Project Charter (Gabung) MT [PDF]

Citation preview

PROJECT MANAGEMENT OFFICE



PROJECT CHARTER Judul Project



:



Project Sponsor



: (GM yg ditunjuk)



Jabatan :



Coach



Jabatan :



Project Manager



: (manager yg ditunjuk) (pihak yang akan : menggunakan output project) :



Divisi



:



Judul File



: Project Charter – Judul project



User



Jabatan :



Project’s Purpose Jelaskan apa alasan utama yang melatarbelakangi project? Contoh, tuntutan pasar, kebutuhan organisasi, kemajuan teknologi, tuntutan hukum (OJK), dll. Apa saja manfaat (benefit) yang diharapkan terjadi dari project ini?



……



Project’s Description Gambarkan secara singkat seperti apa project ini? Secara garis besar apa saja yang akan dilakukan oleh PM di dalam project ini?



……



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



High Level Requirements Requirement dari sponsor, yaitu kondisi/fitur/atribut apa saja yang harus terpenuhi/dimiliki oleh produk/jasa/output yang dihasilkan dari project?



Volume penjualan meningkat dengan dijalankannya standarisasi yang sudah ditetapkan.



Penggunaan credit scoring optimal



Semua karyawan HO mengumpulkan worklist yang sesuai standar ke HRD



Mitigasi dari risiko yang telah diukur dan dinilai



Acceptance Criteria Apa saja kriteria/syarat/ukuran keberhasilan dari requirement yang ada? (harus dapat diukur/terkuantifikasi) Acceptance criteria harus SMART: Specific Measureable (kuantitatif) Achievable Reasonable Time bond  Per 31 Desember 2016 MP CMO terpenuhi sebanyak 9 orang  Menghasilkan analisa potensi dealer dan mapping serta prospek dealer (13 dealer per 31 November 2016 dan 20 dealer per 31 Desember 2016) yang berada di coverage area cabang Cibubur.  Per 31 Desember 2016, tiap CMO memiliki minimal 16 channel dimana 9 diantaranya aktif (memberikan kotribusi minimal 1 aplikasi approve setiap bulan atau lebih)  Mencapai 70% dari target penjualan bulan Desember 2016 dan 100% dari target penjualan Januari-Mei 2017, yaitu sebesar: - Desember : 2.100.000.000 - Januari : 1.545.356.117 - Februari : 1.423.458.178 - Maret : 1.740.295.950 - April : 1.591.644.738 - Mei : 1.729.027.297 Penggunaan credit scoring dari MMS 90% setelah lolos pre-screening (sesuai PMK, tidak fatal reject, dan tidak negative list)  Per 28 Februari 2017, 100% karyawan yang telah mengikuti training 5R tahap 3 tahun 2016 mengumpulkan worklist final yang sesuai standar dan telah disetujui oleh atasan ke HRD.  Adanya kriteria yang dibuat untuk menentukan risk control pada Senin 10 April 2017  100% risiko yang diukur dan dinilai telah mempunyai mitigasi risiko pada Jumat 19 Mei 2017



……



……



……



……



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Project’s Boundaries Merupakan batasan yang ditetapkan atas kesepakatan Sponsor, Coach, dan PM. Hal-hal apa saja yang tercakup (in-scope) dan tidak tercakup (out-scope) dalam project? Dituliskan dalam kata benda.



In Scope: Contoh in-scope pada berbagai project:  Penentuan parameter dalam draft standarisasi  Proses sosialisasi dan trial ke user  Kontrol penggunaan MMS, SMS, Credit Scoring Portal, PO/LPK register  Kontrol monitoring pada proses implementasi credit scoring  Rencana perbaikan masalah dalam proses credit scoring  Analisa dampak scoring terhadap approval rate, SLA rate, FID, deviasi, dan grading pencapaiannya  Laporan rutin untuk cabang  Review dan penilaian proses credit scoring di cabang implementasi  Cabang implementasi: Lampung, Serang, dan Surabaya, dengan cabang JE & Bogor sebagai pembanding  Area kerja Head Office PT. Finansia Multi Finance  Karyawan level Staff - Manager yang sudah mengikuti training 5R tahap 3 sebelum tanggal 14 April 2017



  



… … …



Out Scope: Contoh out-scope pada berbagai project:  Pembuatan sistem pengajuan program marketing WG  Pemenuhan man power  Analisis efektivitas parameter  Peningkatan volume sales  Level jabatan : President Director, Director, General Manager, Regional Manager, AOM  Karyawan HO yang mengikuti training 5R tahap 3 setelah tanggal 14 April 2017  Karyawan cabang PT. Finansia Multi Finance



  



… … …



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Constraints Batasan/limitasi yang tidak dapat diganggu gugat (gifted condition) untuk pengerjaan project (contoh: batasan waktu, dana, sumber daya, regulasi, teknologi, dll). Sebutkan dan jelaskan konkritnya. Contoh: 1. Waktu : 5 bulan terhitung dari 13 Juli 2016 sampai 19 Desember 2016 2. Regulasi : aturan yang dijadikan pedoman adalah MI 1786 dan MI 1522 3. Dana : budget Rp 500.000.000,-



……



Summary Milestone Schedule Milestone = kondisi/event yang signifikan dalam project. Merupakan control point dari Sponsor. Dapat diisi dengan deliverables project.



Estimated Budget Stakeholder (Name & Position) Stakeholder adalah pihakpihak yang :  Memiliki kepentingan atau keterlibatan dalam proyek  Mempengaruhi keputusan terkait proyek  Terkena dampak dari proyek Tuliskan semua Stakeholder pada project ini. PLANNING



Due Date Deadline pencapaian (tgl, bln, thn)



IDR/$/ :



Role



Requirements



Acceptance Criteria



Peran dari masingmasing Stakeholder dalam project.



Kondisi/kapasitas/fitur/persyaratan apa yang menjadi harapan/concern stakeholder terhadap proses maupun output project?



Kriteria/syarat/ukuran keberhasilan dari requirement yang ada



Diisi dengan : Sponsor / Resource Person / User / Support / Executor / dll



Note :  Requirements Sponsor & Coach tidak perlu ditulis lagi karena sudah tercantum di atas  Diutamakan Stakeholder level Manager HO keatas Collect requirement dengan cara :  mendatangi Stakeholder satu per satu  berdiskusi mengenai project yang akan



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Stakeholder (Name & Position)



Role



Requirements



Acceptance Criteria



dijalankan dan bagaimana project tersebut akan terkait dengan beliau ataupun divisinya  menanyakan harapan/concern Stakeholder



Project Manager’s Authority Level Kewenangan apa saja yang dimiliki oleh PM? Contoh:  Memberikan SP bagi pihak yang tidak menjalankan proses sesuai aturan  Merekrut CMO (interview, memberi rekomendasi lolos/tidak lolos ke BM)  Memberikan rekomendasi punishment ke CMO  Mengadakan teleconference dengan cabang jika dirasa dibutuhkan  Menentukan waktu monitoring langsung ke cabang implementasi (SPD) atas persetujuan Sponsor  Memberikan rekomendasi mengenai pilihan cabang implementasi  Mengadakan meeting dengan pihak terkait



……



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Work Breakdown Structure (WBS) WBS  bagan yang berisi deliverables dan dekomposisi/komponen pekerjaan hingga yang terkecil (work package) yang harus ada untuk mencapai sasaran proyek. WBS dapat dibuat berdasarkan : 1.



Major deliverables (kamar mandi, kamar tidur, dapur, dll)



2.



Fase/tahapan (contoh : lantai 1, lantai 2, lantai 3)



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Contoh :



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Responsibility Assignment Matrix (R.A.C.I) Nama PIC/ Unit



MHA



TWI



JSN



Milestone/aktivitas



EEP



ZUL



All Mgr HO



All RM



All AOM



…



…



…



…



Diambil dari WBS, berisi : 1. Deliverables / milestone 2. Aktivitas / work package



R = RESPONSIBLE for the activity/item (Tanggung Jawab) A = ACCOUNTABLE for the activity/item (Tanggung Gugat) C = must be CONSULTED about the activity/item (Penasihat) I



= must be INFORMED about the activity/item (Penerima Informasi)



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



Risk Analysis & Response Plan Risk Event & It's Trigger



Impact to



Scale



(Scope, Time, Cost, Quality)



(1,2,4,8, 16)



Probability



Score



(1 to 5)



(Impact x Probability)



Rank



Action Plan (Responses)



PIC



When



… (risk event), karena … (trigger)



PLANNING



PROJECT CHARTER Paraf ____________



PROJECT MANAGEMENT OFFICE



TANDA TANGAN SPONSOR



Project Charter



APPROVALS



Nama Jabatan COACH



: :



Nama : Jabatan : PROJECT MANAGER



Nama : Jabatan : STAKEHOLDER 1



Nama : Jabatan : STAKEHOLDER 2



Nama : Jabatan : STAKEHOLDER 3



Nama Jabatan Note :  



: :



Stakeholder yang perlu menandatangani Project Charter diutamakan pada level GM keatas Stakeholder pada level Manager dapat diminta persetujuannya apabila ybs memiliki andil/kepentingan yang besar terhadap project



PLANNING



PROJECT CHARTER