SK Tata Naskah [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK BARAT DINAS KESEHATAN KABUPATEN LOMBOK BARAT



UPT BLUD PUSKESMAS LABUAPI Jln. TGH.Lopan, Gg.Permas, Labuapi Telpon : (0370) E-Mail : [email protected]



KEPUTUSAN PEMIMPIN UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN LAYANAN UMUM DAERAH PUSKESMAS LABUAPI Nomor: 008 /Kep/PKM-LA/ VIII /2017



TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN LAYANAN UMUM DAERAH PUSKESMAS LABUAPI



Menimbang



:



a. bahwa



dalam



proses



penyusunan



dokumen



akreditasi



diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam ; b. bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada huruf a perlu ditetapkan Keputusan Pemimpin Unit Pelaksana Teknis Badan Layanan Umum Daerah Puskesmas Labuapi tentang tata naskah dokumen Puskesmas. Mengingat



: 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementerian Kesehatan



MEMUTUSKAN Menetapkan



:



KEPUTUSAN PEMIMPIN TENTANGTATA NASKAH DOKUMEN UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN LAYANAN UMUM DAERAH PUSKESMAS LABUAPI



KESATU



:



Pembakuan Tata naskah dokumen Unit Pelaksana Teknis Badan Layanan Umum Daerah Puskesmas Labuapi sebagai mana tercantum pada lampiran keputusan ini;



KEDUA



:



Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata naskahnya meliputi : 1. Kebijakan 2. Pedoman/ panduan 3. SOP 4. Kerangka Acuan;



KETIGA



:



Keputusan ini berlaku semenjak ditetapakan dan apabila dikemudian hari ditemukan kesalahan maka akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.



Ditetapkan di Labuapi Padatanggal 1 Agustus 2017 PEMIMPIN UPT BLUD PUSKESMAS LABUAPI



Rohayati, S.Si NIP. 19690310 198803 2 004



Lapiran : KEPUTUSAN PEMIMPIN UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN LAYANAN UMUM DAERAH PUSKESMAS LABUAPI Nomor : 008 /Kep/PKM-LA/ VIII /2017 Tanggal : 01 Agustus 2017 Tentang : Tata naskah dokumen Unit Pelaksana Teknis Badan Layanan Umum Daerah Puskesmas Labuapi PEMBAKUAN TATA NASKAH DOKUMEN UNIT PELAKSANA TEKNIS BADAN LAYANAN UMUM DAERAH PUSKESMAS LABUAPI A. TATA NASKAH DOKUMEN SECARA UMUM Dokumen menggunakan kertas HVS ukuran folio 70 gram dengan margin kiri 3 cm, kanan 2 cm, atas dan bawah 2,5 cm serta spasi 1,5, dengan pengetikan menggunakan tipe huruf times new roman ukuran huruf 12. Untuk penulisan dalam tabel tidak menggunakan ketentuan tersebut.



B. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KEBIJAKAN Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar



yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh



penanggung jawab maupun pelaksana. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan.



Format Peraturan/ keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1.



Pembukaan : a. Judul : Keputusan Kepala Puskesmas Muara Bulian b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puakesmas Muara Bulian, c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital, d. Konsideran, meliputi: 1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang



ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca



titik koma ( ; ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;



2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Perturan perundangnan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang.



Konsideran yang berupa peraturan perundangan



diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst. 2.



Diktum: a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin; b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; ); c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).



3.



Batang Tubuh. a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dictum-diktum, misalnya: KESATU



:



KEDUA



:



dst b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan. d. Kaki: Kaki peraturan / keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/ keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani ditulis tanpa gelar. e. Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas f. Lampiran peraturan/keputusan: 1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan 2). Halam terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.



C. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PEDOMAN/PANDUAN Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkahlangkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan



dengan baik dan benar melalui



penerapan SOP.



Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I



Pendahuluan



BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I



PENDAHULUAN



A.



Latar Belakang



B.



Tujuan Pedoman



C.



Ruang Lingkup Pelayanan



D.



Batasan Operasional



E.



Landasan Hukum



BAB II STANDAR KETENAGAAN A.



Kualifikasi Sumber Daya Manusia



B.



Distribusi Ketenagaan



C.



Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)



BAB III STANDAR FASILITAS A.



Denah Ruang



B.



Standar Fasilitas



BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V



LOGISTIK



BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX



PENUTUP



c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I



DEFINISI



BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI



D. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KERANGKA ACUAN Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan



dengan mencakup tujuan umum dan



khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan- kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan



rincian kegiatan: langkah- langkah



kegiatan dilaksanakan sehingga tercapainya tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakan kegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. 1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut : a. Pendahuluan b. Latar belakang c. Tujuan umum dan tujuan khusus d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan e. Cara melaksanakan kegiatan f. Sasaran g. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran.



Petunjuk Penulisan a. Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan



b. Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c. Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/ kegiatan tersebut. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e. Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain f. Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran upaya/ kegiatan



menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk



merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan halhal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik. 2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.



4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50% 5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai



beberapa bulan (sebaiknya



kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya. Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya inovasi para karyawan.



g. Jadual pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkahlangkah pelaksanaan upaya/ kegiatan . Lama waktu tergantung rencana upaya/ kegiatan tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan



5 tahun maka



jadwal yang harus dibuat adalah jadual 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time table sebagai berikut : h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadual) kegiatan. Skedul (jadual) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.



i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan



secara



menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.



E. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/ langkahlangkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a. Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b. Manfaat SOP adalah : 1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas 2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan 3) Memastikan



staf



Puskesmas



memahami



bagaimana



melaksanakan



pekerjaannya. Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong. c. Format SOP. 1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan, 2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/ kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkahlangkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP.



Format SOP sebagai berikut : 1. Kop/Heading SOP



Logo Kabupaten



SOP



JUDUL No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman :



Penetapan SOP



2. Komponen SOP 1. Pengertian 2. Tujuan 3.Kebijakan 4.Referensi 5.Alat dan bahan 6.Langkahlangkah 7.Unit Terkait d.



Petujuk Pengisian SOP 1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota 2) Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut : a) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya b) No. Dokumen: diisi dengan nomor urut SOP garis miring (/)PKMMBgaris miring (/) tahun penerbitan, penomoran SOP dibuat oleh sekretariat umum akreditasi puskesmas c) No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02, dan seterusnya. d) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/50. Namun ditiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5. e) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya : SOP. f) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut g) Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tanda tangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya. 3) Isi SOP Isi SOP adalah sebagai berikut: a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”



c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........ ... tentang Pelayanan Imunisasi. d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu. f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait, 4) Tata Cara Pengelolaan SOP: 1) SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas, 2) Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuat untuk dibuat penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan stempel puskesmas. Kemudian dibubuhkan stempel “ASLI” dan diperbanyak (foto copy). Foto copy SOP distempel “TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit masing-masing dan diarsipkan di unit masing-masing. 3) Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP ASLI Puskesmas.



Ditetapkan di Labuapi Padatanggal 01 Agustus 2017 PEMIMPIN UPT BLUD PUSKESMAS LABUAPI



Rohayati, S.Si NIP. 19690310 198803 2 004