Sop Pelaksanaan Rapat Internal [PDF]

Citation preview

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PELAKSANAAN RAPAT INTERNAL



BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK



BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TENGAH Dasar Hukum 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur Di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota; 2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tanggal 9 November 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah; 3. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 85 Tahun 2008 tanggal 7 Oktober 2008 tentang Penjabaran dan Tugas Pokok dan Fungsi Badan Kesatuan Bangsa Politik dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Jawa Tengah; 4. Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 45 Tahun 2016 Tanggal 3 November 2016 tentang Standardisasi Biaya Kegiatan dan Honorarium, Biaya Pemeliharaan dan Standarisasi Harga Pengadaan Barang/Jasa Kebutuhan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Tahun 2017.



Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Pengesahan Disahkan Oleh



: : 1 MARET 2017 : 1 MARET 2018 : 1 MARET 2017 Plt. Kepala Badan Kesatuan Bangsa



Nama SOP



dan Politik Provinsi Jawa Tengah Pelaksanaan Rapat Pegawai



Kualifikasi Pelaksana 1. Memiliki kewenangan dalam Penyelenggaraan rapat. 2. Memiliki Kemampuan untuk mencatat dan menyusun notulen rapat dan laporan hasil rapat



Keterkaitan -



Peralatan/Perlengkapan 1. Ruangan rapat 2. Sound system 3. LCD 4. Daftar hadir 5. Konsumsi 6. Notulen rapat Peringatan Pencatatan dan Pendataan Rapat merupakan wahana dalam penyampaian dan penyatuan pendapat dan Buku notulen rapat pengambilan keputusan. Apabila tidak dilaksanakan sesuai SOP, maka pengambilan keputusan tidak dapat berjalan lancar SOP : PELAKSANAAN RAPAT INTERNAL



PELAKSANA NO



URAIAN PROSEDUR



Kepala Badan



Sekretaris



1



2



3



4



1.



Memerintahkan persiapan pelaksanaan rapat bersama seluruh staf



2.



Memerintah



dan



mengkoordinasikan



untuk



MULAI



Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6



MUTU BUKU Kelengkapan dan Peralatan



Waktu



Output



Keterangan



7



8



9



10



Jadwal



2 Menit



pelaksanaan kegiatan Ruangan rapat,



Persiapan



-



rapat 5 menit



Ruangan



mempersiapkan ruangan rapat, sound system, LCD, daftar



sound system,



rapat, sound



hadir, konsumsi, notulen rapat, undangan bila perlu dan



LCD, daftar



syste, LCD,



perlengkapan lain sesuai kebutuhan



hadir, konsumsi,



daftar hadir,



notulen rapat,



konsumsi,



undangan



notulen



-



rapat, 3.



4.



Membersihkan/mengatur ruangan rapat, sound system,



Ruangan rapat,



LCD dan perlengkapan lain sesuai kebutuhan



sound system,



Menyiapkan konsumsi ringan rapat disesuaikan dengan



LCD Konsumsi



15 menit



undangan Ruangan



-



rapat, sound 30 Menit



system, LCD konsumsi



-



Daftar hadir,



-



ketersediaan anggaran yang ada 5.



6.



Menyiapkan daftar hadir rapat, ATM/ATK rapat bila perlu,



Draft hadir,



notulen rapat, undangan rapat bila perlu



ATM/ATK rapat,



ATK rapat,



notulen rapat,



notulen



undangan



rapat,



Mengundang semua pegawai untuk mengikuti rapat



Surat Undangan Rapat atau lisan



15 menit



10 menit



undangan Tanda terima



Rapat ini



surat dan



adalah



konsumsi



rapat



rapat



internal, bisa dengan



PELAKSANA NO



URAIAN PROSEDUR



Kepala Badan



Sekretaris



1



2



3



4



Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6



MUTU BUKU Kelengkapan dan Peralatan



Waktu



Output



Keterangan



7



8



9



10 surat resmi atau lisan



7. 8.



Mengecek kesiapan pelaksanaan rapat dan kehadiran



Kesiapan



peserta rapat



peserta rapat



Melaporkan kepada Kaban bahwa rapat siap dimulai



Kesiapan rapat



5 menit



Kesiapan



-



peserta rapat 5 menit



Kesiapan



-



rapat 9.



Pelaksanaan rapat seluruh Pegawai. Semua pembahasan



Notulen rapat



2 jam



dalam rapat dicatat oleh notulen rapat



10.



Notulen hasil



-



rapat



Membersihkan ruangan rapat dan menatanya sesuai



Alat



kondisi semula



membersihkan



15 menit



Ruangan



-



rapat bersih



ruangan rapat 11.



Mengetik notulen rapat dan menyusunnya dalam bentuk



Konsep notulen



konsep laporan hasil pelaksanaan rapat



hasil rapat



45 Menit



Konsep



-



laporan hasil pelaksanaan rapat



12



13.



Validasi konsep laporan hasil pelaksanaan rapat



Mengarsipkan laporan hasil pelaksanaan rapat



Konsep laporan



10 Menit



Laporan hasil



hasil



pelaksanaan



pelaksanaan



rapat



rapat Laporan hasil pelaksanaan



2 menit



Arsip laporan hasil pelaksanaan



-



-



PELAKSANA NO



URAIAN PROSEDUR



Kepala Badan



Sekretaris



1



2



3



4



MUTU BUKU



Staf/Jabatan Kasubag Bendahara Fungsional Program Umum 5 6



Kelengkapan dan Peralatan



Waktu



Output



Keterangan



7



8



9



10



rapat



Plt. KEPALA BADAN KESATUAN BANGSA DAN POLITIK PROVINSI JAWA TENGAH Kepala Bidang Ketahanan Bangsa



Dra. SRI SURAMI, M.Si Pembina Tingkat I NIP. 19590424 198603 2 007