Tugas 3 Penilaian Dan Penyusutan Arsip [PDF]

Citation preview

LEMBAR JAWAB TUGAS 3 UNIVERSITAS TERBUKA



Nama



: Nurlita Trisnaning Utami



Fakultas



: FHISIP



Program Studi



: D-IV Kearsipan



Kode/Nama MK



: ASIP4402/3 SKS/ PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP



Tugas



:3



No



Soal



1



Jelaskan Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip yang Belum Memiliki Jadwal Retensi! Jawab: A. Prosedur Penyusutan arsip berdasarkan JRA Prosedur dapat diartikan sebagai rangkaian tata cara melakukan pekerjaan untuk mencapai hasil tertentu. Penyusutan arsip merupakan suatu pekerjaan untuk mencapai efisiensi dalam pengelolaan arsip.Efisiensi yang dimaksud di sini adalah: ruang/ tempat penyimpanan, tenaga, biaya, dan wkatu untuk menemukan Kembali informasinya. Agar efisiensi tersebut dapat tercapai diperlukan prosedur penyusutan arsip. Prosedur tersebut perlu disusun untuk mengetahui bagaimana JRA digunakan dan bagaimana tahap-tahap serta Teknik pelaksanaanya. Prosedu penyusutan arsip berdasarkan JRA merupakan rangkaian



tata cara melakukan penyusutan arsip



melalui pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan tertuang ketentuan umum antara lain : 1.



Prosedur Pemindahan Arsip Inaktif : Prosedur pemindahan arsip inaktif dilakuakn dari central file ke record center. Arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun dipindahakn ke unit kearsipan, melalui



TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



tahapan: a. Pemeriksaan b. Pendaftaran c. Penataan arsip d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip e. Pelaksanaan Pemindahan 2. Prosedur Pemusnahan Arsip Pemusnahan arsip merupakan kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip melalui car acara tertentu sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pemusnahan arsip mengandung risiko hukum yang sangat tinggi karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntuk ketelitian dan kesungguhan untuk menghindari kesalahan dan risiko yang terjadi. Berikut merupakan prosedur pemusnahan arsip : a. Pemeriksaan Untuk mengetahui apakah arsip benar benar telah habis retensinya dengan berpedoman pada JRA b. Pendaftaran c. Pembentukan panitia pemusnahan d. Penilaian, persetujuan dan pengesahan e. Pembuatan berita acara f. Pelaksanaan Pemusnahan 3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang memiliki nilai guna skunder atau arsip statis. Berikut merupakan tahapan penyerahan arsip : a. Pemeriksaan dan penilaian arsip b. Pendaftaran c. Pembuata berita acara d. Pelaksanaan penyerahan B. Prosedur penyusutan arsip yang belum memiliki jadwal JRA harus meliputi : 1. Survey adalah kegiatan untuk mengumpulkan data tentang sesuatu. Survey arsip merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data arsip yang berkaitan dengan TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



a. Struktur dan fungsi organisasi Pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi tercermin dalam arsip yang tersimpan dan tercipta di unit unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan arsip suatu organisasi perlu memerhatikan tugas dan fungsi serta struktur organisasi. Selain itu juga untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi sehingga dapat menerapkan prinsip asal usul (provenance) dalam pengaturan kembali arsip. b. Arsip Survei juga dilakukan terhadap arsip untuk mengumpulkan data mengenai hal hal sebagai berikut : 1. Kondisi arsip, yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsip seperti robek, rusak, rapuh, dan sebagainya 2. Kondisi tempat penyimpanan 3. Media rekam.seperti kertas, video, kaset, film dan lain lain 4. Jumlah arsip dalam meter linear atau meter kubik 5. Kurun waktu 6. System penataan c. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei kemudian data hasil survei tersebut disusun dalam Daftar Ikhtisar Arsip yang memuat keterangan nama instansi, alamat instansi, nomor urut, asal arsip, kurun waktu, jumlah arsip, jenis media rekam, system penataan, keterangan 2. Pembenahan Tindak lanjut dari kegiatan survei yang dituangkan dalam proposal yang telah disetujui oleh pimpinan dan penyiapan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan kemudian dilaksanakan pembenahan arsip. Kegiatan penataan dilakukan dengan Langkah Langkah sebagai berikut : a. Identifikasi arsip Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataanya. Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi. Fungsi dan kegiatan unit unit kerja dapat tercermin dalam struktur TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



organisasidan tata laksana suatu Lembaga. b. Pengaturan Kembali arsip (rekonstruksi)dan pemilahan Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain, sedangkan pemilahan arsip dilakukan untuk memisahkan antara arsip dan non arsip seperti amplop, sampul, map, duplikasi dan seterusnya c. Pendeskripsian arsip Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip d. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara Dilakukan setelah pengelompokkan atau manuver kartu kartu deskripsi arsip berdasarkan skema pengaturan arsip yang telah ditentukan. 3. Penilaian Arsip Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif sebagai arsip inaktif maka arsip yang akan diusulkan musnah dan mana yang akan diserahkan ke Lembaga kearsipan sebagai arsip statis. 4. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan Hasl dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip adalah tersusunnya daftar arsip yang disimpan, daftar arsip yang dimusnahkan dan daftar arsip yang diserahkan 5. Pelaksanaan Penyusutan Pelaksanaan penyusutan arsip dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke Lembaga kearsipan 2



Jelaskan Pemindahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan jelaskan Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip! Jawab : A. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan intern organisasi. Bagian dari Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip, yang dilakukan dengan cara: a.Memindahkan (P) arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi;



TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



b. Memusnahkan (M) arsip sesuai dgn ketentuan yg berlaku; c. Menyerahkan (S) arsip statis oleh pencipta arsip kepada Lembaga Kearsipan. 1. Prosedur Pemindahan arsip berdasarkan JRA : Prosedur pemindahan arsip dari central file ke records center, secara umum sebagai berikut : a. Pemeriksaan Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut sudah inaktif atau belum. Pemeriksaan dilakukan dengan melihat kolom retensi aktif di dalam JRA. Misalnya arsip tentang cuti tahunan memilliki retensi aktif 2 tahun, maka apabila arsip tersebut tercipta bulan Desember 2020, 2 tahun berikutnya yaitu Desember 2022 arsip tersebut dapat dinyatakan sebagai arsip inaktif. Di dalam pemeriksaan ini dilakukan juga kegiatan penyatuan file-file menjadi series arsip. Antara file yang satu dengan yang lain yang memiliki keterikatan dan merupakan satu kesatuan informasi harus digabung menjadi satu series arsip tanpa merubah penataan semula. Misalnya file tentang cuti tahunan, cuti bersalin, cuti besar dapat digabung menjadi satu series arsip tentang cuti. b. Pendaftaran Setelah diperiksa dan dinyatakan sebagai arsip inaktif maka arsip-arsip tersebut selanjutnya didaftar secara lengkap, baik judull seriesnya/jenisnya arsipnya, tahun, volume, kondisi, dan penataan (sistem penyimpanan yang digunakan) c. Penataan Arsip Penataan arsip ini dilaksanakan untuk menjaga agar penatan aslinya tidak berubah. Misalnya arsip ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem filing numeric maka harus tetap dipertahankan. Penataan arsip ini menyangkut penataan tiap lembar arsip dalam setiap folder, penataan antara folder yang satu dengan folder yang lain dalam boks dan penataan antara boks yang satu dengan boks yang lain. d. Pembuatan Berita Acara Pemindahan Arsip Mengingat bahwa pemindahan arsip ini menyangkut pula pengalihan TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



wewenang dan tanggungjawab dari central file ke record center, maka perlu dibuatkan bukti pemindahan arsip yang biasanya diujudkan dalam bentuk berita acara pemindahan arsip. e. Pelaksanaan Pemindahan Setelah arsip tertata dalam boks yang telah diberi nomor sesuai dengan nomor dalam daftar arsip yang dipindahkan dan disiapkan berita acaranya, maka



dilaksanakan



pemindahan



arsip



inaktif



B. Panduan Pemusnahan dan Penyerahan Arsip! Jawab 1. Pemusnahan arsip adalah



kegiatan



menghancurkan



fisik



dan



informasi



arsip



melalui cara-cara tertentu sehingga tidak dapat dikenali lagi baik fisik maupun informasinya. Pemusnahan arsip ini memiliki resiko hukum yang sangat tinggi, karena arsip yang sudah terlanjur dimusnahkan tidak dapat diciptakan lagi. Kegiatan ini menuntut kesungguhan dan ketelitian yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan. Pada hakekatnya pemusnahan arsip dilaksanakan untuk menjaga kontinuitas pengelolaan arsip dan menjaga keseimbangan hidup arsip sejak diciptakan



kemudian



dikelola



pada



akhirnya



dimusnahkan.



Terkait dengan resiko yang tinggi maka kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan prosedur-prosedur sebagai berikut : a. Pemeriksaan Pemeriksaan dilaksanakan untuk mengetahui apakah arsip-arsip tersebut benar-benar telah habis jangka simpannya. Pemeriksaan ini dilaksanakan berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip. Jika suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya, maka arsip tersebut perlu diperiksa tentang kebenaran isinya, kelengkapan informasinya, kemungkinan keterkaitan dengan arsip lain, Bila di dalam tahap pemeriksaan diketahui bahwa arsip tersebut memang telah habis retensinya, tidak terkait dengan arsip lain dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan, maka langkah berikutnya adalah pendaftaran. TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



b. Pendaftaran Arsip-arsip yang telah diperiksa sebagai arsip yang diusulkan musnah, harus dibuat daftarnya. Sehingga dari daftar ini diketahui secara jelas informasi tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan. c. Pembentukan Panitia Pemusnahan Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi dibawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Panitia pemusnahan ini seyogyanya terdiri dari anggotaanggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum/perundang-undangan, dan unit-unit lain yang terkait. d. Penilaian, Persetujuan dan Pengesahan Penilaian arsip pada dasarnya dilakukan setiap kali menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi dibawah 10 tahun, cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan instansi untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun keatas, harus melalui penilaian bersama Arsip Nasional RI, yaitu ketika meminta persetujuan pemusnahan dari Kepala Arsip Nasional, karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas memiliki kemungkinan lebih besar untuk bernilai guna sekunder. Khusus untuk arsip keuangan yang mempunyai retensi 10 tahun ke atas perlu mendengar petimbangan dari ketua BPK, dan arsip kepegawaian perlu mendengar pertimbangan dari kepala BAKN. Selanjutnya disahkan oleh pimpinan instansi melalui produk hukum interen. e. Pembuatan Berita Acara Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting disamping daftar arsip yang dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah. Kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



f. Pelaksanaan Pemusnahan Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan dengan cara dibakar, dicacah atau secara kimiawi, yang penting fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Pelaksanaan pemusnahan disaksikan oleh minimal dua orang pejabat dari bidang hukum atau bidang pengawasan yang nantinya menandatangani berita acara sebagai saksi pemusnahan arsip. 2. Prosedur Penyerahan Arsip Penyerahan arsip ke Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah dilakukan bila arsip tersebut benar-benar bernilai guna sekunder. Penyerahan arsip dapat terjadi karena tiga hal yaitu karena kegiatan pemusnahan, perencanaan, dan penilikan/pendekatan/himbauan penyerahan arsip statis. Apapun bentuknya penyerahan arsip secara umum harus dilakukan sesuai prosedur. a. Pemeriksaan dan Penilaian Arsip Pemeriksaan dan penilaian arsip selain dilakukan oleh instansi masingmasing juga oleh Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah mengingat Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah sebagai pengelola arsip di kemudian hari harus yakin benar bahwa arsip tersebut benar-benar arsip statis. Kemudian secara umum Arsip Nasional/Lembaga Kearsipan Daerah memiliki kompetensi untuk menentukan kebijaksanaan penyelamatan arsip bagi kepentingan generasi yang akan datang. b. Pendaftaran Setelah kegiatan pemeriksaan dan penilaian arsip selesai dilaksanakan dan ditentukan bahwa arsip tersebut dapat diserahkan ke ANRI/LKD, maka kegiatan berikutnya adalah pembuatan daftar arsip yang akan diserahkan. c. Pembuatan Berita Acara Berita acara penyerahan arsip perlu dibuat mengingat bahwa kegiatan penyerahan arsip terkait dengan pengalihan hak dan wewenang pengelolaan arsip yang bernilai guna sangat tinggi dan bersifat lestari. d. Pelaksanaan Penyerahan Penyerahan arsip statis dilaksanakan setelah dibuatkan daftar dan berita acara.Keberhasilan kegiatan penyerahan arsip statis bagi suatu instansi adalah TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



sukses dan prestasi tersendiri dalam rangka pelaksanaan amanat undangundang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan : Penyerahan arsip statis yaitu yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga Kearsipan (LK, dalam hal ini Unit Arsip IPB) yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA, dalam hal ini adalah Record Center Fakultas) melalui kegiatan sebagai berikut (berdasarkan Pasal 81 – PP 28 Tahun 2012) :Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar arsip statis yaitu pemeriksaan oleh LK apakah Arsip Statis yang mau diserahkan apakah cocok dengan data yang ada dalam Daftar Arsip yang dibuat oleh PA. Melakukan Verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK yaitu menilai arsip statis yang akan diserahkan oleh PA, apakah arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan kebuktian apa tidak; apalah arsip tersebut mempunyai retensi permanen atau tidak. 3



Jelaskan Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal serta jelaskan Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan! Jawab:



A. Panduan Melaksanakan Survei dan Menyusun Proposal 1. Survey adalah kegiatan untuk mengumpulkan data tentang sesuatu. Survey arsip merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data arsip yang berkaitan dengan : a. Struktur dan fungsi organisasi Pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi tercermin dalam arsip yang tersimpan dan tercipta di unit unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui keberadaan arsip suatu organisasi perlu memerhatikan tugas dan fungsi serta struktur organisasi. Selain itu juga untuk mengetahui sejarah perkembangan organisasi sehingga dapat menerapkan prinsip asal usul (provenance) dalam pengaturan kembali arsip. b. Arsip TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



Survei juga dilakukan terhadap arsip untuk mengumpulkan data mengenai hal hal sebagai berikut : 1. Kondisi arsip, yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsip seperti robek, rusak, rapuh, dan sebagainya 2. Kondisi tempat penyimpanan 3. Media rekam.seperti kertas, video, kaset, film dan lain lain 4. Jumlah arsip dalam meter linear atau meter kubik 5. Kurun waktu 6. System penataan 2. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip Setelah dilakukan pengumpulan data melalui kegiatan survei kemudian data hasil survei tersebut disusun dalam Daftar Ikhtisar Arsip yang memuat keterangan nama instansi, alamat instansi, nomor urut, asal arsip, kurun waktu, jumlah arsip, jenis media rekam, system penataan, keterangan 3. Pembenahan Tindak lanjut dari kegiatan survei yang dituangkan dalam proposal yang telah disetujui oleh pimpinan dan penyiapan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan kemudian dilaksanakan pembenahan arsip. Kegiatan penataan dilakukan dengan Langkah Langkah sebagai berikut : a. Identifikasi arsip Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataanya. Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi. Fungsi dan kegiatan unit unit kerja dapat tercermin dalam struktur organisasidan tata laksana suatu Lembaga. b. Pengaturan Kembali arsip (rekonstruksi)dan pemilahan Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan penataan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan series arsip yang lain, sedangkan pemilahan arsip dilakukan untuk memisahkan antara arsip dan non arsip seperti amplop, sampul, map, duplikasi dan seterusnya TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



c. Pendeskripsian arsip Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip d. Penyusunan daftar pertelaan arsip sementara Dilakukan setelah pengelompokkan atau manuver kartu kartu deskripsi arsip berdasarkan skema pengaturan arsip yang telah ditentukan. 6. Penilaian Arsip Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif sebagai arsip inaktif maka arsip yang akan diusulkan musnah dan mana yang akan diserahkan ke Lembaga kearsipan sebagai arsip statis. 7. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan Hasl dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip adalah tersusunnya daftar arsip yang disimpan, daftar arsip yang dimusnahkan dan daftar arsip yang diserahkan Penyusunan proposal atau usulan penelitian merupakan langkah awal yang harus dilakukan peneliti sebelum memulai kegiatan penelitian. Proposal penelitian dapat membantu memberi arah pada peneliti agar mampu menekan kesalahan yang mungkin terjadi selama proses penelitian berlangsung. Jika proposal penelitian sudah disusun secara sistematis, lengkap dan tepat, akan mempercepat pelaksanaan, proses serta penyusunan laporan penelitian. Proposal mempunyai arti sangat penting bagi setiap peneliti dalam usaha mempercepat, meningkatkan serta menjaga kualitas hasil penelitian Proposal penelitian harus dibuat sistematis dan logis sehingga dapat dijadikan pedoman yang mudah diikuti. Proposal penelitian adalah gambaran secara rinci tentang proses yang akan dilakukan oleh peneliti untuk dapat memecahkan permasalahan penelitian. Secara umum, poposal penelitian merupakan pedoman yang berisi langkah-langkah yang akan diikuti peneliti untuk melakukan penelitiannya. Dalam menyusun proposal perlu diantisipasi munculnya berbagai sumber yang dapat bermanfaat sehingga dapat digunakan dalam mendukung penelitian atau faktor-faktor yang mungkin menghambat kegiatan penelitian. Tujuan umum proposal penelitian adalah memberitahukan secara jelas tentang tujuan penelitian, siapa yang hendak ditemui, serta apa yang akan dilakukan atau dicari di lokasi penelitian. a. Pembenahan dan Penilaian Arsip untuk Disimpan, Dimusnahkan atau Diserahkan Arsip tercipta karena adanya kegiatan administrasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi. Pembenahan adalah kegiatan pengaturan arsip kacau, baik secara fisik maupun informasinya sehingga dapat mencerminkan gambaran pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi secara utuh. Kegiatan ini menghasilkan suatu Daftar Pertelaan TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



ArsipSementara (DPA.). Dari DPA ini selanjutnya dapat diketahui masih ada atau tidaknya fungsi arsip dalam pelaksanaan kegiatan instansi melalui penilaian arsip. 1. Pembenahan Kegiatan pembenuhan dilakukan Langkah langkah sebagai berikut a. Identifikasi Arsip Identifikasi yang dilakukan terhadap struktur organisasi untuk mengetahui unit kerjadan fungsi. Selain itu juga penataan arsip harus sesuai dengan system penataan yang pernah diberlakukan pada tahun arsip yang tercipta. Hal ini dilakukan karena adany atuntutan prinsip original order (aturan asli). Dalam kasus ini tidak ada system kearsipan baku (manual) yang dijadikan dasar penataannya. b. Pengaturan Kembali (Rekonstruksi) Arsip dan pemilahan 1. Ilustrasi tumpukan arsip kacau 2. Pemilahan Arsip 3. Menata Kembali Arsip c. P e n d e s k r i p s i a n A r s i p Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya minimal memuat hal, yaitu bentuk rekasi, informasi series, tahun series, tingkat keaslian, kondisi fisik dan jumlah arsip. d. Penentuan Skema Pengaturan Arsip Skema pengaturan arsip bisa disusun berdasarkan struktur organisasi, fungsiorganisasi atau mengacu klasifikasi arsip sesuai system yang berlaku pada masaaktifnya. Dalam hal ini akan didasarkan pada fungsi organisasi, yaitu memerhatikan fungsi fasilitatif dan juga fungsi substantif. fungsi fasilitatif meliputi kepegawaian,keuangan, organisasi dan ketatalsakanaan. Sedangkan



fungsi



substantifnya



adalah



bina



program



diklat



dan



penyelenggaraan diklat sehingga dapat ditentukan skema pengaturan arsip. e. Pengelompokan dan Penomoran kartu Deskripsi dan fisik Arsip. Kartu deskripsi kemudian dikelompokkan sesuai informasi dan kelompok fungsi masing masing. Informasi arsip tentang pengadaan pegawai, kenaikan TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



pangkat,



dan



mutasi



dimasukkan



kelompok



fungsi



k e p e g a w a i a n m a s u k kelompok fungsi keuangan dan seterusnya sampai keseluruhan kartu deskripsi terisi. Setelah keseluruhan kartu deskripsi selesai dikelompokkan, kemudian diberi nomor d e i n i t i f s e s u a i u r u t a n f u n g s i d a l a m s k e m a a r s i p . P e n o m o r a n k a r t u d a l a m s e t i a p kelompok fungsi, memerhatikan ukuran kronologis periode arsipnya. f. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip sementara. Setelah penomoran definitive kartu deskripsi, penataan dan penomoran definitive pada fisik arsip sekaligus pengaturan dan pelabelan pada boks selanjutnya penuangan deskripsi kartu pada Daftar Pertelaan Arsip Sementara. b. PENILAIAN Penilaian dilakukan setiap series arsip. Penilaian dilakukan untuk mentukan nilai guna primernya, apakah memiliki nilai guna administrative, keuangan, hukum, ilmiah dan teknologi. Setiap series arsip dapat memiliki lebih dari satu nilai guna maka dalam menentukan retensinya h a r u s m e m p e r h a t i k a n l a m a w a k t u m a s i n g m a s i n g n i l a i g u n a b a g i k e p e n t i n g a n operasional pencipta. Jika dalam penilaian arsip, hasil yang didapat arsip masih bernilai guna primer, dan belum habis masa retensi inaktif, maka arsip masih disimpan sebagai arsip inaktif, jika arsip yang dinilai sudah habis masa retensinya dan berketerangan musnah, maka arsip dapat dimusnahkan, sehingga nantinya tertuang dalam daftar arsip yang dimusnahkan, selain itu dari hasil penilaian arsip, arsip yang bernilai guna sekunder nantinya akan diserahkan kepada Lembaga kearsipan. 1. Penyusunan Daftar Arsip yang disimpan, dimusnahkan dan diserahkan Dari hasil seleksi dan penilaian arsip di atas menghasilkan tersusunnya daftar arsip yang disimpan, dimusnahkan, dan diserahkan ke Lembaga kearsipan 2. Pelaksanaan penyusutan Pelaksanaan penyusutan dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan kegiatan penyerahan arsip statis ke Arsip )asional



TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA



Sumber: Buku Materi Pokok 4402 Penilaian dan Penyusutan Arsip Karya Sudjono, dkk.



TUGAS 3 PENILAIAN DAN PENYUSUTAN ARSIP NURLITA