



43



Format Naskah Perjanjian



PERJANJIAN KERJA SAMA ______________________________________________________________ ANTARA MMMMMMMMMMMMMMMMMM DAN MMMMMMMMMMMMMMMMMM TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMM NOMOR ………./………./………/…….. Pada hari, .............................., tanggal, .............................., bulan.............................., ......................., bertempat di .............................., yang bertanda tangan dibawah ini



tahun



1. .................... : ...................., selanjutnya disebut Pihak I 2. .................... : ...................., selanjutnya disebut Pihak II bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ...................., yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut : Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA ................................................................................................................................................................... ............................................................ Pasal 2 RUANG LINGKUP KERJA SAMA ................................................................................................................................................................... ............................................................ Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ................................................................................................................................................................... ............................................................ 44



Pasal 4 PEMBIAYAAN ................................................................................................................................................................... ............................................................ Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ................................................................................................................................................................... ............................................................ Pasal 6 LAIN-LAIN (1) Apabila terjadi hal-hal yang diluar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure, dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah a. Bancana alam; b. Tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. Keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua. Pasal 7 PENUTUP ................................................................................................................................................................... PIHAK II



PIHAK I MATERAI



NAMA JELAS



SAKSI-SAKSI



:



1. ……………..



: (tandatangan).



2. ………………



: (tanda tangan).



NAMA JELAS



45



2. Naskah yang dirumuskan dalam bentuk surat. a. Surat Biasa Bentuk dan susunan surat biasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat biasa terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b) Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas; c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri; Penomoran naskah surat biasa RSSDP / X / 01 / V / 2018



Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat



Nomor Urut Surat



Singkatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



d) Kata Yang terhormat,ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.



2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) nama lengkap; d) stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.



46



Format Naskah Surat Biasa



Nomor



tgl ….…bln……thn………



: ............................



Lampiran : ............................ Perihal



: ............................



Yang terhormat, ............................ ............................



............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ..................................... ............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ..................................... ............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... .....................................



Nama Jabatan,



47



Tembusan :



Nama Jelas



b. Surat Keluar dari unit kerja Bentuk dan susunan Surat Keluar dari unit kerjaadalah sebagai berikut. 1) Kepala a. Kop surat biasa terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b. Tanggal pembuatan surat diletakkan di sebelah kanan atas; c. Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri; Penomoran naskah surat RSSDP / Rad / 01 / VI / 2018



Tahun penerbitan surat Bulan penerbitan surat Nomor Urut Singkatan Unit Kerja Singkatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



e) Kata Yang terhormat,ditulis tegak lurus di bawah kata Perihal.



2. Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.



3. Kaki Bagian kaki terdiri atas a. nama jabatan; b. tanda tangan; c. nama lengkap; d. stempel digunakan sesuai dengan ketentuan penggunaan; e. tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima tembusan.



4. Penomoran surat untuk unit kerja a. Komite Medik



: RSSDP / KM / 01 / VI / 2018



b. Komite Keperawatan



: RSSDP / KK / 01 / VI / 2018



c. Bidang Keperawatan



: RSSDP / Bid-Kep / 01 / VI / 2018 48



d. Bidang Pelayanan Medik : RSSDP / Pel - Med / 01 / VI / 2018 e. Bidang Penunjang Medik dan Non Medik: RSSDP / Pen-Med / 01 / VI / 2018 f. Unit Gawat Darurat



: RSSDP / UGD / 01 / VI / 2018



g. Unit Rawat Jalan



: RSSDP / RJ / 01 / VI / 2018



h. Unit Rawat Inap



: RSSDP / RIM / 01 / VI / 2018



i. Unit Kamar Bersalin



: RSSDP / KB/ 01 / VI / 2018



j. Unit Rawat Intensif



: RSSDP / R-Int / 01 / VI / 2018



k. Unit Kamar Operasi



: RSSDP / KO / 01 / VI / 2018



l. Unit Radiologi



: RSSDP / RAD / 01 / VI / 2018



m. Unit Laboratorium



: RSSDP / LAB / 01 / VI / 2018



n. Unit Farmasi



: RSSDP / FARM / 01 / VI / 2018



o. Instalasi Rekam Medis



: RSSDP / RM / 01 / VI / 2018



p. Unit Fisioterapi



: RSSDP / FISIO / 01 / VI / 2018



q. Unit Gizi & Dapur



: RSSDP / GD / 01 / VI / 2018



r. Unit Linen & Laundry



: RSSDP / LL / 01 / VI / 2018



s. Unit PSP2RS



: RSSDP / PSP2RS / 01 / VI / 2018



t. Unit Sanitasi



: RSSDP / SAN / 01 / VI / 2018



u. Unit Kamar Jenazah



: RSSDP / KJ / 01 / VI / 2018



v. Unit Ambulance



: RSSDP / AMB / 01 / VI / 2018



w. Unit Satpam



: RSSDP / SAT / 01 / VI / 2018



49



Format Naskah Surat Keluar Dari Unit Kerja



Nomor



tgl ….…bln……thn………



: ............................



Lampiran : ............................ Perihal



: ............................



Yang terhormat, ............................ ............................



............................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... .....................................



Nama Jabatan,



Nama Jelas Tembusan :



50



c. Surat Keterangan Bentuk dan susunan surat keterangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat keterangan terdiri logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) Tulisan surat keterangan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan diletakkan di tengah margin. c) Nomor surat ditulis di bawah tulisan surat keterangan dan diletakkan di tengah margin. Penomoran surat keterangan RSSDP / S-KET / KRS / 01/ VI / 2018 Tahun pembuatan surat Bulan pembuatan surat Singkatan Kepala Rumah Sakit Singkatan untuk jenis surat Singkatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap



2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama dan jabatan pihak yang memberikan keterangan dan pihak yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkan keterangan.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, tahun; b) nama jabatan; c) tanda tangan; d) nama pejabat yang membuat surat keterangan, dan e) stempel jabatan/instansi.



Hal yang perlu diperhatikan adalah posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.



51



Format Surat Keterangan



SURAT KETERANGAN NOMOR : RSSDP /



S-KET / KRS / 01/ VI / 2018



Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap menerangkan bahwa: Nama



: ...............................................................



Jabatan



: ...............................................................



dengan ini menerangkan bahwa Nama



: ...............................................................



Jabatan



: ...............................................................



NIP



: ........... Maksud



Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.



Mmmmmmm, ……………… Jabatan,



Nama Jelas



52



d. Surat Perintah 1. Kepala a) Kop surat perintah terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) Kata Surat Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan ditengah margin. c) Nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah. Penomoran surat perintah RSSDP / S-Perin / KRS / 01 / VI / 2018 Tahun Pembuatan Surat Bulan Pembuatan Surat Nomor Urut Surat Singkatan Kepala Rumah Sakit Singkatan Surat Perintah Singkatan Rumah Sakit Sei Dadap



2) Batang Tubuh a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar; pertimbangan memuat alasan ditetapkannya Surat Perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah tersebut. b) Diktum dimulai dengan kata Memberi Perintah ditulis dengan huruf kapital diletakkan di tengah margin, diikuti kata kepada di tepi kiri, serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kepada ditulis untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki terdiri atas. a) tempat dan tanggal surat perintah; b) jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) paraf bawahan langsung dari pejabat penanda tangan surat di sebelah kiri nama jabatan penanda tangan; d) tanda tangan pejabat yang memerintahkan; e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat; f) stempel. Hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut.



53



1) Jika perintah merupakan perintah kolektif, daftar pegawai yangdiperintahkan dimasukkan dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, jabatan, dan keterangan. 2) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah perintah dilaksanakan atau masa berlakunya berakhir.



54



Format Naskah Surat Perintah



SURAT PERINTAH NOMOR : RSSDP /



S-Perin / KRS / 01 / VI / 2018



Menimbang



: a. bahwa ................................................................................ a. bahwa ................................................................................



Dasar



: 1. ................................................................................ 5. ................................................................................ Memberi perintah



Kepada



: nama : ................................................................ jabatan : ................................................................ NP : ................................................................



Untuk



: 1. 2. 3. 4.



............................................................................................ ............................................................................................ ............................................................................................ dan seterusnya.



Tanggal, Bulan, Tahun Nama Jabatan,



NamaJelas



Tembusan :



55



e. Surat Cuti / Izin Bentuk dan susunan surat cuti / izin adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah di bawah tempat, tanggal, bulan dan tahun berisi frasa Permohonan Cuti/Izin. b) Pada bagian kiri dibawah permohonan cuti/izin ditulis permohonan cuti / izin ditujukan.



2) Batang Tubuh Batang tubuh berisi hal-hal berikut. a) Identitas yang diberi izin, meliputi: (1)Nama; (2)No.Pegawai; (3)Unit kerja. b) Pokok-pokok yang memuat materi dan alasan dikeluarkannya surat izin ditulis dalam bentuk uraian. c) Alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi pada saat cuti/izin.



3) Kaki a) Sebelah kanan bawah berisi : (1)Tempat dan tanggal surat; (2)Tanda tangan pemohon; b) Sebelah kiri bawah berisi tanda tangan atasan yang menyetujui dan mengetahui permohonan cuti/izin. c) Kolom yang berisi keterangan tentang jumlah cuti dan sisa cuti yang masih ada.



56



Format Naskah Surat Cuti/Izin



PERMOHONAN CUTI / IZIN Yang terhormat, Kepala Rumah Sakit RSU Sei Dadap di Tempat Yang bertanda tangan dibawah ini, saya : Nama



: ………………………….



No. Pegawai



: ………………………….



Unit / Instalasi : …………………………. Dengan ini mengajukan permohonan : 1. Cuti Tahunan 2. Cuti Hamil 3. Izin…………………………………….… Mulai tanggal …………………sampai dengan tanggal……………………dan bekerja kembali pada tanggal……………. Selama cuti/izin saya dapat dihubungi ke : Alamat



: ……………………………



Telepon



: ………………



Menyetujui,



Hormat saya,



Atasan langsung …………………



………………….. Mengetahui, Kepala Bidang Administrasi …………………………



No. Jenis Cuti/Izin



∑Cuti*



Masih ada*



Ket : * (harus diisi) 57



Diambil*



Sisa Cuti*



Ket



f. Surat Kuasa Bentuk dan susunan surat kuasa adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat kuasa terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) Tulisan surat kuasa seluruhnya menggunakan huruf kapital dandiletakkan di tengah margin.



2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat nama, alamat, jabatan, nomor KTP pihak pemberi kuasa dan penerima surat kuasa serta objek yangdikuasakan.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan; b) tanda tangan dan nama jelas pihak pemberi kuasa dan penerimakuasa; c) materai. Hal-hal berikut perlu diperhatikan. 1) Penerima kuasa terletak di sebelah kanan dan pemberi kuasa terletak disebelah kiri. 2) Materai ditempel di tempat pemberi kuasa.



58



Format Naskah Surat Kuasa



SURAT KUASA



Yang bertanda tangan dibawah ini, Nama Alamat Jabatan No. KTP



: : : :



........................... ........................... ........................... ...........................



Selanjutnya disebut Pemberi Kuasa, Dengan ini memberi kuasa penuh kepada : Nama Alamat Jabatan No. KTP



: : : :



............................ ............................ ............................ ............................



Selanjutnya disebut Penerima Kuasa



KHUSUS ................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................................... ........................................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Sei Dadap, Tanggal



Pemberi Kuasa,



Penerima Kuasa,



Materai



Nama Jelas Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap Nama Jelas



59



g. Surat Undangan Bentuk dan susunan surat undangan adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat undangan terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) Tempat dan tanggal pembuatan undangan ditulis di sebelahkanan. c) Nomor, lampiran, dan perihal ditulis di sebelah kiri undangan. d) Alamat tujuan diletakkan tegak lurus dengan kata Perihal.



2) Batang Tubuh a) Batang tubuh surat undangan terdiri ataskalimat pembuka; b) Isi undangan, terdiri atas hari / tanggal, pukul, tempat, dan acara,sertakalimat Penutup.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan; b) tanda tangan; c) stempel jabatan/instansi, dan d) tembusan jika perlu dan diletakkan di sebelah kiri bawah.



60



Format Naskah Surat Undangan



Nomor



: …………………………



tgl..………bln……thn….



Lampiran : ………………………… Perihal



: …………………………



Yang terhormat, …………………………



...................................................................................................................................................... ....................................................................................................... Hari / tanggal :………………………. Pukul



:……………………….



Tempat



: ………………………



Acara



: ………………………



...................................................................................................................................................... ................................................................................................................................ Jabatan,



Nama Jelas Tembusan :



61



Format Lampiran Surat Undangan



Lampiran Surat Nomor Tanggal



: ................................. : ....... / ..... / ..... / ....... : .................................



DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG



1. ........................................................................................... 2. ........................................................................................... 3. ........................................................................................... 4. ........................................................................................... 5. ........................................................................................... 6. ........................................................................................... 7. ........................................................................................... 8. ........................................................................................... 9. ........................................................................................... 10. ........................................................................................... Nama Jabatan,



Nama Jelas



Tembusan :



62



h. Surat Panggilan Bentuk dan susunan surat panggilan adalah sebagai berikut 1) Kepala Surat Panggilan terdiri atas a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Perorangan yang dipanggil; c) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal.



2) Isi Surat Panggilan terdiri atas : a) Hari, Tanggal, Pukul, Tempat, Menghadap kepada, Alamat pemanggil; b) Maksud Surat Panggilan tersebut.



3) Bagian Akhir Surat Panggilan terdiri atas : a) Nama Jabatan; b) Tanda tangan pejabat; c) Nama pejabat. d) Stempel jabatan/instansi; e) Tembusan apabila diperlukan.



63



Format Surat Panggilan



Nomor Sifat Lampiran Perihal



: …………………… : …………………… : …………………… : Panggilan.



tgl..………bln……thn….



Yang terhormat, Mmmmmmmmm



Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor mmmmmm Hari Tanggal Pukul Tempat



: .............................................. : .............................................. : .............................................. : .............................................. Menghadap



Kepada Alamat



: .............................................. : .............................................. Untuk



...................................................................................................................................................... ................................................................................................................................. Demikian untuk dilaksanakan. Jabatan Nama Jelas Tembusan :



64



i. Memorandum Bentuk dan susunan memorandum adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop memorandum terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b) Kata memorandum ditulis di tengah dengan hurufkapital; c) Kata nomor, ditulis dengan huruf kapital, secara simetris; d) Kata Yang terhormat, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca koma; e) Kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital; f) Kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital; g) Kata Tanggal, dengan huruf awal kapital;



2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas alinea pembuka, isi dan penutup.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan, b) tanda tangan pejabat, c) nama lengkap, d) tembusan, memuat nama jabatan pejabat penerima.



65



Format Naskah Memorandum



MEMORANDUM NOMOR : .../..../..../...



Yang terhormat : ................. Dari : ................. Hal : ................. Tanggal : ................. _______________________________________________ ......................................................................................... ........................................................................... ......................................................................................... ........................................................................... ......................................................................................... ...........................................................................



Nama Jabatan



Nama Jelas Tembusan : 1. ............................. 2. ............................. 3. dan seterusnya...



N A M A J E L A S 66 Pangka t



j. Pengumuman Bentuk dan susunan pengumuman adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop surat terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap b) Kata Pengumuman dicantumkan di tengah margin dan ditulis dengan huruf kapital dan Nomor pengumuman dicantumkan dibawahnya; c) Kata Tentangdicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital. d) Rumusan judul pengumuman ditulis dengan huruf kapital simetris di bawah tentang.



2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman; c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak; d) informasi tentang sesuatu yang perlu diketahui oleh objek target pengumuman.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal penetapan; b) jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; c) tanda tangan pejabat yang menetapkan; d) nama lengkap yang menandatangani; e) stempel.



4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu. b) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.



67



Format Naskah Pengumuman



PENGUMUMAN NOMOR : ..../.../.../.../... TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM



……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………



Ditetapkan di :……………………. Pada tanggal :……………………… Nama Jabatan,



Nama Jelas



68



k. Laporan Bentuk dan susunan laporan adalah sebagai berikut. 1) Sampul Pada sampul laporan memuat judul laporan yang ditulis dengan huruf kapital ( Ukuran 16 - 18 ), Logo RS BM, Alamat Lengkap RS BM dan tahun pelaporan.



2) Isi laporan a) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan dasar laporan. b) Materi laporan terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan. c) Simpulan dan saran perlu disampaikan sebagai bahan pertimbangan. d) Penutup merupakan akhir laporan memuat harapan dan ucapan terima kasih.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal pembuatan Laporan; b) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; c) tanda tangan; d) nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.



69



Format Sampul Laporan



JUDUL LAPORAN



LOGO RSU SEI DADAP



RUMAH SAKIT UMUM SEI DADAP SEI DADAP - SUMATERA UTARA



2018



70



Format Naskah Laporan



LAPORAN TENTANG …………………………………………………….



A.



B.



Pendahuluan 1. Umum 2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup 4. Dasar Kegiatan yang Dilaksanakan ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ...............................................................



C.



Hasil yang Dicapai ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ...............................................................



D.



Simpulan dan Saran ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ...............................................................



E.



Penutup ..................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ...............................................................



DITETAPKAN DI : Sei Dadap PADA TANGGAL : ………… KEPALA RSU SEI DADAP



Nama Jelas



71



l. Surat Pengantar Bentuk dan susunan surat pengantar adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) kop surat pengantar terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b) tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan. c) nama jabatan/alamat yang dituju (Yang terhormat,); d) tulisan Surat Pengantar menggunakan huruf kapital diletakkan ditengah margin. e) nomor surat ditulis di sebelah bawah Surat Pengantar.



2) Batang Tubuh Batang tubuh surat pengantar berbentuk kolom, dan memuat a) nomor urut, b) jenis naskah yang dikirim, c) banyaknya naskah/barang, dan d) keterangan.



3) Kaki (di sebelah kanan pengirim) Bagian kaki terdiri atas a) nama jabatan pembuat pengantar, b) tanda tangan, c) nama dan d) stempel jabatan/instansi.



4) Kaki (di sebelah kiri penerima) Bagian kaki terdiri atas a) tempat dan tanggal penerimaan, b) nama jabatan penerima, c) tanda tangan, d) nama dan e) nomor telepon/instansi f) stempel jabatan atau instansi. Hal yang perlu diperhatikan adalah surat pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.



72



Format Surat Pengantar



tgl… bln… thn …. Yang terhormat, Mmmmmmm SURAT PENGANTAR NOMOR:



No.



Jenis yang dikirim



…/……/……/……..



Banyaknya



Keterangan



Diterima tanggal ……………. Nomor telepon/instansi ................. Yang Menerima



Pengirim



Jabatan



Jabatan



Nama Jelas



Nama Jelas



73



m. Lembar Disposisi Lembar Disposisi terdiri atas : 1) Kepala a) Kop Disposisi terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b) Kata Disposisi ditulis di tengah dengan huruf kapital; c) Kata nomor, ditulis dengan huruf kapital, secara simetris;



2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh terdiri atas : a) Tanggal diterimanya surat; b) Diteruskan kepada; c) Catatan. d) Paraf atasan



3) Contoh Penomoran RSSDP / DIS / 01 / VI / 2018 Tahun Pembuatan Surat Bulan Pembuatan Surat Nomor Pembuatan Surat Singkatan Disposisi Singkatan Rumah Sakit Sei Dadap



74



Format Lembar Disposisi NOMOR : RSSDP / DIS / 01 / VI / 2018



Tgl diterima



Diteruskan Kepada



Catatan



75



Paraf



n. Berita Acara Bentuk dan susunan berita acara serah terima adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Kop berita acara terdiri atas logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b) Judul berita acara; c) Nomor berita acara.



2) Batang Tubuh Batang tubuh memuat hal-hal berikut. a) Kalimat pertama diawali dengan frasa Pada hari ini,diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun; b) Identitas para pihak yang melaksanakan kegiatan; c) Substansi berita acara; d) Kalimat penutup dengan frasa Demikian berita acara ini dibuatuntuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya..



3) Kaki Bagian kaki memuat hal-hal berikut a) Nama tempat; b) Tanggal, bulan, tahun; c) Tanda tangan para pihak; d) Nama jelas penanda tangan; e) Stempel jabatan / instansi; Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa saksi ditulis pada bagian tengah bawah dengan mencantumkan nama dan tanda tangan.



76



Format Berita Acara



BERITA ACARA NOMOR : ..../..../..../..... Pada hari ini, mmmmmm, tanggal, mmmmmmmm, bulan mmmmm, tahun mmmmmmmm, kami masing-masing : 1. .. .........(nama pejabat).......: .............. (NIP dan jabatan), selanjutnya di sebut Pihak Pertama, dan 2. ................(pihak lain) .........................., selanjutnya di sebut Pihak Kedua, Telah melaksanakan 1. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………….



2. dan seterusnya, ......



Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ............... Dibuat di, ………….



Pihak Kedua



Pihak Pertama



NAMA JABATAN



NAMA JABATAN



Nama Jelas



Nama Jelas



Saksi



Nama Jelas o. Telaahan Staf 77



Bentuk dan susunan telaahan adalah sebagai berikut. 1) Kepala Bagian kepala memuat a) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah atas; b) uraian singkat tentang permasalahan.



2) Batang Tubuh a) Permasalahan/persoalan memuat pernyataan singkat dan jelas tentang permasalahan/persoalan yangakan dipecahkan. b) Praanggapan memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian pada masa yang akan datang. c) Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan permasalahan/persoalan. d) Diskusi kupasan dan analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap permasalahan/persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugian, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. e) Simpulan memuat intisari hasil diskusi yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar. f) Saran memuat secara ringkas dan jelas tindakan yang disarankan untuk mengatasi permasalahan/persoalan yang dihadapi.



3) Kaki Bagian kaki terdiri atas a) jabatan penelaah yang ditulis dengan huruf awal kapital; b) tanda tangan; c) nama lengkap d) daftar lampiran.



78



Format Naskah Telaahan Staf



TELAAHAN STAF TENTANG ………………………………………………………



I. Persoalan Bagian persoalan memuat pemyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan. II. Praanggapan Praanggapan memuat dugaan yang beralasan berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian dimasa mendatang. III. Fakta yang Mempengaruhi Fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan masalah. IV. Analisis Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya. hambatan serta keuntungan dan kerugiannya. pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan. V. Simpulan Bagian simpulan memuat intisari hasil diskusi dan pilihan cara bertindak ataujalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi. VI. Saran Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi. Jabatan



Nama Jelas



79



p. Rekomendasi Rekomendasi terdiri atas : 1) Kepala a) Kop Surat Rekomendasi terdiri atas Logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap b) Tulisan “Rekomendasi “ ditempatkan ditengah-tengah isi naskah; c) Nomor ditempatkan dibawah tulisan “Rekomendasi “; d) Tulisan “Tentang “; e) Nama / Judul Rekomendasi.



2) Isi Rekomendasi dirumuskan dalam bentuk uraian.



3) Bagian Akhir Rekomendasi terdiri atas : a) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama Jabatan pembuat Rekomendasi; c) Tanda tangan pejabat; d) Nama Jelas; e) Stempel jabatan/instansi.



80



Format Naskah Rekomendasi



REKOMENDASI NOMOR …………… TENTANG MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………….



a. ………………………………………………………………………………. b. ………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………….



Kisaran,………… Jabatan



Nama Jelas



81



q. Daftar Hadir Daftar Hadir terdiri atas : 1) Kepala Daftar Hadir terdiri atas : a) Kop Daftar hadir terdiri atas Logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap; b) Tulisan “Daftar Hadir“ ditempatkan ditengah-tengah lembar naskah; c) Hari/Tanggal, Waktu dan Acara ditulis dibawah tulisan Daftar Hadir sebelah kiri. 2) Isi Daftar Hadir terdiri atas : a) Kolom nomor urut; b) Kolom nama; c) Kolom jabatan; d) Kolom tanda tangan/paraf.



82



Format Daftar Hadir



DAFTAR HADIR Hari / Tanggal Waktu Acara



No



: : :



Nama



Jabatan



83



Tanda Tangan



r. Sertifikat Pelatihan Bentuk dan susunan sertifikat pelatihan terdiri atas 1) Kepala a) kop sertifikat pelatihan terdiri atas Logo Rumah Sakit Umum Sei Dadap b) tulisan “ Sertifikat Pelatihan” terletak ditengah dengan huruf kapital.



2) Isi Sertifikat Pelatihan berisi uraian kegiatan yang telah diikuti, nama peserta pelatihan, termasuk waktu kegiatan dan tempat.



3) Bagian Akhir Sertifikat pelatihan terdiri atas : a) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun; b) Nama jabatan dan instansi; c) Tanda tangan; d) Nama jelas.



84



Format Sertifikat Pelatihan



SERTIFIKAT PELATIHAN Dengan ini diberikan kepada Nama



: :



Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm



Dan dinyatakan : LULUS / TIDAK LULUS Tempat, tanggal, bulan, tahun Fasilitator



Kepala Rumah Sakit,



Nama jelas dan tanda tangan



Nama jelas dan tanda tangan



85



s. Notulen Bentuk dan susunan notulen adalah sebagai berikut. 1) Kepala a) Pada bagian tengah kertas berisi kata notulen yang ditulis dengan huruf kapital; b) Sebelah kiri di bawah kata risalah berisi jenis rapat, hari / tanggal, waktu, dan tempat;



2) Notulen berisi uraian tentang nomor, pokok bahasan, usulan / keputusan rapat, dan keterangan.



3) Kaki notulen memuat : a) nama jabatan dan nama jelas penanda tangan risalah, b) nama jabatan dan nama jelas pembuat notulen.



86



Format Notulen NOTULEN Jenis Rapat : ……… ( Rutin / Tahunan / Khusus / Insidentil ) Hari / Tanggal : Waktu : Tempat :



No



Pokok Bahasan



Usulan / Keputusan



Mengetahui, Nama Jabatan



Notulis,



Nama Jelas



Nama Jelas



87



Keterangan



BAB IV TATA SURAT



A. PENGERTIAN Tata Surat adalah pengaturan ketatalaksanaanpenyelenggaraan surat menyurat yang dilaksanakan olehrumah sakit dalam rangka pelaksanaan tugas umum rumah sakitdan pembangunan.Surat-menyurat merupakan kegiatan yang sangat pentinguntuk mendukung terselenggaranya tugas pokok organisasi. Jikapelaksanaannya tidak diatur dengan cermat dan teliti, akandiperlukan banyak waktu dan biaya. Tata Surat yang baik akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi rumah sakit.



B. KETENTUAN PENYUSUNAN SURAT 1.



Penyelenggaraan urusan kedinasan melalui surat-menyurat dinas harus dilaksanakan secara cermat agar tidak menimbulkan salah penafsiran.



2.



Koordinasi antar pejabat sebaiknya dilakukan dengan mengutamakan metode yang paling cepat dan tepat, misalnya diskusi, kunjungan pribadi dan jaringan telepon lokal. Jika dalam menyusun surat diperlukan koordinasi, pejabat yang bersangkutan melakukannya mulai tahap penyusunan draft, sehingga perbaikan pada konsep final dapat dihindari.



3.



Urusan kedinasan yang dilakukan dengan menggunakan tatacara dan prosedur surat menyurat harus menggunakan sarana komunikasi resmi.



4.



Jawaban terhadap surat yang masuk : a. Instansi pengirim hams segera menginformasikan kepada penerima surat atas keterlambatan jawaban dalam suatu proses komunikasi. b. Instansi penerima hams segera memberikan jawaban terhadap konfirmasiyang dilakukan oleh instansi pengirim.



j.



Waktu penandatanganan surat Waktu penandatanganan surat harus memperhatikan jadwal pengirim surat yang berlaku di Rumah Sakit Umum Sei Dadap dan segera dikirim setelah ditandatangani.



k.



Salinan 86



Salinan Surat hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam “Tembusan”. Salinan surat dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut : a. Salinan Tembusan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.



b. Salinan Laporan adalah salinan surat yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang, dan. c. Salinan untuk arsip adalah salinan surat yang disimpan untuk kepentingan pengelolaan arsip. l.



Tingkat Keamanan. a. Sangat Rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat yang tertinggi; sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. b. Rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan merugikan Rumah Sakit Umum Sei Dadap. c. Biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.



m. Kecepatan penyampaian. a. Amat Segera/Kilat adalah surat yang harus diselesaikan/ dikirim / disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam; b. Segera adalah surat yang harus diselesaikan / dikirim / disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan c. Biasa adalah surat yang harus diselesaikan / dikirim / disampaikan menurut yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu 5 hari.



87



C. KETENTUAN SURAT-MENYURAT 1.



Komunikasi Langsung Surat dinas dikirim langsung kepada individu (pejabat formal). Jika surat tersebut ditujukan kepada pejabat yang bukan kepala instansi, untuk mempercepat penyampaian surat kepada pejabat yang dituju itu, surat tetap ditunjukan kepada kepala instansi, tetapi dicantumkan ungkapan u.p. (untuk perhatian) pejabat yang bersangkutan.



2.



AIur Surat-Menyurat AIur surat-menyurat harus melalui hierarki dari tingkat pimpinan tertinggi instansi hingga ke pejabat struktural terendah yang berwenang sehingga dapat dilakukan pengendalian penyelesaian. Surat-menyurat yang bersifat operasional teknis diatur lebih lanjut oleh masing-masing instansi. Alur Surat-menyurat yang bermuatan kebijakanj keputusanjarahan pimpinan hams menggunakan jalur sesuai dengan garis kepemimpinan.



D. JENIS DAN KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH Jenis dan kewenangan penandatanganan naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap a. Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap menandatangani naskah di lingkungan Rumah Sakit dalam bentuk dan susunan regulasi serta dalam bentuk surat yang materinya memuat kebijaksanaan dan atas pelaksanaan dari peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi; b. Naskah di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap sebagaimana dimaksud pada huruf a, ditujukan untuk kebutuhan komunikasi internal dan eksternal Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



E. GARIS KEWENANGAN DAN PENANDATANGANAN 1. Penggunaan Garis Kewenangan Kepala Rumah Sakit bertanggungjawab atas segala kegiatan yang dilakukan di dalam organisasi atau instansinya. Tanggung jawab tersebut tidak dapat dilimpahkan atau diserahkan kepada seseorang yang bukan pejabat berwenang. Garis kewenangan digunakan jika surat dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabatyang berwenang. 2. Penandatanganan Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan naskah adalah sebagai berikut : a. Penggunaan a.n 88



Dalam hal Kepala Rumah Sakit Umum Sei Dadap memberikan mandat penandatanganan kepada pejabat bawahannya, maka penggunaan a.n. yaitu sebagai berikut : a.n. (atas nama, di tulis a huruf kecil dan n huruf kecil) dipergunakan jika yang berwenang menandatangani (pejabat setingkat dibawahnya) telah mendapat mandat dari pejabat atasannya, dan pertanggungjawaban materi surat tersebut tetap berada ditangan yang memberikan mandat. Pejabat yang menandatangani dapat diminta pertanggungjawabannya tentang isi surat dimaksud oleh yang memberi mandate. b. Penggunaan u.b Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika pejabat yang diberi kuasa memberi mandat kepada bawahannya. Oleh sebab itu, u.b. digunakan setelah a.n.



Contoh: a.n. Kepala Bidang Pelayanan Medik u.b. Kepala Unit Rawat Inap Nama Pejabat NIP



F. PELAKSANA TUGAS (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas yang disingkat (Plt.) adalah sebagai berikut : 1.



Pelaksana tugas (Plt.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut.



2.



Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. Contoh: Plt. Kepala Bagian Umum dan Keuangan, Nama lengkap NIP



89



G. PELAKSANA HARIAN (Plh), ditulis di depan nama jabatan yang menjadi wewenangnya Ketentuan penandatanganan pelaksana harian yang disingkat (Plh.) adalah sebagai berikut: 1.



Pelaksana harian (Plh.) digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani naskah tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan seharihari perlu ada pejabat sementara yang menggantikannya.



2.



Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali ke tempat. Contoh: Plh. Kepala Bidang Pelayanan Medik, Nama lengkap NIP



90



BAB V PENUTUP



Pedoman Tata Naskah Rumah Sakit Umum Sei Dadap ini agar dapat di sebagai acuan dalam melakukan kegiatan administrasi perkantoran pada setiap unit utama di lingkungan Rumah Sakit Umum Sei Dadap.



Ditetapkan di : Sei Dadap Pada Tanggal : Kamis, 17 Mei 2018 KEPALA RSU SEI DADAP



dr. Marlinawati



91