SK Tata Naskah [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH KABUPATEN BANJAR



DINAS KESEHATAN



UPT. PUSKESMAS SUNGAI PINANG Jl. Belimbing Raya No. 29 E Kecamatan Sungai Pinang Kode Pos 70675



KEPUTUSAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG NOMOR : KP.00.-



/PKM-SP/2022



TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN DI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG, Menimbang



:



a. bahwa dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam; b. bahwa Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sungai Pinang Nomor 445/001/PKM-SP/2018 tentang Tata Naskah Dokumen di UPT Puskesmas Sungai Pinang tidak sesuai lagi dengan perkembangan keadaan, maka dipandang perlu untuk melakukan perubahan terhadap Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sungai Pinang Nomor 445/001/PKM-SP/2018 tentang Tata Naskah Dokumen di UPT Puskesmas Sungai Pinang; c. bahwa sehubungan dengan huruf a dan huruf b tersebut di atas perlu ditetapkan Tata Naskah Dokumen dengan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sungai Pinang;



Mengingat



:



1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 69); 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Dokter Mandiri dan Tempat Praktek Dokter Gigi Mandiri (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1049); 4. Peraturan Bupati Banjar Nomor 3 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar; 5. Peraturan Bupati Banjar Nomor 23 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip Pemerintah Kabupaten Banjar;



6. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2017;



Fasilitas



MEMUTUSKAN Menetapkan :



KEPUTUSAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN DI UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG.



Kesatu



:



Tata naskah dokumen puskesmas mengacu pada Peraturan Bupati Banjar Nomor 3 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar.



Kedua



:



Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata naskahnya meliputi : 1. Kebijakan / Surat Keputusan 2. SOP 3. Kerangka Acuan (KAK) 4. Pedoman / Panduan Manual.



Ketiga



:



Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.



Ditetapkan di : Sungai Pinang Pada tanggal : 21 Juni 2022 KEPALA UPT PUSKESMAS SUNGAI PINANG,



KAMARULLAH



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Salah satu unsur penting yang menentukan keberhasilan akreditasi Puskesmas



adalah



bagaimana



mengatur



sistem



pendokumentasian.



Dokumen yang dimaksud dalam akreditasi Puskesmas secara garis besar dibagi atas dua jenis yaitu dokumen internal dan ekstenal. Dokumen tersebut



digunakan



untuk



membangun



dan



membakukan



sistem



manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan dan pedomanpedoman eksternal yang berlaku dan dikendalikan oleh dokumen. Pengaturan sistem dokumentasi dianggap penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan akreditasi. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik di UPT Puskesmas Sungai Pinang diharapkan fungsi-fungsi setiap unit dapat berjalan sesuai dengan rencana. Oleh karena itu perlu disusun pedoman penyusunan dan pengendalian dokumen. B. Tujuan Agar UPT Puskesmas Sungai Pinang memiliki acuan dalam proses penyusunan, penomoran, penyimpanan, dan pengendalian dokumen. C. Dasar Hukum 1.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1999 tentang Perlindungan Komsumen;



2.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia



Tahun



2004 Nomor 116; 3.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran;



4.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;



5.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;



6.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit;



7.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah;



8.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2014 tentang Keperawatan;



9.



Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2014 tentang Kesehatan Jiwa;



10.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 949/ MENKES/SK/VIII/2004 tentang Pedoman Penyelenggaran System Kewaspadaan Dini Kejadian Luar Biasa (KLB);



11.



Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 938/MENKES/SK/VIII/2007 tentang Standar Asuhan Kebidanan;



12.



Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medik;



13.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/ MENKES/PER/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran;



14.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1438/ MENKES/PER/IX/2010 tentang Standar Pelayanan Kedokteran;



15.



Peraturan



Menteri



Kesehatan



1464/MENKES/PER/X/2010



Republik



tentang



Izin



Indonesia dan



Nomor



Penyelenggaraan



Praktik Bidan 16.



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Republik



Indonesia



Nomor



411/MENKES/PER/III/2010 tentang Loboratorium; 17.



Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional;



18.



Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;



19.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 tentang Rahasia Kedokteran;



20.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 001 Tahun 2012 tentang Sistem Rujukan Kesehatan Perorangan;



21.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 Tahun 2013 tentang Pelayanan Kesahatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional;



22.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 17 Tahun 2013 tentang Perubahan



Atas



Peraturan



Menteri



Kesehatan



Nomor



HK.02.02/MENKES/148/I/2010 tentang Izin Dan Penyelenggaraan Praktik Perawat; 23.



Peraturan Menteri Kesehatan nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinik;



24.



Peraturan Menteri Kesahatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas;



25.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Panduan Praktik Klinis Bagi Dokter Di Fasiliatas Pelayanan Kesehatan Primer;



26.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2014 tentang Klinik;



27.



Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri;



28.



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 59 Tahun 2015 tentang Perizinan Penelitian Dan Pengembagan Kesehatan Yang Beresiko Tinggi Dan Berbahaya;



29.



Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP;



30.



Keputusan



Menteri



Kesehatan



Republik



Indonesia



Nomor



HK.02.02/MENKES/62/2015 tentang Panduan Praktik Klinis Bagi Dokter Gigi; 31.



Peraturan Bupati Banjar Nomor 3 Tahun 2018 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar;



32.



Peraturan Bupati Banjar Nomor 23 Tahun 2021 tentang Klasifikasi Arsip Pemerintah Kabupaten Banjar;



33.



Surat Edaran Nomor : HK.03.03/MENKES/274/2014 tentang Izin Praktik Dan Pelaksanaan Praktik Kedokteran;



D. PENGERTIAN 1. Pedoman Pengendalian dokumen UPT Puskesmas Sungai Pinang adalah sistem pengelolaan dokumen/surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen akreditasi puskesmas.



2. Dokumen ekternal adalah dokumen yang digunakan sebagai referensi, bisa berbentuk buku, peraturan perundangan, surat keputusan, diambil dari internet untuk didownload dan dicetak, surat kabar atau yang sejenis dikliping, kebijakan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas. 3. Dokumen internal akreditasi merupakan regulasi internal.



puskesmas



adalah



dokumen



yang



Bentuk dokumen a. Kebijakan/ Surat Keputusan, b. SOP, c. Kerangka Acuan (KAK), d. Pedoman atau Panduan Manual. 4. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/masih dipakai didalam kegiatan dan masih disimpan di unit-unit pelayanan. 5. Dokumen/arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. 6. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas. 7. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis- jenis dokumen/rekaman (contoh kelompok SOP). 8. Rekaman adalah dokumen sebagai bukti pelaksanaan kegiatan/rekaman kegiatan yang dilakukan secara sistematis (masih berbentuk format adalah dokumen, sedangkan apabila format itu diisi merupakan rekaman.



BAB II DOKUMEN INTERNAL



A. Surat Keputusan 1. Pengertian Adalah kebijakan atau keputusan yang ditetapkan oleh kepala UPT Puskesmas Sungai Pinang, bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. 2. Sistem Pengkodean Pengkodean dalam penyusunan surat keputusan terdiri dari : a. Surat keputusan : SK b. Standar Operasional Prosedur : SOP c. Kerangka Acuan Kerja : KAK d. Kelompok Kerja Bab 1 Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas : KMP e. Kelompok Kerja Bab 2 Upaya Kesehatan Masyarakat : UKM f. Kelompok



Kerja



Bab



3



Penyelenggaraan



Upaya



Kesehatan



Perorangan dan Penunjang : UKPP g. Kelompok Kerja Bab 4 Program Prioritas Nasional : PPN h. Kelompok Kerja Bab 5 Peningkatan Mutu Puskesmas : PMP



3. Kop Keputusan memuat logo Kabupaten Banjar dan logo Puskesmas yang telah ditetapkan KEPMENKES RI yang diletakan di kiri dan kanan margin dengan ukuran 2,5 x 2,5 cm



4. Sistem Penomoran Tata cara penomoran SK di UPT. Puskesmas Sungai Pinang adalah : Kode klasifikasi, garis mendatar, nomor urut SK (terdiri dari 3 digit), garis miring kode puskesmas, garis miring, Tahun terbit SK



Contoh : KS.00-001/PKM-SP/2022 Penulisan nomor SK ditulis dengan huruf Bookman Old Style Ukuran 12. Penulisan Sub ukuran 12 dengan huruf Bookman Old Style. 5. Sistem Pengendalian dan Penyimpanan Surat keputusan yang telah disyahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Sungai Pinang diberi stempel MASTER (warna biru) dan disimpan oleh pengendali dokumen, surat keputusan yang didistribusikan ke unit terkait diberi stempel TERKENDALI (warna merah) dan ditulis dalam daftar distribusi dokumen. Surat keputusan yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar UPT Puskesmas Sungai Pinang diberi stempel TIDAK TERKENDALI (warna hijau). Surat keputusan yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan atau revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan pekerjaan diberi stempel KADALUARSA (warna kuning). 6. Ketentuan Penulisan Jenis huruf Bookman Old Style, Ukuran huruf 12, untuk judul 12, space 1,15 Margin :



Top



: 2 cm



Right : 2 cm



Bottom



: 2 cm



Left



: 3 cm



PEMERINTAH KABUPATEN BANJAR



DINAS KESEHATAN



UPT. PUSKESMAS SUNGAI PINANG Jl. Belimbing Raya No. 29 E Kecamatan Sungai Pinang Kode Pos 70675



KEPUTUSAN KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG Nomor : KS.00-



/PKM-SP/2022



TENTANG …………………………………………………………….. ……………………………………………………………. KEPALA UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSKESMAS SUNGAI PINANG, Menimbang



: a. bahwa …. Memuat pokok pikiran yang menjadi latar belakang pembuatan keputusan, setiap awal kalimat selalu



di



awali dengan kata “Bahwa” dengan “b” huruf kecil dan di akhiri dengan tanda baca (;) Mengingat



: 1. Undang – udang…. Membuat pendaftaran yang menjadi dasar penyusunan SK. Perturan yang digunakan disusun berdasarkan hierarki perundang – undangan, ditulis mulai Tahun terbaru dan diakhiri dengan tanda baca (;)



MEMUTUSKAN Menetapkan



: berisi kepala puskesmas, ditulis sesuai judul dan menggunakan huruf capital secara keseluruhan serta di akhiri tanda baca (;)



Kesatu



: Berisi keputusan atau kebijakan yang akan.



Kedua



: Rincian keputusan.



Ketiga



: Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal di tetapkan.



Ditetapkan di: Sungai Pinang Pada Tanggal: ....................... KEPALA UPT PUSKESMAS SUNGAI PINANG,



KAMARULLAH



LAMPIRAN I KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SUNGAI PINANG Nomor : ks.00/PKM-SP/2022 TENTANG ……………………………………. …………………………………….



JUDUL LAMPIRAN



B. Kerangka Acuan Kegiatan 1.



Pengertian Kerangka acuan adalah dokumen perencanaan kegiatan yang berisi penjelasan/keterangan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana dan berapa perkiraan biaya suatu kegiatan.



KAK



berisi uraian tentang latar belakang, tujuan, raung lingkup, masukan yang dibutuhkan dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan. 2.



Pengkodean Kerangka acuan kegiatan tidak menggunakan system pengkodean.



3.



Sistem Penomoran Kerangka acuan kegiatan tidak menggunakan system penomoran.



4.



Sistem Penyimpanan dan Pengendalian Kerangka acuan kegiatan disimpan masing-masing kelompok kerja.



5.



Ketentuan Penulisan Jenis huruf Times New Roman, ukuran huruf 12, untuk judul 12, space 1,15 Margin : Top



:



2 cm



Right:



2 cm



Bottom :



2 cm



Left :



3 cm



Contoh Format Kerangka Acuan Kegiatan KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN …………………. UPT PUSKESMAS SUNGAI PINANG TAHUN ……. I.



Pendahuluan



II.



Latar Belakang 1. Berisi penjelasan tentang mengapa (why) kegiatan dilaksanakan. 2. Dapat berupa gambaran umum kegiatan yang menjadi objek bahasan, didukung data.



III. Tujuan 1. Tujuan Umum a. berisi tujuan program/kegiatan pada Renstra b. menjelaskan tentang keadaan (outcome) yang ingin dicapai (jangka panjang) c. menggunjakan kata-kat a yang menunjukkan keadaan, missal : meningkatnya



pengetahuan/kepedulian



masyarakat



dalam



….,



tewujudnya peningkatan peran 2. Tujuan Khusus a. Menjelaskan hasil langsung (output) yang akan diperoleh dari pelaksanaan kegiatan menggunakan kata-kata yang menunjukkan katifitas, misal : meningkatkan, terlatihnya, terlaksanananya sosialisasi …, dst. b. Dalam konteks kegiatan pelatihan, sosialisasi, survey maka penulisan tujuan khusus harus kuantitatif, missal : terlatihnya 20 orang kader kesehatan sekolah, dst … IV. Kegiatan Pokok & Rincian Kegiatan Berisi tentang rincian kegiatan, tempat kegiatan, pembiayaan dan hasil yang diharapkan V.



Cara Melaksanakan Kegiatan Berisi penjelasan tentang : 1. Bagaimana kegiatan dilaksanakan (metoda) 2. Siapa yang terlibat (pelaksana, penanggungjawab), 3. Tahapan pelaksanaan, 4. Agenda (jadwal, alokasi waktu)



VI. Sasaran Sasaran harus mencakup kriteria “SMART” 1. Spesifik



: kriteria jelas



2. Measurable



: terukur; jumlah, frekuensi, persentasi



3. Agresive but attainable



: menantang tapi realistis



4. Result oriented



: menunjang tujuan



5. Time bound



: sasaran jangka pendek (< 1 Tahun)



VII. Jadwal pelaksanaan kegiatan VIII. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan Berisi tentang : 1. Kapan dan siapa yang melakukan evaluasi ketepatan pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal 2. Format laporan evaluasi 3. Laporan ditujukan kepada siapa IX.



Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi kegiatan Berisi tentang : 1. Format pencatatan kegiatan 2. Format laporan kegiatan 3. Waktu pelaporan kegiatan 4. Laporan ditujukan kepada siapa 5. Cara melakukan evaluasi kegiatan 6. Waktu evaluasi evaluasi



X.



Penutup Demikian kerangka acuan ini disusun sebagai pedoman pelaksanaan program kegiatan … dan juga dapat dijadikan sebagai instrument untuk monitoring dan evaluasi.



Sungai Pinang,……………….. Kepala UPT Puskesmas



Penanggung jawab Program



Sungai Pinang,



……………………………...



KAMARULLAH, S.Kep., MA. NIP. 19800918 200501 1 010



(….....................................)



C. Standar Operasional Prosedur (SOP) 1. Pengertian Adalah standar operasional prosedur (SOP) yang ditetapkan oleh kepala UPT



Puskesmas



Sungai



Pinang,



Bersifat



mengikat



dan



wajib



dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. 2. Sistem Pengkodean Pengkodean dalam penyusunan SOP terdiri dari : a. Standar Operasional Prosedur : SOP b. Kelompok Kerja Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas : KMP terdiri dari BAB 1 c. Kelompok Kerja Upaya Kesehatan Masyarakat : UKM terdiri dari BAB 2 d. Kelompok Kerja Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan dan penunjang : UKP terdiri dari BAB 3 e. Kelompok Kerja Program Priorotas Nasional : PPN terdiri dari BAB 4 f. Kelompok Kerja Peningkatan Mutu Puskesmas : PMP terdiri dari BAB 5 3. Kop SOP memuuat logo Kabupaten Banjar Puskesmas yang telah ditetapkan KEPMENKES RI yang diletakan di kiri dan kanan margin dengan ukuran 2,5 x 2,5



4. Sistem Penomoran Tata cara penomoran SOP di UPT. Puskesmas Sungai Pinang adalah : No. Dokumen : SOP/001 /UKP/ PKM-SP : Singkatan Puskesmas : Jenis Pokja : No Urut : SOP Nomor Revisi (terdiri dari 2 digit) Contoh : 01 Tanggal terbit : sesuai dengan tanggal diterbitkan SOP Contoh : 21 Juni 2022



5. Sistem Pengendalian dan Penyimpanan SOP disimpan di Tata Usaha dan disimpan masing-masing kelompok kerja. 6. Ketentuan Penulisan Penulisan Nomor SOP, Nomor Revisi dan Tanggal Terbit ditulis dengan huruf Times New Roman Ukuran 10. Penulisan Judul dan Isi ukuran 11 dengan huruf Times New Roman.



Contoh Format SOP UPT Puskesmas Sungai Pinang



PELAYANAN xxxxxxxxxxx No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit



SOP



: : :



SOP/001/UKP/ PKM-SP 00 …………….



UPT PUSKESMAS SUNGAI PINANG KABUPATEN BANJAR



1. Pengertian



Hari Setyanto, S.Si., Apt. NIP. 19690820 200012 1 002



1. …………………………………. 2. …………………………………….. 3. ……………………………………….. Dst



2. Tujuan



…………………………………………..



3. Kebijakan



…………………………..



4. Referensi



1.



……………………………………………….;



2.



……………………………………………….;



3.



……………………………………………….;



4.



……………………………………………; Dst



5. Prosedur



1. Alat dan Bahan a. …………….. b. …………… c. ……………….. 2. Langkah-langkah a. ……………….. b. …………………



6. Bagan Alir



(Jika Diperlukan)



7. Unit Terkait



1. ……………………………….. 2.



……………………………….. Dst



8. Dokumen Terkait



1.



…………………………………………



2.



…………………………………………. Dst



9. Rekaman Historis No



Yang Diubah



Isi Perubahan



Tanggal Mulai Diberlakukan