Penilaian Dan Penyusutan Arsip Modul 3 [PDF]

Citation preview

PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP MODUL 3 PENILAIAN DAN RETENSI REKOD KB 1 PENGANTAR PENILAIAN DAN RETENSI REKOD



Program pengurangan atau penyusutan arsip atau kegiatan disposal merupakan usaha untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dari berbagai arsip, seperti ruang dan peralatan, tenaga kerja serta pemanfaatan arsip / rekod itu sendiri. Dasar dari program penyusutan dan pengurangan arsip / rekod adalah seleksi berdasarkan nilai guna yang terkandung dalam arsip / rekod. Program seleksi dan penilaian arsip / rekod, dirancang dan dikembangkan oleh institusi berdasarkan identifikasi dan survey atas rekod – rekod yang jumlahnya mulai meningkat dan menunjukkan penurunan kegunaannya bagi unit pencipta arsip dalam lingkungan institusi yang bersangkutan. Akhir dari program penilaian ( appraisal ) adalah tersedianya jadwal retensi arsip, yaitu yang memuat keterangan berapa lama arsip disimpan dan kapan harus dimusnahkan atau kapan arsip harus segera dipindahkan dari unit kerja / pengolah / pencipta ke unit kearsipan. A. PENGGUNAAN DEFINISI DAN ISTILAH Untuk menentukan rekod yang mana yang akan menjadi arsip, dan rekod yang mana yang akan dibuang adalah memerlukan keterampilan dan pengetahuan tentang isi dan konteks informasi arsip dengan melakukan penilaian. Pendekatan untuk intitusi arsip pusat dan arsip lembaga berkonsentrasi pada identifikasi rekod pada tahap awal aktifnya sebagai bagian strategi informasi di dalam organisasi secara keseluruhan. Kolektif arsip menerapkan keterampilan penilaian dalam hubungannya dengan strategi akuisisi untuk meyakinkan koleksi kohesif. Hubungan antara akuisisi dan penilaian adalah sangat dekat. Penilaian memberikan inormasi proses akuisisi secara actual. Seleksi merupakan langkah awal dari penilaian secra sedrehana, yaitu memilah rekod – rekod yang menjadi prioritas utama dalam unit pencipta dan pusat arsip. B. PENGERTIAN MASING – MASING ISTILAH Seleksi arsip ( Archival selection ) adalah proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang benilai



guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga / institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain. Proses seleksi harus berkaitan dengan program kebijakan akuisisi dalam setiap lembaga / institusi.  Akuisisi ( acquistition ) adalah proses untuk memperoleh arsip dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian atau suatu badan arsip yang diadakan.  Accession merupakan transfer baik secara fisik dan secara hokum dari kegiatan bahan – bahan yang sudah di dokumentasikan, atau proses transfer bahan – bahan ke unit kearsipan atau pusat arsip dalam kegiatan penambahan arsip.  Appraisal adalah proses evaluasi actual atau potensi akuisisi untuk menentukan, bila arsip – arsipnya memiliki nilai guna penelitian jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi oleh lembaga kearsipan ( pusat arsip ). Appraisal arsip berbeda dari appraisal untuk mengembangkan dokumen keuangan. Appraisal merupakan proses evaluasi kegiatan – kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masyarakat karena nilai guna berkelanjutan. C. LANDASAN HUKUM Di Indonesia landasan hukum yang digunakan untuk mencapai tujuan ini adalah Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia serta Peraturan Pemerintah. Landasan hokum yang menaungi kegiatan tersebut di Negara Indonesia adalah : a. Peraturan Pemerintah No. 34 / 1979 tentang Penyusutan Arsip; b. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional ( SE ) No 1/1982 tentang Penyimpanan Arsip In-aktif; c. Surat Edaran Kepala Arsip Nasional ( SE ) No 2/1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip; d. Undang – undang ( UU ) No. 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan; e. Undang – undang ( UU ) No. 7/1971 Pokok – pokok Kearsipan. Kebijakan akuisisi merupakan pedoman atau kerangka kerja dalam penilaian arsip. Dengan menggunakan kebijakan akuisisi, arsiparis akan konsisten dalam penilaian dan mengerti kelemahan serta kelebihan koleksi yang dimiliki oleh satu repository.



KB 2 TEORI PENILAIAN A. PENDEKATAN TRADISIONAL Dalam seleksi untuk tujuan preservasi ( pengawetan ) sudah jelas adalah nilai guna administrasi ( termasuk illegal dan finansial ), manajer rekod kemungkinan juga akan menyeleksi mayoritas rekod yang kadang – kadang dicari arsip sebagai arsip. Tujuan utama pendekatan Gridd adalah untuk mencari satu cara mengubah beban administrasi penilaian dari petugas arsip ke petugas administrasi. Pendekatan tradisional oleh Hilary Jenkinson, penilaian tidak diberikan kepada petugas arsip, dan tidak juga kepada peneliti. Dengan kata lain bahwa mereka tidak harus terlibat dalam proses penilaian. Penilaian harus dikerjakan dan dilakukan oleh petugas administrasiseorang diri, yang bertanggung jawab hanya kepada kebutuhan administrasi mereka saja. Prinsip pendekatan Amerika oleh T.R. Schelenberg hamper sama dengan Jenksinson bahwa ada dua nilai pada rekod, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai primer adalah satu, yaitu petugas administrasi mempunyai kepentingan ketika tercipta rekod, sedangkan nilai guna sekunder adalah, seperti nilai penelitian yang kebetulan, kemungkinan akan nyata. Penilaian arsip utama adalah nilai sekunder. Dalam model Schelenberg, sekarang dibagi lagi dalam dua kategori, yaitu nilai kebuktian ( evidential ) dan nilai informasi ( informational ). Nilai kebuktian adalah rekod – rekod yang memberikan bukti sebagai asalnya, yaitu pengembangan dalam menjalankan organisasi itu sendiri : walaupun rekod dari nilai kebuktian adalah satu yang muncul ketika sejarah organisasi itu sendiri akan dipelajari. Bila rekod mengandung informasi tentang subjekeksternal langsung ke pekerjaan dari unit pencipta, berarti mempunyai nilai informasi. Nilai ini harus merupakan substansial : rekod harus mempunyai kontribusi secara subtantif untuk penelitian dalam segala bidang. Baik Jenksinson maupun Schelenberg melakukan penilaian berdasarkan analisis dengan mempelajari dari bahan – bahan dokumentasi actual atas keputusan yang sudah dibuat. Pendekatan ini dapat dikatakan reaktif : tidak ada satu yang dinamakan untuk diputuskan sampai rekod – rekod yang sudah lama diproduksi dan sudah tidak digunakan untuk saat ini sepenuhnya. B. PENILAIAN MAKRO DAN STRATEGI DOKUMENTASI Penilaian makro adalah melalui analisis fungsi atau menghilangkanbadan dibawwah eksaminasi. Penilaian dilanjutkan dengan mencari dokumen atau sumber – sumber yang mungkin mencatat fungsi – fungsi tersebut.



Analisis fungsi adalah proses menganalisis / mengkaji apa yang tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan, serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis. Sehingga suatu analisis fungsi akan menghasilkan : 1. Pernyataan luas cakupan fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit, 2. Kegiatan – kegiatan yang menggambarkan fungsi – fungsi tersebut, 3. Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke yang kecil dalam tindakan yang dapat dibedakan.



PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP Dalam Memenuhi Salah Satu Tugas Modul 9



OLEH ERNY FHARIDAH O21427075 KELAS A



UNIVERSITAS TERBUKA 2016



Modul 4 Kebijakan Akuisisi sebagai Alat Seleksi dan Penilaian Kb 1 Kebijakan Akuisisi



Proses akuisisi terdiri dari beberapa kegiatan yaitu penilaian yang jelas dari cakiaupan kekuatan,, dan kelemahan koleksi yang sudah ada untuk membuat kebijakan akuisisi, identiikasi sumber – sumber potensial yang akan menjadi kekuatan atau pengembangan koleksi, membuat strategi untuk memperoleh bahan – bahan yang bersangkutan dan membuat pola untuk menerima akuisisi. Kebijakan akuisisi merupakan alat vital untuk petugas yang bertanggung jawab dan terlibat di dalamnya sehingga akuisisi adalah akan memberikan petunjuk untuk membuat keputusan. A. Faktor – Factor dalam Kebijakan Akuisisi Unit kearsipan yang bernaung atau berada dalam sebuah institusi merupakan unit yang berfungsi atau merupakan tempat untuk menyimpan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis inaktif merupakan arsip yang frekuensi kegunaan dalam kegiatan administrasi harian sudah jarang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat kebijakan akuisisi : 1. Ketersediaan sumber-sumber organisasi. Sumber internal organisasi biasanya menyangkut ketersediaan petugas atau karyawan, fasilitas fisik, materi atau sumber lainnya. 2. Ketersediaan informasi. Informasi yang tersedia tentang apa yang diinginkan oleh repository ( unit kearsipan ) dan apa tujuan yang ingin dicapai dalam preservasi arsipnya yang telah ada. 3. Ketersediaan bahan – bahan yang berhubungan. Bahan yang berhubungan merupakan sumber sekunder, seperti buku, pamflet, jurnal, Koran. Sumber sekunder merupakan informasi pengembangan organisasi yang bersangkutan. 4. Pengetahuan dari usaha-usaha akuisisi lainnya (atau yang paralel ). Petugas arsip harus mengetahui rencana akuisisi dan khasanah dari unit kearsipan lain. Hal ini, untuk menghilangkan duplikasi penyimpanan. 5. Analisis khasanah yang terbaru. Analisis ini berdasarkan identifikasi arsip yang merupakan hasil kegiatan saat sekarang.



Faktor-faktor yang harus diperhatikan membuat kebijakan akuisisi : a) Adanya misi dan tujuan dari organisasi. Misi dan tujuan unit kearsipan harus mendukung misi dan tujuan organisasi. b) Cakupan koleksi dan prioritas dalam organisasi. c) Petunjuk dan pembatasan dalam akuisisi. d) Kooperasi dengan unit kearsipan lainnya. e) Pernyataan penambahan.



B. Draft Untuk Kebijakan Akuisisi Contoh draft kebijakan akuisisi pada satu universitas : 1. Pernyataan misi dan tujuan pusat arsip atau unit arsip Misi dan tujuan unit kearsipan merupakan dasar dan dirancang baik cakupan umum program akuisisi dan kewenangan administrasi atau legalitas unit kearsipan. 2. Justifikasi cakupan dan focus pengumpulan Pada setiap kebijakan mencakup, analisis singkat tentang kekuatan dan kelemahan koleksi sekarang, yaitu berdasarkan analisis koleksi atau kajian fungsional. Kajian fungsional adalah mengidentifikasi fungsi khusus ( spesifik ) atau topic – grup, kejadian atau isu-isu yang akan didokumentasikan berdasarkan urutan prioritas dan tingkat pengumpulan kegiatan untuk memperkuat koleksi. 3. Guidelines akuisisi : prioritas dan pembatasan Kriteria untuk prioritas akuisisi untuk bidang spesifikasi mencakup : a. Kepentingan fungsi atau subjek berkaitan dengan misi dan tujuan unit kearsipan; b. Sejauh mana fungsi atau subjek tersebut ada di unit kearsipan; c. Program akuisisi dan kolektif unit kearsipan lainnya pada fungsi yang sama; d. Resiko hilang, bila arsip tidak diterima pada saat yang tepat; e. Antisipasi kebutuhan penelitian terhadap subjek tersebut. 4. Kerjasama dengan institusi lain Kebijakan akuisisi juga harus memperhatikan pada koleksi atau khasanah di unit kearsipan lain. 5. Penerimaan kembali Pada pernyataan akuisisi yang baik adalah melihat juga perkembangan fungsi dan kePada pernyataan akuisisi yang baik adalah melihat juga perkembangan



fungsi dan kegiatan organisasi perkembangan teknologi.



dimasa



dating



serta



mengantisipasi



Beberapa keuntungan dari kebijakan akuisisi diantaranya :  



 



Memberikan petunjuk institusi dalam koleksi arsipnya dan juga memberi petunjuk dalam penilaian arsip; Merupakan eika dasar akuisisi karea memberikan pernyataan institusi untuk menetapkan tujuan seleksi sehingga dapat menghindari kompetisi dan komplik dalam koleksi; Memberikan petunjuk dan kriteria untuk jenis arsip yang tidak menjadi koleksi; Memberikan kontinuitas pada program akuisisi dapat memberikan layanan sumber informasi terbatas, tetapi dengan pengguna luas ( opportunity costs ).



Kb 2 Penilaian dan Manajemen Rekod Program manajemen rekod merupakan program yang sistematis untuk pengelolaan rekod sejak mulai diciptakan hingga diputuskan akan dimusnahkan atau ditransfer ke unit kearsipan atau pusat arsip. A. Peranan Manajemen Rekod Menurut Ham (1993 : 25 ) manajemen rekod adalah penerapan teknis – teknis yang dirancang mencapai efisiensi dan ekonomi dalam penciptaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod. Manajemen rekod didasarkan pada bahwa rekod mempunyai tahap daur hidup, yaitu : penciptaan, administrative aktif atau untuk kegunaan perkantoran, semi atau inaktif penyimpanan dan pemusnahan, baik melalui penghancuran atau preservasi dalam unit arsip. Alat kontrol rekod adalah inventaris, analisis dan pemusnahan. Inventaris rekod adalah dasar persyaratan untuk menciptakan manajemen rekod. Inventaris bertujuan untuk dapat mengerti system dokumentasi institusi yang ada yaitu akan terlihat tentang rekod yang ada dan rekod yang sedang diciptakan. Peranan manajemen rekod dalam penilaian akan memberikan informasi tentang kriteria yang harus diperhatikan. Penilaian merupakan proses penentuan nilai guna dan



kemudian pemusnahan rekodnya, berdasarkan atas penggunaan administrasi, illegal (hukum), dan keuangan saat sekarang, nilai kebuktian dan informasional atau penelitian, nilai penataannya dan nilai hubungannya dengan rekod lain. Konsentrasi program manajemen rekod berkaitan dengan daur hidup rekod atau informasi, yang merupakan konsep sederhana yang merupakan representasi nyata bahwa terciptanya rekod adalah karena untuk tujuan tertentu, mempunyai masa atau waktu tertentu dalam penggunaannya pada unit pencipta ( unit pengolah ) dan kemudian bias saja rekod dimusnahkan atau disimpan permanen. Alasan yang disebutkan di atas merupakan arah kebijakan institusi untuk mencapai efisiensi dan ekonomis. Komponen yang harus dicakup dalam inventaris rekod adalah nama dan alamat institusi, jumlah rekod, kurun waktu yang dicakup, penataan yang sudah dilakukan, jenis rekod, judul masalah/topic rekod, tempat menyimpan dan komponen lain yang menunjang untuk kegiatan inventaris rekod. B. Penilaian dan daur hidup rekod / arsip Tahap I : Penciptaan (creation) Pada tahap penciptaan akan terjadi komunikasi, transaksi, mencatat/dokumentasi kegiatan/kejadian atau keadaan. Adanya fungsi dan kegiatan organisasi maka akan tercipta arsip berupa dokumen transaksi. Tahap II : Pemeliharaan dan Penggunaan (Maintenance and Use) Pada tahap pemeliharaan dan penggunaan arsip umumnya digunakan untuk rujukan atau acuan kegiatan organisasi yang akan datang. Maka pada tahap ini, arsip direvisi, diatur, diorganisasi, ditata dan diatur kembali. Tahap III : Istirahat (Dormant) Pada tahap istirahat arsip benar-benar hanya akan memenuhi tempat penyimpanan saja. Karena pada siklus ini arsip seharusnya sudah ditentukan masa simpan untuk berapa lama.



Modul 5 Kriteria dan Proses Penilaian Arsip Kb 1 Kriteria Nilai Guna Arsip



Penilaian nilai guna arsip untuk Negara kita adalah diatur dalam Surat Edaran Ka. ANRI No. 1 Tahun 1983 tentang Penentuan Nilai Guna Arsip. Nilai Guna Arsip merupakan factor yang sangat menentukan dalam kegiatan penyusutan arsip dan mutlak perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna merupakan kegiatan untuk memilah arsip-arsip ke dalam dua kategori, yaitu : a) Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan; b) Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau di kemudian hari. A. Nilai Guna Primer dan Sekunder Nilai guna arsip didefinisikan (dalam Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (SE Ka ANRI) No.2/1983 ialah nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip. Menurut Schellenberg nilai guna dapat dikategorikan ke dalam nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer adalah arsip yang diperlukan dan digunakan oleh pencipta arsip. Sedangkan nilai guna sekunder adalah arsip lebih digunakan oleh diluar pencipta arsip, seperti untuk kepentingan sejarah, penelusuran asal-usul (genealogy). Nilai guna primer yang diberikan oleh SE Ka ANRI adalah nilai arsip yang di dasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer adalah dasar dari arsip yang digunakan dalam penciptaannya, yaitu : 1. Mendukung kegiatan yang sedang berlangsung, kegiatan administrasi seharihari dari pencipta arsip (nilai guna administrasi); 2. Menyimpan dokumen-dokumen tentang legalitas dan melindungi hak (nilai guna hukum); 3. Meningkatkan tanggung jawab fiskal dan tanggung jawab (nilai guna fiskal). Dalam SE Ka ANRI juga disinggung tentang nilai guna primer yang meliputi : a) Nilai guna administrasi b) Nilai guna hukum



c) Nilai guna kegunaan d) Nilai guna ilmiah dan teknologi Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dan/atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. Nilai sekunder meliputi : nilai guna kebaktian dan nilai guna informasional. Nilai guna kebuktian memberikan keterangan tentang fakta yang dapat menjelaskan tentang bagaimana lembaga/instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, dan fungsi dari kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta hasil atau akibat kegiatannya itu. Nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejahteraan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya. B. Kriteria Lainnya Faktor-faktor lain yang dapat atau mungkin dapat diperhatikan dalam menentukan nilai guna arsip adalah : 1. Duplikasi Mengidentifikasi apakah jenis arsip yang sama mempunyai duplikasi atau arsip yang sama diciptakan dalam kopi atau salinan yang tersebar di berbagai unit kerja atau unit pengolah. 2. Accessibility Keteraksesan rekod yang bersangkutan. 3. Reliability dan completeness (kehandalan dan kelengkapan arsip yang bersangkutan) Hubungan antara arsip yang satu dengan arsip lainnya. 4. Cost of retention Biaya pemeliharaan (biaya penyimpanan) menjadi bahan pertimbangankarena dengan menyimpan arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai guna akan menghamburkan biaya dari segala aspek. Dalam beberapa kondisi dapat juga dinilai dari segi : 1. Scarcity atau kejarangan penciptaan arsip yang bersangkutan, artinya frekuensi penciptaannya dapat di duga dan untuk kepentingan apa. 2. Age atau usia menentukan nilai guna. 3. Privasi, factor privasi adalah untuk melindungi hak – hak asasi manusia agar tercapai keseimbangan dan kebutuhan pengguna terpenuhi.



Adanya batasan – batasan sebagai bahan pertimbangan bagi lembaga atau institusi menurut Schellenberg berdasarkan : 1. Jenis arsip : fungsional dan admininstratif. 2. Derajat kepentingannya : substantive dan fasilitatif. 3. Karakter pendokumentasiannya : Evidential dan informasional.



KB 2 Proses Penilaian Kebijakan akuisisi merupakan dasar dari proses seleksi adalah kebijakan akuisisi dari repository. Karena kebijakan ini mengandung 4 elemen kelebihan, yaitu : 1. 2. 3. 4.



Tujuan dokumentasi dan sasaran dari program kearsipan, Sangat penting karena merupakan petunjuk dalam seleksi arsip, Untuk membangun koleksi dengan cara sistematik, dan Untuk mem prbuat batasan apa saja yang akan diadakan ( dikoleksi ) oleh pusat arsip (repository).



A. Tujuan penilaian Tujuan penilaian adalah untuk menentukan kegunaan arsip bagi pengguna masa sekarang, ataupun masa yang akan datang. Bila arsip atau rekod akan diperlukan untuk masa dating maka arsip tersebut mempunyai nilai guna yang berkelanjutan. Tujuan penilaian adalah juga sebagai dasar seleksi untuk memenuhi kebijakan akuisisi lembaga/instansi yang sudah ditentukan karena kebijakan akuisisi merupakan tingkat awal dalam penilaian (first level of appraisal). B. Pelaksanaan dan prosedur penilaian Tahap-tahap yang dilakukan dalam pelaksanaan dan prosedur penilaian sebagai berikut : 1. Menentukan grup arsip yang sesuai untuk pendekatan kegiatan tunggal. 2. Melakukan beberapa penelitian pada lembaga atau instansi dan target arsipnya. 3. Membuat rencana kerja. 4. Mendiskusikan dengan orang bertanggung jawab. 5. Mempelajari beberapa arsip dan menilai arsipnya untuk menentukan kriteria penilaian. 6. Membuat kelas disposal. 7. Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen. 8. Melengkapi dokumentasi appraisal. 9. Diterapkan pada daerah lain. 10. Laporan untuk review.



Selain prosedur penilaian diperlukan tahap – tahap pembuatan appraisal, yaitu : 1. 2. 3. 4. 5.



Mengumpulkan informasi tentang kondisi social, politik Menyusun rencana kerja Bicara atau konsultasi dengan orang yang bertanggung jawab Pelajari arsip – arsipnya Menyusun kelas.



Modul 6 Jadwal Retensi Arsip Kb 1 Formulir Kewenangan Appraisal adalah proses evaluasi kegiatan bisnis untuk menentukan yang mana rekod-rekod dibutuhkan untuk diperoleh dan berapa lama rekod-rekod akan disimpan, untuk memenuhi kebutuhan bisnis, kebutuhan akuntabilitas organisasi dan harapan masyarakat. Disposal adalah pengolahan waktu yang berkaitan dengan penerapan keputusan penilaian, yaitu mencakup retensi, penghapusan atau penghancuran rekod dari atau bentuk system tata kearsipan juga mencakup migrasi atau transmisi rekod-rekod dari system kearsipan, dan penggunaan transfer ke perlindungan atau kepemilikan rekod. Proses penilaian dapat menentukan berapa lama dan rekod apa saja yang dapat dimusnahkan atau akan menjadi arsip. Sehingga jadwal retensi rekod dapat merupakan jadwal kewenangan, yaitu daftaryang memuat rekod series organisasi dengan penunjukan untuk bagaimana rekod dimusnahkan sesudah diciptakan dan digunakan. Ada 3 kemungkinan yang dapat menjadi program pengurangan atau penyusutan arsip, yaitu : 1. Pemindahan rekod dari unit pencipta ke unit kearsipan; 2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke arsip nasional sebagai bahan bukti sejarah, penelitian, bukti dan informasi kegiatan satu institusi; 3. Pemusnahan rekod yang tidak mempunyai nilai guna lagi, baik untuk kegiatan organisasi maupun kegiatan lainnya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara penghancuran dengan bahan-bahan kimia untuk dijadikan kembali kertas daur ulang. Dengan melihat kemungkinan dalam program penyusutan rekod atau arsip maka diperlukan formulir kewenangan atau semacam berita acara untuk melakukan penyusutan arsip. Formulir ini akan memberikan bukti bahwa unit-unit pencipta atau pengolah mana yang sudah melakukan kegiatan penyusutan arsip. Formulir kewenangan memberikan informasi pula siapa yang berwenang atau menjadi saksi pada saat melakuka pemusnahan atau transfer arsip. A. Komponen Jadwal Retensi Rekod



Sesuai dengan PP No.34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip yang diuraikan bahwa ada 3 cara untuk melakukan pemusnahan arsip yang tercantum dalam komponen-komponen jadwal retensi arsip. Kennedy (1998:80) memberikan contoh jadwal retensi arsip dimana terdapat komponen-komponen : nomor rekod seri; deskripsi atau keterangan rekod yang bersangkutan; rekomendasi berapa lama waktu yang disimpan dalam unit pencipta atau unit kerja; dan rekomendasi jumlah waktu keseluruhan untuk menyimpan arsipyang bersangkutan. Sedangkan Boedi Martono (1994:76) memberikan rekomendasi komponen jadwal retensi arsip yang sebaiknya mengandung unsur-unsur atau pokok-pokok keterangan (dalam bentuk kolom atau lajur-lajur) yang berkaitan dengan masalah pokok atau subjek rekod yang bersangkutan; keterangan judulnya serta keterangan jangka simpan berapa lama. Pengembangan dan komponen jadwal retensi arsip disesuaikan dengan kebutuhan organisasi sehingga komponen-komponen bias berkembang dengan keterangan nilai dari rekod dank ode klasifikasi dari rekod yang bersangkutan. B. Sosialisasi Jadwal Retensi Rekod Prosedur penyusutan bila organisasi belum memiliki jadwal retensi arsip harus melakukan kegiatan-kegiatan berikut : 1. Survey arsip untuk memberikan informasiaal dalam penyusunan jadwal retensi arsip karena melihat kondisi penyimpanan rekod atau arsip dilapangan; 2. Melakukan identifikasi arsip, baik fisik dan non fisik dengan melihat sejarah organisasi; 3. Pengaturan kembali arsip, dimungkinkan untuk menata arsip sesuai dengan aslinya; 4. Pendeskripsian arsip memberikan keterangan secara intelektual tentang isi informasi yang dikandung oleh arsip atau rekod; 5. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara, memberikan penataan arsip sesuai dengan subjek dank ode klasifikasinya; 6. Penyusutan daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan atau diserahkan; pelaksanaan penyusutan. Proses sosialisasi dapat dilakukandengan pertemuan-pertemuan rutin dalam organisasi dan praktek-praktek sederhana dalam melakukan survey arsip di lingkungan unit pencipta. Sosialisasi juga merupakan bentuk untuk kegiatan coba-coba (trial and error) terhadap jadwal tersebut sehingga mendapat tanggapan dan evaluasi terhadap system atau program penyusutan yang telah, akan atau suadah dilaksanakan di organisasi.



Kb 2 Tipe Jadwal Retensi Rekod Ada dua jenis jadwal retensi arsip, yaitu yang dikembangkan oleh individu organisasi, khususnya untuk rekod-rekodnya dan yang dikembangkan dan diterbitkan untuk penggunaan antara grup organisasi tertentu. Jenis yang kedua diterapkan jadwal retensi umum (general disposal schedule) yang dikembangkan oleh pemerintah dengan tanggung jawab legislative untuk memungkinkan preservasi arsip masyarakat yang mempunyai nilai guna permanen. Jadwal retensi umum atau general disposal biasanya memberikan petunjuk tentang rekod series yang bersifat fasilitatif. A. Jadwal Retensi Umum (General Disposal Schedule) Indonesia sudah pernah mengembangkan jadwal retensi umum, untuk itu ANRI mengacu pada jadwal yang telah dikembangkan oleh Australia yang disebut sebagai General Disposal Authority No.18 untuk rekod-rekod yang bersifat administrative dan fasilitatif. Di negara Indonesia, bentuk general disposal schedule yang sudah dikembangkan dalam bentuk Surat Keputusan Bersama antara Arsip Nasional dengan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) untuk jenis-jenis arsip keuangan di organisasi serta Surat Keputusan Bersama antara Arsip Nasional dengan Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk jenis arsip yang berkaitan dengan human resources atau pegawai. B. Jadwal Retensi Spesifik Jadwal retensi spesifik biasanya dikembangkan oleh institusi dalam rangka memenuhi kebutuhan penyusutan beberapa rekod/arsip yang merupakan atau tercipta akibat pelaksanaan kegiatan substantive dan fasilitatif yang belum tertuang dalam general disposal schedule. Jadwal retensi spesifik dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan penentuan penyimpanan arsip-arsip yang bersangkutan. Dengan jadwal retensi spesifik fungsi dan kegiatan lebih spesifik pula maka akan mudah untuk membuat formulir kewenangan dan tindakan arsip/rekod yang diperlukan setelah melalui jangka simpan yang ditentukan.



Modul 8 Panduan Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kb 1 Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip



Kegiatan pemindahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukan untuk mengurangi arsip yang tersusun dengan baik di unit-unit kerja dalam satu instansi atau perusahaan. Arsip yang dipindahkan adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah jarang sehingga perlu dipindahkan ke tempat penyimpanan lain, seperti record center atau pusat arsip. A. Pemeriksaan Arsip 1. Ilustrasi Susuan Arsip Ilustrasi ini dibuat untuk menggambarkan susunan arsip dalam suatu instansi / organisasi yang terdiri dari beberapa unit kerja yang melaksanakan fungsi fasilitatif / penunjang. Penentuan contoh dalam ilustrasi ini untuk memudahkan pemahaman karena fungsi fasilitatif dapat dijumpai di setiap instansi / organisasi. a. Unit Kerja : Bagian Kepegawaian b. Unit Kerja : Bagian Keuangan c. Unit Kerja : Bagian Humas d. Unit Kerja : Bagian Ortala dan Hukum 2. Jadwal Retensi Arsip Sebagaimana yang telah dibahas pada bab terdahulu jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi setidak-tidaknya uraian tentang arsip dan jangka simpan arsip aktif maupun inaktif. Disamping itu terdapat kolom keterangan yang menjelaskan nasib akhir arsip apabila retensi aktif dan inaktifnya sudah selesai. 3. Penyeleksian Setelah anda berada di suatu unit kerja instansi dan dihadapkan pada susunan berkas arsip tersedia juga jadwal retensi arsip maka anda dapat menyeleksi arsip di unit kerja tersebut yang masa retensi aktifnya telah habis sehingga menjadi berfungsi inaktif untuk segera dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip atau record central instansi. B. Pendaftaran Setelah diperiksa dan ditentukan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut harus didaftar secara lengkap, baik judul seriesnya atau jenis arsipnya, tahun, volume, kondisi, penataan (system penyimpanan yang digunakan).



1. Penataan Arsip Penataan arsip dilakukan berdasarkan penataan pada masa aktifnya, dalam hal ini arsip ditata sesuai kelompok subjeknya. Kemudian kelompok arsip memiliki kesamaan dan keterkaitan informasi dihimpun dalam satu tempat penyimpanan berkas atau folder dan di dalamnya arsip ditata berdasarkan urutan waktu atau kronogis yang termuda di urutan terdepan dan seterusnya. Di samping itu penataan fisik dan informasi dapat dilakukan dengan : a. Mengacu pada penataan yang dilakuka secara rutin berdasarkan kapling/blok kelompok arsip yang telah ditentukan sebelumnya dan tinggal menata dan menyimpannya sebagai berkas tambahan dengan konsekuensi memberikan dan menyesuaikan identitasnya;atau b. Mengacu penataan sesuai daftar arsip yang dipindahkan oleh unit kerja bersangkutan dan tnggal menyusun letak urutan nomor boks sesuai nomor berkas dalam daftar arsip; c. Kedua cara diatas menerapkan system pelabelan pada tempat penghimpun berkas dan boks arsip. 2. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukanoleh unit kerja bagian kepegawaian dan petugas kearsipan unit menyiapkan berita acara pemindahan arsip inaktif. Pihak I diisi nama dan identitas lain dari pejabat unit Bagian Kepegawaian atua yang mewakili. Sedangkan pihak II diisi nama dan identitas lain dari pejabat Unit Pusat Arsip atau yang mewakilinya. 3. Pelaksanaan Pemindahan Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi lokasi pusat arsip suatu instansi. Bila suatu instansi memiliki gedung records center terpisah cukup jauh dari lokasi kantor, misalnya di pinggir kota maka diperlukan sarana transportasi yang dipersiapkan dengan baik sehingga proses pengangkutan arsip tidak menimbulkan kerusakan arsip yang dipindah. Namun, jika lokasinya dalam satu kantor tinggal menyiapkan tenaga pengangkut sesuai kebutuhan. Waktu pemindahan dapat dilakukan secara periodic sesuai dengan kondisi dan kebutuhan.



Kb 2 Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip Cara lain penyusutan arsip dilakukan melalui pemusnahan dan penyerahan arsip. Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kegiatan ini dapat dilakukan



dengan cara antara lain : Peleburan kertas menjadi bahan kertas lagi (daur ulang), pembakaran seluruh fisik arsip, dan penimbunan arsip dalam galian tanah. Pemusnahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dapat dilakukan secara periodic sesuai kebutuhan instansi / perusahaan, minimal dilakukan dalam setiap 10 tahun satu sekali. Arsip yang dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul sudah tidak memiliki nilai guna lagi. Penyerahan arsip dilakukan dari instansi pencipta kepada lembaga kearsipan pusat atau daerah. Arsip yang diserahkan adalah arsip statis atau permanen yang bernilai guna sekunder sebagaimana yang telah ditentukan dalam jadwal retensi arsip instansi yang ditetapkan berdasarkan persetujuan lembaga kearsipan. Penyerahan arsip dapat dilakukan atas dasar kerjasama antara instansi pencipta arsip dan lembaga kearsipan, atau inisiatif dari instansi pencipta arsip, atau melalui musyawarah ganti rugi antara instansi atau perorangan pencipta arsip dan lembaga kearsipan. A. Pemusnahan Arsip Pemusnahan dilakukan meliputi tahapan berikut : 1. Pemeriksaan a. Susunan Arsip b. Jadwal retensi arsip 2. Pendaftaran Arsip yang telah diperiksa yang diusulkan musnah, harus dibuat datarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. 3. Pembentukan Panitia Pemusnahan Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. 4. Persetujuan atau Pengesahan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk instansi pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI. Mengapa demikian, karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas kemungkinan lebih besar memiliki nilai guna sekunder. 5. Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting di samping daftar arsip yang akan dimusnahkan. Kedua jenis



dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah, kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. 6. Pelaksanaan Pemusnahan Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau dibuat bubur kertas, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Kembali dalam pelaksanaan pemusnahan arsip perlu disaksikan oleh minimal dua orang pejabatdari bidang hukum atau perundang-undangan atau bidang pengawasan, yang nantinya menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip. B. Penyerahan Arsip Penyerahan arsip perlu persetujuan lembaga kearsipan untuk dilakukan penilaian kembali oleh lembaga kearsipan tersebut guna memastikan arsip yang diserahkan adalah arsip yang benar-benar bernilai sekunder. Penyerahan arsip berdasarkan jadwal retensi arsip dilakukandengan langkahlangkah yang meliputi : 1. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip a. Susunan arsip b. Jadwal retensi arsip c. Penyeleksian 2. Pendaftaran Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke Arsip Nasional maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan. 3. Pembuatan Berita Acara Berita acara penyerahan arsip perlu untuk dibuat, mengingat bahwa kegiatan penyerahan arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari. 4. Pelaksanaan Penyerahan Pelaksanaan penyerahan arsip statis dapat dilaksanakan setelah arsip tersebut didaftar dan dibuat berita acaranya dan fisiknya juga diserahkan kepada pihak Arsip Nasional RI.



Modul 9 Panduan Penyusutan Arsip Yang Belum Memiliki Jadwal Retensi Arsip Kb 1 Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal Pembenahan Arsip Survei pada dasarnya adalah kegiatan untuk mengumpulkan data–data tentang sesuatu. Kegiatan survey arsip merupakan pengumpulan data arsip baik yang berkaitan struktur dan fungsi organisasi maupun arsipnya itu sendiri. Fungsi survey adalah untuk mengetahui data tentang arsip apa yang dimiliki organisasi. A. Langkah-langkah survey 1. Struktur dan fungsi organisasi Dari struktur organisasi dapat diketahui fungsi fasilitatif dan fungsi substantif dari Instansi Pusat Pendidikan dan Pelatihan. Fungsi fasilitatif adalah kegiatan penunjang yang mendukung kelancaran pelaksanaan fungsi substantif, yaitu kepegawaian, keuangan, organisasi dan ketatalaksanaan, tata usaha dan rumah tangga. Sedangkan fungsi substantive adalah bina program dan pengembangan diklat dan pelaporan. 2. Arsip Survei terhadap arsip dilakukan untuk mengumpulkan data mengenai hal-hal sebagai berikut : a. Kondisi arsip b. Kondisi tempat penyimpanan c. Media rekam d. Jumlah e. Kurun waktu f. System penataan B. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip Daftar ikhtisar Arsip ini merupakan kompilasi seluruh data arsip dari semua unit kerja organisasi. Daftar ini memuat keterangan sebagai berikut : a. Nama Instansi b. Alamat Instansi c. Nomor Urut



d. e. f. g. h. i.



Asal Arsip Kurun Waktu Jumlah Jenis Media Rekam Sistem penataan Keterangan C. Penyiapan Proposal Pembenahan Arsip



Akhir kegiatan survey arsip adalah penyusunan proposal pembenahan arsip. Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan apa yang diperlukan dalam pembenahan / penataan arsip. 1. Peralatan dan perlengkapan a. Kebutuhan folder b. Boks arsip c. Rak arsip 2. Tenaga dan Waktu 3. Biaya 4. Sistematika proposal pembenahan arsip a. Latar belakang b. Tujuan kegiatan c. Hasil kegiatan d. Kegiatan e. Pelaksana kegiatan f. Biaya g. Jadwal kegiatan



Kb 2 Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan Arsip tercipta karena adanya kegiatan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Pembenahan adalah kegiatan pengaturan arsip kacau, baik secara fisik maupun informasinya sehingga dapat mencerminkan gambaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara utuh. Kegiatan ini menghasilkan suatu Daftar Pertelaan Arsip Sementara (DPAS). Dari DPAS ini selanjutnya dapat diketahui masih ada atau tidaknya fungsi arsip dalam pelaksanaan kegiatan instansi melalui penilaian arsip.



A. Pembenahan Arsip Kegiatan pembenuhan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Identifikasi Arsip Identifikasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi untuk mengetahui unit kerja dan fungsi. Selain itu juga penataan arsip harus sesuai dengan system penataan yang pernah diberlakukan pada tahun arsip yang tercipta. Hal ini dilakukan karena adanya tuntutan prinsip original order (aturan asli). Dalam kasus ini tidak ada system kearsipan baku (manual) yang dijadikan dasar penataannya. 2. Pengaturan Kembali (Recontruction) Arsip dan pemilahan a. Ilustrasi tumpukan arsip kacau b. Pemilahan arsip c. Menata kembali arsip 3. Pendeskripsian Arsip Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Perekaman ini secar umum memiliki standar yang didalamnya minimal memuat 6 hal, yaitu bentuk rekasi, informasi series, tahun series, tingkat keaslian, kondisi fisik dan jumlah arsip. 4. Penentuan Skema Pengaturan Arsip Skema pengaturan arsip bias disusun berdasarkan struktur organisasi, fungsi organisasi atau mengacu klasifikasi arsip sesuai system yang berlaku pada masa aktifnya. Dalam hal ini akan didasarkan pada fungsi organisasi, yaitu memerhatikan fungsi fasilitatif dan juga fungsi substantif. Fungsi fasilitatif meliputi kepegawaian, keuangan, kehumasan, organisasi dan ketatalaksanaan. Sedangkan fungsi substantifnya adalah bina program diklat dan penyelenggaraan diklat sehingga dapat ditentukan skema pengaturan arsip. 5. Pengelompokan dan Penomoran Kartu Deskripsi dan Fisik Arsip Kartu-kartu deskripsi kemudian dikelompokkan sesuai informasi dan kelompok fungsi masing-masing. Informasi arsip tentang pengadaan pegawai, kenaikan pangkat, dan mutasi dimasukkan kelompok fungsi kepegawaian; DUK, DUP, LHP masuk kelompok fungsi keuangan; dan seterusnya sampai keseluruhan kartu deskripsi terisi. Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai dikelompokkan, kemudian diberi nomor deinitif sesuai urutan fungsi dalam skema arsip. Penomoran kartu dalam setiap



kelompok fungsi, memerhatikan ukuran kronologis periode arsipnya. Nomor awal adalah nomor untuk arsip yang tertua dan selanjutnya ke yang lebih muda. 6. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara Setelah penomoran definitive kartu deskripsi, penataan dan penomoran definitive pada fisik arsip sekaligus pengaturan dan pelabelan pada boks selanjutnya penuangan deskripsi kartu pada Daftar Pertelaan Arsip Sementara. B. Penilaian Arsip Penilaian dilakukan setiap series arsip. Tentukan nilai guna primernya, apakah memiliki nilai guna administrative, keuangan, hukum, ilmiah dan teknologi. Setiap series arsip dapat memiliki lebih dari satu nilai guna maka dalam menentukan retensinya harus memperhatikan lama waktu masing-masing nilai guna bagi kepentingan operasional pencipta. 1. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan dan Diserahkan Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip diatas adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan, atau daftar arsipyang diusulkan musnah, atau daftar arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional. 2. Pelaksanaan Penyusutan Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional.