Program Kerja Panitia Rekam Medis [PDF]

Citation preview

PROGRAM KERJA PANITIA REKAM MEDIS RS KASIH INSANI 2022



RS. KASIH INSANI JL. RAYA PILAR SUKATANI NO. 09 KEL. KARANG SENTOSA KEC. KARANG BAHAGIA KAB BEKASI TELP. 021-89161099



DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ................................................................................................ 3 BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 4 BAB II LATAR BELAKANG..................................................................................... 6 BAB III TUJUAN..................................................................................................... 7 BAB IV KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN KOMITE REKAM MEDIS. 8 BAB V PELAKSANAAN KEGIATAN ........................................................................ 9 BAB VI SASARAN................................................................................................. 11 BAB VII JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN .................................................... 12 BAB VIII EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN ................... 13 BAB IX PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN ...................... 14 BAB X PEMBIAYAAN DAN ANGGARAN ............................................................... 14 BAB XI PENUTUP ................................................................................................ 16



KATA PENGANTAR Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit secara umum dan khusus nya pada unit rekam medis, maka dibentuklah unit kerja Komite Rekam medis yang di bentuk dan ditetapkan oleh Direktur Rumah sakit. Seluruh kegiatan serta mekanismenya sampaian dalam buku program kerja ini agar dapat mudah di pahami maksud dan tujuannya, dan program kerja ini akan selalu di evaluasi dan di revisi setiap 2 tahun sekali sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan ilmu pengetahuan. Demikianlah Gambaran Umum Program Kerja Komite Rekam Medik Rumah Sakit tahun 2022 yang akan datang, semoga menjadikan pedoman bagi semua anggota komite khususnya dan umumnya bagi Rumah Sakit. Sukatani, 10 Januari 2022 Tim penyusun Rekam Medis



Ns Gabriela S. Kep. MARS 7908032002191



LEMBAR PENGESAHAN



Telah disahkan Program Kerja Instalasi Rekam Medis RS Kasih Insani Tahun 2022 Oleh



Direktur RS Kasih Insani



Kepala Unit Rekam medis



dr. Harry Triyanto, MARS



Dodi Sumardi, Amd. RMIK



BAB I PENDAHULUAN Seiring dengan kecanggihan teknologi yang akan diterapkan dalam teknik informasi dan keterlibatan propesi dalam memasuki paradigma baru namun tetap saja sistem rekam medis masa depan tetap harus bertumpu pada setidaknya lima tujuan yang mendasar sbb. 1. Rekam Medis masa depan harus tetap menunjang pelayanan pasien dan memperbaiki kualitas pelayanan pasien. 2. Sistem Rekam Medis harus menambah produktivitas profesional pelayanan kesehatan dan mengurangi biaya administratif dan biaya pekerja (labor costs) yang dihubungi dengan pemberian pelayanan kesehatan dan pembiayaan. 3. Rekam medis mendatang harus menunjang riset klinis dan pelayanan kesehatan. 4. Harus mampu mengakomodasi pengembangan ke depan teknologi pelayanan kesehatan, kebijakan, manajemen dan keuangan. 5. Konfidentialitas pasien perlu mendapat perhatian serius dan harus dijaga selalu dalam mencapai tujuan-tujuan diatas.



BAB II LATAR BELAKANG Komite Rekam Medis adalah unit kerja yang ditunjuk dan yang serupa bertanggung jawab kepada pimpinan rumah sakit dengan tugas. 1. Menentukan standar dan kebijakan pelayanan. 2. Mengusulkan bentuk formulir rekam medis. 3. Mengusulkan upaya yang perlu dalam penanggulangan masalah pelayanan rekam medis. 4. Menganalisis secara teratur isi rekam medis untuk menentukan apakah informasi klinis sudah cukup dalam asuhan pasien. Komite Rekam Medis adalah unit kerja yang ditunjuk dan yang berupa pertanggung jawaban kepada pimpinan rumah sakit dengan tugas sebagai berikut: 1. Memberikan saran dan pertimbangan dalam penyimpanan dokumen rekam medis dan retensi status yang tidak aktif dengan mengacu kepada peraturan perundang-undang yang berlaku. 2. Menjamin semua informasi telah tercatat dan tersimpan dengan baik dan setiap saat data tersebut dapat diakses dan diperoleh secara cepat apabila dibutuhkan oleh dan untuk kepentingan pasien sebagai wujud dari pelayanan bermutu. 3. Menentukan dan menyusun Standar dan kebijakan rekam medis di Rumah sakit sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 4. Menentukan setiap prosedur yang ada telah berjalan sesuai dengan yang ditentukan Unit Rekam Medis baik Sistem Penyimpanan (Filling Record), Peminjaman (Retrieved), Pengeluaran / Pendistribusian Rekam Medis, Pembuatan Indeks serta Kode Penyakit, Pengelolaan, dan Penyajian data Rekam Medis untuk proses pelaporan rumah sakit. 5. Memberikan usulan setiap ada perubahan format status rekam medis, termasuk usulan penyeragaman isi maupun prosedur rekam medis. 6. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara teratur terhadap pengisian berkas rekam medis dan mengkoordinasikannya dengan bidang / unit terkait apabila ada permasalahan. Susunan Komite Rekam Medis ditentukan oleh pimpinan Rumah Sakit disertai dengan SK Direktur yang telah ditetapkan



BAB III TUJUAN 1. Tujuan Umum a. Memberikan pelayanan rekam medis yang optimal. 2. Tujuan Khusus a. Meningkatkan kualitas rekam medis b. Meningkatkan komunikasi antar unit kerja RS. c. Meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas. d. Terpenuhinya standar dan parameter data Akreditasi Rumah Sakit



BAB IV KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN KOMITE REKAM MEDIS NO 1 2 3 4 5 6 7



Program Kerja Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi. Menyelenggarakan rapat rutin dengan unit rekam medis. Mengevaluasi mengenai Angka Ketidak lengkapan Pengisian catatan Medik KLPCM. Mengevaluasi hilangnya berkas rekam medis pasien. Mengevaluasi waktu pengembalian rekam medis ke Unit Rekam Medis.



Rincian Dilakukan saat rapat dengan Komite Medis Koordinasi dan sosialisasi kebijakan dan hail rapat Pasien Rawat Jalan Pasien Rawat Inap Laporan jumlah Kasus Pasien yang Dokumennya Hilang waktu Pengembalian Dokumen Rekam Medis



Merevisi sesuai dengan standar formulir Terkini Menganalisa keterbacaan rekam Laporan Jumlah Angka medis rawat inap. keterbacaan dokomen RM Merevisi formulir rekam medis.



BAB V PELAKSANAAN KEGIATAN 1. Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi 2. Menyelenggarakan rapat rutin dengan rekam medis 3. Mengevaluasi Angka Ketidak lengkapan Pengisian catatan Medik KLPCM. a. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi KLPCM b. Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan KLPCM oleh petugas rekam medis. c. Mencari penyebab terjadinya KLPCM d. Mencari solusic mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian KLPCM 4. Mengevaluasi hilangnya berkas rekam medis pasien. a. Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika terjadi berkas rekam medis hilang b. Melakukan rekapitulasi bulanan dan tahunan kejadian berkas rekam menghilang oleh petugas rekam medis. c. Mencari penyebab terjadinya berkas rekam medis hilang d. Mencari solusi mengevaluasi dan mengurangi angka kejadian berkas rekam medis hilang 5. Memberikan kasus-kasus tertentu yang terjadi di Rekam Medis. 6. Merevisi lembaran rekam medis a. Menganalisa kembali isi rekam medis b. Mengevaluasi kembali setiap isi rekam medis jika ada pemborosan dalam form rekam medis 7. Menganalisa keterbacaan rekam medis rawat inap Melakukan pencatatan oleh petugas rekam medis jika rekam medis tidak dapat dibaca akibat tulisan dokter yang tidak jelas



URAIAN KEGIATAN NO



1



2



3



4 5



6



7



Rincian Kegiatan



Implementasi



Laporan KLPCM per dokter spersialis Rapat Komite Medis Laporan KLPCM Per Unit Pelayanan Sosialisasi Hasil Rapat, dan Distribusi Notulen rapat soasialisasi formulir-formulir Dokumentasi hasil Rapat Terbaru Cek kelengakapan: KLPCM Rawat Jalan -TTD dan Nama Dokter KLPCM Rawat Inap - Penulisan Diagnosa Pasien - Indentitas pasien dan No MR Kasus Penerbitan dokumen Pencarian Dokumen Pasien sementara pasien Mengevaluasi waktu 1 x 24 jam setelah pasien selesai pengembalian rekam medis ke mendapatkan pelayanan, atau Unit Rekam Medis pulang rawat inap Membuat revisi Formulir Melakukan Sampling Pengisian Merevisi formulir rekam medis Formulir Mendistibusian/Sosialisasi Jumlah Kasus yang tidak bisa di Menganalisa keterbacaan rekam baca di prosentasekan dengan medis rawat inap total pasien berobat



BAB VI SASARAN Sasaran Program merupakan target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan yang menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisasi tujuan Komite Rekam Medis / Panitia Rekam Medis Rumah Sakit Kasih Insani



BAB VII JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Panitia Rekam Medis melaksanakan rapat minimal satu kali setiap bulannya untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan Rekam Medis. N o 1



2



3 4



5



6



7



8



9 1 0



Tahun 2022



Kegiatan Rapat Komite Medis Sosialisasi Hasil Rapat, dan soasialisasi formulirformulir Terbaru KLPCM Rawat Jalan KLPCM Rawat Inap Kasus Penerbitan dokumen sementara pasien Mengevaluasi waktu pengembalian rekam medis ke Unit Rekam Medis. Merevisi formulir rekam medis Menganalisa keterbacaan rekam medis rawat inap. Pembuatan SPO Pengadaan PC Pengadaan Printer



1



2



3



4



5



6



7



8



9



1 0



1 1



1 2



Keterangan



BAB VIII EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan



Sasaran



Target



Capaian



A. Kegiatan Pokok 1. Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi. a. Sosialisasi Hasil Rapat, dan soasialisasi formulirformulir Terbaru b. Laporan KLPCM Rawat Jalan c. Laporan KLPCM Rawat Inap d. Kasus Penerbitan dokumen sementara pasien e. Mengevaluasi waktu pengembalian rekam medis ke Unit Rekam Medis. f. Merevisi formulir rekam medis. g. Menganalisa keterbacaan rekam medis rawat inap. 2. Regulasi a. SPO



Belum Tercapai Belum Tercapai



Belum Tercapai



B. Sarana dan Prasarana 1. Merencanakan pengadaan alat: a. Komputer b. Printer InkJet



Belum Tercapai Belum Tercapai



%



BAB IX PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap bulan. Evaluasi dilakukan oleh Ketua Komite Rekam Medik dan sebagai bahan laporan tahunan mutu Unit. 1. 2. 3. 4. 5.



Perubahan Fomulir Lama , dengan formulir baru belum Tercapai Pembuatan SPO untuk Komite Relkam Medis belum Tercapai Pengadaan Sarana dan Prasarana untuk Komite belum tercapai Masih ada tulisan dokter yang tidak terbaca Masih ada pembuatan dokumen sementara (dokumen lama belum ditemukan) Rencana tindak lanjut



A. B. C. D.



Pembuatan , Sosialisasi dan melakukan Uji coba formulir Pembuatan SPO Pengajuan Ulang Prasarana untuk Komite Evaluasi , dan sosialisasi SPO Penyimpanan RM



BAB X PEMBIAYAAN DAN ANGGARAN Kegiatan 1. Menyelenggarakan rapat rutin dengan direksi



a. Sosialisasi Hasil Rapat, dan soasialisasi formulir-formulir Terbaru b. Laporan KLPCM Rawat Jalan c. Laporan KLPCM Rawat Inap d. Kasus Penerbitan dokumen sementara pasien e. Mengevaluasi waktu pengembalian rekam medis ke Unit Rekam Medis f. Merevisi formulir rekam medis g. Menganalisa keterbacaan rekam medis rawat inap 2. Regulasi



Sasaran Direksi, Tim Rekam Medis Tim Rekam Medis, Perawat



Target



Biaya



100%



300.000



100%



60.000



a. SPO



3. Merencanakan pengadaan alat: a. Komputer



b. Printer InkJet



Tim Rekam Medis



100%



50.000



Tim Rekam Medis Tim Rekam Medis



100%



3.300.000



100%



1.320.000



BAB XI PENUTUP Demikian program kerja ini dibuat sebagai kerangka kerja di unit Rekam Medis pada periode tahun 2022, selanjutnya saran dan kritik yang membangun pada program kerja ini akan kami kelola dan pertimbangkan sehingga program kerja ini menjadi baik dimasa yang akan datang. Atas perhatianya di ucapkan terima kasih.



Ditetapkan di : Sukatani Tanggal : 10 Januari 2022 RS Kasih Insani Sukatani Direktur



Dr. Harry Triyanto, MARS NIP:7604090422025