Proposal Proper Diklat PIM III - Pak Heru Siswanto - Trisno - 1 [PDF]

Citation preview

PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN II TAHUN 2019



1. IDENTIFIKASI PROYEK PERUBAHAN a. Judul Proyek Perubahan Peningkatan Mutu Hasil Pengawasan Melalui Transfer Knowledge Terpadu dan Penggunaan Aplikasi Kertas Kerja dalam Mencapai Kinerja Unggul pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara. b. Deskripsi Dalam menjalankan pengawasan intern, Bidang IPP Perwakilan BPKP Kalimantan Utara harus menjaga mutu hasil pengawasan intern sesuai dengan Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia (SAIPI) dan Standar Kerja Pengawasan Intern BPKP. Hal ini merupakan bagian dari area tugas pokok dan fungsi Korwasbid IPP yaitu mengendalikan mutu pelaksanaan program dan kegiatan pengawasan yang dilaksanakan oleh Kelompok JFA Bidang Pengawasan Instansi Pemerintah Pusat (Bidang IPP). Dari hasil audit kinerja Inspektorat BPKP dan Laporan Kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara terdapat area-area yang berhubungan dengan tugas pokok dan fungsi Koodinator Pengawasan Bidang Instansi Pemerintah Pusat (Korwasbid IPP) masih harus ditingkatkan. Hambatan pencapaian kinerja yang belum maksimal tersebut antara lain disebabkan adanya masalah yang berkaitan dengan kualitas/mutu hasil pengawasan pada tahap input, proses, output, dan outcome. Dari identifikasi yang kami lakukan, permasalahan pada input disebabkan kapasitas SDM yang belum memadai dan merata, pada proses disebabkan belum adanya tool/alat untuk membantu memastikan kelengkapan kertas kerja sejak awal, sedangkan permasalahan pada aspek output dan outcome merupakan dampak dari masih adanya masalah input dan proses. Akibatnya, fleksibilitas penyusunan tim pengawasan berkurang sementara penugasan yang semakin banyak dan membutuhkan penyelesaian yang cepat, kertas kerja pengawasan yang merupakan bagian dari indikator mutu pengawasan tidak tersedia dengan memadai, serta terhambatnya reviu laporan berjenjang.



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



Perlu ada perbaikan pada aspek input melalui transfer knowledge terpadu dan aspek proses terutama melalui penggunaan aplikasi kertas kerja, dengan harapan output yang dihasilkan juga semakin bermutu yang berdampak pada kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara. Untuk itu proyek perubahan ini kami beri judul “Peningkatan Mutu Hasil Pengawasan Melalui Transfer Knowledge Terpadu dan Penggunaan Aplikasi Kertas Kerja Dalam Mencapai Kinerja Unggul pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara”. c. Project Sponsor (PS) Kepala Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara d. Project Leader (PL) Koordinator Pengawasan Bidang Pengawasan Instansi Pemerintah Pusat (IPP) pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara e. Sumber Daya Tim 1) Pegawai bidang IPP yang merupakan Tim Kerja Inti dalam melaksanakan proyek perubahan; 2) Narasumber dalam bidang PBJ, SPIP, MR, Penyusunan KKA dan Laporan; 3) Pranata Komputer, dan staf Tenaga Harian Lepas dari Tata Usaha Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara yang akan menjadi pendukung dalam proyek perubahan; 4) Dana yang memadai untuk melaksanakan proyek perubahan yang bersumber dari dana DIPA Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara dan dana mandiri. 2. LATAR BELAKANG Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara merupakan unit kerja perwakilan BPKP termuda yang secara resmi berdiri pada bulan Desember 2016 dan beroperasi penuh pada bulan Januari 2017. Sumber Daya Manusia (SDM) awal sebanyak 33 pegawai (termasuk struktural, TU dan PFA) yang berasal dari berbagai unit kerja. Pada tahun 2018 dan 2019, Perwakilan BPKP Kalimantan Utara mendapatkan tambahan SDM sehingga saat ini total berisi 69 pegawai. Bidang IPP mendapatkan SDM sebanyak 11 PFA terdiri dari 1 Korwas, 1 Dalnis, 3 Auditor Muda, 4 Auditor Pertama, dan 2 Auditor Pelaksana. Jumlah tersebut 2



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



tidak seimbang dengan pelaksanaan penugasan yang dapat dilihat dari data penugasan pada tahun 2017, target 7 PP dan realisasi 49 PP atau 700%; tahun 2018 target 36 PP dan realisasi 79 PP atau 219,44%; sedangkan tahun 2019 sampai dengan semester I, target 22 PP, realisasi 41 PP, atau 186,36%. Dalam menjalankan pengawasan intern, Bidang IPP harus menjaga mutu hasil pengawasan intern sesuai sesuai Standar Audit Intern Pemerintah dan Standar Kerja Pengawasan Intern BPKP. Namun demikian, kami mengidentifikasi adanya masalah yang mempengaruhi mutu hasil pengawasan pada aspek input, proses, output dan outcome dengan uraian sebagai berikut: a. Input Adanya gap pengalaman dan kapasitas/kompetensi SDM bidang IPP. Hasil pemetaan auditor bidang IPP, terdapat 27,27% pegawai baru yang masih minim pengalaman pengawasan dan belum menguasai kompetensi dasar berupa siklus penugasan, sebanyak 45,45% pegawai kurang menguasai kompetensi Pengadaan Barang Jasa (PBJ), hanya 18,18% pegawai yang menguasai Manajemen Risiko (MR), sebanyak 54,55% pegawai yang mampu melaksanakan kegiatan yang bersifat consulting (narasumber, bimtek, asistensi), sebanyak 54,55% pegawai yang menguasi kompetensi penyusunan kertas kerja pengawasan, dan sebanyak 54,55% yang menguasasi kompetensi penyusunan laporan hasil pengawasan. Selain SDM, input lain yang diidentifikasi adalah belum adanya database pengawasan berupa kumpulan peraturan, modul diklat, pedoman, kajian, termasuk profil auditan yang dapat digunakan monitoring tindak lanjut rekomendasi hasil pengawasan. b. Proses Kertas kerja pengawasan yang belum terdokumentasi dengan baik. Hal ini terlihat dari hasil evaluasi internal terhadap kelengkapan kertas kerja bidang IPP Tahun 2018 sampai dengan semester I Tahun 2019 dengan hasil : No 1 2 3 4



Jenis Kegiatan Audit Reviu Evaluasi Monitoring Jumlah



Sampel 6 3 4 3 16



Rata-Rata Capaian 74,86 68,79 65,00 51,34 65,00



Catatan: Kriteria penilaian menggunakan daftar kelengkapan Kertas Kerja dari Inspektorat BPKP



3



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



c. Output Dari hasil reviu berjenjang penyusunan laporan hasil pengawasan diketahui adanya permasalahan berulang dalam penulisan laporan, antara lain ketidaksesuaian



penggunaan



pedoman



umum



Bahasa



Indonesia,



kurangnya pengungkapan adanya hal-hal penting dalam realisasi anggaran, dan pemilihan kriteria temuan belum mengutamakan dari peraturan perundang-undangan. d. Outcome Realisasi IKU persentase tindak lanjut (TL) hasil pengawasan Bidang IPP tahun 2018 sebesar 81,97% namun pada tahun 2019, sampai dengan bulan Agustus 2019, persentase tindak lanjut baru mencapai 1,20%. Dari hasil audit kinerja atas pelaksanaan tugas dan kegiatan pada Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2017 dari Inspektorat sesuai laporan Nomor LAK-138/IN/2018 tanggal 17 September 2018, secara umum nilai kinerja sebesar 77,87 atau masuk dalam predikat “baik”. Namun demikian masih terdapat item capaian kinerja yang masih perlu ditingkatkan yang berkaitan dengan area tugas pokok dan fungsi (tupoksi) Korwasbid IPP, yaitu: No



Unsur-Unsur yang Dievaluasi



1



Capaian kinerja pengelolaan kinerja dan hasil pengawasan Capaian kinerja kesesuaian kegiatan program utama dengan pedoman/ standar



2



Capaian (%) 70,87



Bobot



Nilai



10



7,09



81,88



15



12,19



Sedangkan dalam Laporan Kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara s.d. Triwulan II Tahun 2019 sesuai laporan Nomor LKIN-165/PW34/6/2019 tanggal 9 Juli 2019 menunjukkan bahwa capaian Indikator Kinerja Pokok (IKP) dalam Perjanjian Kinerja berupa Persentase Tindak Lanjut Rekomendasi Hasil Pengawasan dari 8 laporan yang terbit dengan 76 rekomendasi, belum ada tindak lanjut atas rekomendasi tersebut atau dengan capaian 0,00% dari target sampai dengan triwulan II sebesar 20%. Capaian tersebut mengalami sedikit perkembangan sampai dengan bulan Agustus 2019 dimana berdasarkan monitoring intern Bidang IPP telah ditindaklanjuti sebesar 1,20%, namun demikian masih sangat jauh dari target tahun 2019 sebesar 70%.



4



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



Dari identifikasi, hambatan pencapaian kinerja yang belum maksimal di atas disebabkan faktor eksternal dan internal. Faktor eksternal berupa: Kurangnya perhatian auditan dalam menindaklanjuti rekomendasi; Objek pengawasan merupakan lintas sektor yang melibatkan banyak instansi yang membutuhkan koordinasi banyak pihak; Adanya keterkaitan antara satu rekomendasi dengan rekomendasi lainnya, dimana satu rekomendasi hanya dapat dilakukan setelah rekomendasi yang lain ditindaklanjuti terlebih dahulu; Kelemahan pengendalian intern pada instansi bersangkutan yang belum diperbaiki. Sedangkan untuk faktor internal, teridentifikasi adanya masalah dan risiko yang mempengaruhi kualitas hasil pengawasan pada aspek input, proses, output dan outcome sebagaimana telah diuraikan di atas. Kualitas aspek output (hasil pengawasan) sangat dipengaruhi input dan proses yang masih banyak permasalahan. Sedangkan outcome yang masih rendah mengindikasikan perlunya peningkatan mutu output. Pada saat melaksanakan tugas pengawasan, aspek input dan proses yang kurang memadai menyebabkan fleksibilitas penyusunan tim pengawasan berkurang,



sementara



kuantitas



penugasan



besar



dan



membutuhkan



penyelesaian yang cepat. Kertas kerja pengawasan yang merupakan bagian dari indikator mutu pengawasan tidak tersedia dengan memadai juga disebabkan belum adanya alat untuk membantu dan memastikan bahwa kertas kerja telah disusun dengan lengkap dan memadai. Hal-hal tersebut berimbas kepada terhambatnya reviu laporan berjenjang sehingga masih seringnya ditemui kesalahan berulang. Berdasarkan kondisi di atas, kami mengidentifikasi gap/kesenjangan dari kondisi saat ini dengan yang ingin dicapai/ditingkatkan sebagai berikut: Kondisi saat ini



Kondisi yang diharapkan



- Kompetensi Siklus Penugasan



72,73%



100,00%



- Kompetensi PBJ



54,55%



70,00%



- Kompetensi SPIP



54,55%



70,00%



- Kompetensi MR



18,18%



63,64%



- Kompetensi Consulting



54,55%



70,00%



- Kompetensi Penyusunan Kertas Kerja



54,55%



100,00%



- Kompetensi Penyusunan Laporan



54,55%



70,00%



Uraian Input



SDM:



Alat:



5



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



Kondisi saat ini



Kondisi yang diharapkan



- Database Pengawasan



Belum ada



Tersedia



- Sharing session Pengalaman Aplikasi Kertas Kerja



Belum ada Belum ada



Tersedia Tersedia



Kelengkapan Kertas Kerja



65,00%



100%



Output



Pelaporan sesuai standar



Kesalahan berulang minim



Outcome



Tindak lanjut hasil pengawasan



Banyak kesalahan berulang 1,20%



Uraian



Proses



80%



Untuk mencapai kondisi di atas, perlu dilakukan perbaikan pada aspek input dan proses. Harapannya, output yang dihasilkan juga semakin berkualitas yang akan berdampak pada meningkatnya outcome. Perbaikan aspek input berupa transfer knowledge terpadu meliputi pemetaan kompetensi, identifikasi kebutuhan kompetensi, percepatan pemerataan melalui PPM tematik dengan materi sesuai kebutuhan yang dianggap mendesak, penyediaan database pengawasan sebagai bagian dari alat untuk percepatan transfer knowledge sekaligus membantu proses tindak lanjut, serta sharing session dengan APIP lain untuk mendapatkan masukan berupa best practice dan pengalaman yang mungkin juga dapat dilakukan di Bidang IPP pada khususnya, dan Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara pada umumnya. Sedangkan perbaikan pada aspek proses berupa penggunaan aplikasi kertas kerja, pelaksanaan Internal Quality Assurance, dan penanganan tindak lanjut hasil pengawasan secara lebih intensif, salah satunya dengan memanfaatkan database pengawasan. 3. TUJUAN Tujuan dari proyek perubahan yang akan dicapai adalah meningkatnya mutu hasil pengawasan intern yang dilaksanakan bidang IPP dan meningkatnya kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara yang dapat diuraikan sebagai berikut: a. Jangka Pendek Tujuan jangka pendek yaitu sampai berakhirnya fase laboratorium proyek perubahan pada bulan Desember 2019 adalah: 1) Terpenuhinya



kebutuhan



auditor



bidang



IPP



yang



mempunyai



kompetensi; 2) Terbangunnya aplikasi kertas kerja ; 3) Tersedianya SOP Pengumpulan database pengawasan; 4) Tersedianya SOP Internal Quality Assurance. 6



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



b. Jangka Menengah Tujuan jangka menengah yaitu enam bulan adalah: 1) Tersedianya database pengawasan yang dapat diakses di internal perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara; 2) Terselenggaranya Internal Quality Assurance melalui FGD Pra dan Pasca Pengawasan; 3) Terselenggaranya



sharing session



bersama Inspektorat Provinsi



Kalimantan Utara; 4) Meningkatnya capaian kelengkapan kertas kerja pengawasan menjadi 100%; 5) Berkurangnya kesalahan berulang dalam penyusunan laporan hasil pengawasan; c. Jangka Panjang Tujuan jangka panjang yaitu satu sampai dengan dua tahun adalah meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan menjadi 80%; 4. MANFAAT Manfaat yang diharapkan adalah: a. Bagi Bidang IPP: 1) Meningkatnya fleksibilitas penyusunan tim pengawasan intern; 2) Terpenuhinya kebutuhan auditor untuk melaksanakan tugas yang diberikan; b. Bagi auditor: 1) Meningkatnya kompetensi dasar yang dimiliki sehingga mampu melaksanakan berbagai jenis penugasan; 2) Meningkatkan angka kredit yang akan mendukung peningkatan karir; 3) Memudahkan proses pelaksanaan kegiatan pengawasan; c. Bagi Penyusun database pengawasan dan Aplikasi Kertas Kerja Sebagai kinerja selaku pranata komputer d. Bagi unit kerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara: 1) Meningkatnya mutu hasil pengawasan intern; 2) Meningkatkan kinerja 3) Meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan;



7



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



4) Meningkatkan jumlah auditor yang memenuhi kompetensi yang akan berguna pada berbagai jenis penugasan; e. Bagi Rendal Kedeputian: Menggunakan hasil pengawasan yang bermutu sebagai bahan penyusunan rekomendasi strategis dalam rangka pelaksanaan pengawasan keuangan dan pembangunan; f. Bagi BPKP Keseluruhan Perbaikan input (meliputi SDM dan alat) dan proses (menggunakan teknologi informasi) akan meningkatkan output yang dampaknya, outcome yang dihasilkan juga akan semakin bermutu. g. Bagi Auditan/Mitra Kerja: 1) Meningkatkan tata kelola melalui rekomendasi hasil pengawasan intern yang bermutu; 2) Meningkatnya kepercayaan terhadap BPKP secara khusus dan APIP pada umumnya sebagai dampak dari meningkatnya mutu hasil pengawasan intern. h. Bagi Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara; 1) Meningkatkan pemahaman terhadap pelaksanaan pengawasan intern, khususnya berkaitan dengan pengawasan tematik; 2) Memudahkan quality control atas hasil pengawasan intern. 5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Ruang lingkup perubahan meliputi: a. Input: 1) Peningkatan kapabilitas SDM berkaitan dengan kompetensi siklus penugasan, PBJ, SPIP, MR, Consulting, Penyusunan Kertas Kerja, Penyusunan Laporan, dan sharing session bersama Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara; 2) Peningkatan



sarana/alat



pengawasan



intern



berupa



penyediaan



database pengawasan. b. Proses: 1) Peningkatan penyusunan kertas kerja melalui aplikasi kertas kerja; 2) Internal Quality Assurance yang mengacu kepada SAIPI dan Standar Kerja Pengawasan Intern BPKP; 8



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



3) Peningkatan komunikasi dengan auditan atas tindak lanjut hasil pengawasan. 6. OUTPUT KUNCI Output kunci dari proyek perubahan yang berakhir pada Bulan Desember 2019 adalah: a. Terpenuhinya SDM yang mempunyai kompetensi; b. Tersedianya aplikasi kertas kerja yang dapat digunakan untuk meningkatkan capaian kelengkapan kertas kerja sabagai bagian dari peningkatan mutu hasil pengawasan, sekaligus peningkatan kinerja Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara.. Output kunci antara yang dihasilkan dari kegiatan selama pelaksanaan proyek perubahan adalah sebagai berikut: Dalam Periode Laboratorium Kepemimpinan: 1) 2)



Tersedianya petunjuk penggunaan :



yaitu manual tata cara penggunaan serta



aplikasi kertas kerja



system requirement aplikasi kertas kerja.



Tersedianya



SOP



pengumpulan :



database pengawasan



yaitu



tata



cara



pengumpulan tanggung



dan



standar



beserta



jawab



kerja



pembagian



dalam



rangka



pengumpulan database pengawasan 3)



Tersedianya



buku



dokumentasi :



pengembangan aplikasi



yaitu



informasi



pengembangan



seputar



arsitektur



aplikasi,



struktur



database dan algoritma alur proses aplikasi kertas kerja. 4)



Tersedianya SOP Internal Quality :



yaitu tata cara dan standar kerja kegiatan



Assurance



Internal



Quality



pembagian rangka



Assurance



tanggung



meningkatkan



beserta



jawab



dalam



kualitas



hasil



dokumen-dokumen



yang



pengawasan Setelah Periode Laboratorium Kepemimpinan: 5)



Tersedianya database pengawasan



:



yaitu



data



dibutuhkan dalam pengawasan bidang IPP secara khusus dan perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara secara umum, meliputi:



peraturan,



modul



diklat,



pedoman pengawasan, kajian, laporanlaporan tahun sebelumnya,



dan profil



auditan bidang IPP. 9



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



6)



Terselenggaranya Internal Quality :



yaitu



proses



penjaminan



Assurance melalui FGD Pra dan



pengawasan



Pasca Pengawasan



internal pada bidang IPP, terutama untuk



yang



kualitas



dilakukan



penugasan-penugasan



secara



yang



sifatnya



massal, masif dan bernilai strategis tinggi.



Penjaminan



kualitas



internal



sebagai persiapan sebelum dilakukan QA atau validasi dari Rendal BPKP atas hasil pengawasan tersebut. 7)



Terselenggaranya sharing session :



yaitu



bersama



pengalaman dalam pengembangan tata



Inspektorat



Provinsi



Kalimantan Utara



kegiatan



saling



bertukar



kelola pengawasan antara Bidang IPP dengan Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara. Sebagai salah satu APIP dengan capaian



level



3



tercepat



jika



dibandingkan umurnya, akan ada banyak hal yang bisa dipelajari. Sebaliknya pengalaman



bidang



IPP



melakukan



pengawasan lintas sektor dan tematik pada proyek strategis nasional dapat menjadi input dalam pengembangan tata kelola



pengawasan



di



Inspektorat



Provinsi Kalimantan Utara. 8)



Meningkatnya capaian kelengkapan :



yaitu salah satu indikator penilaian kinerja



kertas kerja pengawasan menjadi



pelaksanaan tugas pokok dan fungsi



100%



Perwakilan BPKP oleh Inspektorat BPKP. Indikator ini juga salah satu yang sangat mempengaruhi



capaian



total



kinerja



perwakilan. 9)



Berkurangnya kesalahan berulang :



yaitu berkurangnya kesalahan berulang



dalam penyusunan laporan hasil



dalam



pengawasan



pengawasan serta meningkatnya kualitas



penyusunan



laporan



hasil



rekomendasi yang diberikan. 10) Meningkatnya capaian persentase : tindak



lanjut



menjadi 80%



hasil



pengawasan



yaitu rekomendasi hasil pengawasan yang ditindaklanjuti dibandingkan yang telah disampaikan kepada auditan.



10



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



7. PENTAHAPAN (MILESTONES) Tahap pembangunan proyek perubahan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut: a. Jangka Pendek (Selama Periode Laboratorium Kepemimpinan) No



Tahap/ Kegiatan 1



I 1



2 3



Rapat koordinasi Rapat Koordinasi dengan Project Sponsor dan para Korwasbid lain Rapat Koordinasi dengan Bidang IPP Rapat Koordinasi dengan Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara



II 1



Pembentukan Tim Kerja Menyusun Surat Permintaan tenaga pranata komputer ke Kabag TU



2 3



Penyusunan SK Tim Kerja Penyusunan Surat Tugas Tim Kerja Rapat Koordinasi Tim Kerja



4



III 1



Mobilisasi Dukungan Sosialisasi dan mobilisasi dukungan atas proyek perubahan



IV



Pelaksanaan Transfer Knowledge Penyusunan narasumber dan koordinasi Pelaksanaan Transfer Knowledge tematik: Siklus Penugasan, PBJ, SPIP, MR, Consulting, Penyusunan KKA, Penyusunan Laporan



1 2



V 1



Pengembangan Aplikasi Kertas Kerja Rapat koordinasi tim kerja



2



Penyusunan desain aplikasi



3



Pembuatan script dan struktur aplikasi Koordinasi dengan pihak terkait Piloting aplikasi



4 5



2



Oktober 3 4 5



November 1 2 3 4



Output



Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi



Surat Persetujuan Bantuan Tenaga SK ST Notulen, dokumentasi



Notulen, dokumentasi, surat pernyataan dukungan



Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi



Notulen, dokumentasi Desain aplikasi Struktur aplikasi Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi



11



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



No



Tahap/ Kegiatan 1



6



7



VI



1 2



3



VII 1 2 3



2



Oktober 3 4 5



November 1 2 3 4



Penyusunan petunjuk penggunaan aplikasi kertas kerja Launching dan sosialisasi aplikasi



Output SOP



Notulen, dokumentasi



Penyediaan SOP Pengumpulan Database Pengawasan Rapat koordinasi Tim Kerja



Notulen, dokumentasi SOP



Penyusunan SOP pengumpulan database pengawasan Sosialisasi SOP pengumpulan database pengawasan sekaligus pengumpulan masukan untuk perbaikan



Notulen, dokumentasi



Penyediaan SOP Internal Quality Assurance Rapat koordinasi Tim Kerja



Notulen, dokumentasi SOP



Penyusunan SOP Internal Quality Assurance Sosialisasi SOP Internal Quality Assurance sekaligus pengumpulan masukan untuk perbaikan



Notulen, dokumentasi



b. Jangka Menengah (Enam Bulan/Sampai Dengan Juni 2020) No



Tahap



I



Implementasi dan Penyempurnaan Aplikasi Kertas Kerja



Kegiatan



Output



Persiapan Workshop kepada auditor Bidang IPP tentang pengoperasian aplikasi Pelaksanaan Workshop kepada seluruh auditor di Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara Penyempurnaan kesalahan script atau logika pemograman atau struktur database pada aplikasi berdasarkan hasil workshop dan penggunaan oleh auditor



Notulen, dokumentasi



4



Pemutakhiran aplikasi



Dokumentasi



5



Pemantauan atas input pemenuhan data yang harus diunggah



Notulen, dokumentasi



1



Rapat koordinasi Tim Kerja



2



Pengumpulan dan penyusunan materi database pengawasan berupa peraturan, modul diklat, pedoman, laporan, dan profil auditan Pengunggahan materi database



Notulen, dokumentasi Dokumentasi



1



2



3



II



Penyiapan Server Database Pengawasan



3



Notulen, dokumentasi Aplikasi update



Dokumentasi



12



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



No



III



IV



Tahap



Penanganan Lanjut



Tindak



Pelaksanaan Internal Quality Assurance



Kegiatan



Output



4



Uji coba koneksi dan pengunduhan data



5



Sosialisasi kepada seluruh pegawai perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara



Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi



1



Mempersiapkan data TPB update per auditan



Dokumen



2



Membuat dan mengirim surat peringatan kepada auditan yang masih memiliki temuan hasil audit yang belum ditindaklanjuti baik melalui surat biasa dan email memanfaatkan profil auditan pada database pengawasan



Surat



1



Rapat koordinasi dan penyusunan jadwal



2



Pelaksanaan Internal Quality Assurance



Notulen, dokumentasi



3



Penyusunan laporan pelaksanaan Internal Quality Assurance



Laporan



c. Jangka Panjang No



Tahap



I



Implementasi Aplikasi Kertas Kerja pada Unit Kerja BPKP lain



Kegiatan



Output



Konsultasi dengan Pusinfowas dan Rendal Kedeputian tentang penggunaan aplikasi Kertas Kerja di perwakilan BPKP lain Penginformasian tentang aplikasi Kertas Kerja kepada perwakilan BPKP lain



Notulen, dokumentasi



Leaflet



2



Penyusunan Leaflet aplikasi dan bahan sosialisasi yang lain Penyiapan Sub-domian website Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara Rapat koordinasi dengan Inspektorat Prov. Kaltara Rapat Koordinasi dengan Kabag TU



3



Penyiapan pelaksanaan sharing session



4



Pelaksanaan sharing session



5



Penyusunan laporan pelaksanaan sharing session



1



2 3 4



II



Sharing session dengan Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara



1



Surat



Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi Notulen, dokumentasi Dokumentasi Laporan



8. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Stakeholders dalam proyek perubahan ini adalah pihak-pihak yang memiliki kepentingan terhadap proyek perubahan, baik yang berasal dari internal dan eksternal organisasi dan pihak-pihak yang memiliki pengaruh positif dan negatif terhadap proyek perubahan yang dilakukan. 13



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



Hasil identifikasi terhadap stakeholders dapat digambarkan sebagai berikut: Pengaruh



Kuadran II ( Latent)  Auditan  Pranata Komputer  Kabag TU  Pusinfowas



Kuadran I (Promotor)  Kepala Perwakilan  PFA Bidang IPP



Kepentingan Kuadran IV ( Apathetic)  Korwas dan PFA bidang lain  Inspektorat Prov. Kaltara



Kuadran III (Defender)  Rendal Kedeputian  Unit Kerja BPKP Lain



Penjelasan masing-masing stakeholders sebagai berikut: I. Kuadran I (pengaruh besar dan kepentingan yang tinggi) Terhadap kelompok stakeholders kuadran 1 maka project leader akan meyakinkan bahwa proyek perubahan ini hasilnya akan berdampak yang besar pada kinerja perwakilan, khususnya berhubungan dengan capaian kinerja pengelolaan kinerja dan hasil pengawasan serta capaian kinerja kesesuaian kegiatan program utama dengan pedoman/standar 1. Kepala Perwakilan (Project Sponsor)



:



 Penanggung jawab kegiatan pengawasan di Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara sesuai perjanjian kinerja.  Potensi pro terhadap perubahan jika proyek perubahan akan meningkatkan kompetensi auditor dan memudahkan proses pengawasan sehingga menghasilkan laporan berkualitas yang berdampak pada peningkatan kinerja perwakilan.  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita waktu, tenaga, dan biaya tanpa hasil yang berarti;  Ketertarikan kuat dari Kepala Perwakilan bahwa pelaksanaan proyek dapat meningkatkan jumlah auditor yang kompeten sehingga dapat meningkatkan kualitas penugasan dan pelaporan;  Pengaruh Kepala Perwakilan dapat digunakan dengan memberikan prioritas penugasan kepada Koordinator Pengawasan untuk menugaskan auditor yang kompeten, serta memerintahkan seluruh PFA untuk melaksanakan proyek.



14



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



 Pegawai yang membantu pelaksanaan proyek perubahan sekaligus sebagai objek utama perubahan.  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah meningkatnya kompetensi dan adanya alat yang memudahkan proses sehingga menghasilkan output yang semakin berkualitas;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita waktu dan tenaga;  Memilki pengaruh kuat terhadap terhadap keberhasilan proyek, semakin kompeten, maka proyek berhasil;  Ketertarikan PFA dengan meningkatnya kompetensi yang dapat diandalkan untuk melaksanakan penugasan, sehingga angka kreditnya tercapai, karir meninqkat, dan diharapkan penghasilan juqa meningkat. II. Kuadran II (pengaruh besar tetapi kepentingan rendah) Terhadap kelompok stakeholders kuadran 2 maka project leader akan melakukan komunikasi yang efektif untuk meyakinkan bahwa proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi peningkatan SDM yang akan berguna bagi dalam peningkatan tata kelola pemerintahan yang baik.



2. Auditor Bidang IPP



:



3. Auditan



:



4. Pranata Komputer



:



 Pihak yang menjadi objek pengawasan Bidang IPP baik yang merupakan satker dari Kementerian Pusat maupun unit mandiri yang berada di wilayah Provinsi Kalimantan Utara;  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah tindak lanjut hasil pengawasan yang telah diberikan merupakan kinerja bidang IPP dan Perwakilan BPKP Kaltara;  Potensi kontra proyek perubahan hanya menyita waktu, tenaga, dan biaya bagi organisasinya;  Kepentingan bagi auditan adalah dengan meningkatnya input dan proses yang dilaksanakan oleh bidang IPP, rekomendasi yang diberikan semakin berkualitas dan mampu meningkatkan tata kelola kepemerintahan yang baik di instansinya;  Pengaruh Auditan dapat digunakan dengan memberikan respon dalam pembahasan tindak lanjut hasil audit.  Pihak yang membangun dokumentasi aplikasi dan membantu scripting aplikasi;  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah terbangunnya aplikasi dan dokumentasi aplikasi berdasarkan dedikasi tugas pranata komputer. Kepentingan mereka adalah merupakan kinerja dalam tupoksi sebagai pegawai fungsional;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita tenaga pegawai;  Berpengaruh dalam proyek ini karena data base pedoman penugasan akan dipakai oleh PFA;



15



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



 Tertarik dengan proyek ini sebagai bagian kinerja perorangan selaku pranata komputer 5. Kepala Bagian Tata Usaha :  Pihak yang menyediakan dana yang berasal dari DIPA Perwakilan dan membantu menyediakan tenaga serta sarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan;  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah meningkatkan capaian pengelolaan SDM dan efisiensi biaya karena meningkatnya kompetensi SDM;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita biaya dan tenaga;  Ketertarikan adalah karena penyedaiaan biaya dan tenaga dalam proyek perubahan merupakan bagian dari tugas pelayanan;  Pengaruh Bagian TU adalah menyediakan dana dan tenaga serta sarana prasarana bagi pelaksanaan proyek perubahan. 6. Pusinfowas  Sebagai unit yang mengelola kebijakan tata kelola sistem informasi di lingkup BPKP  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah meningkatkan jumlah aplikasi yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita biaya dan tenaga;  Ketertarikannya tersedianya aplikasi kertas kerja akan meningkatkan inovasi sebagai bagian dari pengembangan sistem informasi;  Pengaruhnya bagi proyek perubahan adalah sebagai unit kerja yang berwenang mengatur penyusunan aplikasi di BPKP. III. Kuadran III (pengaruh kecil tetapi kepentingan tinggi) Terhadap kelompok stakeholders kuadran 3 maka project leader akan melakukan diskusi untuk meyakinkan bahwa proyek perubahan ini sangat bermanfaat bagi BPKP. 7. Rendal Kedeputian (Polhukam PMK & Perekonomian Kemaritiman)



:



 Sebagai unit perencana dan pengendali pengawasan bidang instansi pemerintah pusat;  Potensi pro terhadap proyek perubahan adalah semakin meningkatnya kualitas hasil pengawasan dari perwakilan, akan semakin membantu Rendal dalam merencanakan dan mengawasi pengawasan yang dilaksanakan;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya menyita waktu, tenaga, dan biaya tanpa hasil yang berarti;  Kepentingan Rendal adalah meningkatkan perencanaan dan pengawasan serta rekomendasi strategis menggunakan hasil pengawasan dari perwakilan yang berkualitas;  Pengaruh deputi rendal dapat mengarahkan agar peningkatan kompetensi auditor yang menghasilkan laporan hasil assurance dan konsultansi berkualitas, sehingga dapat digunakan



16



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



8.



IV.



9.



10.



dalam proses perumusan kebijakan dan penyusunan rekomendasi strategis. Unit Kerja BPKP lain  Sebagai unit kerja yang punya kepentingan dan masalah yang relatif sama dengan Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara;  Potensi pro tehadap proyek perubahan adalah menyelesaikan masalah yang sama yang dihadapi Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara dalam peningkatan kualitas hasil pengawasan dan kinerja unit kerja;  Potensi kontra terhadap proyek perubahan jika hanya menambah beban pekerjaan dan tidak berfungsinya aplikasi yang disediakan;  Kepentingan Unit Kerja BPKP Lain adalah samasama meningkatkan kualitas hasil pengawasan dan kinerja unit kerja masing-masing;  Pengaruh Unit Kerja BPKP lain adalah sebagai bagian dari usaha BPKP menjadi auditor berkelas dunia. Kuadran IV (Pengaruh kecil dan kepentingan rendah) Terhadap kelompok stakeholders kuadran 4 maka project leader akan melakukan mensosialisasikan manfaat atau keuntungan dengan diterapkannya aplikasi bimbingan online. Koordinator Pengawasan dan :  Pihak yang dapat turut serta dalam peningkatan PFA bidang lain di Perwakilan input (SDM dan alat), serta dapat memanfaatkan BPKP Provinsi Kalimantan aplikasi kertas kerja yang akan dikembangkan; Utara  Potensi pro bagi mereka adalah dengan dapat mengikuti PPM yang diselenggarakan sehingga meningkatnya kompentensi PFA akan dapat digunakan dalam pelaksanaan pengawasan yang menjadi tupoksinya masing-masing. Selain itu juga dapat menggunakan aplikasi yang akan dibangun dalam proyek perubahan ini.  Potensi kontra jika pelaksanaan PPM dan penyediaan aplikasi hanya buang tenaga dan waktu, serta tidak bisa dimanfaatkan;  Kepentingan mereka adalah dengan bersamasama ikut terlibat dalam proyek perubahan dapat meningkatkan kompetensi SDM dan memudahkan proses pengawasan melalui aplikasi yang disediakan;  Pengaruh terhadap proyek perubahan karena akan memberikan bantuan narasumber sesuai tema yang akan disampaikan serta memberikan masukan yang berguna dalam pengembangan database dan aplikasi. Inspektorat Provinsi :  Pihak yang akan menjadi mitra dalam proses Kalimantan Utara peningkatan input yaitu partner dalam sharing session sehingga dapat saling belajar dari pengalaman masing-masing;  Potensi pro bagi mereka jikat meningkatkan kapablitas dan hal-hal baik yang bisa diambil dari



17



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



pengalaman Bidang IPP dalam melakukan pengawasan intern;  Potensi kontra jika proyek perubahan hanya buang-buang waktu dan tenaga tanpa ada hasil yang bisa dimanfaatkan;



9. IDENTIFIKASI RISIKO DAN MITIGASI Potensi risiko yang mungkin terjadi dalam pelaksanaan proyek perubahan yang berpengaruh besar atas keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan dan cara melakukan mitigasinya antara lain: No



Risiko



Mitigasi



1



PFA Bidang IPP kurang memahami dan mendukung proyek perubahan



- Rapat intern dalam rangka penyamaan persepsi - Rapat berkala tentang pentingnya proyek perubahan terutama bagi kepentingan yang bersangkutan sendiri



2



Pranata Komputer gagal melakukan scripting aplikasi



- Menugaskan tim khusus untuk membantu menyusun logika dan desain aplikasi kertas kerja - Pertemuan berkala; - Lakukan pemantau hasil kerja dan diskusikan hasilnya;



3



Ketiadaan narasumber untuk memberikan materi yang menjadi fokus peningkatan kompetensi



- Rapat koordinasi dengan Kepala Perwakilan dan Korwasbid lain



4



Auditor tidak menggunakan aplikasi kertas kerja sebagaimana yang diharapkan



- Lakukan pendekatan persuatif; - Penyusunan SOP penggunaan aplikasi; - Pemantauan inputing kertas kerja pada saat proses reviu berjenjang.



5



Proses upload dan setup aplikasi di internet service provider belum berhasil



- Lakukan komunikasi intensif dengan penyedia jasa internet (ISP) terutama kesamaan arsitektur sebelum menyewa layanan - Diskusi yang intens dengan pranata komputer tentang solusi penanganan masalah tersebut



6



Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara tidak mendukung sharing session



- Koordinasi dan pendekatan intensif dengan pihak Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara baik sebelum, selama, dan setelah pelaksanaan proyek perubahan.



18



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



10. KRITERIA KEBERHASILAN Kriteria keberhasilan proyek perubahan ini adalah: a. Jangka Pendek Tujuan jangka pendek yaitu sampai berakhirnya fase laboratorium proyek perubahan pada Bulan Desember 2019 adalah: 1) Terpenuhinya kebutuhan auditor bidang IPP yang menguasai berbagai kompetensi; 2) Terbangunnya aplikasi kertas kerja; 3) Tersedianya SOP Pengumpulan database pengawasan; 4) Tersedianya SOP Internal Quality Assurance. b. Jangka Menengah Tujuan jangka menengah yaitu enam bulan adalah: 1) Tersedianya database pengawasan yang dapat diakses di internal perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara; 2) Terselenggaranya Internal Quality Assurance melalui FGD Pra dan Pasca Pengawasan; 3) Terselenggaranya sharing session bersama Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara; 4) Meningkatnya capaian kelengkapan kertas kerja pengawasan menjadi 100%; 5) Berkurangnya kesalahan berulang dalam penyusunan laporan hasil pengawasan; c. Jangka Panjang Tujuan jangka panjang yaitu satu sampai dengan dua tahun adalah meningkatnya capaian persentase tindak lanjut hasil pengawasan menjadi 80%; 11. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN Hal-hal yang mendukung keberhasilan proyek perubahan adalah: a. Kepala Perwakilan Provinsi Kalimantan Utara selaku mentor proyek perubahan memberikan dukungan penuh; b. Tim kerja memiliki komitmen dan motivasi yang tinggi; c. Inspektorat Provinsi Kalimantan Utara yang menjadi partner dalam sharing session; d. Dana yang disedikan oleh Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara. 19



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



12. TATA KELOLA PROYEK Tata kelola proyek perubahan digambarkan sebagai berikut:



Kepala Perwakilan Project Sponsor



Korwasbid IPP Project Leader



Tim Peningkatan Kapabilitas SDM diketuai Dalnis



Tim Pengembangan Teknologi Informasi diketuai KT 1



Tim Internal QA dan Penanganan TL



Tim Administrasi, Dokumentasi dan Kehumasan



diketuai KT 2



diketuai KT 3



Uraian tugas masing-masing tim dapat diuraikan sebagai berikut: Jabatan 1. Mentor



dan Project Sponsor adalah Kepala Perwakilan 2. Project Leader adalah Koordinator Pengawasan Bidang IPP 3. Tim Kerja



Uraian Tugas Menyetujui, mengarahkan, dan memberikan dukungan atas pelaksanaan proyek perubahan.  Memimpin proyek perubahan.  Mengarahkan tim kerja dalam proses pelaksanaan proyek perubahan.  Melakukan koordinasi dengan stakeholders a. Tim Peningkatan Kapabilitas SDM (diketuai oleh Dalnis):  Melakukan koordinasi dengan Kasubag Kepegawaian dan Korwasbid yang lain  Menyusun jadwal PPM tematik  Menyusun anggaran kegiatan  Menyusun dan berkoordinasi dengan narasumber PPM Tematik  Menyiapkan administrasi PPM tematik (nota dinas, daftar hadir, dll)  Monitoring dan evaluasi pelaksanaan PPM tematik  Menyiapkan dan melaksanakan sharing session termasuk koordinasi yang diperlukan dengan pihak terkait b. Tim Pengembangan Teknologi dan Informasi  Menyiapkan SOP penyusunan database pengawasan  Menyiapkan database pengawasan termasuk profil auditan



20



Proposal Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat III Tahun 2019



Jabatan



Uraian Tugas  



Menyusun desain aplikasi Merancang struktur database, menyusun spesifikasi kebutuhan pengguna (SRS) aplikasi;  Membantu scripting aplikasi;  Menyusun panduan pengguna dan manual aplikasi;  Membantu uploading data ke ISP dan server. c. Tim Internal Quality Assurance dan Penangangan Tindak Lanjut  Menyiapkan SOP Internal Quality Assurance  Mensosialisasikan SOP Internal Quality Assurance  Melaksanakan Internal Quality Assurance  Menyiapkan data TPB update per auditan  Membuat dan mengirim surat peringatan kepada auditan yang masih memiliki temuan hasil audit yang belum ditindaklanjuti baik melalui surat biasa dan email yang telah didapatkan dari profil auditan d. Tim Administrasi, Dokumentasi dan Kehumasan  Mengumpulkan dokumentasi kegiatan mobilisasi dukungan dan bukti dukungan  Merancang undangan dan mengarsipkan presensi dan notulen rapat tim kerja.  Menyiapkan dan mengarsipkan dokumentasi kegiatan



13. ANGGARAN Anggaran yang digunakan untuk implementasi proyek perubahan sebagai berikut: No



Uraian



Jumlah (Rp)



1



Sewa Internet Service Provider



2.000.000,00



2



Rapat Tim Kerja



1.000.000,00



3



Sosialisasi/PPM/Bimbingan Aplikasi



3.000.000,00



4



Konsultasi ke Pusinfowas dan Rendal Kedeputian



15.000.000,00



TOTAL



21.000.000,00



Biaya tersebut akan menggunakan anggaran yang tersedia dalam DIPA Perwakilan BPKP Provinsi Kalimantan Utara Tahun 2019 dan dana mandiri. 21