Perencanaan SDM [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA (PSDM) A. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”. George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173) mendefinisikan bahwa: “Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.



Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. 1. Kepentingan Perencanaan SDM Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu: Kepentingan Individu. Kepentingan Organisasi. Kepentingan Nasional. 2. Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:



Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk



kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir. Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. Syarat – syarat perencanaan SDM Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.



3. Proses perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. Prosedur perencanaan SDM Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.



Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. Menetapkan beberapa alternative. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.



4. Pengevaluasian Rencana SDM Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya. Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya. Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.



Kendala-kendala PSDM 1. Standar kemampuan SDM



Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. 2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. 3. Situasi SDM Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar.



4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.



B. PERAMALAN Peramalan (forecasting) menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka panjang. Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan diperlukan untuk yang lain. Jangka waktu peramalan Peramalan SDM harus dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan) Penekanan utama dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian subjektif atau matematis. Metode meramalkan permintaan, yaitu:



1. Metode penilaian terdiri dari: a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan tahun depan?” b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi. Teknik Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan staff. Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai laporan. 2. Metode Matematika, terdiri dari: a. Analisis Regresi Statistik membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %. b. Meode Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh, model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software. c. Rasio Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan. Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini. d. Rasio jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk membantu estimasi untuk tenaga klerikal.



C. ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY SDM INTERNAL DAN EKSTERNAL Kalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan tersebut.



Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal. Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan. 1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP KETENAGAKERJAAN ORGANISASI Bagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan dengan penyediaan tenaga kerja yang ada. Tidak hanya sekedar menghitung jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk mengetahui kemampuan pekerja yang ada. Informasi ini menjadi dasar estimasi tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang ada. Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga dilengkapi dengan “Replacement Summaries”. Mempertimbangkan karyawan-karyawan yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang. Audit and Replacement Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak, HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih efektif. Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan tertentu. Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian internal: 1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ? 2. Berapa banyak orang yang mengerjakan setiap tugas ? 3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas tersebut ? 4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ? 5. Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ? 6. Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?



Metode-metode yang digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu:



1.1. Auditing Pekerjaan dan Keahlian Tahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa yang akan datang. Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Kepentingan audit bagi perusahaan Untuk mengetahui prestasi karyawan. Untuk mengetahui besarnya kompensasi karyawan yang bersangkutan. Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertical-horizontal) dan atau diberhentikan. Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.



Kepentingan audit bagi SDM Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya. Karyawan ingin mangetahui apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya. Untuk kepentingan jasa dan promosinya. Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan pimpinannya Tujuan audit SDM Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan tepat waktu. Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap karyawan. Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada setiap karyawan. Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical (promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.



Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian karyawan.



1.2. Inventarisasi Kemampuan Organisasi Sumber dasar dari data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat ini



Komponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali terdiri dari: a. Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang). Kemajuan karier secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah). Data kinerja secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada keahliannya) Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi: Pendidikan dan pelatihan Mobilitas dan letak geografis yang diinginkan Bakat, kemampuan dan keinginan yang spesifik Bidang yang diminati dan tingkat promosi didalam perusahaan Tingkat kemampuan untuk promosi Pensiun yang diharapkan



Informasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam: · Sistem Informasi SDM (SISDM)



SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM. 1. Tujuan SISDM Meningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM dikumpulkan Lebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM. 2. Kegunaan SISDM SISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit. Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.



Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaanpertanyaan mengenai data yang akan diperlukan seperti: 1. Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi? 2. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan? 3. Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain? 4. Siapa yang membutuhkan informasi 5. Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan? · Succesion Planning Merupakan proses HR planner dan operating managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements” dimasa yang akan datang.



2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNAL Analisis lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang memasok, juga perusahaan lain. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi pasokan tenaga kerja antara lain:



Pengaruh pemerintah Kondisi perekonomian Masalah kependudukan dan persaingan komposisi tenaga kerja dan pola kerja



D. SEBAB-SEBAB PERMINTAAN SDM 1. Faktor internal sebagai sebab permintaan SDM Faktor internal adalah kondisi persiapan dan kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari: Faktor Rencana Strategik dan rencana operasional Faktor prediksi produk dan penjualan Faktor pembiayaan (cost) SDM Faktor pembukaan bisnis baru (pengembangan bisnis) Faktor desain Organisasi dan Desain Pekerjaan Faktor keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2. Faktor eksternal sebagai sebab permintaan SDM Faktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau alasan terdiri dari: Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional (Global) Faktor Sosial, Politik dan Hukum Faktor Teknologi Faktor Pasar Tenaga Kerja dan Pesaing 3. Faktor Ketenagakerjaan



Faktor ini adalah kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM) sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah: a. Jumlah, waktu dan kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya. Prediksi jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber internal maupun eksternal. Prediksi yang meninggal dunia



Pada akhirnya dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada saat yang tepat. Yudhi at Wednesday, January 23, 200 http://yudhim.blogspot.co.id/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-psdm.html?m=1 _____________________________________________________



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan



menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.



B.



Rumusan Masalah



Rumusan masalah dalam makalah ini yaitu: 1.



Apakah Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.?



2.



Bagaiman Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja.?



3.



Bagaimana Perencanaan Prosedur dan Perencanaan Sumber Daya Manusia.?



4.



Bagaimana Audit Perencanaan Sumber Daya Manusia.?



5.



Apa Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.?



C. Tujuan Penulisan Makalah 1.



Untuk Mengetahui Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.



2.



Untuk Mengetahui Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja.



3.



Untuk Mengetahui Perencanaan Prosedur dan Perencanaan Sumber Daya Manusia.



4.



Untuk Mengetahui Audit Perencanaan Sumber Daya Manusia.



5.



Untuk Mengetahui Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya



D. Manfaat Penelitian Agar kita semua dapat memahami perencanaan sumber daya manusia karena perencanaan sumber daya manusia sangat penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan.



BAB II PEMBAHASAN



A. Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi, Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137. Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di



masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di masa datang. Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan apapun posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan kualifikasi yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi, penempatan, pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan akan lebih mudah dan terkendali. Sedangkan menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan asangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas. Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi, 2001:148, dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM, secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang secara efektif dan efisien. Berikut merupakan pengertian Perencanaan menurut para ahli: 1. George R.Terry mengatakan bahwa perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 2. Billy E. Goetz mengatakan bahwa perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatife-alternatif.



Sedangkan perencanaan sumber daya manusia menurut para ahli yaitu: 1. Menurut Andrew F Sikula, perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja dan cara memenuhi kebutuhan tersebut untuk melaksanakan rencana terpadu organisasi. 2. Menurut Thomas H. Stone, perencanaan sumber daya manusia adalah proses meramalkan kebutuhan akan sumber daya manusia dari suatu organisasi untuk waktu yang akan datang agar langkahlangkah dapat diambil untuk menjamin bahwa kebutuhan ini dapat dipenuhi. 3. Menurut John B. Miner dan Mary Green Miner, perencanaan sumber daya manusia dapat diuraikan sebagai suatu proses yang berusaha menjamin jumlah dan jenis pegawai yang tepat akan tersedia pada tempat yang tepat pada waktu yang tepat untuk waktu yang akan datang, mampu melakukan hal-hal yang diperlukan agar organisasi dapat terus mencapai tujuannya. Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Perencanaan SDM ini untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Jadi, dalam rencana SDM harus titetapkan semua hal tersebut secara baik dan benar.



B.



Metode, Informasi dan Peramalan Tenaga Kerja



Metode PSDM,dikenal atas metode nonilmiah dan ilmiah. Metode non ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengelaman ,imajinasi,dan pemikiran-pemikiran dari Perencanaan saja. Rencana SDM semacam ini resiko nya cukup besar,misalnya kwalitas dan kwantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akivbatnya,timbul pemborosan Yang Merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa perencanan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data,informasi,peramalan-peramalan dari perencanaannya. Rencana SDM semacam ini resiko nya relative kecil karena segala sesuatu nya telah diperhitungkan terlebih dahulu. Metode ilmiah ini data dan informasinya harus akurat,serta analisis yang Baik Dan benar. Apakah Data Dan Informasi itu? Data adalah kejadian kejadian nyata pada masa lampau,baik data sekunder maupun data primer. Informasi adalah hasil proses data serta memberikan informative kepada Penerimanya Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is real or perceived value in current or prospective decisions. (Gordon B.Davis)



(Informaasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau yang akan datang) Perencanaan SDM baru dapat dilakuakn dengan baik jika informasi tentan job analysis , organisai,dan situasi persediaan tenaga Kerja diperoleh. Job Analysis Job Analysis memberikan informasi tentang aktifitas pekerjaan ,standar pekerjaan,konteks pekerjaan,persyaratan personalia, perilaku manusia,dan alat-alat yang dipergunakan. Job description memberikan informasi tentang tugas-tugas dan tanggung jawab seorang pejabat pada Suatu jabatan. Job specification memberikan informasi tentang kwalifikasi-kwalifikasi SDM yang akan menjaabat suatu jabatan. Job evaluation memberikan informasi mengenai berat ringan nya pekerjaan,risiko pekerjaan,dan Gaj jabatn. Job enrichmen memberikan informasi untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu Yang Sifatnya vertical. Job enlargement memberikan informasi untuk memperkaya jenis pekerjaan yang sifatnya horizontal. Work simplification memberikan informasi untuk spesialisasi pekerjaan , karena perkembangan perusahaan. Organisasi Organisasi memberikan informasi tentang hal-hal berikut: 1.



Tujuan yang inngin dicapai,apakah laba atau memberikan pelayanan



2.



Jenis organisasi,apakah organisasi lini,lini dan staf,fungsional,atau komite



3.



Dasar Penderpartemenan Dan Struktru Organisasi



4.



Rentang Kendali Setiap Departemen



5.



Kepemimpina organisasi,individu,atau Kolektif



6.



Jumlah Karyawan dan perincian managerial dan operasional



7.



Jenis-jenis Authority yang didelegasikan dalam organisas



8.



Tingakat-tigkat Posisi Pejabat



Situasi Persediaan Tenag Kerja



1)



Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang hal-hal berikut:



Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM 2)



Jenis-jenis,susunan umur,tingkat pendidikan,seerta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja



3)



Kebijaksanaan Perburuha Dan KompensasiPemerinntah



4)



Sistem,kurikulum,dan tingkat-tingkat pendidikan SDM



Peramalan Perencanaan SDM yang baik adalahh jika ia dapat meramalkan masadepan dengan cara memproyeksikan hasil analisis informasi yang diperolehnya. Peramalan biasanya untuk masa 5 tahunyang akan datang. Apabila ramalan-ramalannya mendekati kebnearan,rencana itu baik dan benar,karena ia dapat membaca situasi masa yang akan datang Denga Baik. Tujuan Peramalan Antara lain: 1)



Meramalkan kebutuhan dan persediaan tenaga kerja yang ada



2) Meramalakan kemajuan perusahaan dan tekhnologi sehingga harus dilaksanakan pelatihan dengan Kurikulum yang Tepat. 3)



Meramalkan kemajuan pendidikan dan meningkatkan kemampauan SDM



4) Metramalkan kebutuhan akan jenis-jenis kecakapan yang berlainan dan jenis SDM ( peria-wanita) pada masa yang akan datang 5)



Meramalkan kebijaksanaan perubahan pemerintah, seperti usia, UMR, dan jam kerja.



Meramalkan kebutuhan tenaga kerja merupakan hal terpenting dan juga hal tersulit dilakukan.Pertama, perlu mengidentifikasi berbagai kendala yang mempengaruhi permintaan, baik factor yang mempengaruhi langsung dan factor tidak langsung atau perubahan lingkunganeksternal.Kedua, ramalan ini dibuat dengan pertimbangan keakuratan metode ramalan yang digunakan.Peramalan sumber daya pada sisi permintaan berupaya untukmemprediksi kebutuhan tenaga kerja organisasi di masa mendatang. Peramalan penawaran sumber daya manusia bertujuan memprdiksi jumlah permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan dating baik secara kuantitas maupun kualitas.Memilih metode peramalan yang tepat metupakan hal yang terpenting dan sulit, karena tidak semua sesuai dengan organisasi dan situasi.Oleh karena itu, SDM harus memilih metode yang paling sesuai untuk menjawab permasalahan organisasi.Factor di bawah ini dapat dijadikan pertimbangan dalam memilihmetode peramalan. 1.



Stability dan certainly



2.



Ketersediaan data



3.



Jumlah karyawan



4.



Ketersediaan sumber daya



5.



Kredibilitas manajemen



6.



Jangka waktu



Dan ada juga beberapa teknik peramalan yang dapat direkomendasikan pada organisasi, yaitu : 1.



Teknik Delphi



2.



Ekstrapolasi



3.



Analisis computer



4.



Indeksasi



5.



New vwnture analysis



6.



Analisis markov



C. Perencanaan Prosedur dan Perencanaan MSDM Perencana (Planner) adalah orang, baik individu maupun kelompok, yang memproses perencanaan (planning) yang hasilnya menjadi rencana (plan). Syarat-syarat perencanaan SDM 1)



Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakan



2)



Harus mampu mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang SDM.



3)



Harus mempunyai pengetahuan luas tentang job analaysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.



4)



Harun mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang



5)



Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.



6)



Mengetahui secar luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Prosedur Perencanaan MSDM



1)



Menetapkan secara jelas kuantitas MSDM yang dibutuhkan.



2)



Mengumpulkan data dan informasi tentang MSDM.



3)



Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.



4)



Menetapkan beberapa alternatif.



5)



Memilih yang terbaik dari alternatif yang ada menjadi rencana.



6)



Menginformasilkan rencana kepada para karyawaan untuk direalisasikan. Rencana SDM



Rencana sdm harus baik dan benar, supaya pembinaan dan pengarahan karyawan efektif dan efesien dalam melakukan tugas-tugasnya cirri-ciri SDM yang baik dan benar, antara lain sebagi berikiut: 1)



rencana harus menyeluruh, jelas, dan mudah dipahami para karyawan.



2)



job description setiap personil jelas dan tidak terdapat tumpang tindih dalam pelaksanaan kerjaan .



3)



kualitas dan kuantitas serta penempatan karyawan sesuai sesuai dengan kebutuhanperusahaan



4)



rencana harus secara jelas menetapkan hubungan kerja, saluran pemeritah, dan tanggung jawab.



5)



rencana harus fleksibel dalam pelaksanaanya, tetapi tujuan, pedoman, pola dasarnya tetap.



6) rencana harus mengatur tentang mutasi , peraturan dan sanksi hukuman, pengembangan, cara penilaian dan yang dinilai, dan lain sebgainya. 7)



Dalam rencana harus terdapat secara jelas hak dan kewajiban para karyawan.



8)



rencana harus menjadi pedoman, kejelasan tugas pendorong semnagat kerja karyawan.



9)



rencana harus dapat digunakan menjadi alat control yang baik..



Jangka waktu rencana Renvana jangka panjang, waktunya lebih dari 5tahun, seperti rencana pension dan lain-lain. Rencana waktu menengah, waktunya 3-5 tahun, seperti rencana promosi, demosui dan lain-lain. Rencana jangka pendek, waktunya 1-2 tahun, seperti rencana seleksi dan lain-lain Pentingnya PSDM. PSDM ini perlu untuk kepentingan perseorangan, perusahaan, dan nasional. Kepentingan perseorangan PSDM penting bagi setiap orang karena dengan PSDM ia dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan atau cita-cita ini maka kegiatan-kegiatanya akan lebih terarah, efektif, dan efesien. Selain itu, ia dapat menilai seberapa jauh tujuan yang telahh dicapainya setiap priode,contohnya rencana pendidikan, karir, ekonomi, dan lain-lain. Kepentingan perusahaan



PSDM ini sangat penting bagi setiap perusahaan ( organisasi) untuk dapat meningkatkan daya guna dan hasil guna mencapai tujuan perusahaan. Dengan PSDM kualitas, kuantitas, dan penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. PSDM perusahaan juga akan dapat menilai pakah perusahaan maju atau tidak, serta control karyawan dapaat dilakukan. Kepentingan nasional PSDM bagi kepentingaan nasional sangat penting karena kemajuan suatu Negara terletak pada keunggulan sumber daya manusianya. Semakin tinggi mutu SDM nya, kemajuan Negara akaan cepat pula. Oleh karena itu, pemeintah harus merencanakan peningkatan mutu SDM supayaa pembangunan negar dapat berjalan lancer dan tepat. Tanpaa mutu SDM yang baik, sulit untuk Negara mencapai kemajuan yang cepat, peningkatan mutu SDM hanya dapat dilakukan dnegan adanya PSDM yangb aik dan benar. Tantangan dalam PSDM bersipat eksternal dan internal 1) Tantanggan eksternal meliputi ekonomi, sosial politik, perundang-undangan, teknologi dan persaingan 2) Tantangan internal meliputi anggaran, estimasi produk, dan penjualan, usah atau kegiatan baru dan sebgainya.



D. Perencanaa Fungsi-Fungsi MSDM Agar setiap fungsi MSDM diterapkan dengan baik dan tepat maka perlu perencanaan terlebih dahulu. 1)



Perencanaan Organisasi



Organisasi sebagai alat dan wadah orang-orang untuk bekerja sama, terintegrasi, terkoordinasi, efektif, dan hormanis, perlu direncanakan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengorganisasian, antara lain sebagai berikut: Besar kecilnya organisasi yang dibutuhkan, supaya efektif dan efesien membantu tercapainya tujuan. Tipe organisasi yang paling tepat, apakah organisasi lini, organisasi lini dan staf, organisasi fungsional, atau organisasi komite. Hubungan-hubungan dan saluran perintah serta tanggung jawab dalam organisasi. Struktur (Organization Chart) dan jumlah departemen/bagiannya. Job description untuk setiap jabatan, sehingga tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas dapat dihindarka. Rentang kendali setiap depertemen/ bagian sesuai.



2)



Perencanaan pengarahan



Pengarahan SDM perlu direncanakan agar mereka bekerja giat, efektif dan efisien membantu tercapainya tujuan perusahaan. Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengarahan (direnting) SDM, antara lain sebagai berikut: Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang melanggarnya. Delegation of Authority, apakah desentralisasi authority. Cara melaksanaan komunikasi dan simbolis komunisasi yang diberikan Alat-alat motivasi dan cara-cara pemberiannya. Pengaturan pemberian insentif dan upah insentif. 3)



Perencanaan pengendalian



Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengendalian antara lain sebagai berikut: a)



Sistem poin-poin yang dinilai.



b)



Periode dan proses penilaian yang akan dilakukan.



c)



Metode penilaian yang akan ditetapkan.



d)



Tindak hasil penilaian terhadap SDM.



4)



Perencanaan pengadaan



Hal-hal yang perlu direncanakan dalam pengadaan SDM, antara lain sebagai berikut: a)



Penentuan jumlah dan kualitas SDM yang akan diperlukan.



b)



Sumber calon karyawaan dan cara penarikannya.



c)



Dasar, sistem, metode, dan tingkat-tingkat seleksi yang akan dilakukan.



d)



Kualifikasi-kualifikasi dan prosedur seleksi yang akan dilakukan.



e)



Cara-cara penempatan calon pengawai yang dilakukan.



5)



Perencanaan pengembangan



Hal-hal yang diperlu direncanakan dalam pengembangan SDM, antara lain sebagai berikut: a)



Tujuan dan peserta pengembangan.



b)



Metode-medote dan kurikulum pengembangan yang akan diberikan.



c)



Tolak ukur metode pengembangan yang akan diterapkan.



d)



Dasar penilaian dan unsur-unsur yang dinilai.



e)



Asas dan dasar-dasar promosi karyawan.



f)



Biaya-biaya pengembangan yang akan dikeluarkan.



g)



Penilai dan ruang lingkup penilaian.



6)



Perencanaan kompensasi



Hal-hal yang harus direncankan dalam kompensasi, anatara lain sebagai berikut: a)



Dasar, sistem, dan metode kompensasi yang akan diberlakukan.



b)



Kebijaksanaan kompensasi yang akan diberlukan.



c)



Waktu pembayaran kompensasi yang akan tetapkan.



7)



Perencanaan pengintegrasian



Hal-hal yang perlu diperlu direncanakan dalam pengintegrasian. Antara lain sebagai berikut. a)



Metode pengintegrasian yang akan diberikan.



b)



Alat-alat dan jenis-jenis motivasi yang akan diberikan.



c)



Pemimpin dan kesepakatan kerja sama.



d)



Biaya-biaya untuk alat-alat motivasi yang dikeluarkan.



8)



Perencanaan pemeliharaan



Hal-hal yang harus direncanakan, antara lain sebagai berikut. a)



Jenis-jenis kesehteraan ekonomis yang akan diberikan.



b)



Jenis-jenis kesehteraan fasilitas yang akan diberikan.



c)



Jenis-jenis kesehteraan pelayanan yang akan disediakan.



d)



Biaya-biaya yang akan dikeluarkan.



e)



Cara dan waktu pemberian kesehteraan.



9)



Perencanaan kedisiplinan



Hal-hal yang direncanakannya, anatara laian sebgai berikut.



a)



Peraturan-peraturan perusahaan dan sanksi hukuman yang akan diberikan.



b)



Sistem pengawasan yang akan diterapkan.



c)



Penyelesaikan persaingan konflik yang akan diberlakukan.



d)



Perencanaan pemberhentian



e) Setiap karyawaan yang berhenti akan membawa biaya (penarikan, seleksi, pengembangan) yang merugikan perusahaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pemberhentikan SDM, antara lain sebagai. a. Penetapkan syarat-syarat status setiap karyawan dalam perusahaan (tetap, kontrak, percobaan, anatara lain. b. Merencanakan peraturan-peraturan pemberhentian yang dikaitan dengan status SDM dan lasanalasan. c.



Merencanakan persyaratan pensiun dan pembayaran uang pensiun dan atau pesangonnya.



d.



Merancanakan prosedur pemberhentian.



E.



Audit SDM



Audit SDM penting dan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui apakah para karyawaan bekerja dengan dan perilaku sesuai rencana. Pelaksanaan audit SDM ini sangat penting bagi perusahaan maupun bagi karyawaan yang bersangkutan. Kepentingan Audit Bagiu Perusahaan Untuk mengetahui prentasi karyawan. Untuk menetapkan besarnya kompensasi karyawan bersangkutan. Untuk mengetahui kreativitas dan perilaku karyawan. Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi (vertikal atau horizontal) Untuk mengetahui apakah karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainnya. Kepentingan Audit Bagi SDM Untuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya. Karyawan ingi mengetahui apakah prentasi kerjanya lebih baik daripada kryawaan lainnya.



Untuk kepentingan jasa dan promosinya. Mengakrabkan hubungan para karyawaan dengan pimpinannya. Tujuan Audit SDM Untuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui apakah pada karyawaan dapay menyelesaikan job descrip-tion-nya dengan baik dan tepat waktu. Sebagai pedoman menetukan besarnya balas jasa kepada setiap karywaan. Sebagai dasar pentimbangan pemberian pujian dan atau atau hukuman kepada setiap karywan. Sebagai dasar pertimbangan pelasanaan mutasi vertikel (promosi atau pedoman), horizontal, dan atau alih tugas bagi karywaan. Untuk memotivasi peningkatan semangat kerja, prentasi kerja, dan disiplin kerja. Untuk menghindari terjadinya kesalahan sedini mungkin dan tindakan perbaikannya dapat dilakukan secepatnya. Sebagai dasar pertimbangan ikut sertanya karyawan mengikuti perkembangan (pelatihan pendidikan). Untuk memenuhi ego dan kepuasan dengan memeperhatikan nilai mereka. Sebagai pedoman yang efektif dalam melaksanakan seleksi penerimaan karyawan di masa datang. Sebagai dasar penilaian kembali rencamna SDM apakah sudah baik atau tidak, atau masih perlu disempurnakan kembali. Pelaksanaan Audit SDM Pelaksanaan audit SDM dilakukan oleh atasan langsung dan manejer urusan SDM, baik secara individual maupun kolektif. Audit SDM dilakukan secara formal dan informal baik langsung maupun tidak langsung (laporan tertulis). Audit formal dilakukan oleh atasan langsung atau orang yang dapat memberikan sanksi. Audit informal dilakukan oleh masyarakat sehingga tidak dapat memberikan sanksi, tetapi penilaiannya sangat objektif jadi perlu diperhatikan penilai formal sebagai masukan. Audit SDM baru ada artinya jika ada tindak lanjut dari hasilnya. Hal ini perlu supaya karyawan termotivasi untuk mengingatkan disiplin, semangat kerja dan perilakunya. Tindak lanjut SDM Apabila nilai auditnya baik, diberikan kenaikan balas jasa (gaji dan atau kesejahteraan karyawan) , dipromosikan, dan atau penghargaan seperti bintang jasa, piagam, dan lain-lain.



Jika nilai auditnya kurang/jelek, dikenakan hukuman seperti gajinya tidak dinaikkan, demosi, dan atau diberhentikan. Ruang Lingkup Audit SDM Ruang lingkup audit SDM, cara, system, metode penilain, dan penilaian haruss diinformasikan secara jelas kepada karyawan supaya mereka mengetahuinya. Ruang lingkup audit SDM, yaitu what, why, where, when, who, and how disingkat 5W+1H. What (apa) yang dinilai, yaitu prestasi kerja, perilaku, kesetiaan, kejujuran, kerja sama, kepemimpinan, loyalitas saat sekarang, potensi akan datang, sifat, dan hasil kerjanya. Why (kenapa) dinilai, untuk meningkatkan kepuasan kerja karyawan, kepentingan, pengembangan, dan lain-lain. Where (dimana) dinilai, didalam atau di luar pekerjaan. When (kapan) dinilai, yaitu secara periodic (formal) dan secara terus-menerus (informal). Who (siapa) yang menilai, yaitu atasan langsung, atasan dari atasan langsung-nya, dan atau suatu tim yang dibentuk di perusahaan. How (bagaimana) penilaiannya, yaitu dengan metode tradisional atau metode modern. Metode tradisional seperti raiting scale, employer comparation, alternative ranking, paired comparation, dan lain-lain. Metode modern seperti assessment centre dan management By Objektive atau manajemen berdasarkan (MBS = MBO).



F.



Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia



Setiap organisasi tentunya melaksanakan perencanaan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi. Yang perlu dikembangkan adalah sistem perencanaan SDM metode formal sehingga penyediaan “knowledge Based and Multiskilling Worker” dapat diperoleh kapanpun tenaga kerja itu dibutuhkan. Perencaan SDM dilakukan dengan tujuan : a)



Memberdayakan sumber daya manusia secara efisien dan efektif



b)



Mengembangkan peuang karier yang lebih efektif



c)



Mengembangkan SDM yang berkualitas dan memiliki kepuasan kerja



d)



Memadukan aktifitas SDM dan tujuan organisasi serta tujuan individu secara efisien



e) Membantu mengembangkan sistem informasi sumber daya manusia sehingga dapat menyediakan informasi yang akurat tentang kegiatan SDM dan unit-unit organisasi. Perencanaan SDM itu sangat penting karena semua perencanaan itu penting.Pemanfatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja.Perencanaan itu mempunyai dimensi- dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni tingkat perorangan, tingkat organisasi, dan tingkat nasional. Perencanaan sumber daya manusia sangat penting karena semua perencanaan itu penting. Pemanfaatan sumber daya secara maksimal tidak terjadi begitu saja. Efisiensi yang optimal hanya dapat setelah ada perencanaan yang cermat, tujuan dan langkah-langkah, serta tindakan telah dilakukan. Perencanaan ini memiliki dimensi-dimensi yang luas, tetapi hal yang terpenting berada pada tingkat utama, yakni:· Tingkat perorangan Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan keterampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaaan karier yang terarah. Tingkat Organisasi Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif. Tingkat nasional Masalah sumber daya manusia di tingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industry akhir-akhir ini membutuhkan sumber daya manusia yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial, dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Maka, perlu disiapkan sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.



G. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia a. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. b. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya. c.



Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.



d. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi sehingga produktivitas kerja meningkat. e.



Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.



f. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. g.



Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pensiun karyawan.



h. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yag akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan



Perenanaan sumber daya manusia dapat memenuhi banyak tujuan organisasi.Menurut Thomas H. Stone terdapat dua tujuan pokok, yaitu ; a) Membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk perencanaan pencatatan kesempatan kerja yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan afirmatif. b) Melihat pengaruh program dan kebijakan alternatif SDM dan menyarankan pelaksanaan alternatif yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi. c) Perencanaan dengan segala variasinya ditujukan utntuk membantu mencapai tujuan organisasi.perencanaan dapat menimbulkan resiko atau ketidakpastian suatu tindakan. Kebutuhan akan kepercayaan sumber daya manusia mungkin tidak segera tampak, tapi hampir tidak pernah dapat terpenuhi dengan cepat atau mudah. Suatu organisasi yang tidak merencanakan sumber daya manusia akan melihat kebutuhan karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan akan keseluruhan organisasi tidak akan tercapai secara efektif.



H. Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia Manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Jika perencanaan sumber daya manusia dilakukan dengan baik, maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: a. Manajemen puncak memiliki visi yang lebih baik terhadap aspek-aspek sumber daya manusia atau terhadap keputusan bisnis. b. Manajemen dapat memprediksi adanya ketidakseimbangan yang memengaruhi biaya sumber daya manusia menjadi tidak terkontrol. c. Manajemen dapat menempatkan “right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.



d. Manajemen memberi kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas dalam program perencanaan sumber daya manusia internal organisasi. e. Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tentang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan, kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memprediksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang. f.



Memungkinkan penarikan karyawan baru secara ekonomis.



g.



Koordinasi sumber daya manusia berjalan dengan lebih baik.



I.



Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia



Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal). a.



Faktor-faktor Eksternal



Faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Menurut Kiggundu, yang tergolong faktor-faktor eksternal adalah: teknologi, sosial budaya, politik, dan ekonomi. Sedangkan menurut S.P. Siagian meliputi: situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi dan pesaing. b.



Faktor-faktor Internal



Faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat didalam organisasi itu sendiri. Faktor internal menurut S.P. Siagian adalah: rencana strategik, anggaran, estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi: sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem manajemen keuangan, sistem marketing dan pasar, serta manajemen pelaksanaan. Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.



J. a.



Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia Standar Kemampuan SDM



Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti, seperti informasi energy mesin.



b.



Manusia (SDM) Makhluk Hidup



Manusia menjadi kendala dalam PSDM karena sulit untuk memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tetapi kurang mau melepaskan kemampuannya. c.



Situasi SDM



Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. d.



Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah



Seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat. Perencanaan membantu manajer pada berbagai tipe organisasi dan sumber daya manusia untuk mencapai kinerja yang lebih baik, karena : a)



Perencanaan berorientasi pada output



b)



Perencanaan memberikan arah orientasi pada kinerja



c)



Perencanaan beriontasi pada prioritas



d)



Perencanaan beriontasi pada keuntungan



K. Elemen – Elemen Dan Peramalan Perencanaan Sumber Daya Manusia Ada beberapa elemen atau unsur yang harus diperhatikan dalam perencanaan sumber daya manusia, yaitu : a)



Tujuan



Bahwa tiap organisasi mempunyai tujuan dan sasaran bagaimana mereka beroperasi.Dan demikian dengan aktifitas perencanaan sumber daya manusia memiliki tujuan berdasarkan pribadi/individu sekaligus organisasi.Tujuan ini harus memuat sumber daya yang representative untuk kepentingan jangka panjang organisasi. Faktor – factor yang harus diperhatikan dalam perumusan tujuan adalah : 1.



Sejarah



2.



Kemampuan organisasi



3.



Lingkungan organisasi



4.



Focus pada pasar



5.



Dapat dicapai



6.



Dapat memotivasi



7.



Spesifik



b)



Perencanaan organisasi



Kegiatan ini membantu organisasi dalam mengadakan perubahan bagi perkembangan organisasi.Perencanaan ditujukan untuk membantu mencapai tujuan organisasi.Perencanaan harus mendukung fungsi – fungsi yang lain, seperti pengorganisasian, susunan kepegawaian, kepemimpinan, dan pengendalian.Perencanaan tidak hanya mempunyai sifat posotif, tapi memiliki sisi negative pula.Beberapa jenis perencanaan seperti, misi, tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, program, dan anggaran. c)



Audit Sumber Daya Manusia



Audit juga merupakan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan – kegiatan personalia dalam suatu departemen, divisi, atau organisasi. Manfaat audit sumber daya manusia, yaitu : 1.



Memberikan kontribusi pada departemen personalia organisasi



2.



Memberikan rasa orofesionalisme dan tanggung jawab di antara para karyawan



3.



Kesamaan dalam penetapan kebijaksanaan dan praktik – praktik personalia.



4.



Menganalisis masalah – masalah personalia



5.



Mampu mengurangi biaya – biaya SDM melalui prosedur personalia yang ekfektif.



d)



Peramalan Sumber Daya Manusia



L.



Tahap/Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia



Fungsi perencanaan merupakan fungsi dasar sebelum melakukan kegiatan yang selanjutnya. Perencanaan merupakan fungsi yang menduduki rating tertinggi dibandingkan dengan fungsi lain. Maka perencanaan harus dipublikasikan pada semua level manajemen agar jajaran operasional lebih memahami dan proaktif terhadap semua isu – isu strategis internal dan eksternal. Langkah – langkah dalam perencanaan sunber daya manusia, yaitu : 1. Proses sumber daya manusia diawali dengan memperhatikan factor strategi dan tujuan organisasi. Analisis kebutuhan sumber daya manusia dan sumber pengadaan, baik melalui internal dan eksternal harus dilakukan. 2. Setelah penilaian selesai dilakukan maka dilakukan analisis terhadap ketidakseimbangan antara penawaran dan permintaan SDM. 3. Strategi sumber daya manusia adalah alat yang dipakai untuk membantu organisasi dalam mengantisipasi dan mengatur permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Strategi ini akan



memberikan pedoman arah yang terarah dan jelas tentang bagaimana aktifitas sumber daya manusia dikembangkan. 4. Perencanaan SDM memberikan pedoman masa depan, guna menentukan dimana tenaga kerja dapat diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, serta pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki karyawan.



M. Hambatan Dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya Hambatan yang timbul dalam perencanaan, yaitu : Tujuan yang tidak tepat System kompensasi yang tidak tepat Lingkungan eksternal yang kompleks dan dinamis Kondisi persaingan yang semakin tajam Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Hendaknya rencana dan tujuan yang dibuat oleh manajemen puncak dikomunikasikan ke bawah dan melibatkan manajemen bawah dalam proses pengambilan keputusan. Komunikasi dan partisipasi dapat meningkatkan komitmen dalam pelaksanaan perencanaan. Konsistensi antara tujuan yang lebih tinggi dan tujuan yang lebih rendah, hendaknya dijaga. Karena merupakan proses yang dinamis, perbaikan dan revisi perlu dilakukan melalui interval waktu yang pendek. Sistem kompensasi yang tepat akan mendorong penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Sistem reward yang tepat dan layak akan mendorong perilaku seseorang dalam bertindak dan mengambil risiko sekaligus mendorong kreatifitas. Sistem informasi dapat pula membantu pencapaian efektifitas perencanaan.Alat ini diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada. Penyelesaian suatu hasil akan mendorong kepercayaan diri manajemen dan kemauan menerima rencana baru yang semakin tinggi. Konsekuensi negative yang mungkin timbul dari perencanaan perlu diantisipasi.



N. Analisis Dan Model Sumber Daya Manusia



Perencanaan dimulai dari analisis ketenagakerjaan organisasi saat ini.Analis mencakup dua hal, analisis mengenai ketersediaan tenaga kerja internal dan ketenagakerjaan eksternal. Sumber internal adalah tersedianya tenaga kerja dari dalam organisasi,seperti dari promosi, transfer, perputaran, mutasi atau hubungan kerja untuk mengisi jabatan kosong. Sementara sumber eksternal organisasi adalah merekrut tenagakerjabaru dari luar. Kegiatan ini untuk memenuhi jumlah pegawai yang dibutuhkan organiasi. Di samping factor penawaran internal dan eksternal, organisasi perlu mempertimbangkan variable yang turut berpengaruh pada kebijakan organisasi dalam penawaran tenaga kerja. Yang perlu diperhatikan dalam organisasi adalah rencana strategis , lingkungan internal dan ekternal, dan perubahan tenaga kerja dapat mempengaruhi organisasi. Ada empat model perencanaan sumber daya manusia yaitu, model system perencanaan sumber daya manusia, model sosio-ekonomi batttele, model perencanaan sumber daya dari vetter, dan model system perencanaan SDM dari Wayne Cascio. Model system perencanaan sumber daya manusia, model ini terdiridari lima komponen, yaitu, tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya manusia, peramalan sumber daya manusia, dan pelaksanaan sumber daya manusia.



BAB III PENUTUP



A. Kesimpulan Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun baik yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal). Manfaat dan tujuan perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi atau suatu perusahaan. Perencanaan SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalammemenuhi kebutuhan tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas. Dalam perencanaan juga terdapat prosedur, syarat-syarat perencanaan serta kendala-kendala yang dihadapi dalam proses perencanaan.



B.



Saran



Perencanaan sumber daya manusia merupakan hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Perencanaan sumber daya manusia yang baik akan menentukan kemajuan suatu perusahaan. Maka sebaiknya dengan adanya SDM yang tersedia saat ini bisa digunakan secara baik sehingga dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Serta visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan dan perusahaan bisa melakukan pengadaan karyawan secara tepat.



DAFTAR PUSTAKA



Rachmawati, Ike Kusdiyah. 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1. Yogyakarta: Andi. Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Prabu mangkunegara, anwar. 2009. Manajemen sumber daya manusia perusahaan. Jakarta: PT.Bumi Aksara. Rachmawati, Ike Kusdyah. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Andi Hasibuan, Malayu. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : PT Bumi Aksara.



http://audidhanisya.blogspot.co.id/2016/01/makalah-perencanaan-sumber-daya-manusia.html?m=1



___________________________________________________