PROSEDUR TETAP RECALL DAN SIMULASI RECALLl [PDF]

Citation preview

PROSEDUR TETAP RECALL DAN SIMULASI RECALL Disusun Oleh : MR



Departemen Logistik



Seksi



Tanggal : 04 Maret 2021 Diperiksa Oleh :



Disetujui Oleh :



Halaman 1 dari 2



Nomor : MDB/LOG/PROTAP/11



Tanggal Berlaku : 12 Juli 2021 Revisi No : 00



Tanggal : PJT Hilda Fitria K. Tanggal :



Direktur Ahmad Suaib Tanggal :



1. Tujuan Memberikan pedoman yang jelas dan tegas terhadap tata cara recall produk yang sudah sampai ke pelanggan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk penanganan semua produk recall secara efektif. 3. Tanggung Jawab a. Logistik Bertanggung jawab melakukan persiapan recall produk secara efektif, pengumpulan, penerimaan dan evaluasi serta laporan tindak lanjut terhadap recall produk. b. Marketing Bagian marketing bertanggungjawab dalam pelaksanaan recall produk yang sudah sampai pelanggan. c. Ekspedisi Bagian ekspedisi bertanggung jawab untuk mengambil serta mengumpulkan recall produk. 4. Prosedur Untuk barang dengan cacat produksi yang terdeteksi oleh pihak kualiti/pabrik, namun barang sudah terkirim ke customer, harus dilakukan recall sesuai dengan kode produksi yang bermasalah. a. Prinsipal mengeluarkan Surat Penarikan (Recall) berupa surat resmi yang ditujukan kepada Pimpinan Fasilitas Distribusi, yang di dalamnya berisi :



1



b. c. d.



e.



f.



g. h. i.



1. Nama item dan atau Nomor Bets bila diperlukan di recall sampai level bets 2. Batas waktu penarikan hingga pengembalian ke prinsipal Pimpinan Fasilitas Distribusi menerima informasi penarikan berupa Surat Penarikan (Recall) dari prinsipal Penanggung Jawab Teknis memberikan instruksi penarikan kepada bagian Logistik, Marketing dan Ekspedisi Kepala bagian Logistik melakukan pelacakan data untuk mengetahui lokasi dan jumlah di gudang serta catatan penjualan ke pelanggan untuk mengetahui jumlah produk yang akan ditarik Apabila produk yang ditarik sudah ada yang terjual ke pelanggan (outlet), bagian Marketing harus memberitahukan mengenai penarikan tersebut kepada pelanggan (outlet) dan meminta mereka untuk menangguhkan penjualannya. Bagian marketing bekerja sama dengan bagian logistik melakukan penarikan stok fisik di pelanggan sesuai dengan batas waktu dengan menggunakan Form Surat Pernyataan Penarikan (Recall) yang harus diisi dan ditandatangani oleh pelanggan. Fisik barang setelah penarikan harus tetap disimpan sesuai dengan ketentuan penyimpanan produk. Bagian logistik membuat catatan rekapitulasi, baik yang masih berasa di gudang fasilitas distribusi maupun yang berhasil ditarik dari pelanggan. Berdasarkan catatan rekapitulasi penarikan tersebut, Penanggung Jawab Teknis membuat Surat Pengajuan Retur Penarikan kepada Prinsipal. Surat ini harus mendapat persetujuan dari Pimpinan Fasilitas Distribusi sebelum dikirimkan ke Prinsipal.



5. Distribusi Asli Salinan Ke 1 Salinan Ke 2 Salinan Ke 3 Salinan Ke 4



2



: MR : Informasi : Logistik : Ekspedisi : Marketing