PROGRAM KERJA IT Dan SIMRS 2020 [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA UNIT TEKNOLOGI INFORMASI (TI) DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT (SIMRS)



RS PATAR ASIH JL. BAKARAN BATU NO. 188 DELI SERDANG – INDONESIA 2020



I.



PENDAHULUAN Sejalan dengan perubahan sosial budaya masyarakat dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peningkatan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan dan perkembangan informasi yang demikian cepat dan diikuti oleh tuntutan pelayanan kesehatan, maka perlu adanya pengembangan diri untuk rumah sakit seiring dengan perkembangan yang ada pada masyarakat tersebut. Pengembangan



yang dilaksanakan tahap demi tahap yaitu berusaha untuk meningkatkan mutu yang mengutamakan keselamatan pasien rumah sakit. Selain meningkatkan mutu pelayanan di semua unit pelayanan, baik pada unit pelayanan medik, pelayanan penunjang medik, atapun pada unit pelayanan administrasi dan manajemen melalui program Peningkatan Mutu Keselamatan Pasien (PMKP), pelayanan di bidang Teknologi Informasi (IT) pun juga diharuskan untuk menunjang pelayananpelayanan lainnya. Program kerja IT 2020 ini adalah acuan kerja bagian IT selama tahun 2019 dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada pasien RS. Meskipun RS terletak jauh dari perkotaan tetapi bisa tetap mengikuti perkembangan teknologi yang terus menerus. Rencana kerja tersebut akan kami jadikan acuan kerja dalam melaksanakan tugas untuk memenuhi kebutuhan RS dalam teknologi terkini untuk melayani pasien.



II. LATAR BELAKANG Teknologi informasi berkembang sangat cepat dan telah merambah ke bidang kesehatan. Meskipun dunia kesehatan merupakan bidang yang bersifat informastion-intensive, tetapi adopsi teknologi informasi relative tertinggal. Penggunaan Teknologi informasi di RS merupakan salah satu peran dalam meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit. Untuk memenuhi pelayanan medis yang cepat, tepat dan akurat, maka dibutuhkan teknologi informasi yang mampu memuat kebutuhan tersebut. Ada beberapa kelebihan yang dapat diperoleh dari penggunaan Teknologi Informasi di Rumah Sakit. Seperti mempercepat pelayanan kepada pasien, kemudahan pengaksesan data pasien, kemudahan pengecekan update data pasien dan juga kemudahan dalam mengubah data keinformasi yang bias digunakan untuk pelaporan. Maka dilatar belakangi hal terebut diatas maka RS Patar Asih berupaya untuk membuat program kerja yang mengutakaman kemudahan dalam pelayanan terhadap pasien, mengingat pelayanan terhadap pasien merupakan hal yang paling utama.



III. TUJUAN RENCANA KERJA TAHUN 2020 Adapun tujuan program kerja IT dan SIMRS Rumah Sakit Patar Asih adalah sebagai berikut :



A. Tujuan Umum Tujuan umum dari program kerja ini adalah a. Terselenggaranya pelayanan rumah sakit yang optimal sesuai dengan visi dan misi RS Patar Asih b. Meningkatkan mutu pelayanan bagian Teknologi Informasi (IT) terhadap pelayanan rumah sakit.



B. Tujuan Khusus Tujuan khusus program kerja kesehatan lingkungan Rumah Sakit Patar Asih adalah: a. Tersedianya SDM yang profesional dan berkualitas b. Dapat digunakan untuk melihat kinerja secara keseluruhan, maka pengukuran kinerja IT juga dapat digunakan untuk menilai kontribusi IT dalam mencapai tujuan RS secara keseluruhan. c. Mempermudah dan memperlancar proses pelayanan Rumah Sakit d. Memberi petunjuk dalam pembuatan keputusan dan kegiatan RS pada umumnya dan bagian IT pada khususnya. e. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen RS guna menunjang pelayanan. f.



Sebagai dasar penentu kebijaksanaan modal dan investasi RS agar dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas RS sehingga sarana, prasarana, serta peralatan IT lebih memadai.



IV.



KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Program kerja meliputi kegiatan pokok dan rincian kegiatan dapat dilihat pada dibawah ini : a. Peningkatan Mutu Kinerja IT rumah Sakit 1. Pelaksanaan pelayanan bagian IT sesuai dengan SPO 2. Pembuatan rencana kerja anggaran (RKA) 3. Pengecekan dan perbaikan Hardware dan Software atau komponen perangkat yang sudah rusak b. Sumber daya manusia 1. Penambahan personil sejumlah 1 orang 2. Mengikuti dan Mengadakan Pelatihan yang berkaitan dengan IT & SIMRS c. Hardware dan Software



1. Perencanaan dan Pengembangan system kepegawaian dan system Electronic Medical Record (EMR) RS. Patar Asih 2. Update dan perbaikan Sistem MMIS sesuai kebutuhan RS. Patar Asih 3. Update Antivirus 4. Pemeliharaan Server dan Backup Database 5. Pemeliharaan jaringan 6. Pendataan Inventaris Alat-alat, barang dan Perangkat yang berkaitain dengan IT dan SIMRS d. Dokumentasi 1. Foto Bayi baru lahir 2. Foto Dokumentasi Acara 3. Foto Dokumentasi Rapat e. Sarana dan prasarana 1. Penambahan Unit Komputer sebanyak 3 unit untuk Bed Manajemen di UGD, Lobby dan kasir UGD 2. Penambahan kamera CCTV Mengarah ke pintu OK (ruang operasi), Farmasi, Koridor Radiologi, Ruang tunggu ICU. 3. Penambahan Printer Foto. 4. Pengadaan alat atau perangkat untuk cadangan 5. Perpanjangan Website dan hosting rumah sakit f. Administratif 1. Pembuatan Jadwal OnCall setiap bulannya 2. Pembuatan Laporan Rutin bulanan 3. Supervisi IT dan SIMRS V.



CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN 1. Peningkatan Mutu Kinerja IT rumah Sakit a) Pelaksanaan pelayanan bagian IT dan SIMRS sesuai dengan SPO Semua pekerjaan yang berkaitan dengan Unit IT dan SIRMS setiap harinya dilakukan sesuai dengan SPO yang sudah dibuat dan disahkan oleh direktur RS. Patar Asih b) Pembuatan rencana kerja anggaran (RKA) Pembuatan rencana kerja anggaran dilakukan oleh Kepala Unit IT & SIRMS. RKA ini disusun setiap ahir tahun untuk dilaksanakan ditahun berikutnya. c) Pengecekan dan perbaikan Hardware dan Software atau komponen perangkat yang sudah rusak



Dilakukan penggantian alat atau komponen perangkat yang sudah rusak. Proses ini bisa dilakukan secara terjadwal ataupun insidentil (jika ada laporan kerusakan hardware atau Software dari unit terkait) 2. Sumber Daya Manusia (SDM) a) Penambahan Personil Perekrutan koordinator lapangan untuk unit IT yaitu yang bertugas untuk melakukan pengecekan dan pendataan kondisi perangkat dilapangan. b) Mengikuti dan Mengadakan Pelatihan yang berkaitan dengan IT & SIMRS Kepala unit dan Staff diwajibkan mengikuti pelatihan dan seminarseminar yang berkaitan dengan pengembangan IT dan SIMRS. 



Kepala unit melakukan pengajuan Pelatihan kebagian diklat.







Setelah mendapat izin maka kepala unit IT & SIMRS memilih anggota yang akan diberangkatkan.







Anggota yang sudah selesai melakukan pelatihan diwajibkan melaporkan hasil pelatihan yang dilaksanakan guna menindak lanjuti atau menerapkan hasil dari pelatihan







Menyerahkan sertifikat pelatihan kebagian diklat



3. Hardware dan Software a) Perencanaan dan Pengembangan system kepegawaian dan system Electronic Medical Record (EMR) RS Patar Asih 



Melakukan analisis kebutuhan system yaitu dengan mengadakan pertemuan dengan pihak yang berhubungan dengan system yang akan dibuat







Mengajukan anggaran dan rancangan pembuatan system yang akan dibuat







Pembuatan system







Mengadakan



pertemuan



kembali



untuk



pengecekan



hasil



perancangan dan pembuatan system 



Menjalankan system



b) Update dan perbaikan system MMIS sesuai kebutuhan RS Patar Asih Dalam proses ini update dilakukan jika ada perubahan atau penambahan fitur-fitur yang ditawarkan oleh pihak developer. Pihak RS juga bisa mengajukan perubahan atau penambahan fitur pada istem



MMIS kepada pihak developer dengan syarat sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati. c) Pemeliharaan Server dan Backup database 1) Pemeliharaan Server 



Pemeliharaan server dilakukan secara terjadwal seperti pengecekan suhu ruangan server, update perangkat lunak pada server dan juga melakukan shutdown pada hari tertentu.







Pemeliharaan server juga kadang dilakukan jika ada kerusakan atau gangguan pada server yang terjadi secara mendadak.



2) Backup Database Backup database biasanya dilakukan secara terjadwal yaitu 1 kali setiap minggunya. Namun backup databse juga harus dilakukan dalam kondisi tertentu, seperti adanya kemungkinan server terkena virus, kerusakan pada server dan lain-lain. d) Pemeliharaan jaringan Jaringan WAN maupun LAN merupakan hal yang sangat penting dalam menunjang kinerja pelayanan di rumah sakit. Maka unit IT dan SIMRS wajib melakukan pemeliharaan dan pemantauan jaringan. Seperti koneksi internet dan juga koneksi jaringan local. Pemantauan jaringan ini dilakukan oleh staff IT melalui Mikrotik ataupun bisa langsung melakukan pengecekan dan perbaikan langsung kelapangan. e) Pendataan Inventaris Alat-alat, barang dan Perangkat yang berkaitain dengan IT dan SIMRS 



Kepala Unit IT dan SIMRS membuat jadwal pendataan inventaris







Staff IT melakukan pendataan inventaris sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat







Staff IT memberikan laporan hasil pendataan inventaris untuk ditindak lanjuti oleh Kepala Unit IT dan SIMRS



4. Dokumentasi a) Foto Bayi baru lahir 



Foto bayi baru lahir dilakukan setiap ada laporan atau permintaan dari unit perawat bayi







Pencetakan Foto Bayi oleh staff IT yang bertugas







Memberikan hasil foto kebagian perawat bayi



b) Foto Dokumentasi Acara 



Bagian terkait wajib melaporkan terlebih dahulu jika ada acara yang akan dilakukan di RS. Patar Asih







Kepala Unit IT dan SIMRS akan memilih anggota unit IT dan SIMRS yang akan melakukan tugas foto dokumentasi acara.







Foto disimpan atau dicetak sesuai dengan kebutuhan



c) Foto Dokumentasi Rapat 



Bagian diklat memberikan jadwal rapat ke unit IT dan SIMRS







Salah satu anggota Unit IT dan SIMRS melakukan foto dokumentasi rapat







Hasil foto disimpan dan dicetak sesuai dengan kebutuhan



5. Sarana dan Prasarana a) Penambahan Unit Komputer sebanyak 3 unit untuk Bed Manajemen di UGD, Lobby dan kasir UGD 



Mengajukan permintaan pembelian barang







Menginstal Software yang diperlukan untuk computer







Pemasangan computer



b) Penambahan kamera CCTV Mengarah ke pintu OK (ruang operasi), Farmasi, Koridor Radiologi, Ruang tunggu ICU. 



Mengajukan permintaan pembelian barang







Penarikan kabel dan pemasangan kamera CCTV



c) Penambahan Printer Foto. 



Mengajukan Pembelian Barang







Instal Driver printer di salah satu computer IT dan SIMRS



d) Pengadaan alat atau perangkat untuk cadangan 



Mengajukan pembelian barang atau alat computer yang sering mengalami kerusakan







Setelah barang dibeli Kepala Unit IT dan SIMRS melakukan request ke bagian gudang logistic umum



e) Perpanjangan Website dan hosting rumah sakit 



Mengajukan pembayaran hosting kebagian keuangan







Melakukan transfer pembayaran biaya hosting



6. Administratif a) Pembuatan Jadwal OnCall setiap bulannya Menyusun jadwal OnCall yang dilakukan setiap ahir bulan ditanda tangani oleh direktur rumah sakit dan Kabag. Umum dan Administrasi kemudian diserahkan kebagian kepegawaian. b) Pembuatan Laporan Rutin bulanan 



Kepala Unit IT dan SIMRS mengumpulkan data pekerjaan selama 1 bulan







Melaporkan hasil pekerjaan selama 1 bulan kepada atasan dalam hal ini Kabag. Umum dan Administrasi



c) Pendataan data karyawan masuk dan keluar serta pendaftaran/ penghapusan finger 



Kepegawaian melaporkan karyawan yang bertambah atau yang keluar







Staff IT melakukan pendaftaran data karyawan baru ke system dan menghapus data karyawan yang keluar







Untuk karyawan baru, staff IT mendaftarankan sidik jari ke mesin finger absensi.



VI.



SASARAN KEGIATAN a. Peningkatan Mutu Kinerja IT rumah Sakit 1. Tercapainya pelayanan bagian IT sesuai dengan SPO sampai 100% 2. Tersusunnya rencana kerja anggaran (RKA) sampai 100% 3. Terlaksananya Pengecekan dan perbaikan Hardware dan Software atau komponen perangkat yang sudah rusak sampai 100% b. Sumber daya manusia 1. Tercapainya Penambahan personil sejumlah 1 orang 2. Tercapainya Mengikuti dan Mengadakan Pelatihan yang berkaitan dengan IT & SIMRS sampai 100% c. Hardware dan Software 1. Tercapianya Perencanaan dan Pengembangan system kepegawaian dan system Electronic Medical Record (EMR) RS. Patar Asih sampai 100% 2. Semua kendala dan permintaan Update serta perbaikan Sistem MMIS sesuai kebutuhan RS. Patar Asih tercapai 100% 3. Antivirus disemua computer terupdate sampai 100% 4. Tercapainya Pemeliharaan Server dan Backup Databasesampai 100%



5. Tercapainya Pemeliharaan jaringan sampai 100% 6. Terdatanya semua Inventaris Alat-alat, barang dan Perangkat yang berkaitain dengan IT dan SIMRS sampai 100% d. Semua foto bayi baru lahir, acara serta rapat terdokumentasi sampai 100% e. Sarana dan prasarana 1. Tercapainya Penambahan Unit Komputer sebanyak 3 unit untuk Bed Manajemen di UGD, Lobby dan kasir UGD sampai 100% 2.



Tercapainya Penambahan kamera CCTV Mengarah ke pintu OK (ruang operasi), Farmasi, Koridor Radiologi, Ruang tunggu ICU sampai 100%



3. Tercapainya Penambahan Printer Foto sampai 100% 4. Tercapainya Pengadaan alat atau perangkat untuk cadangan 100% 5.



Terbayarnya Perpanjangan Website dan hosting rumah sakit sampai 100%



f. Administratif 1. Tersusunnya Jadwal OnCall setiap bulannya sampai 100% 2. Tersusunnya Laporan Rutin bulanan sampai 100% 3. Tercapainya Supervisi oleh Unit IT dan SIMRS VIII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Adapun rincian kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut : PROGRAM Peningkatan Mutu



PELAKSANAN KEGIATAN a.



Kinerja IT rumah



Pelaksanaan pelayanan bagian IT sesuai dengan SPO



1



2



3



4



5



6



7



8



9



10



11



12



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



KET 1 minggu sekali



Sakit b.



Pembuatan rencana kerja anggaran



X



(RKA) c.



Pengecekan dan perbaikan Hardware



X



X



dan Software atau komponen



X



1 tahun sekali



Sesuai jadwal dan X



Sesuai kebutuhan



perangkat yang sudah rusak Sumber Daya



a.



Manusia



Penambahan personil sejumlah 1



Sesuai Kebutuhan



orang



b.



Pelatihan dan Seminar



Sesuai Jadwal tersedia



Hardware dan Software



a.



Perencanaan dan Pengembangan system kepegawaian dan system Electronic Medical Record (EMR) RS.



X



X



X



Sesuai Jadwal



Patar Asih b.



Update dan perbaikan Sistem MMIS



Sesuai kebutuhan



sesuai kebutuhan RS. Patar Asih c.



Update Antivirus



d.



Pemeliharaan Server dan Backup Database



e. Pemeliharaan dan pemantauan jaringan



Sesuai kebutuhan



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



f. Pendataan Inventaris Alat-alat, barang



1 kali seminggu



Setiap hari 1 kali 3 bulan



dan Perangkat yang berkaitain dengan IT



X



X



X



X



dan SIMRS Dokumentasi



Sarana



dan



a.



Foto Bayi baru lahir



b.



Foto Dokumentasi Acara



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



Setiap hari



Sesuai kebutuhan



c. Foto Dokumentasi Rapat



Sesuai kebutuhan



a.



Sesuai kebutuhan



prasarana



Penambahan Unit Komputer sebanyak 3 unit untuk Bed Manajemen di UGD, Lobby dan kasir UGD



b.



Penambahan kamera CCTV Mengarah



Sesuai kebutuhan



ke pintu OK (ruang operasi), Farmasi, Koridor Radiologi, Ruang tunggu ICU. c.



Penambahan Printer Foto



Sesuai kebutuhan



d.



Perpanjangan Website dan hosting



Sesuai Jadwal



rumah sakit e.



Pengadaan alat atau perangkat untuk



Sesuai kebutuhan



cadangan Administratif



a.



Pembuatan Jadwal OnCall setiap



Setiap ahir bulan



bulannya.



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



c.



Pembuatan Laporan Rutin bulanan



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



Setiap ahir bulan



d.



Supervisi IT dan SIMRS



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



X



Setiap bulan



b.



IX.



PENCATATAN, PELAPORAN , DAN EVALUASI KEGIATAN Pencatatan, pelaporan dan evaluasi program dilakukan oleh Ka. Unit dengan



membuat Laporan Evaluasi dan analisa terhadap Pelaksanaan Program dan kegiatan yg berupa laporan bulanan kepada Kabag. Umum dan Administrasi.



Deli Serdang, Oktober 2020 Ka. Unit IT dan SIMRS



Jutrolas Pandiangan, S.Kom