Rancangan Aksi Perubahan [PDF]

Citation preview

RANCANGAN AKSI PERUBAHAN



TRANSFORMASI ARSIP DARI KONVENSIONAL KE DIGITAL DALAM RANGKA OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN KECAMATAN JAYANTI KABUPATEN TANGERANG



Disusun Oleh : Nama



: KURNIA, SE, M.Si.



Nomor Absen



: 22



Angkatan



: 2 Tahun 2021



Jabatan



: Kepala Subbag. Umum dan Kepegawaian Kecamatan Jayanti Kabupaten Tangerang



KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI



I



LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) ANGKATAN 2



Judul



: TRANSFORMASI ARSIP DARI KONVENSIONAL KE DIGITAL DALAM UPAYA OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP PADA SUBBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN KECAMATAN JAYANTI KABUPATEN TANGERANG



Nama



: KURNIA, SE, M.Si.



NIP



: 19661022 200701 1 005



No. Absensi



: 22 (Duapuluh dua)



Jabatan



: Kepala Subbag. Umum dan Kepegawaian



Unit Kerja



: Kecamatan Jayanti Kabupaten Tangerang



Tangerang,



2021



Pembimbing/Coach,



Mentor,



Drs. SUYONO, M.Pd. NIP. 19600205 198103 1 007



YANDRI PERMANA, S.STP. NIP. 19830108 200112 1 001



Penguji/Narasumber,



KOKOM KOMALA, S.Pd, M.AP NIP. 19630417 198512 2 001



II



KATA PENGANTAR



Puji dan syukur seraya kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas segala Rahmat dan Karunia-Nya sehingga Rancangan Aksi Perubahan (RAP) ini pada akhirnya dapat diselesaikan. Aksi Perubahan ini merupakan salah satu karya, pengabdian dan tanggung jawab sebagai Aparatur Sipil Negara dalam meningkatkan mutu layanan kepada masyarakat yang sekaligus sebagai salah satu tugas Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan 2 Tahun 2021. Ucapan terima kasih disampaikan kepada pihak-pihak yang telah mendukung sehingga Rancangan Aksi Perubahan ini dapat diselesaikan, yaitu : 1.



Bapak Drs. H. Moch. Maesyal Rasyid, M.Si, selaku Sekretaris Daerah Kabupaten Tangerang



2.



Bapak Drs. H. Hendar Herawan, MM, selaku Kepala BKPSDM Kabupaten Tangerang



3.



Bapak Yandri Permana, S.STP, selaku Camat Jayanti Kabupaten Tangerang



4.



Bapak Drs. Suyono, M.Pd selaku Pembimbing/Ciach



5.



Bapak Suhanda, S.Pd, M.AP, selaku Penguji



6.



Bapak Sunarto, selaku Penanggung jawab Pelatihan Kepemimpinan Pengawas



7.



Ibu Kokom Komala, S.Pd, M.AP, selaku Narasumber



8.



Rekan-rekan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan 2 Tahun 2021



9.



Satgas Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP) Angkatan 2 Tahun 2021



10. Semua rekan-rekan dilingkungan Kantor Kecamatan Jayanti.



Tangerang,



KURNIA, SE, M.Si.



III



2021



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ………………………………………………………………



i



LEMBAR PENGESAHAN ………………………………………………………..



ii



KATA PENGANTAR ……………………………………………………………..



iii



DAFTAR ISI ………………………………………………………………………



iv



BAB I PENDAHULUAN …………………………………………………………



1



A. LATAR BELAKANG ………………………………………………………..



1



B. TUJUAN ……………………………………………………………………...



2



a. Tujuan Jangka Pendek …………………………………………………….



3



b. Tujuan Jangka Menengah ………………………………………………...



3



c. Tujuan Jangka Panjang …………………………………………………...



3



BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN ……………………………………….



4



A. Profil Organisasi ……………………………………………………………...



4



B. Profil Sumber Daya Manusia …………………………………………………



7



C. Profil Kinerja …………………………………………………………………



9



BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN …………………………………



10



A. Identifikasi Masalah …………………………………………………………...



10



1. Pengertian Arsip …………………………………………………………...



10



2. Pengeloaan Arsip Berbasis Elektronik …………………………………….



12



3. Sistim Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik …………………...



15



4. Permasalahan SDM ………………………………………………………..



15



5. SDM dibidang Informasi dan Teknologi …………………………………..



16



6. Buadaya Kerja ……………………………………………………………..



16



7. Anggaran …………………………………………………………………..



16



BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH …………………………….



20



1. Terobosam /Inovasi ……………………………………………………………



20



2. Tahapan Kegiatan ……………………………………………………………..



20



3. Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya …………………………………………..



24



a. Peta masing-masing Stackholdrr …………………………………………..



24



b. Pengaruh dan Kepentingan masing-masing Stackholder ………………….



25



c. Tim Kerja…………………………………………………………………..



26



IV



d. Penataan dan Pemanfaatan Sarana dan Prasrana …………………………..



28



4. Manajemen Pengendalian Mutu ……………………………………………….



28



V



BAB I PENDAHULUAN



A.



Latar Belakang Tujuan Kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah untuk membangun profil dan perilaku Aparatur Sipil Negara yang memiliki integritas, produktivitas, dan bertanggung jawab serta memiliki kemampuan memberikan pelayanan prima melalui perubahan pola pikir dan budaya kerja dalam sistim manajemen pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup delapan area, perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah meliputi : organisasi, Tata Laksana, Peraturan Perundang-undangan, SDM Aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Pelayanan Publik, Pola Pikir dan Budaya Kerja.. Pelaksanaan Reformasi Birokrasi ditujukan untuk menciptakan pemerintahan yang bersih, akuntabel, dan kapabel, sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat, tepat, professional serta brrsih dari praktek KKN. Reformasi Birokrasi juga mendorong setiap Kementerian/Lembaga /Pemerintah Daerah agar manfaat keberadaannya dapat dirasakan langsung oleh masyarakat Ditengah tuntutan masyarakat



yang



semakin



tinggi,



Reformasi



Birokrasi



mendesak



Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk terus meningkatkan kualitas pelayanan publik. Perubahan mindset dan cultureset harus terus didorong agar birokrasi mampu menunjakan performa/kinerja. Untuk mewujudkan hal tersebut, kesuksesan Reformasi Birokrasi merupakan tanggung jawab segenap elemen pemerintahan, dan harus disadari serta dibangun bersama oleh



seluruh



Kementerian/Lembaga /Pemerintah Daerah di Indonesia tanpa kecuali dalam mewujudkan Visi Indonesia Maju (Road Map Kemenpan RB 2020-2024). Saat ini Reformasi Birokrasi telah masuk periode ketiga (2020-2024) atau periode terakhir dari Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional. Pada Tahap akhir ini, Reformasi Birokrasi diharapkan menghasilkan karakter birokrasi yang berkelas dunia (word class bureaucracy) yang dicirikan dengan beberapa hal, yaitu pelayanan publik yang semakin berkualitas dan tata kelola yang semakin efektif dan efisien. Periodisasi perjalanan Reformasi Birokrasi di Indonesia tidak terlepas dari pengaruh 1



perkembangan paradigma ilmu administrasi dan tata kelola pemerintah dilakukan dengan mencari paradigm terbaik yang dapat dipraktikkan dilapangan. Secara umum, Indonesia mengarah pada praktik paradigma New Public Management, yang ditunjukan dengan upaya menciptakan efektivitas, efisiensi, dan pemerintahan yang berorientasi pada hasil, serta (New Public Service Coverence) yang ditunjukan dengan keterlibatan aktor lain diluar pemerintah dalam kedudukan yang sama, seperti masyarakat sipil, dunia usaha, dan media massa Berdasarkan uraian-uraian diatas mekanisme kerja dan bentuk-bentuk tata kelola perlu memanfaatkan kemampuan secara elektronis sebagai salah satu solusi untuk menjawab tantangan dalam bidang tata kelola data dan informasi. Dengan adanya manajemen pengelolaan data base hasil pengawasan sebagai dukungan terhadap tata kelola data informasi diharapkan penataan data yang lengkap serta memberikan layanan yang lebih cepat kepada stakeholder yang membutuhkan dan akhirnya akan memberikan dampak kepada penilaian reformasi birokrasi menjadi lebih baik dari pada sebelumnya. B.



Tujuan Tujuan utama dari aksi perubahan ini adalah melakukan inovatif kebaharuan dari Arsip Konvensional yang ada saat ini di Kecamatan Jayanti menuju Arsip Media Baru/Elektronik (e-Arsip) melalui tata kelola arsip yang informasinya direkam dalam media elektronik dengan langkah-langkah sebagai berikut : a. Tujuan Jangka Pendek Target penyelesaian tujuan ini direncanakan akan terselesaikan dalam kurun waktu 2 bulan dengan rincian : 1. Melakukan pengelolaan Arsip Statis diindentikan sebagai arsip permanen, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value)dan/atau arsip yang karena ketentuan hukum tidak boleh dimusnakan. 2. Pemanfaatan aplikasi elektronik (Digital) b. Tujuan Jangka Menengah Tujuan Jangka Menengah aksi perubahan ini rencananya akan dilaksanakan 6 sampai 12 bulan kedepan dengan rincian :



2



1. Pemanfaatan Aplikasi Manajemen Data Elektronik Kearsipan (Digital) pada Subbag. Umum dan Kepegawaian. 2. Terlaksananya Bimbingan Teknis penggunaan aplikasi manajemen data elektronik kearsipan (digital) c. Tujuan Jangka Panjang Tujuan Jangka Panjang aksi perubahan rencananya akan dilaksanakan 1-3 tahun kedepan dengan rincian : 1. Penggunaan aplikasi Arsip Media Baru versi Elektronik (Digital) 2. Terlaksananya Bimbingan Teknis penggunaan aplikasi data base kearsipan versi elektronik (Digital) d. Manfaat Secara umum manfaat yang diharapkan dari aksi perubahan ini adalah sebagai berikut : 1. Menggunakan perangkat komputer sebagai alat pemroses arsip; 2. Proses pencarian sangat cepat berdasarkan beberapa kemungkinan semisal : nomor telegram, isi singkat, nomor registrasi, dll; 3. Pengoperasian sangat mudah; 4. Tempatnya akses control (password) 5. Hemat tempat karena disimpan di CD dan diletakan dilemari khusus; 6. Sederhana fleksibel dan daya tamping cukup banyak; 7. Adanya fasilitas antivirus; 8. Terdapat salinan arsip dalam bentuk elektronik; 9. Terjamin terekamnya informasi yang terekam yang terkandung dalam lembaran arsip; 10. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik; 11. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik



3



BAB II PROFIL KINERJA PELAYANAN



A. Profil Organisasi Dalam menjalankan kewajiban dan kewenangan dalam pengawasan Organisasi Perangkat Daerah, Kabupaten Tangerang memiliki Visi Misi untuk mewujudkan tujuan organisasi, berikut Visi Misi Kabupaten Tangerang. VISI “Mewujudkan Masyarakat Kabupaten Tangerang yang Religius, Cerdas, Sehat dan Sejahtera” MISI 1. Meningkatkan



Penerapan



Nilai-Nilai



Keagamaan



Dalam



Kehidupan



Bermasyarakat Menuju Masyarakat yang Religius. 2. Meningkatkan Akses Mutu dan Pemerataan Pelayanan Pendidikan dan Kesehatan untuk Mewujudkan Masyarakat yang Cerdas dan Sehat. 3. Mengembangkan Ekonomi Daerah yang Kompetitif dan Berbasis Kerakyatan. 4. Meningkatkan Kualitas Tata Kelola Pemerintahan yang Profesional, Transparan dan Akuntabel. 5. Meningkatkan Pemerataan Pembangunan Infrastruktur yang berkelanjutan dan Pengelolaan Lingkungan Hidup Berdasarkan Rencana Tata Ruang Wilayah. 6. Mengembangkan Inovasi Daerah dalam rangka Meningkatkan Kualitas Daya Saing Daerah, Masyarakat dan Pelaku Pembangunan lainnya.



4



CAMAT YANDRI PERMANA, S.STP



Jabatan Fungsional



SEKCAM KURNIA, S.STP



Kasubag Umum dan Kepegawaian



Kasubag Perencanaan dan keuangan



KURNIA, SE, M.Si



MADSURI, SH, M.Si



Seksi Pemerintahan



Seksi Trantibum



Seksi Pelayanan



Seksi Ekbang



Seksi Pemberdayaan



MUSTAFA RAHMAN



ROSIDIN, S.Sos, MM



YUDHA FAJAR R, SE, M.Ak



CECEP S, S.Sos.



RISKY A, SH.



Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Berdasarkan Peraturan Bupati Tangerang Nomor 113 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi, serta Tata Kerja Kecamatan dan Keluarahan di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang (1)



Subbagian umum dan kepegawian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf b angka 1 dipimpin oleh kepala subbagian umum dan kepegawaian yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada sekretaris kecamatan.



(2)



Subbagian umum dan kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas



melakukan



kegiatan



pelayanan



administrasi



umum,



kepegawaian,



perlengkapan, kerumahtanggaan, dan kehumasan di lingkungan kecamatan. (3)



Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (3) kepala subbagian umum dan kepegawian mempunyai rincian tugas: 5



a.



Merencanakan kegiatan umum dan kepegawaian program kerja operasional pelayanan administrasi umum, kepegawaian, perlengkapan, kerumahtanggaan, dan informasi kehumasan di kecamatan;



b.



membimbing pelaksanaan kegiatan umum yang meliputi : surat menyurat, penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, Inventarisasi Aset dan Persediaan Pengadaan barang dan jasa, Pendistribusian, Stock Opname, fasilitasi pengelola informasi dan dokumen (PID), perjalanan dinas dan pemeliharaan barang-barang Inventaris.



c.



Membimbing pelaksanaan kegiatan kepegawaian meliputi :



Layanan



Administrasi Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala (KGB), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Data Pegawai, Kartu Pegawai (Karpeg), Karis/Karsu, Tunjangan Anak/Keluarga dan Jabatan, Asuransi Kesehatan, Tabungan Pensiun, Tabungan Perumahan, Pensiun, Usulan Formasi Pegawai, Usulan Izin Belajar, Usulan Diklat Pegawai, Usulan Pemberian Penghargaan dan Tanda Kehormatan, Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional, Teguran Disiplin Pegawai, Usulan Cuti Pegawai, Usulan Perpindahan/Cuti Pegawai, Pengelolaan Standar Kompetensi Pegawai (SKP). d.



Membimbing pelaksanaan kegiatan umum dan kepegawaian yang meliputi : pembinaan dan pengembangan pegawai kecamatan, pembinaan dan supervisi pengelolaan dan pendayagunaan aset daerah yang dikelola oleh kelurahan, urusan rumah tangga dan informasi kehumasan di kecamatan



e.



Membagi tugas pelaksanaan kegiatan umum meliputi : surat menyurat, penggandaan, pengiriman, pengarsipan, tata naskah dinas, Inventarisasi Aset dan Persediaan Pengadaan barang dan jasa, Pendistribusian, Stock Opname, fasilitasi pengelola informasi dan dokumen (PID), perjalanan dinas dan pemeliharaan barang-barang Inventaris



f.



Membagi tugas pelaksanaan Pelayanan Administrasi Kepegawian di lingkup kecamatan yang meliputi Layanan Administrasi Kenaikan Pangkat, Kenaikan Gaji Berkala (KGB), Daftar Urut Kepangkatan (DUK), Data Pegawai, Kartu Pegawai (Karpeg), Karis/Karsu, Tunjangan Anak/Keluarga dan Jabatan, Asuransi Kesehatan, Tabungan Pensiun, Tabungan Perumahan, Pensiun, Usulan 6



Formasi Pegawai, Usulan Izin Belajar, Usulan Diklat Pegawai, Usulan Pemberian Penghargaan dan Tanda Kehormatan, Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional, Teguran Disiplin Pegawai, Usulan Cuti Pegawai, Usulan Perpindahan/Cuti Pegawai, Pengelolaan Standar Kompetensi Pegawai (SKP); g.



Mengevaluasi



pelaksanaan



kegiatan



Umum



dan



Kepegawaian



dan



menginventarisasi permasalahan di lingkup tugasnya; h.



Membuat laporan pelaksanaan kegiatan Umum dan Kepegawaian yang meliputi: laporan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang, administrasi aset daerah di lingkup kecamatan,



penilaian prestasi kerja pegawai kecamatan



sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku; i.



Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan terkait dengan tugas dan fungsinya



B. Profil Sumber Daya Manusia Tabel Sumber Daya Manusia Kecamatan Jayanti No



Golongan



Jabatan



PNS



II



III



IV



1.



Administrator



2



2.



Pengawas



6



6



6



3.



Bendahara



1



1



1



4.



Pengadministrasi Keuangan



1



1



1



5.



Pranata Laporan Keuangan



1



1



1



6.



Pengadministrasi Umum



1



1



1



7.



Pengadministrasi Kepegawaian



1



1



1



8.



Pranata Komputer



1



9.



Pengadministrasi Pemerintahan



4



4



4



10.



Pengelola Keg. Survey dan Perenc



1



1



1



7



2



Jumlah



1



2



1



C. Profil Kinerja Pelayanan Kinerja adalah sistim yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang pegawai telah melaksanakan pekerjaannya secara keseluruhan, atau merupakan perpaduan dari hasil kerja (apa yang harus dicapai seseorang) dan kompetensi (bagaimana sesorang mencapainya). Dalam rangka melaksanakan amanat dari Peraturan Presiden Nomor 29 Tahun 2014 tentang Sistim Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah Organisasi Perangkat Daerah mempunyai kewajiban untuk secara mandiri merencanakan, melaksanakan, mengukur dan memantau kinerja serta melaporkannya kepada instansi yang lebih tinggi. Hal tersebut tertuang dalam Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). LAKIP memberikan penjelasan mengenai capaian kinerja (performance result) dan dapat diukur melalui perjanjian kinerja (performance agreement) sebagai tolak ukur dan gambaran tingkat keberhasilan pencapaian kinerja Organisasi Perangkat Daerah (OPD) selama 1 tahun. Dolumen LAKIP berisikan penugasan dari pimpinan instansi yang lebih tinggi kepada pimpinan instansi yang lebih rendah untuk melaksanakan program/kegiatan yang disertai dengan indikator kinerja, atau dapat disebut sebagai kontrak kinerja Perjanjian kinerja OPD mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) OPD. Indikator kinerja yang tertera pada perjanjian kinerja merupakan Indikator Kinerja Utama (IKU) Sasaran Strategis, Indikator Kinerja Sasaran No



No. Rekening



Uraian



Indikator



Satuan



Target



1



1.20 1.20.32 01.02



Penyediaan Jasa Komunikasi, sumber daya air dan Listrik



 Terlaksananya penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik



Bulan



12



2



1.20 1.20.32 01.10



Penyediaan Alat Tulis Kantor



 Tersedianya alat tulis kantor yang mencukupi dan memadai



Bulan



12



3



1.20 1.20.32 01.11



Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan



 Tersedianya barang cetakan dan penggandaan yang mencukupi dan memadai



Jenis



4



8



4



1.20 1.20.32 01.13



 Tersedianya peralatan dan perlengkapan kantor yang mencukupi dan memadai untuk menunjang kegiatan pelayanan administrasi perkantoran



Penyediaan peralatan dan perlengkapan kantor



9



Unit



9



BAB III ANALISIS MASALAH PELAYANAN



A. Identifikasi Masalah 1.



Pengertian Arsip Arsip adalah catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat maupun untuk keperluan administrasi, hukum, dan kepentingan- kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik. Dengan adanya arsip akan timbul pekerjaan kearsipan, baik dengan peralatan yang sederhana maupun dengan peralatan yang canggih atau tekhnologi tinggi seperti misalnya komputer. Arsip merupakan bukti dokumenter mengenai penyelesaian persoalan, bukti transaksi dan perencanaan kedepan suatu badan atau lembaga. Arsip diantaranya adalah sebagai bahan pengingat bagi suatu badan atau lembaga bahkan perseorangan, memberikan keterangan yang dibutuhkan, memberikan nilai pembuktian dari sesuatu hal, menggambarkan peristiwa masa lampau serta berfungsi sebagai bahan untuk dipelajari, sehingga dapat memberikan bahan untuk ilmu pengetahuan. Pengertian Arsip yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan yaitu : Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Kemajuan suatu organisasi memerlukan dukungan manajemen yang tepat. Untuk mengelola manajemen memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan sampai akhir kegiatan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan. Arsip-arsip tersebut digunakan baik untuk keperluan intern (yaitu penggunaan data



dan dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor) maupun untuk keperluan ekstern (pelayanan kepada masyarakat dan langganan). Data yang berbentuk arsip diolah untuk digunakan sebagai penunjang pengambilan keputusan, karena pengambilan keputusan sangat tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam dalam arsip. 10



Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga adalah rekaman dari kegiatan lembaga itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip. Data diolah menjadi informasi secara manual maupun komputer. Informasi digunakan oleh para pimpinan untuk mengambil keputusan. Data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip. Walau sudah dikelola oleh komputer, arsipnya harus tetap disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah perkembangan peralatan tekhnologi yang semakin canggih dewasa ini. Pentingnya arsip bagi penunjang kegiatan suatu lembaga dan bagi penunjang pengambilan keputusan oleh pemimpin, sehingga perlu adanya suatu sistem pengelolaan kearsipan yang baik, sehingga seluruh proses kegiatan dapat terekam dan bisa menjadi bahan pengkajian terhadap kinerja suatu lembaga. Demikian pula halnya dengan kegiatan kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tangerang, perlu dikelola dengan baik dan sistematis agar setiap pengelolaan di Bidang Penyelenggaraan Kearsipan dapat dilihat secara nyata hasil kerja yang telah dicapainya, serta dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan secara efektif. Proses pengelolaan sistem kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Banten mengacu pada Peraturan Gubernur Provinsi Banten Nomor 16 Tahun 2016 tentang Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis dilingkungan Pemerintah Provinsi Banten dan Peraturan Gubernur Provinsi Banten Nomor 23 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian , yaitu : 1.



Azas sentralisasi, merupakan azas penataan atau penyimpanan arsip baik aktif maupun yang in-aktif yang dipusatkan pada satu unit kerja;



2.



Azas desentralisasi, merupakan azas yang berkenaan dengan arsip yang masih aktif maupun yang telah in-aktif tidak dipusatkan penataan arsipnya pada suatu induk Tata Usaha,akan tetapi setiap unit kerja dalam suatu organisasi menyimpan arsipnya masing-masing.



3.



Azas gabungan, merupakan azas yang dilakukan oleh setiap unit pengolahan (Cabang Tata Usaha) untuk arsip yang masih aktif dan induk 11



Tata Usaha untuk arsip yang telah mencapai masa in-aktif. Pengelolaan tersebut pada dasarnya bertujuan untuk mencapai tujuan kearsipan, seperti tercantum dalam Undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang KetentuanKententuan Pokok Kearsipan Pasal 3 sebagai berikut : Tujuan



kearsipan



adalah



untuk



menjamin



keselamatan



bahan



pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. 2.



Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi dipihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya dibidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan perkembangan teknologi yang secara langsung maupun tidak langsung menghasilkan arsip yang cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan. Prose perkembangan teknologi akan berjlan terus melaju seakan tak mungkin terkejar teknologi akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikian besar sehingga produk-produk out of date tak sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain. Seiring dengan kemajuan teknologi dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tidak ketinggalan telah memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses media 12



elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas diharapkan arsip merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara omline, dan bahkan layanannya telah mengarah pada sistim layanan otomasi. a.



Proses Penciptaan Arsip Elektronik Prose penciptaan arsip dapat dilakaukan dengan 2 cara, yaitu : 1) Penciptaan secara elektronik atau otomasi Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya computer. 2) Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital. Proses penciptaan arsip dengan tranformasi digital sering disebut digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dan kerusakan secara fisik. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.



Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan sebagai berikut : 1) Tahap Pemilihan Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu Kegunaan, Informasi dan Penyelamatan, Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengelolaan pengelolaan arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan arsip, seiring digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan 13



informasi berarti pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin cepat untuk diselamatkan. 2) Tahap Pemindaian Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengan cermat, tepat dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik. 3) Tahap Penyesuaian Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut pemindaian. Namun file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip dan nomor urut lembar arsip. 4) Tahap Pendaftara Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan disesuaikan dengan daftar petelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai. 5) Tahap Pembuatan Berita Acara Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional ke dalam arsip elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggung jawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan. 14



3. Sistim Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik Dalam perkembangan pengelolaan arsip para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja melainkan dari sisi informasi yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari pola pengelolaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengolah arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna. Saat ini praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan efisiensi. Menurut National Archives and Record Administrasi (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya, oleh karena itu arsip elektronik sering kali dikatakan sebagai Machine Readable Record Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistim operasi Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang bersangkutan. Sistim penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara lain a) Media Magnetik (magnetic media) b) Disk Magnetik (magnetic disk) c) Pita Magnetik (magnetic tape) d) Kaset (cassette) e) Media Optik (optical media) 4. Permasalahan Sumber Daya Manusia. 15



a. Kurangnya pengetahuan dan pemahaman tentang pentingnya arsip yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value) dan/atau arsip adalah catatan atau rekaman dari setiap yang dilakukan sebagai alat bantu untuk mengingat maupun untuk keperluan administrasi, hokum, dan kepentingan-kepentingan pembuktian-pembuktian yang otentik serta arsip yang karena ketentuan hukum tidak boleh dimusnakan; b. Belum adanya petugas kearsipan yang khusus dan fokus dan konsisten melakukan pengelolaan kearsipan secara digital; c. Belum optimalnya pengelolaan dan sumber daya yang akan mendrive tata kelola kearsipan. 5. Permasalahan Sumber Daya di Bidang Teknologi Informasi Belum ada sistim data base pengolahan data dan informasi yang bisa disajikan secara cepat, tepat berbasis teknologi informasi. 6. Budaya Kerja a. Kurangnya kesadaran bahwa pengelolaan, penataan dan penyimpanan arsip adalah merupakan data yang sangat penting; b. Mindset pegawai masih terbawa dengan nomenklatur Subbag yang lama yang mengedepankan pengawasan, sehingga data dan informasi, sehingga data dan informasi belum mendapatkan perhatian lebih. 7. Anggaran a. Karena kurangnya anggaran, maka belum dibuat sistim pengelolaan arsip yang lengkap dan cepat diakses jika dibutuhkan; b. Kurangnya Bimtek terhadap pembinaan kearsipan.



Tabel perbandingan kondisi saat ini dan kondisi yang diharapkan



16



Tabel Perbandingan Kondisi Saat ini dan Kondisi yang diharapkan No



Uraian



Kondisi saat ini



Kondisi yang diharapkan



1



Penataan dan pengelolaan kearsipan masih bersifat konvensional



2



Sistim penyimpanan dan temu balik arsip cukup lama



Masih belum memadai sistim penyimpanan arsip dan lambatnya temu balik arsip



Terpenuhinya sistim penyimpanan arsip untuk memudahkan temu balik arsip



3



Media penyimpanan arsip yang bersifat konvensional berupa fisik (hard copy)



Masih belum tersedianya penyimpanan kedalam media elektronik (soft copy)



Tersedianya tempat penyimpanan arsip-arsip didalam suatu format di komputer



3



Petugas pengeloaan arsip



Belum adanya petugas pengelolaan arsip yang mengolah dan menata arsip



Tersedia pranata kearsipan yang mengelola dan menangani secara khusus



Tersedianya sarana prasarana yang memadai dengan didukung peralatan yang handal



Sarana prasana penataan



penataan dan pengelolaan arsip kurang memadai



Validasi dengan menggunakan USG dapat digambarkan sebagai berikut : No 1 2



3 4



Nilai



Isu Strategis/Masalah



Total



Keterangan



5



15



I



4



5



14



II



3



4



5



12



III



3



4



4



11



IV



U



S



G



Kurang tersedianya sarana prasarana kearsipan yang memadai dengan peralatan yang handal



5



5



Belum optimalnya penggunaan aplikasi proses penciptaan dari arsip konvensional ke transformasi digital (Google Dokumen)



5



Belum adanya pola SOP pengelolaan arsip yang tepat dan efisien Terbatasnya petugas pengelola arsip secara elektronik atau otomasi



Pengertian USG ialah : U = Urgensi, yaitu mendesaknya penyelesaian isu berkaitan dengan dimensi waktu S = Seious, yaitu penyelesaian isu dikaitkan dengan akibat yang bisa menimbulkan masalah baru G = Growth, yaitu ada kemungkinan memburuk jika tidak diselesaikan



17



Teknik penentuan prioritasnya adalah sebagai berikut: Angka 1 adalah sangat mendesak/gawat dan berdampak; Angka 2 adalah mendesak/gawat dan berdanpak; Angka 3 adalah cukup mendesak/gawat dan berdampak; Angka 4 adalah tidak mendesak/gawat dan berdanpak. Berdasarkan validasi isu dengan menggunakan USG, dapat dapat diambil kesimpulan bahwa yang menjadi prioritas isu adalah “Tersedianya sarana prasarana kearsipan yang memadai dengan peralatan yang handal” Kriteria aktual, problematika, kekhalayakan dan kelayakan (APKL) No



1



2



3



4



Nilai



Isu Strategis/Masalah Kurang tersedianya sarana prasarana kearsipan yang memadai dengan peralatan yang handal Belum optimalnya penggunaan aplikasi proses penciptaan dari arsip konvensional ke transformasi digital (Google Dokumen) Belum adanya pola SOP pengelolaan arsip yang tepat dan efisien Terbatasnya petugas pengelola arsip secara elektronik atau otomasi



Total



Ket



4



16



I



4



4



15



II



3



3



4



14



III



3



3



3



13



A



P



K



L



4



4



4



3



4



4



4



Tidak Layak



Menurut tabel diatas bahwa sarana dan prasarana kearsipan yang memadai dengan peralatan yang handal menduduki peringkat pertama, hal ini disebabkan: • Aktual : isu ini merupakan hasil pengamatan kondisi pada Subbag. Umum dan Kepegawain dan sedang hangat dibicarakan karena terkait tindak lanjut yang harus segera direalisasikan; • Problematik : isu ini terkait kepatuhan terhadap standar operasional prosedeur yang selama ini belum dijalankan secara seharusnya; • Kekhalayakan : isu ini menyangkut sarana prasarana yang ada bersifat konvensional; • Kelayakan : isu ini sesuai dengan tusi yang diamanatkan dalam Subbag. Umum dan Kepegawaian dimana dalam penataan dan pengelolaan kearsipan masih bersifat konvensional



dan



belum



sepenuhnya



Dokumen)/Arsip Media Baru. 18



menggunakan



digitalisasi



(Google



Penyebab terjadinya permasalahan penataan dan pengeloaan kearsipan yang belum optimal aplikasi digitalisasi (Google Dokumen) Arsip Media dengan menggunakan teknik Fishbone digambarkan sebagai berikut : MATERIAL Kurangnya saran prasarana kearsipan yang memadai



MAN Kurang Petugas yang berkompeten dibidang aplikasi digital Penataan dan Pengelolaan Arsip optimal



MACHINE Belum ada sistim digitalisasi (Google Dokumen ) Arsip Media Baru



METHOD SOP kurang memadai



19



BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH



1.



Terobosan/Inovasi Dengan memperhatikan analisis Fishbone tersebut bagian analisis masalah pelayanan kiranya terobosan/inovasi yang dapat ditampilkan pada perencanaan kegiatan pelayanan adalah manajemen data base pada Subbag. Umum dan Kepegawain. Sitim ini dibuat peserta dalam rangka pengembangan aplikasi digital yang belum memadai dalam rangka mengoptimalkan proses pengelolaan arsip bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan, sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh pengguna. Motivasi untuk mengangkat motivasi ini adalah : 1.



Proses



pengembangan



mengadaptasi



pegawai



agar



bekerja



dengan



memanfaatkan aplikasi sistim digital (Google Dokumen) dan teknologi yang tersedia; 2.



Mekanisme kerja lebih cepat, efektif dan efisien;



3.



Waktu, kegunaan, informasi dan pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengolah arsip-arsip tersebut.



Aplikasi digital (Google Dokumen) Arsip Media ini sifatnya digunakan oleh internal pada Subbag. Umum dan Kepegawain. Untuk mewujudkan inovasi ini berjalan dengan baik dan mencapai hasil yang maksimal dalam hal ini peserta akan melakukan langkah-langkah sebagai berikut : 2.



Tahapan Kegiatan a. Jangka Panjang Keefektipan penggunaan aplikasi sistim digitalisasi (Google Dokumen) Arsip Media Baru ini akan dievaluasi dan optimalisasi pengeloaan kearsipan; b. Jangka Menengah Terlaksananya sistim digitalisasi yang dapat mengakomodir pengelolaan, penataan, dan penyimpanan arsip;



20



c. Jangka Pendek 1) Perencanaan; a) Koordinasi dengan mentor; b) Membuat tim efektif; c) Pembentukan komitmen bersama tim efektif; d) Membuat proposal dan RAB Kegiatan Perubahan Aksi Perubahan 2) Pelaksanaan a) Rapat Koordinasi Penyusunan SOP tentang sistim digitalisasi (Google Dokumen) bersama dengan Tim Efektif; b) Rapat Koordinasi need assesement tentang sistim digitalisasi (Google Dokumen) bersama Tim Efektif dan Tim Ahli; c) Tim IT membuat aplikasi; d) Rapat penyempurnaan aplikasi; e) Review internal dan revisi aplikasi; f) Santioning Perangkat Aplikasi; g) Review eksternal dan revisi aplikasi; h) Penyempurnaan akhir aplikasi; 3) Sosialisasi a) Uji coba aplikasi; b) Simulasi aplikasi dengan user; c) Sosialisasi penggunaan aplikasi pada stackeholder; d) Rekonsiliasi aplikasi digital; e) Monitoring; f) Pelaporan; g) Evaluasi; h) Penyusunan laporan.



21



Dalam tabulasi tahapan kegiatan aksi perubahan dapat digambarkan sebagai berikut : NO



KEGIATAN



RENCANA WAKTU PELAKSANAAN



HASIL/OUTPUT



PENGENDALIAN RESIKO Komunikasi dan koordinasi secara efektif menyesuaikan aplikasi dengan peraturan yang berlaku. Komunikasi dan koordinasi secara efektif menyesuaikan aplikasi dengan kebutuhan proses bisnis yang ada



1.



JANGKA PANJANG Evaluasi Aplikasi



3 – 5 Tahun



Identifikasi Evaluasi



2.



Optimalisasi Aplikasi



3 – 5 Tahun



Aplikasi terbaharui



1.



JANGKA MENENGAH Evaluasi Aplikasi



6 – 12 Bulan



Identifikasi Evaluasi



2.



Revisi Aplikasi



6 – 12 Bulan



Aplikasi terbaharui



1. a. b. c. d.



2. a. b.



c. d. e. f.



JANGKA PENDEK Perencanaan Koordinasi dengan Mentor Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan



08 April 2021-12 April 2021 18 April 2021



Kesepakatan



Membangun komitmen terhadap aksi perubahan Konsultasi dengan Mentor terkait dengan rencana anggaran biaya (RAB) aksi perubahan Pelaksanaan Rapat tim efektif dan koordinasi penyusunan SOP Rapat tim efektif dan koordinasi perencanaan aplikasi



18 April 2021



Komitmen Tim



18 April 2021



RAB disetujui



24 April 2021



SOP



25 April 2021



Rancangan Aplikasi



Tim IT membuat aplikasi Rapat penyempurnaan aplikasi Review internal dan revisi aplikasi Santioning perangkat aplikasi



25 April 2021-10 Mei 2021 10 Mei 2021



Pembuatan Aplikasi



SK. Tim



Masukan revisi aplikasi Aplikasi Terbaharui



11-12 Mei 2021 13 Mei 2021



Aplikasi siap dipergunakan



22



Komunikasi dan koordinasi secara efektif menyesuaikan aplikasi dengan peraturan yang berlaku. Komunikasi dan koordinasi secara efektif menyesuaikan aplikasi dengan peraturan yang berlaku. Komunikasi dan koordinasi secara efektif Pembagian Tugas yang jelas sesuai dengan kompetensi dan fungsinya Menyakinkan komitmen yang kuat untuk perubahan yang lebih baik RAB dibuat secaraterperinci, menyesuaikan peraturan yang berlaku.



Koordinasi review peraturan dan kebijakan aplikasi digital (Google Dokumen) Komunikasi dan koordinasi secara efektif menyesuaikan kebutuhan aplikasi denganperaturan yang berlaku Koordinasi intensif dengan Tim IT Rapat Koordinasi Rapat Koordinasi Santioning dilakukan dengan rapat koordinasi



g. h.



Review eksternal dan revisi aplikasi Penyempurnaan Akhir Aplikasi



16 Mei 2021



Masukan revisi aplikasi Final Aplikasi Selesai



17-20 Mei 2021



3. a.



Sosialisasi Uji Coba Aplikasi



b.



Simulasi aplikasi dengan user



26 Mei 2021



c.



Sosialisasi Aplikasi



30 Mei 2021



d.



Monitoring aplikasi digital dengan Tim Efektif



30 Mei 2021



e.



Bimbingan Teknis penggunaan aplikasi



01 Juni 2021



f.



Rekonsiliasi Aplikasi



01 Juni 2021



4. a.



Pelaporan Rapat Evaluasi



02 Juni 2021



Catatan Evaluasi



b.



Penyusunan Laporan



02 Juni 2021



Laporan Aksi Perubahan



22 Mei 2021



Melaksanakan uji coba aplikasi dalam tim Melaksanakan simulasi aplikasi simbolis dengan user Melaksanakan sosialisasi kepada Dinas Perpusip Kab. Tangerang Laporan monitoring dengan Tim Efektif Melaksanakan bimbingan teknis kepada semua pegawai dilingkungan Kecamatan Berita Acara Rekonsiliasi Data Aplikasi dan Keuangan



Rapat Koordinasi Koordinasi yang efektif dengan Tim IT untuk menyelesaikan aplikasi Tim efektif harus sepaham dengan IT aplikasi Komunikasi efektif dengan pendekatan kebermanfaatan aplikasi Sosialisasi dilaksanakan dengan sistim blended dengan memperhatikan protocol kesehatan Monitoring dilaksanakan dengan sistim blended dengan memperhatikan protocol kesehatan Bimbingan Teknis dilaksanakan dengan sistim blended dengan memperhatikan protocol kesehatan Rekonsiliasi dilaksanakan dengan sistim blended dengan memperhatikan protocol kesehatan Rapat bisa dilakukan secara blended (tatap muka atau vicom) dan menyesuaikan dengan jadwal tim Tim Efektif harus sepaham dengan IT aplikasi



Para tahapan perencanaan akan dilaksanakan 4 (empat) kegiatan, yaitu Koordinasi dengan Mentor, Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan, Membangun Komitmen terhadap Aksi Perubahan, Konsultasi dengan Mentor terkait dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) Aksi Perubahan. Adapun rencana capaian berupa kesepakatan, Tim Efektif, Komitmen Tim, dan RAB Kegiatan Aksi Perubahan disetujui, sehingga terbit Surat Keputusan Camat untuk Tim dan penganggarannya. Para tahapan pelaksanaan akan dilaksanakan 8 (delapan) kegiatan yaitu Rapat Tim Efektif dan Koordinasi Penyusunan SOP, Rapat Tim Efektif dan koordinasi perancangan aplikasi 23



Tim IT membuat Aplikasi, Rapat Penyempurnaan Aplikasi, Review Internal dan Revisi Aplikasi, Santioning Perangkat Aplikasi, Review Eksternal dan Revisi Aplikasi, Penyempurnaan Akhir Aplikasi. Adapun rencana capaian kegiatan berupa need assesment kebutuhan aplikasi, Aplikasi, Masukan Revisi Aplikasi, Aplikasi Terbaharui, Aplikasi siap dipergunakan, Masukan RevisiAplikasi, Final Aplikasi aksi perubahan selesai dan siap untuk dipergunakan. Para tahapan Sosialisasi akan dilaksanakan 6 (enam) kegiatan, yaitu Ujicoba Aplikasi, Simulasi Aplikasi dengan User, Sosialisasi Aplikasi, Monitoring, Monitoring Aplikasi dengan Tim Efektif, Bimbingan Teknis Penggunaan Aplikasi dan Rekonsiliasi Aplikasi Adapun rencana capaian kegiatan berupa ujicoba aplikasi dalam tim, Simulasi Aplikasi Simbolis dengan User, Sosialisasi pada Dinas Perpusip Kabupaten Tangerang dan Bimbingan Teknis pada semua pegawai dilingkungan Kecamatan. Para tahapan Pelaporan akan dilaksanakan 2 (dua) kegiatan, yaitu Evaluasi Kegiatan Aksi Perubahan dan Penyusunan Laporan Aksi Perubahan. Adapun rencana capaian kegiatan berupa butir kegiatan, dan Laporan Kegiatan Aksi Perubahan. 3.



Peta dan Pemanfaatan Sumber Daya Berdasarkan analisis terhadap peta dan pemanfaatan sumber daya yang terlibat dalam aksi perubahan, maka hasilnya dapat dipetakan sebagai berikut : a. Peta masing-masing Stackholders Dalam menempatkan masing-masing stackholder kedalam analisis kuadran, dilakukan dengan mempertibangkan ciri-ciri keempat Kelompok Stackholders sebagai beikut : •



Promoters memiliki kepentingan besar terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu membuatnya berhasil (atau menggagalkannya);



•



Defenders



memiliki



dukungannya



kepentingan



dalam



komunitas,



pribadi tetapi



dan



dapat



kekuatannya



menyuarakan kecil



untuk



mempengaruhi kegiatan; •



Latens tidak memiliki kepentingan khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka menjadi tertarik;



•



Apathetics kurang memiliki kepentingan maupun kekuatan, bahkan mungkin 24



tidak mengetahui adanya kegiatan. b. Pengaruh dan kepentingan masing-masing stackholder terhadap aksi perubahan, dapat dipetakan sebagaimana tercantum dalam tabel sebagai berikut: LATENS



PROMOTORS



1. Kasubag. Perencanaan dan Keuangan 2. Tim IT 3. Dinas Perpustakaan & Arsip 4. BKPSDM



1. Camat/Mentor 2. Sekretaris Kecamatan 3. Unsur Stap Kecamatan



1. 2. 3. 4. 5.



Masyarakat



Kasi. Pemerintahan Kasi. Pemberdayaan Kasi. Pelayanan Kasi. Ekonomi & Pembangunan Kasi. Trantibum



APATHETIC



NO



1



STACKHOLDER



DEPENDERS



PIHAK



PENGARUH



KEPENTINGAN



POSISI



Ekstrnal



+



-



Latens



2.



Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kab. Tangerang BKPSD Kab. Tangerang



Eksternal



+



-



latens



3.



Camat



Internal



+



+



Promotors



4.



Sekretaris Kecamatan



Internal



+



+



Promotors



5.



Kasubag. Perencanaan dan Keuangan Tim IT Kecamatan



Internal



+



-



Latens



Internal



+



+



Latens



Stap Umum dan Kepegawaian Kepala Seksi Kecamatan



Internal



+



+



Latens



Internal



+



+



Defenders



6. 7. 8.



25



c. Tim Kerja Berhasilnya rancangan aksi perubahan ditentukan oleh kualitas dan kuantitas yang ada dibagian Subbag. Umum dan Kepegawaian dan stockholder yang mendukung kegiatan. Oleh karena itu perlu dibentuk tim kerja yang efektif. Tim Kerja yang efektif dibangun dengan tujuan agar sasran sasaran dapat ditentukan dan dicapai secara optimal dan ada komitmen untuk saling mendukung. Diagram struktur organisasi dalam rancangan aksi perubahan adalah sebagai berikut : PROJECT SPONSOR/MENTOR YANDRI PERMANA, S.STP



COACH



1. TIM ADCOACH



PROJECT LEADER



2. Drs.



KURNIA, SE, M.Si



Drs. SUYONO, M.Pd Widyaiswara



WORK TEAM 1. 2.



26



TIM ADMINISTRASI TIM TEKNIS



Tim Kerja terebagi menjadi 2 (dua) Tim Pelaksana, yaitu Tim Administrasi dan Tim Teknis (IT). Setiap orang dalam Tim Kerja mempunyai kedudukan yang sama dan mempunyai kontribusi sama pentingnya dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Tim Kerja Transpormasi Arsip dari Konvensional ke Digital dalam rangka Optimalisasi Pengelolaan Arsip dirinci pada tabel dibawah ini: NO 1.



NAMA/NIP Yandri Permana, SSTP



JABATAN ORGANIK Camat



KEDUDUKAN DALAM TIM Sponsor/Mentor



Kasubag. Umum dan Kepegawaian



Project Leader



NIP. 198301082001121001



2.



Kurnia, SE, M.Si NIP.196610222007011005



3.



Asmayadi, SE NIP.197905032008011010



Stap Subbga. Umum dan Kepegawaian



Tim Administrasi



4.



Muhamad Sadroi, S.Ag NIP.197206102009061002



Stap Subbga. Umum dan Kepegawaian



Tim Administrasi



5.



Irfan, S.Kom



Stap Subbga.



Tim Teknis 27



TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB 1. Memberikan arahan, dukungan dan pengawasan dalam aksi perubahan 2. Membantu menyelesaikan hambatan/kendala dalam aksi perubahan 3. Memantau jalannya Aksi Perubahan. 4. Memberikan dukungan secara berkelanjutan terhadap aksi perubahan yang akan dilakukan 1. Melaksanakan kegiatan Aksi Perubahan sesuai dengan tahapan-tahapan yang telah direncanakan. 2. Menggerakan seluruh Tim demi terlaksananya Aksi Perubahan. 3. Merumuskan solusi dalam menyelesaikan hambatan yang timbul dalam pelaksanaan aksi perubahan. 4. Melakukan koordinasi dan konsultasi kepada stackholder terkait Mendukung dan membantu Project Leader dalam melaksanakan aksi perubahan dalam hal kelengkapan administrasi maupun dokumentasi Melaksanakan tugas sebagai Admin Aplikasi Sistim Digital Membantu membuat



6.



NIP.199404292020121009



Umum dan Kepegawaian



Isep Suspandi, SE NIP.



Stap Subbga. Umum dan Kepegawaian



Tim Teknis



rancang bangun Aplikasi Sistim Digital dan melaksanakan pendampingan penerapan Aplikasi Sistim Digital Membantu membuat rancang bangun Aplikasi Sistim Digital dan melaksanakan pendampingan penerapan Aplikasi Sistim Digital



d. Pemetaan dan Pemanfaatan Sarana Prasarana Selain pemetaan stockholder, teknologi digital dan anggaran pada aksi perubahan ini juga memberdayakan sumber daya yang lain yaitu pemanfaatan sarana prasarana. Pemanfaatan sarana dan prasarana dalam implementasi sistim aplikasi digitalisasi dapat diindentifikasikan sebagai berikut : 1. Server; 2. PC/Laptop; 3. Akses Internet; 4. Ruang Rapat; dan 5. Printer dan Scanner.



4.



Manajemen Pengendalian Mutu Suatu kegiatan agar tercapai tujuan yang diinginkan perlu adanya manajemen pengendalian mutu pekerjaan, Dalam aksi perubahan ini, pengendalian mutu pekerjaan disajikan berbasis kegiatan dengan memperhatikan output yang tercapai. Output tersebutmerupakan tujuan atau sasaran dalam suatu kegiatanyang harus tercapai secara efisien dan efektif. Langkah pengendalian mutu, dapat dipetakan sebagai berikut :



NO



KEGIATAN



1. a.



Perencanaan Koordinasi dengan Mentor Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan Membangun komitmen terhadap aksi



b.



c.



IDENTIFIKASI FAKTOR



METODE PENGUKURAN



STANDAR MUTU



ALAT PENGENDALI



Kesepakatan



Validasi Aksi Perubahan Kompetensi



Nota Dinas



Kertas Kerja



Bidang Administrasi dan IT SK. Tim



Kertas Kerja



Keahlian dan kualifikasi anggota tim Kesepakatan



Rapat Koordinasi



28



Kertas Kerja



d.



2. a.



b.



c.



d.



e.



f.



g.



h.



perubahan Konsultasi dengan Mentor terkait dengan Rencana Anggaran Biaya (RAB) aksi perubahan Pelaksanaan Rapat Tim Efektif dan Koordinasi Penyusunan SOP Rapat Tim Efektif dan Koordinasi Perancangan Aplikasi Tim IT membuat Aplikasi Rapat penyempurnaan aplikasi Review internal dan revisi aplikasi Santioning perangkat aplikasi Review eksternal dan revisi aplikasi Penyempurnaan akhir aplikasi



3. a.



Sosialisasi Ujicoba aplikasi



b.



Simulasi aplikasi dengan user Sosialisasi aplikasi



c.



d.



e.



f.



Monitoring Aplikasi Sistim Digital Bimbingan Teknis penggunaan aplikasi Rekonsiliasi



Peraturan perundangundangan terkait penyusunan RAB



SBM



RAB Aksi Perubahan



Kertas Kerja



Peraturan perundangundangan terkait dengan SOP Desain Aplikasi Digital (Goole Drive)



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive)



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Desain Aplikasi Digital (Goole Drive) Pemahaman terhadap aplikasi Akurasi data monitoring



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



Kesesuaian dengan SOP



Bisa dioperasionalkan



Kertas Kerja



User bisa dioperasionalkan



Kemudahan penggunaan aplikasi Kesesuaian data



Survey



Pemahaman terhadap aplikasi



User bisa dioperasionalkan



Kemudahan penggunaan aplikasi



Survey



Akurasi data-



Rekonsiliasi



Kesuaian Data



BA



Rekonsiliasi



29



Laporan monitoring



4. a. b.



Aplikasi Pelaporan Rapat Evaluasi Penyusunan Laporan Aksi Perubahan



data aplikasi Catatan Evaluasi Dokumentasi Aksi Perubahan



Rekonsiliasi Kesesuaian dengan SOP Kelengkapan Dokumen



30



Feedback



Notulen



Kesesuaian dengan tahapan kegiatan



Laporan Aksi Perubahan



31



32