Rancangan Aksi Perubahan [PDF]

Citation preview

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KANTOR KECAMATAN BOJONEGORO



PERCEPATAN PELAPORAN DATA HARIAN WARGA ISOLASI MANDIRI (ISOMAN) DAN WARGA BELUM TERVAKSIN DALAM RANGKA PENANGANAN PENYEBARAN COVID-19



Disusun Oleh ;



MUHAMMAD IMAM AFFAN TSANIYA, S.STP, MH NDH: 34



PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR BADAN PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR (PKA) ANGKATAN VI TAHUN 2021 JULI, 2021



LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN KANTOR KECAMATAN BOJONEGORO PERCEPATAN PELAPORAN DATA HARIAN WARGA ISOLASI MANDIRI (ISOMAN) DAN WARGA BELUM TERVAKSIN DALAM RANGKA PENANGANAN PENYEBARAN COVID-19 Disusun Oleh : MUHAMMAD IMAM AFFAN TSANIYA, S.STP, MH NDH: 34



Telah diseminarkan dan disetujui pada tanggal



Juli 2021



di .........



Menyetujui: Widyaiswara/Pembimbing



Atasan Langsung/Mentor



D rs . ANTON SUDJARWO, Msi



MOCHLISIIN ANDI IRAWAN, S.STP, MM



Widyaiswra ahli Utama



Pembina Tk.I (IV/b)



NIP. 19560909 198603 1 06



NIP. 19780704 199802 1 001



Narasumber :



ii



KATA PENGANTAR



Atas berkat Rahmat Allah Tuhan YME, Rancangan Aksi Perubahan dengan judul PERCEPATAN PELAPORAN DATA HARIAN WARGA ISOLASI MANDIRI (ISOMAN) DAN WARGA BELUM TERVAKSIN DALAM RANGKA PENANGANAN PENYEBARAN COVID-19, Rancangan Aksi Perubahan ini disusun berangkat dari upaya pencegahan penyebaran wabah covid-19 di Kecamatan Bojonegoro Kabupaten Bojonegoro, khususnya pada penyediaan data warga isolasi mandiri dan warga yang belum tervaksin yang selama ini belum diukur. Hal ini disebabkan selain karena belum adanya anggaran khusus dalam penyediaan data warga isoman dan warga belum tervaksin yang berakibat pada tidak tersedianya data tersebut padahal data tersebut sangat dibutuhkan untuk bahan kebijakan penanganan penyebaran wabah covid-19. Oleh karena itu, sebagai upaya pencegahan penyebaran wabah covid-19, Penulis berupaya untuk menggagas /membuat terobosan dengan mencoba untuk menerapkan percepatan pelaporan data harian sehingga tersedia data harian warga isoman dan warga belum tervaksin di Kecamatan Bojonegoro. Tersusunnya Rancangan Aksi Perubahan ini juga atas dukungan beberapa pihak, oleh karenanya Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya antara lain kepada 1. Bapak Aries Agung Paewai, SSTP, MM, selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BPSDM) Provinsi Jawa Timuryang telah memfasilitasi terselenggaranya Pelatihan Kepimpinan Administrator Angkatan 6 Tahun 2021 di Surabaya, Jawa Timur; 2. Bapak Mochlisiin Andi Irawan, S.STP, MM, Camat Bojonegoro dan juga sebagai Mentor Penulis yang telah memberikan arahan dan bimbingan; 3. Bapak Drs. ANTON SUDJARWO,MSi., Widyaiswara Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Jawa Timur selaku Pembimbing (Coach) yang telah memberikan arahan dan bimbingan baik secara langsung maupun melalui media komunikasi (telepon, WA, email);



iii



4. Saudara Peserta PKA Angkatan 6 Tahun 2021, yang telah mengisi hari-hari pelaksanaan PKA Angkatan 6 Tahun 2021 dengan serius atau bersenda gurau, menjadi rekan ataupun saudara bagi Penulis; 5. Terakhir, kepada Keluarga Tercinta Penulis yang telah memberikan dukungan, motivasi dan doa, sehingga Penulis melaksanakan Pelatihan Kepimpinan Administrator Angkatan 6 Tahun 2021 ini dengan perasaan tenang dan semangat. Semoga Rancangan Aksi Perubahan ini bisa memberikan kontribusi terhadap upaya pencegahan penyebaran covid-19



di Kecamatan Bojonegoro Kabupaten



Bojonegoro.



Bojonegoro,



Juli 2021



Penulis



M. IMAM AFFAN T, S.STP, MH NDH : 34



iv



DAFTAR ISI HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ I KATA PENGANTAR .................................................................................... ii DAFTAR ISI ................................................................................................. iv DAFTAR TABEL .......................................................................................... v DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... vi BAB I PENDAHULUAN



1



1.1 Latar Belakang .......................................................................... 4 1.2 Area dan Fokus Proyek Perubahan ......................................... 5 1.2.1 Area Proyek Perubahan ………………………………….



5



1.2.2 Fokus Proyek Perubahan ………………………………..



6



1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan .................................. 7 1.3.1 Tujuan Proyek Perubahan ………………………………. 1.3.2 Manfaat Proyek Perubahan ……………………………... 1.4 Adopsi dan Adaptasi Studi Lapangan.......................................



8 9



BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI 2.1 Profil Kantor Kecamatan Bojonegoro........................................



13



2.2 Susunan Organisasi.................................................................. 2.3 Tugas Pokok Dan fungsi........................................................... 2.4 Profil



Kinerja



Kantor



Kecamatan



Bojonegoro…………………………………………



19



BAB III ANALISA MASALAH 3.1 Analisis Permasalahan Organisasi ........................................ 3.2 Penyebab Masalah ................................................................ 3.3 Akar Penyebab Masalah ........................................................ 3.4 Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ....................................... 3.5 Solusi Mengatasi Masalah...................................................... BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAHA 4.1 Terobosan/Inovasi..................................................................... 4.2 Tahapan Kegiatan………………………………………………… 4.3 Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan)…………………………. 4.4 Manajemen Resiko……………………………………………….. v



24



DAFTAR TABEL



Tabel 1.



Aksi Perubahan ....................................................................



12



Tabel 2.



Identifikasi Stakeholder Internal ............................................



14



Tabel 3.



Peranan Stakeholder .............................................................



15



Tabel 4.



Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder ..............................



16



Tabel 5.



Strategi Pendekatan Stakeholder...........................................



18



Tabel 6.



Pentahapan (Milestone) Proyek Perubahan .........................



18



Tabel 7.



Target Capaian Kinerja ..........................................................



24



Tabel 8.



Daftar Rencana Proyek Perubahan .......................................



26



vi



DAFTAR GAMBAR



Gambar 1. Struktur Tata Kelola Proyek Perubahan ..............................



17



Gambar 2. Bagan Kedudukan Stakeholder Proyek Perubahan ............



20



vii



BAB I PENDAHULUAN



1.1.



Latar Belakang Virus Covid-19 yang merambah di setiap negara, khususnya Indonesia,



telah ditetapkan oleh WHO sebagai pandemi. Pada tanggal 31 Maret 2020, Presiden Republik Indonesia telah menetapkan Keadaruratan Kesehatan Masyarakat Covid-19 di Indonesia melalui Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 2020. Hal tersebut tidak bisa dianggap sepele dan harus mendapat perhatian serius demi keberlangsungan hidup bersama. Maka dari itu, setiap warga negara



Indonesia



harus



mematuhi



segala



aturan



yang



ada



untuk



mengendalikan masalah tersebut. Banyak hal yang dilakukan oleh pemerintah dalam upaya menjegah penyebaran virus COVID-19 di Indonesia, antara lain adalah dengan menetapkan protokol kesehatan sebagai hal yang wajib dipatuhi demi keamanan bersama. Pemerintah terus bergerak cepat untuk melakukan program vaksinasi massal sebagai salah satu upaya untuk mengendalikan pandemi Covid-19. Sudah sekitar 12,5 juta rakyat Indonesia sudah diberikan vaksinasi yang pertama. Untuk mendukung program vaksinasi tersebut, pemerintah juga terus mengupayakan untuk mendatangkan vaksin baik dalam bentuk jadi maupun bahan baku. Pemerintah telah mendatangkan 3,8 juta vaksin AstraZeneca dan direncanakan akan datang lagi sebanyak 1,8 juta vaksin AstraZeneca sehingga totalnya ada 5,6 juta vaksin yang diperoleh dari skema multilateral tersebut. Selain itu, Bio Farma juga akan memproduksi sekitar 18 juta vaksin Sinovac pada bulan Mei ini. Dengan tambahan vaksin tersebut, Menkes mengimbau masyarakat untuk segera mengikuti program vaksinasi agar terlindungi dari Covid-19 berikut varian barunya. Guna mempercepat proses vaksinasi, Menkes menyebut bahwa proses vaksinasi juga disederhanakan dari tadinya melalui empat meja (tahapan) menjadi hanya dua meja.



2



Sementara itu, Menteri Koordinator Bidang Perekonomian menjelaskan perkembangan mengenai vaksin gotong royong. Menurutnya, prioritas vaksin gotong royong akan ditentukan berdasarkan zonasi, perusahaan-perusahaan yang terdaftar di Kamar Dagang dan Industri (Kadin), dan industri yang berbasis padat karya. Di samping itu, para pekerja yang memiliki Kartu Izin Tinggal Terbatas (Kitas) atau Kartu Izin Tinggal Tetap (Kitap) juga bisa menggunakan mekanisme vaksin gotong royong. Aturan mengenai vaksin gotong royong akan diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan. Kebijakan vaksin ini tentu membuthkan ketersediaan informasi yang akurat mengenai jumlah masyarakat yang sudah divaksin maupun yang belum divaksin sehingga tepat dalam perencanaan pengadaan vaksin. Desa/kelurahan adalah garda terdepan dalam penyediaan data data dan termasuk



didalamnya



terdapat



Rukun



Tetangga



sebagai



bagiannya.



Pengelolaan yang baik pada basis data yang digunakan dalam perencanaan kegiatan merupakan awal dari efektivitas kegiatan vaksinasi untuk pencegahan covid 19. Persoalannya, basis data masih belum sesuai harapan khususnya data warga isolasi mandiri dan warga yang belum tervaksin. Sumber data yang dihasilkan dari catatan aparat desa /kelurahan selama ini



jadi pegangan, yang dihimpun oleh berbagai kementerian/lembaga (K/L)



yang mengelolanya. Sebagai misal Profil desa/kelurahan (prodeskel) dikelola Kementerian Dalam Negeri, potensi desa (podes) dikelola BPS, serta pembaruan data Indeks Desa Membangun (IDM) dikelola Kementerian Desa, Pembangunan Daerah Tertinggal, dan Transmigrasi (PDTT). Banyak faktor dan kendala yang dihadapi. Selain isi data yang diragukan validitasnya. . Juga, kenyataannya pembaruan data yang tercatat cenderung lambat. Dari sekian banyak data yang tercatat di desa, kelemahan yang menonjol adalah tidak setaranya jumlah aparat desa dalam memperoleh data, bagaimana konsep, kaidah-kaidah, maupun standar prosedur pengumpulan data.. Untuk itu perlu ada upaya



riil dan berbagai teribosan inovasi dalam



rangka Percepatan Pelaporan Data Harian Warga Isolasi Mandiri (Isoman) Dan Warga Belum Tervaksin Dalam Rangka Penanganan Penyebaran Covid-19. 1.2.



Tujuan 3



Tujuan umum pada aksi perubahan ini adalah mewujudkan ketersediaan data secara cepat valid terpantau berkelanjutan. Produk dari pelaporan adalah data progress warga isoman dan warga belum tervaksin setiap hari diwilayah Kecamatan Bojonegoro. 1.2.1. Tujuan Jangka Pendek Tujuan jangka pendek diwujudkan selama berlangsungnya



PKA



Angkatan 6 sampai dengan tanggal 17 September 2021. Adapun tujuan yang ingin diwujudkan pada jangka pendek diantaranya adalah : 



Tersedianya



komitmen



seluruh



Lurah



dan



Kades



untuk



mengupayakan ketersediaan data warga isoman dan warga belum tervaksin dari seluruh Ketua RT 



Tersusunnya mekanisme dan alur kerja pelaporan data warga isoman dan warga belum tervaksin dari seluruh Ketua RT.







Tersusunnya rancang bangun sistem penyajian data warga isoman dan warga belum tervaksin dari seluruh Ketua RT.



1.2.1. Tujuan Jangka Menengah Tujuan jangka menengah diwujudkan selama kurang dari 1 tahun yaitu bulan 18 September s/d Desember 2021. Adapun tujuan yang ingin diwujudkan pada jangka menengah diantaranya adalah : 



Pengembangan pelaporan data warga isoman dan warga belum tervaksin dari seluruh Ketua RT secara berkelanjutan;







Pengembangan laporan cepat harian melalui media whatsapp secara berkelanjutan.



4



1.2.1. Tujuan Jangka Panjang Tujuan jangka panjang diwujudkan selama kurang lebih 2 tahun yaitu bulan Januari 2022 s/d Desember 2023. Adapun tujuan yang ingin diwujudkan pada jangka panjang diantaranya adalah : 



Tersedianya data harian warga isoman dan warga belum tervaksin dari seluruh Ketua RT di wilayah Kecamatan Bojonegoro .







Terwujudnya mekanisme laporan cepat harian melalui media whatsapp sehingga akan memudahkan update progress warga isoman dan warga belum tervaksin.







Tersedianya informasi akurat terkini perkembangan warga isoman dan warga belum tervaksin sebagai bahan penyusunan kebijakan.







Terwujudnya efektifitas dan efisiensi kegiatan pemberian bantuan untuk warga isoman dan kegiatan vaksinasi Covid-19.







Terwujudnya



peningkatan



efektifitas



dan



efisiensi



kegiatan



pencegahan penyebaran wabah Covid-19 melalui isoman dan vaksinasi. 1.3.



Manfaat Perubahan 1.3.1. Manfaat Internal Secara internal, manfaat yang diperoleh bagi organisasi diantaranya adalah : 1) Memperbaiki kinerja gugus tugas penanganan Covid-19 di Kecamatan Bojonegoro 2) Meningkatkan



kualitas



pelayanan



yang



diberikan



kepada



Masyarakat khususnya dalam pemantauan isoman dan vaksinasi Covid-19. 3) Tersedianya data progress



isoman dan vaksinasi, dimana



masing-masing Kelurahan/Desa akan memiliki data yang akurat dan selalu terupdate. 4) Sebagai pelopor perubahan yang inovatif. 5) Meningkatkan monitoring internal manajemen khususnya dibidang penanganan wabah Covid-19; 1.3.2. Manfaat Eksternal



5



Secara eksternal, manfaat yang dapat diperoleh bagi stakeholder adalah : 1) Efisiensi anggaran dan efektifitas kegiatan yang dilakukan oleh OPD terkait penanganan wabah Covid-19. 2) Sebagai model percontohan bagi gugus tugas kecamatan lain 3) Membangun sistem pelaporan yang selalu update dan berkelanjutan 4) Memudahkan dalam perumusan kebijakan oleh pihak terkait (Bupati, Sekda, DPRD dan pimpinan lainnya) Manfaat bagi masyarakat : 1) Masyarakat selaku obyek sasaran isoman dan vaksinasi mendapat pelayanan yang lebih tertib, teratur, aman, nyaman dan berkualitas. 2) Membangun tingkat kepercayaan dalam masyarakat 3) Mencegah penyebaran wabah covid-19 1.4.



Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan Best Practice Yang Dapat Diadopsi dan Sesuai Dengan Rancangan Proyek Perubahan 1.4.1. Aspek



kepemimpinan,



Dukungan



pelaksanaan



kegiatan,



Dukungan komunikasi kepada stakeholder eksternal 1.4.2. Aspek



Pengelolaan



Internal



Organisasi,



Peningkatan



Profesionalitas dan tata kelola dalam menjalankan tugas melalui pelaporan data secara professional. Hal tersebut dalam langkah implementasinya adalah menyusun metode pelaporan dan tim yang terlibat dalam aksi perubahan dengan pembagian tugas dan fungsi untuk mewujudkan pencapaian tujuan 1.4.3. Dari aspek pelayanan publik, membangun sinergi berbagai elemen dalam upaya mewujudkan program dan kegiatan inovasi dalam rangka implementasi PERCEPATAN PELAPORAN DATA HARIAN WARGA ISOLASI MANDIRI (ISOMAN) DAN WARGA BELUM



TERVAKSIN



DALAM



RANGKA



PENANGANAN



PENYEBARAN COVID-19



6



BAB II PROFIL KINERJA ORGANISASI 2.1.



Tugas dan Fungsi Organisasi 2.3.1 Tugas Pokok Camat Camat



melaksanakan



tugas



mengoordinasikan



penyelenggaraan



pemerintahan, pelayanan publik, dan pemberdayaan masyarakat di tingkat Kecamatan. 2.3.1.1 Tugas Pokok Sekretaris Kecamatan Sekretaris



Kecamatan



melaksanakan,



mempunyai



mengoordinasikan



tugas



merencanakan,



dan



mengendalikan



kegiatan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, penyusunan program dan keuangan. 2.3.2 Fungsi Camat Dalam rangka melaksanakan tugas, Camat menyelenggarakan fungsi: a. Penyelenggaraan urusan pemerintahan umum b. Pengoordinasian kegiatan pemberdayaan masyarakat c. Pengoordinasian



upaya



penyelenggaraan



ketentraman



dan



ketertiban umum d. Pengoordinasian penerapan dan penegakan Peraturan daerah dan peraturan Bupati e. Pengoordinasian pemeliharaan prasarana dan sarana pelayanan umum f.



Pengoordinasian penyelenggaraan kegiatan pemerintahan yang dilakukan oleh Perangkat Daerah di tingkat Kecamatan



g. Pembinaan dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan Desa dan/atau Kelurahan h. Pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Kabupaten yang tidak dilaksanakan oleh unit kerja Pemerintah Daerah yang ada di Kecamatan i.



Pelaksanaan fungsi lain yang diperintahkan oleh Peraturan Perundang-undangan.



2.3.2.1 Fungsi Sekretaris Kecamatan



7



Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Sekretaris Kecamatan mempunyai fungsi: a. Pengelolaan dan pelayanan administrasi umum ; b. Pengelolaan administrasi kepegawaian; c. Pengelolaan administrasi keuangan; d. Pengelolaan administrasi perlengkapan; e. Pengelolaan urusan rumah tangga; f.



Pelaksanaan koordinasi penyusunan program, anggaran dan perundang-undangan;



g. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas tugas seksi h. Pengelolaan kearsipan kecamatan i.



Pelaksanaan monitoring dan evaluasi organisasi dan tata laksana; dan’



j.



Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Camat terkait dengan tugas dan fungsinya.



2.2.



Kinerja Pelayanan Sekarang Bahwa perkembangan kinerja terhadap kegiatan pemantauan isoman dan program vaksinasi untuk seluruh masyarakat oleh gugus tugas penanganan covid-19 pada Kecamatan Bojonegoro perlu terus dioptimalkan dalam rangka mendorong upaya pencegahan penyebaran wabah covid-19. Adapun gambaran upaya peningkatan kualitas kegiatan saat ini adalah 1. Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime, perlu proses untuk mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi) 2. Adanya potensi kelalaian pengawasan warga isoman dan penyediaan vaksin tidak dapat dideteksi secara dini. 3. Tidak seluruh warga isoman dan warga belum tervaksin yg ada pada Kecamatan Bojonegoro dapat dipantau dan dilakukan pembinaan. 4. Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin masih belum berkelanjutan.



2.3.



Kinerja Pelayanan yang diharapkan 8



Kualitas KECAMATAN



yang



diharapkan



BOJONEGORO



dari



kinerja



yang



diberikan



adalah



upaya



pencegahan



oleh



terhadap



penyebaran wabah Covid-19 melalui akurasi pelaporan data warga isoman dan warga belum tervaksin. Adapun indikator yang perlu ditetapkan untuk pencegahan penyebaran Covid-19 dengan meningkatkan kualitas isoman dan vaksinasi masyarakat adalah: a. Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin dapat diketahui secara up to date. b. Adanya deteksi dini ketika terdapat potensi kelalaian pengawasan warga isoman dan penyediaan vaksin, sehingga masalah dapat dihindari seminimal mungkin. c. Seluruh warga isoman dan warga belum tervaksin perkembangannya dapat diawasi secara langsung melalui sistem pelaporan, terkait dengan progresnya, sehingga ketika ada warga isoman atau warga belum tervaksin , gugus tugas kecamatan dapat turun langsung memonitoring dan melakukan pembinaan, d. Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin berkelanjutan sehingga penanganan



warga belum tervaksin



menjadi lebih efektif,efisien.



9



BAB III ANALISIS MASALAH 3.1.



Analisis Permasalahan Organisasi Permasalahan adalah hal yang paling penting untuk beranjak ketahap berikutnya.



Sebelum



menentukan



masalah



ada



tahapan-tahapan,



diantaranya yaitu : a. Menentukan isu kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan yang sedang terjadi di Kecamatan Bojonegoro saat ini khususnya yang berkaitan dengan penanganan Covid-19. Beberapa isu yang ada dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 2.1. Isu Kondisi Sekarang Dan Kondisi Yang Diharapkan N O 1



KONDISI SEKARANG



KONDISI YANG DIHARAPKAN



Data terkait dengan progres warga isoman Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa dan warga belum tervaksin dapat diketahui didapat secara realtime, perlu proses untuk secara up to date. mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi)



2



Adanya



potensi



kelalaian



pengawasan Adanya deteksi dini ketika terdapat potensi



warga isoman dan penyediaan vaksin tidak kelalaian pengawasan warga isoman dan dapat dideteksi secara dini.



penyediaan



vaksin,



sehingga



masalah



dapat dihindari seminimal mungkin. Tidak seluruh warga isoman dan warga Seluruh warga isoman dan warga belum



3



belum tervaksin yg ada pada Kecamatan tervaksin



perkembangannya



dapat



Bojonegoro dapat dipantau dan dilakukan dipantau secara langsung melalui sistem pembinaan.



pelaporan,



terkait



dengan



progresnya,



sehingga ketika ada warga isoman atau warga belum tervaksin , gugus tugas kecamatan



dapat



turun



langsung



memonitoring dan melakukan pembinaan,



4



Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin masih belum berkelanjutan.



10



Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin berkelanjutan sehingga penanganan warga belum tervaksin menjadi lebih efektif,efisien



b. Kriteria Penetapan Indikator AKPL Hasil dari isu strategis yang ada, tidak semua isu aktual tersebut menjadi prioritas untuk segera diatasi. Penentuan isu aktual yang harus segera



diatasi



dilakukan



dengan



menggunakan



metode



Aktual,



Problematik, Kekhalayakan, Layak (AKPL) dimana Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi dan sedang menjadi pembicaraan orang banyak. Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi yang seharusnya, standar ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya. Kelayakan, artinya isu bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang kemudian dilakukan pembobotan kembali. Dari kriteria penetapan indikator AKPL di atas, akan diambil tiga isu atau pokok persoalan yang memenuhi keempat indikator AKPL yang nantinya akan dijadikan prioritas untuk menentukan kriteria penetapan indikator Urgency, Seriousness, Growth (USG). Berikut adalah hasil kriteria dengan menggunakan AKPL seperti pada tabel 2.2 dibawah ini : Tabel 2.2. Kriteria Penetapan Indikator AKPL NO 1



2



PENYEBAB / MASALAH



AKTUAL



Data terkait dengan progres warga isoman √ dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime, perlu proses untuk mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi) Adanya potensi kelalaian √ pengawasan warga isoman dan penyediaan vaksin tidak



KEKHALAYAK PROBLEMAT LAYAK AN IKA



KETERANGAN



√



√



√



Memenuhi syarat



×



×



×



Tidak memenuhi syarat



11



dapat dideteksi secara dini.



3



4



Tidak seluruh warga isoman √ dan warga belum tervaksin yg ada pada Kecamatan Bojonegoro dapat dipantau dan dilakukan pembinaan. Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin masih belum berkelanjutan.



√



√



√



√



Memenuhi syarat



√



√



√



Memenuhi syarat



Berdasarkan pada tabel diatas maka ada tiga penetapan indikator AKPL yang akan dijadikan prioritas adalah Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime, perlu proses untuk mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi), Tidak seluruh warga isoman dan warga belum tervaksin yg ada pada Kecamatan Bojonegoro dapat dipantau dan dilakukan pembinaan., Pelaksanaan pelaporan progress warga isoman dan warga belum tervaksin masih belum berkelanjutan . c. Kriteria Penetapan Indikator USG Berdasarkan analisis masalah dengan kriteria AKLP, langkah berikutnya adalah menganalisis dengan kriteria Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode USG merupakan cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode scoring. Metode USG dilakukan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi serta kemungkinan berkembangnya masalah tersebut semakin besar. Untuk menentukan tingkat USG menggunakan skala Likert 1- 5 dengan ketentuan 5 = sangat besar 4 = besar 3 = sedang 2 = kecil 12



1 = sangat kecil Berikut adalah pemecahan masalah dengan metode USG sebagaimana ditunjukkan pada tabel 2.3 Tabel 2.3. Kriteria Penetapan Indikator USG KRITERIA PENETAPAN INDIKATOR USG NO



PENYEBAB/MASALAH URGENCY SERIOUSNESS GROWTH



JUMLAH



5



5



5



15



mendatangi) Tidak seluruh



warga 5



5



4



14



isoman



warga



4



4



13



Data terkait dengan progres



warga



isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime,



perlu



proses



untuk



mendapatkan (surat



data



permintaan



secara tertulis dan



dan



belum tervaksin yg ada pada



Kecamatan



Bojonegoro



dapat



dipantau dan dilakukan pembinaan Pelaksanaan pelaporan 5 progress warga isoman dan



warga



belum



tervaksin masih belum berkelanjutan



Berdasarkan tabel diatas, dapat diketahui bahwa yang menjadi prioritas masalah untuk segera diatasi adalah Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime, 13



perlu proses untuk mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi). Untuk selanjutnya permasalahan tersebut akan di diagnosa untuk dicari akar penyebab masalahnya. d. Lembar Kerja Diagnosa Organisasi Dari tahapan-tahapan tersebut, langkah berikutnya adalah membuat lembar kerja diagnosa organisasi. Tahapan ini untuk mengetahui akar penyebab masalah, alternatif solusi dan solusi yang direkomendasikan. Berikut adalah tabel lembar kerja diagnosa organisasi. Tabel 2.4 Lembar Kerja Diagnosa Organisasi ISU/GEJALA MASALAH DAN PENYEBAB/ NO MASALAH AREA PERUBAHAN 1.



Data terkait dengan progres warga isoman dan warga belum tervaksin tidak bisa didapat secara realtime, perlu proses untuk mendapatkan data (surat permintaan secara tertulis dan mendatangi)



1. Tidak adanya mekanisme pelaporan yang bisa menyajikan data secara real time 2. Keterbatasan tenaga aparatur kelurahan 3. Tidak adanya ketersediaan data terkait pada instansi lain



AKAR PENYE BAB UTAMA



ALTERN REKOMENDASI ATIF/ SOLUSI SOLUSI



Tidak 1. Penentuan adanya mekanisme mekanisme pelaporan pelaporan data warga yang bisa isoman dan menyajikan warga belum data warga tervaksin isoman dan warga belum 2. Penggunaan tervaksin aplikasi yang secara vallid mudah dan up to diakses date ( real penyedia data time) (Ketua RT)



Pemanfaatan aplikasi whatsapp oleh Ketua RT sebagai media pelaporan cepat data harian (realtime) warga isoman dan warga belum tervaksin.



Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan atau isu yang ada terkait dengan tusi Kecamatan Bojonegoro. Terkait dengan sulitnya ketersediaan data harian warga isoman dan warga belum tervaksin. 3.2.



Penyebab Masalah Adapun penyebab dari isu atau gejala permasalahan ini adalah: 1. Tidak adanya mekanisme pelaporan yang bisa menyajikan data secara real time 14



Pelaporan data tentang progress warga isoman dan warga belum tervaksin



hendaknya dibuatkan mekanisme pelaporan yang mudah



sehingga dapat diketahui secara cepat dan real time. 2. Keterbatasan tenaga aparatur kelurahan Hendaknya untuk mengatasi permasalah keterbatasan jumlah aparatus kelurahan ini memberdayakan Ketua RT sebagai pelaksana dan penyedia data. 3. Tidak adanya ketersediaan data terkait pada instansi lain Dengan tidak adanya data tersebut di isntansi lain maka menyediakan data pelaporan oleh Kecamatan Bojonegoro menjadi sangat penting dilakukan. 3.3.



Akar Penyebab Masalah Dari permasalahan yang ada maka dapat disimpulkan bahwa akar penyebab masalah adalah Tidak adanya mekanisme pelaporan yang bisa menyajikan data warga isoman dan warga belum tervaksin secara valid dan up to date (real time).



3.4.



Alternatif Solusi Mengatasi Masalah Alternatif solusi menyelesaikan masalah Tidak adanya mekanisme pelaporan



yang bisa menyajikan data warga isoman dan warga belum



tervaksin secara valid dan up to date (real time).adalah dengan : a. Penentuan mekanisme pelaporan data warga isoman dan warga belum tervaksin. b. Penggunaan aplikasi yang mudah diakses penyedia data (Ketua RT). 3.5.



Solusi Mengatasi Masalah Solusi dalam mengatasi masalah tersebut adalah Pemanfaatan aplikasi whatsapp oleh Ketua RT sebagai media pelaporan cepat data harian (realtime) warga isoman dan warga belum tervaksin



15



BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH



4.1.



Terobosan / Inovasi Melalui



inovasi



ini



bahwasannya



pentingnya



dari



penerapan



pelaporan cepat data harian warga isoman dan warga belum tervaksin oleh Ketua RT melalui aplikasi whatsapp antara lain yaitu: (1) Pelaksanaan pengumpulan data menjadi lebih cepat, karena pelaksanaan pengumpulan data dapat dilakukan sewaktu-waktu dan bersifat real time. (2) Proses pengiriman laporan dilakukan lebih cepat karena berbasis media sosial online. (3) Data yang dihasilkan lebih valid dan up to date . (4)  Paperless dan retensi dokumen menjadi lebih lama dan andal. Dengan inovasi ini diharapkan ketersediaan data sebagai bahan kebijakan semakin cepat dan memudahkan



gugus



tugas



kecamatan



melakukan



monitoring



dan



pembinaan. Dari berbagai keunggulan metode pelaporan ini maka dalam rangka mempercepat ketersediaan data terkait progress warga isoman dan warga belumtervaksin secara realtime akan memberikan nilai tambah pada Kecamatan Bojonegoro sebagai bagian dari gugus tugas penangan Covid19 dalam upaya pencegahan penyebaran wabah Covid-19 melalui program isoman dan vaksinasi masyarakat. 4.2.



Tahapan Kegiatan Pentahapan rancangan aksi perubahan terdiri dari tahap jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang. Tahapan jangka pendek dan jangka menengah wajib dilaksanakan sebagai implementasi rancangan aksi perubahan bagi peserta Diklat Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan VI Tahun 2021. Tahapan kegiatan dalam rancangan aksi perubahan ini dapat dilihat pada table 3.1. dibawah ini :



16



Tabel 3.1. Pentahapan (Milestone) Rancangan Aksi Perubahan PENTAHAPAN (Milestones) No



MILESTONES/TAHAPAN



KEGIATAN



WAKTU



OUTPUT



Penjelasan tentang



Minggu ke



Persetujuan mentor



rencana aksi



IV Juni 2021



Pembentukan tim



Tim ditetapkan



Minggu I Juli



Penetapan tim



komprehensif



melalui SK



2021



melalui SK Camat



Pengumpulan sumber-sumber



Pedoman



Minggu II



Pedoman dokumen



dan pedoman



penyusunan



Juli 2021



Jangka Pendek (2 Bulan )



1. 2. 3.



Konsultasi dengan mentor



mekanisme pelaporan real time



4.



Penyusunan komitmen



Draf komitmen



kelurahan untuk



Minggu II



Butir-butir



Juli 2021



kesepakatan yang



memerintahkan ketua RT



disepakati bersama



danmerekap data yang masuk



5.



Menyusun mekanisme dan alur Draf mekanisme dan



Minggu II



Tahapan atau



kerja pelaporan cepat



Juli 2021



mekanisme dalam



alur kerja pelaporan cepat harian



pelaksanaan pelporan



6.



Menerbitkan



komitmen Kesepakatan



Minggu III



untuk bersama



Juli 2021



kelurahan memerintahkan



ketua



Nota Kesepakatan



RT



danmerekap data yang masuk



7. 8.



Penetapan



mekanisme



dan Pedoman (SOP)



Minggu III



alur kerja pelaporan cepat



Juli 2021



Menyusun



Minggu III –



rancang



bangun Rancang awal



metode pelaporan yang dapat



IV



menyajikan data warga isoman



Juli 2021



dan warga belum tervaksin secara realtime menggunakan aplikasi whatsapp yang dapat memudahkan pelaporan



17



SK Camat



Rancangan metode



PENTAHAPAN (Milestones) Pengkomunikasian metode - Edukasi pelaporan 9. pelaporan cepat



Minggu I



cepat kepada lurah



Agustus



dan kades



2021



Database awal



- Permintaan data kepada ketua RT



10. Proses



uji



coba



- Rekap data awal pelaporan Rancang bangun



cepat



pelaporan cepat



Minggu II-III



Uji coba metode



Agustus 2021



11. Penyusunan Manual pelaporan Mendokumentasikan cepat



Minggu III



panduan pelaporan



langkah-langkah



Agustus



cepat



operasional



2021



Jangka Menengah(1 tahun) 1. Pengembangan pelaporan



metode Integrasi pelaporan



cepat



2022



secara



Implementasi pelaporan cepat



berkelanjutan;



harian



2. Pengembangan data



secara Integrasi data



berkelanjutan



2022



Data monitoring



progress pada



realtime progress



seluruh



warga isoman dan



Desa/Kelurahan



belum tervaksin



Jangka Panjang (2 tahun) 1.



Pengembangan isi pelaporan Penambahan fitur cepat



sesuai



2023



kebutuhan pelporan cepat



Implementasi pelporan cepat pada



Kabupaten Bojonegoro dalam



semua informasi



penanganan covid -19



yang dibutuhkan terkait penanganan wabah



2.



Mekanisme



pelaporan



yang Update pedoman



strategis dengan implementasi teknis pelaporan metode laporan cepat melalui cepat aplikasi



whatsapp



akan



sehingga



memudahkan



pemantauan terhadap warga isoman



dan



warga



belum



tervaksin 18



2023



SOP pelaporan cepat



4.3.



Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan) Berhasilnya rancangan aksi perubahan ini ditentukan oleh kualitas dan kuantitas tim yang ada di Kecamatan Bojonegoro dan stakeholder yang mendukung kegiatan. Oleh karena itu perlu dibentuk timkerja yang efektif. Tim kerja yang efektif dibangun dengan tujuan agar sasaran dapat ditentukan dan dicapai secara optimal dan ada komitmen untuk saling mendukung. Diagram struktur organisasi dalam rancangan aksi perubahan adalah sebagai berikut:



19



MENTOR Camat



COACH Drs. ANTON SUJARWO, M.Si. Widyaiswara Ahli Utama



LEADER AKSI PERUBAHAN Sekretaris Kecamatan



TIM II Tim Teknis



TIM I Penyusunan Metode



TIM III Tim Administrasi



Diskripsi



tugas



dari



masing-masing



struktur



organisasi



aksi



perubahan adalah sebagai berikut : 1. Mentor : Camat Sebagai Mentor yang mempunyai peran memberikan persetujuan, arahan dan dukungan terhadap proyek perubahan. 2. Coach - Melakukan



monitoring



kegiatan



peserta



selama



tahap



Komitmen Bersama dan selama Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi informasi (IT); - Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu peserta apabila peserta mengalami permasalahan selama tahapan komitmen bersama maupun tahapan Laboratorium Kepemimpinan; - Memberikan masukan kepada peserta terkait usulan proyek perubahan yang sedang dirumuskan peserta selama tahap komitmen bersama dan tahap laboratorium kepemimpinan;



20



- Memberikan



feedback



terhadap



laporan



progress



implementasi proyek perubahan yang akan disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu sekali - Mengembangkan



instrumen



monitoring



dan



perekaman



terhadap progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan; - Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada penyelenggara Diklat Kepemimpinan Administrator Angkatan 5 Tahun 2021; - Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami lack of motivation selama proses pembelajaran atau menyusun proyek perubahan 3. Tim Penyusunan Metode -



Menyusun metode pelaporan cepat



4. Tim Teknis -



Sebagai Tim Teknis kegiatan dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan seperti sosialisasi, rapat internal, penyusunan petunjuk pelaksanaan, penyusunan SK Tim



-



Menyusun / merekap data



-



Membantu seluruh kegiatan administrasi



-



Monitoring dan evaluasi



5. Tim administrasi -



Pelaksana administrasi kegiatan, penyusunan laporan setiap tahapan kegiatan



-



Bertanggungjawab terhadap administrasi kegiatan



Di dalam rencana aksi perubahan ini kita tidak bisa berjalan sendiri tanpa adanya dukungan dari masyarakat, Organisasi Perangkat Daerah (OPD) sebagai stakeholder internal dan OPD lain maupun instansi vertikal sebagai stakeholder eksternal. Setiap OPD yang ada maupun stakeholder saling mempengaruhi satu dengan yang lain terhadap kepentingan yang ada.brikut adalah identifikasi dan pemetaan stakeholder.



21



1. Identifikasi Stakeholder a. Stakeholder Internal dalah Stakeholder proyek aksi perubahan yang ada di dalam organisasi, yaitu : 1) Camat 2) Kasi 3) Staf 4) Lurah 2. Stakeholder Eksternal Adalah Stakeholder aksi perubahan yang ada di luar organisasi, yaitu : 1) Kepala Desa 2) Ketua RT 3) Masyarakat 3. Analisa Stakeholder Dalam rangka menempatkan masing-masing stakeholder ke dalam salah satu kuadran dilakukan pengelompokan-pengelompokan stakeholder berdasarkan tinggi rendahnya pengaruh dan kepentingan dengan mempertimbangkan ciri empat kelompok stakeholder sebagai berikut : a. Promoters adalah stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi dan pengaruh yang besar dalam aksi perubahan ini. Stakeholder yang masuk kuadan ini adalah : 1) Camat Berperan sebagai pengambil kebijakan dalam aksi perubahan namun Cammat



juga bisa menggagalkan aksi perubahan ini



berdampak negatif atau positif terhadap capaian kinerja OPD. Berperan juga sebagai pembuat SK b. Stakeholder Defenders Stakeholder inimemiliki kepentingan tinggi dan pengaruh yang rendah. Stakeholderyang termasuk kategori Defenders adalah : 1) Kasi Berperan melakukan analisis, menyusun field, dan membuat petunjuk operasional 2) Staf Berperan membantu pelaksanaan penggalian data dan administrasi



22



c. Stakeholder Latents Stakeholder initidak memiliki kepentingan khusus tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi jika mereka menjadi tertarik. 1) Lurah Berperan koordinasi dan penyediaan data 2) Kepala Desa Berperan sebagai mitra koordinasi penyediaan data 3) Ketua RT Berperan dalam kontribusi data d. Stakeholder Apathetics Stakeholder



inikurang



memiliki



pengaruhmaupunkepentingan.



Stakeholder yang termasuk dalam kategori Apathetics adalah masyarakat dan sekretariat Berikut pemetaan stakeholder dalam empat kuadaranpada diagram dibawah ini. Kedudukan Stakeholder



+



+ Pengaruh



++



LATENS



PROMOTOR



Lurah Kepala Desa Ketua RT



CAMAT



(-)



(+)



Kepentingan



APATETHICS



DEFENDER



Sekretariat masyarakat



Kasi Staf



--



23 (-)



-+



Pemanfaatan teknologi digital yang dilakukan dalam rancangan aksi perubahan ini adalah aplikasi berbasis media sosial online yang tidak berbayar, Dengan harapan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi progress warga isoman dan warga belum tervaksin yang dibutuhkan oleh Pihak internal yaitu Camat, Sekretaris Kecamatan, Kasi, Lurah dan Staf.Sedangkan pihak eksternalnya adalah OPD terkait, Kepala Desa dan masyarakat. 4.4.



Manajemen Resiko 1.4.1. Analisa Resiko/Dampak Berdasarkan



kemungkinan



risiko



yang



dapat



mengancam



keberlangsunganaksi perubahan maka dampak resiko dapat dilihat pada tabel berikut Tabel Analisa Resiko dan Dampak pada implementasi Percepatan Pelaporan Data Harian Warga Isolasi Mandiri (Isoman) Dan Warga Belum Tervaksin Dalam Rangka Penanganan Penyebaran Covid-19. RESIKO Salah input data Beban kerja Kelurahan



DAMPAK RESIKO NILAI DAMPAK Kesalahan input data HIGH Jumlah pelaporan yang HIGH tidak



Rendahnya untuk



semakin bertambah komitmen Mindset Lurah terhadap HIGH



melaksanakan kebijakan



kebijakan Rendahnya untuk



ditindaklanjuti



komitmen Mindset



Ketua



RT HIGH



melaksanakan terhadap kebijakan



kebijakan 1.4.2. Rekomendasi Kontrol Dalam tahap ini bertujuan untuk mengurangi level resiko pada penerapan Percepatan Pelaporan Data Harian Warga Isolasi Mandiri (Isoman) Dan Warga Belum Tervaksin Dalam Rangka Penanganan Penyebaran Covid-19 adalah RESIKO Salah input data Beban kerja Kelurahan



NILAI DAMPAK HIGH



REKOMENDASI Perlu sosialisasi



HIGH



bimtek Pengembangan metode



24



dan



Rendahnya komitmen untuk HIGH



Memberikan



melaksanakan kebijakan Rendahnya komitmen untuk HIGH



dan penghargaan Memberikan pembinaan



melaksanakan kebijakan



25



motivasi