Prosedur Tinjauan Menejemen Mutu [PDF]

Citation preview

PROSEDUR MUTU



NOMOR DOKUMEN : PR-MLT I-26



TINJAUAN MANAJEMEN



TANGGAL TERBIT : 16-02-2009 NOMOR REVISI



PUSKESMAS MLATI I Dibuat Oleh Sekretaris ISO



Endang.RM.AMd.Kep NIP. 140 225 419



HALAMAN Disetujui Oleh Management Representative



M.Wiwik Dyah.R.AMd.Keb NIP. 140 152 274



: 00 :1/3



Disahkan Oleh Ka. Pusk Mlati I



M.Daroji.SKM NIP. 140 285 800



1.



TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerapkan proses tinjauan manajemen di Puskesmas Mlati I supaya setiap tinjauan manajemen dapat dilakukan tepat waktu dan memberikan rekomendasi untuk melakukan peningkatan sistem dan pelayanan.



2.



RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mulai proses penentuan jadwal dan peserta, pembuatan undangan, pelaksanaan, pembuatan risalah rapat, distribusi hasil rapat, tindak lanjut hasil rapat dan verifikasi hasil pelaksanaan keputusan rapat.



3.



DEFINISI Permintaan Tindakan Perbaikan adalah laporan yang memuat temuan audit internal dan rekomendasi pemecahan permasalahan.



4.



URAIAN UMUM 4.1. Tinjauan manajemen dihadiri oleh Kepala Puskesmas, Koordinator Klinis, Koordinator Yanmas, Koordiantor Unit dan MR dan Sekretaris ISO. 4.2. Tinjauan manajemen dilakukan untuk memastikan penerapan Sistem Manajemen Mutu berjalan secara efektif dan efisien dan dilakukan sesuai dokumentasi Sistem Manajemen Mutu sehingga dapat diketahui perlu tidaknya mengadakan perubahan dalam Kebijakan Mutu dan dokumentasi Sistem Manajemen Mutu. 4.3. Tinjauan Manajemen dilaksanakan secara periodik sekurang-kurangnya setiap 6 (enam) bulan sekali. 4.4. Dalam tinjauan manajemen, agenda yang dibahas mencakup : 4.4.1. Kebijakan Mutu dan Pencapaian Sasaran Mutu setiap bagian. 4.4.2. Hasil pencapaian Rencana Manajemen Mutu, termasuk kinerja proses dan Pelayanan 4.4.3. Hasil audit internal maupun eksternal. 4.4.4. Umpan balik pelanggan, termasuk hasil pengukuran kepuasan pelanggan serta keluhan pelanggan. 4.4.5. Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 4.4.6. Hasil tindak lanjut dari Tinjauan Manjemen sebelumnya. 4.4.7. Perubahan Sistem Manajemen Mutu 4.4.8. Rekomendasi untuk peningkatan 4.5. Tinjauan manajemen tidak terjadwal, dapat dilakukan bila dibutuhkan.



5.



ISI PROSEDUR Menentukan Jadwal Peserta Rapat Tinjauan Manajemen 5.1. Manajemen Representative (MR) 5.1.1. Menyusun jadwal, agenda dan peserta Tinjauan Manajemen 5.1.2. Mengajukan jadwal, agenda dan peserta Tinjauan Manajemen kepada Kepala Puskesmas 5.1.3. melalui Surat Internal.



Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Mlati I



PROSEDUR MUTU TINJAUAN MANAJEMEN



NOMOR DOKUMEN : PR-MLT I-26 TANGGAL TERBIT : 16-02-2009 NOMOR REVISI



PUSKESMAS MLATI I 5.2.



HALAMAN



: 00 :2/3



Kepala Puskesmas 5.2.1. Memeriksa jadwal agenda dan peserta Tinjauan Manajemen 5.2.2. Jika tidak setuju, maka kembali ke 5.1.1. dengan memberikan rekomendasi. 5.2.3. Jika setuju, melakukan konfirmasi melalui lembar disposisi.



Pembuatan dan Pendistribusian Undangan 5.3. Sekretariat ISO 5.3.1. Membuat undangan Tinjauan Manajemen sesuai dengan jadwal yang telah disusun 5.3.2. Mendistribusikan undangan kepada seluruh peserta. 5.4. Peserta Pertemuan 5.4.1. Mempersiapkan bahan yang akan dibahas dalam Tinjauan Manajemen. Pelaksanaan Tinjauan Manajemen 5.5. Kepala Puskesmas 5.5.1. Membuka dan memimpin Tinjauan Manajemen 5.6. Peserta Pertemuan 5.6.1. Memberikan presentasi sesuai topik yang telah ditentukan. 5.6.2. Memberikan masukan terhadap presentasi yang diberikan. 5.7. Kepala Puskesmas 5.7.1. Memberikan keputusan atau rekomendasi perbaikan atau peningkatan yang dianggap perlu. 5.8. Sekretaris ISO 5.8.1. Membuat risalah Tinjauan Manajemen 5.8.2. Meminta persetujuan Risalah Rapat kepada Kepala Puskesmas 5.8.3. Mendistribusikan Risalah Rapat kepada Peserta Rapat. 5.9. Koordinator Yanis dan Koordonator TU 5.9.1. Meneruskan dan membahas dengan staff untuk membuat rencana tindak lanjut. 5.9.2. Menyampaikan rencana tindak lanjut kepada atasan langsung. Tindak Lanjut dan Verifikasi Hasil Rapat 5.10. Koordinator Yanis & Koordonator TU 5.10.1. Tindak lanjut dan verifikasinya dilakukan sesuai prosedur Tindakan Perbaikan. 6.



7.



DOKUMEN TERKAIT 6.1. PM – MLT I – 5.6 6.2. PM – MLT I – 8.2 6.3. PM – MLT I – 8.5 6.4. PR – MLT I – 19 6.5. PR – MLT I – 21 6.6. PR – MLT I – 25 6.7. PR – MLT I – 27 6.8. PR – MLT I – 28



Pedoman Tinjauan Manajemen Pedoman Pengukuran dan Pemantauan Pedoman Peningkatan Mutu Layanan Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan Prosedur Pengukuran Kepuasan Pelanggan Prosedur Audit Internal Prosedur Tindakan Perbaikan Prosedur Tindakan Pencegahan



CATATAN MUTU 7.1. Undangan Tinjauan Manajemen 7.2. Hasil Pertemuan Tinjauan Manajemen.



Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Mlati I



PROSEDUR MUTU TINJAUAN MANAJEMEN



NOMOR DOKUMEN : PR-MLT I-26 TANGGAL TERBIT : 16-02-2009 NOMOR REVISI



PUSKESMAS MLATI I CATATAN MUTU



HALAMAN



ALUR PROSES



: 00 :3/3



PENANGGUNG JAWAB



Mulai



Jadwal Tinjauan Manajemen



Jadwal Tinjauan Manajemen



Management Representative



Menetukan jadwal dan peserta



Persetujuan



Kepala Puskesmas T



OK?



Y



Undangan Tinjauan Manajemen



Membuat undangan



Sekretaris ISO



Undangan Tinjauan Manajemen Persetujuan undangan



Kepala Puskesmas dan MR



Daftar Distribusi Distribusi undangan



Pelaksanaan tinjauan manajemen



Sekretaris ISO Peserta Tinjauan manajemen



Notulen rapat Pembuatan Notulen Tinjauan Manajemen



Notulen rapat Persetujuan Notulen Tinjauan Manajemen



Management Representative/ Kepala Puskesmas



Daftar Distribusi Distribusi Notulen Tinjauan Manajemen



Tindak lanjut dan verifikasi Tinjauan Manajemen



Sekretaris ISO Koord. Yanis dan TU



Selesai



Dilarang mengubah dan atau menggandakan dokumen ini tanpa persetujuan Management Representative dan Kepala Puskesmas Mlati I