Sesi Tanya Jawab Kelompok I [PDF]

Citation preview

1. Jelaskan 6 dimensi pada struktur organisasi. (Pertanyaan Muhammad Arfi) Jawab: Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain: 



Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.







Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersamasama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.







Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.







Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.







Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.







Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.



2. Bagi suatu perusahaan, struktur organisasi mana yang paling Efektif & Efisien dalam menghadapi tantangan dan perubahan lingkungan strategi. (Pertanyaan Anita Rizka) Jawab: Ada beberapa tips untuk menyusun struktur organisasi yang efektif dan efesien, yaitu: 



Tips Pertama: Identifikasi Business Process Pelajari bisnis operasional perusahaan Anda secara tepat dan efektif. Buatlah pemetaan proses secara tepat yang kemudian berguna untuk memastikan bahwa penetapan proses operasional perusahaan Anda dikelompokkan ke dalam satuan fungsi yang menjelaskan alir proses. Pengelompokan ini kemudian dibagi menjadi beberapa levelling penetapan dalam organisasi yang kemudian disebut sebagai struktur organisasi.







Tips Kedua: Lakukan Penetapan Struktur Organisasi sesuai dengan Strategi Perusahaan Tetapkan framework yang kuat terkait dengan dengan proses pengembangan dan operasional dari strategi tersebut. Misalnya, perusahaan dengan karakteristik company of sales tentunya adalah perusahaan yang menetapkan alokasi jumlah sumber daya manusia terbesar di unit kerja sales dibandingkan dengan type perusahaan company of manufacturing. Jangan membuat konsep sebaliknya, dimana struktur organisasi justru dibuat di awal baru kemudian dikembangkan strategi perusahaan.







Tips Ketiga: jangan Mempertimbangkan Potret Perusahaan Saat Ini Banyak perusahaan takut untuk menyusun struktur organisasi yang ideal karena pertimbangan kondisi kompetensi sdm perusahaan yang ada pada saat ini. Misalnya, kompetensi sdm yang belum mumpuni untuk mengakomodasi jalur koordinasi ataupun fungsi instruksi. Jangan takut, tetapkan ideal sesuai strategi dan kemudian tetapkan konsep pengembangan sdm lanjutan agar dapat mengakomodasi struktur, tetapkan pelatihan dan pengembangan yang tepat dalam struktur perusahaan yang ada saat ini.







Tips Keempat: Tetapkan Fungsi Perencana dan Fungsi Eksekutor Struktur yang tepat dapat memisahkan posisi dengan fungsi perencana dan fungsi eksekutor, sehingga secara otomatis, fungsi ini dapat berperan secara maksimal dalam mengoptimalkan output kinerja perusahaan yang ada. Bagaimana proses dan konsep pengembangan fungsi operasional menjadi suatu bentuk pengembangan kinerja perusahaan yang tepat. Fungsi perencana harus ditetapkan untuk memastikan proses yang dijalankan oleh eksekutor masih berada pada batasan operasional yang ditetapkan dalam Standard Operating Procedure.







Tips Kelima: Alir Instruksi dan Alir Proses Hal yang sangat penting dalam menetapkan struktur adalah melakukan proses perencanaan dan pengembangan terkait dengan status alir instruksi dan alir proses yang tepat untuk dijalankan. Bagaimana suatu konsep alir instruksi menjadi suatu pedoman yang kuat terjelaskan dalam struktur, sehingga tidak menjadi suatu ketidakkonsistenan antara alir instruksi yang ditetapkan dalam proses dan yang ditetapkan dalam struktur organisasi.



3.



Coba jelaskan elemen-elemen yang berhububungan dengan pekerjaan. (Pertanyaan Edward Raja M Siregar) Jawab: Dalam menganalisis jabatan, beberapa metode dapat diaplikasikan dengan maksud untuk mengidentifikasi elemen-elemen yang berhubungan dengan pekerjan, yaitu sebagai berikut: {A} Functional Job Analysis (FJA) Merupakan suatu pendekatan analisis jabatan yang komprehensif yang berkonsentrasi pada interaksi antara pekerjaan, karyawan, dan organisasi. {B} Position Analysis Questionnaire (PAQ). Merupakan suatu pendekatan analisis jabatan yang menggunakan pendekatan daftar periksa (checklist) untuk mengidentifikasi elemen-elemen pekerjaan, perilaku-perilaku yang diperlukan oleh pemegang pekerjaan, dan karakteristik-karakteristik pekerjaan lainnya. {C} Task Analysis Inventory (TAI). Metode ini mengidentifikasi tugas-tugas, pengetahuan, keterampilan dan perilaku yang perlu ditekankan dalam pelatihan. {D} Fleishman Job Analysis Sistem {FJAS} Metode ini memperinci informasi tentang karakteristik karyawan, mendefenisikan kemampuan-kemampuan sebagai sifat-sifat yang dimiliki olehindividu yang menyebabkan perbedaan dalam kinerja. {E} Management Position Description Questionnaire (MPDQ). Merupakan metode analisis yang dirancang untuk menganalisis pekerjaanpada posisiposisi manajemen dengan menggunakan daftar periksa (checklist) yang hasil analisisnya digunakan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan pelatihan bagi orang-orang yang dipersiapkan untuk dipromosikan ke posisi manajer