4 0 111 KB
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN RAPAT INTERNAL
BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK
BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TENGAH Dasar Hukum 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota; 2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 9 November 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah; 3. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 85 Tahun 2008 tanggal 7 Oktober 2008 tentang Penjabaran dan Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kesatuan Bangsa Politik dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Jawa Tengah; 4. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 45 Tahun 2016 Tanggal 3 November 2016 tentang Standardisasi Biaya Kegiatan dan Honorarium, Biaya Pemeliharaan dan Standarisasi Harga Pengadaan Barang/Jasa Kebutuhan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2017.
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh
: : 1 MARET 2017 : 1 MARET 2018 : 1 MARET 2017 Plt. Kepala Badan Kesatuan Bangsa
Nama SOP
dan Politik Provinsi Jawa Tengah Pelaksanaan Rapat Pegawai
Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan rapat. 2. Memiliki Kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil rapat
Keterkaitan -
Peralatan/Perlengkapan 1. Ruangan rapat 2. Sound system 3. LCD 4. Daftar hadir 5. Konsumsi 6. Notulen rapat Peringatan Pencatatan dan Pendataan Rapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan Buku notulen rapat pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar SOP : PELAKSANAAN RAPAT INTERNAL
PELAKSANA NO
URAIAN PROSEDUR
Kepala Badan
Sekretaris
1
2
3
4
1.
Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf
2.
Memerintah
dan
mengkoordinasikan
untuk
MULAI
Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6
MUTU BUKU Kelengkapan dan Peralatan
Waktu
Output
Keterangan
7
8
9
10
Jadwal
2 Menit
pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat,
Persiapan
-
rapat 5 menit
Ruangan
mempersiapkan ruangan rapat, sound system, LCD, daftar
sound system,
rapat, sound
hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan
LCD, daftar
syste, LCD,
perlengkapan lain sesuai kebutuhan
hadir, konsumsi,
daftar hadir,
notulen rapat,
konsumsi,
undangan
notulen
-
rapat, 3.
4.
Membersihkan/mengatur ruangan rapat, sound system,
Ruangan rapat,
LCD dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan
sound system,
Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan
LCD Konsumsi
15 menit
undangan Ruangan
-
rapat, sound 30 Menit
system, LCD konsumsi
-
Daftar hadir,
-
ketersediaan anggaran yang ada 5.
6.
Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ATK rapat bila perlu,
Draft hadir,
notulen rapat, undangan rapat bila perlu
ATM/ATK rapat,
ATK rapat,
notulen rapat,
notulen
undangan
rapat,
Mengundang semua pegawai untuk mengikuti rapat
Surat Undangan Rapat atau lisan
15 menit
10 menit
undangan Tanda terima
Rapat ini
surat dan
adalah
konsumsi
rapat
rapat
internal, bisa dengan
PELAKSANA NO
URAIAN PROSEDUR
Kepala Badan
Sekretaris
1
2
3
4
Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6
MUTU BUKU Kelengkapan dan Peralatan
Waktu
Output
Keterangan
7
8
9
10 surat resmi atau lisan
7. 8.
Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran
Kesiapan
peserta rapat
peserta rapat
Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai
Kesiapan rapat
5 menit
Kesiapan
-
peserta rapat 5 menit
Kesiapan
-
rapat 9.
Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai. Semua pembahasan
Notulen rapat
2 jam
dalam rapat dicatat oleh notulen rapat
10.
Notulen hasil
-
rapat
Membersihkan ruangan rapat dan menatanya sesuai
Alat
kondisi semula
membersihkan
15 menit
Ruangan
-
rapat bersih
ruangan rapat 11.
Mengetik notulen rapat dan menyusunnya dalam bentuk
Konsep notulen
konsep laporan hasil pelaksanaan rapat
hasil rapat
45 Menit
Konsep
-
laporan hasil pelaksanaan rapat
12
13.
Validasi konsep laporan hasil pelaksanaan rapat
Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat
Konsep laporan
10 Menit
Laporan hasil
hasil
pelaksanaan
pelaksanaan
rapat
rapat Laporan hasil pelaksanaan
2 menit
Arsip laporan hasil pelaksanaan
-
-
PELAKSANA NO
URAIAN PROSEDUR
Kepala Badan
Sekretaris
1
2
3
4
MUTU BUKU
Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6
Kelengkapan dan Peralatan
Waktu
Output
Keterangan
7
8
9
10
rapat
Plt. KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TENGAH Kepala Bidang Ketahanan Bangsa
Dra. SRI SURAMI, M.Si Pembina Tingkat I NIP. 19590424 198603 2 007