Project Charter Sistem Informasi Sekolah MPPL [PDF]

Citation preview

TUGAS MPPL “PROJECT CHARTER DAN PRELIMINARY SCOPE STATEMENT “



DISUSUN OLEH : NAMA KELOMPOK 1.



JOSUA RORING (18208053)



2.



RICARD PONGAYOW (18208184)



3.



SUSANTI HIGINIK (18208104)



4.



FEREN N. LALA (18208143)



PROGRAM STUDI PENDIDIKAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI MANADO 2021



Daftar Isi Daftar Isi.......................................................................................................................1 Project Charter..............................................................................................................2 Business Case...............................................................................................................4



1



Project Charter Judul Proyek



: Sistem Informasi Sekolah



Tanggal Mulai Proyek : 25 September 2021 Tanggal Akhir Proyek  : 30 September 2021 Nomor Kontrak



: ....



Informasi Anggaran



: Perusahaan menganggarkan Rp 1.000.000 untuk proyek ini.



Manajer Proyek



: Josua Roring



Tujuan Proyek



: Membuat aplikasi berbasis web service untuk membantu



mengelola pelayanan pengelolaan data sekolah dengan metode baru (melalui web) dalam peningkatan pelayanan anggota sekolah secara lebih cepat dan efisien. Software ini akan mencakup beberapa fitur yang bisa digunakan oleh user (calon siswa/siswi) antara lain : presensi dan data kehadiran, data siswa, data guru dan karyawan, kehadiran siswa, kehadiran guru dan karyawan, kedisiplinan, keuangan siswa, honor guru, pengumuman, data instansi, dan cadangan data. Beberapa bagian web bebas diakses publik, sedangkan bagian lainnya hanya dapat diakses oleh anggota sekolah. Pendekatan: 



Melakukan pertemuan langsung dengan klien (pihak sekolah) untuk mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan.







Melakukan review terhadap template internal dan eksternal serta contoh-contoh dokumen manajemen proyek.







Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan mengelola input dari user.







Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.



2



Peranan dan Tanggung Jawab



Nama



Peranan



Posisi



Informasi Kontak



Josua Roring



Project Manager



Project Manager



[email protected]



Ricard Pongayow



Anggota Tim



Software Analyst



[email protected]



Feren N. Lala



Anggota tim



Software Developer (progammer)



[email protected]



Susanti Higinik



Anggota Tim



Sofware Designer



[email protected]



3



SISTEM INFORMASI SEKOLAH 1. Introduction/Background Pendidikan merupakan salah satu modal kemajuan dari suatu bangsa, sistem pendidikan yang baik ditunjang dengan fasilitas yang baik merupakan tantangan utama dalam usaha peningkatan mutu pendidikan . Sejalan dengan VISI kami yaitu: “Meningkatkan Sumber Daya Manusia di bidang Teknologi Informasi.” Maka kami mengembangkan sebuah sofware (Sistem Informasi Sekolah) untuk membantu pengelolaan data penting di sekolah dan merupakan salah satu bentuk pengenalan TEKNOLOGI INFORMASI pada siswa/siswi (generasi penerus bangsa), sehingga para murid dapat merasakan secara langsung keuntungan dari Teknologi Informasi itu sendiri.



Fitur-fitur yang terdapat pada SI Sekolah antara lain: •



Data Siswa



•



Data Guru/Karyawan



•



Kehadiran Siswa



•



Kehadiran Guru/Karyawan



•



Data Kegiatan



•



Kedisiplinan



•



Jadwal Mengajar



•



Keuangan Siswa



•



Honor Guru



2. Business Objective Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi ,sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel. Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh



4



kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan. karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif. 3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement Kebanyakan sekolah tidak memiliki manajemen yang baik. Mereka masih menggunakan sistem pencatatan manual sehingga sangat tidak efektif. Ada banyak masalah yang menjadikan banyak kesempatan untuk membuat aplikasi terkomputerisasi. Sehingga diharapkan sekolah yang menggunakan aplikasi ini bisa lebih efektif dengan manajemen yang terkomputerisasi. 4. Critical Assumption and Constraints Sistem Informasi Sekolah harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pihak sekolah dalam hal kemudahan memperoleh akses tentang informasi sekolah tersebut. Pengguna dapat mengakses dengan cara online. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Project manager harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis. 5. Analysis of Options and Recommendation Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut: 1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Sekolah tidak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait, 2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi. 3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada. 6. Preliminary Project Requirements Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:



1. Proses pengisian data kehadiran pada Sistem Informasi Sekolah dapat dilakukan secara manual (menggunakan keyboard), barcode scanner, maupun fingerprint scanner. 2. Penyajian laporan data kehadiran pegawai yang sangat detil dan memudahkan dalam memeriksa data Guru, Karyawan, dan para murid . 5



3. Data siswa digunakan untuk mengelola informasi penting tentang siswa yang terdaftar di sekolah. Fitur ini dapat membantu anda dalam mengelola,menambah data siswa,mengedit kenaikan kelas.



4. Data Guru dan Karyawan digunakan untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun karyawan-karyawan yang terdaftar di sekolah Anda, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, shift kerja dan lain-lain. 5. Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat. 6. Memeriksa data kehadiran siswa, proses pencarian data kehadiran dan pembuatan laporannya sangat mudah dan cepat. Pencarian data kehadiran siswa dapat dilakukan berdasarkan nama/NIS siswa tertentu pada suatu periode waktu . 7. Terdapat database tentang peraturan sekolah beserta “poin hukuman” yang akan dikenakan untuk setiap pelanggaran kedisiplinan yang dilakukan siswa, sehingga setiap Siswa/siswi yang melakukan pelanggaran maka secara otomatis akan mendapatkan poin hukuman sesuai dengan bentuk pelanggaran yang dilakukan..



8. Fitur ini digunakan untuk membuat data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dll. Data pembayaran tersebut dapat ditampilkan dalam berbagai format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti : - Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran - Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran 9. Fitur ini digunakan untuk mengelola data tentang honor guru. Sistem Informasi Sekolah juga menyediakan fasilitas : - membuat komponen-komponen honor guru, -



update honor guru



-



membuat laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan.



-



membuat slip honor guru



- membuat tunjangan berdasarkan jabatan 10. Pengumuman digunakan untuk membuat pengumuman dan informasi singkat yang akan disosialisasikan kepada seluruh Guru, karyawan dan murid.Instansi digunakan untuk mengatur informasi dan tampilan program sehingga sesuai dengan instansi. 11. Cadangan data digunakan untuk membuat back up data. Proses back up data sangat penting dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan pada data yang ada seperti data terhapus, harddisk rusak dan sebagainya. 12. Proses back up data pada program ini dapat dilakukan secara manual maupun otomatis. Setelah data di back up ke harddisk, perlu dilakukan pemindahan data secara reguler dari harddisk ke CD atau DVD dan disimpan ditempat yang aman.



7. Budget Estimate and Financial Analysis Estimasi biaya proyek sebesar Rp1.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek 6



8. Schedule Estimate User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.



9. Potential Risks Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, misalkan pihak sekolah lupa memasukan kehadiran siswa/i, guru dan karyawan apabila telat datang ke sekolah. Resiko terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat anggota sekolah yang melakukan tindakan iseng dengan mengabsensikan anggota sekolah lain yang tidak hadir. Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak sekolah tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan.



7



10. Schedule Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1. Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek No.



Kegiatan Kerja Proyek



Minggu I



1.



Persiapan



2.



Pengambilan data primer



3.



Pembuatan Sistem Informasi



4.



Penyusunan laporan



II



III



IV



8