![Penjelasan Penyusunan SOP AP [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/penjelasan-penyusunan-sop-ap.jpg)
6 0 7 MB
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP-AP) Disampaikan pada: Kegiatan Bimbingan Teknis SOP-AP Badan Kepegawaian Daerah Pendidikan dan Pelatihan Kota Ternate Tahun 2021 Tim Fasilitator BPSDM Provinsi Maluku Utara : 2.
1. Drs. Sadek Arbi, M. Si (Widyaiswara Ahli Madya) Hj. Najemiah Muhammad Amin, S.Pd. M. SI (Widyaiswara Ahli Madya)
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI MALUKU UTARA 2021
Deskripsi Singkat Bimtek
ini membekali peserta agar mampu menyusun SOP Administrasi Pemerintahan pada TUSI yang berlaku di lingkungan Pemerintah Daerah
Setelah mengikuti
TUJUAN PEMBELA JARAN
pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu menyusun Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah daerah sesuai dengan rencana strategis pemerintah
Indikator Keberhasilan : Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat: 1)
Menjelaskan
konsep
dan
regulasi
SOP
Administrasi
Pemerintahan; 2)
Merencanakan kebutuhan penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan;
3)
Mampu menyusun SOP Administrasi Pemerintahan sesuai format dalam Permenpan No. 35/2012
4)
Dapat menerapkan, mengevaluasi dan merevisi SOP AP sesuai sesuai dinamika perkembangan di organisasi dan masyarakat
LATAR PERLUNYA SOP Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggungjawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen pemerintahan.
8 AREA PERUBAHAN UTAMA REFORMASI BIROKRASI Reformasi Birokrasi mencakup delapan area perubahan utama
pada instansi pemerintah di pusat dan daerah (amanat Perpres No. 7 Tahun 2005) : 1. KELEMBAGAAN (ORGANISASI) 2. SISTEM KETATALAKSANAAN (MANAJEMEN) PEMERINTAHAN 3. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN, 4. SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR, 5. PENGAWASAN, 6. AKUNTABILITAS, 7. PELAYANAN PUBLIK, 8. MIND SET DAN CULTURE SET APARATUR.
Khusus pada area perubahan ketatalaksanaan, pada hakekatnya diarahkan untuk melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (selanjutnya disebut dengan SOP AP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.
Harapan Dengan cepatnya perkembangan zaman akhir-akhir ini yang didukung oleh globalisasi serta cepatnya arus informasi, bermuara dengan semakin kritisnya masyarakat akan sebuah permasalahan yang terjadi. Lahirnya masyarakat yang kritis ini menjadi sebuah tantangan bagi Pemerintah dimana masyarakat menginginkan dan menuntut adanya sebuah perubahan yang menyeluruh disetiap sendi – sendi Pemerintahan, Tidak terkecuali menuntut adanya peningkatan profesionalisme Aparatur Pemerintahan dalam memberikan sebuah pelayanan yang baik kepada masyarakat.
Realita Pola serta budaya kerja yang selalu mengandalkan pada kebiasaan yang sudah dijalankan selama bertahun-tahun, karyawan yang bekerja dengan mengikuti kebiasaan para karyawan sebelumnya, menyebabkan pada kondisi yang apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak ada karyawan lain yang dapat menggantikannya karena tidak mengetahui alur maupun proses pekerjaan tersebut. Kondisi ini pada akhirnya berdampak pada terhambatnya operasional administrasi pemerintahan.
Mengapa perlu BIMTEK Sebagaimana diketahui, bimbingan teknis (bimtek) merupakan bagian pelatihan dan pengembangan pengetahuan serta kemampuan sumber daya manusia yang dapat digunakan memecahkan masalah yang dihadapi oleh setiap individu maupun instansi tertentu. Sehingga dengan mengikuti bimtek diharapkan setiap individu maupun instansi tertentu, baik swasta maupun lembaga pemerintahan, dapat mengambil sebuah manfaat dengan berorientasi pada kinerja. Menghadapi kenyataan bahwa semakin tingginya tingkat kompetensi yang dibutuhkan, maka tentunya pendidikan pelatihan pengembangan sumber daya manusia ataupun bimtek telah menjadi sebuah kebutuhan untuk individu, instansi, ataupun lembaga pemerintahan.
DASAR ❑ UU No. 30/2015 ttg Administrasi Pemerintahan ❑ UU No. 5/2014 ttg Aparatur Sipil Negara, Pasal
21e : PNS BERHAK MEMPEROLEH PENGEMBANGAN KOMPETENSI, dan Pasal 70 ayat (1) sd ayat (6) yang kesemuanya membahas ttg pengembangan KOMPETENSI; ❑ UU No. 23/ 2014 ttg Pemerintahan Daerah; ❑ UU No. 28/ 1999 ttg Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas KKN; ❑ PP No. 60/2008 ttg Sistem Pengendalian Internal Pemerintahan;
DASAR ❑
❑ ❑ ❑
PP No. 11/2017 ttg Manajemen ASN, Psl 203 ayat (4); PENGEMBANGAN KOMPETENSI BAGI PNS DILAKUKAN PALING SEDIKIT 20 JP DALAM 1 TAHUN; PP No.18/ 2017 ttg Parangkat Daerah; Perpres No. 81/ 2010 ttg Reformasi Birokrasi; Permenpan RB No. 35/2012 Ttg PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN (SOP-AP).
❑ Permenpan RB No. 19/2018 ❑ Ttg Penyusunan Peta Proses Bisnis Instansi
Pemerintah
❑
Permandagri No.52/2011 Ttg Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota
Pengertian SOP Suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif.
DEFENISI SOP MENURUT AHLI ➢Moekijat. SOP adalah urutan langkah-langkah
(atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya. ➢Sailendra, SOP adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.
➢ Istyadi Insani, SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan. ➢ Tjipto Atmoko, SOP adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikatorindikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
PENGERTIAN SOP-AP MENURUT PERMENPAN 35/2012 Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan; Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan (SOP AP) adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Administrasi pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah;
“Reformasi Kelembagaan dan Birokrasi” dalam VISI Indonesia 2045 Dalam upaya mewujudkan Visi Indonesia 2045, dinyatakan bahwa “Reformasi Kelembagaan dan Birokrasi” merupakan salah satu komponen dari Pilar “Pemantapan Ketahanan Nasional dan Tata Kelola Kepemerintahan”
Sumber : Kementerian PPN/Bappenas (Agustus 2018). Indonesia 2045 : Berdaulat, Maju, Adil dan Makmur
18
TINJAUAN REGULASI Bahwa “PENATAAN KETATALAKSANAAN” merupakan salah satu area perubahan dalam reformasi birokrasi untuk mewujudkan organisasi instansi pemerintah yang : a. tepat fungsi, b. tepat ukuran, dan c. tepat proses;
Hasil yang diharapkan sistem, proses dan prosedur kerja yang
Area Perubahan Reformasi Birokrasi
jelas, efektif, efisien, terukur dan sesuai dengan prinsip-prinsip good governmance
Pola pikir dan Budaya Kerja SDM Aparatur
Akuntabilitas
Tatalaksana
Pengawasan
Organisasi
Peraturan Perundangundangan
Pelayanan Publik
20
PRINSIP2 GG
SOP MENYARATKAN PETA PROSES BISNIS
PETA PROSES BISNIS VS SOP PENILAIAN INDEKS RB
APA ITU PROSES DAN PROBIS ?
Proses Bisnis Serangkaian aktivitas atau tugas yang saling terkait dan berhubungan yang berurutan, dimana merubah input menjadi output
Kumpulan aktivitas atau tugas yang terstruktur dan terkait yang menghasilkan layanan atau produk yang spesifik bagi satu atau beberapa penerima hasil tertentu 24
35 IKU PEMDA PROV MALUKU UTARA (5 TAHUN) 2020-2024
12 PROGRAM PRIORITAS (5 TAHUN) 2020-2024
1. SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN A. SOP TEKNIS Prosedur
standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Contoh
B. SOP ADMINISTRATIF SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan..
Contoh
SOP Pengujian Sampel di Laboratorium,
SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di
SOP Perakitan Kendaraan,
Laboratorium, SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOP Penanganan Surat Masuk SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
SOP Pengagendaan Surat dan
SOP Pemberian Disposisi.
2. SOP Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan A. SOP Makro SOP
berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (SOP mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.
B. SOP Mikro SOP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang lebih besar cakupannya.
Contoh
Contoh
SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis
SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.
3. SOP Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan A. SOP Final SOP yang berdasarkan
cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Contoh SOP Penyusunan Pedoman. SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Tekni
B. SOP Parsial SOP
yang berdasarkan cakupan kegiatannya blm menghasilkan produk utama yg paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini msh memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.
Contoh
SOP Penyiapan Bahan
Penyusunan Pedoman. SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis
4. SOP Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan A. SOP Generik (Umum)
B. SOP Spesifik (Khusus)
SOP berdasarkan sifat dan muatan
SOP berdasarkan sifat dan muatan
kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang diSOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi SOP yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan.
Contoh SOP Pengelolaan Keuangan di Satker
A dan SOP Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara,
kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang diSOPkan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji
Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.
Kemuda han & Kejelasan
Efisien & Efektif
kepatuhan hukum
berorentasi kepada pengguna atau pihak yang dilayani
PRINSIP PENYU SUNAN SOP
Dinamis
Keselara san
Keterukuran
Manfaat SOP AP Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya; 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas; 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan; 4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari; 5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas; 1.
Lanjutan….manfaat 6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan
memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan; 7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi; 8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
Lanjutan….manfaat 9. Memberikan
informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur; 11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya; 12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
Lanjutan….manfaat 13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-
kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan; 15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.
FORMAT SOP AP 1. Format Umum a. Langkah sederhana (Simlpe
steps) b. Tahapan berurutan (Hierarchical steps) c. Grafik (Graphic) d. Diagram Alur (Flowchart)
2. Formaat SOP AP Format Daigram Alir bercabang (Brancing Flowchart) 2. Menggunakan hanya 5 symbol flowchart 3. Pelaksana disipsahkan dari kegiatan 1.
SIMBUL DAN PENGGUNAANNYA
N O
NAMA SIMBOL
BENTUK
PENGGUNAAN
1
Kapsul/Terminat or
untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir
2
Simbol Kotak/Process
untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi
3
Belah Ketupat/Decision
untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan
4
Anak Panah/Panah/Arr ow
untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan
5
Segilima/OffPage Connector
untuk mendeskripsikan hubungan antar si
RINCIAN TAHAPAN PENYUSUNAN SOP-AP Persiapan
Penilaian Kebutuhan
Pengemba ngan
Integrasi dan menejemen
1. Membentuk Tim dan kelengka pannya 2. Melakukan pelatihan bagi anggota tim 3. Memberi tahukan kepada seluruh unit ttg kegiatan penyusu nan SOP
1. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan 2. Melakukan penilaian kebutuhan 3. Membuat sebuah daftar mengenai SOP yg akan dikembang kan
1. Pengumpu lan informasi dan identifikasi alternatif 2. Analisis dan pemilihan alternatif penulisan SOP 3. Pengujian dan Review 4. Pengesaha n SOP
1. Perencana an penerapan 2. Pemberita huan 3. Distribusi dan aksibilitas 4. Pelatihan Pemaha man (PKS = Pelatian Kantor Sendiri)
Monitoring & Evaluasi
1. Monito ring 2. Evaluasi
TIM PENYUSUNAN SOP-AP LEEL ORGANISASI
Tim Penyusunan SOP
LEVEL UNIT KERJA
Tim Penyusunan SOP
Tim Penyusunan SOP
Level Organisasi
Tim Penyusunan SOP Level unit kerja
IDENTIFIKASI SOP AP PADA SETIAP LEVEL SATUAN KERJA DAN JENIS TUGAS JENIS TUGAS LEVEL SATUAN KERJA Organsasi Eselon I
Eselon II Eselon III
Eselon IV Eselon V
LINI
PENDUKUNG
KEGIATAN DALAM PENYUSUNAN SOP AP 1. Yang perlu diingat dalam SOP 2. SOP dan Tugas-Fungsi 3. Ciri Kegiatan Tertentu dalam SOP
4. Ciri SOP berdasarkan Kegiatan Tertentu
1. YANG PERLU DIINGAT DALAM SOP SOP menggambarkan kegiatan yang riil; SOP secara eksplisit sudah membatasi kegiatan awal, utama dan akhir kegiatan; SOP mencerminkan jenis kegiatan tertentu (Pelayanan, Rutin dan Penugasan) dari tugas dan fungsi organisasi; SOP sudah mendeskripsikan ruang lingkup kegiatan.
2. SOP DAN TUGAS-FUNGSI Secara umum Tugas dan Fungsi Instansi Pemerintah meliputi: 1. Tugas dan Fungsi Perencananan (Rutin) 2. Tugas dan Fungsi Pelaksanaan (Rutin dan Pelayanan). 3. Tugas dan Fungsi Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan (Rutin). 4. Tugas dan Fungsi Penugasan Lainnya (Penugasan).
3. CIRI KEGIATAN PELAYANAN 1. Pemohon Pada umumnya tidak ada kegiatan pelayanan tanpa adanya permintaan (pemohon) → customer satisfaction. 2. Inisiatif dari pihak eksternal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan pelayanan berasal dari pemohon (pihak eksternal). 3. Tidak Terencana Umumnya kegiatan pelayanan tidak terencana karena tergantung adanya permohonan (tidak dapat diprediksi datangnya). 4. Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan pelayanan bersifat limitatif sehingga memerlukan persyaratan tertentu.
4.CIRI KEGIATAN RUTIN 1. Tidak diawali dari Pemohon Pada umumnya kegiatan rutin diawali dari penanggungjawab kegiatan dan bukan dari pemohon. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan rutin berasal dari internal (penanggung jawab kegiatan). 3. Terencana Umumnya kegiatan rutin telah direncanakan sebelumnya (pelaksanaan tugas oleh penanggung jawab kegiatan). 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Pada kenyataannya kegiatan rutin sudah given sehingga tidak memerlukan syarat bagi pelaksana kegiatan. Justru kalau tidak dilaksanakan memerlukan syarat tertentu.
CIRI KEGIATAN PENUGASAN 1. Diawali Perintah Pada dasarnya kegiatan penugasan diawali dengan adanya perintah dari atasan yang berwenang. 2. Inisiatif dari pihak internal Inisiatif dan triger (pemicu) kegiatan penugasan berasal dari internal yaitu atasan yang berwenang. 3. Terencana dan/atau Tidak Terencana Umumnya kegiatan penugasan tidak direncanakan sebelumnya karena ada kondisi tertentu, atau bisa direncanakan untuk penugasan yang bersifat reguler. 4. Tidak Memerlukan Syarat Tertentu Umumnya kegiatan penugasan tidak memerlukan syarat tertentu. Bila tidak dilaksanakan justru memerlukan syarat tertentu.
CIRI SOP PELAYANAN 1. Kegiatan Awal adalah Permintaan dari Pemohon Pada dasarnya kegiatan pelayanan diawali dengan adanya permohonan dari pengguna jasa. 2. Kegiatan Utama adalah Pemberian Pelayanan Kegiatan utamanya adalah kegiatan pelayanan oleh pelaksana yang berhubungan dengan pengguna jasa. 3. Kegiatan Akhir adalah Penerimaan Bukti/Hasil Pelayanan kepada Pemohon. Umumnya kegiatan pelayanan berakhir pada diterimanya bukti/hasil pelayanan kepada pemohon. Jika tidak, maka pelayanan dinyatakan belum selesai. Catatan: Kegiatan pendokumentasian dilaksanakan sebelum bukti/hasil pelayanan diserahkan kepada Pemohon.
CIRI SOP RUTIN 1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan oleh Penanggung jawab Kegiatan 2. Kegiatan Utama adalah Pelaksanaan Kegiatan Rutin tersebut Kegiatan utamanya adalah kegiatan rutin yang dilakukan oleh pelaksana yang terkait dengan kegiatan utama (aktor sentral kegiatan). 3. Kegiatan Akhir adalah Pendokumentasian oleh Pelaksana Administratif. Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP pelayanan bila dihilangkan kegiatan awal dan akhirnya yang terkait dengan pemohon menjadi SOP Rutin.
CIRI SOP PENUGASAN 1. Kegiatan Awal adalah kegiatan yang dilakukan dari Atasan yang berwenang memberi perintah. Pada umumnya kegiatan penugasan diawali dengan perintah dari Atasan yang berwenang.
2. Kegiatan Utama adalah pelaksanaan kegiatan penugasan oleh yang ditugaskan.
3. Kegiatan Akhir adalah Pelaksana Administratif.
pendokumentasian
oleh
Umumnya kegiatan pendokumentasian dilakukan oleh petugas administratif tertentu yang ditunjuk. Catatan: SOP penugasan ini memiliki unsur yang sama dengan SOP Rutin.
TINDAK LANJUT SOP PELAYANAN 1. SOP Pelayanan sebagai dasar penyusunan Standar Pelayanan Publik (SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu disusun standar pelayanannya); 2. Inti SOP pada Unit Penyelenggara Pelayanan adalah SOP Pelayanan; 3. SOP yang harus dipublikasikan adalah SOP Pelayanan, sedangkan SOP Rutin dan SOP Penugasan tidak perlu dipublikasikan; 4. SOP Pelayanan dalam bentuk flowcharts dibuat pula dalam format grafik (Annotated Picture) untuk memudahkan bagi pengguna jasa (pemohon pelayanan).
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI. 2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP. 3. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR. 4. MENYUSUN DOKUMEN SOP AP.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #1 1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP-AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI Identifikasi Tugas Identifikasi Fungsi Identifikasi Sub-Fungsi/Kegiatan Identifikasi Kegiatan Identifikasi Output Identifikasi Aspek; Merumuskan judul SOP-AP.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #2 2. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP Identifikasi Jenis Kegiatan; Identifikasi Penanggung Jawab Produk; Identifikasi Penanggung Jawab Kegiatan; Identifikasi Kegiatan; Identifikasi Langkah Awal Kegiatan; Identifikasi Langkah Utama Kegiatan; Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan; Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara Langkah Awal, Utama dan Akhir.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #3
3. MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP a. b. c. d.
Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah dirumuskan; Mengidentifikasi Pelaksana; Membuat Flowcharts; Mengisi Mutu Baku dan Keterangan.
Mengisi Identitas SOP-AP a.
b.
Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas Institusi; Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan, Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan Pencatatan.
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP AP #4
4. MENYUSUN KELENGKAPAN SOP AP Halaman judul/cover; Keputusan pimpinan K/L/Pemda (Lembar Pengesahan); Daftar isi; Penjelasan singkat penggunaan.
1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #1
1 a. Identifikasi Tugas, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan fungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah. Contoh: Peraturan Menteri Negara PAN dan RB Nomor 12 Tahun 2010 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian PAN dan RB. b. Identifikasi Fungsi, berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan fungsi organisasi, seperti Peraturan Menteri/Peraturan Daerah. c. Identifikasi Sub-Fungsi (Uraian Tugas/Rincian Tugas), juga berdasarkan Peraturan yang mengatur uraian tugas/rincian tugas organisasi, bila ada (bersifat opsional).
1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #2 d.
e.
Identifikasi Kegitan, mengidentifikasi kegiatan riil sebagai operasionalisasi dari tugas, fungsi, dan sub fungsi (rincian/uraian tugas). Identifikasi Output, pada hakekatnya adalah mengidentifikasi output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki. Bila identifikasi dari struktur terendah maka output yang didapatkan bersifat sementara (parsial) maka telusuri sampai output final (peningkatan scope);
1. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #3 ➢ Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan fungsi tidak dibatasi periode waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang tidak dibatasi waktu dan selalu berulang pada periode-periode tertentu. ➢ Output yang dihasilkan dalam kurun waktu perencanaan tertentu (5 tahun/1 tahun) merupakan sebagian dari seluruh output yang seharusnya dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan dalam menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.
1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #4
➢ Output yang dihasilkan dari pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki inilah yang menjadi dasar penentuan aspek (prosedur) dan judul SOP (aspek + output + keterangan). ➢ Identifikasi output dari tugas dan fungsi yang diidentifikasi, merupakan langkah awal dan strategis untuk mulai penyusunan SOP. Keberhasilan penentuan output mempengaruhi keberhasilan dalam penentuan judul SOP dan sekaligus mempermudah dalam langkah identifikasi aktivitas (kegiatan), aktor (pelaksana), dan mutu baku SOP.
1. IDENTIFIKASI SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI #5 ➢ Identifikasi Aspek, pada hakekatnya adalah mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen (penyusunan, pelaksanaan, pembuatan, pendistribusian, pelaporan, dll) yang akan menjelaskan proses lebih lanjut dari output. ➢ Merumuskan Judul, perumusan nama SOP AP ini merupakan gabungan dari (aspek + output) bisa ditambah keterangan. Note: Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi SOP AP Berdasarkan TUSI yang ada.
CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
FORMULIR IDENTIFIKASI SOPBERDASARKANTUGASDANFUNGSI
No.
Tugas
Fungsi
(1)
(2)
(3)
SubFungsi (Kegiatan) (4)
Output
Aspek
Judul SOP
(5)
(6)
(7)
Keterangan: Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A); Kolom 2 Tugasdiisi dengan Tugasberdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…); Kolom 3 Fungsidiisi dengan Fungsiberdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b,c,…); Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), …(Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan; Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah ada) dan diberi nomor huruf alfabetberkurung satu, misal: a), b), c), …; Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c),…; Kolom 7 Judul SOPdiisi judul SOPyang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOPPenyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan (Penyusunan→aspek, Laporan Konsinyering→ Output, di Asdep Pengembangan Sisdur → Keterangan). Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d.terakhir.
CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI
No.
A.
Tugas
Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, dan kesejahteraan, pendidikan dan pelatihan
Fungsi
SubFungsi (Kegiatan)
Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahteraan
Pelaksanaan urusan kepegawai- an
Output
Draft Laporan Kehadiran Pegawai
Aspek
Pembua tan
Judul SOP
Pembuatan Draft Laporan Kehadiran Pegawai
Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn meningkatkan cakupan SOP → Judul SOP Final
Out-put Final Laporan Kehadiran Pegawai
Aspek
Judul SOP Final
Pembuatan
Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
No
Tugas
Fungsi
Sub-Fungsi (Kegiatan)
Output
Aspek
Judul SOP
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
A.
Melaksanakan urusan bidang kepegawaian, dan kesjahteraan, pendidikan dan pelatihan
Melaksanaka n urusan kegiatan kepegawaian dan kesejahtera an
a. Melaksanakan urusan kegiatan kepegawaian
a) Laporan Kehadiran Pegawai
Pembuatan
a) Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai
Pembuatan
b) Pembuatan Surat Usulan Kenaikan Pangkat
a) Daftar Gaji
Pembuatan
a) Pembuatan Daftar Gaji
b) Pembayar an Gaji Pegawai
Pelaksanaan
b) Pelaksanaan Pembayaran Gaji Pegawai
b) Surat Usulan Kenaikan Pangkat c) dll.
b. Melaksanakan urusan kegiatan kesejahteraan
c) dll,
IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN JUDUL SOP AP
2 Identifikasi dan merumuskan langkah/Aktivitas
Tentukan kegiatan awal (diawali dari penanggung jawab kegiatan); Tentukan kegiatan utama (proses utama); Tentukan kegiatan akhir (output utama);
Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan Akhir dalam suatu “cerita”; Hitung jumlah aktor/pelaksana kegiatan; Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi Langkah/Aktivitas SOP AP.
CONTOH IDENTIFIKASI LANGKAH/AKTIVITAS A. Tentukan Langkah Awal (Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering); B. Tentukan Langkah Utama (Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid); C. Tentukan Langkah Akhir (Analis Laporan Konsinyering);
mendokumentasikan
D. Hubungkan LangkahAwal, Langkah Utama dan Langkah Akhir dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir; 1. Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering → 2. Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid → 3. Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR
FORMULIR LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR A. Data Kegiatan 1.
Judul SOP
:
2.
Jenis Kegiatan
:
3.
Penanggung Jawab
:
a. Produk
:
b. Kegiatan
:
Scope/ruang lingkup
:
4
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN Nama Kegiatan
:
Langkah Awal
:
Langkah Utama
:
Langkah Akhir
:
C. IDENTIFIKASI LANGKAH Langkah Awal
:
1
:
2 3 4 5 6
... Langkah Utama
10 11 12 13
14 15 ... Langkah Akhir
21
CONTOH PENGISIAN LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN
CONTOH LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/AKTIVITAS A. Data Kegiatan 1.
Nama SOP
:
Pembuatan Laporan Konsinyering
2.
Jenis Kegiatan
:
Rutin
3.
Penanggung Jawab
:
a. Produk
:
Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
b. Kegiatan
:
Kabid ...
Scope/ruang lingkup
:
Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan Deputi Bidang Tatalaksana
4
B. IDENTIFIKASI KEGIATAN Nama Kegiatan
:
Pembuatan Laporan Konsinyering
Langkah Awal
:
Kabid menugaskan Kasubid untuk menyusun konsep Laporan Konsinyering
Langkah Utama
:
Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid.
Langkah Akhir
:
Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering
C. IDENTIFIKASI LANGKAH
Langkah Awal
: 1
Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering
: 2
Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan mengonsep Laporan Konsinyering
3 Langkah Utama
: 4
Analis mengumpulkan data Konsinyering dan Menyerahkan kepada Kasubid Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid.
5
Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
6
Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
C. IDENTIFIKASI LANGKAH (LANJUTAN) : 7
Langkah Akhir
Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk didokumentasikan.
8
Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
9
Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering
MERUMUSKAN FORMAT SOP AP BERDASARKAN IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)
3 a.
Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP (Flowcharts, Mutu Baku dan Keterangan. - Hitung aktor/pelaksana; - Buat draft flowchart - Masukkan simbol/flowchart - Isi mutu baku dan keterangan
Contoh Draft Flowchart No
Kegiatan
1
Kabid menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep Laporan Konsinyering
2
Kasubid memerintahkan analis untuk mengumpulkan data dan mengonsep Laporan Konsinyering
3
Analis mengumpulkan data Konsinyering dan menyerahkan kepada Kasubid
4
Kasubid menyusun konsep Laporan Konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid.
5
Kabid memeriksa konsep Laporan Konsinyering. Jika setuju memberi paraf dan menyerahkan kepada Asdep. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
6
Asdep memeriksa draft final Laporan Konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
7
Kabid menyerahkan Laporan Konsinyering kepada Kasubid untuk didokumentasikan.
8
Kasubid memerintahkan Analis untuk mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
9
Analis mendokumentasikan Laporan Konsinyering
Pelaksana Kabid
Kasubid
Analis
Asdep
X X
X X
X
X
X X
X
Contoh Draft Flowchart No .
Aktivitas
Kasubag Umpeg
1.
Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai
2.
Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian
3.
Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi.
X
4.
Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan.
X
5.
X
X
X Ds
t
Petugas Sekretaris Presensi Badan
Kepala Badan
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No.
Kegiatan
Pelaksana Kabid
1.
Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering
2.
Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering
3.
Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
4.
5.
Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki.
Kasubid
Analis
Mutu Baku Asdep
Tidak Ya
6.
Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki.
7.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan.
8.
Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan.
9.
Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
Tidak
Ya
Kelengkapan
Waktu
Output
Keterang an
Buat Flowchart dengan Simbol No.
1.
2.
3.
4.
Aktivitas
Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian
Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi. Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan.
Kasubag Umpeg
Petugas Presensi
Sekretaris Badan
Kepala Badan
Mengisi Mutu Baku dan Keterangan
1)
2)
3)
Isi Mutu Baku Kolom Kelengkapan diisi dengan bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan (umumnya berisi dokumen): formulir, lembar disposisi, data, laporan keuangan, dll; Kolom Waktu diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan: menit, jam, hari, minggu, bulan; Kolom Output diisi dengan hasil langsung kegiatan: Surat, Laporan, Kumpulan Data, Draft Laporan, Konsep Pedoman, dll. Isi Keterangan Kolom keterangan diisi dengan penjelasan singkat mengenai hal-hal yang perlu diperjelas seperti: Anggota Tim Kerja, SOP yang terkait, Biaya yang diperlukan, Persyaratan, dll.
Contoh Mutu Baku dan Keterangan Mutu Baku
Kelengkapan
Waktu
Output
Agenda Kerja
15 menit
Disposisi
Disposisi
15 menit
Disposisi
Disposisi
1 hari
Bahan Laporan
2 jam
Konsep Laporan
1 jam
Draft Laporan
1 jam
Laporan
10 menit
Bahan Laporan, Disposisi Konsep Laporan, Disposisi Draft Laporan, Disposisi Laporan, Disposisi Disposisi
Laporan
10 menit
Disposisi
Keterangan
SOP Pengumpulan Bahan
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No.
Kegiatan
Pelaksana Kabid
1.
2.
3.
Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
5.
Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
6.
7. 8. 9.
Kasubid Analis Asdep
Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid
4.
Mutu Baku Kelengkapan
Waktu 15 menit
Output Disposi si
Disposi si
15 menit
Disposi si
Disposi si
1 hari
Bahan Lapor an
2 jam
Konsep Laporan
1 jam
Bahan Lapora n, Disposi Konse si p Lapora n, Disposi si
Draft Laporan
1 jam
Agend a Kerja
Tidak
Keterang an
SOP Pengumpulan Bahan
Draft Laporan, Disposisi
Ya
Tidak
Laporan, Disposisi Panah balikan Menujukkan Adanya perbaikan
Ya Laporan
10 menit
Disposi si
Laporan
10 menit
Disposi si
Laporan
15 menit
Laporan, Bukti Dokumenta
SOP Pendokumenta si- an
Isi Mutu Baku dan Keterangan Aktor No.
Kegiatan
Mutu Baku Kelengkapan
Keterangan
Waktu
Output
1.
Kasubag Umpeg memerintahkan Petugas Presensi untuk membuat rekapitulasi daftar kehadiran pegawai
Memo instruksi/ Disposisi
30 menit
Kesediaan
2.
Petugas Presensi membuat Rekapitulasi Kehadiran dan menyerahkan ke Kasubag Umum dan Kepegawaian
Memo instruksi/ Disposisi
1 hari
Rekapitulasi Kehadiran pegawai
3.
Kasubag Umpeg memeriksa Rekapitulasi Kehadiran. Jika setuju dijadikan sebagai bahan penyusunan konsep Laporan Kehadiran. Jika tidak mengembalikan kepada Petugas Presensi untuk dilengkapi.
Rekapitulasi Kehadiran Pegawai
30 menit
Rekapitulasi Kehadiran Pegawai yang telah divalidasi
4.
Kasubag Umpeg membuat konsep laporan kehadiran pegawai dan menyerahkan kepada Sekretaris Badan.
Rekapitulasi Kehadiran Pegawai yang telah divalidasi
2 jam
Konsep laporan Kehadiran
5.
dst
SOP Pembuatan Rekapitulasi
2. MENYUSUN DOKUMEN DASAR DAN IDENTITAS SOP-AP a. Mengisi Identitas Identitas yang perlu dilengkapi dalam SOP adalah: 1. Logo dan Nama Unit tempat SOP diberlakukan, 2. Nomor SOP, 3. Tanggal Pembuatan SOP, 4. Tanggal Revisi SOP, 5. Tanggal efektif berlakunya SOP, 6. Disahkan oleh, 7. Nama/Judul SOP, 8. Dasar hukum SOP, 9. Keterkaitan dengan SOP lain, 10. Peringatan yang diperlukan, 11. Kualifikasi Pelaksana SOP, 12. Peralatan/Perlengkapan yang diperlukan untuk melaksanakan SOP, 13. Pencatatan dan Pendataan yang ada dalam SOP.
CONTOH LEMBAR IDENTITAS SOP-AP
Nomor: 001/OT.255/A.2/11/2010 Tanggal Pembuatan: 11 November 2010
LOGO
PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN ……….
Sekretariat Daerah
Tanggal Revisi:
11 November 2011
Tanggal Efektif:
20 November 2010
Disahkan oleh:
Sekretaris Daerah,
Drs. Ibrahim Putra, M.Si. NIP. 19700615-199603-1991 Nama SOP : Pembuatan Rancangan Peraturan Daerah
Dasar Hukum
Kualifikasi Pelaksana
1. UU No. 32 Tahun 2004 tentang … 2. PP No. 41 Tahun 2007 tentang …
1. Memahami Peraturan Perundangundangan mengenai Organisasi Perangkat Daerah 2. Memahami Kebijakan Daerah mengenai SOTK
3. Permendagri No. … 4. Perda No. … 5. PerBup No. … Keterkaitan
Peralatan/Perlengkapan
1. SOP Pengundangan Rapat
1. Pedoman Penyusunan SOTK
2. SOP Penyelenggaraan Rapat
2. Komputer dengan aplikasi office dan sejenisnya
3. SOP ….
3. Hasil Telaahan mengenai SOTK
Peringatan
Pendataan dan Pencatatan
Penyusunan SOTK selambat-
Buku Kendali Dokumen
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP
01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal Pembuatan
4 September 2012
Tanggal Revisi
4 September 2013
Tanggal Efektif
7 September 2012
Disahkan oleh
Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN
Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001 Judul SOP
DASAR HUKUM 1. 2. 3.
PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
KUALIFIKASI PELAKSANA 1. 2. 3.
Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian
1. 2. 3. 4.
Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.
Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
Nomor SOP
800/…..
Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi
25 Januari 2017
Tanggal Pengesahan Disahkan oleh
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR PROVINSI MALUKU UTARA
Kepala BPSDM Provinsi Maluku Utara Ir. Mulyadi Wowor, M. SI NIP. 19640516 199703 1 007
Nama SOP
PELAKSANAAN AKREDITASI LEMBAGA DIKLAT TAHUN 2017
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana 1. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang pemerintahan Daerah • Mengetahuidasar/aturanpelaksanaanAkreditasi 2. Peraturan Pemerintah No. 101 Tahun 2000 tentang pendidikan dan Pelatihan Jabatan bagi Pegawai • Mengetahui pelayanan Dasar Kediklatan Negeri Sipil; • Mampu menerapkan strategi komunikasi yang 3. PP Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah; efektif 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman pengembangan Sistem • Memahami tata naskah dinas Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi dilingkungan kementerian Dalam negeri; • Memahami pembuatan laporan 5. Peraturan Pemerintah Nomor 5 Tahun 2016 tentang PNBP LAN 6. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No. 25 Tahun 2015 tentang Pedoman Akreditasi • Mampumengoperasionalkancomputer/Laptop • Mampumengoperasionalisasi internet Lembaga Diklat pemerintah 7. PeraturanDaerahProvinsi Maluku UtaraNomor 65Tahun 2016 tentangOrganisasi dan Tata KerjaPerangkatDaerahProvinsi Maluku Utara; . Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan : 1. SOP Penjaminan Mutu Diklat DokumenRenstra, Dkumen SK 2. SOP Pengumpulan data KomitePenjaminanMutu, Dokumen Peratruran terkait akreditasi Lembaga Diklat Peringatan :
Pencatatan dan Pendataan :
SOP AKREDITASI BPSDM PROVINSI MALUKU UTARA NO
TUPOKSI
KEGIATAN KEPALA BPSDM
1
Menyusun Program Kerja • Disposisi pemberitahuan Tim Akreditasi
Sekreta ris
PELAKSANAAN Kabid. Kasubid
Pelaksana
Kelengkapan
MUTU BAKU waktu
KET Output
SK Akreditasi, 1 Hari sertifikatakreditas i
SuratdariLembagaA dministrasiNeaga
Rencana Kegiatan 1hari
SuratdariLembagaA dministrasiNeaga
Melaksanakan rapat persiapan dengan seluruh pegawai untuk sosialisasi dan pembentukan Tim Merumuskan Program KerjaTim Akreditasi
PP No. 5 Tahun 1 hari 2016 Perka LAN No.25Tahun 2015
NotulenkeputusanR apat
Program kerja 1 minggu Tim Akreditasi
Program Kerja
Delegasi tugas sesuai unsur dan sub unsur kepada penanggung jawab data Pengumpulan Data Akreditasisesuaiunsur dan sub unsur Revisi SK Komite Penjaminan Mutu Pertemuan dengan Komite Penjaminan Mutu dalam rangka Asessment Scan data akreditasi sesuai unsur dan sub unsur
UraianTugas Tim Akreditasi 1 hari
PembagianTugasses uaiunsurdan Sub unsur
Data arsiptahunlalu
1 bulan
Data-data akreditasi
Sktahunlalu
1 bulan
SK KomitePenjMutu
Perka LAN No 25
2 hari
NotulenRapat
• Pengiriman data akreditasi ke Tim Asessor melalui website sidalanri
Leptop, Modem, 2 hari HP Telepon
• •
• •
•
• •
•
surat
Reakreditasi dari LAN Menerimadisposisi surat dan disposisi tindak lanjut
Mesin Leptop
Scan, 1 Minggu
Data Akreditasi Buktipengiriman data akreditasisesuaiuns urdan sub unsueketimakredina sipusat
•
Melaporkan kepada pimpinan tentang pelaksanaan tugas
Buktipengiri man data
Laporanpengir iman data akreditasi
3. MENYUSUN KELENGKAPAN DOKUMEN SOP-AP
4 ASESORIS SOP Halaman Judul Keputusan Pimpinan/Lembar Pengesahan Daftar Isi Penjelasan Singkat Penggunaan
ASESORIS SOP
Halaman Judul/Cover
LOGO Standar Operating Procedures (SOP) Kementerian/Lembaga/Pemda
2012
Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………………….. Telepon : ……………… Nama Kota ……………
CONTOH LEMBAR HALAMAN JUDUL/COVER
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI 2012
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69 TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323 JAKARTA SELATAN
STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
DEPUTI BIDANG TATALAKSANA 2012
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69 TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323 JAKARTA SELATAN
ASESORIS SOP
Keputusan Pimpinan/ Lembar Pengesahan LOGO Keputusan Pimpinan Tentang….
2012
Kementerian/Lembaga/Pemda Jl. …………………….. Telepon : ……………… Nama Kota ……………
CONTOH LEMBAR HALAMAN KEPUTUSAN PIMPINAN/LEMBAR PENGESAHAN
PERATURAN MENTERI NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA Nomor : 11 Tahun 2009 Tentang PENERAPAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN NEGARA PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69 TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323 JAKARTA SELATAN
LEMBAR PENGESAHAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN DEPUTI BIDANG TATALAKSANA Jakarta, Juli 2012 Deputi Bidang Tatalaksana,
DR. Ir. Deddy S. Bratakusumah, BE, MURP, MSc NIP.xxxxxxxxxxxx
KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI JL. JENDERAL SUDIRMAN KAV 69 TLP. (021) 7398381, FAX. (021) 7398323 JAKARTA SELATAN
ASESORIS SOP Daftar Isi dan Penjelasan Singkat Penggunaan
DAFTAR ISI Kata Pengantar………………………………………………………………………………………….…… I Pendahuluan……..…………………………………………………………………………………….……. ii Latar Belakang………..…………………………………………………………………………………….. iii
Ruang Lingkup………………………………………………………………………………………………. iv Tujuan………………………..………………………………………………………………………………... v Manfaat………..………………………………………………………………………………………………. Vi
Halaman Pengesahan/Keputusan Pimpinan……………………….…………………………………. vii Penjelasan Singkat Penggunaan……………………………………………………………………..…... viii Daftar Isi………………………………………………………………………………………………………. ix Daftar SOP AP Kedeputian Bidang Tatalaksana………………………………………………………... 1
Bagian 1 SOP AP Asdep Tata Hubungan Penyelenggaraan Pemerintahan………….…………….. 3 Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Administrasi Umum Pemerintahan………………….… 5 Bagian 1 SOP AP Asdep Standarisasi Sarana dan Prasarana……………………….………………. 7
Bagian 1 SOP AP Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan…..…………..….. 9 Bagian 1 SOP AP Asdep Pemantauan dan Evaluasi Ketatalaksanaan.…………….…………….…17
CONTOH SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
Deputi Bidang Tatalaksana Kementerian PAN dan Reformasi Birokrasi 2012
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Nomor SOP
01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
Tanggal Pembuatan
4 September 2012
Tanggal Revisi
4 September 2013
Tanggal Efektif
7 September 2012
Disahkan oleh
Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana
DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA
ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN
Deddy S. Bratakusumah 1954 1219 1986 101001 Judul SOP
DASAR HUKUM 1.
2. 3.
PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang ....; Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang ....
PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING
KUALIFIKASI PELAKSANA 1. 2. 3.
Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; Memahami materi kegiatan.
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian
1. 2. 3. 4.
Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, Formulir Laporan Kegiatan, KAK, Hasil Kegiatan
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan.
Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No.
Kegiatan
Pelaksana Kabid
1.
2.
3.
Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid
4.
Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid
5.
Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering.
6.
7. 8. 9.
Kasubid Analis Asdep
Outp ut Disposi si
Disposi si
15 menit
Disposi si
Disposi si
1 hari
Bahan Lapor an
2 jam
Konse p Lapor an
1 jam
Bahan Lapora n, Disposi Konse si p Lapora n, Draft Disposi Laporan, si Disposisi
Draft Lapor an
1 jam
Lapora n, Disposi si
Lapora n
10 menit
Disposi si
Lapora n
10 menit
Disposi si
Lapora n
15 menit
Laporan, Bukti Dokumenta
Kelengkap an Agend a Kerja
Tida k Y a
Tida k
Mutu Baku Wakt u 15 menit
Y a
Keterang an
SOP Pengumpulan Bahan
SOP Pendokumenta si- an
TERIMA KASIH SELAMAT MENCOBA
