Sop Tracer [PDF]

Citation preview

TRACER(OUTGUIDE) No. Kode : / SOP/ PKM-TLM/2018 No. Revisi



SOP



Tgl.Terbit: 15Juli 2018 Halaman



Puskesmas Teluk Melano 1.Pengertian



:



:1/3



Evi Norsita,A.Md.Kep NIP19841106 200902 2006 Peminjaman berkas rekam medis adalah berkas yang dipinjam oleh pihak yang bertanggungjawab langsung terhadap pasien-para tenaga kesehatan (dokter, paramedis, fisioterapi, dll). Pihak yang tidak bertanggungjawab langsung terhadap pasien yang diberi wewenang untuk menggunakan RM (petugas RM, staf medis)



Tracer adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan berkas rekam medis dan isinya memuat catatan tanggal, nama, tujuan penggunaan berkas RM, kode wilayah pasien dan nomor rekam medis pasien. Pentingnya tracer sebagai kartu pelacak berkas rekam medis keluar dari rak penyimpanan berkas rekam medis sangat perlu untuk diterapkan di unit rekam medis bagian penyimpanan berkas RM Puskesmas Teluk Melano. 2.Tujuan



1. Untuk memudahkan pengembalian dokumen rekam medis yang telah selesai dari pelayanan dan dikembalikan ke rak filing 2. Sebagai pelacak berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan dan belum kembali



3.Kebijakan



SK Kepala Puskesmas no ………. Tentang akses terhadap Rekam Medis



4.Referensi



1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor : 29 tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran 2. Permenkes Nomor 269/Menkes/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis 3. Permenkes No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.



5.Prosedur



Permintaan berkas rekam medis di pelayanan rawat jalan : a. Petugas memcatat identitas pasien lama sesuai dengan KTP/KK di buku register Pendaftaran b. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb; c. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM d. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna) e. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan) f. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan g. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien h. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode wilayah pasien i. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut j. Setelah



berkas



RM



kembali



dari



ruang



pelayanan



petugas



segera



mengembalikan dokumen RM ke rak penyimpanayan berdasar pada nomor



rekam medis pasien dan kode wilyah denganmencocokan isi tracer yang terpasang k. Petugas mencabut tracer



TRACER (OUTGUIDE) No. Kode :



/ SOP/ PKM-TLM/2018



No. Revisi :



SOP



Tgl.Terbit: 15Juli 2018 Halaman



Puskesmas Teluk Melano



:2/3



Evi Norsita,A.Md.Kep NIP19841106 200902 2006 Permintaan / peminjaman berkas rekam medis untuk keperluan lain: Untuk Keperluan internal 1. Petugas membuatkan buku bon peminjaman berkas rekam medis dengan isi sbb; a. Tanggal peminjaman b. Nama peminjam c. Unit peminjam + nomor telpon d. Tujuan peminjaman e. waktu dokumen kembali 2. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb; a. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM b. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna) c. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan) d. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan e. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien f. Lembar bon peminjaman kemudian di tempelkan pada tracer g. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode wilayah pasien h. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut i. Setelah berkas RM kembali petugas segera mengembalikan dokumen RM ke rak penyimpanayan berdasar pada nomor rekam medis pasien dan kode wilyah dengan mencocokan isi tracer yang terpasang j. Petugas mencabut tracer



Pihak External 1. Setelah Persetujuan dari Kepala Puskesmas, petugas membuatkan buku bon



peminjaman berkas rekam medis dengan isi sbb; a. Tanggal peminjaman b. Nama peminjam c. Alamat peminjam + nomor telpon d. Tujuan peminjaman e. waktu dokumen kembali f. Keterangan bahwa berkas tidak boleh dibawa keluar dari lingkungan Puskesmas Teluk Melano.



TRACER (OUTGUIDE) No. Kode :



/ SOP/ PKM-TLM/2018



No. Revisi :



SOP



Tgl.Terbit: 15Juli 2018 Halaman



Puskesmas Teluk Melano



:3/3



Evi Norsita,A.Md.Kep NIP19841106 200902 2006 2. Petugas membuatkan tracer dengan kelengkapan catatan sbb; 3. Mengisi pada kolom tanggal permintaan berkas RM 4. Mengisi pada kolom nama pasien(nama pengguna) 5. Mengisi pada kolom tempat tujuan permintaan berkas RM (ruang pelayanan) 6. Mengisi pada kolom alamat pasien sebagai kode wilayah pelayanan 7. Mengisi pada kolom nomor rekam medis pasien 8. Lembar bon peminjaman kemudian di tempelkan pada tracer 9. Petugas mengambil berkas rekam medis sesuai nomor rekam medis dan kode wilayah pasien 10. Petugas menyisipkan tracer pada termpat dokumen yg keluar tersebut 11. Setelah berkas RM kembali petugas segera mengembalikan dokumen RM ke rak penyimpanayan berdasar pada nomor rekam medis pasien dan kode wilyah dengan mencocokan isi tracer yang terpasang 12. Petugas mencabut tracer



6.Unit Terkait



1.



Ruang periksa Umum dan Anak, Gizi



2.



Ruang periksa KI / KB / IMUNISASI



3.



Ruang periksa Gigi



4.



Ruang UGD



5.



Ruang Pemeriksaan Laboratorium



6.



Ruang pelayanan administrasi TU (Tata Usaha)



7.Dokemen Terkait



1. Dokumen rekam medis pasien 2. Buku register pendaftaran 3. Map family folder 4. Buku bantu kode wilayah 5. Buku bon peminjaman rekam medis



8.Rekaman Historis Perubahan



NO



YANG DI UBAH



ISI PERUBAHAN



TANGGAL MULAI DIBERLAKUKAN