Project Organization [PDF]

Citation preview

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK BAB III



PROJECT ORGANIZATION



IKHTISAR 1.Pengantar 2.Karakteristik Proyek - Pilihan Bentuk Organisasi. 3. Otoritas Proyek Manager.



1.Conflict Management. 2.Coordination. 3.Overcoming Resistance to Plan Implementation. 4.Winning and Sustaining the Enthusiastic Support of Project Personnel. 5.Partnering.



PENGANTAR 1.Proyek dikelola oleh PM melalui suatu organisasi. 2. Tugas berat pengelolaan proyek adalah mengkoordinasikan staf yang berasal dari berbagai disiplin dan juga sub-organisasi. 3. Bentuk organisasi proyek bisa bervariasi: lain pure



-



organization; -



dari ekstrim functional organizational, sampai ekstrim project organization; kecenderungan organisasi modern: flat dan lean berbasiskan proses bukan lagi tugas; menjauh dari organisasi fungsi yang kental hirarki.



Pembentukan organisasi perlu mempertimbangkan karateristik proyek. 1.Setelah organisasi dibentuk, staffing merupakan faktor penting: 4.



untuk melaksanakan tugas dan fungsi organisasi; perlu orang yang tepat; agar Tim dapat bekerja efisien dan dalam harmoni.



KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK ORGANISASI (1) 1.Objectives:



organisasi harus dapat menjamin proyek dapat mencapai tujuan tanpa kompromi:



1.Schedule:



lama pengerjaan dan jadwal penyelesaian harus tepat; organisasi harus efisien.



1.Complexity: organisasi;



sophisticated.



persyaratan teknologi ikut menentukan bentuk misalnya PLTN sangat spesifik dan



1.Size and Nature of the Task:  organisasi



proyek dengan ribuan pekerja dan multi years akan lebih kompleks.



spesifik.



setiap proyek perlu material dan tenaga yang



1.Resources required:



1.Information and Control System: -



level informasi dan kontrol juga spesifik.



Karakteristik – Bentuk Organisasi Proyek SUPERVISOR



(1) SHOP



PURE PROJECT MANAGEMENT ORGANIZATION



OBJECTIVES SCHEDULE COMPLEXITY SIZE & NATURE OF TASK RESOURCES & CONTROL SYSTEM PROJECT CHARACTERISTICS



PROJECT ORGANIZATION DERIVED FROM FUNCTIONAL ORGANIZATION



FOREMAN WORKER



(2) LIAISON OFFICER (3) TASK FORCE (4) STANDING COMMITTEE (5) PROJECT COORDINATOR (6) PROJECT MANAGER (7) MATRIX ORGANIZATION



KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK ORGANISASI (2) 1.Perkembangan dimulai dari proyek yang kecil sampai dengan kompleks: umumnya digunakan organisasi fungsional yang ada; melibatkan fungsi-fungsi utama organisasi yang diperlukan; misalnya Engineering, Project Control,



Purchasing,



Construction, Finance.



1.Tergantung kompleksitas, untuk mengkoordinasi kegiatan atau menjamin koordinasi horizontal dapat dilakukan:



a. Dikerjakan langsung (supervisor  foremen  worker). b. Mengangkat Liaison officer. c. Membentuk Task force. d. Standing Committee: pemimpinnya biasanya adalah pimpinan unit fungsional yang paling berkaitan.



KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK ORGANISASI (3) 3. Jika keputusan ternyata harus naik sampai eksekutif, maka perlu dibuat proyek dengan alternatif sesuai kompleksitas, mengangkat atau membentuk: a. b. c.



Project Coordinator. Project Manager. Matrix Organization.



4. Program diatur oleh Project Manager (PM), tetapi anggaran berasal dan tetap mengunakan aturan/sistem fungsional. 5. Matrix Organization:



mempunyai dua pimpinan yaitu PM untuk program (what to do) dan Functonal Manager (how to do); dapat juga dana unit fungsional dikelompokkan dalam 2 bagian; untuk keperluan unit fungsional dan untuk melaksanakan proyek khusus tersebut;



KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK ORGANISASI (4) PM punya kewenangan relatif lebih besar untuk mengontrol proyek (dibanding butir 3 diatas), karena kewenangannya setara dengan kewenangan Functional Manager.



Functional Matrix Management Organization EXECUTIVE MANAGEMENT



ENGINEERIN G



PROJECT CONTROL



PURCHASING



PROJECT MANAGER I PROJECT MANAGER II TASK FORCE MEMBERS



CONSTRUCTIO N



FINANCE



KARAKTERISTIK PROYEK - PILIHAN BENTUK ORGANISASI (4) 1.Pure Project Organization: kompleks; owner; selain owner dapat



Biasanya untuk projek yang besar dan Sering menjadi permintaan dan persyaratan menjamin fokus kerja, juga supaya unit kerja langsung berkoordinasi dengan unit proyek.



1.Ada keuntungan dan ada kerugian: -



mahal, organisasi harus dibentuk khusus; staf harus pilihan; perlu insentif khusus; loyalitas biasanya rendah; proyek sementara.



Pure Project Management Organization



OWNER



PROJECT MANAGER



ENGINEERIN G



PROJECT CONTROL



PURCHASING



CONSTRUCTIO N



FINANCE



OTORITAS PROJECT MANAGER (PM) 1.Otoritas dan tanggung-jawab PM berbeda untuk konteks ‘Pure Project Management Organization’ dan konteks ‘Matrix Organization (Functional Organization)’: 2.‘Matrix organization’:



Potensi konflik lebih besar; Functional Manager harus diyakinkan, bahwa koordinasi dengan PM mutlak untuk memperlancar proyek; Dukungan eksekutif terhadap PM jangan sampai mengancam otoritas dan mengurangi kewenangan dan peran Functional Manager; Kewenangan yang diberikan Top Management kepada PM harus jelas.



1.‘Pure Project Management Organization’: kewenangan dan tanggung-jawab PM perlu total.



CONFLICT MANAGEMENT 1.PM dalam organisasi matriks berhubungan dengan 3 kelompok dengan kepentingan yang berbeda-beda: a. b. c.



Top Management: Functional Management; Anggota Tim Kerja.



1.Dengan Top Management: PM; karena ‘Pure Project



Perlu support menerus dari Top Management kepada kewenangan PM disini lebih kecil dibandingkan dalam



Management Organizaton’.



1.Dengan Functional Management;



sumber konflik; hubungan harus harmonis; agar tidak selalu terjadi ketegangan. 1.Dengan Anggota Tim Kerja: masing-masing pekerja punya 2 pimpinan; PM lebih punya power; sementara hubungan dengan Functional Manager lebih bersifat majikan dengan karyawan; Harus jelas bertanggung-jawab kepada siapa dalam hal apa.



COORDINATION (1) Coordination is the function of orchestrating all the skills so that every one cooperates to carry out the project at hand most efficiently . 2. Langkah kuci PM mempersiapkan koordinasi: a. Project Implementation Plan (PIP): 1.



jadwal, dan rencana diperlukan untuk fungsional internal dikoordinasi.



b.



breakdown package;



PIP merumuskan tujuan, lingkup,



anggaran, serta organisasi yang melaksanakan proyek; menerangkan keterlibatan organisasi dan agency eksternal yang perlu



Schedule and Cost Planning: -



kontribusi expertiesTeam Building dan interface.



dimulai dengan WBS  jadwal dan cost structure  accurate estimate of work semua bagian harus memberikan nya ; kesempatan melakukan



mengidentifikasi



COORDINATION (2) c.



Building the Project Organization:



d.



Procedures:



PM mempunyai otoritas penuh mengangkat staf untuk pure project management organization; PM perlu berkonsultasi dengan Functional Manager untuk matrix organization; Tupoksi harus disiapkan; menghindari konflik memperjelas kedudukan, fungsi, tugas, kewenangan, tanggung-jawab masing-masing unsur yang terlibat; memfasilitasi koordinasi.



Operating



-



Project Procedure Guide atau Standard Procedure (SOP) perlu



disiapkan, untuk memfasilitasi koordinasi kerja harian; Mencakup antara lain: Budget approval,



Funds appropriation and authorization procedure, Contract award procedure; Change order authorization procedure;



COORDINATION (3) Time-keeping methods; Priority determination methods; Accounting and audit requirements and procedures; Required reports and distribution; Formal reporting and review procedures; Informal reporting and review procedures; Procedure for drawing and vendor data control.



e.



diperhatikan;



Drawing and Vendor Data Control: -



Flow dari informasi dan dokumen perlu



potensi menimbulkan keterlambatan; Mencakup gambar, spesifikasi, informasi dari vendors (peralatan), dll.; Umumnya dokumen perlu diketahui beberapa pihak; perlu persetujuan dan paraf; Dalam proyek tertentu, flow informasi dan gambar perlu dikoordinasi oleh seorang penanggung-jawab tertentu.



COORDINATION (4) f.



Project Headquarters:



perlu kantor tertentu untuk memudahkan kordinasi internal dan eksternal; juga dapat meningkatkan kebersamaan, loyalty, dan dedikasi.



OVERCOMING RESISTANCE TO PLAN IMPLEMENTATION (1) 1.Walaupun ada Plan, PM dan Planning/Scheduling section, tidak ada jaminan staf akan bersemangat mengikuti rencana kerja. 2.Planning/Scheduling section adalah bagian yang bertanggung-jawab untuk merencanakan jadwal, biaya dan juga melaporkannya. 3.Sering ada resistensi terutama dalam organisasi matrik; ini harus diantisipasi. 4.Penyebab bisa macam-macam: a. tidak tahu mengenai manfaat ‘plan”; tidak biasa; misalnya pengawas, buruh, dll.; harus di’indroktinasi’ melalui pelatihan. b. tidak populer; tidak percaya; paper works, tambah tanggungjawab, dll.  plan harus benar-benar simpel dan bermanfaat.



OVERCOMING RESISTANCE TO PLAN IMPLEMENTATION (2) c. metoda;



ingin kebebasan kerja; tidak terikat jadwal dan diketahui penggunaan dana, dll. perlu komitmen; libatkan dalam partisipatif planning; jika staf ganti; lakukan review; integrasikan gagasan baru, dll.; selama sesuai dengan master plan; yakinkan ‘kebebasan’ itu ada; jalur kritis maksimum hanya 20%; batasi kerumitan analisis network, kelayakan dan optimasinya kepada kelompok planning dan scheduling; bagian lain pakai barchart saja. 5. Ada kontraktor yang menolak menggunakan plan; biaya plan biasanya dipikul oleh pemilik  kaitkan dengan pembayaran; mengikat pengawas, pemilik dan kontraktor; memisahkan kewenangan membayar dan pemegang uang dalam kasus in-house. 6. Harus ada perhatian penuh dan menerus dari PM; PM harus konsisten menggunakan plan dan menunjukkan



WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (1) 1.PM harus mampu memotivasi pekerja:



menjamin komunikasi horizontal dan vertikal; memaksimumkan koordinasi antar disiplin; menyelesaikan masalah interpersonal dan konflik; team building, team discipline, dan prestasi akan meningkat; 1.Harus memahami ‘needs’ dari pekerja: a. Psychological needs: makanan; rumah; istirahat/piknik; dan latihan. b. Safety and security needs: keamanan dari bahaya; ancaman. c. Social needs: belonging; association; acceptance; and



giving and



receiving of friendship.



Ego needs: self-esteem; self-confidence; independence; pride; competence; reputation; status; recognition; respect; and appreciation. d.



WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (2) e.



Self-fulfillment: -



mendayagunakan potensi untuk pengembangan menerus. 1.Dua pertama basic need; umumnya sudah dipenuhi. 2.Tiga terakhir secondary needs; harus diperhatikan oleh PM agar tujuan masing-masing pekerja dapat diintergrasikan dengan tujuan proyek. 3.Social needs: a. Job satisfaction dan interpersonal relationship, 2 terpenting. b. Leisure time activities (gathering) memperkuat hubungan dan meningkatkan natural trust; trust dan confidence sangat penting. c. Pembentukan tim harus melalui masukan dari pekerja; menjamin Team spirit. d. Harus bisa melihat yang perform; mengkaji mengapa dan menjadikan contoh/motivasi bagi yang lain.



WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (3) 6.



Ego needs:



a. kewenangan penting. b. c. memberikan d. e. personal staf f.



Perlu diberikan tanggung jawab dan pengambilan keputusan; menunjukan peran dan



Dapat meng-claim keberhasilannya. Buat recognization dalam pada newsletter kebanggaan dan tanggung-jawab. Rencanakan insentif kalau berhasil. Functional Manager dapat melihat secara di bawahnya. Penghargaan dari PM dengan disaksikan Functional Manager akan memotivasi perkerja lebih berprestasi. 7. Self fulfillment needs: a. Kepuasan diri dapat diperoleh dari keberhasilan, produktif output, dan pekerjaan berkualitas tinggi. b. Tugas manajemen untuk menjamin kelancaran pekerjaan melalui penjadwalan, perencanaan, dan koordinasi yang baik.



WINNING AND SUSTAINING THE ENTHUSIASTIC SUPPORT OF PROJECT PERSONNEL (4)



c. Selain itu juga perlu mengantisipasi dan menyelesaikan permasalahan, konflik, dll. yang dapat menghambat kontribusi maksimal semua pekerja. d. Pekerja harus mempunyai kebanggaan dan kepuasan jika pekerjaan berjalan lancar. 1.Peran PM: a. Penanggung-jawab utama produktifitas anggota tim; kohesi dan ko-operasi mesti dijaga. b. Harus berperan sebagai leader: inspiring,



motivating. c.



staffing,



Harus mengerti basic managerial skill: planning, directing, coordinating, controlling. Harus honest dan punya integritas; memerlukan yang tinggi semua pihak. Harus punya kemampuan berkomunikasi atas



d. kepercayaan e. bawah. f. Harus sensitif, tegar, cepat mengambil keputusan, energik, fleksibel; mampu mem-balance pro-kon; menjembatani pandangan yang bertentangan.



PARTNERING (1) 1.



Tradional contracts:



berbasiskan hak dan kewajiban; transaksi; menimbulkan banyak ketegangan antara pihak yang terlibat; banyak tuntutan; kontra produktif; sementara itu tantangan semakin berat; mutu dan efisiensi; juga kompleksitas bisinis; inflasi, teknologi baru; risiko tinggi; kompetisi luar negeri; 1.Modus baru; partnering: perilaku win-win di antara pelaku bisinis konstruksi; memerlukan komitmen total; jangka panjang; optimasi keunggulan masing-masing pihak; harus mempunyai tujuan (visi) yang sama; memberikan kontribusi bagi pencapaiannya;



PARTNERING (2) sebenarnya bukan hal baru; bisnis lama hanya berbasis kepercayaan; perkembangan selama ini telah difokuskan pada aspek legal. 1.Elemen penting partnering: a. Long term commitment: lesson learned; -



manfaat tidak diperoleh cepat; bertahap semua pihak harus sunguh-sungguh;



dapat meningkatkan mempermudah pemecahan masalah;



menghindari permusuhan; sinisme; dapat membangun teamwork; pemahaman akan tujuan dan risiko trust; dan membangun siniergi; partnering memperkuat pelaku; pengambilan keputusan dan



b.



Trust (kepercayaan):



PARTNERING (3) c. tujuan perlu



d.



commitment,



Shared Vision: -



visi dan misi harus disepakati; harus terbuka; pertempuran gagasan; dirumuskan bersama;



Partnering dan TQM: -



partnering mendukung TQM; longterm continuous improvement.



kedua konsep sejalan dan perlu dikembangkan bersama.



e.



Keuntungan partnering:



untuk semua pihak yang terlibat; evaluasi periodik diperlukan; harus formal dan tertulis; mencatat yang baik dan yang buruk; Bisa pakai nilai: aspek komunikasi; pemecahan masalah; prestasi kemajuan, dll.



PARTNERING (4) Manfaat menurut Construction Industri Institute (CIS): meningkatkan kemampuan merespons pasar bisnis yang dinamik; meningkatkan kualitas serta keselamatan dan kesalahan kerja; Menghemat biaya da wajtu; meningkatkan keuntungan; Menghemat penggunaan sumber daya. f.



SELESAI