Pertemuan 8 Manajemen Proyek RKE [PDF]

Citation preview

Manajemen Proyek : Peran dalam Perencanaan REKAM KESEHATAN ELEKTRONIK Giyatno, Amd.PK, S.Kom, SKM



Pendahuluan Hillary Clinton



menulis :  ”It takes village to raise a child” , dengan cara yang sama  “It takes all concerned parties to create and effective EHR “. Semua orang terlibat dan semua pengguna secara penuh merasakannya 2



SUBPOKOK BAHASAN A. Mengident. prasyarat suatu proyek EHR yg berhasil B. Menggambarkan latar belakang Manajemen Proyek, ketrampilan manajer proyek dan Teknik Manajer Proyek C.Menjelaskan struktur organisasi EHR & peran dari partisipan D.Menjelaskan formasi yang efektif dan penggunaan Komite-komite,memberikan ide-ide untuk membentuk tim dan kerjasama yang efektif E.Mendiskusikan strategi untuk manajemen perubahan F.Perubahan karakteristik dan mengident.kesempatan untuk berubah dalam peran Manajemen Informasi 3



A.



Prasyarat untuk EHR yang berhasil .



1. Perencanaan,



2. Dukungan:  manajer senior,  staf medis ,  pengguna yang terlibat dan  sumber lainnya.



4



1. Perencanaan Strategik EHR juga untuk mencapai tujuan yang lain: a. EHR menetapkan tujuannya dari manfaat yang ingin dicapai melalui berbagai jalan. Ini memastikan integrasi silang inisiatif/ gagasan dari org. b. Manfaat dari inisiatif/ gagasan yang masuk telah diantisipasi dan dihitung c. Gagasan menjadi sumber yang tepat dan mendapat perhatian dari manajemen senior, karenanya EHR menerima kebersamaan dari sumber daya yang ada. 5



2. Dukungan Manajemen Eksekutif Dukungan manajemen senior merupakan prasyarat untuk mensukseskan EHR yang tidak dapat dicapai dalam semalam. Beberapa factor yg mempengaruhi dukungan manajemen: a. Beberapa CEO, CFO dan CIO dan anggota lainnya dari badan direksi tidak sepenuhnya mengerti konsep dan tujuan EHR . Mendidik manajemen senior dengan membangun kepercayaan dan studi banding. Mungkin perlu waktu yang lebih panjang untuk mendapat berbagai pertimbangan dan berbagai pendukung untuk membujuk para pemimpin bahwa EHR adalah pilihan yang tepat untuk mendukung strategik dari perusahaan organisasi 6



2. Dukungan Manajemen Eksekutif b. CEO mungkin menanyakan staf medis yang akan menggunakan EHR untuk mencapai hasil yang maksimum. Memberikan beberapa data perbandingan mengenai dokter yang menggunakannya di org lain yang sebanding yang mungkin dapat membantu.



7



2. Dukungan Manajemen Eksekutif c. CEO menjadi lebih mendukung proyek EHR jika org. dapat memberikan beberapa kasus yang realistis dan menguntungkan dari EHR. Portofolio keuntungan sudah mencakupi keuntungan baik secara moneter maupun kualitatif, tetapi keuntungan kualitatif harus dapat dihitung untuk mendukungnya.



8



3. Kepemilikan Staf Medis (Medical staff ownership) a. Staf medis merupakan satu diantara pengguna primer dari EHR b. Satu alasan yang penting adalah bahwa system EHR tidak digunakan sejauh yang diharapkan oleh para dokter, tidak memberikan informasi yang bernilai sama dengan organisasi lain. c. anggota dari staf medis harus realistis d. informasi yang benar 9



4. Physician Champion a. Mengerti manajemen perubahan b. Dapat menjalankan secara teknis manajemen perubahan tsb.dengan koleganya yang sedikit mau mendukung proyek EHR. c. Dengan semangat untuk mempromosikan sistem EHR , beberapa PC telah memandang lebih jauh sebagai org yang tidak konvensional dan mengajak dan mendorong koleganya. d. ”Sebagai promotor bagi dokter lain” 10



5. Keterlibatan pengguna.



a. b.



c.



d.



11



Keterlibatan pengguna dari awal Seluruh dokter , bag.administrasi keuangan, orang lain yang dipercaya u.melaksanakan tgg jawab mereka . Perlu dipilih secara teliti dari masing-masing bagian terut. penget. komputer agar dpt menggunakan EHR. Pengguna yang terpilih tidak akan dipindahkan / / mengerjakan pekerjaan > banyak tetapi karena kemampuan mereka untuk memberikan pelayanan dengan kualitas yang tinggi, dan cost-effective Untuk membantu mengajar pengguna dengan menyebarkan CD literatur dan CD demonstrasi , Website demonstrasi atau demonstrsi produk EHR secara berkala



6. Sumber-sumber. Memilih sumber daya yang tepat  SD !!! Dana, kmd: Manusia, Kebijakan dan Proses.  SDM:       



12



Manajer proyek, Physician Champion, Ahli Informatika, Profesional MIK, Personil pendukung IT, Para dokter pengguna lainnya, dan personil lain yang mendukung agar tercapainya pelaksanaan EHR ini.



6. Sumber-sumber. 







13



perlu adanya Komitmen Waktu dari personil yang berasal dari berbagai jenis pekerjaan. SDM bisa dari luar dan dalam org.  Dari luar:harus mengetahui tugas yang ada. Perlu meninjau kebutuhan u. memastikan kesinambungan proses.  Dari dalam: melatih beberapa staf yang tertarik dan terkait dangan EHR.



6. Sumber-sumber. 







14



Kebijakan dan aturan bisnis secara benar. Saat praktek harus sesuai standar yang ditetapkan  standar code sets dan transaksi dari HIPAA  proses verifikasi HIPAA  penetapan orang yang boleh mengakses informasi



6. Sumber-sumber. 



15



Proses SDLC (System development life cycle) harus diterapkan, membuat konsep, melalui  perencanaan,  seleksi, akusisi,  test, pelatihan, dan  implementasi, memelihara dan mengupgrade akan membantu memastikan bahwa EHR diimplementasi sesuai waktunya, & budget serta sangat efektif.



B. 1. Manajemen Proyek 







16



Profesional MP adalah orang yang bisa berorganisasi, mempunyai perhatian akan org. dalam hal ini peran/ tugas. Teknisi manajemen proyek perlu memastikan bahwa proyek EHR berkaitan erat dengan banyak pihak, membutuhkan waktu dan budget.



a. 











17



Standar Manajemen Proyek



MP mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilan, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas proyek untuk memenuhi syarat proyek. MP merupakan ”batang tubuh”yang disetujui oleh ANSI Ada sertifikat untuk Profesional MP (PMP) dan sertifikat untuk asosiasi MP (CAPM)



a.



Standar manajemen Proyek



MP formal sering diperlukan jika :  Proyek berkompetisi dengan proyek-proyek lain atau untuk menangani aktifitas sehari-hari, waktu, biaya, resiko dan kualitas.  Membantu pertemuan berbagai pihak dengan tingkat keperluan dan harapan yang berbeda



18



b. Tahapan Projek dan Life cycle 











Suatu yang khusus pada awal dan akhir. Adakala sudah dilakukan migration path seb proyek dimulai Kadang kala Teknisi MP baru ada sesudah timbul masalah:  







19



Kemajuan yang tidak adekuat. Persaingan kepentingan sulit dipecahkan. Proyek dengan waktu dan biaya yang meningkat. Tujuan proyek tidak dicapai.



Table 3.2 Project management knowledge areas (hal.) Summary of key tasks



Project Integration Management (Integrasi)



Project planning Change control



Project Scope Management (Ruang Lingkup)



Project authorization Scope Planning



Project Time Management (Jadwal/ Waktu)



Activity definition, sequencing, and duration estimating Schedule development and control Resource planning Project cost estimating, budgeting and control Evaluating overall project performance and monitoring specific project results



Project Cost Management (Biaya) Project Quality Management (QA) 20



Table 3.2 Project management knowledge areas (hal.) Summary of key tasks Project Human Resources Management (SDM) Project Communication Management Komunikasi) Project Risk Management (Resiko) Project Procurement Management (Perbekalan) 21



Organizational planning Staff acquisition and team development Communication planning and distribution channel Project performance reporting Administrative closure on key phases or project completion Managing adverse events that may stall or derail project/ memperlambat- keluar jalur Planning solicitations/ permintaan Source selection Contract management



Life cycle 



   22



Proyek juga mempunyai akhir yang spesifik. Sulit dicapai proyek EHR sebab perjalanannya yang panjang dan bergelombang, dan komponen baru secara berkesinambungan diidentifikasi. Proyek mempunyai titik akhir, dan baru dievaluasi hasilnya. Tetap dilakukan monitoring dan evaluasi terus menerus. Perbaikan mungkin memerlukan proses yang baru samasekali.



Life cycle



(Figure 3.1 hal 50)



23



1) 



  



24



Initiating processes



Awal proses meliputi: formulasi proyek, studi kelayakan, disain dan persetujuan strategik Pada tahap ini Visi EHR u. org. disusun dan Dijelaskan seluruh migration path u.mencapai visi tersebut . Studi kelayakan meliputi penilaian kesiapan, analisis ROI secara umum, penilaian secara teknis dari bermacam-macam bagian dari infrastruktur EHR



1)



Initiating processes



Tujuan tahap ini adalah untuk  melihat ruang lingkup dari proyek,  mengestimasi biaya, dan  persetujuan dari manajemen senior. Tahap ini dilakukan oleh kelompok kecil yang terdiri dari perwakilan dari sebagian besar stakeholders.



25



2)



Planning Processes



Sesudah proyek EHR disetujui,  Migration path dikembangkan, dengan parameter biaya dan batas waktu. Beberapa proyek EHR istilah “migration path” digunakan “Rencana Proyek “atau “Rencana Strategik “.



26



2)



Planning Processes



Menetapkan:  MP formal,  Tim komite, dan  tim yang bertugas,  memilih vendor, dan  negosiasi kontrak,  mengembangkan rencana implementasi yang lebih detail. 27



3). Executing Processes 







28



Tahap implementasi yang aktual Harus ada ukuran realisasi keuntungan untuk memastikan sudah sesuai dengan tujuan EHR



3). Executing Processes mendatangkan software dan hardware,  mendisain screen,  membuat kebijakan dan table,  merevisi workflow,  menginstall hardware dan software,  melakukan test,  mengimplementasi prosedur baru, dan  pelatihan. Seluruh komponen harus didayagunakan sebelum diimplementasikan. Sponsor perlu melakukan 29 monitoring dan analisa . 



4). Closing Processes Pada tahap ini perlu ada feedback untuk:  mengkoreksi data  menyiapkan tahap berikutnya dari migration path EHR.  Jmemastikan bahwa anggota tim sebagai tenaga oprasional dan pendukung produksi telah menggunakan EHR.



30



5). Controlling Processes Tahap ini adalah meliputi dari awal sampai akhir:  dari proyek lifecycle:  tim identifikasi fungsi MP,  teamwork pendukung dan fasilitas,  tahap tahap yang berkelanjutan berjalan dg. tepat,  tiap tahap tlh mencapai alokasi SD yg disediakan,  pendidikan  memberikan feedback, mengelola perubahan, menyatakan dan  menyatakan tingkat keberhasilan dan melaporkan perkembangan. 31



2. Manajer Proyek Leadership  Communication  Negotiation  Problem Solving  Influence (assignment sebelum UTS) 



32



3. Teknik Manajemen Proyek a. perlu ada alat dan teknik berupa software yang membantu perencanaan. Biasanya dipakai Microsoft Proyect. 1) Komponen dasar: Gantt chart memberi ilustrasi tentang tugas, tahap-tahap, kejadian penting, awal dan akhir serta tanggal.



33



3. Teknik Manajemen Proyek 2) PERT Chart membantu mengevaluasi jadwal, membuat keputusan berdasarkan keterkaitan, mengkritisi tugas , min, max, dan AVG waktu dari tugas. 3) Mengkalkulasi dan menelusuri biaya proyek dan memberi scenario untuk mengurangi biaya dalam ruang lingkup proyek dan sumber daya yang ada.



34



3. Teknik Manajemen Proyek 4) memberi peluang untuk bertukar informasi dan file proyek diantara anggota tim melalui : email, hyperlink dan berbagai software lainnnya seperti “Lotus Note” , intranet designer juga bisa mengcreate file untuk di sharing.



35



3. Teknik Manajemen Proyek b. Balance scorecards, suatu system untuk mengukur dan mengelola metrics yang telah ditetapkan yang berasal dari SD dan meluruskan metrics dengan tujuan strategic dari org. c. Key Performance Indicators (KPI), pengukuran secara kuantitatif , yang sebelumnya telah disepakati, yang mencerminkan factor-faktor keberhasilan dari org. d. Dashboard. alat untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber yang disatukan dari berbagai ukuran menjadi satu 36



Dashboard



37



C.











38



Struktur organisasi dan Peran dari partisipan



Struktur org. disusun berdasarkan:fungsi, unit bisnis atau keduanya. Bila proyek sedang berjalan, terjadi tunjuk silang seperti Proyek EHR, anggotanya tdd. Bermacam-macam bagian, laporan sementara diberikan kepada MO berupa lap.matrix. Anggota tim membuat laporan aktifitas seharihari



C.















39



Struktur organisasi dan Peran dari partisipan



M.senior menjalin persahabatan dengan MP dengan membuat laporan matrix mengenai alokasi SD untuk anggota staf untuk medapat kompensasi bila bekerja melebihi jam kerja. MP secara terus menerus melakukan pendekatan pada anggota tim agar dapat melakukan tugas untuk mencapai keberhasilan. Situasi yang ideal MS dan anggota tim membuat laporan ke MP dan kemudian MP memberikan feedback terhadap kinerja secara keseluruhan.



40



D.  







41



Team Building



Membangun Tim Memastikan adanya kerjasama Tim Asuhan Kesehatan Memfasilitasi Pertemuan



Composition of EHR Steering Committee Members



42



Purpose



EHR Project Manger



Memberikan arahan dan dukungan bagi proyek EHR



User representative (dari fungsi Utama dan unit bisnis termasuk: ahli informatika, staf medis, Bag.Penelitian, QI, pengguna dan pengirim data klinis lainnya



Mengerti akan data yang diminta dan arus kerja, mengevaluasi secara fungsional system yang baru dan kemampuasn untuk mengimplementasikan proses dan arus kerja, dapat menerima EHR adoption



Composition of EHR Steering Committee Members



43



Purpose



IT Professionals: application, operations, network, telecommunications



Mengerti dan mengevaluasi kemampuan teknis dari system dan tingkat yang”fit”



HIM Proffesionals



Mlakukan analisis data, memastikan kualitas data, mendukung arus kerja dan data, mengawasi data sets, beraksi sebagai perantara data



Internal consultants ( bila diperlukan: analis keuangan, Manejer yang dikontrak, SDM, Terkait dg buruh , Hukum)



Memberikanestimasi probabilitas dan kritikalitas, memberikan cara untuk mengontrol, mewakili kepentingan pelanggan



Composition of EHR Steering Committee Members



Trainers



44



Purpose Memberi pandangan untuk membuat pelatiahan dan program pelatihan



Corporate Compliance Official Information Privacy Official Information Security Official



Mengkoordinasikan aktifitas



Executive Sponsor



Mewakili Manajemen.Senior : mengintepretasikan pesan untuk Manajemen Senior



E. 1. 2. 3. 4.



45



Change Management Perubahan MIK Perubahan Departemen IT Perubahan Departemen MIK Perubahan Ahli Informatika



1. Perubahan MIK 



Standar Informasi Manajemen yang didisain bisa digunakan untuk system paper based, system elektronik, atau system hybrid. (JCAHO) meningkatkan hasil pelayanan pada pasien,  meningkatkan dokumentasi asuhan kesehatan,  memastikan keselamatan pasien,  meningkatkan kinerja asuhan pasien, pengobatan, pelayanan, peraturan , manajemen dan proses pendukung. (JCAHO 2004) EHR tidak hanya mengubah dokumen dokter dan menggunakan HI tapi akan mengubah secara signifikan dep. IT dan HIM 



46



2. Perubahan Departemen IT 



  



47



pencapaian yang lebih signifikan, keterlibatan user, dan focus pada data & informasi lebih dari teknologi Mengimplementasi dan memelihara teknologi merupakan fungsi pokok mode “ Dept without walls”. bekerja lebih dekat secara fisik dan logic dengan pengguna IS.



2. Perubahan Departemen IT 







48



Teknisi menjadi suatu tim dengan ahli informatika yang mungkin beranggotakan dokter, perawat, atau profesi lainnya Teknisi mungin perlu lebih mengetahui dibidang data dan informasi dalam proses tidak hanya machinery untuk mengumpulkan data, menyimpan, dan medisain screen dan mencetak laporan.



2. Perubahan Departemen IT  



 



49



perlu untuk melatih kreatifitas dan inovasi mereka melalui adopsi expanded dari IS diharapkan mempunyai ketrampilan dalam berkomunikasi dan operasional asuhan kesehetan Outsourcing IT atau melatih staf HIMSS ( Healthcare Information System Society) mengembangkan pendidikan dan sertifikasi untuk membantu staf IT dalam IT asuhan kesehatan



3. Perubahan Departemen HIM 



   



50



Dept. HIM juga diharap sebagai” “ Dept without walls” berarti tidak menangani paper charts, tidak ada lembaran yang hilang, tidak ada fotocopy RM. Koding diagnosa dan prosedur sudah dibuat secara online.



3. Perubahan Departemen HIM 











51



Dengan menggunakan standard medical vocab., koding akan otomatis terjadi , professional koding memonitor kualitas data, mengelola standard vocab dan membuka sumber data. . Dengan teknologi yang tinggi dan mutakhir transkripsi/ pencatatan juga telah dipengaruhi dengan cara suara dan tulisan tangan, dimana professional traskripsi . AHIMA secara terus menerus memonitor peran dan fungsi professional HIM



3. Perubahan Departemen HIM 



 







52



Profesional HIM harus mengambil peluang dari peran yang lebih luas dan baru ini, dan kesempatan kerja dengan ahli informatika dan menggaji ahli informatika. Sebagai anggota inti dari tim Proyek EHR Sebagai penghubung antara dokter yang menggunakan dan staf IT mereka harus memastikan privacy dan security (termasuk kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan dari IK dan penggunaan data.



4. Perubahan Ahli Informatika AMIA (The American Medical Informatics Association) 2004:  Medical Informatics merupakan suatu disiplin “ to do with all aspects of understanding and promoting the effective organization, analysis, management and use of information in health care”



53



4. Perubahan Ahli Informatika 







54



Setiap dokter, perawat dan disiplin kesehatan dapat mengembangkan khusus diareanya masing-masing untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi sebagai alat integral dalam membantu mengorganisasi, menganalisa dan menggunakan informasi. Sejumlah universitas membuka program master dibidang disiplin Informatika.



F. Conclusion 











55



Dapat dijelaskan bahwa banyak individu berkontribusi untuk mencapai visi, mengembangan dan mengadopsi EHR . Sebagai suatu proyek yang berproses untuk mencapai suatu EHR yang meliputi komitmen dari M Senior, melalui PM pada setiap individu dari anggota tim dan terakhir pengguna EHR. Sebagai away of life in the future kebutuhan EHR mengubah peningkatan dari semua aspek asuhan kesehatan, dari produktifitas professional melalui kualitas asuhan pasien/ kepuasan pelanggan.